Bảo quản tài liệu số

<span class='text_page_counter'>(1)</span><div class='page_container' data-page=1>

<b>BẢO QUẢN TÀI LIỆU SỐ </b>

<i><b>Nguyễn Thị Lan Hương</b><b>*</b><b> </b></i>
<i><b> Nguyễn Thị Ngọc Lan</b><b>**</b></i>

<i><b>Tóm tắt: Cùng với sự phát triển của công nghệ hiện đại việc bảo quản tài liệu số sẽ là </b></i>
<i>một giải pháp bảo quản tối ưu đối với các tài liệu ở dạng số; sự cần thiết của việc bảo </i>

<i>quản tài liệu số; các nguyên tắc cơ bản trong bảo quản tài liệu số. </i>

<i><b>Từ khóa: Bảo quản tài liệu số; Thư viện số </b></i>

Khái niệm bảo quản không chỉ dành cho các tài liệu giấy. Trong kỷ nguyên thông
tin bảo quản tài liệu số (Digital preservation) là việc cần thiết. Bảo quản tài liệu số (bao
gồm tài liệu dạng phim ảnh (born digital) và tài liệu dạng được số hóa(reformatted digital
content), nhằm mục đích duy trì khả năng truy c ập vào nội dung số trong tương lai. Công
tác bảo quản tài liệu số cần được xây dựng đồng thời với việc xây dựng các kho tài liệu
số.

Công tác bảo quản tài liệu số dựa trên các nguyên tắc cơ bản của công tác bảo quản
truyền thống: lựa chọn, lưu trữ, đảm bảo tuổi thọ tài liệu, chất lượng, sự toàn vẹn, quản lý
và truy cập. Ngoài ra việc bảo quản tài liệu số còn phải đảm bảo khả năng truy cập thông
tin liên tục, phù hợp với các công nghệ tiên tiến…

Cùng với sự phát triển của Internet và các công nghệ hiện đại, bảo quản tài liệu số là
một nhiệm vụ mà cán bộ thủ thư sẽ phải đối mặt trong những năm sắp tới. Bảo quản tài
liệu số, giải pháp bảo quản tối ưu đối với các tài liệu ở dạng số, phụ thuộc nhiều vào sự
thay đổi của cơng nghệ, các phần mềm nhanh chóng bị lỗi thời, hình thức và phương tiện
lưu trữ tài liệu số liên tục thay đổi theo thời gian.

Công nghệ số liên quan đến sự chuyển đổi chính khái niệm về định dạng, không chỉ

đơn giản là tạo bản sao trung thực của một cuốn sách, một tài liệu, một bức ảnh, một bản
đồ… lên một phương tiện lưu trữ khác. Sức mạnh của việc nâng cao chất lượng số, các
khả năng tạo ra các chỉ mục có cấu trúc, những thuật toán nén và truyền dữ liệu làm thay
đổi quan niệm về bảo quản trong thế giới số. Bảo quản tài liệu số phụ thuộc vào tuổi thọ
phương tiện lưu trữ và hệ thống truy cập, vì thế cán bộ thư viện cần xác định được những
vấn đề liên quan đến tuổi thọ của phương tiện lưu giữ. Ngày nay những phương tiện lưu

*

Phịng Hành chính – Tổ chức, Trung tâm Thơng tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội

</div>
<span class='text_page_counter'>(2)</span><div class='page_container' data-page=2>

trữ đã có tuổi thọ cao hơn và việc truy xuất dữ liệu được lưu giữ trên các phương tiện đó
cũng nhanh hơn.

Những chuyển đổi này đặt ra cho chúng ta, những cán bộ thư viện, phải chuyển đổi
các khái niệm về bảo quản và lưu trữ phù hợp với tài liệu số.

<b>1. Sự chuyển đổi của tính vẹn tồn </b>

Trong bảo quản truyền thống, khái niệm tính tồn vẹn vật lý đa phần liên quan tới
tài liệu cổ, những bằng chứng lịch sử cần được bảo tồn và thường diễn ra trực tiếp tại các
phòng bảo quản. Bảo quản tính tồn vẹn về mặt học thuật cũng dựa trên mối quan tâm về
chứng tích. Cốt lõi tính tồn vẹn cịn thể hiện khía c ạnh trung thực của nội dung thông tin
của một tài liệu được duy trì thông qua việc ghi lại cả nguồn gốc - sở hữu - và xử lý.
Trong công tác bảo quản truyền thống, cái khái niệm chất lượng và tính tồn vẹn của tài
liệu bổ trợ lẫn nhau.

Đối với tài liệu số, việc duy trì tính tồn vẹn của tài liệu liên quan đến phương tiện

lưu trữ. Các tài liệu số được gắn cùng biểu ghi thư mục hoặc được mô tả dưới dạng thơng
tin hỗ trợ tìm kiếm, được đánh chỉ mục (index), các thông tin thư mục được bảo quản
cùng với chính những tài liệu đó. Bảo trì tính tồn vẹn về mặt học thuật để đảm bảo các
tệp tin không bị thay đổi một cách vơ tính hay hữu ý. Có thể nói cơng nghệ số đã làm
biến đổi những nguyên tắc bảo quản truyền thống từ đảm bảo tính tồn vẹn về vật lý của
một tài liệu.

Trong khía cạnh trong an tồn điện tử thì tính tồn vẹn dữ liệu (Data Integrity) được
định nghĩa là dữ liệu thông tin không bị thay đổi, mất mát trong khi lưu trữ hay truyền tải.
Nói cách khác tính tồn vẹn là tính khơng bị hiệu chỉnh của dữ liệu.

Một số yếu tố kiểm sốt tính tồn vẹn của các tài liệu số:

- Xác thực các bước truy cập và ghi lại những sửa đổi liên tiếp đối với tài liệu đó;
- Có thể tạo ra và duy trì những chỉ mục về cấu trúc và những liên kết về thư mục;
- Sử dung các công c ụ xây dựng tiêu chuẩn trao đổi siêu dữ liệu phù hợp với

nhiều nền công nghệ, nhiều hệ thống, nhiều quốc gia;

</div>
<span class='text_page_counter'>(3)</span><div class='page_container' data-page=3>

<b>2. Sự chuyển đổi của nguyên tắc truy cập </b>

Với việc bảo quản tài liệu số, yếu tố truy cập và sử dụng là điều quan trọng. Các tài
liệu số được biên mục, tổ chức thành các bộ sưu tập và được quản trị bởi hệ quản trị cơ
sở dữ. Cơ chế truy cập là một phần không thể tách rời khỏi việc bảo quản tài liệu số.

Kiểm soát được các yêu cầu truy cập trong bảo quản tài liệu số, đặc biệt là khả năng
chuyển đổi các dạng tài liệu số sang các thế hệ cơng nghệ tương lai, việc này có thể được
thực hiện thông qua phần cứng và phần mềm quản trị. Trong bối cảnh hiện nay, kho tài
liệu số là động lực để những nhà thiết kế hệ thống phần mềm cũng như công nghệ phần
cứng xây dựng phát triển công c ụ truy c ập giúp cho việc truy cập ngày càng dễ dàng, kiểu

như “cắm là chạy" (plug-and-play). Ngoài ra, cán bộ thư viện có thể yêu cầu nhà cung
cấp và nhà s ản xuất để họ cung c ấp những thiết bị mới “tương thích ngược” với các hệ
thống đang sử dụng. Khả năng này giúp cho hệ thống tài liệu số chuyển đổi giống như
các phần xử lý văn bản vẫn cho phép truy cập tài liệu được tạo ra bằng những phiên bản
trước đó. Mặc dù không mong muốn, nhưng tuổi thọ của một hệ thống cơng nghệ và sự
địi hỏi phải vứt bỏ hệ thống trước đó là những vấn đề chúng ta cần kiểm sốt. Thật là
khó khi bắt nhà cung cấp hỗ trợ và bảo trì một hệ thống cũ vì nó đi ngược với khả năng
cung cấp một hệ thống mới của họ.

<b>3. Sự chuyển đổi trong quan hệ giữa bảo quản và truy cập </b>

Trước đây các cơ quan lưu trữ chỉ thực hiện nhiệm vụ sưu tập, nhưviệc thu thập một
bộ sưu tập tài liệu viết tay và bảo quản trong một toà nhà khô ráo hoặc được giữ cẩn thận
đã đủ để hồn thành nhiệm vụ cơ bản của cơng tác bảo quản của đơn vị. Trong hồn cảnh
đó, bảo quản và truy cập hoàn toàn tách biệt với nhau. Việc sử dụng tài liệu có nguy cơ
mất trộm, hư hỏng ho ặc bị sao chép nội dung. Cách an toàn nhất để giữ một cuốn sách
được lưu trữ lâu dài là khố nó lại hoặc chụp một bản sao để sử dụng.

</div>
<span class='text_page_counter'>(4)</span><div class='page_container' data-page=4>

Ngoài ra trong thế giới số, khả năng truy cập cũng được coi là đối tượng cần được
bảo quản. Một cách diễn đạt chính xác hơn đơn giản là "bảo quản truy cập". Khi chuyển
đổi theo hướng như vậy, một loạt vấn đề hoàn toàn mới nổi lên. Bảo quản truy cập đối
với cái gì? Đó có thể là một phiên bản mới có chất lượng và giá trị cao, được bảo vệ tốt,
đảm bảo tính tồn vẹn đầy đủ của một tài liệu gốc. Nội dung sự toàn vẹn của đối tượng
tài liệu số là điều quan trọng nhưng khả năng của hệ thống chuyển tải và thể hiện thơng
tin đó trở thành kết quả cuối cùng của hành động bảo quản.

Gắn liền với bảo quản tài liệu số làviệc lựa chọn,làm chủ công nghệ và "áp dụng”
cơng nghệ đó vào cơng việc quản lý thơng tin.

<i>Lựa chọn máy scan: </i>

Hiện nay, trên thị trường có nhiều loại máy scan có thể sử dụng trong q trình số
hóa tài liệu từ công nghệ đơn giản đến hiện đại. Các thiết bị số hóa (Scanner) hiện đại đa
chức năng giúp đơn giản cho hầu hết các u c ầu của cơng tác số hóa. Đối với các máy
scan hiện đại này có thể sử dụng scan tài liệu đóng gáy dày, báo, tạp chí, tài liệu khổ lớn,
có chức năng lật giở tự động... ngồi ra, cịn có các phần mềm đi kèm hỗ trợ đắc lực
trong quá trình xử lý hình ảnh, chuyển dạng, quản lí.

<i>Lựa chọn phần mềm quản lí tài liệu số để nâng cao khả năng truy cập: </i>

- Phần mềm mã nguồn mở như Greenstone, Dspace

- Phần mềm bản quyền thương mại chuyên nghiệp của các nhà cung c ấp
trong và ngoài nước

</div>
<span class='text_page_counter'>(5)</span><div class='page_container' data-page=5>

<b>4. Vai trò quản lý thư viện trong q trình chuyển đổi cơng tác bảo quản tài liệu số </b>
Công tác bảo quản tài liệu số phải trở thành mục tiêu chung mà nhà quản lý và cán
bộ thư viện cùng nhau đưa ra. Đó là trách nhiệm chung của người thực hiện những vai trị
khác nhau. Người làm cơng tác bảo quản tài liệu số cần kiểm soát được vai trị tác động
của cơng nghệ và xác định những xu hướng phát triển mới của công nghệ số.

Các nhà quản lý, những người có trách nhiệm chọn lựa các hệ thống chuyển dạng
tài liệu và khả năng truy cập chúng lâu dài, đòi hỏi một sự cam kết cụ thể và nhất quán
của đơn vị đối với cơng tác bảo quản, một sự tích hợp tồn diện của cơng nghệ số vào các
quy trình và q trình quản lý thơng tin, s ự chỉ đạo chặt chẽ trong việc xây dựng các định
nghĩa và tiêu chuẩn phù hợp đối với công tác bảo quản tài liệu số.

Các tài liệu được bảo quản gồm các dạng và định dạng khác nhau. Những người
làm công tác bảo quản cần biết thu thập, tổ chức bảo quản những tài liệu có giá trị nghiên
cứu. Cán bộ thư viện có thể kiểm sốt được tuổi thọ của các tài liệu số thông qua việc lựa

chọn, xử lý kỹ thuật và lưu trữ trên trên những phương tiện lưu trữ đã được kiểm nghiệm.

<b>Kết luận </b>

Xây dựng hệ thống bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu số cùng với việc bảo quản
tài liệu giấy hiện nay đã trở thành mối quan tâm của nhiều quốc gia. Trong báo cáo c ủa
Hội đồng Thư viện và Thông tin Hoa Kỳ đã chỉ ra rằng Bảo quản tài liệu số chỉ các
phương pháp khác nhau nhằm giữ cho các tài liệu dạng số tồn tại đến mai sau. Sự phát
triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ cùng với xu thế hội nhập là những đòi hỏi và
thách thức cho ngành Thông tin - Thư viện nói chung và cho thư viện đại học nói riêng
cần phải có những đổi mới hoạt động, bắt kịp những tiến bộ của thời đại phục vụ đắc lực
cho sự nghiệp CNH, HĐH đất nước. Bảo quản tài liệu số là sự kết hợp giữa chính sách,
chiến lược và hành động nhằm đảm bảo nội dung tài liệu số được bảo quản dài lâu, c ho
dù có những thay đổi về công nghệ và tuổi thọ của các phương tiện lưu trữ.

<b>TÀI LIỆU THAM KHẢO </b>

1. />

2. />

</div>

<!--links-->