GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG
TIN QUẢN LÝ
Để triển khai một đề án tin học hoá thì bước đầu tiên cần thực hiện là khảo sát
hệ thống. Hệ thống được định nghĩa là một tập hợp các phần tử có các rằng buộc
lẫn nhau để cùng hoạt động nhằm đạt đến một mục đích nào đó. Còn hệ thống quản
lý là một hệ thống không chỉ chứa các thông tin về quản lý mà còn đóng vai trò thúc
đẩy các hoạt động của các doanh nghiệp, trường học, tổ chức kinh tế, giúp con
người trong sản xuất và đưa ra quyết định. Hệ thống thông tin quản lý sử dụng các
thiết bị tin học các phần mềm cơ sở dữ liệu, các thủ tục, các mô hình phân tích, lập
kế hoạch quản lý và đưa ra quyết định. Vì thế cần phải xem xét, khảo sát các yếu tố
đặc trưng, cũng như các mục tiêu và đưa nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng
một hệ thống quản lý có chất lượng. Từ đó rút ra được những phương pháp, những
bước thiết kế xây dựng một thông tin quản lý được tin học hoá, khắc phục được
những nhược điểm của hệ thống quản lý được những nhược điểm của hệ thống
quản lý cũ và phát huy được ưu điểm sẵn có để mang lại một hệ thống quản lý có
kết quả tốt.
I. NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ.
1. Phân cấp quản lý:
Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức từ trên xuống dưới, có
chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệ thống.
Hệ thống quản lý được phân tích thành nhiều cấp bậc gồm cấp trung ương, cấp các
đơn vị trực thuộc nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý từ trên xuống.
Thông tin được tổng hợp từ dưới lên và truyền từ trên xuống.
2. Luồng thông tin vào.
Trong hệ thống thông tin quản lý có những đầu vào khác nhau:
Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi thông tin này mang tính chất
thay đổi lâu dài. Những thông tin mang tính chất thay đổi thường xuyên phải luôn
cập nhật để xử lý.
Những thông tin có tính chất thay đổi tổng hợp, được tổng hợp từ những thông
tin cấp dưới phải xử lý định kỳ theo thời gian. Có thể tổng kết theo hàng ngày,
hàng tuần, hàng tháng, có thể tổng kết theo quý,…

3. Luồng thông tin ra:
Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu
quản lý trong từng trường hợp cụ thể.
Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng phục vụ cho nhu cầu
quản lý của hệ thống. Nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống. Các
bảng biểu báo cáo phải đảm bảo chính xác và kịp thời.
4. Quy trình quản lý.
Trong quy trình quản lý thủ công trước đây,tất cả các thông tin thường xuyên
được đưa vào sổ sách (chứng từ, hoá đơn,...) từ đó các thông tin được kết xuất để
lập ra các báo cáo cần thiết. Việc quản lý thủ công như thế phải trải qua nhiều công
đoạn chồng chéo nhau, làm tiêu tốn thời gian và công sức của người quản lý nên sai
sót và dư thừa thông tin, nhiều công đoạn mà không thể tránh khỏi. Hơn nữa trong
quá trình quản lý nếu gặp khối lượng công việc lớn thì nhiều khi chỉ chú trọng vào
một số khâu và đối tượng quan trọng. Vì thế mà có nhiều thông tin không được tổng
hợp đầy đủ dẫn đến việc thiếu hụt thông tin.

II. MÔ HÌNH MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ.
1. Mô hình luân chuyển dữ liệu:
Mô hình luân chuyển trong hệ thống quản lý có thể mô tả qua các modul sau:
Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ, tra cứu. Cập nhật thông tin
có tính chất thay đổi thường xuyên.
Lập số sách báo cáo. Mỗi modul trong hệ thống cũng cần phải có những giải
pháp kĩ thật riêng tương ứng. Mỗi module của chương trình thực hiện các công
việc khác nhau, các module này liên kết chặt chẽ với nhau nhưng không hoàn toàn
lệ thuộc vào nhau.
2. Cập nhật thông tin động.
Modul loại này có tính chất xử lý các thông tin luân chuyển chi tiết và tổng
hợp.Nhưng đối với loại thông tin chi tiết đặc điểm lớn về số lượng xử lý thường
nhật đòi hỏi tốc độ nhanh và tin cậy cao.khi thiết kế modul cần quan tâm đến các
yêu cầu sau:

- Phải biết rõ các thông tin cần lọc từ các thông tin động.
- Giao diện màn hình và số liệu phải hợp lý, giảm tối đa các thao tác cho
người nhập dữ liệu.
- Tự động là các thông tin đã biết và các giá trị lặp.
- Kiểm tra và phát hiện các sai sót có thể xảy ra trong quá trình.
- Biết loại bỏ các thông tin đã có mà không cần thiết trong khâu đó.
- Các thông tin này phải cập nhật thường xuyên, do vậy dữ liệu cũng được
update liên tục, khi đó các thông tin của chương trình không bị cũ đi.
3. Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu.
Thông tin này cần cập nhật nhưng không thường xuyên mà yêu cầu chủ yếu là
ta phải tổ chức sao cho hợp lý, để ta có thể tra cứu nhanh trong các thông tin cần
thiết. Khi cần tra cứu thông tin thì người sử dụng có thể tra cứu theo nội dung có
sẵn hoặc nội dung do người dùng đưa vào. Khi đó chương trình tìm kiếm sẽ thực
thi theo yêu cầu mà người dùng cần tra cứu.
4. Lập báo cáo.
Để thiết kế phần này thì đòi hỏi người quản lý nắm vững về nhu cầu quản lý,
tìm hiểu kĩ các mẫu bảng biểu báo cáo...Vì thông tin sử dụng trong việc này thuận
lợi hơn do đã được xử lý từ trước nên việc kiểm tra sự sai lệch của số liệu trong
phần này được giảm bớt, Việc báo cáo thường xuyên được tổng hợp do vậy các
khâu xử lí để đi đến lập thành báo cáo vào cuối tuần, cuối tháng,…
III. CÁC NGUYÊN TẮC ĐẢM BẢO TRONG QUẢN LÍ THÔNG TIN.
Để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một việc hết sức
khó khăn và tốn nhiều công sức, đã có rất nhiều chương trình quản lí ra đời, song
hoạt động chưa đạt hiệu quả cao cho lắm. Do vậy để các chương trình hoạt động
tốt hơn cần có các nguyên tắc hay là một hướng phát triễn riêng. Vì thế việc xây
dựng một hệ thống quản lý thường phải dựa trên một số nguyên tắc sau:
1. Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất.
Tức là thông tin được tích luỹ và thường xuyên cập nhật để phục vụ cho việc
giải quyết bài toán quản lý. Vì vậy các thông tin trùng lặp phải được dự trù. Do vậy
người ta tổ chức thành các mảng tin cơ bản mà trong đó các trường hợp trùng lặp

không nhất quán về thông tin được loại trừ. Chính mảng thông tin cơ bản này sẽ
tạo thành mô hình thông tin của đối tượng điều khiển.
2. Nguyên tắc linh hoạt của thông tin.
Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảng thông tin cơ bản thì cần phải
có các công cụ đặc biệt, để tạo ra được các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời,
dựa trên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ bảng cơ bản những
thông tin cần thiết, tạo ra mảng làm việc để sử dụng trực tiếp trong bài toán cụ thể.
Việc tuân theo theo hai nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với hệ thống
thông tin sẽ làm cho hoàn thiện và phát triển hệ thống dễ dàng và đơn giản hơn.
3. Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra.
Đây là nguyên tắc có ý nghĩa rất lớn đối với việc làm tăng hiệu xuất sử dụng
máy vi tính vì chính đầu vào và đầu ra của máy vi tính là khâu hẹp nhấ của hệ
thống. Để làm được việc này thì cần phải có phương pháp thay thế giữa việc
chuyển tải tài liệu thủ công bằng việc chuyển tải tài liệu trên các thiết bị (băng từ
,đĩa từ...) để đảm bảo việc truy xuất thông tin được nhanh chóng. Việc này sẽ giảm
được nhiều thời gian lãng phí và tăng hiệu quả của máy tính. Nguyên tắc này còn
được vận dụng cả khi đưa thông tin mới vào hệ thống. Việc này không những rút
ngắn được thời gian và giảm nhẹ được công sức cho việc nhập dữ liệu mà còn tăng
độ tin cậy của thông tin đầu vào.
IV. CÁC BƯỚC XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ
Để khái quát việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý tự động hoá qua 5 giai
đoạn sau:
1. Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án:
Ở bước này ta tiến hành người ta tiến hành tìm hiểu khảo sát hệ thống đáng giá
khả thi có tính chất sơ bộ xuất phát từ hiện trạng cũ, tìm hiểu lĩnh vực nghiệp vụ