Xây dựng bảng mô tả công việc và bộ chỉ số kpi để đo lường hiệu quả công việc tại công ty aswig solutions việt nam

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HCM
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA
-----oOo-----

BÙI TUẤN ANH
XÂY DỰNG BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ BỘ
CHỈ SỐ KPI ĐỂ ĐO LƯỜNG HIỆU QUẢ CÔNG
VIỆC TẠI CÔNG TY ASWIG SOLUTIONS
VIỆT NAM
Chuyên ngành:

Quản trị kinh doanh

Mã số:

60 34 01 02

KHĨA LUẬN THẠC SỸ

TP. HỒ CHÍ MINH, tháng 4 năm 2015


CƠNG TRÌNH ĐƯỢC HỒN THÀNH TẠI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA – ĐHQG -HCM
Cán bộ hướng dẫn khoa học : TS. PHẠM QUỐC TRUNG
(Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị và chữ ký)
Cán bộ chấm nhận xét 1 : TS. NGUYỄN MẠNH TUÂN
(Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị và chữ ký)
Cán bộ chấm nhận xét 2 : TS. TRẦN THỊ KIM LOAN
(Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị và chữ ký)
Luận văn thạc sĩ được bảo vệ tại Trường Đại học Bách Khoa, ĐHQG Tp. HCM

ngày . . . . . tháng . . . . năm . . . . .
Thành phần Hội đồng đánh giá luận văn thạc sĩ gồm: (Ghi rõ họ, tên, học hàm, học
vị của Hội đồng chấm bảo vệ luận văn thạc sĩ)
1. TS. NGUYỄN MẠNH TUÂN
2. TS. TRẦN THỊ KIM LOAN
3. TS. NGUYỄN THANH HÙNG
Xác nhận của Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV và Trưởng Khoa quản lý chuyên

ngành sau khi luận văn đã được sửa chữa (nếu có).
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG

TS. NGUYỄN MẠNH TUÂN

TRƯỞNG KHOA


ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

NHIỆM VỤ KHÓA LUẬN THẠC SĨ
Họ tên học viên: BÙI TUẤN ANH

MSHV: 12170846

Ngày, tháng, năm sinh: 27/04/1982

Nơi sinh: Tp. HCM

Chuyên ngành: Quản trị Kinh Doanh

Mã số : 60 34 01 02

I. TÊN ĐỀ TÀI:
Xây dựng bảng mô tả công việc và bộ chỉ số KPI để đo lường hiệu quả công việc tại
công ty ASWIG SOLUTIONS VIỆT NAM.
II. NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG:
Phân tích cơng việc và xây dựng bảng mô tả công việc cho 4 vị trí: vị trí kỹ sư
phần mềm, vị trí trưởng nhóm phát triển, vị trí kỹ sư kiểm thử, vị trí trưởng
nhóm kiểm thử tại cơng ty ASWIG SOLUTIONS VIỆT NAM.
Đề xuất bộ KRAs và bộ chỉ số KPIs cho 4 vị trí phân tích cơng việc.
Đề xuất quy trình đánh giá cơng việc và đánh giá thành tích mới trên cơ sở kết
hợp hệ thống đánh giá hiện tại với hệ thống đánh giá bằng KPI được đề xuất.
III. NGÀY GIAO NHIỆM VỤ: 24/11/2015
IV. NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: 10/4/2015
V. CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: TS. PHẠM QUỐC TRUNG

CÁN BỘ HƯỚNG DẪN
(Họ tên và chữ ký)

Tp. HCM, ngày 10 tháng 4 năm 2015
CHỦ NHIỆM BỘ MÔN ĐÀO TẠO
(Họ tên và chữ ký)

TS. PHẠM QUỐC TRUNG

TRƯỞNG KHOA
(Họ tên và chữ ký)

LỜI CẢM ƠN
Tôi xin chân thành cảm ơn quý Thầy Cô khoa Quản lý Công Nghiệp, trường Đại học
Bách Khoa Thành phố Hồ Chí Minh đã nhiệt tình giảng dạy, giúp đỡ tôi trong suốt
thời gian tôi nghiên cứu và học tập cao học quản trị kinh doanh tại trường. Các kiến
thức, kinh nghiệm về kinh tế và quản trị kinh doanh quý giá mà quý thầy cô đã truyền
dạy là nền tảng giúp cho tơi thực hiện khóa luận này và là hành trang giúp cho tôi áp
dụng vào trong thực tế sau này.
Tôi xin gửi lời tri ân sâu sắc đến thầy – Tiến sỹ Phạm Quốc Trung, khoa quản lý công
nghiệp, trường Đại học Bách Khoa Thành phố Hồ Chí Minh đã tận tình hướng dẫn
và giúp đỡ tơi từng bước trong q trình thực hiện khóa luận này.
Tôi xin chân thành cảm ơn ông Shane Devlin – giám đốc điều hành công ty ASWIG
Solutions Việt Nam, ông Lê Vĩnh Khánh – quản lý bộ phận phát triển phần mềm công
ty ASWIG Solutions Việt Nam đã tạo điều kiện để tôi được tiếp cận và thực hiện đề
tài này với công ty ASWIG Solutions Việt Nam.
Tôi cũng xin chân thành các bạn học viên trong cùng khóa cao học quản trị kinh
doanh 2012 và 2013 đã giúp đỡ tơi trong q trình học tập tại trường và cùng chia sẻ
những kinh nghiệm và kiến thức về quản trị kinh doanh.
Rất mong nhân được sự góp ý và chia sẻ của Quý Thầy cô trong hội đồng để khóa
luận này có thể hồn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn.
Tp. Hồ Chí Minh, ngày 10-04-2015
Học viên thực hiện

BÙI TUẦN ANH


TĨM TẮT KHĨA LUẬN
Khóa luận này được thực hiện với mục tiêu áp dụng các kiến thức về quản trị và quản
lý nhân sự đặc biệt là lý thuyết về phân tích cơng việc trong cơng tác tuyển dụng nhân
lực, lý thuyết đánh giá thành tích trong duy trì và sử dụng nguồn nhân lực để giải

quyết vấn đề tình huống thực tế.
Công ty TNHH giải pháp ASWIG Solutions là một công ty mới được thành lập từ
năm 2011, hoạt động trong lĩnh vực cơng nghiệp phần mềm. Vì là công ty mới, nhân
lực chưa đông nên các hoạt động nhân sự cịn yếu và thiếu, điển hình là việc tuyển
chọn và bố trí người cho các vị trí chưa phù hợp, việc đánh giá thành tích cơng việc
của nhân viên chưa hiệu quả và gắn liền với tình hình thực tế. Cùng với mục tiêu phát
triển cho những năm tới, cơng tác quản trị cần được chú trọng hơn.
Chính vì thế, đề tài này được thực hiện để phân tích cơng việc cho 4 vị trí: vị trí kỹ
sư phần mềm, vị trí trưởng nhóm phát triển, vị trí kỹ sư kiểm thử, vị trí trưởng nhóm
kiểm thử, từ đó xây dựng bảng mơ tả cơng việc cho từng vị trí. Các vùng trách nhiệm
chính (KRA) được rút ra từ các trách nhiệm chính trong bảng mơ tả cơng việc, từ đó
xây dựng bộ chỉ số then chốt đo lường kết quả thực hiện công việc (KPI) cho mỗi vị
trí. Cuối cùng, đề tài cũng đề xuất hệ thống đánh giá thành tích mới dựa trên bộ chỉ
số KPI được đề xuất.


ABSTRACT
This thesis is witten with the objectives of applying business management knowledge
and human resource management knowledge, especially in job analysis, performance
appraisal and human resources maintenance literature for solving real case problems.
ASWIG Solutions company is a young company which has just been established from
2011. Its business domain is about software development. As a young company from
few employees, the company now have more than 100 employees and continue to
grow up. While the number of employees increase very quickly, the current human
resource management seems cannot adapt with that, especially in recruitment, assign
people into projects and performance appraisal. That is the area the company should
improve int the current and future.
For the purposes of solving that problems, this thesis is written with doing job
analysis for 4 positions: software engineer, software development team leader,
quality assurance engineer, quality assurance team leader. From the 4 job descriptions

as the outcome of job analysis, the author propose the list of Key Result Areas
(KRAs) and Key Performance Indicators (KPIs) for each positions. Finally, this thesis
also propose the new performance appraisal system based on those KPIs combine
with current performance appraisal form.


LỜI CAM ĐOAN
Tơi xin cam đoan khóa luận cao học “Xây dựng bảng mô tả công việc và bộ chỉ số
KPI để đo lường hiệu quả công việc tại công ty ASWIG Solutions Việt Nam” là cơng
trình được thực hiện của riêng bản thân tôi.
Các thông tin trong đề tài được thu thập và sử dụng trung thực. Kết quả thự hiện chưa
được trình bày, cơng bố ở các nghiên cứu hay tài liệu nào trước đây.

Tp. Hồ Chí Minh, ngày 10-04-2015
Học viên thực hiện

BÙI TUẦN ANH


Mục lục
Nội dung

Trang

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI ................................................................ 1
1.1 Lý do hình thành đề tài ............................................................................... 1
1.2 Mục tiêu của khóa luận............................................................................... 2
1.3 Phạm vi thực hiện khóa luận....................................................................... 3
1.4 Phương pháp thực hiện khóa luận ............................................................... 3
1.4.1 Tổng quan ........................................................................................... 3

1.4.1 Quy trình thực hiện ............................................................................. 3
1.4.2 Phương pháp thu thập thông tin........................................................... 5
1.4.3.1 Nguồn thông tin thứ cấp ............................................................... 5
1.4.3.2 Nguồn thông tin sơ cấp................................................................. 6
1.5 Ý nghĩa của đề tài ....................................................................................... 6
1.6 Bố cục khóa luận ........................................................................................ 7
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT.................................................................. 8
2.1 Giới thiệu về quản trị nguồn nhân lực ......................................................... 8
2.1.1 Quản trị nguồn nhân lực ...................................................................... 8
2.1.2 Các chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực ............................. 8
2.2 Phân tích công việc và xây dựng bảng mô tả công việc .............................. 8
2.2.1 Khái niệm và ý nghĩa của phân tích cơng việc ..................................... 8
2.2.2 Kết quả của phân tích cơng việc .......................................................... 9
2.2.3 Trình tự phân tích cơng việc................................................................ 9


2.2.4 Nội dung bảng mô tả công việc ......................................................... 10
2.3 Vùng kết quả then chốt (KRA) ................................................................. 11
2.3.1 Giới thiệu chung ............................................................................... 11
2.3.2 Vai trò của KRA trong hệ thống đánh giá hiệu quả công việc ........... 11
2.4 Chỉ số then chốt đo lường kết quả thực hiện công việc (KPI) ................... 12
2.4.1 Giới thiệu chung ............................................................................... 12
2.4.2 Đặc điểm của KPI ............................................................................. 12
2.4.2.1 Bảy đặc trưng của KPI ............................................................... 12
2.4.2.2 Những lợi ích khi sử dụng KPI ................................................... 13
2.4.3 Tiến trình xây dựng KPI.................................................................... 13
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ.............................................................. 16
3.1 Giới thiệu về Công ty ASWIG Solutions Việt Nam .................................. 16
3.1.1 Sơ lược quá trình hình thành và phát triển ......................................... 16
3.1.2 Địa điểm hoạt động ........................................................................... 16

3.1.3 Quy mô và lĩnh vực hoạt động .......................................................... 17
3.2 Thực trạng nguồn nhân lực ....................................................................... 18
3.2.1 Cơ cấu nguồn nhân lực...................................................................... 18
3.2.2 Cơ cấu quản trị nhân sự..................................................................... 18
3.2.3 Công tác quản trị nhân sự hiện tại ..................................................... 19
3.2.3.1 Thu hút nguồn nhân lực.............................................................. 19
3.2.3.2 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực ......................................... 20
3.2.3.4 Duy trì và sử dụng nguồn nhân lực ............................................. 20
3.2.4 Các vấn đề phát sinh ......................................................................... 22


3.3 Phân tích cơng việc .................................................................................. 25
3.3.1 Mục đích phân tích cơng việc............................................................ 25
3.3.2 Nguồn thơng tin cho phân tích công việc .......................................... 25
3.3.3 Đối tượng thu thập thông tin phân tích cơng việc .............................. 25
3.3.4 Nội dung bảng câu hỏi phỏng vấn ..................................................... 27
3.3.5 Tóm tắt kết quả tổng hợp thơng tin.................................................... 28
3.3.5.1 Vị trí Kỹ sư phần mềm ............................................................... 29
3.3.5.2 Vị trí Trưởng nhóm phát triển .................................................... 30
3.3.5.3 Vị trí Kỹ sư kiểm thử ................................................................. 31
3.3.5.4 Vị trí Trưởng nhóm kiểm thử ..................................................... 32
CHƯƠNG 4: ĐỀ XUẤT .................................................................................. 34
4.1 Đề xuất bảng mô tả công việc cho từng chức danh ................................... 34
4.1.1 Dẫn nhập........................................................................................... 34
4.1.2 Bảng mô tả cơng việc cho vị trí kỹ sư phần mềm .............................. 34
4.1.3 Bảng mơ tả cơng việc cho vị trí trưởng nhóm phát triển .................... 38
4.1.4 Bảng mơ tả cơng việc cho vị trí kỹ sư kiểm thử ................................. 42
4.1.5 Bảng mơ tả cơng việc cho vị trí trưởng nhóm kiểm thử ..................... 46
4.1.6 Ý kiến đánh giá từ cấp quản lý .......................................................... 50
4.2 Đề xuất KRA và bộ chỉ số KPI cho từng vị trí .......................................... 50

4.2.1 Dẫn nhập........................................................................................... 50
4.2.2 KRA và KPI cho vị trí kỹ sư phần mềm ............................................ 50
4.2.3 KRA và KPI cho vị trí trưởng nhóm phát triển .................................. 53
4.2.4 KRA và KPI cho vị trí kỹ sư kiểm thử .............................................. 55


4.2.5 KRA và KPI cho vị trí trưởng nhóm kiểm thử ................................... 57
4.3 Đề xuất hệ thống đánh giá thành tích dựa trên bộ chỉ số KPI .................... 58
4.3.1 Đề xuất hệ thống đánh giá thành tích mới ......................................... 58
4.3.1.1 Đánh giá bằng KPI theo tháng / quý ........................................... 59
4.3.1.2 Đánh giá bằng mẫu đánh giá (6 tháng) ....................................... 61
4.3.2 Thử nghiệm và kết quả thử nghiệm ................................................... 62
4.4 Các đánh đổi (trade-off) ........................................................................... 66
4.4.1 Thời gian và nỗ lực ........................................................................... 66
4.4.2 Chi phí .............................................................................................. 66
CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN ............................................................................... 67
5.1 Kết quả đạt được của đề tài....................................................................... 67
5.2 Hạn chế của đề tài .................................................................................... 67
5.3 Hướng phát triển của đề tài....................................................................... 68
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 69
PHỤ LỤC......................................................................................................... 72
LÝ LỊCH TRÍCH NGANG ............................................................................. 94


Danh mục hình ảnh
Tên hình

Trang

Hình 4-1: Sơ đồ đánh giá thành tích mới có sử dụng KPI ...................................... 59

Hình 4-2: Ví dụ biểu đồ tỷ lệ cơng việc hồn thành được chấp nhận (RoAT) ........ 60
Hình 2-1: Các thành phần trong hệ thống lập kế hoạch và đánh giá ....................... 73

Danh mục bảng biểu
Bảng 3-1: Tỷ lệ trình độ văn hóa nhân viên cơng ty ASWIG Solutions Việt Nam5 18
Bảng 3-2: Cơ cấu nhân lực của 2 dự án khảo sát .................................................... 25
Bảng 3-3: Tóm tắt số lượng nhân viên tham gia phỏng vấn ................................... 26
Bảng 3-4: Chi tiết đối tượng phỏng vấn ................................................................. 26


Danh mục các chữ viết tắt
CNTT

Công nghệ thông tin

ASWIG Alfred S White Iliffe & Gilmore
KRA

Key Result Area

KRAs

Key Result Areas

KPI

Key Performance Indicator

KPIs

Key Performance Indicators

SDM

Software Development Manager

PO

Product Owner

PM

Project Manager

TL

Team Leader

SSE

Senior Software Engineer

SE

Software Engineer

JSE

Junior Software Engineer

SDTL

Software Development Team Leader

SQAE

Senior Quality Assurance Engineer

QAE

Quality Assurance Engineer

JQAE

Quality Assurance Engineer

BA

Business Analyst

QCE

Quality Control Engineer

DT

Deployment Team


Trang 1

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI
1.1 Lý do hình thành đề tài
Trong thời đại ngày nay, tài nguyên con người có vai trị ngày càng quan trọng, quyết
định đến sự thành công và phát triển bền vững của các tổ chức và doanh nghiệp, đặc
biệt là trong các ngành mới, có tốc độ phát triển cao như Cơng nghệ thơng tin (CNTT)
Năm 2012, Tp. Hồ Chí Minh ước tính có khoảng 1.930 doanh nghiệp hoạt
động trong các lĩnh vực CNTT với tổng nhân lực ước tính trên 34.000 lao
động. Nhân lực CNTT trong công nghiệp CNTT là nhân lực trẻ, trên 70% là
nhân lực có độ tuổi từ 20-30 tuổi. Nguồn nhân lực CNTT của thành phố có
trình độ trên 87% từ cao đẳng trở lên1. ASWIG Solutions Việt Nam cũng là
một trong các doanh nghiệp CNTT trẻ, mới được đầu tư từ năm 2011 có tốc
độ phát triển nhanh, rong khi đó, bộ phận nhân sự hiện tại chỉ có 1 (một) người
đồng thời kiêm nhiệm cả tổ chức hành chính (Admin). Điều này khiến cho
cơng tác quản trị nguồn nhân lực còn yếu và chưa bám sát u cầu thực tế.
So với các cơng ty lớn, có nhiều năm trong lĩnh vực gia công phần mềm ở Việt
Nam như Harvey Nash, CSC, Global CyberSoft, TMA, FPT, Microsofft,
KMS… thì sức cạnh tranh nguồn nhân lực của các cơng ty vừa và nhỏ như
ASWIG Solutions là thấp hơn. Theo khảo sát 100 nơi làm việc tốt nhất Việt
Nam năm 2013 của Anphabe và Nielsen trong lĩnh vực IT-Software, cả 10 vị
trí dẫn đầu đều thuộc về các đại gia kể trên (Phụ lục 1 – hình 1-1). Vì vậy cần
nâng cao sức hấp dẫn của công ty, bao gồm việc tạo môi trường làm việc tốt
nhất, được đánh giá đúng những nỗ lực và thành tích của họ.
Nội dung bảng mô tả công việc hiện tại chưa bám sát nhu cầu thực tế, chủ yếu
mang tính khái quát. Ví dụ: trên nội dung đăng tuyển dụng cho vị trí kỹ sư
phần mềm, yêu cầu ứng viên phải có kinh nghiệm Sharepoint và lập trình ứng

Tổng quan về tình hình nhân lực CNTT-TT Tp. HCM giai đoạn 2008-2012 – TS. Lê Thái Hỷ - Giám đốc Sở
Thông tin và truyền thông Tp. HCM

1

Bùi Tuấn Anh - 12170846


Trang 2
dụng trên nền tảng Sharepoint. Tuy nhiên, khi ứng viên được tuyển dụng thì
họ lại khơng làm ứng dụng Sharepoint mà làm ứng dụng trên nền web MVC.
Công tác ghi nhận, đánh giá thành tích hiện tại chủ yếu dựa vào cảm tính, danh
mục đánh giá chưa cụ thể gây khó khăn cho cả nhân viên lẫn các cấp quản lý
trong việc đánh giá thành tích. Ví dụ: một trong các mục đánh giá thành tích
hiện tại là về chất lượng kết quả thực hiện dự án (quality of project outcomes)
được đánh giá các mức thấp đến cao 1-2-3-4. Mô tả và hướng dẫn đánh giá
cho mục này khá chung chung như sau: kết quả chất lượng của phần mềm
được phát triển, phần mềm đáp ứng yêu cầu của khách hàng, ít lỗi và có hiệu
năng tốt2. Vì vậy cần có một phương pháp đánh giá tốt hơn.
Với những lý do trên, có thể thấy nhu cầu xây dựng bảng mơ tả cơng việc đầy đủ,
chính xác để triển khai một hệ thống đánh giá hiệu quả công việc một cách khách
quan, đúng mức và công bằng là một nhu cầu cần thiết của các doanh nghiệp. Một
trong các phương pháp đánh giá hiệu quả công việc tốt và ngày càng phổ biến trên
thế giới là sử dụng bộ chỉ số then chốt đo lường kết quả thực hiện cơng việc (KPI).
Vì vậy đề tài này được thực hiện với mục đích xây dựng thử nghiệm bảng mơ tả công
việc và bộ chỉ số KPI cho công ty ASWIG Solutions Việt Nam.

1.2 Mục tiêu của khóa luận
Với những lý do trên, đề tài này được thực hiện với các mục tiêu xây dựng:
Bảng mô tả công việc mới với các vùng trách nhiệm chính (KRAs) cho 4 vị
trí trong cơng ty bao gồm: vị trí kỹ sư phần mềm, vị trí trưởng nhóm phát triển,
vị trí kỹ sư kiểm thử, vị trí trưởng nhóm kiểm thử.
Bộ KPI riêng của cơng ty ASWIG Solutions (có tham khảo của ngành) cho

việc đánh giá hiệu quả cơng việc cho 4 vị trí trên.
Kết quả thử nghiệm, đánh giá, góp ý của các cấp quản lý và nhân viên trong

Trích mơ tả trong bảng đánh giá thành tích hiện tại của cơng ty ASWIG Solutions – mục chất lượng đầu ra
của dự án.

2

Bùi Tuấn Anh - 12170846


Trang 3
việc áp dụng thực hiện bảng mô tả công việc và bộ KPI mới.

1.3 Phạm vi thực hiện khóa luận
Đề tài được thực hiện trong thời gian từ tháng 12/2014 đến hết tháng 3/2015 với công
ty phần mềm ASWIG Solutions Việt Nam. Tác giả tiến hành phân tích cơng việc, xây
dựng bảng mô tả công việc và đề xuất hệ thống KPI cho 4 vị trí trong bộ phận phát
triển phần mềm của công ty ASWIG Solutions Việt Nam, bao gồm:
Vị trí kỹ sư phần mềm
Vị trí trưởng nhóm phát triển
Vị trí kỹ sư kiểm thử
Vị trí trưởng nhóm kiểm thử

1.4 Phương pháp thực hiện khóa luận
1.4.1 Tổng quan
Khóa luận được thực hiện bằng phương pháp phân tích mơ tả thực trạng quản lý:
Phân tích các tài liệu mơ tả công việc, các tài liệu đánh giá hiện tại.
Phỏng vấn trực tiếp nhân viên và các cấp quản lý về tình hình thực tế
Khảo sát bằng bảng câu hỏi

Đánh giá thử nghiệm thực tế
Bảng mô tả công việc và bộ chỉ số KPI đề xuất được thử nghiệm, chuyển giao cho
các cấp quản lý đánh giá, góp ý và triển khai.
1.4.1 Quy trình thực hiện
Bước 1: Xác định vấn đề nghiên cứu
Nhận định về công tác nhân sự, đánh giá thành tích của cơng ty trong hiện tại, xác
định vấn đề cần thiết xây dựng bảng mô tả công việc mới và đề xuất bộ chỉ số KPI.
Bước 2: Tìm hiểu lý thuyết
Tìm hiểu cơ sở lý thuyết về quản trị nhân sự, cụ thể là hoạt động phân tích cơng việc
Bùi Tuấn Anh - 12170846


Trang 4
và quy trình xây dựng bảng mơ tả cơng việc. Tìm hiểu cơ sở lý thuyết về vùng trách
nhiệm then chốt (KRA) và chỉ số then chốt đo lường kết quả thực hiện cơng việc
(KPI). Tìm hiểu cơ sở về việc đánh giá thành tích dựa trên KPI
Bước 3: Thu thập thơng tin phân tích cơng việc
Thu thập các bản đăng tuyển dụng cho các chức danh của công ty, tham khảo sổ tay
nhân viên, hợp đồng lao động, thỏa ước lao động. Thu thập phương pháp đánh giá
hiện tại, các mẫu biểu, bảng đánh giá, kết quả đánh giá. Tiến hành phỏng vấn nhân
sự thực tế tại các vị trí, khảo sát bằng bảng câu hỏi được thiết kế trước nhằm làm sáng
tỏ nội dung công việc của từng chức danh
Bước 4: Phân tích và Đề xuất
Tổng hợp, phân tích kết quả từ bước 3, áp dụng khung lý thuyết, tiến hành
Xây dựng bảng mô tả công việc
Xác định KRA cho từng vị trí từ bảng mơ tả cơng việc
Đề xuất bộ KPI cho từng vị trí có tham khảo KPI ngành CNTT trên thế giới
và tại Việt Nam
Bước 5: Thử nghiệm và đánh giá
Bảng mô tả công việc và bộ chỉ số KPI đề xuất được áp dụng thử nghiệm đối với 1

dự án thực tế đang thực hiện trong công ty trong thời gian 1 tháng. Thu thập các chỉ
số và kết quả thực hiện. Thu thập đánh giá từ các cấp quản lý.
Bước 6: Điều chỉnh
Các bảng mô tả công việc, bộ chỉ số KPI, kết quả thử nghiệm thực tế được chuyển
giao cho bộ phận nhân sự và các cấp quản lý thảo luận, đóng góp ý kiến. Ghi nhận
các góp ý, kết quả thử nghiệm, điều chỉnh các bảng mô tả công việc, bộ KPI với sự
đồng thuận của các cấp lãnh đạo, quản lý.

Bùi Tuấn Anh - 12170846


Trang 5

Các bước thực hiện đề tài
Các bước

Kết quả đầu ra

Bước 1
Xác định vấn đề
nghiên cứu

Bước 2
Tìm hiểu lý thuyết

Lý thuyết phân tích cơng
việc
Lý thuyết KRA và KPI

Bước 3

Thu thập thông tin

Nội dung công việc, yếu tố
đánh giá mức độ hồn
thành cơng việc của 4 vị trí
trong phạm vi thực hiện

Bước 4
Phân tích và Đề xuất

Bước 5
Thử nghiệm và đánh
giá

Bước 6
Điều chỉnh

Bảng mô tả công việc & bộ
chỉ số KPI

Kết quả thử nghiệm
Bảng mô tả công việc và bộ
chỉ số KPI sau điều chỉnh

Bảng mô tả công việc & bộ
chỉ số KPI cho 4 sau điều
chỉnh

Hình 1-1: Sơ đồ quy trình thực hiện đề tài

1.4.2 Phương pháp thu thập thơng tin
1.4.3.1 Nguồn thông tin thứ cấp
Thu thập từ bộ phận nhân sự những văn bản, tài liệu liên quan đến các bản mô tả công
việc hiện tại cho các vị trí.
Thu thập từ cấp quản lý bản đánh giá, báo cáo thành tích xét tăng lương và xét thưởng
cuối năm và kết quả biến động nhân sự trong năm vừa qua.
Tìm kiếm các mẩu quảng cáo việc làm cho các vị trí hiện tại của cơng ty.

Bùi Tuấn Anh - 12170846


Trang 6
1.4.3.2 Nguồn thông tin sơ cấp
Dùng phương pháp phỏng vấn có cấu trúc với bảng câu hỏi được soạn sẵn. Do số
lượng thành viên mỗi dự án phổ biến trong khoảng từ 2 - 4 kỹ sư phần mềm do đó
mỗi vị trí chọn ra 3 đối tượng để phỏng vấn, đo lường và tổng hợp kết quả.
Kết quả đo lường thử nghiệp KPI được thu thập thông qua quan sát, đo đếm, thu thập
từ hệ thống quản lý dự án JIRA - Issue & Project Tracking Software và Confluence.

1.5 Ý nghĩa của đề tài
Việc nghiên cứu đề tài này là q trình tác giả cùng cơng ty ASWIG Solutions Việt
Nam nhìn lại cơng tác quản trị nhân lực ở khía cạnh phân tích cơng việc, cũng như
cơng tác đánh giá thành tích, năng suất và chất lượng cơng việc.
Kết quả đầu ra của đề tài là:
Bảng mô tả cơng việc chi tiết cho 4 vị trí chủ yếu trong cơng ty
Giúp ích cho q trình tuyển dụng và tuyển chọn người phù hợp nhất.
Giúp nhân viên nhìn thấy được nội dung cụ thể những trách nhiệm và
công việc của họ, để từ đó tập trung làm tốt cơng việc được giao.
Những nhân viên có ý định chuyển hướng phát triển sự nghiệp nhìn
thấy được những cơng việc và kỹ năng họ cần trang bị, nâng cao.

Bộ chỉ số KPI
Giúp cho cơng ty có cơ sở đánh giá thành tích nhân viên trong ngắn hạn
để từ đó có các điều chỉnh cơng việc phù hợp
Giúp cho q trình đánh giá kết quả cơng việc trong dài hạn chính xác,
cụ thể hơn là dùng các phương pháp cảm tính. Đem lại sự chuyên
nghiệp, công bằng, khách quan khi đánh giá.
Giúp nhân viên có cơ sở phấn đấu những điểm mạnh và khắc phục
những điểm yếu.

Bùi Tuấn Anh - 12170846


Trang 7

1.6 Bố cục khóa luận
Khóa luận bao gồm 5 chương:
Chương 1: Giới thiệu đề tài
Chương này giới thiệu khái quát về đề tài, nêu lý do hình thành đề tài, các mục
tiêu được thiết lập, phạm vi thực hiện, quy trình thực hiện, phương pháp lấy
thơng tin và ý nghĩa của đề tài
Chương 2: Cơ sở lý thuyết
Chương này trình bày cơ sở lý thuyết về quản trị nhân sự, lý thuyết về cơng
tác phân tích cơng việc, quy trình phân tích cơng việc và xây dựng bảng mơ tả
công việc. Chương này cũng bao gồm các khái niệm, ý nghĩa của KRA và KPI
Chương 3: Phân tích vấn đề
Chương này giới thiệu sơ lược về công ty ASWIG Solutions Việt Nam, quy
mô, lĩnh vực hoạt động và cơ cấu tổ chức. Với việc mô tả thực trạng nguồn
nhân lực cũng như cơng tác đánh giá thành tích và tình hình biến động nhân
sự trong những năm gần đây sẽ giúp hình thành nên bức tranh tổng qt về
cơng ty, đặc biệt là trong lĩnh vực nhân sự

Chương 4: Đề xuất
Trong chương này, tác giả tiến hành phân tích cơng việc thơng qua q trình
phỏng vấn bằng bảng câu hỏi được soạn trước, tổng hợp kết quả phỏng vấn và
đề xuất bộ chỉ số KPI cho từng vị trí.
Tiếp theo đó, tác giả đề xuất các bảng mơ tả công việc cho từng chức danh
theo bộ chỉ số KPI được đề nghị.
Chương 5: Kết luận
Chương này tổng kết những kết quả đạt được của đề tài, những mặt còn hạn
chế, đồng thời đề xuất những hướng phát triển tiếp theo.

Bùi Tuấn Anh - 12170846


Trang 8

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.1 Giới thiệu về quản trị nguồn nhân lực
2.1.1 Quản trị nguồn nhân lực
Quản trị nhân sự là một trong các chức năng cơ bản của quá trình quản trị, giải quyết
tất cả các vấn đề liên quan tới con người gắn với công việc của họ trong bất cứ tổ
chức nào, đây là một hoạt động vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật.
2.1.2 Các chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực
Có thể phân chia các hoạt động chủ yếu của quản trị nguồn nhân lực theo ba nhóm
chức năng chủ yếu sau3:
a) Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực. nhóm chức năng chú trọng vấn đề
đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với các phẩm chất phù.
b) Nhóm chức năng đào tạo, phát triển. Nhóm chức năng này chú trọng việc nâng
cao năng lực của nhân viên, đảm bảo cho nhân viên có các kỹ năng trình độ
cần thiết hồn thành tốt cơng việc được giao và phát triển cá nhân.
c) Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực, nhóm chức năng này chú trọng đến

việc duy trì và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực trong nghiệp. Nhóm chức
năng này gồm 2 chức năng nhỏ là kích thích động viên nhân viên và duy trì,
phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong doanh nghiệp.

2.2 Phân tích cơng việc và xây dựng bảng mô tả công việc
2.2.1 Khái niệm và ý nghĩa của phân tích cơng việc
Phân tích cơng việc (Job Analysis) là q trình nghiên cứu nội dung cơng việc nhằm
xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện
công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có.

PGS. TS. Trần Kim Dung. Quản trị nguồn nhân lực (tái bản lần thứ 8 có sửa chữa và bổ sung). NXB Tổng
hợp Tp. HCM
3

Bùi Tuấn Anh - 12170846


Trang 9
Phân tích cơng việc cung cấp những thơng tin quan trọng khi tiến hành thực hiện công
việc như: yêu cầu, đặc điểm công việc, các hành dộng nào cần được tiến hành thực
hiện, thực hiện như thế nào, các công cụ thiết bị nào cần thiết để thực hiện; các mối
quan hệ trong q trình thực hiện cơng việc.
2.2.2 Kết quả của phân tích cơng việc
Hai tài liệu cơ bản cần được hình thành sau khi phân tích cơng việc là:
Bản mô tả công việc (Job Description): là văn bản liệt kê các chức năng, nhiệm vụ,
các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát
và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc.
Bản tiêu chuẩn công việc (Job Specification): là văn bản liệt kê những yêu cầu về
năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết
vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp cho cơng việc.

2.2.3 Trình tự phân tích cơng việc
Nội dung và trình tự thực hiện phân tích cơng việc theo Dessler 4 gồm 6 bước:
Bước 1: Xác định mục đích của phân tích cơng việc từ đó xác định các hình thức thu
thập thơng tin phân tích cơng việc hợp lý nhất.
Bước 2: Thu thập các thông số cơ bản có sẵn trên cơ sở các sơ đồ của các tổ chức,
các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng, quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ
phận cơ cấu, hoặc sơ đồ quy trình cơng nghệ và bảng mơ tả cơng việc cũ (nếu có).
Bước 3: Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các diểm then chốt để thực hiện phân tích
cơng việc nhằm làm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện phân tích các
công việc tương tự như nhau.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích cơng
việc. Tuỳ theo u cầu và mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tuỳ

4

G. Dessler. 1997. Tr. 84 Human Resource Management, Seven edition. Prentice Hall International. London.

Bùi Tuấn Anh - 12170846


Trang 10
theo loại hình cơng việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng
một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin phân tích cơng việc sau đây:
phỏng vấn, bảng câu hỏi và quan sát…
Bước 5: Kiểm tra xác minh tính chính xác của thơng tin. Những thơng tin thu thập để
phân tích công việc cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác và đầy đủ thơng qua
chính các nhân viên thực hiện cơng việc hoặc các vị lãnh đạo, có trách nhiệm giám
sát thực hiện cơng việc đó.
Bước 6: Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc.
2.2.4 Nội dung bảng mô tả công việc

Các bản mơ tả cơng việc thường có các nội dung sau đây:
Nhận diện cơng việc gồm có: tên cơng việc; mã số công việc; cấp bậc công
việc; nhân viên thực hiện cơng việc; cán bộ lãnh đạo, giám sát tình hình công
việc; người thực hiện và người phê duyệt bản mô tả cơng việc.
Tóm tắt cơng việc: mơ tả vì sao cần có chức danh cơng việc đó trong cơng ty.
Người thực hiện công việc cần đảm bảo cho tổ chức đạt được mục tiêu gì.
Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: nên ghi rõ mối quan hệ của người
thực hiện công việc với những người khác trong và ngoài doanh nghiệp. Lưu
ý sản phẩm kết quả cầm đạt được trong các mối quan hệ này là gì.
Chức năng, trách nhiệm trong công việc: nên liệt kê từng chức năng chính, sau
đó nên giải thích các cơng việc cụ thể cần thực hiện trong các chức năng đó.
Thẩm quyền của người thực hiện công việc: Nên xác định rõ giới hạn hay
phạm vi quyền hạn trong các quyết định về mặt tài chính, nhân sự, thơng tin
để người thực hiện cơng việc có thể hồn thành nhiệm vụ.
Tiêu chuẩn mẫu trong đánh giá nhân viên thực hiện công việc: nên chỉ rõ người
thực hiện công việc cần đạt được tiêu chuẩn gì về số lượng sản phẩm hay khối
lượng công việc cần thực hiện trong ngày\

Bùi Tuấn Anh - 12170846


Trang 11
Điều kiện làm việc: liệt kê những điều kiện làm việc đặc biệt như làm ca ba,
thêm giờ, mức độ ô nhiễm, tiếng ồn, sự may rủi trong công việc,...

2.3 Vùng kết quả then chốt (KRA)
2.3.1 Giới thiệu chung
KRA (Key Results Area hay Key Responsibility Areas) là các vùng trách nhiệm chính
trong hoạt động của tổ chức, phịng ban hay cá nhân mà kết quả của nó có ảnh hưởng
lớn (critical impact) đến mục tiêu chung của tổ chức. Nếu hiệu quả trong KRA khơng

tốt, điều đó sẽ cản trở sự thành công của tổ chức5. KRAs là các mục tiêu cụ thể, đo
lường được, khả thi, thực tế và có khung thời gian thực hiện cụ thể (SMART Goals).
Thông thường, một danh mục KRA thường bao gồm từ 3 đến 5 trách nhiệm chính từ
bảng mơ tả cơng việc trong phạm vi, lĩnh vực mà nhân viên được trơng đợi sẽ thực
hiện cơng việc của họ để đóng góp vào giá trị thành cơng của cơng ty.
2.3.2 Vai trò của KRA trong hệ thống đánh giá hiệu quả cơng việc
KRA chính là cầu nối trong việc xây dựng KPI và các chỉ số đánh giá khác. KRA
xuất phát từ mục tiêu chung của tổ chức, phòng ban, cá nhân, vì vậy KRA tập trung
vào kết quả hơn là các hoạt động. Bằng việc đánh giá kết quả KRA và KPI sẽ giúp
xác định hiệu quả của từng nhân viên.
KRAs cho từng vị trí được xây dựng từ bảng mô tả công việc. Từ bảng mô tả công
việc rút trích ra danh sách những chức năng và trách niệm then chốt cho công việc
này. Danh sách này được chia làm 2 phần:
Phần đo được bằng các con số, tỷ lệ phần trăm, hồn thành hay khơng hồn
thành. Đây là nền tảng cơ sở để xây dựng bổ chỉ số KPI cho mỗi vị trí.
Phần khơng đo được hoặc khơng tính tốn được. Ví dụ: giá trị thương hiệu, sự
hài lòng của khách hàng, cam kết của nhân viên.

Eric G. Flamholtz. 1996. Tr. 41. Effective Management Control, Theory and Practice. Kluwer Academic
Publishers. USA.
5

Bùi Tuấn Anh - 12170846


Trang 12

2.4 Chỉ số then chốt đo lường kết quả thực hiện công việc (KPI)
2.4.1 Giới thiệu chung
KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ

đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định
lượng, nhằm phản ảnh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng
hay cá nhân. Việc sử dụng chỉ số KPI trong đánh giá thực hiện công việc là nhằm
đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công
việc điều này góp phần cho việc đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ
ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn bằng các giá trị đo lường được.
Có 3 loại hệ thống KPI:
KPI tập trung vào đầu ra – output: đây là hệ thống áp dụng vào hiệu quả sản
phẩm đầu ra của nhân viên.
KPI tập trung vào hành vi – behavior: đây là hệ thống áp dụng vào thái độ,
cách xử lý cơng việc, tình huống của nhân viên.
KPI tập trung vào năng lực – competencies: đây là hệ thống áp dụng vào năng
lực, tố chất của nhân viên, cụ thể là khả năng xử lý tình huống.
2.4.2 Đặc điểm của KPI
2.4.2.1 Bảy đặc trưng của KPI
Đo lường khơng mang tính chất tài chính (Non-financial measures).
Tần số đo lường ln kèm theo (ví dụ 24/7 hay daily…)
Có sự tham gia của CEO và Senior Management Team.
Dễ dàng hiểu được các đo lường bởi tất cả các thành viên.
Gán trách nhiệm đến cá nhân hoặc đội.
Ảnh hưởng có ý nghĩa (significant impact): Ảnh hưởng đến các nhân tố thành
công then chốt CSF Critical Success Factor
Bùi Tuấn Anh - 12170846