Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại tổng công ty điện lực miền bắc

Bộ GIáO DụC Và ĐàO TạO
TRƯờNG ĐạI HọC BáCH KHOA Hà NộI


TRầN THị THANH THảO

Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống
Kiểm soát nội bộ tại Tổng công ty Điện lực Miền Bắc

CHUYÊN NGàNH : QUảN TRị KINH DOANH

Ng-ời h-ớng dẫn khoa học:
ts. Nguyễn Thúc H-ơng Giang

Hà nội - năm 2015


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đề tài: “Một số giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống
Kiểm sốt nội bộ tại Tổng công ty Điện lực Miền Bắc” là công trình do tơi nghiên
cứu và thực hiện.
Các đoạn trích dẫn và số liệu sử dụng trong luận văn đều được dẫn nguồn và
có độ chính xác cao nhất trong phạm vi hiểu biết của tôi. Luận văn này và các giải
pháp đề xuất là dựa trên sự hiểu biết của tôi về Tổng Công ty và dựa trên kết quả
khảo sát, đánh giá chất lượng hệ thống KSNB của Tổng Công ty Điện lực miền Bắc.
Các số liệu, kết quả, trích dẫn trong luận văn có nguồn gốc rõ ràng và trung thực.
Tác giả

Trần Thị Thanh Thảo

LỜI CẢM ƠN
Với niềm đam mê và nhiệt quyết phát triển sự nghiệp của mình trong lĩnh
vực kinh doanh và đạt được mục tiêu to lớn của mình là hồn thành tốt chương trình
thạc sĩ quản trị kinh doanh, tác giả đã dành một khoảng thời gian hết sức ý nghĩa để
hoàn thành việc học tập và nghiên cứu luận văn tốt nghiệp “Một số giải pháp nhằm
hoàn thiện hệ thống KSNB tại Tổng công ty điện lực Miền Bắc”. Ngồi những cố
gắng hết mình của bản thân, tác giả đã nhận được sự giúp đỡ và ủng hộ rất nhiều từ
phía thầy cơ, đồng nghiệp và gia đình.
Trước hết, tác giả xin cảm ơn thầy cô Viện Kinh tế và Quản lý thuộc Trường
Đại học Bách khoa Hà Nội đã truyền đạt những kiến thức vô cùng quý báu trong
thời gian tác giả học tập tại trường. Đặc biệt, tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc
đến Giáo viên hướng dẫn của mình, TS. Nguyễn Thúc Hương Giang, người đã tận
tình hướng dẫn, giúp đỡ tác giả trong quá trình làm luận văn tốt nghiệp này.
Tác giả cũng xin cảm ơn Trưởng ban Tổ chức nhân sự, Trưởng banTài chính
kế tốn và các anh, chị đồng nghiệp tại Tổng công ty điện lực Miền Bắc, nơi tác giả
công tác đã tạo điều kiện thuận lợi nhất để tác giả hoàn thành tốt việc nghiên cứu để
hoàn thành tốt luận văn.
Cuối cùng, xin cảm ơn các thành viên trong gia đình đã ln động viên và đã
tạo điều kiện cho tác giả học tập và hoàn thành luận văn tốt nghiệp này.


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ...................................................................................................... 2
LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................ 3
MỤC LỤC .................................................................................................................. 4
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT....................................................................... 7
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ ....................................................................................... 8
LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................ 1
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TRONG DOANH NGHIỆP ..................................................................................... 5

1.1. Sự hình thành và phát triển lý thuyết KSNB trên thế giới ......................... 5
1.2. Khái niệ

ể

ụ

v v tr

ủ

ểm soát nội bộ trong doanh

nghiệp ....................................................................................................................... 7
. . . hái niệm kiểm soát và hệ thống KSNB trong doanh nghiệp ................... 7
. . . Đặc điểm của hệ thống KSNB trong quản lý tại doanh nghiệp ............... 10
. . .Mục đ ch của hệ thống KSNB trong quản lý tại doanh nghiệp ................ 11
. . . ai tr của của hệ thống SN ............................................................... 11
1.3. Hoạt ộng và tổ chức hệ thống KSNB ........................................................ 12
1.3.1. Hoạt động của hệ thống KSNB ................................................................ 12
1.3.2. Tổ chức của hệ thống KSNB .................................................................... 13
1.4. Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB trong doanh nghiệp ...................... 13
1.4.1.Mơi trường kiểm sốt ................................................................................ 15
. . . Đánh giá rủi ro .......................................................................................... 19
1.4.3. Các hoạt động kiểm sốt .......................................................................... 20
1.4.4. Thơng tin và truyền thông ........................................................................ 23
1.4.5. Giám sát .................................................................................................... 24
1.5. KSNB trong môi trƣờ

ệt

t ............................................ 25

1.5.1. Các thành phần của hệ thống thông tin điện tử ........................................ 25
1.5.2. Phương pháp tổ chức và xử lý dữ liệu...................................................... 26
1.5.3. Những thách thức của KSNB trong môi trường công nghệ thông tin ..... 26


1.5.4. Thủ tục kiểm sốt nội bộ trong mơi trường công nghệ thông tin............. 27
1.6. Những dấu hiệu bất ổn của hệ thống KSNB .............................................. 28
1.7. Hạn chế của hệ thống KSNB trong doanh nghiệp ..................................... 28
Một số

u tr

N tr

ệp............................................. 29

1.8.1. Chu trình mua hàng, nguyên vật liệu: ...................................................... 29
1.8.2. Chu trình bán hàng, thu tiền: .................................................................... 32
1.8.3.Chu trình chi phí, giá thành ....................................................................... 34
1.8.4. Chu trình quản lý tài sản cố định.............................................................. 37
1.9. Các nhân tố ảnh hƣở

ến hoạt ộng của hệ thống KSNB trong doanh

nghiệp .................................................................................................................... 39
1.9.1. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống KSNB trong doanh
nghiệp.................................................................................................................. 39

1.9.2. Những yếu tố quan trọng để thực hiện thành cơng các biện pháp kiểm sốt nội
bộ ........................................................................................................................ 40
1.9.3. Mối liên hệ giữa KSNB và kiểm toán nội bộ ........................................... 40
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1 ........................................................................................ 42
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CỦA
TỔNG CƠNG TY ĐIỆN LỰC MIỀN BẮC ......................................................... 43
2.1. Tổng quan về Tổ

ty

ện lực Miền Bắc .......................................... 43

2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty ........................................... 43
2.1.2. Sơ đồ tổ chức của EVN NPC ................................................................... 47
2.2. Thực trạng hệ thống KSNB tại EVN NPC ................................................. 50
2.2.1. Môi trường kiểm soát ............................................................................... 51
. . . Đánh giá rủi ro .......................................................................................... 55
2.2.3. Thủ tục kiểm sốt nội bộ .......................................................................... 56
2.2.4. Thơng tin và truyền thông ........................................................................ 57
2.2.5. Hoạt động giám sát ................................................................................... 58
2.2.6. Hệ thống kế toán....................................................................................... 58
2.2.7. Bộ phận kiểm toán nội bộ của EVN ......................................................... 60


2.2.8. Các chu trình nghiệp vụ tại EVN NPC .................................................... 60
. .9. Đánh giá chung hệ thống kiểm soát nội bộ tại EVN NPC ....................... 82
. . 0. Nguyên nhân đe doạ đến hệ thống KSNB ............................................. 83
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2 ........................................................................................ 85
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG
KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI TỔNG CƠNG TYĐIỆN

LỰC

MIỀN

BẮC

................................................................................................................................... 86
3.1. Tính tất yếu phải hồn thiện hệ thống KSNB tại EVN NPC .................... 86
3.2. Phƣơng hƣớng hoàn thiện hệ thống KSNB tại EVN NPC ........................ 86
3.3. Giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống KSNB tại Tổng Cơng ty Điện lực Miền
Bắc ......................................................................................................................... 87
3.3.1.Giải pháp hồn thiện mơi trường kiểm sốt .............................................. 87
3.3.2. Giải pháp hồn thiện các thủ tục KSNB .................................................. 91
3.3.3. Giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin .................................................. 92
3.3.4.Hồn thiện hoạt động kiểm tốn nội bộ .................................................... 94
3.3.5.Hồn thiện tổ chức bộ máy kế tốn ........................................................... 99
KẾT LUẬN ............................................................................................................ 103
TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................... 104
PHỤ LỤC 1 ............................................................................................................ 105


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

KSNB

: Kiểm soát nội bộ

HĐQT

: Hội đồng quản trị

EVN NPC

:Tổng Công ty Điện lực Miền Bắc

EVN

: Tập đoàn Điện lực Việt Nam

TSCĐ

Tài sản cố định

KTV

: Kiểm toán viên


DANH MỤC CÁC Ơ ĐỒ
Sơ đồ .

Sơ đồ các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ ......................... 14

Sơ đồ .

Sơ đồ mô tả thiết bị vi t nh liên quan đến hệ thống ................................. 25

Sơ đồ .

Sơ đồ tổ chức của Tổng công ty điện lực Miền Bắc ............................... 47

Sơ đồ 2.2: Chu trình bán hàng và thu tiền................................................................. 70
Sơ đồ .

ưu đồ chu trình quản lý tài sản cố định tăng ......................................... 75

Sơ đồ .

Sơ đồ tổng quát quản lý tài sản cố định ................................................... 77

Sơ đồ 2.5: Chu trình kiểm kê TSCĐ ......................................................................... 78


LỜI MỞ ĐẦU
Sự cần thiết củ

ề tài

C ng với sự phát triển và tiến ộ của xã hội theo thời gian đã đưa nền kinh tế
tồn cầu sang một hình thái mới. Cơ chế thị trường ra đời làm cho các hoạt động tài
ch nh và sở hữu ngày càng đa dạng và phức tạp, chức năng kiểm tra, kiểm soát ngày
càng chặt ch nhằm đáp ứng yêu cầu của quản lý.

iệt Nam, cơng tác kiểm tra,

kiểm sốt nội ộ ln được quan tâm, các nhà quản trị có những quyết định và
phương pháp quản lý đúng đắn để đảm ảo cho việc kinh doanh có hiệu quả. Một
cơng cụ giúp cho các nhà quản trị có được những thơng tin ch nh xác và kịp thời để
ra các quyết định đúng đắn nhằm đảm ảo công tác kiểm tra kiểm sốt được thường

xun và hiệu quả, đó ch nh là hệ thống kiểm soát nội ộ.
Khái niệm kiểm soát nội bộ ( SN ) đã ra đời từ rất lâu trên thế giới. Hiện
nay, với sự phát triển vượt bậc của phương tiện truyền thông, các kênh thông tin rộng
rãi và khái niệm KSNB cũng không c n xa lạ với các doanh nghiệp Việt Nam. Với
xu hướng toàn cầu hoá đang phát triển mạnh m và Việt Nam cũng khơng nằm ngồi
xu thế đó, trước tình hình này, các nhà quản lý doanh nghiệp rất cần phải quan tâm
đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp và hệ thống KSNB là một công cụ quản lý
hữu hiệu giúp nhà quản trị có thể biết được mức độ kém hiệu quả xảy ra ở những
khâu cụ thể nào để từ đó tìm ra ngun nhân và giải pháp khắc phục phù hợp nhất.
Họ cũng có thể xác định rõ ràng trách nhiệm là thuộc về ai. Từ đó giúp nhà quản trị
quản lý hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế, góp phần rất lớn trong việc phát huy nội
lực, hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản suất kinh doanh.
Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều
cơng ty cịn lỏng lẻo, khi các cơng ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, c n
những cơng ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy
đủ. Cả hai mơ hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế
thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận.Thiết lập một hệ

1


thống KSNB chính là xác lập một cơ chế giám sát mà ở đó nhà quản trị khơng quản
lý bằng lòng tin, mà bằng những quy định rõ ràng nhằm:
- Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vơ tình gây thiệt
hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...)
- Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp…
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế tốn và báo cáo tài chính.
- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty cũng như các quy
định của luật pháp.
- Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra.

- Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng l ng tin đối với họ.
Trong một doanh nghiệp bất kỳ, sự xung đột giữa lợi ích chung và lợi ích
riêng luôn luôn tồn tại. Nếu khơng có hệ thống KSNB s khơng có quy định để
hướng người lao động hành động khơng vì lợi ích riêng của mình mà làm tổn hại
đến lợi ích chung của tồn doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, các doanh nghiệp hoạt động trong điều kiện, môi trường và rủi
ro kinh doanh luôn luôn thay đổi. Hệ thống KSNB cũng cần phải vận động biến đổi
theo. Do đó, việc hồn thiện hệ thống KSNB để phù hợp với các thay đổi là một yêu
cầu thiết yếu của cấp quản lý doanh nghiệp. Chính vì vậy, đề tài này hướng đến việc
hồn thiện hệ thống KSNB nhằm hạn chế các gian lận và sai sót, góp phần giúp tài
sản của đơn vị được sử dụng đúng mục đ ch và hiệu quả. Đó cũng ch nh là lý do mà
em đã chọn đề tài “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống Kiểm sốt nội bộ
tại Tổng cơng ty Điện lực Miền Bắc” làm luận văn tốt nghiệp.
Mục tiêu nghiên cứu:Tìm hiểu và đánh giá hệ thống KSNB tại Tổng công
ty Điện lực Miền Bắc để tìm ra các nhân tố đe doạ sự hữu hiệu của hệ thống KSNB
và nguyên nhân của các nhân tố đó. Thơng qua kết quả tìm hiểu, đề ra các biện pháp
để nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống KSNB.

2


Nội dung nghiên cứu
Thông qua mục tiêu nghiên cứu, nội dung nghiên cứu tập trung vào các vấn đề sau:
- Tìm hiểu, đánh giá các thành phần của hệ thống KSNB tại EVN NPC
- Xác định các nhân tố đe doạ đến sự hữu hiệu của hệ thống KSNB và
nguyên nhân của các nhân tố đó
- Đề ra các biện pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động của KSNB tại EVN NPC
Đố tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: hệ thống KSNB tại Tổng công ty điện lực Miền Bắc.
Phạm vi nghiên cứu: hoạt động sản xuất, phân phối, kinh doanh mua bán

điện năng của Tổng Công ty.
P ƣơ

p áp

ê

ứu

Luận văn dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng để hệ thống hoá cơ
sở lý luận và thực tiễn nghiên cứu tại Tổng Công ty. Từ đó đưa ra các giải pháp
hồn thiện hệ thống KSNB.
Ý

ĩ

ọc và thực tiễn củ

ề tài

Kết quả nghiên đề tài của luận văn làm rõ những điểm mạnh, điểm hạn chế
của hệ thống KSNB tại EVN NPC trong môi trường kiểm sốt, thủ tục kiểm sốt và
hệ thống thơng tin. Trên cơ sở đó, luận văn đã đưa ra những giải pháp nhằm hoàn
thiện hệ thống KSNB tại EVN NPC nhằm giảm sự thất thốt tài sản, đảm bảo an
tồn tài sản cho Tổng Công ty và đạt được các mục tiêu đề ra.
Kết cấu luậ vă
Bố cục của luận văn gồm109 trang, 06 sơ đồ, 01 phụ lục. Nội dung luận văn
như sau
Lời mở đầu
Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp.

3


Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của Tổng công ty điện lực
Miền Bắc.
Chương 3:Một số giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ tại
Tổng công ty điện lực Miền Bắc
Kết luận
Tài liệu tham khảo
Nhữ

ó

óp ủ

ề tài

Dựa trên cơ sở lý thuyết về HTKSNB, thơng qua việc phân tích thực trạng hệ
thống KSNB với chu trình kinh doanh mua bán, truyền tải, phân phối điện năng,
quản lý, mua sắm các tài sản cố định, từ đó nhận thấy được những điểm mạnh, điểm
hạn chế của HT SN

tại E N NPC. Trên cơ sở đó, đề tài đã đưa ra những giải

pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNBcủa cơng ty nhằm giảm sự thất thốt, đảm
bảo an toàn tài sản cho EVN NPC.
Tuy nhiên, do thời gian còn hạn chế nên nội dung đề tài chắc hẳn cịn nhiều
thiếu sót. Tác giả rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cơ và các bạn để
bài luận văn này hoàn thiện hơn.

4


CHƢƠNG : CƠ Ở LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SỐT
NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Sự hình thành và phát triển lý thuyết KSNB trên thế giới
Từ khi có hoạt động kinh doanh, những người điều hành đều phải sử dụng các
biện pháp để kiểm soát các hoạt động tại đơn vị mình. Hoạt động kinh doanh càng
phát triển thì chức năng kiểm sốt càng chiếm một vị trí quan trọng trong q trình
quản lý. Thơng qua các hoạt động kiểm soát, nhà quản lý đánh giá và chấn chỉnh việc
thực hiện nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đã đề ra với hiệu quả cao nhất. Để
thực hiện chức năng kiểm sốt, nhà quản lý sử dụng cơng cụ chủ yếu là KSNB của
đơn vị.

SN

lúc đầu được sử dụng như là một phương pháp hiệu quả nhất trong

việc lập kế hoạch kiểm toán, đến chỗ được coi là một bộ phận chủ yếu của hệ thống
quản lý hữu hiệu.
Chức năng kiểm sốt ln chiếm một vị tr quan trọng trong mọi quá trình
quản lý, và được thực hiện ởi công cụ ch nh yếu là hệ thống kiểm sốt nội ộ đã
khơng ngừng phát triển trong nhận thức của con người từ một khái niệm đơn giản
an đầu của các kiểm tốn viên cho đến khn khổ lý thuyết hoàn chỉnh và phức tạp
như ngày nay.
Theo quan điểm của thuyết kiểm soát nội bộ COSO (Committee of
Consoring Organization), được chia thành các thời kỳ như sau
Thời kỳ t ề COSO, từ ă

992 trở về trƣớc:

Theo Ferderal Reservce ulletin (Công ố của Cục Dự trữ iên ang Hoa
ỳ –tiền than của chuẩn mực kiểm toán Hoa kỳ) vào năm 9 9, khái niệm SN là
“ iện pháp để bảo vệ tiền không bị các nhân viên gian lận và nhằm đảm bảo việc
ghi chép kế tốn chính xác, nâng cao hiệu quả hoạt động và khuyến khích tuân thủ
các chính sách của nhà quản lý”.
Qua q trình tìm hiểu về gian lận, COSO đã nhận thấy

SN

đã có ảnh

hưởng rất lớn đến khả năng xảy ra gian lận. ì thế, việc nghiên cứu và đưa ra chuẩn
mực về kiểm soát nội ộ được đặt ra. Báo cáo COSO 1992 là kết quả của quá trình

5


nghiên cứu này. Báo cáo cung cấp một hệ thống lý luận đầy đủ nhất về KSNB cho
đến thời điểm này, kế thừa và phát triển các nghiên cứu trước đó về KSNB.
Báo cáoCOSO năm 1992 gồm có bốn phần:
- Phần 1: Bản tóm lược nói về Tổng quan về KSNB cho nhà quản lý cấp cao.
- Phần 2: Hệ thống lý luận nói về Định nghĩa

SN ,mơ tả các yếu tố của

KSNB và chỉ ra những tiêu ch để kiểm soát hệ thống.
- Phần 3: Báo cáo cho các thành viên bên ngồi nói về việc hướng dẫn cách
thức áo cáo cho các đối tượng bên ngoài về KSNB liên quan đến tài chính

- Phần 4: Các cơng cụ đánh giá, ao gồm các bảng biểu phục vụ cho việc
đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống KSNB.
T ờ

ỳ ậu CO O từ ă

992 ế

y

áo cáo COSO năm 99 đã tạo lập một nền tảng lý luận cơ ản về
KSNB. Trên cơ sở đó, hàng loạt các nghiên cứu về

SN

ở nhiều lĩnh vực ra

đời dưới đây như
- Phát triển theo hướng quản trị dựa trên áo cáo COSO năm 99 , COSO
nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp (Enterprise Risk Management
Framework –viết tắt là ERM).
0

ản dự thảo đã hình thành và cơng ố vào tháng

00 theo đó ERM được định nghĩa gồm

yếu tố mơi trường nội ộ, thiết lập

mục tiêu, nhận diện sự kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, các hoạt động kiểm sốt,

thơng tin truyền thơng và giám sát.
- Phát triển theo hướng công nghệ thông tin: năm 996, thông tin từ Tổ chức
Kiểm sốt các vấn đề đối với thơng tin và kỹ thuật liên quan- COBIT (Control
Objectives for Information and Related Technology) do Hiệp hội điều khiển và giám
định hệ thống thông tin- ISACA (Information System udit and Control

ssociation)

an hành. CO IT nhấn mạnh đến kiểm sốt trong mơi trường CIS, theo đó ao gồm
những lĩnh vực sau Hoạch định và tổ chức mua và triển khai, phân phối và hỗ trợ,
giám sát.
- Phát triển theo hướng kiểm toán độc lập:Các chuẩn mực kiểm toán của Hoa
ỳ chuyển sang sử dụng áo cáo COSO làm nền tảng đánh giá hệ thống kiểm soát
nội ộ ao gồm
6


 S S

( 99 ) Xem x t

SN

trong kiểm toán áo cáo tài ch nh (điều

chỉnh SAS 55).
 SAS 94 ( 00 ) ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến việc xem x t
SN trong kiểm toán áo cáo tài ch nh.
Tuy nhiên, các chuẩn mực kiểm toán quốc tế vẫn giữ quan điểm riêng của
mình về

SN theo hướng phục vụ cho cơng tác kiểm tốn. IS

00 xem

SN

ao gồm a yếu tố Mơi trường kiểm sốt, các thủ tục kiểm soát và hệ thống kế
toán. Các yếu tố này được trình ày theo IS

00 thiên về ph a kiểm soát kế toán.

- Phát triển theo hướng nội ộ Hiệp hội kiểm toán viên nội ộ (II ) định
nghĩa các mục tiêu của SN

ao gồm

 Độ tin cậy và t nh trung thực của thông tin
 Tuân thủ các ch nh sách, kế hoạch, thủ tục, luật pháp và quy định


ảo vệ tài sản

 Sử dụng hiệu quả các nguồn lực
 Hoàn tất các mục đ ch và mục tiêu cho các hoạt động hoặc chương trình
1.2. Khái niệ

ể

ụ

v v tr

ủ kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

1.2.1. Khái niệm kiểm soát và hệ thống KSNB trong doanh nghiệp
1.2.1.1.

i ni m kiểm soát

Kiểm soát được hiểu là việc nhà quản lý xem x t để phát hiện, ngăn chặn
những gì trái với quy định. Kiểm soát là một trong các chức năng của quản lý, có
tác dụng giúp nhà quản lý điều chỉnh các hoạt động thực tế theo kế hoạch dự kiến, từ
đó hiện thực hố được các mục tiêu đã xác định. Các tập đồn kinh tế có qui mơ lớn,
phạm vi hoạt động phân tán, tính chất hoạt động của các đơn vị thành viên có thể rất
đa dạng, phức tạp do đó sai phạm trong hoạt động thực tế tại các đơn vị thành viên có
thể dễ nảy sinh, chậm hoặc khó bị phát hiện và điều chỉnh kịp thời dẫn đến rủi ro cao
trong việc không đạt được mục tiêu, chiến lược và kế hoạch đã đặt ra của tập đồn
nói chung. Vai trị của kiểm sốt do đó rất thiết thực và hữu hiệu đối với nhà quản lý
tập đoàn
(Nguồn: b o đi n tử - Tổng quan về kiểm soát và kiểm soát nội bộ)

7


1.2.1.2.

i ni m về h thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm,

nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ
chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý. Nói cách
khác, đây là tập hợp tất cả những việc mà một cơng ty cần làm để có được những
điều muốn có và tránh những điều muốn tránh. Hệ thống này không đo đếm kết quả
dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống,
phịng ban của công ty đang vận hành ra sao và, nếu vẫn giữ ngun cách làm đó,
thì có khả năng hồn thành kế hoạch khơng. Ngồi ra, thiết lập được một hệ thống
KSNB hữu hiệu s hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thốt tài sản cơng ty.
COSO đã đưa ra định nghĩa thiết thực nhất về hệ thống KSNB vào năm 1992
như sau
KSNB là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên
của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm
thực hiện ba mục tiêu

áo cáo tài ch nh đang tin cậy, các luật lệ và qui định được

tuân thủ, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
Khái niệm trên nhấn mạnh đến ba vấn đề sau:
Một là, mọi người thuộc mọi cấp bậc trong một tổ chức đều tác động đến
KSNB. Hệ thống KSNB, theo một mức độ nào đó là trách nhiệm của mọi người.
Các nhà quản lý được coi là chủ sở hữu hệ thống KSNB trong phạm vi trách nhiệm
của họ. Mỗi một nhân viên đóng một vai trị nhất định trong quy trình KSNB.
Hai là, một hệ thống KSNB hữu hiệu giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu
về hoạt động, báo cáo tài chính và sự tuân thủ. Hệ thống KSNB là một bộ phận cấu
thành của cả một quy trình quản lý (bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, hướng dẫn, kiểm
sốt,…) . Nó giữ cho một tổ chức luôn hoạt động hướng về các mục tiêu hồn thành
nhiệm vụ và tối thiểu hố các yếu tố khơng mong đợi trong q trình hoạt động .
Ba là, hệ thống KSNB chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc
đạt được các mục tiêu chứ không phải là sự đảm bảo chắc chắn. Hệ thống KSNB
hữu hiệu giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu nhưng khơng có nghĩa là đảm

8


bảo sự thành cơng của doanh nghiệp. Có nhiều lý do tại sao hệ thống KSNB không
thể cho một sự đảm bảo chắc chắn. Các lý do đó s được đề cập đến trong mục hạn
chế của KSNB trong luận văn này.
Có thể nói, lý luận về kiểm sốt nội bộ tại Việt Nam gắn liền với sự ra đời và
phát triển của hoạt động kiểm toán độc lập của Việt nam trong những năm vừa qua.
Hoạt động kiểm toán nội bộ tại Việt nam đã có một lịch sử lâu dài, trước
thập niên 90 hoạt động này chủ yếu do Nhà nước tiến hành thông qua công tác kiểm
tra kế toán. Phải đến cuối những năm 9 0, khi

iệt Nam từng ước chuyển sang

nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, đặc biệt là khi có luật đầu
tư nước ngồi đã tạo nên nhu cầu về loại hình kiểm tốn độc lập để kiểm tốn báo
cáo tài chính.
Để phát triển và hội nhập với nền kinh tế thế giới, hoạt động kiểm toán độc
lập bắt đầu hình thành với sự ra đời của Cơng ty kiểm tốn Việt Nam (VACO) vào
tháng

99 , sau đó nhiều cơng ty kiểm tốn khác được thành lập bao gồm các

cơng ty kiểm tốn quốc tế tại Việt Nam và các công ty liên doanh.
iệt Nam cũng từng ước thể chế hóa hoạt động kiểm tốn. hởi đầu là vào
tháng 0

99 , ch nh phủ an hành quy chế kiểm toán độc lập, đến tháng 0

99 ,

cơ quan kiểm toán nhà nước trực thuộc ch nh phủ được hành lập và hoạt động theo
điều lệ tổ chức và hoạt động của kiểm toán nhà nước. Sau c ng đến tháng 0 99 ,
ộ Tài ch nh đã ch nh thức an hành Quy chế kiểm toán nội ộ áp dụng cho các
doanh nghiệp nhà nước. Đến tháng 09 999 ộ Tài ch nh cũng ch nh thức an hành
ốn chuẩn mực kiểm toán

iệt Nam ( S ) đầu tiên và sua đó, tháng

000 đã

an hành thêm sáu chuẩn mực kiểm toán khác
Năm 0 ,

iệt Nam cho ra đời Khái niệm HTKSNB theo chuẩn mực kiểm

toán số 400 về “Đánh gái rủi ro và kiểm soát nội bộ” an hành theo quyết định số
00 QĐ-BTC ngày 21/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.Định nghĩa về hệ
thống kiểm sốt nội bộ được đưa ra như sau “ HTKSNB là các quy định và các thủ
tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho
đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát
hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ

9


quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao
gồm mơi trường kiểm sốt, hệ thống kế tốn và các thủ tục kiểm soát”.
1.2.2. Đ c điểm của hệ thống KSNB trong quản lý tại doanh nghiệp

- Hệ thống kiểm sốt nội bộ là hệ thống chính sách và thủ tục giúp nhà quản
lý đạt được các mục tiêu cụ thể là bảo vệ tài sản, bảo đảm độ tin cậy của thông tin,
bảo đảm sự tuân thủ qui định pháp lý và bảo đảm hiệu quả hoạt động. Hệ thống
kiểm sốt nội bộ bao gồm các yếu tố mơi trường kiểm sốt, hệ thống thơng tin, các
thủ tục kiểm sốt và kiểm tốn nội bộ.
- Mơi trường kiểm sốt bao gồm tồn bộ các nhân tố có t nh mơi trường ở
ên trong và ên ngồi đơn vị ảnh hưởng đến việc thiết kế và vận hành của các thủ
tục kiểm soát. Các nhân tố bên trong bao gồm đặc thù quản lý, cơ cấu tổ chức,
công tác kế hoạch, chính sách nhân sự và ủy ban kiểm sốt. Các yếu tố bên ngoài
như ch nh sách, luật của nhà nước liên quan đến doanh nghiệp…
- Đặc thù quản lý đề cập đến các giá trị đạo đức và quan điểm điều hành của
nhà quản lý. Đặc thù quản lý có ảnh hưởng chi phối đến việc thiết kế và hoạt động
của các chính sách và thủ tục kiểm soát nội bộ. Nếu các nhà quản lý coi trọng cơng
tác kiểm sốt thì các thủ tục kiểm sốt s dễ có xu hướng được thiết kế đầy đủ và
hoạt động liên tục và hiệu lực. Ngược lại nếu nhà quản lý khơng đánh giá đúng, coi
nhẹ vai trị của kiểm sốt thì thủ tục kiểm sốt thường được thiết kế nghèo nàn, hoạt
động của thủ tục kiểm sốt khơng liên tục và kém hiệu lực. Với tác dụng của kiểm
sốt trong mơ hình tập đồn, nâng cao nhận thức của nhà quản lý về kiểm soát được
xem là nội dung quan trọng, có ảnh hưởng quyết định đến kiểm sốt nội bộ.
- Hệ thống thơng tin (trong đó có hệ thống thơng tin kế tốn) trong KSNB
bao gồm các thủ tục ghi ch p để ghi nhận, xử lý và báo cáo về các giao dịch phát
sinh. Thông tin trong báo cáo cung cấp về công ty mẹ để kiểm soát và điều tiết cần
chú trọng đáp ứng các yêu cầu về độ tin cậy, tính kịp thời, tính cụ thể (do tính chất
hoạt động có thể có nhiều khác biệt giữa các đơn vị thành viên).
- Kiểm toán nội bộ trong KSNB là một bộ phận trong đơn vị thực hiện chức
năng kiểm toán trong nội bộ theo yêu cầu của nhà quản lý. Kiểm toán nội bộ có thể

10

thực hiện đánh giá rủi ro một đơn vị thành viên, một lĩnh vực, một hoạt động trong
một cuộc kiểm tốn hoặc có thể kết hợp đánh giá rủi ro khi kiểm toán một hoạt
động trong kế hoạch kiểm toán.
1.2.3.M c đ ch của hệ thống KSNB trong quản lý tại doanh nghiệp
Hệ thống SN được thiết lập nhằm các mục đ ch sau
- Điều hành và quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh có hiệu quả
- Khuyến khích nhân viên gắn bó với nội quy, ch nh sách đề ra
- Phát hiện và ngăn chặn những sai phạm
- Ghi chép kế tốn đầy đủ, chính xác, kịp thời
- Lập báo cáo tài chính trung thực, hợp lý, kịp thời và đúng pháp luật
- Bảo vệ tài sản và sổ sách của đơn vị
it

1.2.4

củ củ hệ thống K

B

Một thực trạng khá phổ iến hiện nay là các phương pháp quản lý của nhiều
công ty c n lỏng lẻo và thiếu quy chế thông tin, kiểm tra ch o giữa các ộ phận để
ph ng ngừa gian lận. Thiết lập một hệ thống SN ch nh là xác lập một cơ chế giám
sát mà ở đó chúng ta khơng quản lý ằng l ng tin mà ằng những quy định nhằm
- ảo vệ tài sản của đơn vị tài sản của đơn vị ao gồm tài sản hữu hình và tài
sản vơ hình, chúng có thể ị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đ ch khác nhau
hoặc ị hư hại nếu không được ảo vệ ởi các hệ thống kiểm sốt th ch hợp. Điều
tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản khác như sổ sách kế toàn, các tài liệu
quan trọng.
-

ảo đảm độ tin cậy của các thơng tin thơng tin kế tồn, tài ch nh do ộ

máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết
định của nhà quản lý. Như vậy các thông tin cung cấp phải đảm ảo t nh kịp thời về
thời gian, t nh ch nh xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và
khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài ch nh.

11


- ảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý hệ thống

SNB được thiết kế

trong doanh nghiệp phải đảm ảo các vấn đề pháp lý liên quan đến hoạt động sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp và phải được tuân thủ đúng mức, cụ thể hệ thống
SN cần
 Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các ch nh sách có liên quan đến các hoạt
động của doanh nghiệp.
 Ngăn chặn và phát triển kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận
trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.
 Đảm ảo việc ghi ch p kế toán đầy đủ, ch nh xác cũng như việc lập áo
cáo tài ch nh trung thực và khách quan.
-

ảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý các q trình kiểm

sốt trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn chặn sự lặp lại không cần thiết các
tác nghiệp, gây sự lãng ph trong hoạt động và sử dụng k m hiệu quả các nguồn lực
trong doanh nghiệp.

ên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong
doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống

SN doanh nghiệp

nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của ộ máy quản lý doanh nghiệp.
1.3. Hoạt ộng và tổ chức hệ thống KSNB
1.3.1. Hoạt động của hệ thống KSNB
Hệ thống KSNB có nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống quản lý của cơng, bao gồm
cả những hoạt động chính thức hoặc khơng chính thức, nhằm đưa ra quy định,
hướng dẫn về các nhân tố có thể tác động đến hoạt động kinh doanh. Theo nghĩa
rộng, kiểm soát nội bộ bao gồm thủ tục quản lý trang thiết bị hoặc những cơng cụ
kiểm sốt sản xuất, kinh doanh và phân phối của công ty. Thông tin của người chịu
trách nhiệm kiểm soát nội bộ thường được thu thập và tổng hợp từ nhiều nguồn
khác nhau như trao đổi với nhân viên cơ sở, điều tra thông qua bảng câu hỏi, bằng
thực tế … Sau đó họ ghi lại những thơng tin sơ ộ dưới dạng biểu đồ hình cột mơ

12


tả, tường thuật hoặc kết hợp cả hai hình thức trên nhằm đưa ra được một hình ảnh
cụ thể để phục vụ cho cơng tác kiểm sốt.
Phịng KSNB là một bộ phận thuộc bộ máy điều hành, có chức năng hỗ trợ
cho giám đốc công ty, giám sát mọi hoạt động trong công ty, đảm bảo mọi nhân viên
thực hiện đúng nội quy, quy chế của cơng ty. Ngồi ra, bộ phận này cịn có nhiệm vụ
phải báo cáo kịp thời kết quả kiểm tra, kiểm soát nội bộ và đề xuất các giải pháp kiến
nghị cần thiết nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn đúng pháp luật.
1.3.2. Tổ chức của hệ thống KSNB
an giám đốc có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm soát hệ thống KSNB
phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Để hệ thống này vận hành tốt, cần tuân thủ một số

nguyên tắc như Xây dựng một mơi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm ch nh, đạo
đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền
lợi. Các quy trình hoạt động và kiểm soát nội bộ phải được quy định cụ thể, rõ ràng
bằng các văn ản và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ tổ chức. Theo đó, ất kỳ
thành viên nào của tổ chức cũng phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ và những quy
định về trách nhiệm kiểm tra và giám sát và mọi hoạt động quan trọng trong tổ chức
đều phải được ghi chép lại bằng các văn ản. Đồng thời việc tiến hành định kỳ các biện
pháp kiểm tra độc lập là cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả của các biện pháp KSNB.
1.4. Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB trong doanh nghiệp
Hệ thống KSNB s khác nhau giữa các doanh nghiệp do có sự khác biệt về
qui mơ, đặc điểm kinh doanh, văn hóa,… Nhưng một hệ thống KSNB được coi là
hữu hiệu cần bao gồm năm yếu tố sau:
- Môi trường kiểm soát
- Đánh giá rủi ro
- Các hoạt động kiểm sốt
- Thơng tin và truyền thơng
- Giám sát

13


Đƣợc thể hiệ qu sơ ồ
Thiết lập mục tiêu đơn vị

dƣớ

ây

Nhận diện và đánh giá rủi ro
Tính chính trực và giá

trị đạo đức

Thu nhận,
xử lý & ghi
chép thông
tin
Hệ thống thông
tin và truyền
thơng

Báo cáo
thơng tin
nội bộ và
bên ngồi

Đánh giá rủi
ro
http://tailie
uso.udn.vn/
bitstream/T
Hệ thống
THL_125/33
KSNB
64/2/Tomtat
.pdf:

Các hoạt động
kiểm soát

Phê chuẩn & ủy quyền

Đối chiếu

Triết lý & phong cách điều
hành của nhà quản lý

Mơi trường
kiểm sốt
http://tailie
uso.udn.vn/
bitstream/T
THL_125/33
Giám
sát và
64/2/Tomtat
thẩm
.pdf: định
http://tailie
uso.udn.vn/
bitstream/T
THL_125/33
64/2/Tomtat
.pdf:

Cách phân chia quyền
hạn & trách nhiệm
Đảm bảo về năng lực

Cơ cấu tổ chức

Chính sách nhân sự

HĐQT & an kiểm soát

Kiểm tra
Bảo vệ tài sản

Giám sát thường xuyên

Giám sát định kỳ

Phân chia trách nhiệm
Kiểm tra hệ thống
thông tin

ơ ồ

: ơ ồ các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

14


1.4.1.Mơi t ường kiểm sốt
1.4.1.1. Khái ni m mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt, một yếu tố vơ hình, là nền tảng đối với các bộ phận
khác trong hệ thống KSNB, cung cấp qui tắc ứng xử và cấu trúc, bao gồm năng lực
kỹ thuật và giá trị đạo đức. Một mơi trường kiểm sốt hiệu quả là mơi trường mà ở
đó con người có năng lực, hiểu trách nhiệm của họ, giới hạn quyền lực của họ, họ
thành thạo và tận tâm trong việc làm những cái đúng và làm theo đúng cách.
(Nguồn:Tác giả Vũ Hữu Đức (2007) -Tăng cường kiểm soát nội bộ trong các
đơn vị thuộc khu vực cơng –nhìn từ góc độ kiểm tốn)
Ví dụ, nhận thức của các nhà quản lý về liêm ch nh và đạo đức nghề nghiệp,

về việc cần thiết phải tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phân công, ủy nhiệm rõ ràng,
về việc ban hành bằng văn ản các nội quy, quy chế, quy trình kinh doanh ... Một
mơi trường kiểm sốt tốt s là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống
kiểm soát nội bộ.
1.4.1.2. Trách nhi m của nhà quản lý
Các nhà quản lý chịu trách nhiệm trong việc tạo khơng khí cho tổ chức làm
việc của mình. Nhà quản lý s nâng cao được mơi trường kiểm sốt khi họ thiết lập
và thơng tin bằng văn ản các qui trình, chính sách, các giá trị đạo đức và tiêu
chuẩn cư xử. Bên cạnh đó, họ cũng nâng cao được mơi trường kiểm soát khi họ cư
xử đúng mực để nhân viên làm theo và yêu cầu mọi người trong tổ chức đều phải
tuân theo các chuẩn mực đã đưa ra.
1.4.1.3. Các yếu tố cấu thành mơi trường kiểm sốt
Mơi trường kiểm sốt phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, chi phối ý
thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng của các bộ phận khác
của KSNB. Các nhân tố thuộc về mơi trường kiểm sốt là:
- Tính chính trực và giá trị đạo đức:
Tính chính trực và giá trị đạo đức liên quan đến tất cả con người tham gia
trong hệ thống KSNB. Đó là các chuẩn mực đạo đức và nguyên tắc cư xử mà các
nhà quản lý đặt ra nhằm ngăn cản và hạn chế nhân viên trong tổ chức thực hiện các

15


hành vi bị coi là phạm pháp và thiếu đạo đức. Tính chính trực và hành vi đạo đức là
sản phẩm của chuẩn mực về hành vi và đạo đức của đơn vị cũng như việc truyền đạt
và thực thi các chuẩn mực này trong thực tế. Việc thực thi tính chính trực và các giá
trị đạo đức bao gồm các nội dung như

iện pháp của an Giám đốc để loại bỏ hoặc

giảm thiểu các động cơ xúi giục nhân viên tham gia vào các hành động thiếu trung
thực, bất hợp pháp, hoặc phi đạo đức. Việc truyền đạt các chính sách của đơn vị về
tính chính trực và các giá trị đạo đức có thể bao gồm truyền đạt tới nhân viên các
chuẩn mực hành vi thông qua các chính sách của đơn vị, các quy tắc đạo đức và
bằng tấm gương điển hình.
- Triết lý và p ong c c điều hành của nhà quản lý:
Triết lý và quản lý được thể hiện qua quan điểm và nhận thức của nhà quản
lý. Phong cách điều hành lại thể hiện qua cá t nh, tư cách và thái độ của họ khi điều
hành đơn vị. Các đặc điểm cá nhân của những người quản lý, đặc biệt là người
quản lý cấp cao khi điều hành đơn vị s tạo nên những rủi ro khác nhau cho đơn vị.
Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý được thể hiện qua các yếu tố điển
hình như sau
 Tính chất các rủi ro kinh doanh được chấp nhận. Cụ thể là các nhà quản lý
sẵn sàng dấn than vào các dự án có rủi ro cao hay có thái độ bảo thủ với việc chấp
nhận rủi ro.
 Sự tương tác thường xuyên giữa quản lý cấp cao và quản lý hoạt động, đặc
biệt khi hoạt động của doanh nghiệp diễn ra ở những địa điểm có sự cách biệt địa lý.
 Thái độ và hành động đối với báo cáo tài chính, bao gồm cả các thảo luận
về ứng dụng các cách xử lý kế tốn (ví dụ như lựa chọn các chính sách kế tốn bảo
thủ hay rộng rãi, thoải mái, các thơng tin kế tốn quan trọng có được khai báo hay
khơng,…)
 Nếu việc đưa ra quyết định quản lý được tập trung và chi phối bởi một
người thì kiểm tốn viên cần chú ý đến phẩm chất và năng lực của người nắm
quyền tập trung đó.

16


 Nếu như quyền lực được phân tán cho nhiều người trong bộ máy quản lý
thì kiểm tốn viên cần xem xét việc sử dụng quyền lực của người phân quyền để đề

ph ng trường hợp không sử dụng hết quyền hạn được giao hoặc lạm dụng quyền
hạn này.
 Phương pháp ủy quyền: Là cách thức người quản lý ủy quyền cho cấp
dưới một cách chính thức. Cần có những ủy quyền rõ ràng văn ản s giúp cho công
việc được tiến hành dễ dàng và tránh được sự lạm dụng.
- Cách phân chia quyền hạn và trách nhi m:
Việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn cụ thể của từng nhân viên trong
các hoạt động của đơn vị giúp cho mỗi thành viên hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể
gì và từng hoạt động của họ ảnh hưởng đến người khác như thế nào trong việc thực
hiện các mục tiêu. Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm có thể bao gồm các
ch nh sách liên quan đến thông lệ phổ biến, hiểu biết và kinh nghiệm của các nhân
sự chủ chốt, và các nguồn lực được cung cấp để thực hiện nhiệm vụ. Ngồi ra, việc
phân cơng có thể bao gồm các ch nh sách và trao đổi thông tin để đảm bảo rằng tất
cả nhân viên đều hiểu được mục tiêu của đơn vị, hiểu được hành động của mỗi cá
nhân có liên quan với nhau và đóng góp như thế nào vào các mục tiêu đó, và nhận
thức được mỗi cá nhân s chịu trách nhiệm như thế nào và chịu trách nhiệm về cái
gì.
- Đảm bảo về năng lực:
Năng lực là kiến thức và các kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ thuộc
phạm vi công việc của từng cá nhân. Đơn vị phải đảm bảo cho nhân viên có được
những hiểu biết và kỹ năng cần thiết để thực hiện những công việc được giao. Nếu
không, chắc chắn họ s thực hiện nhiệm vụ được giao không hữu hiệu và hiệu quả.
- Cơ cấu tổ chức:
Sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị s tác
động đến việc thực hiện các mục tiêu. Cơ cấu phù hợp s là cơ sở cho việc lập kế
hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động.

17