Đẩy mạnh áp dụng JIT trong quản trị dự trữ tại Công ty cổ phần Ô tô Trường Hải

<span class='text_page_counter'>(1)</span><div class='page_container' data-page=1>

Ngành công nghiệp ô tô Việt Nam là ngành sinh sau đẻ muộn, ra đời sau
các nước trong khu vực từ 40-50 năm. Tuy nhiên, Nhà nước Việt Nam, với mục
đích thu hút đầu tư và xây dựng một ngành công nghiệp ô tô để theo kịp các nước
trong khu vực, cho nên gần 15 năm qua, kể từ khi ra đời vào năm 1992 đến nay,
ngành công nghiệp ô tô của Việt Nam được coi là ngành trọng điểm và là ngành
luôn luôn được ưu đãi nhất trong số các ngành công nghiệp. Sự ưu ái rất đặc biệt
này thể hiện qua những chính sách thuế quan của Bộ Tài chính, với chính sách
thuế ưu đãi về tỷ lệ nội địa hóa, thuế nhập khẩu cho linh kiện lắp ráp và thuế thu
nhập doanh nghiệp.

Từ 2007 Việt Nam ra nhập WTO, hội nhập kinh tế quốc tế cũng đồng nghĩa với
việc các biện pháp bảo hộ áp dụng đối với ngành ô tô sẽ từng bước giảm dần (bởi
chúng vi phạm các nguyên tắc thương mại quốc tế và bị cấm). Các doanh nghiệp
không thể tiếp tục trông chờ vào chính sách bảo hộ của Nhà nước như trước đây .
Vì vậy, để hội nhập thành cơng, các doanh nghiệp sản xuất lắp ráp ô tô trong nước
phải có những biện pháp cho riêng mình để hạ giá thành sản phẩm và nâng cao
chất lượng sản phẩm và dịch vụ, đặc biệt là dịch vụ sau bán hàng. JIT là một công
cụ mà các doanh nghiệp ô tô hướng tới nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch
vụ của ngành ơ tơ theo mơ hình của Nhật bản.

</div>
<span class='text_page_counter'>(2)</span><div class='page_container' data-page=2>

Những năm 1940, Hãng ơ tơ Ford (Hoa kì) lần đầu tiên áp dụng hệ thống dây
chuyền để lắp ráp xe, một dạng sơ khai của phương pháp Just in time (JIT).

Đến những năm 1970, hãng ô tô Toyota (Nhật bản) hoàn thiện phương pháp trên
và nâng thành lý thuyết Just in time - JIT.

Hãng ô tô Nhật bản Toyota đã phát triển hệ thống dây chuyền sản xuất của Ford,
phát huy ưu điểm và khắc phục được nhược điểm của hình thái sản xuất trên. Đội
ngũ cơng nhân có tay nghề thuần thục được trang bị hệ thống máy móc linh hoạt,
đa năng, có khả năng sản xuất theo nhiều mức công suất với nhiều loại sản phẩm
trên cùng một dây chuyền.

Đây là giai đoạn cạnh tranh quyết liệt, cung xấp xỉ, thậm chí lớn hơn cầu, có
nhiều sản phẩm thay thế, khách hàng có nhiều lựa chọn trong quyết định mua hàng
của mình.

Sau Nhật bản, Just in time tiếp tục được 2 giáo sư Hoa kì là Deming và Juran phát
triển và phổ biến trên khắp thế giới.

JIT là một bộ nguyên tắc, các công cụ kĩ thuật cho phép một công ty sản xuất
và phân phối sản phẩm theo từng lô nhỏ, trong thời gian ngắn, đáp ứng nhu cầu
cụ thể của khách hàng. Nói một các đơn giản JIT là giao đúng sản phẩm, đúng
thời gian với đúng số lượng, thế mạnh của JIT là nó cho đáp ứng được việc vận
chuyển hàng hàng ngày theo yêu cầu của khách hàng, chính là những gì mà
Toyota cần. the preceding process must always do what the subsequent process
says. (công đoạn trước luôn luôn phải thực hiện những gì mà cơng đoạn sau u
cầu) đó chính là thuật ngữ có ý nghĩa nhất trong just in time (the Toyota way,
trang: 48).

</div>
<span class='text_page_counter'>(3)</span><div class='page_container' data-page=3>

bất cứ hoạt động nào làm tăng thêm chi phí mà khơng tạo ra giá trị. Ví dụ: sự di
chuyển không cần thiết của nguyên vật liệu, tồn kho quá mức, hay áp dụng những
phương thức sản xuất sai lầm taọ ra các sản phẩm phải sửa chữa lại sau này . JIT
(cũng được hiểu như là sản xuất tinh gọn hay, phương pháp sản xuất không tồn
kho) làm tăng lợi nhuận và tái đầu tư bằng cách giảm thiểu mức tồn kho (tăng số
chu kì tồn kho lên), giảm thiểu sự biến đổi và nâng cao chất lượng sản phẩm giảm
thời gian chết trong sản xuất và phân phối và giảm các chi phí khác (ví dụ các chi
phí có liên quan đến vận hành và hỏng hóc các thiết bị) . Trong hệ thống JIT sử
dụng quá mức khả năng được sử dụng thay vì tồn kho quá mức để đối mặt với các
vấn đề có thể xảy ra.

JIT được ứng dụng cho toàn bộ quá trình sản xuất đến tiêu thụ, dịch vụ hay

ứng dụng đặc thù cho các công việc mục tiêu khác nhau như: Ứng dụng JIT
trong chế tạo, JIT trong quản trị dự trữ - kiểm soát nguyên vật liệu, JIT trong
logistic… Trong lĩnh vực kiểm soát nguyên vật liệu, một số cơng việc cần quan
tâm đó là: Khuyến khích sử dụng cỡ lơ nhỏ. Có nhiều cách để đạt được mong
muốn này: giảm chi phí chuẩn bị, xác định chi phí thực sự của tồn kho và rút ngắn
quy trình mua hàng. Kiểm sốt quá trình sản xuất để đảm bảo tránh được phế
phẩm. Đối với JIT kiểm tra ở khâu tiếp nhận hàng là một lãng phí cần loại bỏ bằng
cách nâng cao chất lượng nhà cung cấp và khả năng cung cấp linh hoạt của các
nhà cung cấp này, với các nhà cung cấp chọn lọc nguyên vật liệu sẽ được đưa trực
tiếp tới địa điểm thiết kế tại ngay lối vào khu làm việc cần nguyên vật liệu đó. Hệ
thống kiểm soát nguyên vật liệu bằng cách ứng dụng JIT này ngày càng được ứng
dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp.……

</div>
<span class='text_page_counter'>(4)</span><div class='page_container' data-page=4>

có trình độ cao,…Cịn về phía doanh nghiệp cần có khối lượng đặt hàng lớn, liên
kết chặt chẽ với các nhà cung cấp, đặc biệt đội ngũ nhân sự phải có trình độ, thời
gian để ứng dụng thành công JIT khá dài (theo kinh nghiệm của các doanh nghiệp
đi trước thì mất khoảng 5-7 năm mới có thể ứng dụng thành cơng)….Mơ hình JIT
đặc biệt nhấn mạnh đến nguồn nhân lực, đặc biệt là việc đưa ra những ý kiến cải
tiến là một nguồn tài nguyên vô tận nhằm “cải tiến liên tục’, nhấn mạnh vai trò của
quản lý cấp trung,….

Để ứng dụng JIT có rất nhiều kỹ thuật hỗ trợ thực hiện thành công trong
doanh nghiệp, Khi thực hành sản xuất JIT, Toyota sử dụng hệ thống kiểm soát
duy nhất là hệ thống Kaban. Vai trò của hệ thống Kaban quan trọng đến mức hệ
thống Toyota cịn có tên gọi là hệ thống Kaban.

Kanban Production Control System: một hệ thống thẻ báo hay hệ thống kiểm soát
sản xuất kéo sử dụng đơn giản và dễ quan sát để kiểm soát di chuyển của nguyên
vật liệu giữa trung tâm công việc cũng như các trung tâm sản xuất bổ sung những
nguyên vật liệu mới cho những thứ mà đã được gửi đến cho trung tâm công việc

tiếp theo.

Tổ chức lao động trong JIT Nhân lực là nguồn tài nguyên có giá trị nhất
nên phải tận dụng nguồn tài nguyên này vào mục đích tạo hiệu quả cao cho sản
xuất. Một điểm nhấn mạnh trong tổ chức nhân sự trong JIT đó là phong trào cải
tiến liên tục (Phong trào Kaizen) nhằm nhấn mạnh, đề cao sáng kiến của người lao
động nhằm cải tiến quy trình , tận dụng tài nguyên sức lao động. Để đảm bảo mức
tham gia cao phải tạo ra mơi trường văn hóa thuận lợi trong công ty bằng cách đào
tạo công nhân có khả năng giải quyết các vấn đề và tạo cơ hội để họ có thể sử
dụng các khả năng đó. Các sáng kiến nếu xét thấy hợp lý cần được pháy huy và
nhân rộng ngay khi có thể để duy trì phong trào.

</div>
<span class='text_page_counter'>(5)</span><div class='page_container' data-page=5>

Lợi ích quan trọng của bố trí mặt bằng hợp lý là giảm thời gian di chuyển, tận
dụng tối đa trang thiết bị và lao động. Do đó nâng cao tính linh hoạt trong sản
xuất, đáp ứng nhu cầu thay đổi sản phẩm mẫu mã theo từng đơn hàng.

Hiện nay, JIT được ứng dụng trên toàn thế giới. Một số doanh nghiệp ứng dụng
thành công như: Harley-Davidson ,DOVER Corp. Hewlett- Packard, 3M, General
Electric, Johnson and Johnson,… tuy nhiên có rất nhiều doanh nghiệp ứng dụng
thất bại như Apple là một điển hình. Toyota liên doanh tại Việt Nam, điển hình
Toyota Bến Thành là một ví dụ điển hình họ đã áp dụng JIT thành công. Nhờ áp
dụng JIT, Toyota Bến Thành đã rút ngắn được hơn ba phần tư thời gian bảo trì
định kỳ cho một chiếc xe, từ 240 phút xuống còn khoảng 50 phút. Đầu tiên,
Toyota Bến Thành khắc phục khoảng thời gian chết, chiếm đến hơn một phần tư
thời gian bảo trì xe, chủ yếu do các nhân viên phải đợi nhau trong lúc giao và nhận
phụ tùng giữa các cơng đoạn của quy trình. Tuy nhiên, vẫn cịn một nửa thời gian
bảo trì cần phải đẩy nhanh tiến độ theo yêu cầu của khách. Để cắt giảm lượng thời
gian thừa này, Toyota Bến Thành nghiên cứu lại việc sắp xếp chỗ đứng của công
nhân trong thao tác để có thể hỗ trợ nhau nhiều hơn, ít mất thời gian di chuyển
hơn; sắp đặt lại dụng cụ theo từng thao tác phù hợp để công nhân sử dụng được

thời gian tối ưu trong việc lựa chọn dụng cụ làm việc; trang bị thêm các thiết bị
chuyên dùng và huấn luyện công nhân sử dụng thành thạo các thiết bị này…

Công ty cổ phần ô tô Trường Hải là một trong những doanh nghiệp sản
xuất lắp ráp hàng đầu Việt Nam, Với Khu liên hiệp sản xuất lắp ráp ô tô cùng hệ
thống bến cảng, tầu biển hiện đại Thaco đang xây dựng chuỗi giá trị đầy đủ. Ra
đời ngày 29/4/1997 tại Đồng Nai với chức năng chính là mua bán, sửa chữa ô tô
cũ, đến nay Trường Hải đã có hệ thống gần 100 đại lý, chi nhánh trên toàn quốc
Trường Hải đã và đang vươn ra các lĩnh vực khác ngồi ơ tơ, như: lĩnh vực tài
chính, bất động sản, logistic,…

</div>
<span class='text_page_counter'>(6)</span><div class='page_container' data-page=6>

hóa chất và phụ kiện nhỏ trong nước. Phụ kiện, phụ tùng ô tô được nhập khẩu qua
đường biển và đường máy bay về cảng Chu Lai, sau đó được chuyển đến các Tổng
kho tại 3 miền, từ tổng kho phụ tùng phụ kiện được chuyển đi các chi nhánh đại lý
theo kế hoạch đặt hàng của các chi nhánh đại lý. Căn cứ vào mục đích sử dụng,
phụ tùng của Thaco có thể chia làm 4 nhóm: Phụ tùng bảo dưỡng (chiếm khoảng
40 % tổng giá trị), Phụ tùng cho sửa chữa chung cho các xe vào xưởng (chiếm
khoảng 40 % tổng giá trị), Phụ tùng dự trữ (khoảng 17 %), còn lại là phụ tùng
không đưa vào dự trữ tại chi nhánh. Trước khi ứng dụng JIT vào quản trị dự trữ thì
giá trị hàng dự trữ tương đối lớn, hàng chậm bán và khó bán tương đối cao, xét tại
Chi nhánh Giải Phóng Trường Hải tỷ lệ chậm bán chiếm khoảng 29% tổng giá trị
dự trữ (số liệu trước 2011), nguyên nhân chủ yếu là do lỗi thời công nghệ, do nhân
sự phụ tùng dự đốn sai nhu cầu thị trường, chưa có chế tài xử lý nghiêm khắc với
các trường hợp đặt hàng sai,… Việc đặt phụ tùng dự trữ trước khi ứng dụng JIT
thì đơn hàng đặt theo thực tế nhu cầu phát sinh khơng có kế hoạch cụ thể nên rất
bị động trong việc giao hàng, hơn thế nữa kế toán chưa tham gia vào việc song
hành quản trị đặt hàng nhiều khi dẫn đến đặt hàng sai, việc bố trí nhân sự, ứng
dụng cơng nghệ thơng tin cịn nhiều hạn chế,…Trước thực trạng đó Ban lãnh đạo
Thaco đã quyết tâm thực hiện ứng dụng JIT nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ sau
bán hàng nhằm đem lại sự hài lòng cao nhất cho khách hàng đến với Thaco.Việc

ứng dụng JIT của Thaco Group được tóm tắt thành các bước:

<b>Bước 1: Chuẩn bị bao gồm các công việc chủ yếu: Truyền tải đào tạo kiến thức </b>

</div>
<span class='text_page_counter'>(7)</span><div class='page_container' data-page=7>

ty tổ chức tái cơ cấu lại nhân sự đồng thời tổ chức các buổi tập huấn đào tạo về
thực hành JIT.

<b>Bước 2: Thực hiện, bao gồm các công việc: Đặt hàng các lô cỡ nhỏ: tính tốn cân </b>

đối các chi phí đặt hàng, chi phí tồn trữ hàng tồn kho; loại bỏ việc kiểm tra ở khâu
tiếp nhận bằng cách xây dựng các nhà máy chuyên biệt; Cung cấp linh hoạt thông
qua hệ thống hẹn; Đưa nguyên vật liệu đến tận nơi bảo dưỡng sửa chữa xe,….
<b>Bước 3: Kiểm tra giám sát và đánh giá định kỳ, bao gồm một số công việc: </b>

Thực hiện đánh giá định kỳ thông qua hệ thống thông tin và quy trình quy định;
Kế tốn tham gia quản trị song hành ngay từ khâu đặt hàng,…. Nhằm đánh giá tìm
ra điểm chưa được nhằm cải tiến nâng cao chất lượng dịch vụ cao nhất.

</div>
<span class='text_page_counter'>(8)</span><div class='page_container' data-page=8>

đạo là một trong những yếu tố quan trọng nhất, là điều kiện tiên quyết để thực hiện
ứng dụng thành công JIT trong doanh nghiệp. Ban lãnh đạo là người định hướng
còn nhà quản lý cấp trung bao gồm: đốc cơng, tổ trưởng,…có nhiệm vụ: Hướng
dẫn làm việc, Phương pháp làm việc, quản lý các mối quan hệ giữa người với
nhau. Các chức năng có được phân chia rõ ràng trong một tổ chức mới tạo điều
kiện cho sản xuất được vận hành liên tục đảm bảo các mục tiêu của hệ thống JIT.
Tiếp đến, Thaco cần hồn thiện quy trình đào tạo chuyên nghiệp hơn bằng cách
đào tạo các “nhóm chủ đạo” để làm lực lượng nòng cốt hướng dẫn và thực hành
JIT. Tiếp theo, Thaco cần nâng cao khả năng kiểm soát và hỗ trợ của bộ phận kế
toán nhằm tạo ra những mắt xích khơng thể thiếu để kiểm sốt lỗi, tránh lãng phí
và giảm rủi ro trong quá trình hoạt động .Tiếp đến là nâng cao hiệu quả cơng tác
kiểm sốt và đánh giá thực hiện JIT, đây là bước không thể thiếu nhằm kiểm sốt

q trình thực hiện, rút ra các bài học kinh nghiệm và đưa ra các kiến nghị cải tiến
phù hợp với tình hình thực tế. Tác giả đề cập đến việc đánh giá thông qua sử dụng
phân tích các chỉ số như: chỉ số nguyên vật liệu, chỉ số tồn kho, các chỉ số nhân
sự,… Một điểm quan trọng là vấn đề nhân sự vì ở bất cứ thời điểm nào thì nguồn
nhân sự là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp, điểm khác biệt để có thể thực
hiện JIT thành công so với phương pháp truyền thống đó là lao động nên được
trao quyền để có thể tính tự chủ và độc lập trong cơng việc, từ đó đã góp phần kích
thích cơng nhân đạt năng suất cao hơn. Về vấn đề công nghệ, Tác giả cho rằng
doanh nghiệp ô tô Việt Nam cần đi tắt đón đầu cơng nghệ, nên thực hiện liên kết
và có biện pháp khuyến khích chuyển giao cơng nghệ từ các nước có ngành cơng
nghiệp ô tô phát triển như Nhật Bản, Hàn Quốc,…

</div>
<span class='text_page_counter'>(9)</span><div class='page_container' data-page=9></div>

<!--links-->