Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty liên doanh cơ khí xây dựng

Lời nói đầu
Trong nền kinh tế thị trờng cạnh tranh gay gắt, một
doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì ngoài các điều
kiện cần thiết nh: Vốn kinh doanh, chiến lợc kinh doanh... đòi
hỏi mỗi doanh nghiệp phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lí phù hợp với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp đó. Nó là điều kiện đủ quyết định sự
thành công của mỗi doanh nghiệp trên thơng trờng. Do cơ
cấu tổ chức bộ máy quản lí có vai trò và ảnh hởng lớn tới sự
tồn tại của mỗi doanh nghiệp, nên trong thời gian thực tập tại
Công ty xuất nhập khẩu và đầu t xây dựng Hà Nội em đÃ
chọn đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản
lý tại Công ty liên doanh cơ khí xây dựng" làm đề tài
cho luận văn tốt nghiệp của mình. Với mong muốn vận dụng
kiến thức đà học để tìm hiểu và đề ra những biện pháp
nhằm hoàn thiện cơ cấu ổ chức bộ máy quản lí của Công ty.
Luận văn của em gồm 3 chơng:
Chơng 1: Lý luận chung về bộ máy quản lý
Chơng 2: Thực trạng tổ chức bộ máy quản lí của
Công ty
Chơng 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ
cấu tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty liên doanh
cơ khí xây dựng Hà Nội.
Đây là một đề tài khó, đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng cả
về lý thuyết cũng nh kinh nghiệm thực tế. Vì vậy, dù đà cố
gắng nhng chắc chắn chuyên đề của em còn nhiều thiếu
1


sót, rất mong đợc ý kiến đóng góp của thầy cô, các anh chị
ở Công ty và các bạn để chuyên đề của em đợc hoàn thiện

hơn.
Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo tận tình của
Thầy Giáo Nguyễn Vĩnh Giang, chú Hồng, anh Thanh và các
anh chị ở Công ty đà giúp em hoàn thành chuyên đề thực
tập này.
Hà Nội: Ngày 12 tháng 5 năm 2004
SV Thực hiện: Nguyễn Thị Hờng

Chơng 1: lý luận chung về bộ máy quản lý.
I: Một số khái niệm cơ bản.
1.Quản lý.
Hiện nay cã rÊt nhiỊu quan niƯm vỊ Qu¶n lý, cã quan
niƯm cho rằng: Quản lý là hành chính là cai trị; có quan
niệm lại cho rằng: Quản lý là điều hành, điều khiển, là chỉ
huy. Các quan niệm này không có gì khác nhau về nội dung
mà chỉ khác nhau ở cách dùng thuật ngữ. Do vậy ta có thể
hiểu khái niệm quản lý theo cách thống nhất nh sau:
- Quản lý là sự tác động có hớng của con ngời nhằm mục
đích biến đổi đối tợng quản lý từ trạng thái này sang trạng
thái khác bằng các phơng pháp tác động khác nhau.
- Quản lý doanh nghiệp là quá trình vËn dơng nh÷ng
quy lt kinh tÕ, quy lt x· héi, quy luật tự nhiên trong việc
lựa chọn, xác định những biƯn ph¸p vỊ kinh tÕ, x· héi, tỉ
chøc, kü tht.... để tác động đến các yếu tố vật chất của
sản xuất kinh doanh để đạt đợc các mục tiêu đà xác định.
2


Cũng nh trong quá trình sản xuất, công tác quản lý cũng
cần có ba yếu tố: nhà quản lý, các công cụ quản lý, đối tợng

quản lý. Sản phẩm của quản lý là các quyết định, các biện
pháp, các chỉ thị, các mệnh lệnh để kích thích sản xuất
tăng trởn và phát triển với hiệu quả cao hơn.
Nền kinh tế quốc dân cũng nh bất cứ một đơn vị kinh
tế nào khác đều có thể coi là một hệ thống quản lý bao gồm
hai bộ phận là: Chủ thể quản lý và đối tợng quản lý ( hay
nhiều khi còn đợc gọi là bộ phận quản lý và bộ phận bị quản
lý).
Hai bộ phận này có liên quan mật thiết với nhau, tác
động qua lại lẫn nhau, tạo nên một chỉnh thể thống nhất.
Chủ thể quản lý trên cơ sở các mục tiêu đà xác định tác
động đến đối tợng quản lý bằng những quyết định của
mình và thông qua hành vi của đối tợng quản lý - mối quan
hệ ngợc có thể giúp chủ thể quản lý có thể điều chỉnh các
quyết định đa ra.
2. Bộ máy quản lý
Bộ máy quản lý là cơ quan điều khiển hoạt động của
toàn bộ doanh nghiệp bao gồm cả khâu sản xuất kinh doanh
trực tiếp cũng nh khâu phụ trợ, phục vụ cả hoạt động sản
xuất tại doanh nghiệp cũng nh lao động tiếp thị ngoài dây
truyền sản xuất, cả hệ thống tổ chức quản lý cũng nh hệ
thống các phơng thức quản lý doanh nghiệp. Bộ máy quản lý
là lực lợng vật chất để chuyển những ý đồ, mục đích,
chiến lợc kinh doanh cđa doanh nghiƯp thµnh hiƯn thùc, biÕn
3


những nỗ lực chủ quan của mỗi thành viên trong doanh
nghiệp thành hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Bộ máy quản lý thờng đợc xem xét trên ba mặt chủ yếu

sau:
- Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
- Lực lợng lao động quản lý để thực hiện các chức năng,
nhiệm vụ của bộ máy.
Trong đó lực lợng lao động quản lý có vai trò quyết định.
3. Lao động quản lý và phân loại lao động quản lý.
3.1. Lao động quản lý:
Lao động quản lý bao gồm những cán bộ và nhân viên
tham gia vào việc thực hiện các chức năng quản lý. Trong bộ
máy thì hoạt động của lao động quản lý rất phong phú và
đa dạng, cho nên để thực hiện đợc các chức năng quản lý
thì trong bộ máy quản lý phải có nhiều hoạt động quản lý
khác nhau.
3.2. Phân loại lao động quản lý:
Căn cứ vào việc tham gia trong các hoạt động và chức
năng quản lý, ngời ta chia lao động quản lý thành ba loại sau:
Một là: Cán bộ quản lý doanh nghiệp gồm có giám ®èc,
c¸c phã gi¸m ®èc, kÕ to¸n trëng. C¸c c¸n bé này có nhiệm vụ
phụ trách từng phần công việc, chịu trách nhiệm về đờng lối
chiến lợc, các công tác tổ chức hành chính tổng hợp của
doanh nghiệp.

4


Hai là: Cán bộ lÃnh đạo doanh nghiệp gồm trởng, phó
quản đốc phân xởng ( còn gọi là lÃnh đạo tác nghiệp); Trởng, phó phòng ban chức năng. Đội ngũ lÃnh đạo này có
nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện phơng hớng, đờng lối của lÃnh
đạo cấp cao đà phê duyệt cho bộ phận chuyên môn của

mình.
Ba là: Viên chức chuyên môn nghiệp vụ, gồm những ngời
thực hiện những công việc rất cụ thể và có tính chất thờng
xuyên lặp đi lặp lại.
Trong bất kỳ một doanh nghiệp, một tổ chức nào thì
ba loại lao động quản lý nói trên đều cần thiết và phải có,
tuy nhiên tuỳ theo từng quy mô hoạt động và tình hình sản
xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp mà có một tỷ lệ
thích hợp. Trong đó cán bộ lÃnh đạo cấp cao và cán bộ lÃnh
đạo cấp trung gian có vai trò và vị trí hết sức quan trọng, là
nhân tố cơ bản quyết định sự thành bại của bộ máy quản lý
- đây là linh hồn của tổ chức và nó đợc ví nh ngời nhạc trởng của một giàn nhạc giao hởng.
II. tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
1. Khái niệm, nội dung và yêu cầu của tổ chức bộ máy
quản lý.
1.1. Các khái niệm:
- Tổ chức:
Theo cách phân loại các yếu tố sản xuất thì: Tổ chức là
sự kết hợp các yÕu tè s¶n xuÊt.

5


Theo quá trình phát triển thì: Tổ chức là sự liên kết tất
cả các cá nhân, quá trình hoạt động trong hệ thống để
thực hiện các mục đích đề ra.
Theo mối quan hệ: Tổ chức bao gồm sự xác định cơ
cấu và liên kết các hoạt động khác nhau của tổ chức.
- Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Tô chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là dựa trên những

chức năng, nhiệm vụ đà xác định của bộ máy quản lý để
sắp xếp về lực lợng, bố trí về cơ cấu, xây dựng mô hình
và làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp hoạt
động nh một chØnh thĨ cã hiƯu lùc nhÊt.
- C¬ cÊu tỉ chøc:
C¬ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ
chức thành những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lợng khác nhau, những bộ phận đó thực hiện những chức
năng riêng biệt nhng có quan hệ chặt chÏ víi nhau nh»m thùc
hiƯn mơc tiªu chung cđa tỉ chức.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là những bộ phận có
trách nhiệm khác nhau, nhng quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau
đợc bố trí theo từng khâu, từng cấp quản lý để tạo thành
một chỉnh thể nhằm thực hiện mục tiêu và chức năng quản
lý xác định.
1.2. Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý:
Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ
máy cần phải đảm bảo thực hiện những yêu cầu sau:
6


- Tính tối u: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp
quản lý đều đợc thiết lập các mối quan hệ hợp lý, mang tính
năng động cao, luôn đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra
của doanh nghiệp.
- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải
đảm bảo khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống
nào xảy ra trong hệ thống cũng nh ngoài hệ thống.
- Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải
đảm bảo tính chính xác của thông tin đợc xử lý trong hệ

thống, nhờ đó đảm bảo đợc sự phối hợp nhịp nhàng giữa các
hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các hoạt ®éng trong doanh
nghiƯp.
- TÝnh kinh tÕ: C¬ cÊu tỉ chøc bộ máy quản lý phải đợc
tổ chức sao cho chi phí bỏ ra trong quá trình xây dựng và
sử dụng là thấp nhất nhng phải đạt hiệu quả cao nhất.
- Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lý phải đảm
bảo kiểm soát đợc hệ thống thông tin, thông tin không đợc rò
rỉ ra ngoài dới bất kỳ hình thức nào. Điều đó sẽ quyết định
sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp.
1.3. Nội dung của bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có rất nhiều nội
dung, sau đây là các nội dung chủ yếu:
- Xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà bộ máy
quản lý cần hớng tới va đạt đợc. Mục tiêu của bộ máy quan lý
phải thống nhất với mục tiêu sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp,
7


- Xác định cơ cấu tổ chức quản lý theo khâu và cấp
quản lý, phụ thuộc vào quy mô của bộ máy quản lý, hệ thống
các chức năng nhiệm vụ đà xác định và việc phân công hợp
tác lao động quản lý. Trong cơ cấu quản lý có hai nội dung
thống nhất nhau, đó là khâu quản lý và cấp quản lý.
- Xác định mô hình quản lý: Mô hình quản lý là sự
định hình các quan hệ của một cơ cấu quản lý trong đó
xác định các cấp, các khâu, mối liên hệ thống nhất giữa
chúng trong một hệ thống quản lý, về truyền thống có mô
hình quản lý theo kiểu trực tuyến, theo kiểu chức năng, theo

kiểu tham mu và các kiểu phối hợp giữa chúng.
- Xây dựng lực lợng thực hiện các chức năng quản lý căn
cứ vào quy mô sản xuất kinh doanh, từ đó xác định quy mô
của bộ máy quản lý và trình độ của lực lợng lao động và phơng thức sắp xếp họ trong guồng máy quản lý, vào mô hình
tổ chức đợc áp dụng, vào loại công nghệ quản lý đợc áp dụng,
vào tổ chức và thông tin ra quyết định quản lý.
2. Các mô hình và nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý.
2.1. Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
a. Mô hình cơ cấu theo trực tuyến.
Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có
cấp trên và cấp dới. Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho
việc thực hiện chế độ thủ trởng, ngời lÃnh đạo phải chịu
hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của ngời dới
quyền.
Sơ đồ1: C¬ cÊu tỉ chøc theo kiĨu trùc tun
8


ời cơ lÃnh
Đặc điểm cơ bảnNgư
của
cấu này là ngời lÃnh đạo thực
hiện tất cả các chức đạo
năng quản lý, hoàn toàn chịu trách
nhiệm về hệ thống mình phụ trách. Còn ngời thừa hành
ời LĐchỉ
tuyến
Ngườphụ
i LĐ trách
tuyếnvà chỉ thi

mệnhNgư
lệnh
nhận lệnh một ngời
2
hành 1
lệnh của ngời đó mà thôi.
-Các
Ưu điểm:
điều
kiện
thuận lợi cho
đối bộ
tượngmáy gọn nhẹ, tạoCác
đối
tượng
việc thực
Qlý hiện chế độ một thủ trởng.
Qlý
- Nhợc điểm: Cơ cấu này đòi hỏi ngời lÃnh đạo phải có
kiến thức toàn diện, tổng hợp, đồng thời cơ cấu này làm hạn
chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao theo
chuyên môn. Kiểu cơ cấu này chỉ áp dụng cho các tổ chức
có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp.
b. Mô hình cơ cấu theo chức năng.
Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý đợc phân chia
cho các bộ phận riêng biệt theo các chức năng quản lý, mỗi bộ
phận đảm nhiệm một chức năng nhất định.
Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng.

9

Người lÃnh đạo
Kiểu cơ cấu này sẽ hình thành nên ngời lÃnh đạo đợc
chuyên môn hoá, chỉ đảm nhận thực hiện một số chức năng
nhất định. Mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức rất
Người tạp
LĐ và
cnăng
Ngườiđạo
LĐ của
cnăng
LĐ cnăngC
phức
chịu sự lÃnh
nhiều Ngư
thủờitrởng.
Nh vậy
A với cơ cấu tổ chức
B trực tuyến ở chỗ: ngời lÃnh đạo chia
khác
bớt công việc cho ngời cấp dới.
điểm:
Thu hútĐối
đợctượcác
vào tưcông
tác lÃnh
Đối Ưu
tượng
quản

ng chuyên
quản giaĐối
ợng quản
đạo,
bộ hơn,phát huy tác
lý1 sử dụng tốt cánly2
lý3 dụng của ngời
chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho ngời lÃnh đạo.
Nhợc điểm: Đối tợng quản lý phải chịu sự lÃnh đạo của
nhiều thủ trởng khác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế
độ thủ trởng. Mô hình này phù hợp víi tỉ chøc, doanh nghiƯp
cã quy m« lín, viƯc tỉ chức phức tạp theo chức năng.
c. Mô hình cơ cấu tổ chức theo trực tuyến - chức năng.
Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu trên, theo đó
mối liên hệ giữa cấp dới và lÃnh đạo là một đờng thẳng, còn
những bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị
những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt
10


động của các cán bộ trực tuyến. Cơ cấu này đòi hỏi ngời lÃnh
đạo tổ chức phải thờng xuyên giải qut mèi quan hƯ gi÷a
bé phËn trùc tun víi bé phận chức năng.
Sơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến - chức
năng.

LÃnhđợc u đạo
Ưu điểm: Lợi dụng
điểm của hai bộ mô hình trực
tuyến và chức năng.cấp1

Nó phát huy đợc năng lực, chuyên môn
của các bộ phận chức năng, đồng thời đảm bảo đợc quyền
Người lđ cnăng
Người lđ cnăng
Người
lđ
chỉ huy trực tiếp của lÃnh đạo cấp cao của tổ chức.
A
B
cnăngC
Nhựơc điểm: Cơ cấu phức tạp, nhiều vốn, cơ cấu này
đòi hỏi ngời lÃnh đạoLÃnh
tổ chứcđạo
phải thờng xuyên giải quyết
cấp2
các mối quan hệ giữa
các bộ phận trực tuyến với bộ phận
chức năng.
Người
lđ
cnăngA
Đối tượng qlý 1

Người
cnăngB
11
Đối tượng qlý 2

lđ

Người

lđ

cnăngC
Đối tượng qlý 3


d. Mô hình cơ cấu trực tuyến - tham mu.
Ngời lÃnh đạo ra lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm
đối với ngời thừa hành trực tiếp của mình, khi gặp các vấn
đề phức tạp ngời lÃnh đạo phải tham khảo ý kiÕn chuyªn gia
ë bé phËn tham mu gióp viƯc. Kiểu cơ cấu này cho phép ngời lÃnh đạo tận dụng đợc những tài năng, chuyên môn của các
chuyên gia, giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức, nhng nó
đòi hỏi ngời lÃnh đạo phải tìm kiếm đợc các chuyên gia giỏi
trong các lĩnh vực.
Sơ đồ 4: Sơ ®å c¬ cÊu theo kiĨu trùc tun - tham mu.

Ng­êi lÃnh đạo
2.2. Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý:
- Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý gắn liền với phTham mư
Tham mư
Tham mư
ơng hớng, mục đích hệ thống phơng hớng, mục đích của
u1
u2
u3
hệ thống sẽ chi phối cơ cấu hệ thống. Nếu một hệ thống có
12
Người

lÃnh
đạo
Người
lÃnh
đạo
tuyến1
Tham
u1

mư

tuyến2
Tham
u2

Các đối tượng qlý

mư

Tham
u1

mư

Tham
u2

Các đối tượng qlý

mư

quy mô và mục tiêu phơng hớng cỡ lớn ( khu vực, cả nớc) thì
cơ cấu tổ chức của nó cũng phải có quy mô và phơng hớng tơng đơng. Còn nếu có quy mô vừa phải, đội ngũ và trình
độ tham gia hệ thống phải ở mức tơng đơng. Một hệ thống
có mục đích hoạt động văn hoá thì tổ chức bộ máy quản lý
sẽ có những đặc thù khác biệt với hệ thống có mục đích kinh
doanh.
- Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối.
Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải
đảm bảo phân công, phân cấp nhiều phân hệ trong hệ
thống theo yêu cầu các nhóm chuyên môn ngành với đội ngũ
nhân lực đợc đào tạo tơng ứng và có đủ quyền hạn để thực
hiện đợc nguyên tắc này.
- Nguyên tắc linh hoạt và thích ứng với môi trờng.
Nguyên tắc này đảm bảo việc cải tiến bộ máy quản lý
phải đảm bảo cho mỗi phân hệ, mỗi bộ phận một mức độ
tự do sáng tạo tơng ứng để các cấp quản lý thấp hơn phát
triển đợc tài năng để chuẩn bị thay thế các cán bộ quản lý
cấp trên khi cần thiết.
- Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả.
Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải
mang lại hiệu quả cao nhất đối với chi phí bỏ ra và đảm bảo
hiệu lực hoạt động của các phân hệ về tác động điều
khiển của các lÃnh đạo.
3. Các nhân tố ảnh hởng tới tổ chức bộ máy quản lý:

13

Phân tích các nhân tố ảnh hởng tới tổ chức bộ máy
quản lý nhằm đa ra một mô hình phù hợp với quy mô doanh
nghiệp và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
nhằm đạt đợc hiệu quả cao nhất trong công tác tổ chức
quản lý và từ đó thúc đẩy doanh nghiệp có mô hình quản
lý nhằm tăng sức cạnh tranh trên thị trờng.
- Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cđa doanh nghiƯp.
Trong bÊt kú tỉ chøc kinh tế nào thì nhiệm vụ sản
xuất kinh doanh và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể
tách rời nhau. Khi sự thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh
của công ty thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi theo, vì nếu
không thay đổi theo thì bộ máy quản lý cũ sẽ làm cản trở
việc phấn đấu đạt đợc mục tiêu mới đề ra của tổ chức
doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải bao giờ sự thay đổi về
nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi về
nhiệm vụ sản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi sự thay đổi bắt
buộc của bộ máy quản lý, song các kết quả nghiên cứu đều
ủng hộ ý kiến bộ máy quản lý cần đợc thay đổi kèm theo
nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
- Quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng phức tạp thì
hoạt động của của doanh nghiệp cũng phức tạp theo. Do đó
các nhà quản lý cần phải đa ra một mô hình cơ cấu quản lý
hợp lý sao cho đảm bảo quản lý đợc toàn bộ hoạt động của
doanh nghiệp đồng thời phải làm sao để bộ máy quản lý
không cồng kềnh và phức tạp về mặt cơ cấu. Còn đối với các
14


doanh nghiệp vừa và nhỏ thì bộ máy quản lý phải chuyên,

tinh, gọn nhẹ để dễ tay đổi phù hợp với tình hình sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp.
- Địa bàn hoạt động:
Việc mở rộng hoặc phân tán địa bàn hoạt động của
doanh nghiệp đều có sự thay đổi về sự sắp xếp lao động
nói chung và lao động quản lý nói riêng do đó dẫn đến sự
thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý. Do vậy sự thay đổi địa
bàn hoạt động của doanh nghiệp cũng ảnh hởng tới cơ cấu
tổ chức quản lý của doanh nghiệp.
- Công nghệ:
Việc sử dụng công nghệ của doanh nghiệp cũng ảnh hởng tới tổ chức bộ máy quản lý. Nếu các doanh nghiệp trú
trọng đến công nghệ thì thờng có định mức quản lý tốt, bộ
máy quản lý phải đợc tổ chức sao cho tăng cờng khả năng
của doanh nghiệp và cần thích ứng kịp thời với sự thay đổi
công nghệ nhanh chóng. Một hệ thống cơ cấu tổ chức phải
phù hợp với hệ thống công nghệ và phải đảm bảo sự phối hợp
chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan ®Õn c«ng nghƯ
cđa doanh nghiƯp.
- M«i trêng kinh doanh.
Tỉ chøc bộ máy quản lý hợp lý là điều kiện đủ cho
doanh nghiệp thành công trên thơng trờng. Do vậy mức độ
phức tạp của môi trờng kinh doanh có ảnh hởng đến tổ chức
bộ máy quản lý. Nếu môi trờng luôn biến động và biến
động nhanh chóng thì có đợc thành công đòi hỏi các doanh
15


nghiệp phải tổ chức bộ máy quản lý có mối quan hệ hữu cơ.
Việc đề ra các quyết định có tính chất phân tán với các
thể lệ mềm mỏng, linh hoạt, các phòng ban có sự liên hệ

chặt chẽ với nhau.
- Cơ sở kỹ thuật của hoạt động quản lý và trình độ của các
cán bộ quản lý.
Nhân tố này có ảnh hởng mạnh đến tổ chức bộ máy
quản lý. Khi cơ sở kỹ thuật cho hoạt động quản lý đầy đủ,
hiện đại, trình độ của cán bộ quản lý cao có thể đảm
nhiệm nhiều công việc sẽ góp phần làm giảm lợng cán bộ
quản lý trong bộ máy quản lý, nên bộ máy quản lý sẽ gọn nhẹ
hơn nhng vẫn đảm bảo đợc tính hiệu quả trong quản lý.
- Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên.
Đối với những ngời đà qua đào tạo, có trình độ tay
nghề cao, có ý thức làm việc thì họ sẽ hoàn thành công việc
nhanh chóng hơn, khối lợng công việc lớn hơn do đó sẽ làm
giảm số lao động quản lý dẫn đến việc tổ chức bộ máy
quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn. Ngợc lại, với những lao
động không có ý thức làm việc, không tự giác sẽ dẫn đến số
lợng lao động quản lý gia tăng, làm cho lÃnh đạo trong tổ
chức đông lên, việc tổ chức bộ máy quản lý khó khăn hơn.
4. Các phơng pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý:
Để hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trớc hết
bắt nguồn từ việc xác định mục tiêu và phơng hớng phát
triển của hệ thống, trên cơ sở đó tiến hành tập hợp các yếu
16


tố của cơ cấu tổ chức và xác lập mối quan hệ qua lại giữa
các yếu tố đó. Việc hình thành cơ cấu tổ chức cũng có thể
bắt đầu từ việc mô tả chi tiết hoạt động của các đối tợng
quản lý và xác lập tất cả các mối quan hệ thông tin rồi sau

đó mới hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
Để có một cơ cấu tổ chức hợp lý ngời ta thờng dựa vào
hai phơng pháp chủ yếu sau:
a. Phơng pháp kinh nghiệm.
Theo phơng pháp này cơ cấu tổ chức đợc hình thành
dựa vào việc kế thừa những kinh nghiệm thành công và gạt
bỏ những yếu tố bất hợp lý của cơ cấu tổ chức có sẵn.
Những cơ cấu tổ chức có trớc này có những yếu tố tơng tự
với cơ cấu tổ chức sắp hình thành và để hình thành cơ
cấu tổ chức mới thì có thể dựa vào một cơ cấu tổ chức mẫu
nhng có tính đến các điều kiện cụ thể của đơn vị mới nh
so sánh về nhiệm vụ, chức năng, đối tợng quản lý, cơ sở vật
chất kỹ thuật .... để xác định cơ cấu tổ chức thích hợp. Do
vậy đôi khi phơng pháp này còn đợc gọi là phơng pháp tơng
tự.
Ưu điểm của phơng pháp này là quá trình hình thành
cơ cấu nhanh, chi tiết để thiết kế nhỏ, kế thừa có phân
tích những kinh nghiệm quý báu của quá khứ.
Nhợc điểm: dễ dẫn đến sao chép máy móc, thiếu
phân tích những điều kiện cụ thể.
b. Phơng pháp phân tÝch.

17


Theo phơng pháp này, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức
quản lý hiện tại đợc bắt đầu bằng cách nghiên cứu kỹ lỡng cơ
cấu tổ chức hiện tại, tiến hành đánh giá những hoạt động
của nó theo những tiêu thức nhất định, phân tích các chức
năng, các quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận để đánh giá

những mặt hợp lý của cơ cấu hiện hành và trên cơ sở ®ã dù
kiÕn c¬ cÊu míi sau ®ã bỉ sung, thay thế, thay đổi cán bộ,
xây dựng điều lệ, nội quy, quy chế hoạt động cho từng bộ
phận cũng nh đối với cán bộ lÃnh đạo, chuyên viên, các nhân
viên thừa hành chủ chốt.
Ưu điểm: Phơng pháp này phân tích đợc những điều
kiện thực tế của cơ quan, đánh giá đợc các mặt hợp lý và cha hợp lý để hoàn thiện cơ cấu mới hiệu quả hơn.
Nhợc điểm: Phơng pháp này tốn nhiều thời gian và chi
phí lớn để thiết kế cơ cấu tổ chức mới.
Tuy nhiên trong hoạt động quản lý để hình thành và
tổ chức đợc một bộ máy quản lý tốt ngời ta không chỉ sử
dụng thuần nhất một trong hai phơng pháp trên. Mà tuỳ theo
tình hình của công ty có thể hình thành cơ cấu quản lý
theo phơng pháp hỗn hợp, nghĩa là kết hợp cả hai phơng
pháp trên để lợi dụng u điểm của chúng.
III. Vai trò và sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý.
1. Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý.
Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì mỗi con ngời
không thể hành động riêng lẻ mà cần phối hợp những lỗ lực cá
nhân để hớng tới những mục tiêu chung. Quá trình tạo ra của
18


cải vật chất và tinh thần cũng nh đảm bảo cuộc sống an
toàn cho xà hội ngày càng đợc thực hiện trên quy mô lớn với
tính phức tạp ngày càng cao đòi hỏi phải có sự phân công
hợp tác của những con ngời trong tổ chức.
Trong sản xuất kinh doanh cũng vậy, mỗi doanh nghiệp
đều thực hiện những mục tiêu nhất định, mà để thực hiện
đợc các mục tiêu đó đòi hỏi phải có lực lợng điều hành toàn

bộ quá trình sản xuất. Đó chính là lực lợng lao động quản lý
trong doanh nghiệp và hình thành lên bộ máy quản lý. Để
đảm bảo sự thống nhất trong điều hành sản xuất kinh
doanh thì mỗi doanh nghiệp ít nhất phải có một thủ trởng
trực tiếp chỉ đạo lực lợng quản lý để thực hiện các nhiệm
vụ: bố trí, sắp xếp nhân viên quản cho phù hợp với từng
nhiệm vụ cụ thể nhằm đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng
giữa các thành viên trong tổ chức, nhằm khai thác khả năng
chuyên môn sáng tạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện
các mục tiêu để thực hiện các mục tiêu đề ra nh tăng năng
suất lao động, hạ giá thành....
Nh vậy, Trong mỗi doanh nghiệp nếu không có cơ cấu
tổ chức bộ máy quản lý thì không có một lực lợng nào có thể
tiến hành nhiệm vụ quản lý, và không có quá trình sản xuất
nào đợc thực hiện nếu không có cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý.
Từ những lập luận trên cho ta thấy rõ vai trò quan trọng
của cơ cấu tổ chức bộ máy, nó quyết định toàn bộ quá
trình hoạt động của tổ chức. Cơ cấu tổ chøc gän nhÑ, linh
19


hoạt, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ gióp cho viƯc thùc
hiƯn c¸c nhiƯm vơ mét c¸ch nhanh chóng và đạt hiệu quả
cao. Ngợc lại nếu một tổ chức không phù hợp với đều kiện mới,
nhiều bộ máy chồng chéo nhau sẽ dẫn đến sự trì trệ, mâu
thuẫn và kém hiệu quả. Chính vì thế cần phải đánh giá
mức độ hợp lý của một tổ chức, một cơ cấu tổ chức đợc coi
là hợp lý không chỉ đủ các bộ phận cần thiết để thực hiện
các chức năng của tổ chức mà phải có một tập thể mạnh với

những con ngời đủ phẩm chất, năng lực để thực hiện các
chức năng nhiệm vụ đợc giao.
Mặt khác, sự tồn tại của bộ máy quản lý còn thể hiện sự
tồn tại của chính doanh nghiệp đó. Nó nh chất keo dính để
liên kết các yếu tố sản xuất lại với nhau theo sự thống nhất, có
phơng hớng rõ ràng; đồng thời làm cho hoạt động của doanh
nghiệp ổn định, thu hút đợc mọi ngời tham gia và có trách
nhiệm với công việc hơn.
Trong doanh nghiệp có rất nhiều chức năng quản lý
đảm bảo cho quá trình quản lý đợc thực hiện trọn vẹn và
không bỏ sót. Để đảm nhiệm hết các chức năng quản lý đó
cần có sự phân công lao động quản lý, thực hiện chuyên
môn hoá. Bộ máy quản lý doanh nghiệp tập hợp những ngời
có trình độ cao trong doanh nghiệp. Việc sử dụng hợp lý các
kế hoạch lao động của các cán bộ và nhân viên quản lý, sự
phân chia công việc cho nhân viên quản lý phù hợp và có
trình độ thực sự sẽ góp phần hoàn thành nhiệm vụ sản xuất
kinh doanh của doanh nghiÖp.
20


2. Sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý.
2.1. Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý.
Trong hoạt động kinh tế

các doanh nghiệp, tổ chức

phải có bộ máy quản lý chuyên, tinh, gọn nhẹ và linh hoạt để
thực hiện quá trình quản lý các hoạt động sản xuất kinh
doanh một cách có hiệu quả nhất.

Với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì mục tiêu hoạt
động lớn nhất là lợi nhuận. Nhng muốn đạt hiệu quả cao nhất
trong kinh doanh thì đòi hỏi nhà quản lý phải trau rồi cả về
lý luận và thực tiễn. Vì vậy công việc của hệ thống phải thờng xuyên điều tra, phân tích, tính toán, cân nhắc, lựa
chọn và soạn thảo phơng án kinh doanh tối u sao cho với chi
phí thấp nhất mà mang lại hiệu quả cao nhất.
Công tác quản lý là một trong những nhân tố quyết
định sự phát triển của hệ thống. Mà để thực hiện đợc công
tác quản lý tốt thì phải xuất phát từ một bộ máy quản lý ổn
định và thích hợp. Do đó hoàn thiện bộ máy quản lý là
nhân tố quan trọng đảm bảo thực hiện có hiệu quả sản
xuất kinh doanh, không ngừng nâng cao năng suất lao động
của doanh nghiệp.
2.2. Hoàn thịên bộ máy quản lý có liên quan chặt chẽ
đến chiến lợc kinh doanh của tổ chức.
Hoàn thiện bộ máy theo hớng chuyên, tinh. gọn nhẹ và
có hiệu lực:
Để đáp ứng đợc những yêu cầu của hoạt động sản xuất
kinh doanh trong cơ chế thị trờng khắc nghiệt nh hiÖn nay
21


cũng nh để phát huy đợc hết vai trò, năng lực lÃnh đạo và
quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của hệ
thống thì việc hoàn thiện bộ máy theo hớng chuyên, tinh,
gọn nhẹ là một tất yếu.
Hoàn thịên tổ chức bộ máy theo hớng chuyên tinh nghĩa
là thờng xuyên, chuyên sâu và có chọn lọc. Tính gọn nhẹ thể
hiện sự vừa đủ chi tiết, thành phần không rờm rà, không
thừa, không thiếu và có tỉ trọng nhỏ, có hiệu lực thể hiện

khả năng đi đến kết quả, đợc mọi ngời thực hiện một cách
nghiêm chỉnh.
Bộ máy quản lý là lực lợng duy nhất có thể tiến hành
nhiệm vụ quản lý. Nó chỉ phát huy đợc sức mạnh khi nó phù
hợp với yêu cầu của thực tiễn, còn không thì nó lại trở thành
lực lợng làm kìm hÃm sự phát triển của tổ chức. Hoàn thiện
bộ máy quản lý, làm cho bộ máy quản lý có hiệu lực hơn,
hoàn thiện nhiệm vụ quản lý phù hợp với quy mô sản xuất kinh
doanh, thích ứng với mọi đặc ®iĨm kinh tÕ, kü tht cđa
doanh nghiƯp.
Ngµy nay trong nỊn kinh tế thị trờng, một doanh
nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì cần có một bộ máy
hiệu quả trong hoạt động. Mặt khác hoàn thiện bộ máy quản
lý sẽ làm cho bộ máy quản lý tinh giảm, gọn nhẹ mà tính
hiệu lực vẫn cao.
2.3. Đối với Công ty liên doanh cơ khí xây dựng Hà Nội.
Nh bất cứ một doanh nghiệp nào, mục tiêu hoạt động lớn
nhất của Công ty cũng là lợi nhuận. Do vậy hoàn thiện cơ
22


cấu tổ chức bộ máy quản lí ở Công ty là rất cần thiết, nhất
là trong nền kinh tế thị trờng cạnh tranh gay gắt nh hiện
nay.
Mặt khác sản phẩm của Công ty đòi hỏi phải có tính
cạnh tranh cao trên thị trờng cả về chất lợng, mẫu mà sản
phẩm và tiến độ giao hàng. Và để đạt đợc điều đó thì cơ
cấu tổ chức bộ máy quản lí có vai trò rất quan trọng. Nó là
điều kiện đủ quyết định sự thành công của Công ty trên
thơng trờng.

Cán bộ quản lí của Công ty có trình độ và năng lực rất
cao, mà công tác quản lí là một trong những nhân tố quyết
định sự phát triển của hệ thống. Do vậy để tận dụng tốt
nguồn lực sẵn có và để họ làm tốt công việc của mình thì
đòi hỏi phải có một bộ máy quản lí ổn định và thích hợp.
Do vậy hoàn thiện bộ máy quản lí ở Công ty là nhân tố quan
trong thực hiện có hiệu quả sản xuất kinh doanh và không
ngừng nâng cao năng suất lao động của Công ty.
Mặt khác đối với một Công ty mới đi vào hoạt động thì
việc hình thành và hoàn thiện bộ máy quản lí là việc làm
rất cần thiết và bớc đầu quyết định sự hình thành và phát
triển cả Công ty trên thơng trờng.

23


Chơng 2: Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của
công ty liên doanh cơ khí xây dựng Hà nội.
I. Những đặc điểm cơ bản của công ty ảnh hởng tới công
tác tổ chức bộ máy quản lý
1. Quá trình hình thành và phát triển công ty
Nhằm đáp ứng nhu cầu và nâng cao sức cạnh tranh của
sản phẩm ( cầu trục và các thiết bị nâng hạ) trên thị trờng
trong nớc và quốc tế. Tập đoàn WGI (đối tác Australia) đÃ
liên doanh với Công ty cơ khí xây dựng số 5 (đối tác Việt
Nam) để hình thành lên Công ty liên doanh cơ khí xây
dựng Hà Nội (CEC Hanoi Ltd). CEC Hanoi Ltd đợc thành lập
vào năm 1996 theo giấy phép đầu t số 1368/GP cấp ngày 13
tháng 5 năm 1996 và bắt đầu đi vào hoạt động tại Việt Nam
từ năm 1997 với các sản phẩm kết cấu thép chất lợng cao. Với

mục đích trở thành Công ty hàng đầu về chất lợng trong
lĩnh vực kết cấu thép và thiết bị nâng hạ, và nhận đợc sự
hỗ trợ về kỹ thuật của các hÃng thiết bị hàng đầu thế giới,
cùng với chơng trình đào tạo - nghiên cứu - phát triển liên tục
của đội ngũ cán bộ công nhân năng động, sáng tạo, từng bớc
CEC Hanoi Ltd đà trở thành Công ty có nhÃn hiệu hàng đầu
trong lĩnh vực kết cấu và thiết bị nâng hạ.
Công ty cung cấp các sản phẩm và dịch vụ khác nhau từ
thiết kế chi tiết đến gia công kết cấu thép thông dụng và
kết cấu thép đặc biệt, làm sạch bề mặt và sơn phủ theo
quy trình quốc tế hoặc mạ nhúng kẽm, đóng gói và vận

24


chuyển. Quản lý chất lợng của công ty hoạt động trên cơ sở
tiêu chuẩn ISO 9002.
Để nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trờng Việt
Nam bằng sản phẩm có chất lợng tốt nhất và giá cả cạnh tranh
nhất, Công ty đà kết hợp sức mạnh của công nhân lành nghề,
cán bộ công nhân kỹ thuật trong nớc với kinh nghiệm và tính
chuyên nghiệp của chuyên gia Australia để tạo ra sản phẩm
có chất lợng tốt nhất với giá cả cạnh tranh nhất.
Các đối tác trong liên doanh: Tập đoàn WGI (đối tác
Australia) với lợng vốn góp chiếm 60% và Công ty cơ khí xây
dựng số 5 ( đối tác Việt Nam) với lợng vốn góp chiếm 40%.
Chính sự liên kết quốc tế này đà đem lại nguồn nhân lực, ý
tởng, kiến thức, thông tin cũng nh sự hỗ trợ kỹ thuật để
không ngừng nâng cao chất lợng sản phẩm và dịch vụ cho
khách hàng trong và ngoài nớc.

Cùng với những thiết bị hiện đại phục vụ cho chế tạo
kết cấu, Công ty đà từng bớc áp dụng công nghệ mới nhất
trong ngành thiết bị nâng hạ vào các sản phẩm của mình,
đồng thời tối u các sản phẩm hiện có nhằm đáp ứng tối đa
các yêu cầu của khách hàng. Công ty hiện đang cung cấp các
giải pháp về kết cấu và thiết bị nâng hạ cho các ngành:
- Công nghiệp thép: Hệ thống cầu trục, cổng trục và
các thiết bị nâng đặc biệt, kết cấu cho các nhà máy cán
phôi và thành phẩm cho xây dựng, các nhà máy mạ thép.
- Công nghiệp đóng tầu: Hệ thống cầu trục, cổng trục
và thiết bị nâng hạ cho các nhà máy đóng tầu.
25