Cơ sở phương pháp luận của đề tài Ứng dụng tin học trong hạch toán kế toán ở Vietinbank Hoàn Kiếm

Chơng II
Cơ sở phơng pháp luận
I. Thông tin kinh tế trong ngân hàng
1. Yêu cầu của thông tin kinh tế trong hệ thống ngân hàng
Hoạt động của hệ thống ngân hàng trong một nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung
cao độ hay trong một nền kinh tế thị trờng bao giờ cũng phản ánh nhịp độ phát triển
của nền kinh tế quốc dân. Nhng vai trò của nó chỉ thể hiện một cách rõ ràng trong
điều kiện một nền kinh tế thị trờng. Hiện nay nền kinh tế nớc ta đã chuyển từ một
nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung, bao cấp sang nền kinh tế thị trờng có điều tiết đã
đặt ra cho hệ thống ngân hàng nhà nớc ta một nhiệm vụ mới nặng nề hơn và nhiều
nghiệp vụ rất mới mẻ. Để có thể đóng vai trò " ngời dẫn đờng " của nền kinh tế thị tr-
ờng, hệ thống ngân hàng Việt Nam đã có sự thay đổi căn bản về cơ cấu mô hình tổ
chức ( từ hệ thống ngân hàng 1 cấp - chuyển sang hệ thống ngân hàng 2 cấp ), đồng
thời với sự thay đổi về mô hình tổ chức là sự thay đổi về chức năng nghiệp vụ và các
nhiệm vụ hoạt động kinh doanh của ngành ngân hàng .
Thực tế đã chứng minh, hoạt động của ngành ngân hàng cũng nh của các ngành
kinh tế khác ... chỉ có thể đạt hiệu quả cao trong nền kinh tế thị trờng khi mà lý
thuyết thông tin và lý thuyết hệ thống đợc áp dụng một cách nhuần nhuyễn với sự trợ
giúp của kỹ thuật tính toán hiện đại .
Chỉ có trên cơ sở đó mới có thể cung cấp cho các nhà quản lý trong hệ thống ngân
hàng những thông tin cần thiết, chính xác, kịp thời để họ đa ra đợc những quyết định
phù hợp với đòi hỏi của thực tiễn, mới có thể thực hiện đợc các chính sách tài chính,
chính sách tiền tệ, chính sách tín dụng của nhà nớc và chính phủ.
Do đó, thông tin kinh tế trong hệ thống ngân hàng phải đáp ứng đợc những yêu
cầu cơ bản sau :
- Phải phản ánh chính xác kịp thời tình hình hoạt động của toàn bộ hệ thống ngân
hàng trên khắp các địa bàn thông qua các hoạt động về tiền tệ- tín dụng - thanh toán
cũng nh các hoạt động khác. Thí dụ nh thông tin về khối lợng tiền mặt, tiền gửi ngân
hàng, các khoản đầu t tín dụng ở từng địa phơng, đặc biệt là những khu vực kinh tế
quan trọng để Ngân hàng Trung ơng cũng nh các Ngân hàng thơng mại có những
biện pháp điều tiết và hành động kịp thời với diễn biến cụ thể của tình hình kinh tế .

- Thông báo chính xác kịp thời sự phản ứng của nền kinh tế, của từng thị trờng
( thị trờng tiền tệ, thị trờng vốn, thị trờng hàng tiêu dùng, thị trờng nông sản ,...) đối
với các chính sách tiền tệ, tín dụng, thanh toán, lãi suất do Ngân hàng Trung ơng phát
ra. Nếu có đợc các luồng thông tin chính xác và kịp thời và biết xử lý linh hoạt thích
hợp với diễn biến của thị trờng, Ngân hàng Trung ơng và các Ngân hàng thơng mại
sẽ đa ra đợc những giải pháp tối u, tạo ra những nhân tố tích cực góp phần vào việc
ổn định và tăng trởng kinh tế .
- Thông tin kinh tế ngân hàng phải là nguồn thông tin tin cậy giúp cơ quan lãnh
đạo của ngành và Chính phủ đa ra đợc những chính sách kinh tế đúng đắn , đặc biệt
là việc xây dựng và thực hiện chính sách tiền tệ. Để xây dựng đợc chính sách tiền tệ
phù hợp với thực trạng của nền kinh tế, phải có những thông tin đầy đủ về số lợng
tiền đa vào lu thông, tốc độ chu chuyển tiền tệ, các biện pháp để hạn chế và kiểm
soát khối lợng tiền đa vào lu thông, biện pháp nào tỏ ra hữu hiệu và biện pháp nào
không có tác dụng. Để kiểm nghiệm tính đúng đắn của chính sách tiền tệ phải có
luồng thông tin phản hồi nh tỷ giá hối đoái và giá cả có ổn định không? Những phản
ứng phụ của chính sách này nh thế nào?...
- Thông tin kinh tế ngân hàng phải đảm bảo tính đa dạng, toàn diện và phải đợc
tổng hợp chính xác theo từng cấp, từng hệ thống để có một bức tranh toàn cảnh về
quá trình chu chuyển vốn và nguồn vốn trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân.
Để thực hiện đợc yêu cầu này, thông tin ngân hàng phải dựa trên cơ sở các số liệu về
kế toán, thống kê, đặc biệt là số liệu hạch toán tại các Ngân hàng thơng mại, các tổ
chức tín dụng khác. Ngoài ra còn phải sử dụng các phơng pháp toán học, công cụ
tính toán hiện đại (nh mô hình hoá, ớc lợng kết hợp với việc ứng dụng máy tính trong
hệ thống ngân hàng ...).
- Thông tin kinh tế ngân hàng là một bộ phận thông tin kinh tế nói chung cho nên
nó phải đảm bảo khả năng hoà nhập với các luồng thông tin khác trong nền kinh tế,
do đó việc tuân thủ các quy định về thống nhất chỉ tiêu, tên gọi, phơng pháp tập hợp
của toàn bộ hệ thống thông tin nói chung của nền kinh tế. Để thực hiện yêu cầu này
phải có những quy định cụ thể về các phơng pháp khai thác, tập hợp thông tin thống
nhất trong toàn bộ nền kinh tế, và trớc tiên là trong các tổ chức kinh doanh trớc hệ

thống tài chính tín dụng.
- Thông tin kinh tế ngân hàng không những chỉ phục vụ cho việc điều khiển hoạt
động kinh tế trong phạm vi toàn ngành, toàn bộ nền kinh tế mà còn phải phục vụ đắc
lực cho việc điều hành tác nghiệp của từng chi nhánh ngân hàng của từng cơ sở kinh
doanh tiền tệ. Do đó thông tin ngân hàng phải đợc truyền dẫn trên cả hai bên( kênh
thuận và kênh ngợc ) một cách trôi chảy và đáp ứng kịp thời những đòi hỏi về số liệu,
về các phơng án có thể đợc lựa chọn cho ngời lãnh đạo tại các chi nhánh ngân hàng,
các cơ quan tác nghiệp thuộc hệ thống Ngân hàng Nhà nớc cũng nh trong các hệ
thống Ngân hàng thơng mại .
Nh vậy, chỉ có trên cơ sở đảm bảo đợc những yêu cầu trên, thông tin kinh tế ngân
hàng mới thực sự trở thành một công cụ mạnh mẽ có hiệu lực giúp cho Ngân hàng
Nhà nớc thực hiện chức năng điều khiển vĩ mô của mình và giúp cho các Ngân hàng
thơng mại hoạt động kinh doanh có hiệu quả .
2. Đặc điểm của thông tin kinh tế trong ngân hàng :
Hiểu rõ các đặc điểm của thông tin ngân hàng giúp ta sử dụng có hiệu quả hơn các
nguồn thông tin, cũng nh có phơng hớng đúng trong quá trình xử lý và ứng dụng kỹ
thuật tin học .
Thông tin kinh tế ngân hàng có những đặc điểm chủ yếu sau :
- Thông tin ngân hàng mang tính chất đa dạng có nhiều loại khác nhau: Hoạt
động của hệ thống ngân hàng liên quan đến tất cả các lĩnh vực của đời sống kinh tế
xã hội, cho nên mỗi nghiệp vụ dù đơn giản hay phức tạp, trong nớc hay ngoài nớc
đều chứa đựng những lợng thông tin nhất định . Chẳng hạn , thông tin về các thang
lãi suất khác nhau của các Ngân hàng thơng mại lại cho ta biết đợc sự dịch chuyển
của các đồng tiền gửi và những biến động khác .
- Thông tin ngân hàng mang nhiều ý nghĩa và mục đích khác nhau
Tuỳ theo giác độ nghiên cứu mà một thông tin nào đó đợc cung cấp, ngời ta có thể
xác định ý nghĩa của nó và sử dụng theo những mục đích khác nhau.
- Thông tin ngân hàng diễn biến theo những chu kỳ khác nhau. Sự diễn biến của
các luồng thông tin trong ngân hàng diễn ra hàng ngày, hàng giờ rất phong phú. Nh-
ng để phục vụ cho nhu cầu phân tích và tổng hợp tình hình để đánh giá hoạt động của

các Ngân hàng thơng mại và Ngân hàng Trung ơng nên ngời ta có thể truyền dẫn và
tiếp nhận thông tin theo các chu kỳ khác nhau. Nếu các thông tin tổng hợp đợc
truyền và tiếp nhận theo các chu kỳ càng ngắn chứng tỏ rằng trình độ trang bị kỹ
thuật hạch toán và xử lý thông tin càng cao.
- Thông tin ngân hàng mang tính chất hàng loạt, khối lợng thông tin rất lớn.
Hoạt động giao dịch của hệ thống ngân hàng với khách hàng, và trong nội bộ hệ
thống rất lớn kèm theo mỗi họat động giao dịch đó xuất hiện hàng loạt các thông tin
có liên quan. Thấy rõ đặc điểm này sẽ cho ta một phơng hớng đúng khi trang bị máy
tính, bao giờ cũng phải đặc biệt chú ý tới các thiết bị thu nhận và in ấn thông tin ( các
thiết bị ngoại vi).
Các đặc điểm của thông tin kinh tế ngân hàng quyết định rất lớn tới quá trình thu
thập, truyền dẫn và xử lý, lu trữ thông tin. Trên cơ sở đó mà có những bớc đi thích
hợp trong việc ứng dụng kỹ thuật tính toán hiện đại, quá trình đó phải thực hiện theo
nhiều giai đoạn, từ những mạng cục bộ, khu vực tiến tới xây dựng mạng trong phạm
vi toàn quốc và nối mạng toàn quốc với mạng thông tin của hệ thống ngân hàng quốc
tế.
3. Các phơng pháp mã hoá thông tin đợc áp dụng trong hệ thống ngân hàng
3.1 Sự cần thiết của mã hoá thông tin
Sự phân loại và mã hoá các dữ liệu có ý nghĩa quan trọng bậc nhất đối với quá
trình xử lý thông tin kinh tế. Chỉ dựa trên cơ sở phân loại và mã hoá khoa học mới có
thể tổ chức có hiệu quả vấn đề lu trữ, tìm kiếm thu thập và xử lý đồng bộ toàn diện
các dữ kiện, đảm bảo tính tơng thích thông tin của những khâu khác nhau trong hệ
thống, bảo đảm khả năng khai thác thông tin một cách nhanh nhất, chính xác nhất,
đầy đủ nhất . Mã hoá thông tin sẽ khắc phục trở ngại về ngôn ngữ giữa con ngời và
máy tính cũng nh các thiết bị tính toán khác. Trong khi xử lý thông tin kinh tế bằng
máy tính, nếu vấn đề biểu diễn thông tin bằng ngôn ngữ tự nhiên thì rất dài dòng về
cấu trúc và ngữ pháp. Vì vậy ngời ta phải dùng một ngôn ngữ chuyên môn để biểu
diễn trên các phần tử mang tin một cách dễ dàng ngắn gọn quá trình biến đổi thông
tin từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác vừa dễ chấp nhận đối với các loại máy vi
tính vừa dễ hiểu đối với ngời sử dụng. Mặc dù ngày nay khả năng tiếp nhận và biến

đổi của các loại máy vi tính đã đạt tới trình độ rất cao, nhng trong quá trình xử lý ng-
ời ta vẫn phải dùng mã hoá và các phơng pháp mã hoá.
3.2 Một số phơng pháp mã hoá thông tin
3.2.1 Yêu cầu đặt ra
- Chú ý các khái niệm cơ bản có liên quan :
+ Số mã : Đây là một sự kiện có điều kiện hoặc là một thông báo riêng biệt ( tên
gọi của một khái niệm thông tin nào đó ).
+ Mã : tập hợp tất cả các số mã đợc xây dựng theo một hệ thống nguyên tắc
chung và đợc dịch ra theo từ ngôn ngữ đầu tiên nào đó - cần thống kê .
- Xây dựng mã và số mã phải bảo đảm yêu cầu về công tác hạch toán và thống kê .
- Hệ thống mã phải thống nhất cho toàn bộ danh mục hiện có trong toàn bộ hệ
thống .
- Bất kỳ một tên gọi của danh mục hoặc một tập hợp thông tin nào đấy chỉ có một
và một số mã mà thôi .
- Sử dụng mã và số mã thống nhất bảo đảm mối liên hệ qua lại chặt chẽ giữa các
thành phần thông tin kinh tế với nhau .
- Mã và số mã phải có khả năng tự động hoá " rút gọn " hoặc " tập hợp thông
tin" .
Có nghĩa là trong quá trình xử lý , mã và số mã có khả năng rút ngắn hoặc tổng
hợp theo một tiêu thức nào đó .
- Mã và số mã phải đạt tính đơn vị cực tiểu, phải đơn giản về cấu trúc để nhớ Các
thành phần riêng biệt của mã cần cách nhau một dấu chấm hoặc một gạch ngang.
Trong quá trình xây dựng mã không đợc sử dụng các ký hiệu 0, 00, 000, ... cho các
đối tợng khác nhau ( vì máy tính chỉ hiểu là 0 mà thôi )
- Mã và số mã phải ổn định. Có nghĩa là trong một khoảng thời gian dài mã và số
mã không thay đổi.
3.2.2 Một vài phơng pháp mã hoá thông tin kinh tế
- Hệ thống mã có thể là hệ thống mở hoặc hệ thống kín :
Hệ thống kín là một hệ thống mã trong đó các ký hiệu không đợc vợt ra ngoài
phạm vi quy định .

Thí dụ : 0 X < 9999 , hoặc số tài khoản cấp I nằm trong khoảng
01 TKCI 99
Hệ thống mở là hệ thống mã mà các ký hiệu trong hệ thống đó không bị giới hạn
- Khi xây dựng mã và số mã cần chú ý tới 2 phơng pháp xây dựng mã:
+ Phơng pháp xây dựng mã theo phân hệ
+ Phơng pháp xây dựng mã theo hệ thống
Xây dựng mã theo phân hệ có u điểm mã hoá đơn giản dễ hiểu nhng muốn liên kết
các phân nhánh hệ thống, truyền tin từ phân nhánh này sang phân nhánh khác của hệ
thống sẽ rất khó khăn .
Xây dựng mã theo hệ thống là việc làm khá phức tạp, tốn nhiều công bởi vì phải
tính toán tới tất cả các yếu tố có thể xuất hiện và khả năng liên kết . Nhng khi có nhu
cầu tổng hợp hoặc phân tích thì rất tiện lợi.
Ngành ngân hàng nói chung là sử dụng phơng pháp xây dựng mã theo hệ thống vì
không chỉ có khả năng liên kết trong phạm vi toàn bộ hệ thống ngân hàng trong nớc
mà còn có khả năng liên kết với các hệ thống thông tin thế giới ( theo từng khu vực
hay phạm vi toàn cầu ).
a) Mã hoá theo thứ tự
Theo phơng pháp này các đối tợng , các danh mục đợc sắp xếp theo một thứ tự
nào đó - ví dụ theo vần A , B ,C hay đánh số từ 01 đến 99 hoặc dùng ký hiệu a
1
, a
2
,
a
3
, a
4
.
Phơng pháp này rất đơn giản , chỉ việc đánh số thứ tự từ trên xuống dới hay từ trái
sang phải của dãy danh mục ấy theo một quy định đã chọn trớc. Loại mã này ít dấu

hiệu đơn giản nhng khó thay đổi bổ sung sau khi đã xây dựng mã theo một điều kiện
nào đó. Vì vậy loại mã này chỉ đợc dùng cho các danh mục cố định ít thay đổi .
b) Mã hoá hàng loạt
Theo phơng pháp này, các danh mục có chung tính chất cùng loại đợc chia cho
một dãy chữ số nhất định trong đó có số dự phòng khi xuất hiện thêm những danh
mục cùng loại .
Ví dụ : Ngời ta có thể quy định các loại hình doanh nghiệp từ 1 - 9 trong một mã
số nào đó. Giả sử thực tế có 5 loại hình doanh nghiệp là : quốc doanh, HTX, t bản, t
nhân, công ty hợp doanh, ngời ta có thể đánh số từ 1 - 5, nếu xuất hiện thêm một loại
hình doanh nghiệp mới nh công ty cổ phần, công ty liên doanh ta vẫn có thể ghi thêm
vào không phải thay đổi thứ tự khi mã hoá. Nhng nếu loại hình liên doanh lớn hơn 9
thì ta phải thay đổi lại .
Với phơng pháp này có thể bổ sung thêm các danh mục mà thứ tự không bị thay
đổi. Số ký hiệu không tăng lên, nhng việc tự động hoá xác định kết quả của một bậc
có khó khăn vì số liệu đầu và số liệu cuối không có số phân biệt. Muốn xác định
danh mục thuộc nhóm nào phải nhớ số bắt đầu và số kết thúc của nhóm đó.
c) Mã hoá thập phân
Mã thập phân dựa trên cơ sở sử dụng sự phân loại thập phân theo các hàng đơn vị,
hàng chục, hàng trăm, hàng nghìn .
Đối với mỗi loại, mỗi nhóm hay mỗi ký hiệu của các đối tợng đợc đặt tơng ứng với
các bậc xác định .
Ví dụ : Mã hoá số học sinh trong một trờng
- Số khoá trong trờng < 10 - dùng 1 bậc
- Số lớp trong khoá < 10 - dùng 1 bậc
- Số học sinh trong 1 lớp < 100 - dùng 2 bậc
Ta sẽ có :
X X X X
x x
Khoá Lớp Học sinh
d) Mã tổng hợp

Mã tổng hợp đợc xây dựng trên cơ sở sử dụng đồng thời các phơng pháp mã nêu
trên, hệ thống mã này thờng đợc sử dụng cho các dạng danh mục phức tạp.
3.3 Mã hoá thông tin trong hạch toán, kế toán ngân hàng
3.3.1 Những yêu cầu chung của mã hoá thông tin trong hạch toán, kế toán ngân
hàng
a) Đặc trng của hạch toán kế toán ngân hàng
Hạch toán kế toán ngân hàng xây dựng trên cơ sở cơ chế nghiệp vụ ngân hàng và
vận dụng các nguyên tắc, hệ thống phơng pháp của lý thuyết hạch toán kế toán, do
vậy kế toán ngân hàng vừa mang đặc điểm của khoa học hạch toán kế toán vừa có
những đặc trng riêng phù hợp với đặc điểm kinh doanh tiền tệ của ngân hàng. Có thể
khái quát trên những đặc trng sau
- Chức năng thông tin tổng hợp
Hạch toán kế toán ngân hàng không chỉ phản ánh tổng hợp hoạt động của bản
thân ngân hàng, mà nó còn phản ánh tổng hợp hoạt động của nền kinh tế thông qua
quan hệ tiền tệ, tín dụng giữa ngân hàng với các đơn vị, tổ chức kinh tế, các doanh
nghiệp trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Những số liệu do kế toán ngân hàng cung
cấp là những chỉ tiêu thông tin kinh tế quan trọng giúp cho việc chỉ đạo điều hành
hoạt động kinh doanh ngân hàng và làm căn cứ cho việc hoạch định, thực thi chính
sách tiền tệ quốc gia và chỉ đạo hoạt động của toàn bộ nền kinh tế .
- Tính giao dịch và xử lý nghiệp vụ của kế toán ngân hàng
Khác với kế toán các ngành khác, trong quá trình xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát
sinh để hạch toán vào các loại sổ sách thích hợp, kế toán ngân hàng phải tiến hành
đồng thời một lúc 2 việc là giao dịch với khách hàng để tiếp nhận chứng từ kế toán
và tiến hành kiểm soát, xử lý ngay các nghiệp vụ đó để bảo đảm trớc khi vào sổ. Có
thể nói trong kế toán ngân hàng có giao dịch mới có tổ chức hạch toán, ngợc lại có
hạch toán kịp thời, chính xác mới có thể giao dịch phục vụ khách hàng. Từ đặc điểm
này, cho thấy ngành ngân hàng phải xây dựng " chiến lợc khách hàng " có nh vậy
mới có thể tồn tại trong cạnh tranh trên thị trờng .
- Tính kịp thời , chính xác cao của hệ thống ngân hàng
Kế toán ngân hàng tổ chức xử lý hạch toán ngay khi có các nghiệp vụ kinh tế phát

sinh, hàng ngày lập bảng cân đối tài khoản. Cung cấp ngay các số liệu giao dịch cho
khách hàng, giữ kịp thời các giấy báo Nợ, báo Có sau mỗi nghiệp vụ ghi sổ để làm
căn cứ cho các đơn vị kinh tế, các doanh nghiệp tổ chức hạch toán tại đơn vị.
- Đặc trng về chơng trình luân chuyển chứng từ kế toán
Xuất phát từ tính chất đa dạng, phong phú của các mặt nghiệp vụ ngân hàng nên
chứng từ kế toán ngân hàng chẳng những có khối lợng lớn mà còn bao gồm nhiều
loại khác nhau. Đồng thời tổ chức luân chuyển cũng rất phức tạp, đặc biệt là luân
chuyển chứng từ trong quan hệ thanh toán khác ngân hàng. Thấy rõ đặc điểm này có
thể xây dựng đợc bộ chứng từ thích hợp, có đợc chơng trình luân chuyển chứng từ
khoa học nhằm góp phần tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn trong toàn bộ nền kinh
tế, bảo vệ an toàn tài sản.
- Hệ thống ngân hàng 2 cấp với chức năng nhiệm vụ khác nhau, nên về tổ chức
kế toán ở mỗi cấp ngoài việc tuân theo những nguyên tắc chung của lý thuyết hạch
toán kế toán còn phải đợc tổ chức phù hợp với đặc điểm hoạt động của từng cấp.
b) Những yêu cầu của mã hoá thông tin trong hạch toán kế toán ngân hàng
Mã hoá thông tin trong hạch toán kế toán ngân hàng cũng phải đạt đợc những yêu
cầu nh việc mã hoá thông tin nói chung, nhng do tính chất đặc thù nh trên nên mã
hoá thông tin trong hạch toán kế toán ngân hàng phải đáp ứng một số yêu cầu cơ bản
sau đây
- Hệ thống mã hoá hạch toán kế toán ngân hàng phải phản ánh đợc các nghiệp vụ
tiền tệ - tín dụng - thanh toán cho các ngân hàng riêng biệt cũng nh trong toàn bộ hệ
thống. Mặc dù hiện nay hệ thống ngân hàng Việt Nam đợc tổ chức thành hệ thống
ngân hàng 2 cấp : Ngân hàng Trung ơng ( ngân hàng của các ngân hàng ) và các
Ngân hàng thơng mại quốc doanh, các ngân hàng thơng mại cổ phần, ngân hàng liên
doanh,... thì việc mã hoá các nghiệp vụ đều phải theo quy định thống nhất, mỗi
nghiệp vụ phát sinh đều có một mã số nhất định không thể nhầm lẫn về nội dung
kinh tế và các cơ sở pháp lý.
- Hệ thống mã hoá trong hệ thống hạch toán kế toán ngân hàng phải có khả năng
tổng hợp hay phân tích theo từng nghiệp vụ phát sinh, theo từng tiêu thức ở tất cả các
cấp ngân hàng. Có nghĩa là phải có khả năng tổng hợp và phân tích theo chiều dọc

cũng nh chiều ngang, trong cùng một hệ thống Ngân hàng thơng mại khác hệ thống
hay trong toàn ngành. Do đó mà phải có khả năng mở rộng và rút gọn tuỳ theo mục
đích sử dụng trong hạch toán phân tích hay hạch toán tổng hợp.
-Hệ thống mã hoá trong hệ thống hạch toán kế toán ngân hàng phải đảm bảo mối
liên hệ giữa hạch toán kế toán ngân hàng với hạch toán kế toán các ngành trong nền
kinh tế quốc dân. Bởi vì hệ thống thông tin kinh tế ngân hàng là một bộ phận khăng
khít trong hệ thống thông tin kinh tế của toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Bất cứ một
điểm không thống nhất nào đó về một đối tợng đợc mã hoá cũng có thể xảy ra những
tranh cãi và hiểu sai vấn đề một cách đáng tiếc.
- Hệ thống mã hoá trong hệ thống hạch toán kế toán ngân hàng phải dễ hiểu đối
với cả ngời và máy vi tính, mặc dù ngày nay kỹ thuật tin học và khả năng ứng dụng
máy vi tính cho phép xích lại gần nhau hơn giữa ngôn ngữ của con ngời với ngôn ngữ
của máy tính, nhng vẫn phải chú ý rằng hạch toán kế toán ngân hàng phục vụ cho
toàn xã hội, cho nên nó phải thật dễ hiểu và dễ sử dụng. Chỉ có trên cơ sở đó mới có
thể nâng cao về chất lợng và số lợng trong hoạt động dịch vụ của ngân hàng.
3.3.2 Việc áp dụng các phơng pháp mã hoá trong hệ thống tài khoản kế toán ngân
hàng
Hạch toán kế toán ngân hàng sử dụng phổ biến các phơng pháp mã hoá thông tin
trong nhiều khâu khác nhau đặc biệt là trong hệ thống tài khoản và kế toán ngân
hàng.
Kể từ khi thành lập đến nay, hệ thống Ngân hàng Việt Nam đã thay đổi hệ thống
tài khoản kế toán một số lần, mỗi lần thay đổi đều thể hiện những bớc cải tiến nhất
định về kỹ thuật hạch toán và ngày càng phù hợp với việc ứng dụng và xử lý số liệu
kế toán ngân hàng trên hệ thống máy tính.
Xét về cơ bản hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng đợc xây dựng trên cơ sở ph-
ơng pháp mã hoá thứ tự, mã hoá loạt và mã thập phân.
Ngoài việc ứng dụng mã trong hệ thống tài khoản của hạch toán kế toán ngân
hàng, các phơng pháp mã hoá kể trên cũng đợc áp dụng phổ biến trong việc thực hiện
các nghiệp vụ khác, chẳng hạn việc mã hoá để phân biệt các thể thức thanh toán,
phân biệt các hình thức chi trả bằng tiền mặt hay chuyển khoản hay các chỉ tiêu

thống kê ... Các mã và số mã đã đợc thể hiện cụ thể trên các chứng từ kế toán, là cơ
sở để thực hiện các nghiệp vụ hạch toán bằng các phơng pháp thủ công ( bằng tay )
hoặc trên hệ thống máy vi tính.
Với hệ thống mã hoá hiện nay trong hệ thống hạch toán kế toán và thống kê ngân
hàng có đủ điều kiện để ứng dụng máy tính vào công tác xử lý. Tuy nhiên, để thích
ứng với sự phát triển của các nghiệp vụ ngân hàng trong điều kiện nền kinh tế nớc ta
đang chuyển mạnh sang nền kinh tế thị trờng đòi hỏi phơng pháp hạch toán kế toán
ngân hàng nói chung và hệ thống mã hoá nói riêng còn phải tiếp tục cải tiến phù hợp
với các tiêu chuẩn mã hoá của hệ thống ngân hàng thế giới, tạo cơ sở cho hệ thống
thông tin Ngân hàng Việt Nam hoà nhập với hệ thống thông tin của các tổ chức tài
chính tín dụng quốc tế .
II. Tổ chức hạch toán kế toán trong hệ thống Ngân hàng thơng mại
1. Đối tợng và nhiệm vụ của kế toán Ngân hàng thơng mại
1.1 Đối tợng của kế toán Ngân hàng thơng mại
Tơng tự nh các doanh nghiệp khác, đối tợng của kế toán Ngân hàng thơng mại là
nguồn vốn, sử dụng vốn lúc tĩnh tại cũng nh khi vận động. Song đó là sự tồn tại và
vận động thông qua các hoạt động nghiệp vụ kinh doanh, dịch vụ của ngân hàng. Ng-
ời ta phân chia đối tợng của kế toán Ngân hàng thơng mại thành một hệ thống các
chỉ tiêu phù hợp với điều kiện hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý cụ thể trong
từng giai đoạn nhất định .
Chẳng hạn ở Việt Nam hiện nay hệ thống chỉ tiêu đó là :
Về nguồn vốn :
1/ Vốn và các loại quỹ :
a) Vốn điều lệ
b) Vốn đầu t XDCB và mua sắm TSCĐ
c) Quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ
d) Quỹ dự trữ đặc biệt
e) Các loại quỹ khác
2/ Vốn huy động :
a) Vốn ngắn hạn :

- Tiền gửi các tổ chức tín dụng trong nớc
- Tiền gửi của khách hàng
- Phát hành kỳ phiếu
b) Vốn trung hạn
c) Vốn dài hạn
3/ Vay Ngân hàng nhà nớc
4/ Vay các tổ chức tín dụng khác
a) Vay ngắn hạn
- Vay các tổ chức tín dụng trong nớc
- Vay các tổ chức tín dụng ngoài nớc
b) Vay trung hạn
c) Vay dài hạn
5/ Vốn uỷ thác đầu t
6/ Các khoản phải thu
7/ Các nguồn vốn khác
8/ Lãi cha phân phối
Về sử dụng vốn:
1/ Cho vay các tổ chức kinh tế :
a) Ngắn hạn :
Trong đó : Nợ quá hạn
b) Trung hạn
c) Dài hạn
2/ Hùn vốn, mua cổ phần, chứng khoán :
- Hùn vốn với các tổ chức kinh tế
- Hùn vốn với các tổ chức tín dụng
- Mua bán chứng khoán
3/ Tiền gửi Ngân hàng nhà nớc :
- Tiền gửi dự trữ bắt buộc
- Tiền gửi không kỳ hạn
4/ Tiền gửi của các tổ chức tín dụng khác :

- Tiền gửi không kỳ hạn tại TCTD trong nớc
- Tiền gửi không kỳ hạn tại bằng ngoại tệ tại TCTD nớc ngoài
5/ Mua bán trái phiếu kho bạc
6/ Tiền mặt , ngân phiếu , ngoại tệ , vàng :
- Tiền mặt
- Ngân phiếu
- Ngoại tệ
- Vàng
7/ Tài sản cố định - vật liệu :
- TSCĐ
- Trừ hao mòn TSCĐ
8/ Các khoản phải thu:
9/ Sử dụng vốn vào mục đích khác :
10/ Lãi cha phân phối :
Các chỉ tiêu phản ánh nguồn vốn và sử dụng vốn của Ngân hàng thơng mại có thể
tập hợp theo định kỳ cuối ngày, cuối tháng, cuối năm trên cơ sở luỹ kế số liệu ghi
chép theo dõi trên sổ sách kế toán đối với từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày
tại Ngân hàng. Do vậy, phải lĩnh hội chính xác các vấn đề dới đây khi đề cập đến đối
tợng kế toán Ngân hàng thơng mại.
1/ Vận động kinh doanh của Ngân hàng thơng mại chủ yếu dựa theo công thức T -
T
'
, trong đó T. là vốn ứng trớc, T
'
. là kết quả kinh doanh bao gồm T. ứng trớc và T là
lợi nhuận. Nói cách khác, hình thái vận động và biểu hiện của đối tợng kế toán Ngân
hàng thơng mại chủ yếu là tiền tệ, do đó thớc đo tiền tệ cho hạch toán kế toán đợc sử
dụng thờng xuyên ở đây. Tuy nhiên, bản thân tiền tệ trong Ngân hàng thơng mại
không chỉ là thớc đo giá trị thuần tuý mà còn là vật mang giá trị hay đối tợng kinh
doanh, đặc biệt là sự kinh doanh dựa trên chênh lệch tỷ giá, lãi suất và chúng lại vận

động trong sự đan xen , pha tạp của nhiều yếu tố do quan hệ cung - cầu tiền tệ theo
địa phơng , theo thời gian với điều kiện chính trị - xã hội khác nhau . Vì vậy, đối tợng
kế toán Ngân hàng thơng mại trở nên phức tạp, trừu tợng, khác xa với sự thể hiện bề
ngoài trong hình thái vận động của chúng .
2/ Đối tợng kế toán của Ngân hàng thơng mại là một bộ phận không thể tách rời
của đối tợng hạch toán kinh tế quốc dân bởi lẽ hoạt động Ngân hàng thơng mại vốn
dĩ là một khâu trong toàn bộ quá trình tuần hoàn và chu chuyển t bản xã hội. Trong
đó công thức T - H - SX - H
'
- T
'
của quá trình tái sản xuất xã hội thì hình thái tiền ở
đầu và cuối mỗi chu kỳ thờng có sự tham gia của Ngân hàng thơng mại. Tuy nhiên ,
khi là đối tợng kế toán thì mọi hành vi cho vay hay thu nợ giữa Ngân hàng thơng mại
và khách hàng của họ ( tức nền kinh tế ) bao giờ cũng thể hiện sự ngợc vế nhau : nếu
phía Ngân hàng thể hiện ở bên Nợ hay sử dụng vốn thì ở phía khách hàng thể hiện ở
bên Có hay nguồn vốn ( và ngợc lại).
3/ Đối tợng kế toán của Ngân hàng thơng mại thờng vận động nh những chuyển
dịch hợp pháp của tài sản bằng tiền thuộc các chủ sở hữu khác nhau, trong đó chính
Ngân hàng là ngời làm dịch vụ nên chứng từ kế toán vừa là căn cứ pháp lý cho xử lý
nghiệp vụ vừa là căn cứ ghi chép kế toán, đồng thời là hiện thân của sự an toàn tài
sản ở cả ngân hàng và khách hàng quan hệ. Vì vậy chứng từ kế toán ở Ngân hàng th-
ơng mại phải đợc thiết kế, sử dụng và bảo quản hợp lý, khoa học, lâu dài .
4/ Đối tợng kế toán của Ngân hàng thơng mại vừa phong phú, đa dạng về quan hệ
chủ thể - khách thể vừa thể hiện nhiều mối liên quan trong cùng một nghiệp vụ kinh
tế, trong đó có những nghiệp vụ phải trải qua nhiều khâu, nhiều đối tác, phải mất một
khoảng thời gian nhất định , phải đi qua nhiều địa phơng khác nhau. Vì vậy việc
phân tổ đối tợng kế toán Ngân hàng thơng mại khá phức tạp, phải dùng nhiều tiêu
thức khác nhau với quy mô, phạm vi bao hàm đối tợng hạch toán khác nhau, mới hy
vọng mô tả, phản ánh rõ ràng dễ hiểu theo yêu cầu của kế toán đợc .

1.2 Nhiệm vụ của kế toán Ngân hàng thơng mại
Một cách tổng quát thì nhiệm vụ của kế toán Ngân hàng thơng mại là:
Bằng phơng pháp của kế toán để phản ánh, kiểm tra các hoạt động nghiệp vụ thực
hiện bảo đảm vốn, đảm bảo an toàn tài sản trong Ngân hàng thơng mại.
Cụ thể là :
1/ Tính toán, ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian,
tại địa điểm nhất định bằng thớc đo tiền tệ một cách đầy đủ, chính xác - khách quan,
kịp thời và rõ ràng - dễ hiểu.
2/ Xử lý nghiệp vụ phải phù hợp với công nghệ ngân hàng, đảm bảo chất lợng các
hoạt động kinh doanh - dịch vụ ngân hàng liên quan.
3/ Quá trình tính toán, ghi chép và xử lý nghiệp vụ theo một trình tự nhất định kế
toán thực hiện giám sát, kiểm tra việc sử dụng vốn, hình thành nguồn vốn và đảm
bảo tính hiệu quả đồng vốn đầu t, góp phần thực hiện tốt chế độ, chính sách trong
hoạt động Ngân hàng thơng mại.
4/ Cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác, khách quan các tài liệu báo cáo phục vụ
điều hành Ngân hàng thơng mại, thực hiện phân tích kinh tế nhằm phát hiện các khả
năng tiềm tàng cho hoạt động kinh doanh - dịch vụ Ngân hàng thơng mại.
2. Đặc điểm của kế toán Ngân hàng thơng mại
Để tổ chức hợp lý công tác kế toán Ngân hàng thơng mại cần phải quán triệt
những đặc điểm sau đây của kế toán Ngân hàng thơng mại
1/ Quá trình kế toán cũng đồng thời là quá trình xử lý nghiệp vụ kinh tế nào đó .
Do vậy, việc tổ chức kế toán Ngân hàng thơng mại phải thích ứng và thể hiện đợc
công nghệ xử lý nghiệp vụ ngân hàng.
Chẳng hạn việc chuyển tiền từ địa phơng này sang địa phơng khác thông qua Ngân
hàng thơng mại bao giờ cũng gắn với trích chuyển tài khoản của khách hàng mở tại
một Ngân hàng thơng mại và tiếp đó là việc truyền tải thông tin sang ngân hàng liên
quan gắn với việc luân chuyển chứng từ kế toán bằng giấy hay bằng điện tử và cuối
cùng là việc tiếp nhận và ghi thông tin đó vào tài khoản của khách hàng tại ngân
hàng đối phơng.
2/ Tính kịp thời, chính xác cao

Do Ngân hàng thơng mại quản lý một khối lợng lớn tài sản và số tài sản này lại th-
ờng xuyên luân chuyển, biến động, trong đó Ngân hàng thơng mại là đơn vị làm dịch
vụ giữ tiền, thanh toán, cho vay có quan hệ với nhiều khách hàng - chủ thể giao dịch
khác nhau nên trách nhiệm pháp lý và vật chất về các tài sản đó đòi hỏi kế toán phải
phản ánh chính xác, kịp thời.
3/ Dùng thớc đo tiền tệ để hạch toán trong hầu hết nghiệp vụ Ngân hàng thơng
mại. Song là cơ quan kinh doanh tiền tệ và làm dịch vụ ngân hàng, Ngân hàng thơng
mại phải sử dụng đồng tiền không chỉ với t cách thớc đo hạch toán mà còn là phơng
tiện kinh doanh hay vật mang giá trị nên việc đánh giá, phân tích kinh tế qua số liệu
kế toán cần phải áp dụng các phơng pháp khoa học.
4/ Sổ sách và chứng từ kế toán Ngân hàng thơng mại có nhiều loại, khối lợng
lớn với nhiều lớp hay tầng nấc thể hiện tơng ứng với nhiều tầng nấc quản lý và tính
pháp lý cao do hoạt động kinh doanh - dịch vụ về tiền tệ của Ngân hàng thơng mại
quan hệ đến hàng loạt khách hàng, hệ thống Ngân hàng thơng mại có nhiều cấp quản
lý, mạng lới rộng khắp cả nớc.
3. Tài khoản kế toán trong hệ thống Ngân hàng thơng mại
3.1 Những vấn đề chung về tài khoản kế toán ngân hàng
Để ghi chép nghiệp vụ phát sinh vào sổ sách kế toán một cách hệ thống thì nhất
thiết phải có tài khoản kế toán. Mỗi tài khoản kế toán thực chất là một chỉ tiêu hạch
toán ứng với nội dung vật chất nhất định ( thuộc nguồn vốn hoặc sử dụng vốn ) và
quan hệ chặt chẽ với hệ thống các chỉ tiêu hạch toán khác trong mỗi đơn vị kế toán
cũng nh toàn bộ hệ thống quản lý. Mối quan hệ giữa các chỉ tiêu hạch toán trong mỗi
đơn vị kế toán hay hệ thống quản lý phải đợc xác lập bằng văn bản pháp quy với tên
gọi là " Hệ thống tài khoản kế toán " hay "Kế toán đỗ " hoặc " Kế hoạch tài khoản kế
toán ". Hệ thống tài khoản kế toán là bảng danh mục các tài khoản kế toán đợc hình
thành trên cơ sở phân loại, hệ thống hoá đối tợng hạch toán.
Pháp lệnh kế toán - thống kê đã quy định giao cho Bộ tài chính giúp Chính phủ
quản lý thống nhất công tác kế toán trong nền kinh tế quốc dân bao gồm từ khâu ban
hành hệ thống tài khoản kế toán đến chế độ chứng từ kế toán và phơng pháp hạch
toán phân tích, tổng hợp. Đợc sự thoả thuận của Bộ tài chính, Ngân hàng Nhà nớc

Việt Nam xây dựng, ban hành hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong Ngân hàng
Nhà nớc, Ngân hàng thơng mại - Do chức năng hoạt động của Ngân hàng Nhà nớc và
Ngân hàng thơng mại khác nhau nên mỗi ngân hàng này có hệ thống tài khoản kế
toán riêng.
Việc Ngân hàng Nhà nớc quy định hệ thống tài khoản kế toán riêng cho từng loại
Ngân hàng nói trên là nhằm đảm bảo tính rõ ràng dễ hiểu, tính thống nhất các chỉ
tiêu hạch toán, số liệu tài khoản kế toán và việc sử dụng các tài khoản đó phù hợp với
chế độ phân cấp quản lý mỗi loại ngân hàng , mỗi loại nghiệp vụ. Đó là điều kiện cần
thiết để dễ dàng tập hợp số liệu theo từng chỉ tiêu hạch toán trong từng chi nhánh
ngân hàng, cả hệ thống ngân hàng đồng thời đảm bảo nguyên tắc so sánh đợc của
cùng chỉ tiêu hạch toán tại các chi nhánh ngân hàng khác nhau trong hệ thống và tại
các hệ thống Ngân hàng thơng mại khác nhau.
Có thể nói hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng là bộ khung hay bộ sờn của công
tác kế toán ngân hàng.
3.2 Nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán ngân hàng
Bảng cân đối tài khoản kế toán của Ngân hàng thơng mại là tài liệu cơ bản của
hạch toán kế toán tổng hợp, trên đó, các tổng doanh số số d của các tài khoản kế toán
phân tích, đợc tập hợp theo các tài khoản kế toán tổng hợp, theo các mục tài khoản
đến một ngày nhất định. Danh mục của Bảng cân đối tài khoản kế toán cũng trùng
hợp với danh mục tài khoản kế toán tổng hợp trong hệ thống tài khoản kế toán. Bảng
cân đối tài khoản kế toán đợc sử dụng để kiểm tra đối với việc hình thành và phân
phối các nguồn tiền tệ , đối với thực trạng các nghiệp vụ tín dụng, thanh toán tiền
mặt và các nghiệp vụ ngân hàng khác.
Muốn đảm bảo tính khoa học, tính thực tiễn của hệ thống tài khoản kế toán Ngân
hàng thơng mại trong điều kiện hiện nay( ngân hàng hoạt động trong cơ chế thị trờng
có sự quản lý của Nhà nớc theo định hớng xã hội chủ nghĩa từng bớc hoà nhập với
các nớc trong khu vực và trên thế giới )thì khi xây dựng hệ thống tài khoản kế toán,
Ngân hàng thơng mại phải tuân thủ các nguyên tắc sau :