Biểu mẫu thực hành nghiệp vụ lễ tân
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (117.66 KB, 21 trang )
PHỤ LỤC
CÁC MẪU BIỂU, SỔ SÁCH TẠI BỘ PHẬN LỄ TÂN
KHÁCH SẠN
RESERVATION FORM
……………
…
New Đặt mới
Phiếu đặt buồng
Cancellation
Amendment
Waitist
Name Tên khách:
Arrival Date Ngày đến:
Arrival Flight Số chuyến bay:
Depart Date Ngày đi:
E.T.A Giờ dự định đến:
Room tyte Loại buồng
No of PAX/Room
No of Room
Rate confirmfed
Số lượng khách/buồng
Số lượng buồng
Giá thỏa thuận
Suite Buồng đặc biệt
Deluxe Buồng sang trọng
Standard Buồng tiêu
chuẩn
Total Tổng số
Room Only
Room + BF
Contact person Người đặt buồng:
Half board
Full board
Guarantee Đảm bảo
Non Guarantee Không đảm bảo
Company Tên cơ quan, địa chỉ cơ quan: Deposit
Amount Số tiền:
Đặt cọc
Ex/Date Thời hạn:
Credit Card
CC N0 số thẻ
Thẻ tín dụng
Ex/Date Thời hạn:
Contact Tel/Fax No Điện thoại/Fax liên Company Account
hệ:
Cơ quan đảm bảo
Company Tên, địa chỉ, số
ĐT của cơ quan đảm bảo:
Charge To Hình thức (trách nhiệm) thanh Special Services Các dịch vụ đặ biệt khác:
toán:
Remark Ghi chú:
Date Ngày lập:
Taken by:
1
1
KHÁCH SẠN
PHIẾU ĐẶT BUỒNG KHÁCH ĐOÀN/TOUR
……………
…
PHIẾU ĐẶT BUỒNG KHÁCH ĐOÀN/TOUR
Tên hãng lữ hành (cơ quan, đoàn thể)………….Địa chỉ………………………….
Số điện thoại………………Số fax………………Email………………...……….
Lần ở 1 từ………….đến………(……đêm). Giờ đến…..………………..……….
Lần ở 2 từ………….đến………(……đêm). Giờ đến…..………………..……….
Tổng số đêm ở………………Trưởng đồn……………………………..……….
Số lượng buồng………………Loại buồng……………………………………….
Đơn………Đơi………Hai giường đơn…………Buồng………………………….
Cụ thể:
- Chỉ có tiền buồng
- Tiền buồng + ăn sấng
- Ăn một bữa chính
- Ăn cả ngày
Đơn vị thanh tốn………………………………………………………...............
Tiền buồng…………………………………………………………………..........
Bữa sáng……………………………………………………………….................
Bữa trưa……………………………………………………………………..........
Bữa tối……………………………………………………………………............
Các khoản khác……………………………………………………………...........
Tổng số tiền………………………………………………………….….................
Yêu cầu đặc biệt…………………………………………………………………...
……………………………………………………………………………...…......
……………………………………………………………………………...…......
……………………………………………………………………………...…......
Hình thức thanh tốn……………………………………………………….…......
Số tài khoản……………………………Ngân hàng………………………..…......
Người Lập
Chữ ký khách hàng
2
Ngày………………...
2
KHÁCH SẠN
PHIẾU ĐẶT TRƯỚC DỊCH VỤ XE ĐÓN
……………
…
- Tên khách hàng:
- Địa chỉ:
- Điện thoại:
- Yêu cầu dịch vụ:
+ Thời gian:
+ Số lượng khách:
+ Địa điểm đón:
+ Loại, kiểu xe:
- Yêu cầu đặc biệt:
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
- Giá thuê xe:
- Hình thức thanh toán:
- Yêu cầu đặt cọc:
Chú ý: Các khoản phát sinh ngồi mục dịch vụ yeu cầu chưa tính trong phiếu này.
Khách
Lễ tân
3
3
KHÁCH SẠN
PHIẾU THUÊ HỘI TRƯỜNG
……………
…
Họ tên khách hàng:
Địa chỉ:
Điện thoại:
Fax:
Số lượng khách:
Thời gian tổ chức: Từ:
Đến:
Tại:
Hội trường:
Trang thiết bị
Giá
1………………………………………
…………………………………
2………………………………………
…………………………………
3………………………………………
…………………………………
4………………………………………
…………………………………
5………………………………………
…………………………………
6………………………………………
…………………………………
Những yêu cầu khác:
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Giá thuê hội trường
4
4
Hình thức thanh tốn:
Đặt cọc:
Người đặt
Lễ tân
KHÁCH SẠN
PHIẾU ĐẶT TIỆC
……………
…
Họ tên khách hàng:
Địa chỉ:
Điện thoại:
Fax:
Yêu cầu:
+ Thời gian
+ Loại tiệc
+ số lượng khách
+ Thực đơn
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
Những yêu cầu khác:
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
5
5
…………………………………………………………………………………
Giá tiền của bữa tiệc
Hình thức thanh tốn:
Đặt cọc:
Chú ý: Các khoản phát sinh ngoại thực đơn trên chưa tính trong phiếu.
Người đặt
Lễ tân
KHÁCH SẠN
GIẤY BIÊN NHẬN ĐẶT CỌC
………………
Deposit form
Xác nhận ơng (bà): This is to certufy that:
Phịng số Room No:
Đặt cọc tại khách sạn số tiền:
Deposited at the hotel with the amount of:
Bằng chữ In words:
Ngày
Người đặt cọc Guest
tháng
năm
Lễ tân Receptionist
6
6
KHÁCH SẠN
CONFIRMATION FORM
………………
Phiếu xác nhận đặt buồng
Code/Mã số:……..
Date/ ngày:………
ATTENTION/ Người nhận: ……………………………………………………….
COMPANY/Cơ quan:
……………………………………………………….
ADDRESS/Địa chỉ:
……………………………………………………….
TEL/FAX/ Số điện thoại/Fax ……………………………………………………….
THANK YOU FOR YOUR INTEREST IN THE PRACTICAL HOTEL, WE ARE PLEASED
TO CONFIRM THE FOLLOWING:
Rất cảm ơn quý khách đã quan tâm đến khách sạn ……., chúng tôi xin được xác nhận lại những
thông tin sau:
NEW
AMENMENT
CANCELLATION
Đặt mới
Sửa đổi
Hủy
GUEST NAME
ARRIVAL/ETA
DEPARTURE/ETD
Tên khách
Ngày/giờ đến
Ngày/giờ đi
No, of ROOM/TYPE
RATE
Số lượng buồng/Loại
Giá
TRANSPORTATION
cầu vận chuyển
REQUEST/Yêu
FLIGHT DETAILS/Chi tiết chuyến bay
PAYMENT INSTRUCTIONS/Hình thức thanh toán
7
7
Guest account/ Khách thanh
Company account/Cơ
Agent account
toán
quan thanh toán
Hãng lữ hành thanh toán
Cash/Tiền mặt
Room only/Chỉ tiền buồng
Room only/Chỉ tiền buồng
Credit card/ Thẻ tín dụng
All expenses/ Mọi chi phí
-Card No./Số thẻ:………….
Others/ Các TH khác
Expire date/Ngày hết hạn:….
….
Room
buồng
&
Breakfast/tiền
&ăn sáng
Others/ Các TH khác
Travellers cheque/Séc du lịch
PLEASE NOTE/Xin vui lòng lưu ý:
1. ALL RESERVATIONS, UNLESS GUARANTEED, WILL BE HELD UNTIL 6.00 PM OF
THE EXPECTED ARRIVAL DATE.
Mọi yêu cầu đặt buồng, trừ những trường hợp đặt buồng có đảm bảo, sẽ được giữ đến 6 giờ chiều
của ngày khách dự định đến.
2. AMENDMENT OF CANCELLATION MUST BE MADE MINIMUM 72 HOURS PRIOR
NOTICE
Mọi yêu cầu sửa đổi hoặc hủy đặt buồng phải được thực hiện trước giờ đăng ký khách sạn ít nhất
72 giờ
3. CANCELLATION WITH LESS THAN 72 HOURS ADVANDE NOTICE AND NO SHOW
WILL BE CHARGED A FEE EQUIVALENT TO ONE NIGHT ROOM RENTA
Trường hợp hủy đặt buồng không theo quy định trên hoặc khách không đến khách sạn sẽ chịu mức
phạt tương đương mức tiền một đêm thuê buồng.
4. SHOULD WE NOT HEAR FROM YOU BY……WE WILL CONSIDER THAT YOU NO
LONGER REQUIRE THE ROOM AND WILL RELEASE THE RESERVATION
AUTOMATICALLY.
Nếu khách sạn không nhận được thông báo của quý khách trước……… thì yêu cầu đặt buồng này
của quya khách sẽ tự động bị hủy bỏ.
PLEASE SIGN FOR THE ACCEPTANCE OF THE ABOVE DETAILS AND SEND BACK
TO US
Đề nghị Quý khách ký xác nhận các thông tin trên và gửi lại cho khách sạn
………………………………………
……………………………………………………
8
8
DANH SÁCH ĐỒN KHÁCH
……………………………………………………..
Cơng ty ……………………………………………………………………………
Trưởng đồn:………………………………….. …………………………………
Hướng dẫn viên………………………………..…………………………………
Check – out:…………… ……………………..…………………………………
Check – in:…………….. ……………………..…………………………………
Số lượng khách:……….. ……………………..…………………………………
Số lượng buồng:……….. ……………………..…………………………………
STT
HỌ VÀ TÊN
GIỚI TÍNH
BUỒNG
SỐ CMT
DỰ KIẾN
HỘ CHIẾU
GHI CHÚ
1
2
3
9
9
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
KHÁCH SẠN
…………….
FOREIGN CURRENCY EXCHANGE FORM
PHIẾU ĐỔI NGOẠI TỆ
GUEST NAME……………….
ROOM……….
PASSRORT No:……..
Tên khách hàng
Buồng số
Số hộ chiếu
TRAVELLER CHEQUES
FOREIGN CURRENCY NOTES
CURRENCY:
Séc du lịch
Tiền mặt
Loại tiền tệ:
NOMINATION
NUMBER FROM
NUMBER TO
ITEMS
AMOUNT
Mệnh giá
Từ sê ri
Tới sê ri
Số lượng tờ
Số tiền
TOTAL
Tổng số tiền
COMMISSION
10
10
Phí dịch vụ
NET AMOUNT
DEST SIGNATURE
CASHIER SIGNATURE DATE & STAMP
Chữ ký khách hàng
Chữ ký thu ngân
Ngày và dấu
Số tiền còn lại
RATE
Tỷ giá
VND EQUIVALENT
VND tương đương
KHÁCH SẠN
…………….
ROOM/RATE CHANGE SLIP
PHIẾU CHUYỂN BUỒNG
GUEST NAME
DATE
Tên khách
Ngày
TIME
Giờ
FROM ROOM No
TO ROOM No
Từ buồng số
Tới buồng số
OLD RATE
NEW RATE
Giá cũ
Giá mới
Guest ơn A/C
Khách tự thanh tốn
Company A/C
Cơng ty thanh toán
Travel agent
Đại lý du lịch
Others
Các TH khác
REASONS
Lý do
GUEST SIGNATURE
REQUESTED BY
AUTHORISED BY
Chũ ký khách hàng
Người đề nghị
Người duyệt
C/C
RECEPTION
CASHIER
HOUSEKEEPING
F&B
Sao gửi
Lễ tân
Thu ngân
Buồng
Nhà hàng
11
CONCIERGE
11
REGISTRATION CARD
PHIẾU ĐĂNG KÝ KHÁCH SẠN
Room No
Buồng số:……
KHÁCH SẠN…………………………………………………………………...
Arrival Date: Ngày đến:
Arrival Flight: Số chuyến bay
Departure Date: Ngày đi:
ETA Giờ định đến:
Room Type
Room Rate
No of Guest
Deposit
Loại buồng
Giá buồng
Số lượng khách
Đặt cọc
Name: Tên khách
Company: Tên cơ quan
Male (Nam)
Female (nữ)
Date of Birth: Ngày sinh:
Occupation: Nghề nghiệp:
Nationally: Quốc tịch:
Method of Payment: Phương thức thanh tốn
For foreign guest: Dành cho khách nước ngồi
Cash: Tiền mặt
Passport No: Số hộ chiếu:
Place, Date of issue: Nơi, ngày cấp hộ chiếu:
Voucher: Hóa đơn
T/C: Séc du lịch
Visa Number: Số visa:
Voucher No: số thẻ tín Others: P. thức khác
Visa Valid Until: Visa có giá trị đến:
dụng, hóa đơn
Expiry Date: Thời hạn
Date of entry: Ngày nhập cảnh:
của CC
Port of arival: Qua cửa khẩu:
Charge to: Hình thức (trách nhiệm) thanh tốn
Perrmitteled To Stay Untill: Được tạm trú đến
Guest A/C: Khách TT Company A/C: Cơ Dân
Tôn giáo:
ngày:tộc:
quan TT
Remark: Ghi chú:
Credit Card: Thẻ TD
Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú:
12
12
Giấy CMT hay giấy tờ khác số:
Cấp ngày:
Check – In Staff
Guest Signature
Chữ ký của tiếp tân
Chữ ký của khách
Tại:
Prevailing Govermment Tax 10% & Service
Charge 5%
Will be charge to your bill
Thuế chính phủ hiện hành 10% và phí phục vụ
5% sẽ được tính thêm vào hóa đơn của q
khách,
PHIẾU KHAI BÁO TẠM TRÚ
Công an:
Đồn trạm:
Họ tên:
Năm sinh
Tên thường gọi:
Nghề nghiệp, chức vụ:
Dân tộc:
Quốc tịch:
Tôn giáo:
Nơi đăng ký nhân khẩu thường trú:
Giấy CM hay giấy tờ khác:
Cấp ngày:
Tại:
Trú từ ngày:
Đến:
Nơi tạm trú:
Số buồng, phòng:
Báo ngày
tháng
năm
Người khai ký tên
13
13
BREAKFAST VOUCHER
PHIẾU ĂN SÁNG
KHÁCH SẠN………….
No:……….
Name Tên khách:………………………………………………………………
Room No Buồng số:……………………………………………………………
Validity Thời hạn:………………………………………………………………
Value Giá trị:……………………………………………………………………
Date Ngày:………………………………………………………………………
Issued by Người lập:……………………………………………………………
Please present this voucher to the waiter before placing the order
Xin vui lòng xuất trình phiếu này khi yêu cầu
DRINK VOUCHER
PHIẾU ĐỒ UỐNG
KHÁCH SẠN………….
No:………
14
14
Name Tên khách:………………………………………………………………..
Room No Buồng số:……………………………………………………………..
Validity Thời hạn:……………………………………………………………….
Value Giá trị:……………………………………………………………………
Date Ngày:………………………………………………………………………
Issued by Người lập:…………………………………………………………….
Please present this voucher to the waiter before placing the order
Xin vui lịng xuất trình phiếu này khi yêu cầu
KHÁCH SẠN…………….
GUEST MESSAGE
Phiếu tin nhắn
NAME/Ông/Bà:…………………………….ROOM/Buồng số:…………………
TIME/Giờ:………………………………….DATE/ Ngày:………………………
WHILE YOU WERE OUT
Khi Q khách vắng mặt
Mr/Ms/Ơng/Bà:…………………………………………………………. ………
FROM/Từ:………………………………………………………………. ………
TEL/Số ĐT:……………………………………………………………… ………
TELEPHONED
PLEASE RETURN CALL
Đã gọi tới khách sạn
Vui lòng gọi lại
CAME TO SEE YOU
URGENT
Đã đến khách sạn
Khẩn
WILL CALL AGAIN
Sẽ gọi lại
MESSAGE Nội dung:
……………………………………………………………………………………
15
15
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………
TAKEN BY:
Nhân viên
KHÁCH SẠN
………………
BILL
HÓA ĐƠN DỊCH VỤ
SỐ:……......No:…………
DATE (NGÀY):
………………………………………………………………..
GUEST NAME (TÊN KHÁCH):…………………………………………………
ROOM NUMBER (SỐ BUỒNG):………………………………………………..
STT
Resciption
Unit
Quantity
Price
Amount
No
(Tên hàng hóa)
(ĐVT)
(Số lượng)
(Giá)
(Thành tiền)
16
16
TỔN
G
Guests signature
Staffs signature
Chữ ký của khách
Chữ ký của nhân viên
KHÁCH SẠN
HÓA ĐƠN (GTGT)
………………
(Liên 2 giao khách hàng)
Ngày…………tháng………..năm…………..
No………
Đơn vị bán hàng:
Địa chỉ:
Số tài khoản:
Điện thoại:
Mã số:
Họ tên người mua hàng:
Đơn vị:
Địa chỉ:
Số tài khoản:
Phương thức thanh tốn:
Mã số:
ST
T
Tên hàng
dịch vụ
hóa, Đơn
tính
vị Số lượng
17
Đơn giá
Thành tiền
17
Cộng tiền hàng:
Thuế suất GTGT
Tiền thuế GTGT:
Tổng tiền thanh toán:
Số tiền bằng chữ:
Người mua hàng
Kế toán trưởng
Thủ trưởng đơn vị
Ký, ghi rõ họ tên
Ký, ghi rõ họ tên
Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập---Tự do---Hạnh phúc
**************
GIẤY CAM ĐOAN
Tên khách lưu trú:
Buồng số:
Tên khách cam đoan:
Số CMND
Số hộ chiếu
Mối quan hệ với khách đang lưu trú:
Lý do viết giấy cam đoan:
Tôi xin cam đoan mọi điều trên là đúng sự thật và chịu mọi trách nhiệm về lời cam
kết này.
Ngày………tháng…………năm………..
Người cam đoan
Lễ tân
18
18
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
KHÁCH SẠN
………………
PHIẾU THANH TOÁN DỊCH VỤ
HOTEL VOUCHER
No………
Tên khách (Name of client):
Ngày đến (Arrival date):
Ngày đi (Departure date):
Đề nghị khách sạn cung cấp (Please provice):
- Số lượng buồng (No of room):…………… Loại buồng (Type of room):……….
- Giá buồng (Rate):
Net or Include ABF
- Số đêm (No of nights):
Chú ý (Remark):
19
19
- Tiền buồng đã bao gồm bữa sáng kiểu mỹ và do hãng lữ hành……………… thanh
toán.
(Room include ABF will be paid by ……………………………………....Travel).
- Nếu khách không đến hoặc báo hủy, hoặc đi trước dự kiến sẽ khơng được hồn trả
lại tiền.
(Any canellation or short stay, no reture value).
Đại diện hãng lữ hành…………………. (Authorization of …………..Travel)
Ký tên và đóng dấu
KHÁCH SẠN………………..
THẺ CHÌA KHĨA
Chào mừng q khách đến với khách sạn
Tên khách:……………………………………..Phịng số………………………...
Ngày đến:………………………………………Ngày đi:………………………...
Quốc tịch:………………………………………………………………………….
Chú ý: Giờ nhận, trả buồng là 12 giờ trưa. Hãy xuất trình thẻ này vào mỗi lần
bạn nhận chìa khóa và khi bạn ký nhận việc tính tiền vào tài khoản của buồng mình.
KHÁCH SẠN………………..
20
20
THẺ DÙNG KÉT AN TỒN
Két an tồn số:…………………………………………………………………….
Tên của khách:……………………………........Buồng số:………………………
Ngày:……………………………………………………………………………...
Chữký mẫu:……………………………………………………………………….
Ngày:…………………………………………Giờ:………………………… …...
Người nhận tài sản:……………………………………………………………….
Chữký của khách:…………………………………………………………………
21
21
