THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VÀ DỊCH VỤ HƯNG LONG

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CÔNG CỤ
DỤNG CỤ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VÀ DỊCH VỤ HƯNG LONG
I. ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VÀ DỊCH VỤ HƯNG LONG
Thực hiện Nghị quyết của Đảng, theo tinh thần đổi mới qua các kỳ đại hội.
Trước hết là đổi mới về kinh tế, trong đó nhấn mạnh nhất là phát triển kinh tế đối
ngoại được nâng lên hàng đầu, cùng với sự cố gắng của ngành ngoại thương coi
xuất khẩu là mũi nhọn để phát triển kinh tế. Nắm bắt được tình hình đó, Công ty
Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long đã chuyển đổi hướng sản xuất là: gia công
hàng xuất khẩu. Đến nay Công ty đã có rất nhiều bạn hàng nước ngoài như: Hàn
Quốc, Hồng Kông, Nhật Bản, Thái Lan... đồng thời tạo công ăn việc làm cho số
đông người lao động.
Trước sự phát triển của công nghệ hiện đại, nhu cầu của con người ngày
càng cao hơn. Do vậy hàng may mặc xuất khẩu ngày càng được coi trọng và trở
thành mặt hàng có vị trí quan trọng trong kim ngạch xuất khẩu.
1. Lịch sử ra đời và phát triển của Công ty:
Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long là một đơn vị hạch toán kinh
tế độc lập thuộc Tổng Công ty dệt may Việt Nam - Bộ Công nghiệp. Được thành
lập ngày 19/05/1996. Khi đó Công ty thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ - là một bộ phận
của Công ty may 10 và có tên gọi là “Xí nghiệp may Hưng Yên”. Từ khi
thành lập đến năm 1987, Công ty được giao nhiệm vụ chủ yếu là sản xuất trang
phục, phục vụ cho quân đội nhân dân Việt Nam và gia công quần áo bảo hộ lao
động xuất khẩu cho các nước xã hội chủ nghĩa ở Đông Âu trước đây.Từ năm 1988
đến 1990, mặt hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất của Công ty là áo váy nữ xuất khẩu
cho Liên Xô cũ.Trong suốt thời gian đó (Từ 1966 - 1990) Công ty có nhiệm vụ sản
xuất theo kế hoạch của Nhà nước đặt ra. Nhưng đến nay 1991, sự thay đổi của các
nước xã hội chủ nghĩa ở Đông Âu làm cho những khách hàng, những mặt hàng và
thị trường tiêu thụ truyền thống của Công ty không cần tới nữa. Vì vậy, Công ty rơi
vào tình trạng hết sức khủng hoảng, sản xuất đình trệ, công nhân không có việc
làm, đời sống vô cùng khó khăn thiếu thốn. Trước tình hình đó, việc chuyển hướng
sản xuất trở thành vấn đề có ý nghĩa sống còn đối với Công ty. Vì vậy Ban Giám
đốc Công ty đã quyết định chuyển sang sản xuất gia công hàng may mặc xuất khẩu

cho các nước tư bản chủ nghĩa.
Bước đầu chuyển đổi, trước yêu cầu cấp bách của công cuộc đổi mới đất
nước, hoạt động tổ chức kinh tế chuyển hẳn sang hạch toán kinh doanh, bên cạnh
đó là sự sắp xếp lại toàn bộ Công ty, thay thế một số máy móc thiết bị, cải tiến lại
nhà xưởng, đảm bảo vệ sinh công nghiệp.
Kể từ năm 1991, trong Công ty từ Ban Giám đốc đến mỗi công nhân đều đã
có những cố gắng phi thường tạo ra những bước phát triển vượt bậc về mọi mặt.
Song song với công cuộc đổi mới kinh tế của Đảng, để phù hợp với quá trình phát
triển kinh tế của đất nước, “Xí nghiệp may Hưng Yên” chính thức đổi tên thành
“Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long” (theo quyết định số 224 - CNN.
TCLĐ ngày 24/03/1993 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nhẹ trực thuộc Tổng Công
ty dệt - may Việt Nam). Công ty có tên giao dịch quốc tế là HUGACO, trụ sở
chính đặt tại xã Dị Sử, huyện Mỹ Hào, tỉnh Hưng Yên. Sự kiện này không phải là
sự thay đổi về mặt hình thức mà nó thực sự phản ánh những cố gắng, nhừng thành
tựu đánh dấu sự trưởng thành cũng như hướng hoạt động mới của Công ty sau gần
30 năm kể từ khi thành lập.
Hiện nay Công ty chuyên sản xuất và kinh doanh hàng may mặc xuất khẩu.
Sản phẩm chủ yếu của Công ty là các loại quần áo như: Áo Jaket 3 lớp, Jaket 5 lớp,
áo sơ mi, quần thể thao, áo T-Shirt, quần âu, quần Short,...
Qua hơn 30 năm xây dựng và phát triển, từ khi mới thành lập với quy mô
nhỏ, trang thiết bị còn nghèo nàn, lạc hậu và công việc sản xuất kinh doanh theo kế
hoạch của Nhà nước giao, chủng loại mặt hàng ít, chất lượng sản phẩm không cao
thì nay Công ty đã xây dựng được 2 Cơ sở sản xuất kinh doanh chính và 1 cơ sở
sản xuất liên doanh với đơn vị bạn.
Thời gian đầu số công nhân của Công ty có khoảng 500 công nhân thì nay
Công ty đã có một đội ngũ cán bộ công nhân viên lớn mạnh có tới 2700 công nhân
được đào tạo ở trình độ cao, tay nghề vững, đáp ứng được phần lớn nhu cầu của
khách hàng trong nước cũng như nước ngoài về mặt hàng may mặc, Công ty đã
trang bị được 2425 máy may công nghiệp chủ yếu đều được nhập từ Nhật và được
lắp đặt trên dây truyền công nghệ tiên tiến hiện đại - sự lớn mạnh của Công ty cả

về chất lượng cũng như số lượng đã được phản ánh qua một số chỉ tiêu sau:
Đơn vị tính: Triệu đồng
STT Chỉ tiêu 2002 2003 2004
1 Tài sản cố định 30.177 36.745 50.124
2 Vốn cố định 4.695 4.856 6.758
3 Vốn lưu động 2.683 3.138 4.391
4 Vốn kinh doanh 3.378 3.639 4.178
Thực hiện các chỉ tiêu:
STT Chỉ tiêu Đơn vị 2002 2003 2004
1 Giá trị tổng S. lượng Triệu đồng 28.865 30.148 35.418
2 Sản phẩm sản xuất Sản phẩm 1.304 1.356 17.825
3 Doanh thu tiêu thụ Triệu đồng 48.607 60.725 90.852
4 Lãi thực hiện Triệu đồng 1021 1017 1502
5 Nộp ngân sách Triệu đồng 705 793 1015
6 Thu nhập bình quân 1000đ/ng/tháng 795 948 1.120
7 Số lao động Người 1.985 2.142 2700
8 Đầu tư XDCB Triệu đồng 7252 6.758 10626
Nhận xét cho các chỉ tiêu trên của Công ty trong 3 năm liền là:
1 - TSCĐ năm 2003 so năm 2002 tăng = 1,28
lần
Năm 2004 so năm 2003 tăng 1,364lần
2 - Vốn cố định năm 2003 so năm 2002 tăng 1,03 lần
Năm 2004 so năm 2003 tăng 1,39 lần
3 - Vốn lưu động năm 2003 so năm 2002 tăng 1,47 lần
Năm 2004 so năm 2003 tăng 1,4 lần
4 - Vốn kinh doanh năm 2003 so năm 2002 tăng 1,07 lần
Năm 2004 so năm 2003 tăng 1,15 lần
5 - Giá trị tổng sản lượng năm 2003 so năm 2002 tăng 1,04 lần
Năm 2004 so năm 2003 tăng 1,17 lần
Thu nhập bình quân 1 người/1tháng

Năm 2003 so năm 2002 tăng 1,19 lần
Năm 2004 so năm 2003 tăng 1,3 lần
Qua các chỉ tiêu trên ta thấy Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long đã
phát triển lớn mạnh không ngừng.
2. Cơ cấu tổ chức sản xuất:
Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long từ chỗ là một xí nghiệp may
nhỏ số lượng công nhân ít, máy móc thiết bị lạc hậu, đơn giản đến nay (2005) đã
trở thành một doanh nghiệp may mặc lớn nhất trên địa bàn tỉnh Hưng Yên và là
một doanh nghiệp khá mạnh thuộc Tổng Công ty dệt may Việt Nam, với tám xí
nghiệp thành viên hoạt động liên tục có hiệu quả đã giúp cho Công ty đứng vững
trên thị trường - đặc biệt là thị trường may mặc.
Tám xí nghiệp thành viên là:
36.745
30.177
Bộ phận kỹ thuật nghiên cứu và ra mẫu giấy
Tài liệu kỹ thuật và sản phẩm mẫu do khách hàng gửi đến
Bộ phận cắt và máy sản phẩm mẫu
Gửi mẫu cho khách hàng kiểm tra và duyệt mẫu
Xí nghiệp may I; Xí nghiệp may II; Xí nghiệp may III; Xí nghiệp may IV; Xí
nghiệp may V; Xí nghiệp may VI; Xí nghiệp may VII; Xí nghiệp may Mỹ Văn.
Các xí nghiệp đều có nhiệm vụ và chức năng như nhau đó là sản xuất ra các
loại quần áo theo hợp đồng mà Ban lãnh đạo đã ký kết với khách hàng. Do đó các
xí nghiệp hầu như hoàn toàn độc lập với nhau.
3. Đặc điểm, quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty:
Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long có hình thức sản xuất kinh
doanh là: Gia công hàng may mặc xuất khẩu cho các Công ty kinh doanh hàng
may mặc nước ngoài .Quá trình gia công được thực hiện theo 02 bước:
Bước 1: Nhận tài liệu kỹ thuật và sản phẩm mẫu do khách hàng gửi đến
Phòng kỹ thuật sẽ nghiên cứu tài liệu và may sản phẩm mẫu sau đó cho khách hàng
kiểm tra và nhận xét, góp ý.

SƠ ĐỒ KHÁI QUÁT BƯỚC 1 NHƯ SAU
Bước 2: Sau khi được khách hàng chấp nhận các yếu tố của sản phẩm mẫu thì mới
được đưa xuống các xí nghiệp để sản xuất theo mẫu hàng, đơn hàng đã đượckhách
hàng duyệt theo kế hoạch và hợp đồng đã ký kết. Quá trình sản xuất được thực
hiện khép kín trong từng xí nghiệp.
4. Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty:
Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long là một đơn vị quản lý theo
hình thức tập trung, mọi hoạt động sản xuất kinh doanh đều chịu sự chỉ đạo trực
tiếp của Giám đốc và Ban lãnh đạo Công ty.
* Giám đốc Công ty: quyết định mọi việc điều hành hoạt động của Công ty
theo đúng kế hoạch, Nghị quyết của Đại hội công nhân viên chức, theo đúng
đường lối của Đảng và Nhà nước. Ngoài việc uỷ quyền trách nhiệm cho các phó
giám đốc còn trực tiếp chỉ huy thông qua các trưởng phòng hoặc các Giám đốc xí
nghiệp thành viên. Định kỳ báo cáo tình hình hoạt động của Công ty với Đảng uỷ
Công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước và tập thể cán bộ công nhân viên, người
lao động trong Công ty về mọi mặt liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
Ban lãnh đạo Công ty gồm: Một phó giám đốc kinh doanh, một phó giám
đốc sản xuất, một phó giám đốc kỹ thuật.
* Phó giám đốc kinh doanh: Có chức năng làm công tác đối nội đối ngoại
của Công ty. Thay mặt giám đốc điều hành khi được uỷ quyền, giúp Giám đốc
quản lý công tác kinh doanh và quản lý các phòng nghiệp vụ của Công ty.
* Phó giám đốc sản xuất: Có chức năng điều hành, quản lý toàn bộ hệ thống
các xí nghiệp sản xuất, chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về số lượng, chất
lượng sản phẩm, tiến độ sản xuất và lịch giao hàng.
* Phó giám đốc kỹ thuật: Có chức năng giúp giám đốc điều hành mọi lĩnh
vực liên quan đến kỹ thuật, mẫu mã, màu sắc, kích cỡ sản phẩm.
Công ty có 6 phòng ban, mỗi phòng có chức năng và nhiệm vụ khác nhau:
* Phòng tổ chức - hành chính: Có chức năng giúp giám đốc Công ty xây
dựng các nội quy, qui chế hành chính, công tác bảo vệ, hạch toán tiền lương, ngày
giờ công lao động của Công ty, lập phương pháp đánh giá việc thực hiện các chỉ

tiêu hạch toán kinh tế nội bộ của Công ty.
Tham mưu cho Giám đốc Công ty về chế độ khuyến khích vật chất, tiền
lương, tiền thưởng.Hướng dẫn tổ chức thực hiện chế độ khen thưởng vật chất và
chế độ chịu trách nhiệm vật chất trong Công ty.
* Phòng xuất nhập khẩu: Trực tiếp tham gia công tác mua bán máy móc thiết
bị, nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ phục vụ cho sản xuất dưới sự điều hành của
phó giám đốc kinh doanh. Hoàn tất các thủ tục thanh toán với khách hàng trong
nước và ngoài nước. Quản lý công tác xuất nhập khẩu;Tìm nguồn hàng và phát
triển mặt hàng, chịu sự điều hành của phó giám đốc sản xuất.
Có nhiệm vụ nắm bắt toàn bộ kế hoạch tiến độ sản xuất của các xí nghiệp,
chỉnh lý việc tiếp nhận nguyên vật liệu.
* Phòng kỹ thuật - cơ điện: điều hành toàn bộ phần công nghệ may, cơ điện
và các xí nghiệp may theo chức năng.Trực tiếp làm việc với khách hàng về các yếu
tố có liên quan đến chất lượng sản phẩm. Cùng với giám đốc sản xuất và trưởng
phòng KCS chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm.
Ngoài ra còn phải chịu trách nhiệm toàn bộ các yếu tố ban đầu của quá trình
sản xuất
* Phòng KCS: Có chức năng đôn đốc kiểm tra chất lượng sản phẩm của toàn
Công ty. Có quyền nắm bắt xử lý chất lượng sản phẩm trong các công đoạn sản
xuất của các xí nghiệp thành viên như: Công đoạn cắt, may, là.......
Trực tiếp làm việc với khách hàng, cùng khách hàng nắm bắt và xử lý các
sự cố về chất lượng sản phẩm sản xuất ra.
Có quyền chỉ thị cho cán bộ kiểm hàng, từ chối kiểm hàng khi chất lượng
sản phẩm sản xuất ra không đảm bảo. Có quyền lập biên bản, chậm phạt hoặc đề
xuất, đình chỉ các bộ phận sản xuất, các xí nghiệp sản xuất không đảm bảo chất
lượng sản phẩm, chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty và khách hàng về chất
lượng sản phẩm của Công ty khi đưa sản phẩm ra thị trường tiêu thụ.
* Phòng kế toán - tài vụ: Có chức năng tổng hợp mọi hoạt động sản xuất
kinh doanh của Công ty, giúp giám đốc giám sát các hoạt động sản xuất kinh
doanh và có nhiệm vụ cụ thể sau:

- Thu thập và tập hợp các thông tin tài chính.
- Theo dõi và tổng hợp việc xuất - nhập nguyên vật liệu.
- Theo dõi thành phẩm khi nhập kho và đưa ra tiêu thụ trên thị trường.
- Trợ giúp và tham mưu cho giám đốc và các thông tin tài chính.
- Chịu trách nhiệm về phần báo cáo kế toán của Công ty trước Ban Giám
đốc Công ty và các cơ quan quản lý Nhà nước.
* Phòng Y tế - Nhà trẻ: Có nhiệm vụ trực tiếp chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ
công nhân viên của Công ty, đồng thời chăm sóc con em cho cán bộ công nhân
viên tạo điều kiện cho họ yên tâm công tác.
Ngoài Ban giám đốc Công ty và các phòng ban, còn có 8 xí nghiệp thành
viên. Mỗi xí nghiệp có một giám đốc có chức năng giám sát việc sản xuất và chịu
sự điều hành trực tiếp của phó giám đốc sản xuất. Có chức năng sau:
- Trực tiếp quản lý toàn bộ công nhân viên, điều hành quá trình sản xuất
trong xí nghiệp.
- Thường xuyên kiểm tra chất lượng sản phẩm.
- Đôn đốc công nhân thực hiện đúng tiến độ sản xuất theo lịch giao hàng.
- Chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty và khách hàng về chất lượng sản
phẩm.
- Triển khai các nghị quyết của Công ty, các kiến nghị của phòng chức năng
tới từng bộ phận, từng công đoàn của qúa trình sản xuất.
Các phòng ban và các xí nghiệp có cơ cấu hợp thành hệ thống hoàn chỉnh bộ
máy quản lý của Công ty.
5. Tổ chức công tác kế toán của Công ty.
Việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, nội dung công tác kế toán trong Công
ty là do bộ máy kế toán đảm nhận. Bộ phận này có chức năng quan trọng là kiểm
tra toàn bộ công tác kế toán, thống kê trong phạm vi Công ty, giúp giám đốc tổ
chức công tác thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế, hướng dẫn chỉ đạo
và kiểm tra các bộ phận, thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch
toán và chế độ quản lý kinh tế tài chính trong Công ty.
Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long là một đơn vị sản xuất được tổ

chức theo mô hình Công ty. Trực thuộc Công ty là các xí nghiệp thành viên, nhưng
các xí nghiệp thành viên này không có tư cách pháp nhân cho nên không tổ chức
hạch toán độc lập mà tổ chức hạch toán toàn Công ty. Vì thế, hiện nay Công ty
đang áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung.
Theo hình thức này, trong Công ty toàn bộ công tác kế toán tài chính được
thực hiện trên phòng kế toán của Công ty.
Bộ phận kế toán của Công ty được biên chế như sau:
+ Một trưởng phòng kế toán điều hành chung công việc của cả phòng và
là kế toán tổng hợp, có nhiệm vụ đôn đốc kiểm tra việc chấp hành chế độ kế
toán, thống kê việc hạch toán kế toán, hàng tháng lập báo cáo kế toán.
+ Một phó phòng kế toán giúp kế toán trưởng điều hành chung công việc
của phòng, đồng thời là kế toán xây dựng cơ bản.
+ Một thủ quỹ có nhiệm vụ cấp phát tiền và cân đối quỹ của Công ty, bảo
quản tiền của Công ty.
+ Một kế toán tài sản cố định có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng giảm tài
sản cố định, tính trích và phân bổ khấu hao tài sản cố định.
+ Một kế toán tiền mặt thanh toán với ngân hàng, vay ngắn hạn có nhiệm vụ
theo dõi tình hình quản lý thu chi tiền mặt và các khoản tiền gửi.
+ Một kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình
xuất - nhập - tồn kho từng loại vật liệu - công cụ dụng cụ.
+ Một kế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, vay dài hạn: Có nhiệm vụ tính,
trích và thanh toán tiền lương, bảo hiểm xã hội.
+ Một kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành
+ Một kế toán thành phẩm và tiêu thụ lập bảng kê 10, nhật ký chứng từ số 8,
sổ chi tiết số 3; Một kế toán theo dõi công nợ.
BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY ĐƯỢC BIÊN CHẾ
CÓ THỂ KHÁI QUÁT THEO SƠ ĐỒ SAU
Trưởng phòng KT (Kế toán tổng hợp)
Phó phòng kế toán (Kế toán XDCB)
Thủ quỹ

Kế toán tài sản cố định
Kế toán thanh toán với ngân hàng vay ngắn hạnKế toán vật liệu - công cụ dụng cụKế toán tiền lương, bảo hiểm xã hội, vay dài hạnKế toán tập hợp chi phí và tính giá thànhKế toán thành phẩm và tiêu thụKế toán theo dõi công nợ
Thống kê phân xưởng
Hình thức kế toán mà Công ty áp dụng là: Hình thức “Nhật ký chứng từ” các loại
sổ thường dùng là: Nhật ký chứng từ, Sổ chi tiết, Bảng kê, Bảng phân bổ, Sổ cái.
Hiện nay Công ty đang áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo
phương pháp kê khai thường xuyên.
Niên độ kế toán mà Công ty áp dụng là năm.
Kỳ kế toán là tháng.
Nguyên tắc đánh giá: Trên cơ sỏ số dư đầu kỳ và phát sinh nhập trong kỳ.
Ngoài ra, ở kho nhân viên hạch toán tuân thủ theo chế độ ghi chép ban đầu
căn cứ vào “ phiếu nhập kho”, “phiếu xuất kho” và ghi vào thẻ kho.
II. TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN VẬT LIỆU - CÔNG CỤ
DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY VÀ DỊCH VỤ HƯNG LONG
1. Đặc điểm vật liệu - công cụ dụng cụ và tình hình thực hiện kế hoạch
cung cấp vật liệu - công cụ dụng cụ:
Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long là một Công ty có qui mô lớn
trên địa bàn tỉnh Hưng Yên, với số vốn đầu tư lớn, thuộc Tổng Công ty dệt may
Việt Nam. Trong việc gia công hàng may mặc xuất khẩu, mặt hàng quần áo của
Công ty rất phong phú và đa dạng, được ký hiệu bằng các mã số. Vì thế Công ty đã
đáp ứng phần lớn nhu cầu của người tiêu dùng.
Ví dụ: Mã 2097 (áo Jacket 3 lớp)
Mã 910181 (áo sơ mi).
Mỗi sản phẩm này được tạo nên bởi nhiều chi tiết may khác nhau theo yêu
cầu của khách hàng trong đơn đặt hàng, do đó chủng loại nguyên vật liệu sử dụng
vào sản xuất rất nhiều và với khối lượng lớn.
Hiện nay, nền kinh tế thị trường đang trên đà phát triển, Công ty Cổ phần
May và dịch vụ Hưng Long từ một đơn vị chuyên sản xuất kinh doanh theo kế
hoạch và chỉ tiêu Nhà nước đặt ra nay chuyển sang đơn vị hạch toán độc lập, do đó
hỏi Công ty phải tự trang trải mọi chi phí sản xuất bằng doanh thu của mình và

phải có lãi. Việc thu mua vật liệu - công cụ dụng cụ được thực hiện trên cơ sở kế
hoạch sản xuất, các chỉ tiêu do Công ty đề ra căn cứ vào các đơn đặt hàng của
khách hàng và khả năng tiêu thụ sản phẩm trên thị trường sao cho hợp lý tránh để
xẩy ra tình trạng vật liệu - công cụ dụng cụ quá dư thừa hoặc sản xuất bị đình đốn
vì thiếu nguyên vật liệu.
Mặt khác, vật liệu - công cụ dụng cụ mua về phải đảm bảo đủ về số lượng và
chủng loại và đạt tiêu chuẩn chất lượng cao. Vấn đề cần phải quan tâm đặc biệt là
giá cả của vật liệu - công cụ dụng cụ, Công ty phải làm sao để mua được khối
lượng vật tư cần thiết, bảo đảm chất lượng nhưng chi phí bỏ ra lại ít nhất, điều đó
góp phần hạ giá thành sản phẩm sản xuất ra.
* Về tình hình thu mua:
- Nguyên liệu do khách hàng đưa về Công ty theo hợp đồng đã ký kết giữa
hai bên. Công ty sẽ gia công sản xuất, sau khi làm ra sản phẩm Công ty lại giao lại
cho khách hàng như hợp đồng đã ký và thanh toán tiền gia công sản phẩm với
khách hàng.
Công ty phải có một bộ phận thực hiện công việc thu mua và tìm nguồn
cung cấp vật liệu - công cụ dụng cụ. Công việc này do phòng xuất nhập khẩu của
Công ty đảm nhận.
Hiện nay, nguyên vật liệu sử dụng trong Công ty được mua từ các đơn vị
trong nước như: Công ty cổ phần phát triển sản xuất và nhập khẩu trên Thiên Nam,
Công ty liên doanh sản xuất bông EVC Hà Nội, Hãng chỉ TOCONTAP... bên cạnh
đó, để góp phần hạ thấp chi phí thì Công ty cũng không ngừng tìm nguồn hàng mới
để đảm bảo cho Công ty luôn chủ động trong sản xuất.
2. Phân loại và đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ:
Đây là bước khởi đầu quan trọng cho việc hạch toán và quản lý vật liệu -
công cụ dụng cụ, thực hiện tốt khâu này sẽ là bước đệm cho việc hạch toán chi tiết,
tổng hợp vật liệu - công cụ dụng cụ.
2.1. Phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ:
Với một khối lượng lớn, chủng loại nhiều, mỗi loại có nội dung kinh tế và
tính năng khác nhau, do đó để tiện lợi cho việc quản lý và hạch toán chính xác, đơn

giản hoá công việc thì phải tiến hành phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ sao cho
hợp lý.
* Vật liệu:
- Nguyên liệu chính: Là đối tượng lao động cấu tạo lên hình dáng sản phẩm
như: Vải chính (vải ngoài của áo Jacket), (vải lót trong áo Jacket), bông, dựng,
lông... Trong đó vải chính và vải lót lại được chia ra làm nhiều loại theo thành
phần như:
Vải chính Vải lót
65 PCT polyester... 190 T
80% polyester... 461 Y
35% polyurethane ... 100% Cotton
15% polyurethane ... 100% Polyester
Bông có nhiều loại như: Bông 100, bông 120, bông 40, bông 80...
- Vật liệu phụ: Là những đối tượng lao động không cấu tạo lên thực thể sản
phẩm nhưng nó góp phần hoàn thiện sản phẩm như: Khoá, cúc, chỉ, dây luồn, ken
vai, nhãn mác...
- Nhiên liệu bao gồm: Dầu dùng để chạy máy nổ, xăng để chạy ôtô...
- Phụ tùng thay thế bao gồm: Chân vịt máy khâu, kim, suốt chỉ...
- Thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm: Đinh, chổi rửa, giấy ráp, sơn các loại...
* Công cụ - dụng cụ:
- Công cụ - dụng cụ phục vụ cho sản xuất sản phẩm (TK 1531): Để đảm bảo
vệ sinh, an toàn trong sản xuất, công nhân yên tâm làm việc thì Công ty đã trang bị
một găng tay, mũ, kính bảo hộ, máy tính, chổi, bàn ghế, xà phòng...
- Bao bì luân chuyển (TK 1532) là các loại hòm hộp bằng bìa carton, băng
dính, túi lion, khoá kẹp hòm, giấy lót hòm, đai đóng hòm... phục vụ cho việc đóng
gói để bảo quản và chuyên chở sản phẩm.
Ở Công ty, toàn bộ số vật liệu - công cụ dụng cụ trên lại được phân chia và
quản lý theo các kho như: Kho nguyên liệu,Kho phụ liệu,Kho cơ khí, kho thành
phẩm. Với cách phân loại vật liệu - công cụ dụng cụ như trên của Công ty sẽ giúp
cho việc quản lý vật tư của Công ty được đảm bảo một cách chặt chẽ, chính xác

hơn phục vụ cho công tác kiểm kê, kiểm tra được tiến hành thuận lợi và nhanh
chóng.
2.2. Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ:
Đánh giá vật liệu - công cụ dụng cụ là dùng thước đo tiền tệ để hiểu hiện giá
trị của vật liệu - công cụ dụng cụ theo những nguyên tắc nhất định để đảm bảo
được tính chân thực và tính thống nhất.
Ở Công ty, kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ đã sử dụng giá vốn thực tế để
hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình nhập - xuất - tồn kho vật tư. Vật tư của
Công ty chủ yếu là mua ngoài và nhập hàng gia công. Nhưng đối với hàng gia
công thì Công ty không theo dõi về giá trị vì nguyên liệu do khách hàng đưa về
theo định mức và đơn đặt hàng, Công ty chỉ việc gia công sản phẩm sau đó xuất
sản phẩm lại cho khách hàng và thanh toán tiền gia công sản phẩm.
Mặt khác, trong nền kinh tế thị trường hiện nay, Nhà nước đang khuyến
khích xuất khẩu hàng may mặc cho nên đối với nguyên liệu nhập từ nước ngoài về
Công ty cũng không phải nộp thuế nhập khẩu nếu như nguyên liệu nhập về đúng
và đủ định mức đã đăng ký với hải quan cửa khẩu theo quy định của Nhà nước,
phải nộp thuế trong trường hợp nguyên liệu nhập thừa so với định mức đã đăng ký
với hải quan và số nguyên liệu thừa đó Công ty lại dùng để sản xuất sản phẩm tiêu
thụ ở thị trường trong nước. Khi đó Công ty phải đóng mức thuế suất 40% giá trị
của số nguyên liệu thừa. Nhưng trường hợp này chưa xảy ra đối với Công ty.
Đối với vật tư xuất kho: Ở Công ty chỉ sử dụng một loại giá là giá vốn thực
tế nên khi vật tư xuất kho, Công ty tính giá vật tư theo phương pháp bình quân gia
quyền của Vật liệu - CCDC tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. Theo phương pháp này:
Trị giá vốn thực tế của
VL - CCDC xuất kho
Số lượng VL - CCDC
xuất kho của lần đó
Đơn giá thực tế bình
quân gia quyền
Đơn giá

thực tế bình
quân gia
quyền
Trị giá VL - CCDC
tồn kho đầu tháng
Số lượng VL - CCDC
tồn kho đầu tháng
Trị giá VL - CCDC
của những lần lập trước
Số lượng VL - CCDC
của những lần nhập trước
Ví dụ:
Trong tháng 1 năm 2005, loại bông 120 có các tài liệu sau:
Tồn đầu tháng: Số lượng 123,7m Thành tiền: 841.962 đ
x=
+
+
=
Ngày 9/1 nhập: Số lượng 10.968m Thành tiền: 71.095.500 đ
Ngày 12/1 nhập: Số lượng 15.538m Thành tiền: 100.718.625 đ
Ngày 15/1 xuất: Số lượng 9.200m
Ngày 20/1 xuất: 13.084,7m
Đơn giá thực tế
bình quân gia quyền
841.962+71.095.500+100.718.625
123,7 + 10.968 + 15.538
6.483,88đ/m
Như vậy: Ngày 15/01 xuất 9.200m x 6.483,88 đ/m = 59.651.749đ
Ngày 20/01 xuất: 13.084,7m x 6.483,88đ/m = 84.839.710 đ
3. Kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ:

Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long là một đơn vị kinh doanh hàng
may mặc có qui mô lớn trên địa bàn tỉnh Hưng Yên. Hạch toán chi tiết vật liệu -
công cụ dụng cụ là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm
mục đích theo dõi được từng lần nhập, xuất vật tư và tồn kho cuối tháng. Trong
Công ty, vật liệu - công cụ dụng cụ được sử dụng đa dạng, các nghiệp vụ nhập-
xuất lại diễn ra thường xuyên trong tháng, vì vậy kế toán chi tiết vật liệu - công cụ
dụng cụ có nhiệm vụ vô cùng quan trọng và không thể thiếu được.
Ở Công ty, kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ sử dụng một số chứng
từ sau: Phiếu nhập kho - mã số 01 – VT; Phiếu nhập kho - mã số 02 – VT và một
số chứng từ khác như: Thẻ kho; Sổ chi tiết.
3.1. Tình hình nhập - xuất vật liệu - công cụ dụng cụ:
a. Tình hình nhập vật liệu - công cụ dụng cụ:
Ở Công ty Cổ phần May và dịch vụ Hưng Long, công việc thu mua vật liệu -
công cụ dụng cụ do phòng xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm.
- Giá nhập nguyên vật liệu theo giá hóa đơn.
Phòng xuất khẩu căn cứ vào tình hình sản xuất của từng tháng do các Giám
đốc xí nghiệp thông báo lên (bằng chứng từ). Trên cơ sở đó, phòng XNK sẽ tính
toán để lập kế hoạch thu mua từng thứ vật tư về chủng loại và số lượng.
Về nguyên tắc, trong Công ty, tất cả các loại vật liệu - công cụ dụng cụ khi
đưa về đến Công ty phải tiến hành làm các thủ tục để tiếp nhận và nhập kho theo
trình tự như sau:
=
=
Tại kho, thủ kho kiểm tra số thực nhập
Phòng xuất nhập khẩucăn cứ vàohoá đơn bán hàng hoặc chứng từkhác để viết phiếu nhập kho (3 liên)
1 liên lưu ở phòng xuất nhập khẩu
1 liên thủ kho giữ và làm cơ sở ghi thẻ kho và chuyển lên phòng kế toán
1 liên dùng để thanh toán
Vật tư
Vật tư nhập về kho phải được phân thành từng loại theoquy định của Công ty để

đảm bảo thuận tiện cho việc xuất dùng khi cần thiết.
* Trường hợp nhập hàng gia công:
Khi vật tư được đưa về Công ty đồng thời khách hàng sẽ gửi cho Công ty
một bộ phận chứng từ trong đó có hoá đơn thương mại (Commercial Invoice).
Phòng xuất nhập khẩu căn cứ vào hoá đơn thương mại và viết phiếu nhập kho trên
cơ sở cán bộ phòng xuất nhập khẩu kiểm tra và thấy hàng bảo đảm chất lượng và
đủ về số lượng. Ta có mẫu Invoice như sau:
Biểu số 1
COMMERCIAL INVOICE
1. Shipper/exporter: 8. No. & date of invoice
UNICORE CO., LTD
UNI - 9008A Jan. 22nd 2004
SUITE 501 YEYANG BLDG 640 - 11
9. No. & date of L/C
YUKSAM - DONG KANGNAM-
NO commereisl value
KU,SEOUL, KOREA
2. For account and Risk of messers 11. Remarks
HUNGLONGGARMENT JOINT STOCK COMPANY
DI SU MY HAO HUNG YEN TOWN
HUNG YEN PROVINCE, VIET NAM
4. Port of loading 5. final destination
KOREA PORT
Haiphong, Vietnam
6. Carrier Sailing on or about
2. Mark and number of
pkgs
13/Description of
gooods
14/Quantity/

Unit
15 Unit
Price
16/Amoun
t
Hai Phong Viet nam Interlining 40” 346 YDS 0,5 USD 182,00 USD
ITEM
Shell Fabric 60” 1653 YDS 2,30 USD 3801,90 USD
COLOR:
TrimFabric 60” 108,70YDS 2,00 USD 217,40 USD
Q”TY
Lining 60” 1157 YDS 1,00 USD 1157,00 USD
C/T NO:
MADE IN KOREA
Total 5358,30 USD
17/C.P.O.Box: UNICORE., LTD
Cable Add:
Telex Code:
Telephone No. 3453 - 4380 18/Signed By ... S.H.Lee
Trên Invoice có thể hiện giá trị của vật tư nhưng nó chỉ có ý nghiac dùng để
khai báo với hải quan cửa khẩu, không có giá trị thanh toán.
Đối với hàng gia công khi nhập nguyên vật liệu về kho Công ty thì Công ty
chỉ theo dõi về mặt số lượng nên khi phòng xuất nhập khẩu viết phiếu nhập kho
(Mẫu số.....) biểu số 2 cũng chỉ ghi chỉ tiêu số lượng.
Biểu số 2:
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 29/1/2005
Nợ:........................
Có:.......................
Mẫu số C11 - H

QĐ số 999 - TC/CĐ/CĐKT
Ngày 2/11/96 của BTC
Họ tên người giao hàng: Hãng UNICORE
Nhập tại kho: Nguyên liệu
Số Tên, nhãn hiệu,
qui cách vật tư
Đơn Số lượng Thành
tiền
TT Mã số vị
tính
Theo
chứng từ
Thực
nhập
Đơn giá
A B C D 1 2 3 4
1 Dựng Yds 364 332,6
2 Vải chính Yds 1653 1554,7
3 Vải phối Yds 108,7 19,2
4 Vải lót Yds 1157 1057,5
Cộng
Số tiền ghi bằng chữ:
Phụ trách XNH Người giao hàng Thủ kho