CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HẠCH TOÁN VẬT LIỆU

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HẠCH TOÁN VẬT LIỆU
I. 1-KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM, VAI TRÒ CỦA VẬT LIỆU ĐỐI VỚI HOẠT
ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH
I.1.1. Khái niệm và đặc điểm của vật liệu.
Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là những đối tượng lao động thể
hiện dưới dạng vật hoá, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ
sở cấu thành nên thực thể sản phẩm, như thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo,
bông trong doanh nghiệp kéo sợi, vải trong doanh nghiệp may mặc ...
Quá trình sản xuất diễn ra khi có đủ ba yếu tố cơ bản: đối tượng lao động, tư
liệu lao động và sức lao động, trong đó vật liệu nào cũng là đối tượng lao động tuy
nhiên không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng được coi là vật liệu. Không
như tư liệu lao động, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định
trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới. Dưới tác động của lao động chúng
thay đổi hoàn toàn hình thái ban đầu và giá trị được chuyển toàn bộ một lần vào
chi phí sản xuất.
I.1.2. Vai trò của vật liệu và sự cần thiết của kế toán vật liệu.
Trên các phương diện khác nhau, ta thấy rõ vị trí của vật liệu trong quá trình
sản xuất.
- Xét về mặt chi phí: Vật liệu thường chiếm một tỷ trọng rất lớn trong toàn bộ
chi phí sản xuất (>70%). Do vậy, việc kiểm tra chi phí vật liệu có ý nghĩa rất quan
trọng đến giá thành và chất lượng sản phẩm. Giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản
xuất cho một đơn vị sản phẩm là một trong những nhân tố quyết định đến thành
công của công tác quản lý sản xuất kinh doanh.
- Xét về mặt giá trị: Trong quá trình sản xuất giá trị của vật liệu được chuyển
dịch toàn bộ một lần vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra.
- Xét về mặt hiện vật: Vật liệu là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm
mới. Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới nó chỉ tham gia vào một chu kỳ
sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và không giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu.
- Xét về mặt vốn: Vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lưu động trong
doanh nghiệp đặc biệt là vốn dự trữ vật liệu. Vì vậy việc tăng tốc độ luôn chuyển
vốn lưu động không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng vật liệu một cách hợp lý,

tiết kiệm và có kế hoạch. Việc quản lý và sử dụng vật liệu phải bao gồm trên các
phương diện: số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị từ khâu cung cấp tới khâu
sử dụng.
*Yêu cầu quản lý vật liệu trong doanh nghiệp công nghiệp.
Doanh nghiệp sản xuất cần thiết phải có nguyên vật liệu để duy trì hoạt động
sản xuất kinh doanh. Vật liệu không chỉ quyết định đến số lượng sản phẩm mà còn
ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm. Vì vậy, đảm bảo cung ứng, dự trữ đồng bộ,
kịp thời và chính xác vật liệu là điều kiện có tính chất tiền đề cho sự liên tục vủa
quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nó đòi hỏi công tác quản lý phải
chặt chẽ từ khâu thu mua, vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, dự trữ, sử dụng và kiểm
kê vật liệu. Đó là điều kiện cần thiết, quan trọng đảm bảo chất với doanh nghiệp có
ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất của mỗi danh điểm lượng sản phẩm, tiết
kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Thu mua vận chuyển vật liệu là quá trình đáp ứng kịp thời vật liệu cho quá
trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp. Khâu này
đòi hỏi phải đảm bảo đủ số lượng, đúng chất lượng, chủng loại, quy cách, giá mua
và chi phí thu mua theo đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất của
doanh nghiệp.
Vật liệu mua về được bảo quản tại kho. Kho cần được tổ chức thành hệ thống
hợp lý; đầy đủ trang thiết bị cân đo, kiểm tra; phù hợp với tính chất, đặc điểm từng
loại vật liệu, hạn chế tối đa hư hỏng, mất mát, hao hụt. Đảm bảo an toàn yêu cầu
quản lý quan trọng đối với vật liệu.
Vật liệu cần được tính toán, xác định đúng, đủ lượng vật liệu cần dự trữ,
không thừa thiếu để đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn ( không vượt
quá mức dự trữ tối đa). Doanh nghiệp phải xác định mức dự trữ tối đa tối thiểu cho
từng loại vật liệu.
Vật liệu cần sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức, dự toán chi phí đã
lập nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu, tăng thu nhập và tích luỹ.
Khâu kiểm kê cần được tiến hành định kỳ, xác định vật liệu tồn kho, phát hiện
vật liệu thừa, thiếu, sai, hỏng, kém chất lượng và nguyên nhân để kịp xử lý.

*Vai trò của kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.
Trong điều kiện kinh tế thị trường, kế toán nói chung và kế toán nguyên vật
liệu nói riêng là công cụ quản lý kinh tế trực tiếp của mọi doanh nghiệp sản xuất.
Nếu kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp tốt sẽ góp phần đáng kể vào việc quản
lý nguyên vật liệu ở doanh nghiệp đó.
Hạch toán kế toán vật liệu là việc ghi chép phản ánh đầy đủ tình hình thu
mua, nhập, xuất vật liệu. Thông qua tài liệu kế toán biết được chất lượng, số lượng,
chủng loại vật liệu có bảo đảm hay không, số lượng thừa hay thiếu đối với sản
xuất. Từ đó người quản lý đề ra các biện pháp thiết thực nhằm phục vụ sản xuất
đầy đủ, kịp thời, ngăn ngừa hiện tượng hư hao, mất mát, lãng phí nguyên vật liệu.
Để thực hiện chức năng giám đốc của kế toán, xuất phát từ yêu cầu đặc điểm
quản lý vật liệu, Nhà nước đã xác định nhiệm vụ của kế toán vật liểu trong các
mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp.
Tính toán và phân bổ chính xác kịp thời trị giá vật liệu xuất dùng cho các đối
tượng khác nhau kiểm tra chặt việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, phát hiện
và ngăn chặn kịp thời những trường hợp sử dụng vật liệu sai mục đích gây lãng
phí.
Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịp
thời các loại vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, chưa cần dùng và có biện pháp giải
phóng để phục hồi vốn nhanh chóng, hạn chế thiệt hại.
Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý lập báo cáo về vật liệu
tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua dự trữ, sử dụng vật
liệu.
I.2- PHÂN LOẠI VÀ TÍNH GIÁ VẬT LIỆU.
I.2.1. Phân loại vật liệu
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, mỗi doanh nghiệp do tính chất đặc thù
trong sản xuất kinh doanh nên sử dụng những vật liệu khác nhau về chủng loại,
công dụng. Vì vậy đẻ có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết
tới từng nhóm, từng loại vật liệu phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp thì
việc phân loại vật liệu theo tiêu thức nhất định là cần thiết. Phân loại vật liệu là

việc nghiên cứu, sắp xếp các loại vật liệu theo từng loại vật liệu theo từng nội
dung, công dụng, tính chất thương phẩm của chúng.
Trong thực tế cách thông dụng nhất để phân loại vật liệu là căn cứ vào vai trò
và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, theo đặc trưng này vật liệu được chia làm
các loại như sau:
- Nguyên, vật liệu chính: Là những thứ nguyên, vật liệu mà sau quá trình gia
công, chế biến sẽ cấu thành nên thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả bán
thành phẩm mua vào).
- Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản
xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc hình dáng,
mùi vị hoặc để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ
cho lao động của công nhân viên chức ( dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy,
thuốc chống rỉ, hương liệu...)
- Nhiên liệu: là những thứ vật liệu được dùng để cung cấp nhiệt lượng trong
quá trình sản xuất, kinh doanh như than, củi, xăng, dầu, hơi đốt, khí đốt…
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho
máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải...
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần
lắp, không cần lắp, vật kết, công cụ, khí cụ...
- Phế liệu:Là các vật liệu thuđược trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài
sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( phôi bào, vải vụn, gạch, sắt..)
- Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên
như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng...
Bên cạnh nếu ta căn cứ vào mục đích, công dụng của vật liệu, cũng như nội
dung phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu được chia
thành 2 loại:
+ Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất: Là những nguyên, vật liệu mà
mục đích, công dụng của nó là được dùng trực tiếp cho việc gia công, chế biến sản
phẩm.
+ Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: Là những vật liệu phục vụ cho quản

lý ở các phân xưởng, tổ, đội sản xuất, cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý
doanh nghiệp...
Nếu căn cứ vào nguồn hình thành, vật liệu được chia thành:
- Vật liệu nhập do mua ngoài.
- Vật liệu tự gia công chế biến
- Vật liệu từ các nguồn khác.
Hạch toán theo cách phân loại căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu nói
trên đã đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại
nguyên, vật liệu. Trên cơ sở phân loại này để công tác quản lý và hạch toán về số
lượng và giá trị đối với từng loại vật liệu nhập- xuất- tồn được thuận tiện, tránh
nhầm lẫn, các doanh nghiệp này phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên “ Sổ danh
điểm vật liệu”. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký- mã hiệu, quy cách, đơn vị
tính, giá hạch toán vủa từng danh điểm nguyên, vật liệu và được sử dụng thống
nhất trong doanh nghiệp, đặc biệt có tác dụng trong doanh nghiệp áp dụng máy vi
tính làm công tác kế toán, mẫu sổ này được thiết kế như sau:
SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU
Ký hiệu Tên , nhãn hiệu,
quy cách VL
Đơn vị
tính
Đơn giá
hạch toán
Ghi chú
Nhó
m
Danh điểmVL
I.2.2- Tính giá vật liệu.
Tính giá vật liệu thực chất là dùng thước đo tiền tệ biểu hiện giá trị của vật
liệu, là xác định giá trị ghi sổ của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, phục
vụ cho yêu cầu quản lý và hạch toán vật liệu.Cần lựa chọn phương pháp tính giá

hợp lý để đảm bảo phản ánh chính xác chi phí vật liệu trong giá trị sản phẩm mới
và giá trị của vật liệu dự trữ cuối kì.
Trong hạch toán, vật liệu được tính giá theo giá thực tế (giá gốc ), được hình
thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ, chứng minh các khoản chi của doanh nghiệp
để tạo ra vật liệu là hợp pháp.Tuỳ theo doanh nghiệp tính VAT theo phương pháp
trực tiếp hay khấu trừ mà gúa thực tế có VAT hay không có VAT.
I.2.2.1.Giá thực tế nhập kho.
Trong doanh nghiệp sản xuất, vật liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau.
Do đó, tuỳ theo từng nguồn nhập mà nội dung giá vốn thực tế của vật liệu nhập
kho được xác định cụ thể như:
* Đối với vật liệu mua ngoài.
Giá thực tế VL
nhập kho
=
Giá mua ghi
trên hoá đơn
+
Thuế nhập
khẩu(nếu có)
+
Chi phí
thu mua
-
Giảm giá hàng
mua được hưởng
- Giá mua ghi trên hoá đơn sẽ gồm cả VAT nếu doanh nghiệp tính VAT theo
phương pháp trực tiếp; không gồm VAT nếu doanh nghiệp tính VAT theo phương
pháp khấu trừ.
- Chi phí thu mua gồm các chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phí bảo
hiểm, phí hao hụt hợp lý trên đường đi, tiền thuê kho bãi, phí gia công trước khi

nhập kho ( nếu có), phí chọn lọc, tái chế...
- Với vật liệu tự nhập khẩu bằng ngoại tệ –tiến hành quy đổi ra tiền Việt Nam
theo tỷ giá thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ của liên
ngân hàng do ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh (cộng
thuế nhập khẩu và các khoản phụ thu nếu có)
* Đối với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến xong nhập kho.
Giá thực tế VL
Nhập kho
=
Giá
xuất
+
Chi phí gia công
Chế biến
+
Chi phí vận chuyển,
bốc dỡ...
* Vật liệu tự sản xuất
Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá thành sản xuất thực tế
*Vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh.
Giá thực tế
nhập kho
=
Giá trị vốn góp
thoả thuận
+
Chi phí liên quan đến
tiếp nhận (nếu có)
*Vật liệu nhân tặng, thưởng, viện trợ.
Giá thực tế

VL nhập kho
=
Giá trị vật liệu do hội đồng bàn giao
xác định trên cơ sở giá thị trường
+
Chi phí liên
quan(nếu có)
*Vật liệu vay, mượn tạm thời của đơn vị khác.
Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá thị trường hiện tai của số vật liệu
* Phế liệu thu hồi.
Giá thực tế phế liệu thu hồi nhập kho là giá ước tính, được tính theo giá thực
tế có thể sử dụng được hay giá bán thu hồi được trên thị trường.
Giá các loại vật liệu và các chi phí gia công chế biến, vận chuyển, bảo quản,
thu mua...nói trên phải ghi trên hoá đơn, chứng từ theo quy định của Bộ tài chính.
Trường hợp vật liệu là sản phẩm nông, lâm, thuỷ hải sản...mua của người trực tiếp
sản xuất, không có hoá đơn thì người mua hàng phải lập “ Bảng kê mua hàng” ghi
rõ họ tên, địa chỉ người bán, số lượng hàng hoá, đơn giá, thành tiền, chữ ký của
người bán hàng, giám đốc doanh nghiệp chi.
I.2.2.2.Giá thực tế xuất kho.
Vật liệu được thu mua, nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do
vậy giá vốn thực tế của từng lần, từng đợt nhập kholà khác nhâu. Vì thế, khi xuất
kho vật liệu, kế toán phải tính toán, xác định được giá vốn thực tế xuất kho cho các
nhu cầu, đối tượng sử dụng khác nhau theo phương pháp tính giá vốn thực tế vật
liệu xuất kho nhất định, đảm bảo chính xác và nhất quán trong suốt niên độ kế
toán.
Để xác định gúa thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt
động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ
kế toán, có thể sử dụng một trong những phương pháp sau đây:
Phương pháp giá đơn vị bình quân:
Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất kho trong kỳ được tính theo công

thức:
Giá thực tế VL
xuất dùng
=
Số lượng VL
xuất dùng
x
Giá đơn vị
bình quân
Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong 3 cách sau:
Cách 1:
Giá đơn vị bình quân
cả kỳ dự trữ
=
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Ưu điểm: Giảm nhẹ việc tính toán chi tiết vật liệu và việc tính giá vật liệu xuất
kho không phụ thuộc vào tần suất nhập xuất trong kỳ.
Nhược điểm: Việc tính giá vật liệu dồn vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng
đến tiến độ của các khâu kế toán khác và đòi hỏi phải tính giá vật liệu xuất theo
từng danh điểm vật liệu.
Phương pháp này phù hợp vật liệu nhiều, giá cả biến động đột ngột.
Cách 2:
Giá đơn vị VL bình
quân mỗi lần nhập
=
Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập
Lượng thực tế vật liệu tồn sau mỗi lần nhập
Sau mỗi lần nhập vật liệu, kế toán tính giá đơn vị bình quân từng loại vật liệu.
Ưu điểm:giá vật liệu được tính chính xác, kịp thời phản ánh sự biến động của giá

cả và việc tính giá thực tế được tiến hành đều đặn.
Nhược điểm: Khối lượng tính toán của kế toán vật liệu nhiều, tốn nhiều công, tính
toán nhiều lần và phải tiến hành tính toán theo từng danh điểm vật liệu.
Do việc tính toán nhiều nên chỉ sử dụng với doanh nghiệp có ít danh điểm vật
liệu, số lần nhập xuất không nhiều, kế toán được tiến hành bằng máy vi tính.
Cách 3:
Giá đơn vị bình
quân cuối kỳ trước
=
Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ(hoặc cuối kỳ trước)
Lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ( hoặc cuối kỳ trước)
Ưu điểm:giảm nhẹ khối lượng tính toán, đơn giản, phản ánh kịp thời biến
động vật liệu trong kỳ. Giá thực tế vật liệu xuất được tính theo từng danh điểm vật
liệu.
Nhược điểm: Độ chính xác của việc tính toán phụ thuộc biến động giá cả vật
liệu. Trường hợp giá thị trường vật liệu xuất kho theo cách này thiếu chính xác và
có trường hợp gây ra bất hợp lý (tồn kho âm).
Giá thực tế đích danh (tính trực tiếp)
Theo phương pháp này, khi xuất kho lô vật liệu nào thì giá thực tế vật liệu xuất là
giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó.
Ưu điểm: Công tác tính giá vật liệu được thực hiện kịp thời và thông qua việc
tính giá vật liệu xuất, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng lô
vật liệu
Nhược điểm: Đòi hỏi công tác quản lý, bảo quản và hạch toán chi tiết tỷ mỉ.
Phương pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo
quản riêng từng lô vật liệu nhập kho.
Phương pháp nhập trước- xuất trước (FIFO)
Giá thực tế vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở giả định: lô vật liệu nào
nhập kho trước thì sẽ được xuất dùng trước. Vật liệu xuất kho thuộc lần nhập nào
thì tính theo giá trị thực tế của lân nhập đó. Xuất hết vật liệu được nhập trước mới

xuất đến vật liệu được nhập sau, giá xuất tương ứng với giá nhập vật liệu đó.
Ưu điểm: Tính giá vật liệu xuất đơn giản, dễ làm và cho phép kế toán có thể
tính được giá vật liệu xuất kịp thời.
Nhược diểm: Phải tính giá theo từng danh điểm vật liệu, hạch toán chi tiết vật
liệu tồn theo từng loại giá, tốn nhiều công sức. Mặt khác, không phản ánh đúng,
kịp thời giá cả thị trường của vật liệu tại thời điểm xuất dùng, ảnh hưởng đến kết
quả tính chi phí kinh doanh của doanh nghiệp.
Phương pháp này phù hợp với doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu và số lần
nhập của mỗi danh điểm vật liệu không nhiều.
Phương pháp nhập sau- xuất trước:
Giá vật liệu xuất được tính trên cơ sở giả định: Lô vật liệu nhập kho sau sẽ
được xuất dùng trước. Xuất hết vật liệu nhập sau mới xuất đến vật liệu nhập ngay
trước đó.
Ưu, nhược điểm và điều kiện vận dụng của phương pháp này như phương
pháp FIFO. Tuy nhiên cách tính này giúp chi phí kinh doanh của doanh nghiệp
phản ứng kịp với giá cả thị trường của vật liệu xuất dùng.
Phương pháp hệ số giá( giá hạch toán):
Khi chưa tính được giá thực tế vật liệu nhập – xuất – tồn trong thời gian dài
có thể sử dụng giá hạch toán. Giá hạch toán là giá ổn định, có thể là giá kế hoạch
hoặc giá mua vật liệu tại thời điểm nào đó hoặc giá vật liệu bình quân tháng trước.
Cuối tháng, kế toán chuyển giá hạch toán vật liệu xuất – tồn theo giá thực tế trên
cơ sở hệ số giá giữa giá thực tế và giá hạch toán.
Giá thực tế vật liệu xuất
dùng(hoặc tồn kho cuối kỳ)
=
Giá hạch toán vật liệu xuất
dùng(hoặc tồn kho cuối kỳ)
X
Hệ số giá
Vật liệu

Trong đó:
Hệ số giá
vật liệu =
Giá thực tế VL tồn kho đầu kỳ + giá thực tế VL nhập trong kỳ
Giá hạch toán VL tồn kho đầu kỳ + giá hạch toán VL nhập trong kỳ
Ưu điểm: kết hợp được cơ chế hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp để tính
giá vật liệu, không phụ thuộc vào số lượng danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất
mỗi loại nhiều hay ít; giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán nhập xuất.
Nhược điểm: Khối lượng công việc kế toán vật liệu dồn nhiều vào cuối kỳ nên
công tác vật liệu phải được tổ chức tỉ mỉ, xây dựng giá hạch toán.
Áp dụng với doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, biến động giá cả và nghiệp
vụ nhập xuất vật liệu diễn ra thường xuyên và đội ngũ kế toán trình độ cao.
I.3- HẠCH TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU.
Trong các doanh nghiệp sản xuất việc quản lý nhiều bộ phận, đơn vị tham gia.
Song việc quản lý tình hình nhập –xuất - tồn vật liệu hàng ngày phải được thực
hiện ở kho và phòng kế toán dựa trên cơ sở các chứng từ kế toán về nhập – xuất –
tồn kho vật liệu (theo từng danh điểm vật liệu). Bởi vậy giữa kho và phòng kế toán
cần có sự phối hợp nhau để sử dụng chứng từ kế toán nhập – xuất vật liệu một cách
hợp lý trong việc ghi chép vào sổ kế toán chi tiết, đồng thời tránh sự ghi chép trùng
lặp không cần thiết, tiết kiệm lao động hao phí, quản lý vật liệu hiệu quả. Hạch
toán chi tiết vật liệu đòi hỏi phản ánh cả về giá trị, số lượng, chất lượng của từng
danh điểm vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách. Hiện nay có 3 phương
pháp hạch toán chi tiết vật liệu, bao gồm:
- Phương pháp thẻ song song.
- Phương pháp sổ số dư.
- Phương pháp đối chiếu luôn chuyển.
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Thẻ hoặcsổ chi tiết VL
Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho VL.

Kế toán tổng hợp
Thẻ kho
Mỗi phương pháp được tiến hành trong những điều kiện nhất định mới phát
huy được ưu điểm, hạn chế được nhược điểm. Vì vậy cần có sự nghiên cứu, lựa
chọn áp dụng pháp thích hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp mới đạt hiệu
quả cao.
I.3.1- Phương pháp thẻ song song.
Theo phương pháp này, để hạch toán nguyên vật liệu và các nghiệp vụ nhập-
xuất – tồn vật liệu, ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng, ở phòng kế
toán phải mở thẻ kể toán chi tiết vật liệu chi tiết theo từng danh điểm vật liệu để
ghi chép về mặt số lượng và giá trị.
Sơ đồ 1.1:
Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
a. Tại kho:
Hàng ngày, khi nhận các chứng từ nhập – xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính
hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Sau đó ghi số thực nhập, thực xuất và chứng từ, thẻ
kho. Cuối ngày, thủ kho cộng tổng số nhập – xuất, tính số tồn kho trên thẻ kho.
Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho.
Đối với phiếu xuất vật tư theo hạn mức, sau mỗi lần xuất thủ kho phải ghi số
thực xuất vào thẻ kho, không đợi đến khi kết thúc chứng từ mới ghi một lần.
Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số liệu
thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp. Hàng ngày hoặc
định kỳ 3, 5 ngày, thủ kho chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất đã được phân loại
theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán.
Bảng 1.1
THẺ KHO
Ngày lập thẻ:...................

Tờ số:......................
Tên vật liệu:...........
Kho:........................
Đơn vị tính:.............
ST
T
Chứng từ Diễn giải Ngày Số lượng Ghi
chú
SH NT Nhập Xuất Tồn
b. Tại phòng kế toán.
Hàng ngày (định kỳ), khi nhận các chứng từ nhập – xuất vật liệu thủ kho
chuyển đến, kế toán vật liệu kiểm tra chứng từ, đối chiếu giữa các chứng từ liên
quan khác như hoá đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hoá đơn chuyển hàng,...Từ đó
ghi đơn giá vào phiếu, tính thành tiền trên từng chứng từ nhập – xuất kho, và vào
thẻ kế toán chi tiết vật liệu cho từng loại vật liệu. Cuối tháng, xác định vật liệu tồn
cả mặt giá trị lẫn hiện vật cho từng loại vật liệu trên sổ chi tiết.
Thẻ kế toán chi tiết có nội dung giống thẻ kho nhưng theo dõi sự biến động
vật liệu cả mặt giá trị và hiện vật.
Bảng 1.2:
THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU
Số thẻ:................ Số tờ:...........
Tên vật tư :.........................................
Số danh điểm:......................................
Đơn vị tính :.........................................
Kho:...............
Chứng từ Trích
yếu
Đơn
giá
Nhập Xuất Tồn Ghi

chú
SH NT SL ST SL ST SL ST
Cuối kỳ, đối chiếu số liệu trên sổ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu với thẻ kho,
phát hiện chênh lệch và sử lý. Căn cứ vào sổ (thẻ ) kế toán chi tiết ghi bảng tổng
hợp nhập – xuất – tồn vật liệu theo từng danh điểm vật liệu để đối chiếu với số liệu
của kế toán tổng hợp nhập xuất vật liệu. Mỗi loại vật liệu ghi trên một dòng, cả về
mặt giá trị và hiện vật.
Bảng 1.3
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN VẬT LIỆU
Tháng:......năm:......
Stt Tên
VL
Tồn đầu
tháng
Nhập trong
tháng
Xuất trong
tháng
Tồn cuối
tháng
SL TT SL TT SL TT SL TT
Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, đối chiếu số liệu, thông tin chính xác
và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho.
Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ
tiêu số lượng. Việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng nên hạn
chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán.
Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu.
Khối lượng các nghiệp vụ nhập – xuất ít, phát sinh không thường xuyên, trình độ
nghiệp vụ chuyên môn của kế toán chưa cao.
I.3.2-Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

Thẻ kho
Phiếu xuất
Phiếu nhập
Bảng kê nhập Bảng kê xuất
Sổ đối chiếu luân chuyển
Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho vật liệu
Kế toán tổng hợp VL
Phương pháp này được hình thành trên cơ sơ cải tiến phương pháp thẻ song
song
Sơ đồ 1.2 Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu theo phuơng pháp
sổ đối chiếu luân chuyển
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
a.Tại kho.
Thủ kho mở thẻ kho theo dõi vật liệu về số lượng, theo dõi danh điểm vật liệu.
b.Tại phòng kế toán.
Căn cứ vào các chứng từ nhập-xuất vật liệu theo từng danh điểm và theo từng
kho do thù kho chuyển tới, kế toán lập Bảng kê nhập(xuất)vật liệu . Trên cơ sở đó,
mở Sổ đối chiếu luân chuyển vật liệu . Sổ này ghi một lần vào cuối tháng trên cơ
sở tổng hợp nhập-xuất kho phát sinh trong tháng .Mỗi danh điểm vật liệu chỉ được
ghi một dòng.
Cuối tháng tiến hành đối chiếu tổng lượng nhập xuất của từng thẻ kho với sổ
đối chiếu luân chuyển vật liệu về lượng và lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho
vật liệu để đối chiếu với kế toán tổng hợp vật liệu về giá trị và số lượng.
Bảng 1.4.
BẢNG KÊ NHẬP (XUẤT) VẬT LIỆU
Danh
điểm

vật tư
Tên
Vật
Liệu
Đơn
vị
tính
Giá
hạch
toán
SL
Chứn
g
từ
Số lượng Số
tiền
Kho Kho ... Cộng
Bảng 1.5.
SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN VẬT LIỆU
Năm:.........................
Kho:..........................
Tê
n
VL
ĐV
tính
Đơn
giá
Số dư đầu T1 Luân chuyển tháng 1 Số dư cuối T1
SL TT SL TT SL TT SL TT