THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG GIAO THÔNG 18

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN XÂY DỰNG GIAO THÔNG 18
I, Công tác tổ chức kế toán NVL tại Công ty Cổ phần XDGT 18.
1, Đặc điểm NVL tại Công ty.
- Với đặc điểm chung của ngành xây dựng là thường xuyên sản xuất lưu
động, lực lượng sản xuất phân tán không tập trung và thường xuyên làm vào
ban đêm với công việc cụ thể là: đào đường, xây dựng các công trình cầu
đường...Với đặc điểm như vậy nên NVL sử dụng cho việc sản xuất sản phẩm
của Công ty cũng mang những đặc thù khác nhau.
Từ những đặc điểm trêm cho thấy việc quản lý NVL của Công ty có
những khó khăn riêng biệt. Vấn đề đặt ra cho công ty là phải đưa ra những biện
pháp quản lý chặt chẽ NVL và sử dụng một cách hợp lý, giúp nâng cao kết quả
sản xuất, đó cũng chính là mục tiêu phấn đấu của Công ty. Chính vì vậy ở
Công ty đã tiến hành phân loại NVL.
2, Phân loại NVL :
Do có nhiều chủng loại NVL khác nhau, nên muốn quản lý tốt vật liệu và
hạch toán chính xác vật liệu chính xác vật liệu thì cần phải tiến hành phân loại
NVL một cách khoa học và hợp lý.
- Căn cứ vào nội dung kinh kế vật liệu được chia thành các loại sau:
+ Vật liệu chính: là đối tượng chủ yếu của Công ty, tham gia vào quá trình
sản xuất, là cơ sở chủ yếu hình thành nên thực thể sản phẩm. Bao gồm: Đất đá,
cát , sỏi, xi măng...
+ Vật liệu phụ: gồm rất nhiều loại khác nhau, tuy không cấu thành nên thực
thể sản phẩm song vật liệu phụ rất đa dạng và phong phú, nó mang tính đặc thù
khác nhau. Có những tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất như
làm thay đổi bên ngoài của sản phẩm.
+ Nhiên liệu: là các loại xăng, dầu, mỡ... phục vụ cho quá trình vận hành
máy móc thiết bị của Công ty mua sắm, dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa máy
móc thiết bị.
+ Phế liệu thu hồi: chủ yếu là những loại vật liệu bị loại ra trong quá trình
sản xuất.

Xét về mặt chi phí, chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí
sản xuất đặc biệt là chi phí NVL chính. Do đó một biến động nhỏ về chi phí
NVL cũng có ảnh hưởng ngay tới giá thành sản phẩm. Do vậy mà Công ty phải
có biện pháp thu mua vận chuyển, bảo quản tốt tránh tình trạng hư hao, mất mát
làm ảnh hưởng tới quá trình sản xuất của Công ty, đồng thời tính toán sao cho
chi phí vận chuyển là thấp nhất.
3, Đánh giá vật liệu:
- Vật liệu chủ yếu của Công ty là nguồn thu mua ngoài như xi măng, đất,
đá, cát, sỏi...
- Thực tế ở Công ty, vật liệu được đánh giá theo thực tế, sử dụng theo
phương pháp tính giá: Nhập trước, xuất trước. Theo phương pháp này, dựa tên
giả định hàng nào nhập trước sẽ xuất trước, và trị giá NVL xuất kho sẽ đước
tính bằng số lượng hàng xuất kho * đơn giá của hàng nhập kho theo thứ tự thời
gian từ trước đến sau.NVL tồn kho được tính theo số lượng NVL tồn kho và
đơn giá của những lô hàng nhập sau hiện còn.
Trong phần hạch toán vật liệu ở Công ty Cổ phần XDGT 18 sử dụng các
chứng từ kế toán:
- Hoá đơn GTGT.
- Phiếu nhập kho.
- Phiếu xuất kho.
II, Nội dung chi tiết của các loại chứng từ, sổ sách.
1, Hoá đơn GTGT:
a) Mục đích:
- Là cơ sở để chứng minh cho các hoạt động kinh tế tài chính xảy ra, là cơ
sở để ghi sổ kế toán và thông tin kinh tế về các hoạt động kinh tế tài chính đó.
- Giúp cho kế toán quản lý được quá trình mua bán nguyên vật liệu, giúp
cho việc phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu một cách thuận lợi.
- Hoá đơn GTGT giúp cho việc kiểm tra, thanh tra tính trung thực, tính
hiệu quả về mặt thời gian các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh và thực sự
hoàn thành, xác định trách nhiệm của đơn vị, bộ phận, cá nhân đối với hoạt

động kinh tế tài chính, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hoạt động kinh tế tài
chính, phân loại hoạt động kinh tế theo đối tượng để ghi sổ kế toán đúng đắn và
quản lý có hiệu quả.
- Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển và tin học được ứng dụng
rộng rãi trong kế toán, các chứng từ cần được xây dựng, thiết kế như một
phương tiện ghi nhận, lưu giữ thông tin để sử dụng trong kế toán đảm bảo cho
các phương tiện kỹ thuật tin học sử dụng trong kế toán có thể thực hiện thu nhận
thông tin đã được ghi nhận, lưu giữ.
b) Yêu cầu: Những yếu tố cơ bản của hoá đơn là những yếu tố bắt buộc mà bất
cứ hoá đơn nào cũng phải có:
- Tên gọi của chứng từ: Mọi hoá đơn chứng từ kế toán phản ánh trực tiếp
các hoạt động kinh tế tài chính đều phải có tên gọi. Giúp cho việc phân loại,
tổng hợp số liệu.
- Ngày lập hoá đơn: phải ghi rõ ngày lập, số hiệu của hoá đơn, mã số thuế
của đơn vị mua hàng.
- Tên, địa chỉ, chữ ký và dấu ( nếu có) của đơn vị, bộ phận, cá nhân có
liên quan tới hoạt động kinh tế tài chính ghi trong hoá đơn.
Phải có chữ ký của kế toán trưởng- người kiểm soát hoạt động kinh tế tài
chính, chữ ký của thủ trưởng đơn vị- người phê duyệt và đóng dấu của đơn vị.
- Nội dung tóm tắt các hoạt động mua bán cần diễn đạt gọn, rõ ràng,
chính xác.
- Các đơn vị đo lường cần thiết: Mỗi loại hàng hoá cần sử dụng đơn vị đo
lường thống nhất.
- Ngoài ra một số hoá đơn có thêm yếu tố thời gian thanh toán, hình thức
thanh toán, thuế...
- Các yếu tố này cần bố trí, sắp xếp hợp lý, đảm bảo cho việc ghi chép
thuận tiện.
c) Nội dung:
- Nội dung của hoá đơn thể hiện ý nghĩa tính hợp pháp, hợp lý của hoạt
động kinh tế tài chính, bởi vậy cần diễn đạt gọn, rõ ràng, chính xác giúp cho

việc kiểm tra, thanh tra nội dung hoạt động kinh tế tài chính và ghi sổ kế toán
hoạt động đó được đúng đắn.
d) Phương pháp ghi chép.
- Hoá đơn GTGT gồm 3 liên:
+ Liên 1: Lưu tại cuống
+ Liên 2: Giao khách hàng
+ Liên 3: Lưu tại cuống( cuối tháng bỏ ra lưu theo chứng từ đã xuất).
- Biểu hoá đơn GTGT gồm 6 cột:
+ Cột 1: Ghi số thứ tự
+ Cột 2: Ghi tên hàng hoá, dịch vụ.
+ Cột 3: Ghi đơn vị tính.
+ Cột 4: Ghi số lượng
+ Cột 5: Ghi đơn giá
+ Cột 6: Thành tiền = Số lượng * Đơn giá.
- Cộng tiền hàng: Cộng dọc Cột 6. Ghi rõ mức thuế suất GTGT... %. Mức
phí xăng dầu( nếu là hoá đơn mua dầu).
- Tổng tiền thanh toán = Cộng tiền hàng + Thuế suất GTGT + Phí xăng dầu
( nếu có)
- Ghi rõ tổng số tiền bằng chữ.
e) Công việc của nhân viên kế toán:
- Hạch toán ban đầu có thể do nhân viên kế toán hoặc những người có
liên quan đến quá trình hoạt động kinh tế tài chính thực hiện. Các chứng từ liên
quan đến quá trình hoạt động của đơn vị nảy sinh ở những thời điểm khác nhau,
thời gian khác nhau đều phải được tập trung về bộ phận của kế toán của đơn vị
một cách kịp thời, đầy đủ để sử lý và sử dụng trong công tác kế toán, công tác
quản lý. Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ theo số liên quy định và bộ
phận kế toán đơn vị thực hiện các công việc sau:
- Kiểm tra chứng từ. Khi nhận được chứng từ kế toán thực hiện kiểm tra
các nội dung: tính hợp pháp, hợp lệ của hoạt động kinh tế ghi trong chứng từ,
tính rõ ràng, đầy đủ, chính xác, trung thực của các yếu tố. Những chứng từ

không đảm bảo phải báo ngay cho kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị để xử lý
kịp thời. Những chứng từ đảm bảo không vi phạm mới sử dụng để ghi số kế
toán.
- Tập hợp, phân loại chứng từ phục vụ ghi sổ kế toán.
- Chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra và hoàn chỉnh cần được tổ chức
luân chuyển đến các bộ phận, đơn vị, cá nhân có liên quan phục vụ việc ghi sổ
kế toán và thông tin kinh tế. Việc luân chuyển cần tuân thủ những quy định của
kế toán trưởng về thứ tự và thời gian.
- Bảo quản và lưu trữ chứng từ: Sau khi sử dụng, chứng từ cần được bảo
quản và lưu trữ theo quy định mà nhà nước đã ban hành tránh gây hư hỏng, mất
mát, đảm bảo khi cần thiết có thể sử dụng lại, phục vụ cho công tác kiểm tra,
thanh tra. Trường hợp sảy ra mất mát phải báo cáo thủ trưởng, kế toán trưởng.
- Sau đó kế toán hạch toán các chứng từ trên theo từng loại chi phí.
-Tổng số tiền thanh toán trên hoá đơn sẽ vào bên Có của sổ chi tiết thanh
toán với người bán( khi chưa trả tiền hoặc mới trả được một ít). Với trường hợp
đã thanh toán thì vào sổ nhật ký tiền mặt.
VD: Ngày 6 tháng 7 năm 2006 Công ty Cổ phần XDGT 18 mua xi măng
PCB 30.
HOÁ ĐƠN GTGT
(Liên 2: Giao khách hàng)
Ngày 06 tháng 03 năm 2006
Mẫu số: 01 GTKT- 01
Ký hiệu: AA/ 2003- T
Số: 047601
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH vật tư kỹ thuật xi măng.
Địa chỉ: Cửa hàng 88 Linh Đàm.
Tài khoản:
MST: 5100100046.
Họ tên người mua hàng:
Đơn vị: Công ty Cổ phần XDGT 18.

Địa chỉ: Cụm 10- Pháp Vân- Hoàng Liệt- Hoàng Mai- Hà Nội.
Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0109093258.
STT Diễn giải ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 * 2
1,
Xi măng bao PCB
30 Tấn 33 668.128, 22.050.006,
Cộng tiền hàng:
22.050.006,
Thuế GTGT 10%: 2.204.994,
Tổng số tiền thanh toán: 24.255.000,
(Bằng chữ: Hai mươi bốn triệu Hai trăm năm mươi lăm nghìn đồng./.)
Người mua hàng Kế toán Thủ trưởng đơn vị.

(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)
HOÁ ĐƠN GTGT
(Liên 2: Giao khách hàng)
Ngày 06 tháng 03 năm 2006
Mẫu số: 01 GTKT- 01
Ký hiệu: AA/ 2003- T
Số: 0056057
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH vật tư kỹ thuật xi măng.
Địa chỉ: Cửa hàng 88 Linh Đàm.
Tài khoản:
MST: 5100100046.
Họ tên người mua hàng:
Đơn vị: Công ty Cổ phần XDGT 18.
Địa chỉ: Cụm 10- Pháp Vân- Hoàng Liệt- Hoàng Mai- Hà Nội.
Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0109093258.
STT

Diễn giải ĐVT Số lượng Đơn giá Thành
tiền
A B C 1 2 3 = 1 * 2
1, Xi măng bao PCB 30 Tấn 6 668.128, 4.145.454,
Cộng tiền hàng 4.145.454,
Thuế GTGT 10%: 414.546,
Tổng số tiền t.toán: 4.560.000,
(Bằng chữ: Bốn triệu năm trăm sáu mươi nghìn đồng chẵn./.)
Người mua hàng Kế toán Thủ trưởng đơn vị.
(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ
tên)
2, Phiếu nhập kho.
a). Mục đích:
- Phiếu nhập kho phản ánh trực tiếp hoạt động kinh tế tài chính xảy ra,
sao chụp lại nguyên vẹn hoạt động kinh tế tài chính đó. Nó là cơ sở để ghi chép,
tính toán số liệu, tài liệu ghi sổ kế toán thông tin kinh tế và kiểm tra, quản lý các
hoạt động kinh tế tài chính.
- Lập phiếu nhập kho để xác định số lượng, chất lượng, giá cả của vật tư
mua vào thực tế nhập kho, để ghi vào thẻ kho, thanh toán tiền hàng.
b) Yêu cầu:
- Ghi đầy đủ tên người nhập, ngày nhập, tên vật tư, số lượng, đơn giá ,
thành tiền. Yếu tố này giúp cho việc kiểm tra, thanh tra tính trung thực, tính
hiệu quả về mặt thời gian các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh và thực sự
hoàn thành.
- Tên, địa chỉ, chữ ký và dấu ( nếu có) của đơn vị, bộ phận, cá nhân có liên
quan. Bắt buộc phải có chữ ký của của người giao hàng, thủ kho, kế toán
trưởng, thủ trưởng đơn vị và đóng dấu của đơn vị.
c) Nội dung:
- Phiếu nhập kho được dùng để tổng hợp tài liệu từ các chứng từ gốc cùng
loại, phục vụ việc ghi sổ kế toán được thuận lợi. Cần phải kèm theo các chứng

từ gốc mới có giá trị sử dụng trong ghi sổ kế toán, thông tin kinh tế, quản lý.
d) Phương pháp ghi chép:
- Phiếu nhập kho đươc ghi thành 3 liên cụ thể như sau:
+ Liên 1: Lưu tại phòng tài vụ.
+ Liên 2: Giao cho nhân viên vật tư.
+ Liên 3: Giao cho thủ kho giữ.
- Biểu phiếu nhập kho gồm 8 cột:
+ Cột A: Ghi số thứ tự.
+ Cột B: Ghi tên vật liệu, Công cụ dụng cụ sản phẩm hàng hoá.
+ Cột C: Mã số vật liệu.
+ Cột D: Đơn vị tính.
+ Cột 1 : Số lượng theo chứng từ( hoá đơn hoặc lệnh nhập).
+ Cột 2 : Ghi số lượng thực nhập vào kho.
+ Cột 3 : Đơn giá( giá hạch toán hoặc giá hoá đơn).
+ Cột 4 : Thành tiền = Số lượng thực nhập * Đơn giá.
- Dòng tổng cộng: Cộng dọc Cột 4. Ghi tổng số tiền của các loại vật tư.
- Ghi rõ tổng số tiền bằng chữ trên phiếu nhập kho.
- Căn cứ phiếu nhập kho ghi:
Nợ TK 152
Có TK111, 112, 331...
e) Công việc của nhân viên kế toán.
- Nếu chấp nhận mua thì kế toán vật liệu ở phòng tài vụ sẽ nhập phiếu
nhập kho cùng hoá đơn mua hàng xuống kho giao cho thủ kho. Thủ kho căn cứ
vào hoá đơn, phiếu nhập kho và tình hình thực tế vật tư. Sau khi tiến hành kiểm
nhận số lượng thủ kho sẽ ghi vào cột thực nhập co cả 3 liên của phiếu nhập kho
và cùng người giao hàng ký tên vào 3 liên của phiếu nhập kho.
- Sau khi ghi vào thẻ kho thủ kho sẽ chuyển vào phòng tài vụ Công ty để
làm căn cứ ghi sổ kế toán. Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho ghi vào thẻ kho
và chỉ theo dõi chỉ tiêu, số lượng về nhập, xuất, tồn kho từng loại vật liệu mà
không theo dõi về giá trị của vật liệu.

- Dựa vào số lượng và đơn giá ở Cột 1 và Cột 2 trong hoá đơn GTGT kế
toán ghi vào Cột 1,2,3 trong phiếu nhập kho để theo dõi quá trình mua hàng và
tiêu thụ hàng hoá trong kỳ.Từ đó làm căn cứ để ghi vào thẻ kho.
Đơn vị: Công ty Cổ phần XDGT 18
Bộ phận:
Mẫu số: 01- VT.
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 09 tháng 03 năm 2006
Số: 23/ 03
Họ tên người giao hàng: Hoàng Văn Lực.
Theo HĐ số 0056057 ngày 09 tháng 03 năm 2006 của.
Nhập tại kho: Kho vật tư số 1.
ST
T
Tên nhãn hiệu, quy
cách phẩm chất vật
tư, dụng cụ, sản
phẩm hàng hoá
Mã
số
Đơn
vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành
tiền
Theo
chứng
từ
Thực
nhập

A B C D 1 2 3 4
1, Xi măng bao PCB
30
B30 Tấn 6 6 668.128 4.145.454,
Cộng 4.145.454,
Tổng số tiền ( Viết bằng chữ): Bốn triệu một trăm bốn muơi lăm nghìn bốn
trăm bốn muơi lăm./.
Số chứng từ gốc kèm theo: 01.
Ngày 09 tháng 03 năm 2006.
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
Đơn vị: Công ty Cổ phần XDGT 18
Bộ phận:
Mẫu số: 01- VT.
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 06 tháng 03 năm 2006
Số: 22/ 03
Họ tên người giao hàng: Hoàng Văn Lực.
Theo HĐ số 047601 ngày 06 tháng 03 năm 2006 của.
Nhập tại kho: Kho vật tư số 1.
STT
Tên nhãn hiệu, quy
cách phẩm chất vật
tư, dụng cụ, sản
phẩm hàng hoá
Mã
số
Đơ
n vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền

Theo
chứng
từ
Thực
nhập
A B C D 1 2 3 4
1, Xi măng bao PCB
30
B30 Tấn 33 33 668.128 22.050.006,
Cộng 22.050.006,
Tổng số tiền ( Viết bằng chữ): Hai mươi hai triệu khong trăm năm mươi
nghìn không trăm linh sáu đồng./.
Số chứng từ gốc kèm theo: 01.
Ngày 06 tháng 03 năm 2006.
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
3, Phiếu xuất kho.
a) Mục đích:
- Theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, công cụ dụng cụ sản phẩm, hàng hoá
xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp, làm căn cứ để hạch toán
chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng, thực
hiện định mức tiêu hao vật tư.
b) Yêu cầu:
- Ghi đầy đủ các khoản theo quy định như người nhận hàng, đơn vị, lý do
xuất kho. Số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Ký và ghi rõ họ tên của người lập phiếu, người nhận phiếu, người nhận
hàng, thủ kho, kế toán trưởng, giám đốc.
c) Nội dung:
- Trong quá trình thi công kế toán công trường căn cứ vào nhu cầu sử
dụng vật liệu, làm thủ tục xuất kho vật liệu sử dụng cho thi công căn cứ vào
chứng từ xuất kho kế toán vào sổ chi tiết vật liệu.

d) Phương pháp ghi chép:
- Góc bên trái của phiếu xuất kho phải ghi rõ tên của đơn vị( hoặc đóng
dấu đơn vị), bộ phận xuất kho, phiếu xuất kho lập cho một hoặc nhiều thứ vật
tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm hàng hoá cùng một kho dùng cho một đối tượng
hạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng.
- Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ: Họ tên người nhận hàng, tên đơn vị
bộ phận, số và ngày, tháng năm lập phiếu, lý do xuất kho và kho xuất vật tư,
công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.
- Cột A,B,C,D: Ghi số thứ tự, tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất, mã số
và đơn vị tính của vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hoá.
- Cột 1: Ghi số lượng vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm hàng hoá theo
yêu cầu xuất kho của người( bộ phận) sử dụng.
- Cột 2: Thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho (số lượng thực tế xuất kho
chỉ có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu)
- Cột 3: Kế toán ghi đơn giá.
- Cột 4: Tính giá thành tiền của từng loại vật tư, công cụ dụng cụ, sản
phẩm, hàng hoá xuất kho ( Cột 4 = Cột 2 * Cột 3).
- Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của số vật tư, hàng hoá công cụ dụng cụ
thực tế đã xuất kho.
- Dòng “ tổng số tiền bằng chữ”: Ghi tổng số tiền bằng chữ trên phiếu
xuất kho.
e) Công việc của nhân viên kế toán.
- Phiếu xuất kho do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ
phận kho lập thành 3 liên( đặt giấy than viết 1 lần) . Sau khi lập phiếu xong,
người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho Giám đốc hoặc người uỷ
quyền duyệt( ghi rõ họ tên) giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận
hàng. Sau khi xuất kho, thu kho ghi vào cột 2 số lượng thực xuất của từng thứ,
ghi ngày, tháng, năm xuất kho và cùng người nhận hàng ký tên vào phiếu xuất
kho( ghi rõ họ tên).
+ Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu.

+ Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán
để kế toán ghi vào cột 3, 4 và ghi vào sổ kế toán.
+ Liên 3: Người nhận vật tư, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá giữ để
theo dõi ở bộ phận sử dụng.
- Dựa vào phiếu xuất kế toán ghi số liệu ở Cột 2 vào Cột 2 của thẻ kho
cho từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hoá.
Đơn vị: Công ty Cổ phần XDGT 18
Bộ phận:
Mẫu số: 02- VT.
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 07 tháng 03 năm 2006