Quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho
Cao Vũ Minh Uyên dịch

Doanh nhân Sài Gòn
Làm thế nào để điều chỉnh được tình trạng ứ đọng và thiếu hụt hàng hóa?
Nếu ai đó từng nghĩ làm cách nào để cân đối hàng tồn kho thì đó là một suy nghĩ đúng
đắn. Bạn hãy thử tưởng tượng. Bạn chi 20.000 USD cho hàng tồn kho, cần 3 tháng mới
giải quyết hết số hàng đó, vậy thì 20.000 USD này nếu đầu tư cho một lĩnh vực khác có
thể sẽ có nhiều lợi nhuận hơn. Hoặc nếu bạn đồng ý với giải pháp đầu tư số tiền này cho
kho bãi như ban đầu, thì không có gì chắc chắn là bạn sẽ an tâm cho đến khi bán hết lô
hàng ứ đọng đó, bởi vì một ngày nào đó, nó có thể bị phá hủy bởi côn trùng, hoặc 1 cơn
bão đi qua và cuốn trôi hết mọi hàng hóa.
Để tìm giáp pháp cho vấn đề này, trước hết hãy căn cứ vào quy mô công ty của bạn. Bạn
có thể sử dụng những phần mềm để kiểm tra hàng, hoặc thuê những chuyên viên đến
kiểm tra kho. Ví dụ trong những quán rượu, người ta thường thuê 1 bên thứ 3 đến tính
toán và cân đối lượng bán và lượng tồn kho để đảm bảo rằng nhân viên của họ không tiếp
đãi quá nồng hậu với bạn bè hay người thân hơn khách hàng bình thường.
Lại là một vấn đề về dòng ngân lưu. Nếu bạn không tính toán kỹ số tiền phải đầu tư cho
kho bãi, có nghĩa là bạn đã đầu tư sai mục tiêu. Đó là lý do tại sao nhiều công ty áp dụng
mô hình “Just in time” để đảm bảo rằng lượng sản xuất vừa đủ cung ứng nhu cầu của
khách hàng, và từ đó tiết giảm được chi phí cho kho bãi và giảm số lượng phế phẩm (xem
kỹ mô hình JIT – ghi chú 3).
Ghi chú: Hệ thống quản lý hàng tồn kho “Just In Time” được phát triển bởi công ty
Toyota Nhật bản vào những năm 90. Để thử cùng tìm hiểu hệ thống quản lý hàng tồn kho
“Just In Time” trong hệ thống sản xuất Toyota, trước hết cần phân biệt được hai khái
niệm sản xuất truyền thống là tinh xảo (craft) và đại trà (mass). Sản xuất tinh xảo thường
sử dụng các công nhân cực kỳ lành nghề cùng với những công cụ đơn giản nhưng linh
hoạt (đặc biệt trong các ngành nghề thủ công) để tạo ra từng sản phẩm theo ý khách hàng.
Chất lượng của hình thức sản xuất này tốt, tuy nhiên giá thành rất cao là yếu tố làm thu
hẹp thị trường.
Sản xuất đại trà sử dụng công nhân có tay nghề bậc trung vận hành các máy công nghiệp

đơn nặng, tạo ra các sản phẩm được tiêu chuẩn hoá với số lượng rất lớn. Kết quả là giá
thành giảm.
Toyota Motor đã kết hợp 2 phương thức sản xuất tinh xảo và đại trà, loại bỏ các yếu điểm
về giá thành và sự chặt chẽ công nghiệp, cho ra đời một phương thức sản xuất mới với
đội ngũ công nhân có tay nghề cao được trang bị hệ thống máy móc linh hoạt, đa năng,
có khả năng sản xuất với nhiều mức công suất. Phương thức này được đánh giá là sử
dụng ít nhân lực hơn, ít diện tích hơn, tạo ra ít phế phẩm hơn, và sản xuất được nhiều loại
sản phẩm hơn hình thức sản xuất đại trà.
Chiến lược Just-In-Time (JIT) được gói gọn trong một câu: “Đúng sản phẩm với đúng số
lượng tại đúng nơi vào đúng thời điểm”. Trong sản xuất hay dịch vụ, mỗi công đoạn của
quy trình sẽ sản xuất ra một số lượng đúng bằng số lượng mà công đoạn sản xuất tiếp
theo cần tới. Dư thừa tồn kho và lao động được hạn chế tối đa, qua đó tăng năng suất và
giảm chi phí. Điều này cũng đúng với giai đoạn cuối cùng của quy trình sản xuất, tức là
hệ thống chỉ sản xuất ra cái mà khách hàng muốn.
Bản chất của hệ thống JIT là một dòng sản phẩm đều đặn đi qua hệ thống với lượng tồn
kho nhỏ nhất. Hệ thống JIT có những đặc trưng chủ yếu sau đây:

Nếu bạn không tính toán kỹ số tiền phải đầu tư cho kho bãi, có nghĩa là bạn đã đầu tư sai
mục tiêu.
1. Mức độ sản xuất đều và cố định
Một hệ thống sản xuất JIT đòi hỏi một dòng sản phẩm đồng nhất khi đi qua một hệ thống
thì các hoạt động khác nhau sẽ thích ứng với nhau và để nguyên vât liệu và sản phẩm có
thể chuyển từ nhà cung cấp đến đầu ra cuối cùng. Mỗi thao tác phải được phối hợp cẩn
thận bởi các hệ thống này rất chặt chẽ. Do đó, lịch trình sản xuất phải được cố định trong
một khoảng thời gian để có thể thiết lập các lịch mua hàng và sản xuất ổn định.
2. Tồn kho thấp
Một trong những dấu hiệu để nhận biết hệ thống JIT là lượng tồn kho thấp. Lượng tồn
kho bao gồm các chi tiết và nguyên vật liệu được mua, sản phẩm dở dang và thành phẩm
chưa tiêu thụ. Lượng tồn kho thấp có hai lợi ích quan trọng. Lợi ích rõ ràng nhất của
lượng tồn kho thấp là tiết kiệm được không gian và tiết kiệm chi phí do không phải ứ

đọng vốn trong các sản phẩm còn tồn đọng trong kho.
Lợi ích thứ hai thì khó thấy hơn nhưng lại là một khía cạnh then chốt của triết lý JIT, đó
là tồn kho luôn là nguồn lực dự trữ để khắc phục những mất cân đối trong quá trình sản
xuất, có nhiều tồn kho sẽ làm cho những nhà quản lý ỷ lại, không cố gắng khắc phục
những sự cố trong sản xuất và dẫn đến chi phí tăng cao. Phương pháp JIT làm giảm dần
dần lượng tồn kho, từ đó người ta càng dễ tìm thấy và giải quyết những khó khăn phát
sinh.
3. Kích thước lô hàng nhỏ
Đặc điểm của hệ thống JIT là kích thước lô hàng nhỏ trong cả hai quá trình sản xuất và
phân phối từ nhà cung ứng.
- Với lô hàng có kích thước nhỏ, lượng hàng tồn kho sản phẩm dở dang sẽ ít hơn so với
lô hàng có kích thước lớn. Điều này sẽ giảm chi phí lưu kho và tiết kiệm diện tích kho
bãi.
- Lô hàng có kích thước nhỏ ít bị cản trở hơn tại nơi làm việc.
- Dễ kiểm tra chất lượng lô hàng và khi phát hiện có sai sót thì chi phí sửa lại lô hàng sẽ
thấp hơn lô hàng có kích thước lớn.
4. Lắp đặt với chi phí thấp và nhanh
Theo phương pháp này, người ta sử dụng các chương trình làm giảm thời gian và chi phí
lắp đặt để đạt kết quả mong muốn, những công nhân thường được huấn luyện để làm
những công việc lắp đặt cho riêng họ, công cụ và thiết bị cũng như quá trình lắp đặt phải
đơn giản và đạt được tiêu chuẩn hóa, có thể giúp giảm thời gian lắp đặt. Hơn nữa, người
ta có thể sử dụng nhóm công nghệ để giảm chi phí và thời gian lắp đặt nhờ tận dụng sự
giống nhau trong những thao tác có tính lặp lại.
5. Bố trí mặt bằng hợp lý
Theo lý thuyết sản xuất cổ điển, mặt bằng của các phân xưởng thường được bố trí theo
nhu cầu xử lý gia công. Hệ thống JIT thường sử dụng bố trí mặt bằng dựa trên nhu cầu
sản phẩm. Thiết bị được sắp xếp để điều khiển những dòng sản phẩm giống nhau, có nhu
cầu lắp ráp hay xử lý giống nhau.
Để tránh việc di chuyển một khối lượng chi tiết lớn trong khu vực thì người ta đưa những
lô nhỏ chi tiết từ trung tâm làm việc này đến trung tâm làm việc kế tiếp, như vậy thời

gian chờ đợi và lượng sản phẩm dở dang sẽ được giảm đến mức tối thiểu. Mặt khác, chi
phí vận chuyển nguyên vật liệu sẽ giảm đáng kể và không gian cho đầu ra cũng giảm.
Các nhà máy có khuynh hướng nhỏ lại nhưng có hiệu quả hơn và máy móc thiết bị có thể
sắp xếp gần nhau hơn, từ đó tăng cường sự giao tiếp trong công nhân.
Tuy nhiên việc sử dụng mô hình Just-In-Time đòi hỏi phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa
nhà sản xuất và nhà cung cấp, bởi vì bất kỳ một sự gián đoạn nào cũng có thể gây thiệt
hại cho nhà sản xuất vì sẽ phải chịu những tổn thất phát sinh do việc ngừng sản xuất.
a. Kiểm kê hàng hóa
Nơi lưu trữ hàng tồn của bạn phải đảm bảo đủ lớn để chứa đủ hàng hóa khi cần thiết. Nếu
bạn lần đầu tiên làm chủ doanh nghiệp, bạn sẽ không có doanh số của những năm trước
để theo dõi, do đó bạn phải bắt đầu từ những con số, kế hoạch dự đoán cụ thể.
Khi tính toán lượng tồn kho, bạn phải dự đoán được khoảng thời gian từ lúc đặt hàng cho
đến khi nhận được hàng. Ví dụ: Bạn dự định 4 tuần có hàng, trong khi nhà sản xuất làm
được 10 bộ/tuần, thì bạn phải đặt hàng khi hàng trong kho còn chưa tới 40 bộ. Nếu bạn
quên chuyện này, đợi đến khi hàng hết thật sự thì bạn phải đợi 1 tháng mới có hàng bán,
như vậy sẽ rơi vào tình trạng bị động nguồn hàng.
Không quản lý hàng tồn kho cũng có nghĩa là mất khách hàng và lãng phí thời gian.
Trong quá trình chờ nhà sản xuất, bạn (chủ doanh nghiệp) vẫn phải trả lương cho nhân
viên mặc dù họ chẳng có việc gì để làm. Khi hàng được mang tới, bạn phải trả thêm
lương làm ngoài giờ cho nhân viên bởi vì họ cần tăng ca để bù vào lúc bị đình trệ. Trong
vài trường hợp cần hàng gấp, bạn còn phải tìm đến nhà cung cấp khác và chấp nhận mua
với giá “cắt cổ”.
Một cách để quản lý tốt nguồn hàng là thiết lập 1 biên độ dao động an toàn cho hàng tồn.
Trong lúc lập kế hoạch, cần tính đến tất cả các yếu tố ảnh hưởng, biến động, thói quen và
tác phong công nghiệp của các nhà cung cấp để chủ động trong kinh doanh.

b. Tránh dự trữ quá nhiều
Tránh tồn quá nhiều hàng hóa đối với những sản phẩm theo mùa cũng là 1 kinh nghiệm
cho các chủ doanh nghiệp. Ví dụ như quần áo thời trang, trang sức, quà lưu niệm theo
phong trào… vì đây là những sản phẩm có vòng đời ngắn và khó bán rộng rãi. Đối với

những doanh nghiệp chuyên bán những món hàng không tính đến yếu tố thời gian như
máy móc, thiết bị văn phòng, các sản phẩm thiết yếu thì tương đối dễ chịu hơn trong việc
quản lý hàng tồn kho vì các sản phẩm này cũng có 1 khoảng thời gian dài trước khi hao
mòn (xem ghi chú 4)
Ghi chú : Các sản phẩm hầu hết sau một thời gian đều bị hao mòn. Có hai dạng hao mòn,
đó là hao mòn hữu hình và hao mòn vô hình. Hao mòn hữu hình là khi sản phẩm trong
quá trình sử dụng đã khấu hao gần hết, ví như như vỏ bề ngoài không còn đẹp như ban
đầu, năng suất máy kém, sản xuất ra sản phẩm chất lượng không đồng đều, có phế
phẩm… Đây là sự hao mòn tự nhiên và chúng ta có thể ước lượng được.
Hao mòn hữu hình ý muốn đề cập đến yếu tố khoa học công nghệ. Một máy dù mới mua
về, lúc đó là tân tiến nhất, ngay cả công suất tốt nhất thì sau 1 khoảng thời gian, dù chưa
hề sử dụng, chất lượng vẫn như ban đầu nhưng nó đã bị lạc hậu do không có nhiều ứng
dụng và cải tiến so với máy sản xuất đời sau. Đây là dạng hao mòn mà chính trình độ
phát triển của con người là nguyên nhân trực tiếp gây ra.
Dù bạn có kinh doanh trong lĩnh vực nào thì dự trữ quá nhiều hàng tồn kho cũng là một
điều nên tránh. Nó làm bạn tốn chi phí, dịch vụ để bảo quản kho, bạn phải đóng thuế tính
trên từng sản phẩm chưa bán được, và mua bảo hiểm với giá cao hơn. Theo tính toán thì
1 doanh nghiệp bán lẻ thường phải tốn từ 20% đến 30% cho chí phí lưu kho lưu bãi.
Hãy xem xét 1 ví dụ của một cửa hàng bán lẻ máy tự động. Anh ta có cơ hội mua 1000
gallons hóa chất chống đông tủ lạnh với mức giá ưu đãi. Nếu anh ấy đồng ý mua, mang
tính hài hước 1 chut, nghĩa là anh ta trở thành 1 nhà đầu tư “lạnh” mạo hiểm, bởi vì anh
ta sẽ ngồi trên các hóa chất đó mà suy nghĩ. Mặc dù anh ta biết mình sẽ bán được các sản
phẩm này vào mùa đông năm tới, nhưng anh ta cần 1 nhà kho đủ tiêu chuẩn để chứa nó,
mà việc đầu tư cho nhà kho này có thể còn tốn chi phí hơn kinh doanh 1 mặt hàng khác.
Khi bạn đối mặt với tình trạng dư thừa hàng tồn kho, một hành động mà bạn hay nghĩ tới
ban đầu là giảm giá và thanh lý chúng. Đương nhiên trong bảng báo cáo tài chính, bạn
phải ghi nguyên giá tài sản, nhưng thực ra bạn phải giảm 15% đến 25% để trành tình
trạng ứ đọng hàng hóa, bạn phải chịu 1 khoản lỗ. Mặc dù đây không phải là giải pháp tốt
nhất, nhưng nó giúp bạn lấy được 1 phần vốn đã bỏ ra, còn hơn là duy trì tình trạng này
với những chi phí phát sinh.

Một cách khác để tránh tình trạng này là đặt 1 lượng hàng ít hơn dự tính, nhưng nó lại
đứng trước 1 nguy cơ cung không đủ cầu. Do đó, cần thiết phải dự đoán chính xác lượng
cầu và chỉ đặt sản xuất đối với những hàng hóa mà bạn chắc chắn mình sẽ tiêu thụ được.
Nguồn: Doanh nhân Sài Gòn