KHẢO SÁT PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NGÂN HÀNG CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM

KHẢO SÁT PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRUNG TÂM
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NGÂN HÀNG CÔNG
THƯƠNG VIỆT NAM
I. KHẢO SÁT QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRUNG
TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN.
Công tác quản lý văn bản tại Trung tâm Công nghệ thông tin được
thực hiện bởi bộ phận văn thư thuộc phòng Kế toán tổng hợp. Hệ thống các
văn bản tại Trung tâm được chia thành hai loại: Văn bản được gửi từ các đơn
vị ngoài đến trung tâm như từ trụ sở chính, từ các chi nhánh hoặc từ các đối
tác (văn bản đến) và văn bản được gửi từ các đơn vị nội bộ trong trung tâm
như các phòng ban, các cá nhân ra các đơn vị ngoài (văn bản đi). Tất cả các
văn bản gửi đến và gửi đi Trung tâm đều phải qua bộ phận văn thư để tiến
hành lưu trữ.
Ngoài việc phân loại thành văn bản đến và văn bản đi, các văn bản
còn được phân loại nhỏ hơn theo loại văn bản và theo mức độ của văn bản
(độ khẩn và độ mật).
Theo loại văn bản, các văn bản được phân thành các loại sau:
2
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp
Quy chế
Báo cáo
Hướng dẫn
Thông báo
Biên bản kiểm tra
Biên bản xác nhận
Thủ tục phân bổ
Tờ trình
Công văn
Thủ tục kiểm tra
Thủ tục kiểm định

Luật
Dự án
Hợp đồng
Điều lệ
Đơn thư kiếu tố
Kiến nghị
Phiếu chuyển
Giấy báo
Sao lục
Giấy đi đường
Giấy mời
Giấy nghỉ phép
Giấy phép
Giấy giới thiệu
Giấy đề nghị
Công điện
Việc riêng
Điện báo
Theo độ mật của văn bản, văn bản được phân thành các loại sau:
Thường
Mật
Tuyệt mật
Tối mật
Theo độ khẩn của văn bản, văn bản được phân thành các loại sau:
Thường
Khẩn
Thượng khẩn
2
Ng« Lan Ph¬ng - Tin häc 44A - §HKTQD
3

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Ho tc
1. Vn bn n.
Vn bn n gm cỏc vn bn c gi ti Trung tõm t tr s
chớnh, t cỏc chi nhỏnh ca Ngõn hng Cụng thng Vit Nam v t cỏc
i tỏc ca Trung tõm. Trc ht, vn bn n c chuyn ti b phn
vn th thuc phũng K toỏn tng hp. Ti õy, vn bn n c phõn
loi quy nh. Vn bn sau khi c phõn loi c chuyn ti ban giỏm
c xem xột v phờ duyt. Vn bn ó c phờ duyt s c chuyn li
cho b phn vn th tin hnh lu tr vn bn, tc l nhp thụng tin
ca vn bn vo mỏy tớnh v lu tr mt bn sao ca vn bn trờn giy
hoc lu tr trong mỏy tớnh bng phng phỏp scan vn bn. Vi vn bn
c lu tr trờn giy s c chia thnh cỏc tp vn bn phõn loi theo
vn bn n v vn bn i; v theo tng loi vn bn, sp xp theo th t
ngy nhn hoc ngy gi vn bn. Sau khi ó nhp thụng tin ca vn bn,
vn bn c gi ti cỏc phũng ban trong Trung tõm hoc chuyn cho
ngi nhn cú thm quyn x lý (theo s phờ duyt v phõn cụng ca ban
giỏm c).
2. Vn bn i.
Vn bn i l nhng vn bn t Trung tõm n cỏc n v ngoi
(tr s chớnh, cỏc chi nhỏnh hoc cỏc i tỏc). Vn bn trc khi gi i
phi cú s phờ duyt ca Ban giỏm c hoc ngi cú thm quyn. Sau
ú, vn bn c chuyn ti b phn vn th tin hnh phõn loi, nhp
liu v lu li bn sao ca vn bn i (trờn giy hoc bng phng phỏp
3
Ngô Lan Phơng - Tin học 44A - ĐHKTQD
4
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp
scan lưu trữ trên máy tính). Bộ phận văn thư có trách nhiệm chuyển văn
bản tới đúng địa chỉ người nhận của văn bản.

Ngoài văn bản đến và văn bản đi, hệ thống văn bản của Trung tâm
Công nghệ thông tin còn có văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản dự
thảo. Văn bản lưu chuyển nội bộ là các văn bản được gửi đi và gửi đến
giữa các cá nhân và phòng ban trong Trung tâm. Văn bản dự thảo là các
văn bản đang trong quá trình xây dựng, có thể chuyển phát hành thành
văn bản nội bộ hoặc văn bản đi để sửa chữa, xin đóng góp ý kiến. Quy
trình xử lý của văn bản nội bộ cũng như văn bản dự thảo cũng tương tự
như văn bản đi và văn bản đến. Nhưng trong phạm vi của chuyên đề thực
tập tốt nghiệp, tôi xin đi sâu vào hai loại văn bản là văn bản đi và văn bản
đến.
II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN
BẢN.
1. Các tác nhân của hệ thống.
Các đối tượng người dùng mà hệ thống thông tin quản lý văn bản
sẽ phục vụ được chia thành bốn nhóm: Văn thư, Chuyên viên, Lãnh đạo
và Quản trị viên hệ thống. Đây là bốn đối tượng mà hệ thống hướng tới,
thông qua các chức năng của chương trình, các đối tượng có thể thao tác
xử lý và theo dõi các công việc một cách thuận lợi, nhanh chóng và chính
xác.
1.1. Văn thư.
4
Ng« Lan Ph¬ng - Tin häc 44A - §HKTQD
5
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp
Tất cả các văn bản gửi đến và văn bản gửi đi đều được bộ phận văn
thư cập nhật thông tin và lưu trữ lại. Văn thư là tác nhân thực hiện thao
tác các nghiệp vụ sau:
- Tiếp nhận văn bản đến.
- Phân loại các văn bản đến.
- Cập nhật các thông tin của văn bản đến vào hệ thống.

- Thực hiện chuyển văn bản đến cho các đối tượng liên quan.
- Cập nhật thông tin của văn bản chuyển đi.
- Tìm kiếm, tra cứu văn bản trong hệ thống.
- Tạo lập các báo cáo thống kê.
1.2. Chuyên viên.
Chuyên viên là những người tham gia trực tiếp vào quá trình xử lý
văn bản. Tác nhân này thực hiện các thao tác nghiệp vụ sau:
- Tiếp nhận các công việc do lãnh đạo giao kèm theo các văn bản
và tài liệu liên quan, phối hợp với các chuyên viên liên quan.
- Tìm kiếm tra cứu tài liệu để giải quyết công việc.
- Kết xuất các báo cáo thống kê tổng hợp và báo cáo thống kê tình
hình xử lý công việc.
1.3. Lãnh đạo.
Lãnh đạo là người phê duyệt các văn bản, phân công cho chuyên
viên xử lý. Lãnh đạo là tác nhân tham gia vào quá trình xử lý, thực hiện
các thao tác nghiệp vụ:
- Nhận các văn bản để giao việc cho các chuyên viên.
- Giám sát quá trình thực hiện của chuyên viên
5
Ng« Lan Ph¬ng - Tin häc 44A - §HKTQD
6
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp
- Cho ý kiến liên quan đến xử lý văn bản và ký phê duyệt.
- Kết xuất thống kê tình hình xử lý công việc của các chuyên viên.
- Xem các văn bản.
- Tìm kiếm tra cứu các văn bản tài liệu trong hệ thống.
1.4. Quản trị viên hệ thống.
Quản trị viên hệ thống là đối tượng chịu trách nhiệm duy trì hoạt
động của hệ thống:
- Quản lý các danh mục dùng chung của hệ thống.

- Thiết lập các quy tắc và các tham số hệ thống nhằm đảm bảo tính
trao đổi liên tục và bảo mật của hệ thống.
- Quản lý người dùng hệ thống (phân quyền, tước bỏ quyền đối
với các chức năng nghiệp vụ tương ứng với vai trò của từng đối
tượng).
2. Sơ đồ chức năng BFD.
6
Ng« Lan Ph¬ng - Tin häc 44A - §HKTQD
Hệ thống thông tin quản lý văn bản
Tạo lập
các thống
kê, báo
cáo
Tìm
kiếm, tra
cứu văn
bản
Quản lý
quá trình
xử lý văn
bản đến
Quản lý
văn bản
đi
Quản lý
văn bản
đến
7
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp
2.1. Chức năng quản lý văn bản đến.

Hệ thống cho phép văn thư cập nhật, sửa chữa các thông tin của
văn bản đến, phân loại văn bản theo các tiêu chí, tìm kiếm thống kê, xem
các văn bản đến liên quan.
Cho phép lãnh đạo nhận, phân xử lý các văn bản đến cần giải
quyết, giao việc cho các chuyên viên, theo dõi quá trình xử lý công việc,
xác nhận các công việc do chuyên viên thực hiện.
2.2. Chức năng quản lý văn bản đi.
Hệ thống hỗ trợ văn thư thực hiện nghiệp vụ quản lý các văn bản
gửi đi cơ quan ngoài, cho phép cập nhật, sửa đổi thông tin của văn bản,
xác nhận phát hành văn bản đi đến đơn vị hoặc đối tượng nhận theo đúng
yêu cầu.
2.3. Chức năng quản lý quá trình xử lý công việc.
Hệ thống cho phép các chuyên viên xem luồng công việc, thực
hiện các công việc, theo dõi trạng thái công việc của các chuyên viên
khác nhằm giải quyết kịp thời, có hiệu quả.
Đối với lãnh đạo, hệ thống cho phép theo dõi toàn bộ quá trình xử
lý công việc của các chuyên viên, xác nhận chuyên viên hoàn thành công
việc hoặc giao thêm công việc yêu cầu chuyên viên thực hiện.
2.4. Chức năng tìm kiếm tra cứu văn bản.
Cung cấp công cụ cho các đối tượng người dùng khả năng tìm
nhanh chóng các văn bản liên quan một cách chi tiết.
7
Ng« Lan Ph¬ng - Tin häc 44A - §HKTQD
8
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp
2.5. Chức năng tạo lập các thống kê, báo cáo.
Cho phép các đối tượng (tuỳ theo quyền hạn) thao tác kết xuất các
báo cáo, thống kê theo các tiêu chí tuỳ chọn khi có yêu cầu.
3. Sơ đồ luồng thông tin IFD.
3.1. Sơ đồ luồng thông tin của văn bản đến.

Sự kiện
khởi sinh
Nguồn
Bộ phận văn thư
Văn bản đến hàng ngày
Văn bản đến
Nhận và phân loại văn bản
Văn bản đã được phân loại
Sổ văn bản
Vào sổ văn bản
Trình lãnh đạo phê duyệt
8
Ng« Lan Ph¬ng - Tin häc 44A - §HKTQD
9
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp
Văn bản đã được phê
duyệt
Nơi gửi (Đơn vị
ngoài)
Nơi nhận (Đơn vị nội
bộ - phòng ban)
3.2. Sơ đồ luồng thông tin của văn bản đi
Sự kiện
khởi sinh
Nguồn
Bộ phận văn thư
Văn bản đi hàng ngày
Trình lãnh đạo phê duyệt
Văn bản đi
Sổ văn bản

Văn bản đã được phê duyệt
Nhận và phân loại văn bản
9
Ng« Lan Ph¬ng - Tin häc 44A - §HKTQD
10
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp
Văn bản đã được phê duyệt và phân loại
Vào sổ văn bản
Nơi gửi (Đơn vị nội
bộ - phòng ban)
Nơi nhận (Đơn vị
ngoài)
10
Ng« Lan Ph¬ng - Tin häc 44A - §HKTQD
11
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp
4. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD.
4.1. Sơ đồ DFD ngữ cảnh
Đơn vị ngoài
Văn bản đi đã phê duyệt
Hệ thống thông tin quản lý văn bản
Lãnh đạo
Văn bản đi/ đến
Văn bản đi/ đến đã phê duyệt
Đơn vị nội bộ
Văn bản đến đã phê duyệt
Văn bản đi
11
Ng« Lan Ph¬ng - Tin häc 44A - §HKTQD
12

Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp
4.2. DFD mức 0
Sổ văn bản
Sổ văn bản
1.0 Quản lý văn bản đến
Đơn vị ngoài
Văn bản đến
Văn bản đến
Văn bản đi đã đươc phê duyệt
Lãnh đạo
Đơn vị nội bộ
Văn bản đến
đã đươc phê duyệt
Văn bản đi
Văn bản đi
đã được
phê duyệt
12
Ng« Lan Ph¬ng - Tin häc 44A - §HKTQD
Văn bản đến
2.0 Quản lý
văn bản đi
13
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp
1.1 Nhận và phân loại văn bản
Đơn vị ngoài
Văn bản
đến
1.3 Chuyển văn bản
Đơn vị nội bộ (phòng ban)

Văn bản đến đã được phê duyệt
Văn bản đến đã được phê duyệt
1.2 Vào sổ văn bản
Văn bản
đến
Sổ văn bản
Lãnh đạo
Văn bản
đến
Văn bản đến đã được phê duyệt
4.3. DFD mức 1
1.0 Quản lý văn bản đến
13
Ng« Lan Ph¬ng - Tin häc 44A - §HKTQD
14
Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp
2.0. Quản lý văn bản đi Lãnh đạo
Đơn vị nội bộ (phòng ban)
Văn bản
đi
2.1 Nhận và phân loại văn bản
Văn bản đi đã được phê duyệt
Văn bản đi đã được phê duyệt
2.2 Vào sổ văn bản
Đơn vị ngoài
2.3 Chuyển văn bản
Văn bản đi đã được phê duyệt
Sổ văn bản
Văn bản đi đã được phê duyệt
14

Ng« Lan Ph¬ng - Tin häc 44A - §HKTQD
III. THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU.
1. Các bảng cơ sở dữ liệu
DM_LOAI_VB
Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả
MaLoai Text 7 Mã loại văn bản
TenLoai Text 40 Tên loại văn bản
DM_DO_MAT
Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả
MaDM Text 7 Mã độ mật
TenDM Text 40 Tên độ mật
DM_DO_KHAN
Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả
MaDK Text 7 Mã độ khẩn
TenDK Text 40 Tên độ khẩn
DM_DONVI_NGOAI
Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả
MaDVNgoai Text 15 Mã đơn vị ngoài
TenDVNgoai Text 200 Tên đơn vị ngoài
DiaChi Text 200 Địa chỉ
DienThoai Text 20 Điện thoại
Email Text 100 Địa chỉ Email
GhiChu Memo Ghi chú
DM_DONVI_NOIBO (phòng ban)
Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả
MaDVNoibo Text 15 Mã đơn vị nội bộ
TenDVNoibo Text 200 Tên đơn vị nội bộ
DienThoai Text 20 Điện thoại
Email Text 100 Địa chỉ Email
GhiChu Memo Ghi chú

DM_CHUC_VU
Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả
MaCV Text 7 Mã chức vụ
TenCV Text 40 Tên chức vụ
DM_NHAN_VIEN
Tên trường Kiểu Độ rộng Mô tả
MaNV Text 7 Mã nhân viên
MaCV Text 7 Mã chức vụ
MaDVNoibo Text 15 Mã đơn vị nội bộ
TenNV Text 35 Tên nhân viên
GioiTinh Logical 1 Giới tính
NgaySinh Date 8 Ngày sinh
DienThoai Text 20 Điện thoại
Email Text 100 Địa chỉ Email
GhiChu Memo Ghi chú
DM_VB_DEN
Tên trường
Kiểu
Độ rộng Mô tả
SoHieu Text 15 Số hiệu văn bản đến
MaLoai Text 7 Mã loại văn bản đến
MaDM Text 7 Mã độ mật của văn bản đến
MaDK Text 7 Mã độ khẩn của văn bản đến
MaDVNgoai Text 15 Mã đơn vị ngoài (gửi văn bản đến)
SoLuong Numeric 3 Số lượng văn bản đến
NgayKy Date 8 Ngày ký văn bản
NguoiKy Text 35 Người ký văn bản
NgayNhan Date 8 Ngày nhận văn bản
NoiNhan Text 200 Nơi nhận văn bản