MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở DOANH NGHIỆP

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở
DOANH NGHIỆP
I. VẬT LIỆU - PHÂN LOẠI VẬT LIỆU - ĐÁNH GIÁ VẬT LIỆU.
1. Khái niệm.
Vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉ
tham gia một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được
chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ.
Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, dưới tác động
vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để cấu thành
thực thể của sản phẩm.
2. Phân loại vật liệu.
Trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất vật liệu được sử dụng với khối
lượng lớn bao gồm nhiều loại, thứ khác nhau. Để quản lý được vật liệu một cách
chặt chẽ, khoa học hợp lý thì cần phải phân loại vật liệu theo từng thứ, loại theo
tiêu thức nhất định. Tuy nhiên, việc phân loại vật liệu cũng tuỳ thuộc vào từng loại
hình doanh nghiệp và từng ngành sản xuất khác nhau. Song nhìn chung trong các
doanh nghiệp sản xuất việc phân loại vật liệu được thực hiện như sau:
Trước hết căn cứ vào nội dung kinh tế vai trò của chúng trong quá trình sản
xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp vật liệu được chia thành các
loại sau.
+ Nguyên liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể
chính của sản phẩm như: Sắt thép, trong các doanh nghiệp chế tạo máy, cơ khí,
bông trong các nhà máy sợi, vải trong các doanh nghiệp may. Đối với nửa thành
phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm hàng hoá. Ví
dụ như sợi mua ngoài trong các doanh nghiệp dệt cũng được coi là nguyên vật liệu
chính.
+ Vật liệu phụ: Vật liệu phụ chỉ có tác dụng trong quá trình sản xuất, chế tạo
sản phẩm, làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho
công tác quản lý phục vụ sản xuất, cho nhu cầu công nghệ, cho việc bảo quản, bao
gói sản phẩm.
+ Nhiên liệu: Bao gồm các loại thể lỏng, khí, rắn, như xăng dầu, than củi

cung cấp năng lượng cho các phương tiện vận chuyển máy móc thiết bị, phục vụ
cho công nghệ sản xuất sản phẩm, trong quá trình sản xuất kinh doanh.
+ Phụ tùng thay thế: Bao gồm phương tiện thiết bị lắp đặt vào các công trình
xây dựng cơ bản của doanh nghiệp.
+ Phế liệu: Là các loại vật liệu, loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như
gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định.
Ngoài ra tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết vật liệu của từng
loại vật liệu nên trên laị được chia thành từng nhóm, thứ một cách chi tiết hơn.
3. Đánh giá vật liệu.
Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu
theo những nguyên tắc nhất định.
Về nguyên tắc: Vật liệu phải được đánh giá theo giá vốn thực tế.
Vật liệu mua từ nhiều nguồn khác nhau, lại thường xuyên biến động trong
quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Mặt khác công tác kế toán vật liệu còn
yêu cầu phản ánh kịp thời hàng ngày số liệu có tình hình biến động của vật liệu do
vậy vật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán.
3.1. Đánh giá vật liệu theo giá thực tế nhập kho.
Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá trị vốn thực tế của vật liệu được xác định
như sau:
- Đối với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn cộng
với các chi phí vận chuyển bảo quản, bốc xếp, phân loại ... vật liệu từ nơi mua về
nhập kho trong đó phân biệt NVL mua vào sử dụng phục vụ.
+ HĐSXKD thuộc đối tượng chịu thuế Giá trị gia tăng, theo phương pháp
khấu trừ 10%, nhiêu liệu sắt thép.
+ HĐSXKD chịu thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp hoặc
không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, đơn vị không áp dụng.
- Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì giá trị thực tế bao
gồm: Giá thực tế xuất kho gia công chế biến chi phí gia công chế biến.
- Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến giá thực tế là giá vật liệu xuất
kho thuê chế biến cộng với chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơi thuê chế biến cộng

với chi phí vận chuyẻen bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ đó về doanh nghiệp
cùng với số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến.
- Đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu thì giá thực tế vật liệu nhận
góp vốn liên doanh là giá do hội đồng liên doanh quy định.
- Phế liệu được đánh giá theo ước tính (giá thực tế có thể sử dụng được hoặc
có thể bán được ).
3.2. Đánh giá vật liệu theo giá thực tế xuất kho.
Khi xuất kho dùng vật liệu kế toán phải tính toán chính xác giá trị thực tế
của vật liệu xuất cho các nhu cầu, đối tượng khác nhau. Việc tính toán giá thực tế
của vật liệu có thể được tính theo nhiều phương pháp tuỳ theo từng điều kiện và
phương pháp kế toán của từng doanh nghiệp để lựa chọn phương pháp tính cho
phù hợp.
- Tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ.
Đơn giá bình quân đầu kỳ =
kúdÇu tån liÖuvËt l­îng ès
kúdÇu tån liÖu vËt tÕ thùc gi¸ TrÞ
Giá thực tế vật liệu xuất kho =
x
kútrongxuÊt
liÖuvËt l­îng Sè
Tính theo đơn giá bình quân giá - quyền
Đơn giá bình quân giá
quyền của vật liệu xuất kho
=
Giá thực tế
tồn đầu kỳ
Số lượng vật liệu
tồn kho đầu kỳ
+
+

Giá thực tế
nhập trong kỳ
Số lượng vật liệu
nhập kho trong kỳ
Giá thực tế xuất kho =
Số lượng vật
liệu xuất kho
x
Đơn giá bình quân gia
quyền vật liệu xuất kho
Về cơ bản hai phương pháp này giống nhau và đều có ưu điểm là đơn giản
để tính toán nhưng còn có nhược điểm: phương pháp bình quân gia quyền khối
lượng công việc tính toán nhiều. Phương pháp tính theo đơn giá bình quân tồn đầu
kỳ độ chính xác kém hơn phương pháp bình quân gia quyền.
- Tính theo đơn giá đích danh.
Phương pháp này thường áp dụng đối với các loại vật liệu có giá trị cao, các
loại vật tư đặc chủng.
Giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập
kho theo từng lô, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần.
- Tính theo giá thực tế nhập trước - xuất trước (FIFO).
+ Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của
từng lần nhập. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất, tính ra giá thực tế xuất kho theo
nguyên tắc: tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc lần
nhập trước, số còn lại được tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau. Như vậy giá
thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc
cacs lần mua vào sau cùng.
+ Phương pháp này có ưu điểm là giá thực tế của vật liệu tồn kho và vật liệu
xuất kho được tính toán chính xác. Nhưng khối lượng công việc tính toán nhiều, vì
phải tính toán riêng cho từng doanh điểm vật liệu. Ngoài ra do giá cả biến động
nên phải chú ý khả năng bảo toàn vốn kinh doanh.

- Tính theo giá nhập - xuất trước (LIFO).
+ Theo phương pháp này kế toán phải xác định đơn giá thực tế nhập kho lần
cuối. Sau đó mới lần lượt đến nhập trước để tính giá thực tế xuất kho. Như vậy giá
thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế vật liệu tính theo đơn giá của
các lần nhập đầu kỳ.
+ Phương pháp này giá thực tế của vật liệu xuất dùng luôn sát giá cả thị
trường ở thời điểm sử dụng vật liệu. Nhưng giá vốn thực tế vật liệu tồn kho lại
không hợp lý với chế độ bảo quản vật liệu tồn kho.
+ Phương pháp hệ số giá.
Trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để theo dõi chi tiết tình
hình nhập xuất vật liệu hàng ngày, giá hạch toán có thể dùng để ghi sổ chi tiết vật
tư. Cuối tháng kế toán phải điều chỉnh theo giá thực tế của vật liệu xuất kho.
Hệ số giá vật liệu (H) =
Giá thực tế của vật
liệu tồn đầu kỳ
Số lượng vật liệu
tồn kho đầu kỳ
+
+
Trị giá vốn thực tế của
VL nhập trong kỳ
Trị giá hạch toán của
vật liệu nhập trong kỳ
Sau đó tính ra giá thực tế xuất kho.
Giá thực tế
vật liệu xuất kho
=
Giá hạch toán của
vật liệu xuất kho
x Hệ số giá

Tuỳ thuộc vào từng đặc điểm, yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp
mà hệ số giá có thể tính riêng cho từng thứ, từng nhóm hoặc cho cả loại vật liệu
của doanh nghiệp.
Phương pháp này khối lượng công việc tính toán hàng ngày sẽ giảm áp dụng
thích hợp đối với doanh nghiệp có khối lượng hàng tồn kho lớn, nhiều chủng loại
vật liệu.
II. CÁC PHƯƠNG PHÁP KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU.
1. Hệ thống chứng từ.
Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, kế toán chi tiết vật liệu phải được
thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, từng thứ vật liệu và phải được tiến
hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở một chứng từ.
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định
1141/TC/QĐ - CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính. Các chứng từ kế toán về
vật liệu gồm:
- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 - VT)
- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03 - VT)
- Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá (Mẫu số 08 - VT)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - BH)
- Hoá đơn cước vận chuyển (Mẫu số 03 - BH)
Ngoài những chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định
của Nhà nước trong các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán
hướng dẫn như phiếu xuất vật tư theo hạn mức (Mẫu số 04 - VT). Biên bản kiểm
nghiệm vật tư (Mẫu số 05 - VT) ... và các chứng từ tuỳ thuộc vào đặc điểm tình
hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh
tế khác nhau.
Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời và
đầy đủ đúng quy định về mẫu biểu, nội dung phương pháp lập.Người lập chứng từ
phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép, tính chính xác của số liệu về nghiệp vụ
kinh tế. Mọi chứng từ kế toán về vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình

tự và thời gian do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép
tổng hợp kịp thời các bộ phận có liên quan.
2. Sổ kế toán chi tiết vật liệu.
Để theo dõi chi tiết vật liệu tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp
dụng trong các doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết như sau:
Sổ thẻ kho.
Sổ thẻ kế toán chi tiết vật liệu.
Sổ đối chiếu luân chuyển.
Sổ số dư.
+ Sổ thẻ kho (Mẫu số 06 - VT) được sử dụng theo dõi số lượng nhập xuất
tồn kho của từng thứ vật liệu theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi
các chi tiết: Tên, nhãn hiệu quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu sau đó giao cho
thủ kho để ghi chép tình hình xuất nhập tồn vật liệu về mặt giá trị hoặc giá trị và số
lượng phụ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp.
Ngoài các sổ kế toán chi tiết như trên còn có thể sử dụng các bảng kê nhập, xuất,
tồn kho vật liệu phục vụ cho việc ghi số kế toán chi tiết được đơn giản, kịp thời.
3. Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu.
Việc ghi chép phản ánh giữa thủ kho và kế toán cũng như kiểm tra đối chiếu
số liệu giữa hạch toán nghiệp vụ ở kho và phòng kế toán được tiến hành theo
phương pháp sau:
3.1. Phương pháp thẻ song song.
Ở kho ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu do thủ kho tiến hành trên thẻ
kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng.
Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp
pháp của chứng từ vào thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho, định
kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu
cho phòng kế toán.
- Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi
chép tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu giá trị và vật liệu.
Cơ sở đề nghị sổ ( thẻ ) chi tiết vật liệu là các chứng từ nhập xuất do thủ kho

gửi lên. Sau khi được kiểm tra hoàn chỉnh đầy đủ sổ chi tiết vật liệu có kết cấu như
thẻ kho nhưng thêm cột để theo dõi chỉ tiêu giá trị.
Cuối tháng kế toán công sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra đối chiếu với thẻ
kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp, cần phải tổng hợp số
liệu kế toán chi tiết từ các sổ ( thẻ ) chi tiết vật liệu vào bảng kê tổng hợp nhập,
Thẻ kho
Số thẻ KT chi tiết vật liệu Chứng từ xuấtChứng từ nhập
Bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu
xuất, tồn kho vật liệu theo từng tứ, nhóm, loại vật liệu. Có thể khái quát nội dung,
trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ kho song song sơ đồ sau.
Sơ đồ 01: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp thẻ song song
Ghi chú
ghi hàng ngày hoặc định kỳ
ghi cuối tháng
đối chiếu, kiểm tra
Với phương pháp ghi thẻ song song có ưu điểm ghi chép đơn giá kiểm tra
đối chiếu. Tuy vậy cũng có nhược điểm việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế
toán còn trung lặp về chỉ tiêu số lượng, hơn nữa kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến
hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra cuả kế toán.
Phương pháp này được áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp thuộc
chủng loại vật liệu khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, không thường xuyên và
trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế.
3.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
- Ở kho: theo phương pháp này thì việc ghi chép của thu kho cũng được thực
hiện trên thẻ kho như phương pháp ghi thẻ song song.
Số (thẻ) kho
Chứng từ xuấtChứng từ nhập
Sổ đối chiếu luân chuyển
Bảng kê xuấtBảng kê nhập
(1) (1)

(2) (2)
(2) (2)
(3)
- Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình
hình nhập, xuất, tồn của từng thứ vật liệu, theo từng kho, dùng cho cả năm. Sổ đối
chiếu luân chuyển ghi chép một lần vào cuối tháng trên cơ sở các chứng từ nhập,
xuất kho do thủ kho định kỳ gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển được theo dõi cả về
số lượng và giá trị. Cuối tháng sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối
chiếu tổng luân chuyển được theo dõi về số lượng và giá trị. Cuối tháng sẽ tiến
hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu
kế toán tổng hợp.
Sơ đồ 02: Hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân
chuyển
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có ưu điểm khối lượng ghi chép của
kế toán được giảm, bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Nhưng cũng có nhược
điểm: Việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế
toán chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế tác dụng kiểm tra trong công tác
quản lý.
Phương pháp này áp dụng thích hợp với các doanh nghiệp khối lượng
nghiệp vụ nhập, xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật
liệu, do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu hàng
ngày.