CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN
TRONG DOANH NGHIỆP.
I- MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN.
1- Khái niệm :
Quan hệ thanh toán được hiểu là một quan hệ kinh doanh xảy ra khi doanh nghiệp có
quan hệ phải thu, phải trả với các con nợ và chủ nợ của mình về một khoản vay nợ tiền
vốn cho kinh doanh. Mọi quan hệ thanh toán đều tồn tại trong sự cam kết vay nợ giữa chủ
nợ và con nợ về một khoản tiền theo điều khoản đã qui định có hiệu lực trong thời hạn
cho vay, nợ.
2- Đặc điểm của các nghiệp vụ thanh toán.
- Các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến nhiều đối tượng.
- Các nghiệp vụ này phát sinh nhiều, thường xuyên và yêu cầu phải theo dõi chi tiết
theo từng đối tượng thanh toán.
- Việc thanh toán ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của doanh nghiệp nên thường có
các quy định rất chặt chẽ trong thanh toán, vì vậy cần có sự giám sát, quản lý thường
xuyên để các quy tắc được tôn trọng.
- Các nghiệp vụ thanh toán phát sinh ở cả quá trình mua vật tư, hàng hoá đầu vào và
quá trình tiêu thụ. Đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mại thì thì nó tham gia
vào toàn bộ quá trình kinh doanh (mua hàng và bán hàng).
3- Quan hệ thanh toán với công tác quản lý tài chính.
Quan hệ thanh toán liên hệ mật thiết với dòng tiền vào, ra trong kỳ kinh doanh, do
đó nó có ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của đơn vị. Vì vậy, tổ chức quản lý tốt
quan hệ thanh toán cũng có nghĩa là làm tốt công tác tài chính tại doanh nghiệp. Việc đảm
bảo cho hoạt động thanh toán được thực hiện một cách linh hoạt, hợp lý và đạt hiệu quả
cao sẽ góp phần đảm bảo khả năng thanh toán cho doanh nghiệp, đồng thời tận dụng được
nguồn tài trợ vốn khác nhau. Do đó, cần phải kiểm soát các quan hệ kinh tế này.
Với chức năng thông tin và kiểm tra, hạch toán kế toán giúp cho doanh nghiệp có
được các thông tin cụ thể về số nợ, thời gian nợ và tình hình thanh toán với từng đối
tượng trong từng khoản phải thu, phải trả. Hơn thế nữa, với các số liệu kế toán, nhà quản
lý sẽ biết được khả năng thanh toán đối với các khoản phải trả cũng như khả năng thu hồi
các khoản phải thu. Từ đó doanh nghiệp sẽ có những đối sách thu nợ, trả nợ kịp thời

nhằm đảm bảo các khoản công nợ sẽ được thanh toán đầy đủ, góp phần duy trì và phát
triển mối quan hệ kinh doanh tốt với bạn hàng, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý tài
chính của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó cũng có thể khẳng định thêm rằng hạch toán kế toán là công cụ quản
lý duy nhất đối với các nghịêp vụ thanh toán. Bởi vì, khác với một số phần hành như tiền
mặt, vật tư, hàng hoá - hiện hữu trong két, trong kho của doanh nghiệp, sự tồn tại của các
nghiệp vụ thanh toán phát sinh chỉ được biểu hiện duy nhất trên chứng từ, sổ sách.
4- Phân loại các nghiệp vụ thanh toán :
Có thể phân loại các nghiệp vụ thanh toán theo nhiều tiêu thức khác nhau như :
- Căn cứ vào đặc điểm của hoạt động thanh toán, các nghiệp vụ thanh toán được
chia làm hai loại :
+ Thanh toán các khoản phải thu
+ Thanh toán các khoản phải trả
- Theo quan hệ đối với doanh nghiệp : thanh toán bên trong doanh nghiệp (thanh
toán tạm ứng, thanh toán lương…) và thanh toán với bên ngoài (thanh toán với nhà cung
cấp, với khách hàng…).
- Theo thời gian : thanh toán thường xuyên hoặc định kỳ.
- Nhưng thông thường người ta thường phân loại các nghiệp vụ thanh toán theo
đối tượng, theo tiêu thức này thì có các nghiệp vụ thanh toán sau :
Thanh toán với người bán
Thanh toán với khách hàng
Thanh toán với nhà nước
Thanh toán tạm ứng
Các nghiệp vụ thế chấp, ký cược, ký quỹ
Các nghiệp vụ thanh toán khác
Trong phạm vi chuyên đề này, tôi sẽ trình bày các nghiệp vụ thanh toán với người
bán, với khách hàng và với Nhà nước.
5- Một số phương thức thanh toán phổ biến trong các Doanh Nghiệp hiện nay.
* Thanh toán bằng tiền mặt.
Thanh toán bằng tiền mặt bao gồm các loại hình thanh toán như : thanh toán bằng

tiền Việt Nam, bằng ngoại tệ các loại, hối phiếu ngân hàng và các loại giấy tờ có giá trị
như tiền…
Đây là hình thức thanh toán trực tiếp giữa hai bên. Khi nhận được vật tư, hàng hoá, dịch
vụ… thì bên mua xuất tiền mặt ở quỹ để trả trực tiếp cho người bán. Hình thức thanh toán
này trên thực tế chỉ phù hợp các loại hình giao dịch với số lượng nhỏ và đơn giản, bởi vì
với các khoản mua có giá trị lớn việc thanh toán trở nên phức tạp và kém an toàn. Thông
thường hình thức này được áp dụng trong thanh toán với công nhân viên, với các nhà
cung cấp nhỏ, lẻ…
* Thanh toán không dùng tiền mặt.
Đây là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách tính chuyển tài khoản hoặc
thanh toán bù trừ qua các đơn vị trung gian là ngân hàng. Các hình thức cụ thể bao gồm :
Thanh toán bằng Séc.
Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân
hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản của mình trả cho đơn vị được hưởng có tên
trên séc. Đơn vị phát hành séc hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc sử dụng séc. Séc chỉ
phát hành khi tài khoản ở ngân hàng có số dư.
Séc thanh toán gồm có séc chuyển khoản, séc bảo chi ,séc tiền mặt và séc định
mức.
- Séc chuyển khoản : Dùng để thanh toán và mua bán hàng hoá giữa các đơn vị có mở
số Tài khoản . Séc có tác dụng để thanh toán chuyển khoản không có giá trị để lĩnh
tiền mặt, séc phát hành chỉ có giá trị trong thời hạn quy định.
- Séc bảo chi : Là séc chuyển khoản được ngân hàng đảm bảo chi số tiền ghi trên từng
tờ séc đó. Khi phát hành séc đơn vị phát hành đưa đến ngân hàng để đóng dấu đảm
bảo chi cho tờ séc đó. Séc này dùng để thanh toán chủ yếu giữa các đơn vị mua bán
vật tư, hàng hoá… có mở số Tài khoản nhưng chưa tín nhiệm lẫn nhau.
- Séc định mức : Là loại séc chuyển khoản nhưng chỉ được ngân hàng đảm bảo chi
tổng số tiền nhất định trong cả quyển séc. Sổ séc định mức có thể dùng để thanh toán
trong cùng địa phương hoặc khác địa phương. Khi phát hành, đơn vị chỉ được phát
hành trong phạm vi ngân hàng đảm bảo chi. Mỗi lần phát hành phải ghi số hạn mức
còn lại vào mặt sau của tờ séc. Đơn vị bán khi nhận séc phải kiểm tra hạn mức còn lại

của quyển séc.
- Séc chuyển tiền cầm tay : Là loại séc chuyển khoản cầm tay, được ngân hàng đảm
bảo thanh toán.
Thanh toán bằng uỷ nhiệm thu.
Uỷ nhiệm thu là hình thức mà chủ tài khoản uỷ nhiệm cho ngân hàng thu hộ một
số tiền nào đó từ khách hàng hoặc các đối tượng khác.
Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi.
Uỷ nhiệm chi là giấy uỷ nhiệm của chủ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ mình
chuyển một số tiền nhất định để trả cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhà nước ,và một
số thanh toán khác…
Thanh toán bù trừ.
Áp dụng trong điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua và bán hàng hoá hoặc cung
ứng dịch vụ lẫn nhau. Theo hình thức thanh toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu giữa
số tiền được thanh toán và số tiền phải thanh toán với nhau do bù trừ lẫn nhau. Các bên
tham gia thanh toán chỉ cần phải chi trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ. Việc thanh toán
giữa hai bên phải trên cơ sở thoả thuận rồi lập thành văn bản để làm căn cứ ghi sổ và
theo dõi.
Thanh toán bằng thư tín dụng - L/C
Theo hình thức này khi mua hàng, bên mua phải lập một khoản tín dụng tại ngân
hàng để đảm bảo khả năng thanh toán tiền hàng cho bên bán. Khi giao hàng xong ngân
hàng của bên mua sẽ phải chuyển số tiền phải thanh toán cho ngân hàng của bên bán.
hình thức này áp dụng cho các đơn vị khác địa phương, không tín nhiệm lẫn nhau.
Trong thực tế, hình thức này ít được sử dụng trong thanh toán nội địa nhưng lại phát huy
tác dụng và được sử dụng phổ biến trong thanh toán Quốc tế, với đồng tiền thanh toán
chủ yếu là ngoại tệ.
Thanh toán bằng thẻ tín dụng
Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ.
6- Yêu cầu quản lý, nguyên tắc và nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ thanh toán.
6.1. Yêu cầu quản lý các nghiệp vụ thanh toán
a) Đối với nghiệp vụ thanh toán các khoản phải thu :

- Nợ phải thu được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung
phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng
có quan hệ thanh toán với doanh nghiệp về sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ … đã nhận
- Không phản ánh các nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dich vụ thu tiền
ngay (tiền mặt, séc, hoặc đã thu qua ngân hàng)
- Hạch toán chi tiết, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ : nợ trong hạn, nợ
khó đòi hoặc nợ không có khả năng thu hồi để có căn cứ xác định số trích lập dự
phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi
được.
b) Đối với nghiệp vụ thanh toán các khoản phải trả :
- Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp dịch vụ cần được hạch toán chi tiết từng
đối tượng phải trả. Đối tượng phải trả người bán, người cung cấp, người nhận thầu về
XDCB có quan hệ kinh tế chủ yếu đối với doanh nghiệp về bán vật tư, hàng hoá, cung
cấp dịch vụ. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền
ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu XDCB nhưng chưa nhận
hàng hoá, lao vụ.
- Không phản ánh các nghiệp vụ mua vật tư, hàng hoá, dich vụ trả tiền ngay (tiền mặt,
séc)
- Những vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng chưa đến cuối tháng chưa
có hoá đơn thì sử dụng giá tạm tính dể ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi
nhận được hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán.
6.2. Nguyên tắc hạch toán.
Để theo dõi chính xác, kịp thời các nghiệp vụ thanh toán, kế toán cần quán triệt
các nguyên tắc sau :
- Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu, phải trả theo từng đối tượng; thường
xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc để việc thanh toán được kịp thời.
- Đối với các đối tượng có quan hệ giao dịch, mua bán thường xuyên, có số dư nợ lớn
thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số
đã thanh toán và số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản.
- Đối với các khoản nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ, cần theo dõi cả về nguyên tệ

trên các tài khoản chi tiết và quy đổi theo đồng tiền Việt Nam. Cuối kỳ phải điều
chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế.
- Đối với các khoản nợ phải trả, phải thu bằng vàng, bạc, đá quí, cần chi tiết theo cả chỉ
tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kì điều chỉnh số dư theo giá thực tế.
- Cần phân loại các khoản nợ phải trả, phải thu theo thời gian thanh toán cũng như theo
từng đối tượng có nghi ngờ để có kế hoạch, biện pháp thanh toán và thu hồi vốn phù
hợp.
- Không bù trừ công nợ giữa các nhà cung cấp, giữa các khách hàng mà phải căn cứ
trên sổ chi tiết để lấy số liệu lập bảng cân đối kế toán cuối kì.
6.3. Nhiệm vụ hạch toán :
Công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán đòi hỏi phải thực hiện tốt các nhiệm vụ
cơ bản sau :
- Ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác rõ ràng các khoản nợ phải thu, phải trả
theo từng đối tượng phải thu, phải trả theo từng khoản và thời gian thanh toán.
- Ghi chép đầy đủ kịp thời trên hệ thống chứng từ, sổ sách chi tiết và tổng hợp của phần
hành các khoản nợ phải thu, phải trả.
- Thực hiện giám sát chế độ thanh toán công nợ và tính chấp hành các kỷ luật thanh
toán tài chính, tín dụng.
- Tổng hợp và xử lý nhanh thông tin về tình hình công nợ trong hạn, đến hạn, quá hạn
và phải thu khó đòi để quản lý tốt công nợ tránh dây dưa công nợ và góp phần nâng
cao hiệu quả tài chính của doanh nghiệp.
II - HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN, VỚI
KHÁCH HÀNG VÀ VỚI NHÀ NƯỚC.
1- HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN.
Nghiệp vụ thanh toán với người bán thường xảy ra trong quan hệ mua bán vật tư,
hàng hoá, dịch vụ… giữa doanh nghiệp với người bán, nghiệp vụ này phát sinh khi doanh
nghiệp mua hàng theo phương thức thanh toán trả chậm hoặc trả trước tiền hàng, nghĩa là
có quan hệ nợ nần giữa doanh nghiệp và người bán. Khi doanh nghiệp mua chịu thì sẽ
phát sinh nợ phải trả, khi doanh nghiệp ứng trước sẽ xuất hiện một khoản phải thu của
người bán.

1.1 Chứng từ sử dụng :
- Các chứng từ về mua hàng : hợp đồng mua bán, hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn
VAT ) do người bán lập, biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá; phiếu
nhập kho, biên bản giao nhận TSCĐ. . .
- Chứng từ ứng trước tiền : phiếu thu (do người bán lập)
- Các chứng từ thanh toán tiền hàng mua : phiếu chi, giấy báo Nợ, uỷ nhiệm chi ,séc…
Tuỳ theo quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và trình độ tổ chức
quản lý của doanh nghiệp mà lựa chọn số lượng, loại chứng từ sao cho phù hợp. Trong
trường hợp doanh nghiệp muốn sử dụng loại chứng từ không có trong quy định nhằm tạo
điều kiện thuận lợi hơn cho công tác thanh toán thì càn có văn bản cho phép của Nhà
nước.
1.2 Tài khoản sử dụng :
Tài khoản 331 - Phải trả người bán
Kết cấu của TK 331
Tài khoản 331 “Phải trả cho người bán”
- Số phải trả người bán đã trả
- Số nợ được giảm do người bán chấp nhận
giảm giá, chiết khấu
- Số nợ được giảm do hàng mua trả lại người
bán
- Số tiền ứng trước cho người bán để mua hàng
- Xử lý nợ không có chủ
- Số nợ phải trả phát sinh khi mua
hàng
- Trị giá hàng nhận theo số tiền đã
ứng
- Số nợ tăng do tỷ giá ngoại tệ tăng
Số Dư Nợ : số tiền ứng trước cho người bán
hoặc số tiền trả thừa cho người bán.
Số Dư Có : số tiền còn phải trả cho

người bán.
Tài khoản này được mở chi tiết cho từng người bán.
1.3 Phương pháp hạch toán.
Trường hợp mua chịu :
Mua vật tư, TSCĐ : Căn cứ vào chứng từ, hoá đơn, biên bản giao nhận… kế toán ghi :
Nợ TK 152, 153,156,211 : Nguyên liệu,TSCĐ, công cụ, dụng cụ thực nhập (phương
pháp KKTX)
Nợ TK 611 : Mua hàng ( phương pháp KKĐK)
Nợ TK 211, 213 : TSCĐ đã đưa vào sử dụng
Nợ TK 133 : Thuế VAT (VAT ) được khấu trừ
Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp
Mua chịu vật tư, dịch vụ sử dụng ngay :
Nợ TK 627, 641, 642, 241, 142…
Nợ TK 133 : VAT được khấu trừ
Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp
Khi trả nợ cho người bán, kế toán ghi :
Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp
Có TK 111 : Trả bằng tiền mặt
Có TK 112 : Trả bằng tiền gửi Ngân hàng
Có TK 311, 341 : Trả bằng tiền vay
Khi được nhà cung cấp chiết khấu, giảm giá và chấp nhận giảm nợ hoặc nhận nợ với
doanh nghiệp, trừ vào khoản phải trả kế toán ghi :
Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp
Có TK 152, 153 : Phương pháp KKTX
Có TK 133 : thuế phải trả nhà nước
Có TK 611 : Phương pháp KKĐK
Có TK 515 : số tiền chiết khấu thanh toán được hưởng
Khi trả lại vật tư cho người bán và được người bán xoá nợ hoặc ghi nhận nợ với
doanh nghiệp, kế toán ghi :
Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp

Có TK 152, 153 : Phương pháp KKTX
Có TK 611 : Phương pháp KKĐK
Có TK 133 : VAT được khấu trừ
Trường hợp ứng trước tiền mua hàng
Khi ứng tiền cho người bán để mua hàng :
Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp
Có TK 111, 112
Khi nhận hàng mua theo số tiền ứng trước :
Nợ TK 152, 153, 156…nhập hàng theo phương pháp KKTX
Nợ TK 611 : nhập hàng theo phương pháp KKĐK
Nợ TK 211, 213 : nhập TSCĐ
Nợ TK133 : VAT theo phương pháp khấu trừ
Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp
Thanh toán chênh lệch giữa giá trị hàng nhập với số tiền ứng trước :
+ Nếu ứng trước < trị giá hàng mua đã nhập và doanh nghiệp trả số tiền còn thiếu :
Nợ TK 331 : trả nợ nhà cung cấp số thiếu
Có TK 111, 112
+ Nếu ứng trước > trị giá hàng nhập thì phải thu, khi thu ghi :
Nợ TK 111, 112
Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp
Trường hợp nợ phải trả người bán không ai đòi, kế toán ghi tăng thu nhập khác.
Nợ TK 331 : kết chuyển xoá nợ vắng chủ.
Có TK 711 : thu nhập khác.
Nếu doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp thì không sử dụng
TK133- VAT đầu vào được khấu trừ. Khi đó giá trị vật tư, hàng hoá mua vào và giá trị
hàng mua trả lại là giá bao gồm cả VAT .
Trường hợp thanh toán với người bán bằng ngoại tệ :
Nếu doanh nghiệp dùng tỷ giá thực tế :
Khi phát sinh các khoản công nợ đối với người bán thì phải theo dõi cả số nguyên tệ phát
sinh.

Nợ TK 152, 153, 156, 211 : tỷ giá thực tế
Nợ TK 133 : VAT đầu vào được khấu trừ
Có TK 331 : tỷ giá thực tế
Khi thanh toán :
+Tỷ giá giao dịch thực tế> tỷ giá đang ghi sổ
Nợ TK 331 : tỷ giá thực tế lúc ghi sổ
Nợ TK 635 : chênh lệch tỷ giá thực tế ghi sổ và tỷ giá thực tế khi thanh toán.
Có TK1112, 1122… : số tiền đã trả theo tỷ giá thực tế thanh toán.
Đồng thời ghi đơn bên Có TK007
( Nợ sổ chứng từ TK 331, 311, 341 ghi theo nguyên tệ)
+ Tỷ giá giao dịch thực tế< tỷ giá đang ghi sổ
Nợ TK 331 : tỷ giá thực tế lúc ghi sổ
Có TK 515 : chênh lệch tỷ giá ghi sổ và tỷ giá thực tế khi thanh
toán.
Có TK 1112, 1122 : số tiền đã trả theo tỷ giá thực tế thanh toán.
(Đồng thời ghi đơn bên Có TK 007)
( Nợ sổ chứng từ TK 331, 311, 341 ghi theo nguyên tệ)
- Nếu doanh nghiệp sử dụng tỷ giá hạch toán :
Nợ TK 152, 153, 156, 211 : tỷ giá thực tế
Nợ TK 133 : VAT đầu vào được khấu trừ
Nợ/Có TK (635,515) : chênh lệch tỷ giá
Có TK 1112,1122 : tỷ giá hạch toán
(Đồng thời ghi đơn bên Có TK 007)
Khi thanh toán :
Nợ TK 331 : tỷ giá hạch toán
Nợ/Có TK (635,515) : chênh lệch tỷ giá
Có TK 1112, 1122… số tiền đã trả theo tỷ giá hạch toán
(Đồng thời ghi đơn bên Có TK 007)
Cuối kỳ hạch toán,kế toán đánh giá lại số dư ngoại tệ của các TK "Tiền mặt",
"Tiền gửi ngân hàng","Các khoản phải thu","Các khoản phải trả" theo tỷ giá ngân hàng

công bố tại thời điểm lập báo cáo. Chênh lệnh tỷ giá do đánh giá lại được hạch toán vào
TK 4131,4132 và phản ánh trên Bảng cân đối kế toán :
TK Tài sản là ngoại tệ
- Nếu tỷ giá cuối kỳ> tỷ giá đang ghi sổ :
Nợ TK 4131,4132 : chênh lệch tỷ giá thực tế và tỷ giá đã ghi sổ
Có TK 331,311,341:
- Nếu tỷ giá cuối kỳ < tỷ giáđang ghi sổ : ( Chênh lệch giảm)
Nợ TK 4131, 4132 : chênh lệch tỷ giá thực tế và tỷ giá đã ghi sổ
Có TK 1112, 1122,131 :
TK nguồn vốn là ngoại tệ
- Nếu tỷ giá cuối kỳ > tỷ giá đang ghi sổ : ( Chênh lệch tăng)
Nợ TK 1112, 1122,131 :
Có TK 4131,4132 : chênh lệch tỷ giá thực tế và tỷ giá đã ghi sổ
- Nếu tỷ giá tăng :
Nợ TK 4131, 4132 : chênh lệch tỷ giá thực tế và tỷ giá đã ghi sổ
Có TK 331 : phải trả người bán
- Nếu tỷ giá giảm :
Nợ TK 331 : phải trả người bán
Có TK 4131, 4132 : chênh lệch tỷ giá
Đầu kỳ kế toán sau ghi ngược lại.
a) Trường hợp bù trừ công nợ :
Khi một tổ chức, cá nhân (VD : công ty X) vừa là khách hàng, vừa là nhà cung
cấp của doanh nghiệp, nếu có sự đồng ý của cả hai bên thì có thể bù trừ công nợ.
Căn cứ vào các chứng từ mua hàng và bán hàng cho Công ty X và sổ chi tiết phải thu
khách hàng - Công ty X, phải trả người bán- Công ty X để xác định số tiền phải thu, phải
trả.
- Trường hợp số phải thu > số phải trả
Nợ TK 331- công ty X : số tiền ghi theo sốphải trả
Có TK 131- công ty X
- Trường hợp số phải thu < số phải trả

Nợ TK 331- công ty X : số tiền ghi theo số phải thu
Có TK 131- công ty X
Trường hợp Y là nhà cung cấp, Z là khách hàng của doanh nghiệp nếu như Y và Z
đồng ý, doanh nghiệp có thể tiến hành bù trừ công nợ. Trong trường hợp này cần phải có
biên bản xác nhận về việc bù trừ công nợ, có chữ ký của các bên tham gia. Căn cứ vào
biên bản, kế toán ghi :
Nợ TK 331- Y
Có TK 131- Z
Sơ đồ hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người bán :
-Trả lại tiền thừa (nếu có)
TK 111,112 TK331
-TTcho NCC bằng tiền
-Ứng trước tiền cho NCC
TK152,611,211,627…
- Thanh toán thêm nếu thiếu. - Mua chịu hàng
- Đã trả theo tỷ giá hạch toán - Nhận hàng đã ứng trước
hoặc thực tế
TK311,341 TK 133
TT bằng tiền vay
VAT được

khấu trừ
TK 152,(611)… TK
152,153,156,211…
Giảm giá, trả lại hàng - tỷ giá thực tế
-tỷ giá hạch toán
TK 133 TK 635,4132
Chênh lệch tỷ giá
TK 515
Chiết khấu mua hàng

TK 711
Nợ vắng chủ

2- HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG.
Các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng phát sinh khi doanh nghiệp bán sản
phẩm, hàng hoá, dịch vụ theo phương thức bán chịu hoặc trong trường hợp người mua trả
trước tiền hàng.
2.1 Chứng từ sử dụng :
- Hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn VAT ) do doanh nghiệp lập
- Giấy nhận nợ hoặc lệnh phiếu do khách hàng lập
- Chứng từ thu tiền : phiếu thu, giấy báo Có…
2.2. Tài khoản sử dụng :
TK 131- Phải thu khách hàng.
Kết cấu của tài khoản 131 :
Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”
- Số tiền phải thu từ khách hàng mua
chịu vật tư, hàng hoá, dịch vụ của doanh
nghiệp
- Số tiền thu thừa của khách
- Nợ phải thu từ khách hàng tăng do tỷ
giá ngoại tệ tăng
- Số nợ phải thu từ khách hàng đã thu được
- Số nợ phải thu giảm do chấp nhận giảm giá,
chiết khấu, hoặc do khách hàng trả lại hàng đã
bán
- Số tiền khách hàng ứng trước để mua hàng
- Nợ phải thu từ khách hàng giảm do tỷ giá
ngoại tệ giảm
Số Dư Nợ : số tiền còn phải thu từ khách
hàng

Số Dư Có : số tiền doanh nghiệp còn nợ khách
hàng
(Tài khoản này được mở chi tiết cho từng khách hàng. Khi lập bảng cân đối kế
toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng để ghi cả hai chỉ tiêu bên tài sản và nguồn
vốn. Tài khoản này cũng được mở chi tiết theo thời hạn thanh toán để xác định nợ phải
thu khó đòi, làm căn cứ lập dự phòng phải thu khó đòi).
2.3. Phương pháp hạch toán :
- Trường hợp doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp khấu trừ
* Trường hợp bán chịu cho khách hàng :
- Khi bán chịu vật tư, hàng hoá cho khách hàng, căn cứ vào hoá đơn VAT , kế toán ghi
doanh thu bán chịu phải thu :
Nợ TK 131 : số phải thu của khách hàng
Có TK 511 : doanh thu bán hàng
Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra
- Khi bán chịu TSCĐ kế toán ghi :
Nợ TK 131 : phải thu khách hàng
Có TK 711 : thu nhập khác
Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra
- Khi chấp nhận giảm giá, chiết khấu thương mại, khách hàng trả lại hàng mua trừ nợ
hoặc nhận nợ với khách hàng, kế toán ghi :
Nợ TK 532, 521,531 : giảm giá hàng bán
Nợ TK 3331 : VAT của hàng bán ra
Có TK 131 : phải thu khách hàng
- Khi chấp nhận chiết khấu thanh toán cho khách hàng, kế toán ghi :
Nợ TK 635 : chiết khấu thanh toán cho khách hàng
Có TK 131 : phải thu khách hàng
- Căn cứ chứng từ thanh toán, kế toán ghi số nợ đã thu :
Nợ TK 111, 112 : thu tiền nợ của khách hàng
Nợ TK 311 : thu nợ và thanh toán tiền vay ngắn hạn
Có TK 131 : ghi giảm số phải thu của khách hàng

* Trường hợp khách hàng ứng trước tiền mua hàng.
- Khi doanh nghiệp nhận tiền ứng trước của khách hàng, kế toán ghi :
Nợ TK 111, 112 : số tiền khách hàng ứng trước
Có TK 131 : phải thu khách hàng
- Khi giao nhận hàng cho khách hàng theo số tiền ứng trước, căn cứ vào hoá đơn bán
hàng, kế toán ghi :
Nợ TK 131 : tổng số tiền hàng khách hàng phải thanh toán
Có TK 511 : doanh thu bán hàng
Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra
- Chênh lệch giữa số tiền ứng trước và giá trị hàng bán theo thương vụ sẽ được theo dõi
thanh quyết toán trên TK 131.
* Trường hợp bán hàng trả góp
Theo phương thức này, khách hàng thanh toán trước một phần tiền, phần còn lại
chưa trả và phải chịu lãi, số lãi đó được coi là thu nhập tài chính. Doanh thu bán hàng
được xác định như trong trường hợp bán hàng một lần, kế toán ghi :
Đầu kỳ khi khách hàng thanh toán:
Nợ TK 111, 112 : số tiền trả ngay
Nợ TK 131 : số tiền trả từng lần
Có TK 511 : doanh thu bán hàng
Có TK 3331 : VAT của hàng bán (tính trên doanh thu bán hàng)
Có TK 3387 : Doanh thu chưa thực hiện
* Trường hợp hàng đổi hàng
Hàng xuất kho mang đi đổi được coi như tiêu thụ, hàng nhận về do đổi coi như mua.
- Khi xuất hàng đem đi đổi :
Nợ TK 131 : phải thu khách hàng
Có TK 511 : doanh thu bán hàng
Có TK 3331 : VAT của hàng bán ra.
- Khi nhận hàng do đổi hàng :
Nợ TK 152, 153, 211, 611
Nợ TK 133 : VAT được khấu trừ

Có TK 131 : phải thu khách hàng
Số tiền thừa, thiếu do đổi hàng được xử lý trên TK 131
* Trường hợp đặc biệt nợ phải thu khó đòi
Căn cứ lập dự phòng nợ phải thu khó đòi phải có những bằng chứng tin cậy về khả năng
không thu được các khoản phải thu khó đòi. Các bằng chứng này có thể là: Các khoản nợ
đã quá hạn từ 1 năm trở lên, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu hồi được;
các khoản nợ quá hạn chưa đến thời gian trên nhưng con nợ đang trong thời gian chờ giải
thể, phá sản hoặc bị bắt giữ, bị chết,…
Phương pháp lập dự phòng phải thu khó đòi :
Cuối niên độ kế toán, tính số dự phòng phải thu khó đòi cho năm nay :
Nợ TK 642- 6426
Có TK 139 : dự phòng phải thu khó đòi
Sang năm sau, tính ra số dự phòng phải lập trong năm và so sánh với số dự phòng năm
trước đã lập :
+ Nếu không thay đổi thì không lập thêm dự phòng
+ Nếu số số dự phòng phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng đã lập năm trước thì tiến
hành lập thêm theo số chênh lệch.
Nợ TK 642- 6426 : số chênh lệch
Có TK 139 : dự phòng phải thu khó đòi
+ Nếu số số dự phòng phải lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng đã lập năm trước thì hoàn
nhập dự phòng theo số chênh lệch.
Nợ TK 139 Số dự phòng được hoàn nhập
Có TK 642

Trường hợp có dấu hiệu chắc chắn không đòi được, kế toán ghi :
Nợ TK 642- 6426
Có TK 131 : số thực tế mất
Đồng thời ghi Nợ TK 004- chi tiết cho từng đối tượng : số nợ đã xoá sổ.
Trường hợp số nợ đã xoá sổ nhưng lại đòi được thì cho vào thu nhập khác :
Nợ TK 111, 112…

Có TK 711 : Số nợ đã xoá sổ thu hồi được
Đồng thời ghi đơn bên Có TK 004.
Sơ đồ hạch toán thanh toán với khách hàng :

TK131 TK 521
TK 511 Chiết khấu thương mại
Doanh thu bán hàng
. TK 3331 TK 532
Giảm giá hàng bán
TK 711
TK 531
Doanh thu bán TSCĐ Hàng bán bị trả lại
TK 139 TK333
Lập dự dự phòng TK 635
phòng cho được hoàn Chiết khấu thanh toán
năm tới nhập
TK 642-6426 TK 111,112,311
(theo số Thu tiền & trả tiền vay
chênh lệnh

Số thực tế mất
Trường hợp doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp trực tiếp :
Các khoản doanh thu, thu nhập, doanh thu hàng bán bị trả lại hay giảm giá hàng bán đều
bao gồm cả VAT , VAT của hàng bán ra không được hạch toán riêng.
3 - HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NHÀ NƯỚC.
Theo quy định tại điều 3 Luật thuế GTGT và Điều 3 Nghị định số 79/2000/NĐ-CP
ngày 29/12/2000 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật thuế GTGT thì tất cả các
tổ chức, cá nhân có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT ở
Việt Nam, không phân biệt ngành nghề, hình thức, tổ chức kinh doanh (gọi chung là cở
sở kinh doanh) và tổ chức, cá nhân có nhập khẩu hàng hoá chịu thuế GTGT (gọi chung là

người nhập khẩu) đều là đối tượng nộp thuế GTGT.
3.1 Các khoản phải nộp Ngân sách nhà nước và nhiệm vụ hạch toán :
- Các khoản phải nộp ngân sách : trong kỳ kế toán, các doanh nghiệp thường phải có
nghĩa vụ
thanh toán với Nhà nước về các khoản nộp tài chính bắt buộc :
+ Các loại thuế trực thu và thuế gián thu.
+ Khấu hao cơ bản tài sản cố định thuộc vốn ngân sách.
+ Các khoản phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác phát sinh theo chế độ quy định.
Ngoài ra, một số doanh nghiệp công ích, khi sản xuất kinh doanh các mặt hàng bán theo
giá chỉ đạo của Nhà nước mà không đủ bù đắp chi phí thì được Nhà nước trợ cấp, trợ giá.
- Nhiệm vụ hạch toán :
Hạch toán thanh toán với Nhà nước phải thực hiện được các nhiệm vụ hạch toán sau :
+ Tính, kê khai đúng các khoản thuế, các khoản phải nộp khác cho Nhà nước theo đúng
chế độ quy định.
+ Phản ánh kịp thời số tiền của các khoản phải nộp tạm thời theo kê khai hoặc số chính
thức theo mức duyệt của cơ quan thuế, tài chính trên hệ thống bảng kê khai, sổ chi tiết,
sổ tổng hợp.
+ Giám đốc nắm tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước để đảm bảo nộp đúng, nộp
đủ, nộp kịp thời các khoản phải nộp.
+ Kê khai chính xác khối lượng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng trợ cấp, trợ
giá của Nhà nước.
+ Trường hợp nộp các khoản bằng ngoại tệ, thì việc ghi sổ tiến hành trên cơ sở quy đổi
ngoại tệ thành VNĐ theo tỷ giá thực tế ở thời điểm nộp.
3.2 Tài khoản sử dụng
TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
Nội dung và kết cấu của tài khoản này như sau :