Đánh giá Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà

Đánh giá Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh
doanh ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà.
I. Tổng quan về công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ở Công ty
văn phòng phẩm Hồng Hà.
1. Giới thiệu chung về Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà.
a. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty.
Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà (tiền thân là Nhà máy Văn phòng phẩm
Hồng Hà), là doanh nghiệp Nhà nước duy nhất chuyên sản xuất các sản phẩm về
văn phòng phẩm: Bút các loại, giấy vở
Được thành lập ngày 01/10/1959, theo quyết định 1014/QĐ-TCLĐ của Bộ
công nghiệp nhẹ, nhà máy Văn phòng phẩm Hồng Hà đổi tên là Văn phòng phẩm
Hồng Hà, với tên giao dịch là nhà máy Văn phòng phẩm Hồng Hà. Từ một xưởng
sửa chữa ô tô của Pháp để lại, với sự giúp đỡ về kỹ thuật trang thiết bị máy móc,
công nghệ của Trung Quốc trên tổng diện tích 7.300m2.
Với số vốn đầu tư ban đầu 3.263.077 đồng, nhà máy có nhiệm vụ sản xuất các
loại sản phẩm văn phòng phẩm phục vụ cho học sinh và văn phòng của các cơ
quan trong phạm vi cả nước với các mặt hàng chủ yếu và truyền thống là:
- Sản phẩm văn phòng phẩm: Bút máy, bút chì, mực viết các loại và dụng cụ
học tập, file cặp đựng hồ sơ các loại..v.v.v.
- Sản phẩm từ nhựa: Chai, lọ các loại dùng đựng thước, thực phẩm..vv..
- Sản phẩm từ kim loại: Giá kệ, tủ, bàn ghế, đinh ghim, giấy chống ẩm, kim
băng.
- Sản phẩm từ giấy: Vở viết các loại, sổ công tác, giấy phô tô, giấy than..v.v..
Năm 1960, nhà máy chính thức đi vào hoạt động với hai phân xưởng sản xuất
chính:
- Phân xưởng sản xuất văn phòng phẩm tại số 25 Lý Thường Kiệt - Hà Nội.
- Phân xưởng sản xuất mực và giấy than tại 468 Minh Khai - Hà Nội.
Ngày 28/07/1995 nhà máy đổi tên thành Công ty Văn phòng phẩm Hồng Hà
(HONG HA STATIONERY COMPANY), tên giao dịch là HOSTACO.
Năm 1997 sau khi đã trở thành viên của Tổng công ty Giấy Việt Nam, Tổng
công ty đã có nhiều biện pháp tích cực giúp đỡ công ty từng bước tháo gỡ khó

khăn như : Tạo vốn đã điều động cho Công ty, cho mua vật tư trả chậm làm cho
tình hình tài chính đỡ khó khăn hơn.
Trải qua hơn 40 năm tồn tại và phát triển, Công ty đã không ngừng mở rộng
quy mô sản xuất cả chiều rộng lẫn chiều sâu. Ngày nay Công ty đang tiếp tục triển
khai nhiều biện pháp để tìm kiếm thị trường, làm ăn có hiệu quả và có uy tín với
khách hàng trong và ngoài nước.
b.Chức năng và nhiệm vụ của Công ty.
Với bề dày truyền thống hơn 50 năm, từ khi thành lập đến nay Công ty đã
rất coi trọng việc nghiên cứu thị trường nhằm đưa ra một kế hoạch phát triển cho
Công ty dựa trên nhu cầu của thị trường chứ không phải do nhà nước đưa ra trước
đây nữa. Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà có chức năng chủ yếu là sản xuất kinh
doanh, xuất nhập khẩu các mặt hàng văn phòng phẩm và nhựa. Hiện nay Công ty
sản xuất kinh doanh các sản phẩm chủ yếu là sản phẩm dành cho văn phòng, học
tập.... nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng mặt hàng văn phòng phẩm. Bên cạnh đó
Công ty còn nhập khẩu các mặt hàng trong nước chưa sản xuất được, các loại
nguyên vật liệu, hoá chất và thu mua tìm kiếm nguồn nguyên liệu trong nước để
sản xuất sản phẩm văn phòng phẩm. Bảo vệ môi trường, nâng cao chất lượng thoả
mãn tối đa nhu cầu về đa dạng hoá sản phẩm. Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ công
nhân trẻ đáp ứng yêu cầu phát triển sản xuất kinh doanh, thực hiện các chế độ
chính sách tiền lương, bảo hiểm xã hội, an toàn và bảo vệ lao động đối với cán bộ
công nhân viên chức và chế độ bồi dưỡng độc hại. Tuy nhiên nhằm đáp ứng nhu
cầu ngày càng đa dạng và phong phú cũng như thị hiếu về mẫu mã, chủng loại.
Hiện nay Công ty có rất nhiều loại sản phẩm mới có sức cạnh tranh trên thị trường.
c. Mô hình tổ chức và cơ chế quản lý của Công ty văn phòng phẩm Hồng
Hà.
* Khái quát chung
Là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập có tư cách pháp nhân đầy đủ.Tại
Công ty chỉ có các phân xưởng sản xuất sản phẩm mà không có xí nghiệp trực
thuộc.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được chia thành: Giám đốc, phó

giám đốc, kế toán trưởng, các hệ thống phòng ban, các phân xưởng.
* Giám đốc Công ty:
Là người đại diện pháp nhân cho Công ty. Chịu trách nhiệm trước pháp luật
về toàn bộ các hoạt động, kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. Là người điều
hành cao nhất, ra mọi quyết định về tất cả các công việc mà phó giám đốc và các
phòng ban trình lên uỷ quyền cho hai phó giám đốc công ty một số quyền hạn nhất
định về các nhiệm vụ thường xuyên hoặc đột xuất trong công ty.
* Phó giám đốc công ty:
thừa lệnh giám đốc trực tiếp điều hành và quản lý 2 phòng là phòng kỹ thuật
và phòng kế hoạch. Ngoài ra còn theo dõi mọi hoạt động sản xuất của phân xưởng
và các phòng ban trong công ty.
* Phòng tài vụ:
- Chức năng: là đơn vị tham mưu, giúp việc cho giám đốc trong quản lý,
điều hành Công tác tài chính của công ty, phản ánh mọi hoạt động kinh doanh kinh
tế thông qua việc tổng hợp, phân tích hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tổ chức
nghiệp vụ quản lý, thu chi tiền tệ, đảm bảo thúc đẩy hoạt động của đồng tiền đạt
hiệu quả và phù hợp với quy định hiện hành của Nhà nước.
Giám
Đốc
- Nghĩa vụ- quyền hạn: Tổ chức, hướng dẫn, theo dõi hạch toán, về hoạt
động SXKD của các đơn vị và của Công ty theo đúng pháp lệnh thống kê của Nhà
nước. Tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tổng hợp cho công tác
kiểm tra thực hiện kế hoạch sản xuất, ghi chép phản ánh chính xác kịp thời và có
hệ thống diễn biến các nguồn vốn, giải ngân phản ánh chính xác kịp thời và có hệ
thống diễn biến các nguồn vốn, giải ngân các loại vốn phục vụ cho việc cung cấp
vật tư, nguyên vật liệu cho SXKD. Ngoài ra hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ kế
toán thống kê cho nhân viên thống kê các phân xưởng.
* Phòng tổ chức hành chính.
- Chức năng: là đơn vị mưu giúp Giám đốc trong quản lý và điều hành
những công việc như: xây dựng và tổ chức bộ máy SXKD, thực hiện chế độ chính

sách của Nhà nước CBCN, công tác lao động tiền lương- nhân sự tuyển dụng - đào
tạo, thực hiện mọi hoạt động về pháp chế văn thư, lưu trữ, hành chính quản trị, y tế
xây dựng cơ bản.
+ Nhiệm vụ - quyền hạn:
+ Bộ phận tổ chức lao động: căn cứ vào nhiệm sản xuất kinh doanh, nghiên
cứu, đề xuất mô hình, tổ chức và bộ máy quản lý của các đơn vị và bố trí nhân sự
trên cơ sở gọn nhẹ có hiệu quả, phù hợp với yêu cầu phát triển của Công ty ...
+ Bộ phận hành chính: Nghiên cứu đề xuất kiến nghị với giám đốc biện
pháp giúp các đơn vị thực hiện đúng các chế độ, nguyên tắc thủ tục hành chính.....
Quản lý, lưu trữ các văn bản, con dấu của Công ty....
* Phòng kế hoạch.
- Chức năng: là đơn vị tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong công tác
xây dựng kế hoạch sản xuất hàng tháng, hàng quý, năm, dài hạn. Xây dựng kế
hoạch giá thành hàng năm và giá thành cho từng sản phẩm. Nghiên cứu đề xuất
điều chỉnh giá bán sản phẩm phù hợp với thị trường trong từng thời điểm...
* Phòng kỹ thuật
- Chức năng: là đơn vị tham mưu, giúp việc cho Giám đốc trong công tác
quản lý và điều hành công tác kỹ thuật và đầu tư (công nghệ, chất lượng sản phẩm,
thiết bị khuân mẫu...)
- Nhiệm vụ quyền hạn:
+ Thực hiện các quy phạm quản lý kỹ thuật của ngành và Nhà nước, xây
dựng quản lý quy trình công nghệ, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, quản lý các
trang thiết bị về đo lường. Kiểm tra hướng dẫn các phân xưởng của Công ty hoặc
hợp đồng với khách hàng, giải quyết kịp thời các phát sinh về kỹ thuật..
+Đầu tư: thu nhập, phân tích các thông tin về khoa học kỹ thuật, thị
trường .... Nghiên cứu đề xuất sử dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến.....
* Phòng thị trường:
- Chức năng: Là một đơn vị tham mưu, giúp việc cho giám độ trong việc tổ
chức thực hiện các hoạt động kinh doanh của Công ty.
- Nhiệm vụ - quyền hạn:

Chịu trách nhiệm trước Giám đốc đối với các chỉ tiêu kế hoạch được giao
doanh thu bán sản phẩm của Công ty và các sản phẩm tự khai thác. Lập kế hoạch
điều tra nghiên cứu thị trường, đề xuất các hình thức khuyến mãi và quảng cáo.
Nghiên cứu tổ chức mạng lưới tiêu thụ sản phẩm và các hình thức tiếp thị, phản
náh kịp thời nhu cầu của thị trường để ban Giám đốc và các phòng ban chức năng
điều chỉnh sản xuất cho phù hợp và hiệu quả.
* Ban bảo vệ.
- Chức năng: Là đơn vị tham mưu giúp việc cho Giám đốc trong công tác
bảo vệ án ninh kinh tế, nội dung KLLĐ của Công ty, công tác quân sự, PCCC..vv..
- Nhiệm vụ và quyền hạn:
Xây dựng nội quy bảo vệ Công ty, quy định phòng chống cháy nổ lụt bão ..
Thực hiện nghiêm chỉnh việc kiểm tra thực hiện nội quy KLLĐ và quy chế ra vào
cổng với công nhân viên chức và khách đến thăm làm việc tại Công ty.
* Các phân xưởng.
Bốn phân xưởng của Công ty được giao nhiệm vụ sản xuất từng mặt hàng
theo yêu cầu chức năng sản xuất.
Các phòng ban chức năng hoạt động độc lập theo chuyên môn nhưng luôn
có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu
quả dưới sự điều hành của Giám đốc Công ty.
Nhìn chung cơ cấu tổ chức của Công ty khá chặt chẽ tuy nhiên do đặc trưng
của doanh nghiệp sản xuất nên không tránh khỏi những hạn chế, khó khăn trong
việc điều hành sản xuất, đôi khi chồng chéo lên nhau. Đặc biệt trong việc xây dựng
kế hoạch
2. Những đặc điểm kinh tế, kỹ thuật chủ yếu ảnh hưởng đến công tác xây
dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty.
a. Thị trường
Trải qua hơn 40 năm tồn tại và phát triển với truyền thống và uy tín trên thị
trường trong và ngoài nước, Công ty đã không ngừng mở rộng quy mô sản xuất cả
chiều rộng lẫn chiều sâu. Hiện nay Công ty đã và đang có rất nhiều biện pháp để
tìm kiếm thị trường, làm ăn có hiệu quả và có uy tín với khách hàng và kế hoạch

sản xuất được căn cứ trên nhu cầu thị trường chứ không phải là do nhà nước đưa ra
trước đây nữa. Công ty lại có một thị trường rộng lớn bao gồm cả ba miền Bắc,
miền Nam, miền Trung với thị phần rộng lớn cùng với chiến lược kinh doanh là
chiếm lĩnh thị trường cao cấp trước thì Công ty đang dần tìm hiểu và phát triển ở
thị trường miền Nam.
Qua biểu dưới đây ta nhận thấy rằng thị phần miền Bắc là chiếm lĩnh nhiều
nhất; với 80.575 năm 2001, năm 2002 là 72,66%, năm 2003 là 73,08%. Khi đó thị
trường miền Nam lại chiếm một thị phần khiêm tốn; năm 2001 là 8,41%, năm 2002
là 11,89%, năm 2003 là 12,54%. Với thị trường miền Trung năm 2001 là 11,02%,
năm 2002 là 15,44%, năm 2003 là 4.,42%.
Với thị trường miền Trung và thị trường miền Nam là hai thị trường còn rất
nhiều tiềm năng, thành lập và đưa vào ổn định kinh doanh của hàng tại Thành phố
Hồ Chí Minh và Thành phố Đà Nẵng ....cho nên Công ty cần có các chiến lược, kế
hoạch sản xuất kinh doanh thích hợp như lập các đại lý cấp 1, 2, 3.... tại các miền
này với các chính sách như hỗ trợ về chi phí lập đại lý, cơ sở vật chất, chi phí
chuyên chở...... do vậy mạng lưới tiêu thụ của Công ty đã đầu tư mạnh mẽ. Thị
trường miền bắc phát triển được 2.969 điểm bán hàng, tăng 30% so với năm 2002
và đạt doanh thu 35 tỷ đồng tăng 87% so với năm 2002. Đặc biệt thị trường Hà Nội
do đã đi đúng hướng phát triển mạng lưới đại lý cấp II của Công ty, tăng các điểm
bán lẻ đạt 900 điểm, nên doanh thu năm 2003 đạt 19.2 tỷ tăng 94% so với năm
2002. Cửa hàng bán lẻ của Công ty đã được đầu tư với quy mô lớn cả về trang thiết
bị, mặt bằng, con người nhằm tạo ra một trung tâm bán le văn phòng phẩm tự chọn
lớn nhất của thủ đô đạt doanh thu 6.3 tỷ bằng 200% so với năm 2002.
Coi tiêu thụ là khâu quyết định, trọng tâm: bằng mọi cách chiếm lĩnh thị
trường miền Bắc. Ưu tiên chiếm lĩnh thị trường vùng "SEP" vì có chi phí thấp,
phản hồi thông tin nhanh. Bằng quy chế ưu đãi để phát triển thị trường vùng cao,
vùng xa. Phải xây dựng 1 ữ 2 đại lý cấp II tại các huyện, 1 ữ2 đại lý cấp III tại các
phường, xã.
Có thể hỗ trợ các đại lý như sau:
- Đại lý cấp I: Mức khởi điểm 4,5% tối đa 7,5% hỗ trợ toàn bộ chi phí vận

chuyển và lương tiếp thị. Vùng xa, vùng sâu hỗ trợ thêm 1,75%.
- Đại lý cấp II: mức khởi điểm 3%, tối đa 4,5 %.
- Đại lý cấp III: từ 1,5% ữ 2,5%.
áp dụng cơ chế khoán cho thị trường miền Trung, miền Nam với mức 5 ữ
5,5% và vận chuyển tới tận chi nhánh.
Ngoài ra để khẳng định vị trí của mình trên thị trường Công ty cũng đã chú
trọng phát triển thương hiệu theo hai hướng:
Thương hiệu uy tín chất lượng: bằng các mẫu mã sản phẩm đa dạng phong
phú độc đáo, hiện đại với các dây chuyền sản xuất mới tự động, bán tự động với
đội ngũ quản lý, công nhân lành nghề tạo ra được các sản phẩm uy tín, chất lượng.
Thương hiệu thân thiết với người tiêu dùng: phát huy truyền thống thương
hiệu Hồng Hà suốt 54 năm vừa qua đối với thế hệ người Việt Nam bằng các hoạt
động quảng cáo trên các phương tiện truyền thông; phát thanh, truyền hình, báo chí
và đặc biệt là thời đại hiện nay thì việc ứng dụng thành tựu khoa học như mạng là
một điều quan trọng giúp quảng bá thương hiệu đến người tiêu dùng... ngoài ra còn
có các hoạt động tài trợ khác như ủng hộ giải bóng đá thiếu niên toàn quốc, các
phong trào thanh niên tình nguyện ....
Mục tiêu phát triển mạng lưới vệ tinh sản xuất sản phẩm văn phòng phẩm
mang thương hiệu Hồng Hà bước đầu thành công với các mô hình: Công ty Tân
Thành Phương, Công ty Trà My, Công ty in Công đoàn, Công ty In Thống nhất...
đã góp phần tăn chất lượng sản phẩm và đa dạng chủng loại như các dòng sản
phẩm: vở Friend, các dòng sổ, các loại File, túi Myclear..
b. Nhân lực.
Tổng số nhân viên của Công ty tính đến là 548 người trong đó gồm 267 nữ
và 281 nam. Công việc của Công ty đòi hỏi các nhân viên không chỉ yêu cầu có
trình độ nghiệp vụ mà còn yêu cầu sự mềm dẻo, khéo léo, linh hoạt. Do vậy cần bố
trí lực lượng lao động một cách hợp lý hơn, nhất là số lượng cán bộ, kỹ sư, công
nhân in, công nhân kỹ thuật có trình độ, có đạo đức để bố trí vào các vị trí rất quan
trọng trong sản xuất và nghiệp vụ.
Qua số liệu bảng bên có thể nhận thấy rằng trình độ chuyên môn không

được cải thiện đáng kể qua ba năm. Năm 2001 trình độ đại học và trên đại học
chiếm 16.6 %, năm 2002 chiếm 16.6 % thì đến năm 2003 là chiếm 16,9 %. Trình
độ cao đẳng và trung cấp năm 2001 và năm 2002 chiếm tỷ lệ 4,3 % thì đến năm
2003 chiếm 4,56 %. Công nhân công nghiệp năm 2001 và năm 2002 chiếm tỷ lệ là
61,9%. Năm 2003 chiếm tỷ lệ là 61.5 %. Công nhân cơ điện năm 2001 chiếm tỷ lệ
12,3% và đến năm 2003 chiếm tỷ lệ là 12,4 %. Công nhân khác năm 2001 và năm
2002 chiếm tỷ lệ là 4,8 % và đến năm 2003 chiếm tỷ lệ 5,1%.
Phân tích thực trạng lao động của Công ty cho thấy rằng: Lực lượng lao
động của Công ty tuy ổn định song trình độ lao động thì còn hạn chế. Có khá nhiều
lao động phổ thông. Đây cũng là khó khăn của Công ty, trong thời gian tới thì
Công ty cần đẩy mạnh đào tạo bồi dưỡng đội ngũ lao động cả về trình độ chuyên
môn lẫn kinh nghiệm thực tế để nâng cao trình chất lượng nhằm đáp ứng nhu cầu
ngày càng cao của thị trường cạnh tranh.
Tuy nhiên tỷ lệ lao động trẻ ở Công ty là khá cao tuổi dưới 30 tính đến năm
2003 là 256 người chiếm 46,7% tổng số lao động của toàn Công ty.
Tuy nhiên do chưa xây dựng được một chiến lược nguồn nhân lực nên gây
khó khăn cho việc lập kế hoạch dài hạn, quy hoạch cán bộ, công tác tuyển chọn đã
được điều hành chặt chẽ. Theo đúng tiêu chuẩn quốc tế, chú trọng chất lượng và cả
về chuyên môn nghiệp vụ, năng lực quản lý và phẩm chất chính trị, tư cách đạo
đức. Công tác đào tạo đã được quan tâm đúng mức. Song cơ cấu lao động vẫn bị
mất cân đối, thiếu nhiều cán bộ quản lý giỏi, cán bộ nghiệp vụ, cơ cấu lao động của
các phòng ban và các xưởng chưa hợp lý.
c. Nguồn vốn
Với số vốn đầu tư ban đầu 3.263.077 đồng nhà máy có nhiệm vụ sản xuất
các loại sản phẩm văn phòng phẩm phục vụ cho học sinh và văn phòng của các cơ
quan trong phạm vi cả nước đến nay đã trở thành một trong những doanh nghiệp
hàng đầu trong lĩnh vực văn phòng phẩm và có doanh thu đạt trên 84 tỷ nhưng các
chi phí quản lý tăng không nhiều tạo điều kiện trích khấu hao nhanh (Năm 2002
khấu hao được 2,1 tỷ. Năm 2003 là 3,6 tỷ) giảm rủi ro, tăng được chi phí khuyến
mãi, khuyếch trương thương hiệu. Mặc dù là một doanh nghiệp nhà nước song

Công ty lại không có vốn ngân sách cấp và tự có nên dư nợ vay lớn - dự kiến vay
từ 38 ữ 40 tỷ, chi phí lãi vay trong giá thành lớn - dự kiến năm 2004 là 3,4 tỷ, năm
2002 quay 2,729 vòng - năm 2003 2,62 vòng. Do vậy Công ty cần xem xét và nâng
hạn mức vay của các ngân hàng lên chẳng hạn như; ngân hàng Đống Đa là 8 tỷ,
Thường Tín 8 tỷ, Đầu tư 9.5 tỷ bình quân dư nợ vay huy động 14,4 tỷ và dư nợ
ngân hàng là 15,708 tỷ đồng bằng 30,1 tỷ tương đương 2,62 vòng)
* Nhà xưởng, máy móc thiết bị.
Cũng như các doanh nghiệp sản xuất khác thì yếu tố cơ sở hạ tầng, khoa học
công nghệ luôn được chú trọng khai thác và sử dụng một cách tối ưu và hiệu quả
nhất
Các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, thiết bị giấy vở, văn phòng phẩm .... bắt
đầu phát huy tác dụng, đặc biệt là khu nhà xưởng mới Cầu Đuống, dây chuyền giấy
vở II đã tạo ra các sản phẩm giấy vở, có chất lượng cao, chiếm tỷ trọng lớn (đạt
17,6 triệu cuốn tăng 53% so với năm 2002) nhưng tổng đầu tư thiết bị trên không
lớn 8,3 t,ỷ trong đó: năm 2002 là 3,8 tỷ, năm 2003 là 4 tỷ. Dây chuyền giấy vở đã
tạo ra doanh thu trên 45 tỷ, gấp 5,5 lần giá trị đầu tư.
II. Tình hình xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty văn phòng
phẩm Hồng Hà.
1. Những căn cứ để xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty
văn phòng phẩm Hồng Hà.
a. Yêu cầu đối với công tác xây dựng kế hoạch của Công ty văn phòng
phẩm Hồng Hà.
Là doanh nghiệp sản xuất nên Công ty coi thị trường là trọng tâm, mở rộng
mạng lưới kênh phân phối cấp I, II, III và hệ thống bán lẻ tại Hà Nội và thành phố
Hồ Chính Minh và các khu vực phía bắc. Tăng khả năng mở rộng và chiếm lĩnh thị