THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHÀ THÉP ĐINH LÊ

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN NHÀ THÉP ĐINH LÊ.
2.1. Đặc điểm và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhà
thép Đinh Lê:
Công ty Cổ phần Nhà thép Đinh Lê là một doanh nghiệp xây dựng có quy mô, số
lượng công trình nhiều, để tạo thành những công trình, sản phẩm, Công ty sử dụng
nhhiều loại vật tư, vật liệu khác nhau, số lượng mỗi loại lớn, giá trị cao.
Xét về mặt chi phí, nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí
sản xuất và trong giá thành công trình, đặc biệt là các chi phí nguyên vật liệu chính như
thép, tôn, gạch, xi măng, cát, sỏi... Chỉ cần có một thay đổi nhỏ về giá mua nguyên vật
liệu cũng làm ảnh hưởng không nhỏ đến giá thành công trình của Công ty.
2.1.1. Phân loại nguyên vật liệu:
+ Nguyên vật liệu chính: Là cơ sở hình thành sản phẩm của Công ty như: thép
cán nóng, thép mạ kẽm, thép mạ nhôm – kẽm, …
+ Nguyên vật liệu phụ: Tham gia phục vụ cho quá trình sản xuất thi công như
Bulong, ốc, vít, gạch, xi măng, dây đai an toàn,…
+ Nhiên liệu: Là bộ phận đặc biệt cuả nguyên vật liệu, có tác dụng tạo ra năng
lượng phục vụ cho sản xuất
Để tiện cho công tác hạch toán và theo yêu cầu đặc điểm của công việc, các loại
vật liệu chính, phụ và nhiên liệu đều hạch toán chung vào tài khoản 152.
2.1.2. Đánh giá nguyên vật liệu
Đánh giá vật liệu là sự xác định giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất
định, đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Nhằm thực hiện công tác kế toán
một cách thuận tiện, công ty sử dụng giá trị thực tế để hạch toán vật liệu nhập, xuất
kho.
Tạ Thị Quyên Kế toán 47C
1
1
* Đánh giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho:
Công ty mua nguyên vật liệu thường là với số lượng lớn với phương thức
nhận tại kho nên các chi phí thu mua thực tế phát sinh (vận chuyển, bốc dỡ) do bên

bán chịu, mọi chi phí này đều được bên bán thể hiện thông qua giá bán ghi trên hoá
đơn. Vì vậy , giá thực tế của nguyên vật liệu chính là giá ghi trên hoá đơn ( không
bao gồm thuế GTGT đầu vào)
Cá biệt có những trường hợp, đối với các loại vật tư phụ có số lượng nhỏ,
Công ty tổ chức thu mua trực tiếp và vận chuyển về công trình nhập kho. lúc này
giá thực tế của nguyên vật liệu là giá mua ghi trên hoá đơn ( không bao gồm thuế
GTGT đầu vào) cộng với các khoản chi phí thu mua thực tế phát sinh như vận
chuyển, bốc dỡ..
* Đánh giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho:
Khi xuất nguyên vật liệu, kế toán tính giá thực tế xuất kho theo phương pháp
nhập trước-xuất trước. Do kho nằm tại công trình nên thường là có quy mô nhỏ,
không thể chứa nhiều vật liệu nên giá thực tế nguyên vật liệu được ghi thường
xuyên khi hạch toán, nếu hết nguyên vật liệu thì lại nhập tiếp.
Theo phương pháp nhập trước xuất trước, giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất
kho được tính như sau:
Trị giá vật liệu xuất = lượng vật liệu xuất * đơn giá thực tế vật liệu mua trước.
Ví dụ:
Đầu tháng, lượng thép tồn kho đầu kỳ: 2,5 tấn, đơn giá 16.600 triệu đồng/tấn. Ngày
05/08, nhập kho 2 tấn thép, đơn giá 16.000 trđ/tấn. Tới ngày 17/08, xuất kho 3 tấn cho sản
xuất. Khi đó ta có trị giá nguyên vật liệu xuất kho:
Giá trị VL xuất = 2,5 x 16.600 + 0.5 x 16.000 = 49.500 triệu đồng.
2.1.3. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu:
Tạ Thị Quyên Kế toán 47C
2
2
Do vật liệu trong Công ty chiếm tỷ trọng lớn mà phần lớn lại là mua ngoài
và một phần từ gia công. Vì vậy, việc quản lý vật tư là rất cần thiết. Mặt khác, tổ
chức quản lý tốt nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản
phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho Công ty. Trên cơ sở
nhận thức rõ điều đó, công ty đã tổ chức quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu tại tất cả

các khâu.
Khâu thu mua: Việc thu mua nguyên vật liệu được thực hiện trên kế hoạch
sản xuất thông qua các chỉ tiêu quy định của Công ty mà lập kế hoạch thu mua vật
liệu cho từng tháng, quý, năm sao cho vừa tiết kiệm được các chi phí vừa đem lại
hiệu quả cao.
Vật liệu phải đảm bảo đầy đủ về số lượng, chủng loại và chất lượng, có
nguồn cung cấp tương đối ổn định, có đội ngũ chuyên làm nhiệm vụ thu mua. Việc
giao nhận vật liệu được theo dõi từ khi vận chuyển đến khi mua về nhập kho, có bộ
phận kiểm tra chất lượng làm nhiệm vụ kiểm tra phẩm chất, quy cách của vật liệu.
Khâu bảo quản: Công ty cũng đã xây dựng hệ thống kho vật tư rộng rãi
chắc chắn ngay tại nơi sản xuất để có thể cung cấp kịp thời nguyên vật liệu cho các
xưởng sản xuất. Những kho này được xây dựng khá kiên cố và được sử dụng trong
thời gian dài. Đồng thời công ty có một đội ngũ nhân viên thủ kho có phẩm chất
đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý nguyên vật liệu tồn kho và thực hiện
các nghiệp vụ nhập, xuất kho.
Khâu sử dụng: Phần lớn nguyên vật liệu được xuất cho việc sản xuất và
được quản lý theo định mức nguyên vật liệu mà công ty đã quy định cho. Việc xuất
kho vật tư đòi hỏi phải có đầy đủ hoá đơn, chứng từ cần thiết, có sự ký duyệt của
ban lãnh đạo, các phòng ban liên quan, được tiến hành theo đúng thủ tục và được
ghi chép đầy đủ, chính xác, nhằm đảm bảo sự hợp lý, đầy đủ, tiết kiệm và hiệu quả
trong sử dụng nguyên vật liệu.
Tạ Thị Quyên Kế toán 47C
3
3
Khâu dự trữ: Để quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục và sử dụng
vốn tiết kiệm, Công ty đã xây dựng mức tồn kho đối đa và tối thiểu cho từng danh
điểm vật tư, đặc biệt đối với nguyên vật liệu mà thị trường khan hiếm thường được
dự trữ với khối lượng lớn. Những loại vật liệu có sẵn trên thị trường và chiếm tỷ
trọng nhỏ trong tổng giá trị sản xuất thì Công ty không dự trữ, khi có nhu cầu sử
dụng mới tiến hành thu mua.

Bên cạnh đó bộ phận quản lý vật tư có trách nhiệm quản lý vật tư và làm
theo lệnh giám đốc tiến hành nhập - xuất - tồn vật tư trong tháng, định kỳ kiểm kê
để tham mưu cho giám đốc những chủng loại vật tư dùng cho sản xuất, những vật
tư kém phẩm chất, những loại vật tư còn tồn đọng nhiều… để giám đốc có biện
pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng không kịp thời làm giảm tiến độ
sản xuất hay tình trạng ứ đọng vốn do vật tư tồn đọng quá nhiều không sử dụng
hết.
Mặt khác, Công ty phải thực hiện đầy đủ các quy định về thủ tục lập và luân
chuyển chứng từ mở các sổ hạch toán chi tiết, tổng hợp nguyên vật liệu theo đúng
chế độ quy định đồng thời kiểm kê, đối chiếu nguyên vật liệu, đồng thời xác định
trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý sử dụng nguyên vật liệu trong toàn
Công ty và từng tổ đội phân xưởng sản xuất.
2.1.4. Công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc kết hợp giữa kho và phòng kế toán
nhằm theo dõi chặt chẽ tình hình Nhập - xuất - tồn kho của từng thứ, loại nguyên
vật liệu. Một trong những yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu là phải theo
dõi được tình hình biến động của từng danh điểm nguyên vật liệu. Điều đó đòi hỏi
Công ty phải tiến hành kế toán chi tiết nguyên vật liệu, phải ghi chép, tính toán, phản
ánh chính xác, kịp thời số lượng và giá trị nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho, tồn kho
của từng danh điểm vật tư.
Tạ Thị Quyên Kế toán 47C
4
4
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho Kế toán tổng hợp
Sổ tổng hợp N – X - T
Sổ chi tiết vật tư
Thẻ kho
Trong công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu, Công ty áp dụng phương
pháp thẻ song song. Quy trình ghi sổ chi tiết theo phương pháp này như sau:

Ghi chú :
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng:
Đối chiếu, kiểm tra:
Sơ đồ 5: Quy trình hạch toán chi tiết vật tư.
Theo phương pháp này thì công vịêc ở kho và phòng kế toán như sau:
Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập kho,
xuất kho, tồn kho của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu số lượng, tức là ở kho, thủ kho
chỉ quan tâm đến số lượng chứ không quan tâm đến mặt giá trị của nguyên vật liệu.
Thẻ kho được sử dụng làm căn cứ xác định tồn kho dự trữ vật tư và xác định trách
nhiệm vật chất của thủ kho.
Mỗi loại vật liệu được theo dõi riêng trên một thẻ kho và được thủ kho sắp
xếp theo một thứ tự nhất định giúp cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu được
thuận lợi. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập xuất để ghi vào các
cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng, cuối ngày tính ra số tồn
kho. Mẫu thẻ kho được thể hiện như sau:
Biểu số 1: Mẫu thẻ kho của Công ty
Công ty CP Nhà thép Đinh Lê Mẫu số 06 - VT
Kho: Kho vật tư Ban hành theo QĐ số :1141/TT/QĐ -CĐKT
Ngày 01-11-1995 của Bộ Tài chính
THẺ KHO VẬT TƯ
Tạ Thị Quyên Kế toán 47C
5
5
Từ ngày 01/08/2008 đến ngày 31/08/2008
Vlsphh: Thép cán nóng
Tài khoản : 152 - Nguyên liệu, vật liệu.
Đơn vị tính: Tấn
Tồn đầu kỳ: 2,5
Chứng từ

Diễn giải Tên ĐV - K.hàng SL nhập SL xuất SL tồn
Ngày C.từ
05/08 NM01 Nhập vật tư Thép Tân Thành 2 4,5
17/08 XSX05 Xuất vật tư cho SX Xưởng xà gồ 3 1,5
20/08 XSX09 Xuất vật tư cho SX Xưởng xà gồ 0,5 1
XSX14 Xuất vật tư cho SX Xưởng xà gồ 0,5 0,5
Cộng bảng 2 4 0,5
Lập ngày ……….tháng……… năm
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
Tạ Thị Quyên Kế toán 47C
6
6
Ở phòng kế toán: Kế toán vật tư căn cứ vào các chứng từ nhập kho, chứng từ xuất kho và sử dụng chương
trình kế toán máy để nhập số liệu vào các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Từ đó, chương trình kế toán máy cho
phép tự động tập hợp vào sổ chi tiết vật tư.
Sổ chi tiết vật tư theo dõi tình hình nhập kho, xuất kho, tốn kho của từng danh
điểm vật tư theo thời gian nhập xuất cụ thể. Mỗi chứng từ nhập, xuất kho được ghi
trên một dòng. Để xem xét kiểm tra sổ chi tiết vật tư, kế toán vào “kế toán vật tư”
chọn “sổ chi tiết” rồi khai báo mã kho, mã vật tư cần xem, máy tính sẽ chạy ra
chương trình va cho hiển thị lên màn hình, để in ra thì kế toán thực hiện lệnh “In ra”
Ví dụ: - Sổ chi tiết của Thép cán nóng tại kho vật tư. (Biểu số 3)
Cuối tháng, máy tính tập hợp số liệu từ sổ chi tiết của từng danh điểm NVL
vào bảng tổng hợp Nhập – xuất – tồn (Biểu số 4) nhằm mục đích theo dõi tình hình
biến động vật tư của kho cả về số lường và giá trị, làm căn cứ để kiểm tra, đối
chiếu với thẻ kho của thủ kho. Đồng thời, Bảng tổng hợp Nhập - xuất – tồn còn
được sử dụng trong đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.
Tạ Thị Quyên Kế toán 47C
7
7
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Phạm Thị Gái

Biểu số 3: Mẫu số chi tiết vật tư của Công ty
SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ
Từ ngày 01/08/2008 đến ngày 31/08/2008
Vlsphh: Thép cán nóng
Mã số: VLCGONG0001 Tiền tồn đầu kỳ: 41.500.000
Đơn vị tính: tấn Số lượng tồn đầu: 2,5
Tạ Thị Quyên Kế toán 47C
Chứng từ Diễn giải Nhập Xuất Tồn
Ngày C.từ SL T.Tiền SL T.Tiền SL T.Tiền
05/08 NM01 Nhập vật tư 2 32.000.000 4,5 73.500.000
17/08 XSX05 Xuất vật tư sản xuất cho xưởng 3 49.500.000 1.5 24.000.000
20/08 XSX09 Xuất vật tư sản xuất cho xưởng 1 16.000.000 0.5 8.000.000
Cộng bảng 2 32.000.000 4 65.500.000 0.5 8.000.000
8
8
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Phạm Thị Gái
Biểu mẫu 4: Mẫu bảng tổng hợp Nhập - Xuất - tồn
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN
Từ ngày 01/08/2008 đến ngày 31/08/2008
Kho vật tư
Tên vật tư ĐV
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Mã Vlsphh
SL T.Tiền SL T.Tiền SL T.Tiền SL T.Tiền
Xà gồ m 8.880 150.960.000 290 4.930.000 1.895 32.215.000 7.275 123.675.000 VLCAPT0035
Tôn mạ kẽm m 2.940 18.007.200 11.960 72.716.000 11.500 70.495.000 3.400 22.229.000 VLCGON0001
Bu-lông Bộ 380 1.140.000 380 1.140.000 VLCOA005
Sơn Hộp 225 969.400 225 969.400 VLCKHO003
…. … … … … … … … … … …
3.404.243.874 946.267.086
Ngày …. tháng…… năm ………

Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
Tạ Thị Quyên Kế toán 47C
9
9
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Phạm Thị Gái
2.2. Hạch toán thu mua và nhập kho nguyên vật liệu
2.2.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu và chứng từ sử dụng.
- Trường hợp nhập kho vật liệu do mua ngoài.
- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm trong kỳ và nhu cầu về NVL (đảm
bảo cho kế hoạch sản xuất và kế hoạch dự trữ NVL) của Công ty, phòng quản lý
sản xuất được sự đồng ý của Ban lãnh đạo sẽ tiến hành mua NVL và chuyển kho
của Công ty. Nghiệp vụ mua NVL được thông qua việc ký kết Hợp đồng kinh tế
với nhà cung cấp vận chuyển đến công ty hay do công ty tự vận chuyển về kho, tuỳ
sự thoả thuận giữa hai bên. Sau khi nhận đựơc hàng hoá cùng với hoá đơn GTGT
do nhà cung cấp giao cho.
Ví dụ: Ngày 05 tháng 08 năm 2008, Công ty mua nguyên vật liệu của Công
ty Tân Thành. Công ty nhận được hoá đơn GTGT theo mẫu (Biểu số 5).
Theo HĐ GTGT này thì Công ty mua theo hình thức trọn gói nên giá của số
NVL đã bao gồm chi phí mua mà Công ty Tân Thành đã chi trả, nên giá trị của số
NVL này chỉ bao gồm giá trị ghi trên hoá đơn.
HĐ GTGT là chứng từ đầu tiên để kế toán có thể ghi nhận nghiệp vụ thu
mua NVL, số liệu trên hoá đơn GTGT là căn cứ cho việc ghi phiếu nhập kho, sổ
chi tiết theo dõi thanh toán với người bán (mua chịu),sổ chi tiết TK 111, 112…
Tạ Thị Quyên Kế toán 47C
10
10
Biểu số 5: Mẫu HĐ GTGT
HOÁ ĐƠN Mẫu số :01/GTKT -3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG AM/2007B
Liên 2: Giao cho khách hàng Số: 0047929

Ngày 04 tháng 08 năm 2008
Đơn vị bán hàng:
Địa chỉ: Số - Hà Nội
Mã số: 0100101114-1
Họ tên người mua hàng: Công ty CP Nhà thép Đinh Lê
Địa chỉ:
Mã số thuế: 0900221643
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản.
STT Tên hàng hoá dịch vụ
Đơn vị
tính
Số
lượng
Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Thép cán nóng Tấn 2 16.600.000 33.200.000
Cộng tiền hàng : 33.200.000
Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT : 1.660.000VNĐ
Tổng cộng tiền thanh toán: 34.860.000VNĐ
Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi tư triệu, tám trăm sáu mươi ngàn đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
Toàn bộ số NVL mua về được tiến hành kiểm tra quy cách, mẫu mã, phẩm chất từng loại. Nếu đạt,
ban kiểm nhận (thủ kho) lập biên bản giao nhận (biểu số 6) và cho nhập kho toàn bộ số NVL, đồng thời
cán bộ phòng quản lý sản xuất sẽ lập phiếu nhập kho (Biểu số 7) căn cứ vào số lượng NVL thực nhập, Sau
đó thủ kho tiến hành ghi thẻ kho cho NVL đó.
Tạ Thị Quyên Kế toán 47C
11
11
Đề nghị nhập
Ban kiểm nhận Cán bộ phòng QLSX T.Phòng QLSX Thủ kho Kế tóan vật tưNgười giao hàng

Lập biên bản giao nhậnLập phiếu nhập Ký phiếu nhập Nhập khoGhi sổ, bảo quản lưu trữ
Trên phiếu nhập vật tư phải thể hiện số lượng thực nhập, số lượng vật
liệu theo chứng từ (HĐGTGT), đơn giá của từng thứ vật liệu. Ngoài ra trên
phiếu nhập có chữ ký của thủ kho, đại diện phòng quản lý sản xuất, thủ
trưởng đơn vị và bên giao hàng. Phiếu nhập kho được lập thành 2 (đối với vật
tư mua ngoài) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất), có đầy đủ các chữ ký
trong đó:
- Liên 1: Lưu tại phòng kế toán vật tư.
- Liên 2: Giao cho người nhập hàng.
- Liên 3: Dùng để luân chuyển và ghi sổ.
Phiếu nhập kho được chuyển cho phụ trách phòng cung ứng ký. Trên cơ
sở phiếu nhập kho, thủ kho kiểm nhập hàng, ghi số thực nhập vào phiếu, ký
phiếu, ghi thẻ kho và chuyển chứng cho kế toán hàng tồn kho ghi sổ và bảo
quản, lưu trữ. Quy trình luân chuyển của phiếu nhập kho được thể hiện qua sơ đồ
Sơ đồ 6: Quy trình luân chuyển phiếu nhập kho.
Biểu số 6: Mẫu biên bản giao nhận:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
------
BIÊN BẢN GIAO NHẬN
Tạ Thị Quyên Kế toán 47C
12
12