HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY THIẾT BỊ BỘ THƯƠNG MẠI

HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP
KHẨU TẠI CÔNG TY THIẾT BỊ BỘ THƯƠNG MẠI
I/ ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI
CÔNG TY THIẾT BỊ BỘ THƯƠNG MẠI
1. Về tổ chức chứng từ kế toán
Kế toán Công ty đã tổ chức hạch toán ban đầu ở tất cả các phần hành kế toán.
Các chứng từ sử dụng được lập theo đúng mẫu do Bộ Tài Chính ban hành đã đảm
bảo cho tính pháp lý của chứng từ. Hầu hết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều
được phản ánh một cách trung thực trên chứng từ, là cơ sở cho việc kiểm tra, đối
chiếu giữa số liệu kế toán với thực tế, là căn cứ giúp cho nhà quản lý có được
những thông tin chính xác và đầy đủ. Tuy nhiên trong một số trường hợp, kế toán
Công ty lại sử dụng các chứng từ không phản ánh đúng được bản chất của nghiệp
vụ đã thực sự phát sinh để hạch toán. Chẳng hạn như hàng nhập khẩu khi mua về
được giao thẳng cho khách hàng trong nước mà không nhập vào kho của Công ty
nhưng Phòng kinh doanh vẫn lập Phiếu nhập kho và căn cứ vào chứng từ này kế
toán phản ánh tăng giá trị hàng tồn kho, vì thế số liệu về trị giá hàng tồn kho của
Công ty đã bị khai tăng so với thực tế.
Quy trình luân chuyển chứng từ được tổ chức hợp lý đã phát huy được chức
năng thông tin và kiểm tra của chứng từ, đảm bảo cho kế toán có thể tiến hành việc
ghi sổ, mã hoá thông tin, lập báo cáo kế toán một cách kịp thời, chuẩn xác.
Các chứng từ được lưu trữ theo từng đối tượng hạch toán kế toán cũng đã tạo
điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, đối chiếu giữa sổ sách kế toán với chứng
từ.
2.Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Dựa trên các quy định của chế độ kế toán hiện hành về hệ thống tài khoản sử
dụng trong doanh nghiệp, kế toán Công ty đã xây dựng thêm một số tiểu khoản
nhằm phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sao cho phù hợp và chi tiết hơn về
mặt nội dung kinh tế.
Chẳng hạn như căn cứ vào các tiểu khoản của tài khoản 1121, 1122, kế toán
ngân hàng có thể theo dõi được tình hình biến động tăng, giảm, số dư của tài khoản
tiền gửi chi tiết theo từng ngân hàng.

Việc chi tiết tài khoản 144 thành các tiểu khoản 1441 (ký quỹ, ký cược ngắn
hạn bằng VND), 1442 (ký quỹ, ký cược ngắn hạn bằng ngoại tệ) giúp cho kế toán
có thể theo dõi cụ thể loại tài sản dùng để kí quỹ, kí cược ngắn hạn là VND hay
ngoại tệ và để tách biệt việc ký quỹ thông thường với ký quỹ để mở L/C của hoạt
động nhập khẩu.
Đối với tài khoản 334, kế toán chi tiết thành hai tiểu khoản lương phải trả
công nhân viên (TK 3341) và tiền ăn trưa (TK 3342) giúp cho việc tính các khoản
phải trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ) được thực hiện một cách dễ
dàng(chỉ tính trên TK 3341).
Hay để theo dõi kết qủa hoạt động kinh doanh (bán hàng cho các đối tượng
bên ngoài), kế toán căn cứ vào tài khoản 5111 và tài khoản 6321 (giá vốn hàng bán
kinh doanh), còn để theo dõi kết quả hoạt động bán hàng nội bộ, kế toán căn cứ
vào tài khoản 512 và tài khoản 6322 (giá vốn hàng bán nội bộ).
Bên cạnh những ưu điểm mà kế toán Công ty đạt được như trên, việc sử dụng
hệ thống tài khoản tại Công ty còn nhiều hạn chế cần khắc phục.
Mặc dù là một Công ty thương mại có quan hệ ngoại thương với nhiều nước
trên thế giới, đồng tiền sử dụng trong giao dịch với các quốc gia khác là ngoại tệ
(chủ yếu là USD) nhưng kế toán Công ty lại không sử dụng tài khoản 007 ”ngoại
tệ các loại” (nguyên tệ) để theo dõi số phát sinh tăng, giảm cũng như số dư nguyên
tệ. Trong khi đó, một nguyên tắc hạch toán thu chi ngoại tệ là: Khi phát sinh các
nghiệp vụ về thu chi ngoại tệ, số nguyên tệ phải được theo dõi chi tiết trên tài
khoản 007 theo từng tài khoản “tiền mặt”, “ tiền gửi ngân hàng”, “tiền đang
chuyển” (Khi tăng ghi nợ, khi giảm ghi có) và trên Sổ kế toán chi tiết công nợ phải
thu, phải trả. Thực tế do không tuân thủ nguyên tắc này nên kế toán công ty đã gặp
nhiều kho khăn trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ.
Không chỉ có những tồn tại trong hạch toán ngoại tệ, kế toán Công ty còn có
nhiều hạn chế trong việc phản ánh các thông tin liên quan đến hàng hóa.
Hàng hoá của Công ty chủ yếu được nhập từ nước ngoài, thời gian lưu chuyển
từ kho của nước xuất về tới kho của Công ty là tương đối dài, do vậy, khi hàng hoá
đã thuộc quyền sở hữu của Công ty nhưng chưa về tới kho thì phải được phản ánh

vào tài khoản 151 (ghi nợ tài khoản 151), song thực tế kế toán Công ty lại không
sử dụng tài khoản này để hạch toán vì thế công tác quản lý, theo dõi hàng hoá tại
Công ty là chưa chặt chẽ.
Bên cạnh đó, các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua hàng hoá cũng
không được tính vào giá vốn của hàng hoá do Công ty không sử dụng tài khoản
1562 để tập hợp chi phí này. Toàn bộ chi phí thu mua hàng hóa được tập hợp vào
tài khoản 641, trong khi đó theo quy định kế toán hiện hành, chi phí này phải được
tập hợp vào tài khoản 1562; cuối kì được phân bổ hay kết chuyển vào giá vốn hàng
bán (tài khoản 632) để xác định kết quả kinh doanh.
Chính vì vậy, các tài khoản 641, 632 sử dụng trong hạch toán kế toán tại Công ty
đã không phản ánh đúng nội dung kinh tế mà chế độ kế toán Việt Nam qui định.
3. Về tổ chức sử dụng hệ thống sổ sách kế toán
Hình thức ghi sổ kế toán hiện Công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký
chứng từ. Đây là hình thức rất phù hợp với qui mô và đặc điểm hoạt động kinh
doanh của Công ty. Với cơ cấu tổ chức sản xuất kinh doanh gồm nhiều Cửa hàng,
nhiều Phòng kinh doanh, các Cửa hàng là các đơn vị hạch toán phụ thuộc, cuối mỗi
tháng các đơn vị phụ thuộc này nộp lên Phòng tài chính kế toán của Công ty các
Bảng kê mua bán hàng hoá và các Hoá đơn, Chứng từ có liên quan để Phòng ghi
sổ, lập báo cáo tài chính, do đó sử dụng hình thức Nhật ký chứng từ, việc ghi chép
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian kết hợp với việc hệ thống
hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản) đã giảm bớt đáng kể khối
lượng công việc ghi sổ kế toán so với các hình thức khác.
Áp dụng hình thức ghi sổ này, hệ thống sổ sách kế toán được mở một cách
thích hợp, phục vụ cho yêu cầu quản lý của Công ty, đặc biệt là hệ thống Sổ chi
tiết. Để theo dõi diễn biến công nợ của nhà cung cấp hoặc của khách hàng trong
toàn bộ hợp đồng, kế toán thanh toán sử dụng “Sổ chi tiết phải trả cho người bán”
và “ Sổ chi tiết phải thu của khách hàng” hay để theo dõi các khoản phải thu, phải
trả đối với khách hàng cũng như với nhà cung cấp trong mỗi tháng, kế toán thanh
toán sử dụng “Sổ chi tiết công nợ” các TK 131, 331; sổ này được mở theo từng
tháng, riêng cho từng khách hàng và từng nhà cung cấp.

Tuy nhiên trong một số trường hợp, kế toán phần hành sử dụng trùng lắp các
loại Sổ chi tiết, các Bảng kê . Ví dụ như kế toán thuế sử dụng đồng thời cả “Bảng
kê chi tiết số dư TK 33312” và “Bảng kê TK 33312” có nội dung tương tự nhau để
phản ánh số phát sinh của các nghiệp vụ liên quan đến thuế GTGT của hàng nhập
khẩu trong tháng, điều này đã gây ra sự trùng lắp trong việc phản ánh thông tin.
II/ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ LƯU
CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY THIẾT BỊ BỘ THƯƠNG MẠI
Để nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty và thực hiện đúng các quy định
của chế độ tài chính kế toán hiện hành, việc hạch toán nghiệp vụ lưu chuyển hàng
hoá nhập khẩu cần không ngừng được hoàn thiện trên một số mặt sau:
1. Hoàn thiện hạch toán ngoại tệ
Hiện tại, Công ty đang sử dụng tỷ giá thực tế để hạch toán ngoại tệ (là tỷ giá
ngoại tệ bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố ở thời điểm
phát sinh giao dịch), vì thế, trước khi phản ánh các nghiệp vụ kinh tế vào sổ, kế
toán cần điều chỉnh số dư của tiền, của các khoản phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ
theo tỷ giá thực tế tại thời điểm ghi sổ. Đối với một đơn vị chuyên kinh doanh
hàng hoá nhập khẩu như Công ty, phần lớn các nghiệp vụ phát sinh đều liên quan
đến ngoại tệ, việc sử dụng tỷ giá thực tế để hạch toán tuy có phản ánh được chính
xác các nghiệp vụ phát sinh, nhưng khối lượng công việc ghi sổ kế toán lại rất
nhiều, hơn nữa khi thực hiện điều chỉnh chênh lệch tỷ giá cuối kỳ, kế toán lại phải
căn cứ vào các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ để tính ra số nguyên tệ, sau đó
mới điều chỉnh theo tỷ giá thực tế cuối kỳ, cách làm này hết sức thủ công, tốn
nhiều công sức, chi phí và dễ gây nhầm lẫn. Trong khi đó, một yêu cầu đặt ra khi
hạch toán kế toán là phải đơn giản, rõ ràng, tiết kiệm chi phí. Vì vậy, để giảm nhẹ
việc ghi sổ kế toán cũng như việc điều chỉnh chênh lệch tỷ giá ngoại tệ cuối kỳ,
Công ty có thể sử dụng tỷ giá hạch toán để phản ánh quy mô của các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ, đồng thời thực hiện việc theo dõi sự tăng
giảm lượng ngoại tệ tính bằng nguyên tệ trên tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại”
(Nguyên tệ).
Với việc sử dụng tỷ giá hạch toán, tính chính xác về quy mô của các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh vẫn được đảm bảo, hơn nữa việc điều chỉnh chênh lệch tỷ giá
hối đoái cũng trở nên đơn giản hơn.
Khi sử dụng tỷ giá hạch toán, kế toán cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản
như:
- Đối với các loại tiền và các khoản phải thu, phải trả có gốc là ngoại tệ
thì được quy đổi thành VND theo tỷ giá hạch toán.
- Đối với các loại tài sản, thu nhập, chi phí có gốc là ngoại tệ thì khi tính
giá tài sản, xác định thu nhập, chi phí phải quy đổi ngoại tệ thành VND theo tỷ giá
thực tế (được xác định dựa trên cơ sở tỷ giá ngoại tệ bình quân liên ngân hàng công
bố ở thời điểm hình thành tài sản, thu nhập, chi phí).
Toàn bộ chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ và chênh lệch tỷ giá hối
đoái đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính hoặc
ngày kết thúc năm tài chính khác với năm dương lịch (đã được chấp thuận) của các
khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được ghi nhận ngay vào chi phí tài chính, hoặc
doanh thu hoạt động tài chính trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm
tài chính.
Khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại của các khoản mục tiền tệ có
gốc ngoại tệ cuối năm tài chính của hoạt động kinh doanh sẽ được hạch toán trên
tài khoản 4131 (Chênh lệch tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính: Phản
ánh khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc
ngoại tệ (lãi, lỗ tỷ giá) cuối năm tài chính của hoạt động kinh doanh, kể cả hoạt
động đầu tư XDCB (doanh nghiệp kinh doanh có hoạt động đầu tư XDCB)).
Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 4131 như sau:
Bên Nợ: - Phản ánh chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại các khoản mục
tiền tệ có gốc ngoại tệ (lỗ tỷ giá) cuối năm tài chính của hoạt động kinh doanh, kể
cả hoạt động đầu tư XDCB (doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh có cả hoạt động
đầu tư XDCB).
- Kết chuyển chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại khoản mục
tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính (lãi tỷ giá) của hoạt động kinh doanh vào
doanh thu hoạt động tài chính.

Bên Có: - Phản ánh chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại các khoản mục
tiền tệ có gốc ngoại tệ (lãi tỷ giá) cuối năm tài chính của hoạt động kinh doanh, kể
cả hoạt động đầu tư XDCB (doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh có cả hoạt động
đầu tư XDCB).
- Kết chuyển chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại các khoản
mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (lỗ tỷ giá) cuối năm tài chính của hoạt động kinh doanh
vào chi phí tài chính.
Cách thức hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu khi sử dụng tỷ giá hạch toán
được minh hoạ như sau:
* Khi mua hàng hoá, dịch vụ thanh toán bằng ngoại tệ:
Kế toán phản ánh:
Nợ các TK151, 152, 153, 156, 157, 211, 213, 241, 623, 627, 641,
642, 133,... (Tỷ giá thực tế)
Nợ TK 635 - Chi phí tài chính (Lỗ tỷ giá hối đoái)
Có các TK 111 (1112), 112 (1122): (Tỷ giá hạch toán)
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Lãi tỷ giá hối
đoái).
đồng thời lượng ngoại tệ chi ra được ghi: Có TK 007
* Khi mua chịu vật tư, hàng hoá, dịch vụ ghi nhận nợ bằng ngoại tệ:
- Tại thời điểm ghi nhận nợ, kế toán ghi:
Nợ các TK 151, 152, 153, 156, 157, 211, 213, 241, 623, 627, 641,
642, 133, … (Tỷ giá thực tế)
Nợ TK 635- Chi phí tài chính (Lỗ tỷ giá hối đoái)
Có các TK 331, .. (Tỷ giá hạch toán ).
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Lãi tỷ giá hối
đoái).
- Tại thời điểm thanh toán nợ phải trả, kế toán phản ánh:
Nợ các TK 331, ... (Tỷ giá hạch toán)
Có các TK 111 (1112), 112 (1122): (Tỷ giá hạch toán ).
và lượng ngoại tệ dùng để thanh toán được ghi: Có TK 007

* Khi bán vật tư, hàng hoá, dịch vụ thu tiền ngay bằng ngoại tệ:
Kế toán định khoản:
Nợ TK 111 (1112), 112 (1122): (Tỷ giá hạch toán)
Nợ TK 635- Chi phí tài chính (Lỗ tỷ giá hối đoái)
Có TK 511, 512, 3331, ….(Tỷ giá thực tế)
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính (Lãi tỷ giá hối
đoái).
đồng thời phản ánh lượng ngoại tệ thu được: Nợ TK 007
* Khi bán chịu vật tư, hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng nhận nợ bằng
ngoại tệ
- Tại thời điểm bán hàng:
Nợ các TK 131, 136: (Tỷ giá hạch toán)