THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THUỶ KHÍ VIỆT NHẬT

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC
ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THUỶ KHÍ VIỆT
NHẬT
2.1. ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THUỶ KHÍ VIỆT NHẬT
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật là công ty TNHH hoạt động trong lĩnh
vực thương mại được thành lập ngày 30 tháng 09 năm 2005.
Thành viên sáng lập công ty gồm có: Thẩm Văn Cường, Nguyễn Trọng
Điệp, Nguyễn Viết Hoà và Nguyễn Tuấn Hùng.
Giám đốc công ty là anh Thẩm Văn Cường
Trụ sở Công ty đặt tại: Số 1-Lô 2- Tổ 1-Thạch Bàn-Long Biên-Hà Nội
Mã số thuế: 0101791478
Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật là công ty có tư cách pháp nhân, có con
dấu riêng để giao dịch và có tài khoản tiền gửi số 0021001074955 tại Ngân
hàng Ngoại thương Việt Nam chi nhánh Chương Dương
Điện thoại: 04.675.1264
Fax: 04.675.4019
Email:
Ngành nghề kinh doanh chính của Công ty: Kinh doanh các loại van, thiết
bị thuỷ lực, khí nén phục vụ trong lĩnh vực công nghiệp.
Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật tuy mới thành lập nhưng trong suốt
hơn 2 năm hoạt động Công ty luôn khẳng định được uy tín của mình trên thị
trường, phương châm hoạt động của Công ty là “luôn đem đến cho khách hàng
sự hài lòng tốt nhất”.
Trong quá trình hoạt động và phát triển công ty đã không ngừng phát
triển và mở rộng quy mô hoạt động của mình. Khi mới thành lập công ty cung
cấp các mặt hàng của mình chủ yếu cho những khách hàng thuộc khu vực Long
Biên, Gia Lâm Hà Nội và một số khách hàng lẻ do mối quan hệ quen biết từ
trước, nhưng hiện nay công ty đã đủ năng lực cung cấp các mặt hàng của mình
không chỉ ở khu vực Hà Nội mà còn phân phối cho các đơn vị ở khắp các tỉnh
Miền Bắc cụ thể như: Cung cấp các loại van thuỷ lực, xy lanh khí , đầu nối....

cho các công ty liên doanh thuộc khu công nghiệp Sài Đồng B ( Công ty
TSUKUBA Việt Nam, công ty Sumi – Hanel, chi nhánh công ty cổ phần
Bibica....), chi nhánh công ty liên doanh COATS Phong Phú – Hưng Yên, công
ty cổ phần Prime Vĩnh Phúc, Công ty cổ phần nhựa Thiếu Niên Tiền Phong –
Hải Phòng.... Tất cả các mặt hàng công ty cung cấp đều được kiểm tra chất
lượng trước khi xuất bán sau đó chuyển tới tận nơi khách hàng yêu cầu và được
bảo hành 12 tháng kể từ ngày giao hàng cho khách. Với đội ngũ nhân viên làm
việc nhiệt tình, hăng say, dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo, vì thế trong
những năm qua Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật luôn được khách hàng tin
tưởng và tín nhiệm, hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng có hiệu quả
cao, đó cũng chính là bí quyết thành công của công ty.
Hiện nay cùng với sự phát triển của nền kinh tế của cả nước, hoạt động
của công ty đã đi vào ổn định, phát triển, hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch đề ra
và kinh doanh có hiệu quả, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước,
đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty ngày càng được cải thiện và nâng
cao.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và tình hình hoạt động kinh doanh của công ty
trong những năm qua:
2.1.2.1. Chức năng hoạt động của công ty
Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, công ty
TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật được thành lập với chức năng chính là kinh doanh
thương mại đáp ứng đầy đủ nhu cầu về số lượng cũng như chất lượng các mặt
hàng phục vụ cho ngành công nghiêp như: Các loại van thuỷ lực, đầu nối thủy
lực, van khí, xy lanh khí, máy nén khí, các loại ống dẫn khí, các loại bơm thuỷ
lực, phin lọc tách dầu khí, lõi lọc khí, nắp thùng dầu, lọc dầu, van một chiều,
van bướm tay quay....
Nhà cung cấp của công ty chủ yếu ở khu vực Miền Nam như: Công ty
TNHH thương mại và dịch vụ HTP, Công ty TNHH thương mại kỹ thuật CNN,
Cửa hàng Hoa Long, Công ty TNHH Thuỷ Khí Điện RT...
Nhà cung cấp ở khu vực Miền Bắc chủ yếu ở Hà Nội như: Công ty TNHH

thương mại cơ khí điện, Công ty TNHH thương mại P&H Triển Hưng, Công ty
cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ ASEAN....
Sau khi hàng hoá được nhập về Công ty tiếp tục phân phối tới các đơn vị khách
hàng thuộc khắp các tỉnh Miền Bắc theo đúng số lượng, chất lượng, giá trị đã
xác nhận trong đơn đặt hàng của khách hoặc hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa hai
bên.
2.1.2.2. Nhiệm vụ của công ty
Kinh doanh đúng danh mục các mặt hàng đã đăng ký kinh doanh.
Thực hiện đầy đủ các chính sách và pháp luật của nhà nước. Thực hiện
nghĩa vụ về thuế đối với nhà nước theo quy định của pháp luật.
Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của bộ luật
lao động nhằm đảm bảo đời sống cho người lao động trong công ty.
Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ theo quy định của nhà nước.
2.1.2.3. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm qua
Nước ta đang đẩy mạnh công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nước nên
nghành công nghiệp nặng Việt Nam tương đối phát triển, do đó nhu cầu về các
loại van, thiết bị thuỷ lực khí nén phục vụ cho ngành công nghiệp ngày càng
tăng, tuy nhiên những thách thức đối với công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật
cũng rất lớn vì hiện nay trên thị trường Việt Nam có rất nhiều những doanh
nghiệp thương mại không chỉ có các doanh nghiệp thương mại Việt Nam mà
còn có cả các doanh nghiệp nước ngoài cũng cung cấp các mặt hàng trên nên sự
cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt. Trên cơ sở phân tích tình
hình thị trường, đồng thời đánh giá được lợi thế của đơn vị, công ty đã hoạch
định chiến lược về chất lượng hàng hoá, chất lượng dịch vụ bán hàng và giá cả
hợp lý để đáp ứng nhu cầu thị trường và mở rộng thị phần. Do có định hướng
chiến lược đúng đắn, đầu tư vốn vào kinh doanh, quản lý chặt chẽ công tác bán
hàng và xác định kết quả bán hàng nên hàng hoá được tiêu thụ nhiều, lợi nhuận
được giữ vững và phát triển năm sau cao hơn năm trước
2.1.3. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty
Tổ chức kinh doanh là một trong những yếu tố rất quan trọng trong hoạt

động kinh doanh của doanh nghiệp, nó ảnh hưởng tới chất lượng hàng hoá, tới
việc tiết kiệm chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và ảnh hưởng tới
giá cả hàng hoá bán ra. Do đó để có một chỗ đứng vững chắc trên thị trường,
cạnh tranh được với các doanh nghiệp khác, trong những năm qua Công ty
TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật đã không ngừng hoàn thiện và mở rộng mạng lưới
kinh doanh, nhằm đáp ứng nhu cầu của thị trường, mang lại hiệu quả kinh tế cao
giúp cho công ty đứng vững và phát triển, cụ thể là: Để đáp ứng tốt nhất nhu
cầu của khách hàng công ty đã phân bộ phận bán hàng và kinh doanh thị trường
thành nhiều tuyến, quản lý các tuyến là trưởng bộ phận bán hàng, trưởng bộ
phận kinh doanh thị trường và trưởng nhóm giao nhận, mỗi tuyến gồm 01 nhân
viên bán hàng, 01 nhân viên kinh doanh thị trường, 01 nhân viên giao nhận chịu
trách nhiệm riêng về khu vực kinh doanh của mình:
- Tuyến 1: Khu vực Hà Nội
- Tuyến 2: Khu vực Hà Tây và Hưng Yên
- Tuyến 3: Khu vực Hải Phòng, Thái Bình, Nam Định
- Tuyến 4: Khu vực Vĩnh Yên, Vĩnh Phúc và một số tỉnh khác
Với 04 tuyến bán hàng, Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật đã đáp ứng
được tương đối nhu cầu của khách hàng. Công ty cung cấp sản phẩm tới khách
hàng với phong cách tận tình chu đáo ngày càng chiếm được sự tin yêu của
khách hàng. Đó chính là phương châm hoạt động của Việt Nhật để đảm bảo
hiệu quả kinh doanh của công ty ngày càng cao.
2.1.4. Tình hình sử dụng lao động và đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại
công ty:
2.1.4.1 Tình hình sử dụng lao động :
Tổng số lao động của Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật tính đến thời điểm
tháng 04/2008 là 15 người, trong đó nam giới 11 người chiếm 73,33%, nữ giới 4
người chiếm 26,67%. Sở dĩ số lao động nam nhiều hơn 3 lần số lao động nữ là
do công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại đòi hỏi các nhân viên giao hàng
phải có sức khoẻ tốt, năng động trong công việc để có thể giao hàng đến tận nơi
khách hàng yêu cầu

Lao động sử dụng trong công ty có tuổi đời rất trẻ, độ tuổi 20 đến 35
chiếm tới 80%. Lao động có trình độ Đại học và Cao đẳng chiếm 66,67% chủ
yếu là lao động quản lý, lao động phổ thông chiếm 13,33%. Tình hình lao động
sử dụng trong công ty được mô tả khái quát trong bảng 2.2 dưới đây:
Bảng 2.2 - Tổng hợp lao động sử dụng trong công ty
Tiêu thức phân loại Số lượng (người) Tỷ trọng (%)
1. Theo giới tính
Nam 11 73,33
Nữ 4 26.67
2. Theo độ tuổi
Từ 20 – 35 12 80
Từ 36 – 48 3 20
3. Theo trình độ
Đại học - Cao đẳng 10 66,67
Trung cấp 02 13,33
Lao động phổ thông 03 20
4. Theo cơ cấu tổ chức
Thị trường 3 20
Bán hàng + Giao nhận 6 40
Kinh doanh tổng hợp 2 13,33
Kế toán 3 20
Kho 1 6,67
Trong quá trình hoạt động, ban giám đốc luôn quan tâm đến đời sống của
cán bộ công nhân viên tạo điều kiện cho nhân viên yên tâm công tác. Vì vậy
mức lương của cán bộ công nhân viên ngày càng được nâng cao năm sau cao
hơn năm trước. Thu nhập của cán bộ công nhân viên được thể hiện trong bảng
2.3 dưới đây:
Bảng 2 - Thu nhập một người trong công ty
Đơn vị tính: Đồng Việt Nam
STT Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007

1 Thu nhập tối thiểu 1.200.000 1.500.000
2 Thu nhập tối đa 3.000.000 4.000.000
3 Thu nhập bình quân 1.700.000 2.000.000
2.1.4.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại công ty :
Tổ chức là yếu tố quan trọng quyết định tới khả năng phát triển của công
ty. Xuất phát từ nhiệm vụ và đặc điểm kinh doanh của công ty bộ máy quản lý
của công ty được tổ chức theo chế độ quản lý một thủ trưởng và tổ chức quản lý
theo chức năng, thực hiện theo phương pháp ra quyết định từ trên xuống. Bộ
máy tổ chức quản lý bao gồm : Ban Giám Đốc và các phòng ban chức năng. Bộ
máy quản lý của công ty được bố trí tương đối gọn nhẹ phù hợp với hoạt động
kinh doanh của công ty.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty được thể hiện qua sơ đồ 2.1
dưới đây :
Ban Gi¸m §èc
Bé phËn KD
Bé phËn kho
Bé phËn b¸n hµng
Bé phËn KD thÞ trêng
Bé phËn giao nhËn
Bé phËn KÕ to¸n

* Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các bộ phận:
- Giám Đốc: Là người lãnh đạo cao nhất và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt
động kinh doanh của công ty. Giám Đốc là người đại diện của công ty trước
pháp luật. Trong quá trình điều hành Giám Đốc thực hiện nguyên tắc tập trung
dân chủ để phát huy sức mạnh tập thể đồng thời nêu cao vai trò trách nhiệm của
cá nhân, qua đó kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, kiểm tra việc sử dụng và
bảo vệ tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong hoạt động
kinh doanh và chủ động về tài chính.
- Phó Giám Đốc: Do Giám Đốc trực tiếp bổ nhiệm, phó Giám Đốc là

người giúp việc đắc lực cho Giám Đốc, tham mưu cho Giám Đốc và chịu trách
nhiệm trước Giám Đốc về các công việc do Giám Đốc giao.
- Các bộ phận chức năng: Là các bộ phận có chức năng và nhiệm vụ nhất
định, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, cụ thể: Các bộ phận được chuyên môn
hoá các chức năng quản lý, có nhiệm vụ giúp Ban Giám Đốc đề ra quyết định
theo dõi, hướng dẫn bộ phận kinh doanh và cấp dưới thực hiện các quyết định
và nhiệm vụ đã được phân công. Các bộ phận chức năng không những phải
hoàn thành nhiệm vụ của mình được giao mà còn phải phối hợp lẫn nhau đảm
bảo cho hoạt động kinh doanh của công ty được tiến hành thường xuyên, liên
tục, đạt hiệu quả cao. Gồm có 3 bộ phận chức năng chính:
+ Bộ phận kinh doanh: Gồm trưởng phòng kinh doanh và các bộ phận
chức năng như bộ phận bán hàng, bộ phận kinh doanh thị trường, bộ phận giao
nhận. Trong đó:
• Bộ phận bán hàng: Trực tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng qua
điện thoại, chăm sóc khách hàng, giải quyết các vướng mắc của khách hàng.
• Bộ phận kinh doanh thị trường: Giúp trưởng phòng kinh doanh
trong việc quản lý kinh doanh, thống kê hàng hoá từ khâu nhập, dự trữ đến khâu
bán ra, giao dịch ký kết các hợp đồng mua bán hàng hoá, nắm bắt nhu cầu của
đối tượng trong xã hội, mở rộng thị trường, giúp cho Giám Đốc đưa ra quyết
định đúng đắn trong kinh doanh.
• Bộ phận giao nhận: Trực tiếp giao hàng cho khách
- B phn kho: Qun lý hng hoỏ ca cụng ty v chng loi, s lng, kim soỏt
cht lng ca hng hoỏ m bo hng hoỏ luụn sn sng cung ng cho khỏch
hng vi cht lng tt nht.
- B phn k toỏn: Tham mu giỳp cho Giỏm c t chc, ch o, thc
hin ton b cụng tỏc k toỏn, thụng tin kinh t v hch toỏn cụng ty. Lp h
thng s sỏch theo dừi tỡnh hỡnh ti sn, s dng vn, theo dừi kt qu hot ng
kinh doanh. Lp bỏo cỏo k toỏn, phõn tớch d oỏn tỡnh hỡnh ti chớnh ca cụng
ty, trc tip theo dừi, qun lý cụng tỏc k toỏn.
2.1.5. T chc b mỏy k toỏn v hỡnh thc k toỏn Cụng ty TNHH Thu

Khớ Vit Nht:
2.1.5.1 Mụ hỡnh t chc b mỏy k toỏn cụng ty:
Cụng ty TNHH Thu Khớ Vit Nht cú a bn hot ng kinh doanh tp
trung ti mt a bn v do c im t chc, qun lý kinh doanh nờn b mỏy k
toỏn ca cụng ty c t chc theo mụ hỡnh k toỏn tp trung phự hp vi
hỡnh thc kinh doanh ca cụng ty, vic t chc hch toỏn c tp trung ti
phũng k toỏn ca cụng ty. T chc b mỏy k toỏn ca cụng ty c khỏi quỏt
theo s sau:
S 2.3: S b mỏy k toỏn ca Cụng ty TNHH Thu Khớ Vit Nht
Kế toán trởng
Kế toán tổng hợp nhập, xuất, tồn và tập hợp tính trị giá vốn HB
Kế toán công nợ và xác định kết quả
Thủ quỹ

* Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán:
- Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán,
thống kê của công ty, đồng thời thực hiện chức năng kiểm soát các hoạt động
kinh tế tài chính của công ty, chỉ đạo công việc chung của phòng kế toán, tổng
hợp dữ liệu lập báo cáo tài chính quý, năm, chịu trách nhiệm trước pháp luật và
cơ quan Nhà nước về mọi thông tin tài chính kế toán đã cung cấp.
- Kế toán tổng hợp nhập, xuất, tồn và tập hợp tính trị giá vốn hàng bán:
Có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn hàng hoá tại kho của công ty.
Cuối tháng tính giá bình quân để làm cơ sở tính trị giá vốn của hàng bán.
- Kế toán công nợ và xác định kết quả: Có nhiệm vụ theo dõi công nợ với
nhà cung cấp, phải thu nợ khách hàng,lập các phiếu thanh toán và trực tiếp tổng
hợp xác định kết quả.
- Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của công ty, kiểm
tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ trước khi thực hiện việc thu, chi tiền
mặt để đảm bảo việc thu chi chính xác, an toàn theo đúng các quy định của công
ty, của Nhà nước.

2.1.5.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và vận dụng hệ thống tài khoản kế
toán của công ty
Công ty áp dụng chế độ chứng từ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành bao
gồm:
- Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc như: phiếu nhập kho, Hoá đơn bán
hàng kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, bảng chấm
công, bảng thanh toán lương.
- Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn như: Biên bản giao nhận hàng
hoá, biên bản giao nhận tài sản cố định ...
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán hiện hành do bộ tài chính ban
hành. Cụ thể:
- Đối với hàng nhập sử dụng tài khoản: 156, 331, ...
- Đối với hàng xuất sử dụng tài khoản: 156, 511, 641...
- Kế toán tiền lương sử dụng tài khoản: 334, 338, ...
- Kế toán thanh toán sử dụng tài khoản: 111, 112, ...
- Theo dõi TSCĐ sử dụng tài khoản: 211, 214, ...
2.1.5.3 Hình thức kế toán đang áp dụng tại công ty
Căn cứ vào các điều kiện sản xuất kinh doanh, căn cứ vào trình độ của
đội ngũ kế toán và điều kiện trang bị tính toán, Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt
Nhật áp dụng hình thức “Nhật ký chung” theo quy định chế độ kế toán do Bộ
Trưởng Bộ Tài Chính ban hành.
Để hạch toán hàng tồn kho công ty áp dụng phương pháp kê khai thường
xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ tuỳ theo từng mặt hàng
mà thuế suất có thể là 5% hay 10%. Việc lập sổ sách, lập báo cáo tài chính cho
một kỳ kế toán được thực hiện sau mỗi quý và niên độ kế toán là 1 năm. Trình
tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung áp dụng tại doanh nghiệp như
sau:
Sơ đồ 2.4 - Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung
Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết

Nhật ký chuyên dùng
Chứng từ gốc
Nhật ký chung
Bảng cân đối tài khoản
(2)
Sổ cái
B¶ng b¸o c¸o tµi chÝnh
(1a)
(1b)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
Ghi chú:
: Ghi hng ngy.
: Ghi cui thỏng, quý, nm.
: i chiu, kim tra.
Ti Cụng ty TNHH Thu Khớ Vit Nht tt c cỏc nghip v kinh t phỏt
sinh u c phn ỏnh trờn phn mm k toỏn doanh nghip A-Excel 5.2.
Vic s dng phn mm k toỏn giỳp cho cụng tỏc ca k toỏn viờn gim
nh i rt nhiu, tit kim c cụng sc v thi gian mang li hiu qu kinh t
cao, chớnh xỏc c m bo hn. Di õy l mụ hỡnh k toỏn trờn mỏy vi
tớnh(S 2.4)
S 2.4: Mụ hỡnh k toỏn trờn mỏy vi tớnh
Thông tin đầu vào (các chứng từ)
Hệ thống sổ sách báo cáo kế toán
Mạng máy tính
Cập nhật số liệu

Xử lý số liệu
Kiểm tra, sửa chữa, bổ sung, kết chuyển số liệu
Cụng ty TNHH Thu Khớ Vit Nht ó xõy dng h thng mng ni b phc v
ch yu cho cụng tỏc k toỏn trong cụng ty. Vi h thng mng ni b cựng vi
phn mm k toỏn doanh nghip A-Excel 5.2 ó giỳp cho cụng tỏc k toỏn c
phõn nh rừ rng, s liu bỏo cỏo nhanh, kp thi ton b thụng tin v hot
ng kinh doanh ca cụng ty, t ú thc hin s kim tra v ch o kp thi cỏc
hot ng kinh t ca ton cụng ty ng thi giỳp cho s ch o cụng tỏc k
toỏn c thng nht. Di õy l giao din phn mm k toỏn doanh nghip A-
Excel 5.2(Hỡnh 2.1)
Hình 2.1: Giao diện phần mềm kế toán doanh nghiệp A-Excel 5.2
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH
KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THUỶ KHÍ VIỆT NHẬT
2.2.1. Kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật
2.2.1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng:
Để tiến hành hoạt động kinh doanh Công ty phải có đủ các yếu tố cơ bản đó
là: Lao động, hàng hoá, đối tượng lao động... Sự tham gia của các yếu tố trong
quá trình kinh doanh của Công ty hình thành lên các khoản chi phí như chi phí
bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, giá vốn hàng bán, chi phí khác..., các
khoản doanh thu như doanh thu bán hàng, thu nhập khác...
Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật bán các loại van thuỷ lực, khí nén, đầu nối,
ống hơi, xi lanh thuỷ lực, các loại bơm thuỷ lực, bơm Hydromax...phục vụ cho
ngành công nghiệp như: Van thuỷ lực WE43-G03-C60-A220V, Van khí
PHS520S-08, đầu nối Sanga PC06-00, ống hơi Sanga fi 8*6,5, xi lanh thuỷ lực
DNB50M150, bơm thuỷ lực HGP-3A-F11R...
Nhà cung cấp các mặt hàng cho Công ty chủ yếu ở khu vực phía Nam
mà phần lớn là tại thành phố Hồ Chí Minh như: Công ty TNHH thương mại và
dịch vụ HTP - Địa chỉ tại 158 Tạ Uyên, P5, Q.11, TP. Hồ Chí Minh; Công ty
TNHH thương mại và kỹ thuật CNN - Địa chỉ tại 110 Thái Phiên, P2, Q.11, TP.
Hồ Chí Minh, cửa hàng Hoa Long – 004 lô C2, chung cư Lý Thường Kiệt, P7,

Q.11, TP.Hồ Chí Minh... Nhà cung cấp ở khu vực phía Bắc chủ yếu tại TP.Hà
Nội như: Công ty TNHH thương mại cơ khí điện – 57A8, T.T Vĩnh Hồ, Đống
Đa, Hà Nội; Công ty TNHH thương mại dịch vụ P&H Triển Hưng – 282 Trần
Khát Chân, Hai Bà Trưng, Hà Nội; Công ty TNHH thiết bị công nghiệp Đa
Ngành – 5/62 Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội....
Khách hàng của Công ty thuộc khắp các tỉnh miền Bắc như: Công ty
TNHH cơ điện đo lường tự động hoá DKNEC – 105 Hoàng Văn Thái,
P.Khương Trung, Q.Thanh Xuân, Hà Nội; Công ty khuôn đúc TSUKUBA Việt
Nam – A6 khu công nghiệp Sài Đồng B, Long Biên, Hà Nội; Công ty cổ phần
Prime Vĩnh Phúc – Thị trấn Hương Canh, huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc;
Chi nhánh Công ty liên doanh COATS Phong Phú – khu công nghiệp dệt may
phố Nối B, Yên Mỹ, Hưng Yên; Công ty cổ phần nhựa Thiếu Niên Tiền Phong
– Số 2, An Đà, Ngô Quyền, Hải Phòng...
• Phương thức bán hàng:
Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật thực hiện bán hàng theo phương thức
bán hàng qua điện thoại, fax
Đầu tiên bộ phận thị trường đi khảo sát, thoả thuận với khách hàng có thể
bằng hợp đồng hoặc bằng miệng với các đơn vị về việc cung ứng các mặt hàng
của Công ty. Khi các khách hàng của công ty có nhu cầu sử dụng các mặt hàng
đó, khách sẽ gọi điện cho bộ phận bán hàng yêu cầu số lượng các loại van thuỷ
lực, khí nén, bơm thuỷ lực... Nhân viên bán hàng căn cứ yêu cầu của khách lập
hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho (3 liên). Giao 1 liên cho bộ phận kho
hàng, 2 liên cho bộ phận giao nhận. Nhân viên giao nhận xuống kho xuất hàng
và mang hàng đến địa chỉ của khách giao 1 liên hoá đơn bán hàng kiêm phiếu
xuất kho cho khách. Nhân viên giao 1 liên còn lại cho bộ phận kế toán. Nhân
viên kế toán căn cứ hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho (có đủ các chữ ký
của người nhận, người giao, thủ kho, phụ trách cung tiêu) để viết hoá đơn giá trị
gia tăng và cập nhật vào phần mềm máy tính hạch toán:
Nợ TK 1311 Tổng tiền thanh toán
Có TK 5111 Doanh thu bán hàng hoá

Có TK 3331 Thuế GTGT đầu ra
Nếu khách hàng thanh toán ngay, nhân viên giao nhận mang tiền về và
nộp ngay cho thủ quỹ lập phiếu thu và hạch toán (sử dụng tài khoản trung gian
131 – Phải thu của khách hàng):
Nợ TK 1111 Tiền mặt
Có TK 1311 Tổng tiền thanh toán
Đối với các khách hàng thanh toán sau, kế toán mang hoá đơn giá trị gia
tăng giao cho khách hàng và thu tiền. Sau đó nộp tiền cho thủ quỹ, lập phiếu
thu:
Nợ TK 1111 Tiền mặt
Có TK 1311 Tổng tiền thanh toán
2.2.1.2. Danh mục tài khoản và hệ thống báo cáo, sổ sách liên quan
Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật đã xây dựng danh mục tài khoản và
hệ thống báo cáo dựa trên TT 105/2003/TT-BTC của bộ tài chính.
Với nghiệp vụ bán hàng sử dụng TK 5111 : Doanh thu bán hàng hoá, TK
632 không mở chi tiết, TK 33311 – Thuế GTGT phải nộp, TK 13111 – Phải thu
của khách hàng hoạt động SXKD, ...
2.2.1.3. Tổ chức khai báo mã hoá ban đầu:
 Danh mục hàng hoá:
Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật xây dựng hệ thống mã hàng hoá dựa trên
01 chữ đầu và các ký tự đầu của các chữ còn lại của tên hàng hoá đó, các ký tự
được viết liền nhau không dấu.
Ví dụ: Xây dựng danh mục cho hàng hoá: Bơm thuỷ lực HGP-3A-F11R
kế toán vào phân hệ: “Danh mục/Danh mục vật liệu, sản phẩm, hàng hoá/thêm
mới” sau đó xuất hiện giao diện “Tạo thêm mã”, lần lượt khai báo các thông tin:
Mã: BOMTLHGP3AF11R
Tên: Bơm thuỷ lực HGP-3A-F11R
Đơn vị: Cái
Sau khi khai báo xong nhấn nút “chấp nhận”(Xem giao diện 2.1)
Giao diện 2.1:

 Danh mục nhà cung cấp:
Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật đã xây dựng hoàn thiện hệ thống mã
hoá nhà cung cấp, hệ thống mã có tính gợi mở dễ nhớ cho người sử dụng. Việc
xây dựng hệ thống mã nhà cung cấp dựa vào các chữ cuối cùng thể hiện tên
chính của khách hàng.
Ví dụ: Để xây dựng mã nhà cung cấp: Công ty TNHH thương mại và dịch
vụ HTP, kế toán vào phân hệ: “Danh mục/danh mục nhà cung cấp/thêm mới”
lần lượt khai báo thông tin:
Mã: HTP
Tên: C.Ty TNHH TM & DV HTP
MS thuế: 0302787143
Sau khi khai báo xong nhấn nút “chấp nhận” (Xem giao diện 2.2)
Giao diện 2.2:
 Danh mục khách hàng:
Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật xây dựng hệ thống mã khách hàng
tương tự như xây dựng mã nhà cung cấp tức là lấy các chữ cuối thể hiện tên
chính của khách hàng
Ví dụ: Xây dựng mã khách hàng: Công ty cổ phần nhựa Thiếu Niên Tiền
Phong, kế toán vào phân hệ: “Danh mục/danh mục khách hàng/thêm mới” sau
đó xuất hiện giao diện “tạo thêm mới” lần lượt khai báo các thông tin
Mã: Tiền Phong
Tên: Cty CP nhựa Thiếu Niên Tiền Phong
MS thuế: 0200167782
Sau khi khai báo xong nhấn nút “Chấp nhận” (Xem giao diện 2.3)
Giao diện 2.3:
2.2.1.4. Kế toán doanh thu bán hàng
Tại Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật, doanh thu bán hàng được hạch
toán khi các nhân viên giao nhận mang hàng hoá đến khách hàng và đem biên
bản giao nhận hàng hoá về. Biên bản giao nhận hàng hoá phải có đầy đủ chữ ký
của người giao hàng và người nhận hàng. Kế toán căn cứ vào biên bản giao

nhận hàng hoá lập hoá đơn GTGT thành 03 liên: Liên 01(liên tím) lưu ở quyển
hoá đơn GTGT, liên 02(liên đỏ) giao cho khách hàng, liên 03(liên xanh) kẹp
cùng biên bản giao nhận hàng hoá để lưu
Cụ thể: Ngày 15/01/2007 Chị Hương Công ty TNHH Vĩnh Phúc gọi điện
tới phòng kinh doanh đặt hàng, phòng kinh doanh ghi lại yêu cầu đặt hàng của
khách sau đó kiểm tra các mặt hàng khách đặt thông qua sổ tổng hợp hàng hoá
xem hàng hoá đó còn tồn ở kho hay không? nếu hàng hoá đó còn tồn trong kho
thì phòng kinh doanh chuyển yêu cầu đặt hàng của khách cho bộ phận bán hàng,
bộ phận bán hàng căn cứ vào yêu cầu của khách lập biên bản giao nhận hàng
hoá thành 03 liên, 01 liên giao cho kho để xuất hàng, 02 bản đưa cho bộ phận
giao hàng để khi giao hàng cho khách, khách hàng sẽ ký nhận, 01 bản đưa
khách hàng giữ, còn 01 bản bộ phận giao hàng mang về chuyển lên phòng kế
toán(xem bảng 2.6)
Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật Ký hiệu: BB/01
Địa Chỉ: Số 1-Lô 2-Tổ 1-Thạch Bàn-Long Biên-HN Số: 0801007
Biên bản giao nhận hàng hoá
Ngày..15..tháng..01.. năm 2007
Người giao hàng: Anh Điệp
Đơn vị: Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật
Địa chỉ: Số 1 – Lô 2 – Tổ 1 – Thạch Bàn – Long Biên – Hà Nội
Người nhận hàng: Anh Tuấn
Đơn vị: Công ty TNHH Vĩnh Phúc
Địa chỉ: Thị trấn Hương Canh – Huyện Bình Xuyên – Tỉnh Vĩnh Phúc
STT Tên hàng hoá ĐVT
Số
lượng
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2
3 =1×2
1

Van bi MB 200 Cái 07 3.450.000 24.150.000
2
Van bướm 300 Cái 02 2.150.000 4.300.000
3
Van bướm 450 Cái 02 8.850.000 17.700.000
Cộng tiền hàng: 46.150.000
Số tiền bằng chữ: Bốn mươi sáu triệu một trăm năm mươi nghìn đồng chẵn.
Giá trên chưa bao gồm thuế VAT
Người nhận hàng Người giao hàng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Nguyễn Văn Tuấn Nguyễn Trọng Điệp
Kế toán sau khi nhận được biên bản giao nhận hàng hoá đã có đầy đủ chữ ký
của các bên giao nhận sẽ tiến hành viết hoá đơn GTGT cho khách hàng.
Mẫu số: 01GTKT-3LL
LX/2007B
HOÁ ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 1: Lưu
Ngày..15..tháng..01.. năm 2007
Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật
Địa chỉ: Số 1- Lô 2 – Tổ 1 – Thạch Bàn – Long Biên – Hà Nội
Số tài khoản: 0021001074955 tại NH Ngoại thương VN-CN Chương Dương
Điện thoại: 04.6751264 MST: 0101791478
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH Vĩnh Phúc
Địa chỉ: Thị trấn Hương Canh – Huyện Bình Xuyên – Tỉnh Vĩnh Phúc
Hình thức thanh toán: TM/CK MST:
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT
Số
lượng

Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2
3 =1×2
1
Van bi MB 200 Cái
07
3.450.000 24.150.000
2
Van bướm 300 Cái
02
2.150.000 4.300.000
3
Van bướm 450 Cái
02
8.850.000 17.700.000
Cộng tiền hàng: 46.150.000
Thuế suất thuế GTGT: 05% Tiền thuế GTGT: 2.307.500
Tổng cộng tiền thanh toán: 48.457.500
Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi tám triệu bốn trăm năm mươi bảy nghìn năm trăm
đồng./
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Bán hàng Trương Thị Thu Huyền Thẩm Văn Cường
qua điện thoại
Số: 0072067
Kế toán căn cứ vào hoá đơn giá trị gia tăng cập nhật vào phần mềm kế toán, kế
toán vào phân hệ: “Nghiệp vụ/chứng từ bán hàng-xuất kho” và cập nhật số liệu
vào chứng từ “Bán hàng-xuất kho”
Loại hoá đơn: Đã được mặc định sẵn là “DO/GTGT”
Ngày HĐ, Ngày HT, Ký hiệu HĐ, Số hiệu HĐ kế toán đánh đúng theo hoá đơn

đã viết.
Đơn vị mua hàng: Kế toán đánh mã “VINHPHUC” hoặc nhấn F4 để vào danh
mục khách hàng chọn mã khách, sau khi nhập mã xong phần mềm sẽ tự động
hiện tên khách hàng, địa chỉ và MST là Công ty TNHH Vĩnh Phúc
Địa chỉ: Thị trấn Hương Canh – Huyện Bình Xuyên – Tỉnh Vĩnh Phúc
MST: 2500173773
Người đại diện:
Người bán: Đánh mã là “KT2” phần mềm hiện tên Trương Thị Thu Huyền
P.Thức T.Toán: Đánh mã “TTC” phần mềm hiện “Thanh toán chậm”
Đơn vị tiền tệ, mã kho: phần mềm tự động nhảy
Tạo phiếu xuất kho: Kế toán tích vào ô trống phần mềm sẽ tự động tạo phiếu
xuất kho khi kế toán nhập xong hoá đơn GTGT
Diễn giải: Kế toán đánh “Bán hàng Cty TNHH Vĩnh Phúc”
Sau đó kế toán đánh số thứ tự, nhập mã hàng hoá bằng cách nhấn F4 để chọn
mã hàng hoá bán, sau khi chọn mã hàng hoá xong phần mềm sẽ tự động hiện
tên hàng hoá dịch vụ, đơn vị tính, kế toán nhập tiếp số lượng, đơn giá bán, giá
trị chiết khấu nếu có, chọn thuế suất thuế GTGT, thuế nhập khẩu nếu có, sau đó
phần mềm tự động định khoản, hiện số tiền trong cột thành tiền, mã kho; vụ
việc, thu khác nếu có, các mục còn lại như: Mặt hàng, thu khác, chiết khấu, tiền
hàng chưa thuế, thuế xuất khẩu, tiền thuế, tiền thanh toán, số tiền còn phải trả,
số tiền còn phải thanh toán, số tiền viết bằng chữ, phần mềm cũng tự động nhảy
hiện dữ liệu
Thanh toán, ngày hẹn trả kế toán tự đánh dữ liệu thực tế.
Kết thúc quá trình nhập liệu kế toán nhấn vào biểu tượng hình đĩa mềm bên
dưới hoá đơn vừa nhập hoặc nhấn tổ hợp CTRL+L để ghi lại dữ liệu vừa nhập,
ta được giao diện màn hình 2.7 như sau:
Sau khi nhập xong hoá đơn GTGT vào phần mềm, kế toán hiểu phần mềm đã
tự động định khoản các bút toán như sau:
Nợ TK131
Có TK5111:

Có TK33311:
Nợ TK 632
Có TK1561
Các nghiệp vụ phát sinh khác trong năm kế toán nhập tương tự, phần mềm kế
toán tự động cập nhật dữ liệu vào sổ “Nhật ký chung”, tự chuyển dữ liệu vào sổ
cái TK 511
Trong năm 2007 công ty không phát sinh các nghiệp vụ làm giảm doanh
thu bán hàng
Đến cuối tháng khi đã vào số liệu tất cả các hoá đơn GTGT,các chứng
từ khác, để in sổ “Nhật ký bán hàng” kế toán vào: “Sổ nhật ký/nhật ký bán
hàng” sau vài phút một màn hình hiện ra(xem giao diện 2.8)
Giao diện 2.8
Kế toán có thể in ngay sổ “Nhật ký bán hàng” từ phần mềm hoặc kết
xuất ra Excel để in, thông thường kế toán kết xuất ra Excel để chỉnh sửa theo
đúng mẫu biểu ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày
20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
Công ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật
Số 1 – Lô 2 – Tổ 1 – Thạch Bàn – Long Biên – Hà Nội
NHẬT KÝ BÁN HÀNG
Năm 2007
Đơn vị: đồng
Ngày
tháng
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Ghi nợ
TK131
Ghi có tài khoản
Số

hiệu
Ngày
tháng
TK511 TK3331
A B C D 1 2 3
08/01 51377 08/01 Cty cp nhựa Thiếu niên
Tiền Phong
4.998.000 4.760.000 238.000
15/01 51378 15/01 Cty TNHH Vĩnh Phúc 48.457.500 46.150.000 2.307.500
18/01 51379 18/01 Cty CP nhự Thiếu niên
Tiền Phong
23.859.150 22.723.000 1.136.150
18/01 51380 18/01 Cty CP nhự Thiếu niên
Tiền Phong
1.139.600 10.036.000 103.600
18/01 51381 18/01 Cty CP nhự Thiếu niên
Tiền Phong
787.500 750.000 37.500
19/01 51382 19/01 Cty CP nhự Thiếu niên
Tiền Phong
1.659.000 1.580.000 79.000
29/01 51383 29/01 Cty TNHH TĐH Lê
Nguyên
22.118.250 21.065.000 1.053.250
29/01 51384 29/01 Cty TNHH TĐH Lê
Nguyên
4.950.000 4.500.000 450.000
03/02 51385 03/02 Cty cơ điện đo lường
TĐH DKNEC
2.695.000 2.450.000 245.000

15/03 51392 15/03 Cty cơ điện đo lường
TĐH DKNEC
2.244.900 2.138.000 106.900
15/03 51394 15/03 Cty cơ điện đo lường
TĐH DKNEC
33.532.275 31.935.500 1.596.775
15/03 51397 15/03 Cty TNHH thiết bị và
PTCN TĐH Lê Nguyên
16.590.000 15.800.000 790.000
22/03 51400 22/03 Cty cơ điện đo lường
TĐH DKNEC
2.634.975 2.509.500 125.475
27/03 9101 27/03 Cty TNHH Ford VN 143.558.273 136.722.165 6.836.108
... ... ... ... ... ... ...
12/12 77068 12/12 Cty TNHH cơ điện đo 7.977.900 7.598.000 379.900
lường TĐH DKNEC
12/12 77069 12/12 Cty TNHH cơ điện đo
lường TĐH DKNEC
1.540.000 1.400.000 140.000
15/12 77070 15/12 Cty CP nhựa Thiếu niên
Tiền Phong
5.701.500 5.430.000 271.500
24/12 77071 24/12 CN Cty liên doanh
Coats Phong Phú
1.100.000 1.000.000 100.000
Cộng số phát sinh
1,145,621,655 1,081,219,682 64,401,973
Ngày 31 tháng 12 năm 2007
Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký và đóng dấu)

Trương T.Thu Huyền Nguyễn Trọng Điệp Thẩm Văn Cường
Cuối tháng trước khi in sổ cái TK511 hay sổ cái các tài khoản khác, kế
toán thực hiện bút toán kết chuyển bằng cách vào phân hệ: “Ngiệp vụ\ (10)
Lương-TG-Phân bổ-Kết chuyển-Thuế/Kết chuyển cuối kỳ/chọn kỳ kết
chuyển/A-Excel kết chuyển”, sau đó đợi trong vài phút phần mềm sẽ tự động
thực hiện toàn bộ các bút toán kết chuyển, hoặc bấm vào nút “người dùng kết
chuyển” khi đó kế toán sẽ phải thêm một thao tác nữa là chọn những bút toán
cần kết chuyển. ưu điểm của việc chọn nút “A-Excel kết chuyển” là các bút
toán kết chuyển được thực hiện nhanh, nhược điểm là không kiểm soát được
các bút toán kết chuyển, thông thường hầu hết các bút toán kết chuyển tự
động khi chọn nút “A-Excel kết chuyển” là tương đối chính xác, còn ưu
điểm của việc chọn nút “người dùng kết chuyển” là kế toán kiểm soát được
các bút toán cần thực hiện kết chuyển, nhược điểm là phải qua nhiều thao tác
nên việc thực hiện các bút toán kết chuyển mất nhiều thời gian hơn. Tại Công
ty TNHH Thuỷ Khí Việt Nhật kế toán chọn nút “A-Excel kết chuyển” để việc
thực hiện các bút toán kết chuyển được nhanh gọn hơn(Xem giao diện 2.9)