ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC KINH DOANH CỦA NHÀ HÀNG AN ĐÔNG.doc

LỜI MỞ ĐẦU
Khi cuộc sống con người ngày càng phát triển thì nhu cầu của con người
được nâng lên, từ nhu cầu ăn, nhu cầu mặc rồi đến nhu cầu vui chơi giải trí để
tìm hiểu thiên nhiên khám phá thế giới quanh ta, cùng với sự phát triển của xã
hội và các ngành nghề khác thì du lịch được mệnh danh là một ngành công
nghiệp "Nghành công nghiệp không khói" hay cịn gọi là "Con gà đẻ trứng
vàng". Ngành du lịch đang chuyển mình cùng với sự phát triển của đất nước.
Nước ta với bề dày lịch sử truyền thống với 4000 năm dựng nước và giữ
nước có nền văn hóa lâu đời với nhiều tài nguyên, thiên nhiên phong phú. Và
giờ đây nước ta đang là nước nông nghiệp từ chế độ bao cấp chuyển sang cơ chế
thị trường đẩy mạnh và phát triển nền kinh tế của đất nước nhất là ngành du lịch
hiện nay với nhiều tài nguyên, thiên nhiên và nhiều di sản, nó thu hút được
nhiều khách du lịch đem lại nhiều nguồn thu ngoại tệ, tạô nên nhiều công ăn
việc làm và giờ đây Việt Nam đang là điểm đến của thiên niên kỷ với nhiều địa
danh nổi tiếng được UNESCO công nhận. Thủ đơ Hà Nội được cơng nhận thành
phố "Vì hịa bình" với địa điểm du lịch hấp dẫn đậm đà bản sắc dân tộc.
Để củng cố phần kiến thức và lý thuyết đã học tại trường để tích lũy kinh
nghiệm vận dụng trong cuộc sống, hiểu được các nghiệp vụ, các trình tự, thao
tác về bàn tại cơ sở thực tập, rút ra kiến thức vững vàng hơn để chuẩn bị bước
vào cuộc sống. Trong thời gian thực tập không tránh khỏi những thiếu sót, em
rất mong được sự giúp đỡ chỉ bảo của thầy cô và ban lãnh đạo của nhà hàng An
Đơng giúp đỡ em hồn thành q trình thực tập và bản báo cáo tốt nghiệp.
Cuối cùng em xin cảm ơn Ban lãnh đạo của nhà hàng An Đông và cô giáo
hướng dẫn. Em xin chúc Ban lãnh đạo cùng tồn thể cán bộ cơng nhân viên và
cô giáo hướng dẫn mạnh khỏe, hạnh phúc.
Em xin chân thành cảm ơn!

1


CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUYÊN NGÀNH

LỄ TÂN KHÁCH SẠN - VĂN PHÒNG
I. KHÁI QUÁT VỀ KHÁCH SẠN VÀ LỄ TÂN KHÁCH SẠN

1. Các loại hình khách sạn
Để hiểu rõ được phần này trước tiên ta cần phải nắm rõ ngành kinh doanh
khách sạn là gì?
Thật vậy hoạt động kinh doanh của các loại hình cơ sở lưu trú (gọi chung
là khách sạn) nhằm cung cấp các tiện nghi như lưu trú, ăn uống, các dịch vụ vui
chơi giải trí, cung cấp mọi thơng tin và các phương tiện đi lại cho khách...
Thuật ngữ ngành khách sạn được hiểu như mọi thuật ngữ chung bao gồm:
Hotell, motels, motor hotels, làng du lịch, camping nhà trọ, trung tâm hội nghị...
Như vậy, ngành kinh doanh khách sạn bao gồm các đơn vị hoạt động kinh
doanh dịch vụ lưu trú.
Phân loại khách sạn: ngày nay do sự phát triển đa dạng và phong phú của
các khách sạn nên việc phân loại khách sạn không đơn giản và dễ dàng. Tuy vậy
người ta vẫn thường dựa vào các tiêu chí sau để phân loại khách sạn:
Phân loại khách sạn cho quy mô: việc phânloại này tùy thuộc cào số lượng
buồng ngủ trong khách sạn. Mỗi quốc gia và mỗi khu vực có cách đánh giá khác
nhau về quy mơ của khách sạn. Nhưng xét về mặt công tác quản lý và điều hành
tại các khách sạn Việt Nam, các khách sạn có thể được chia làm hạng cỡ sau:
Khách sạn loại nhỏ: có từ 10 đến 50 buồng ngủ.
Khách sạn loại vừa: có từ 50 đến 100 buồng ngủ.
Khách sạn loại lớn: có trên 100 buồng ngủ.
Phân loại khách sạn theo thị trường mục tiêu: thị trường mục tiêu là đối
tượng khách chính mà khách sạn định hướng và thu hút phục vụ. Tùy thuộc vào
sự hoạt động kinh doanh của các khách sạn, mỗi loại hình khách sạn có một thị
trường mục tiêu khác nhau. Các loại hình phổ biến nhất bao gồm:
- Khách sạn công vụ.
2

- Khách sạn hàng không.
- Khách sạn du lịch.
- Khách sạn căn hộ.
- Khách sạn sòng bạc.
- Trung tâm hội nghị...
Khách sạn công vụ: thường nằm ở trung tâm thành phố và các khu thương
mại. Đối tượng khách chủ yếu là khách thương gia sang loại hình này cũng
khơng kém phần hấp dẫn đối với các đoàn khách du lịch, khách hội nghị, khách
du lịch tự do...
Thời gian lưu trú thường là ngắn ngày, lưu trú tạm thời. Các tiện nghi dịch
vụ phần lớn các khách sạn công vụ đều có các phịng hội nghị, phịng khách
chung, các tiện nghi tổ chức các đại tiệc, dịch vụ giặt là, các cửa hàng bán quà
tặng, đồ lưu niệm, bể bơi, phòng thể dục, phòng tắm hơi, dịch vụ thể thao, dịch
vụ vui chơi giải trí... Ngồi ra cịn các các dịch vụ khác như: cho thuê thư ký,
phiên dịch, soạn thảo, in ấn văn bản, trung tâm internet, dịch thuật...
Khách sạn hàng không: thường ằm ở các tụ điểm giao thông chính gần
khu vực sân bay. Đối tượng khách ở đây chủ yếu là khách thương gia, khách quá
cảnh, khách nhỡ chuyến bay, nhân viên hàng không, các đội bay... thời gian lưu
trú thường là ngắn ngày. Các tiện nghi thì ngoài các tiện nghi dịch vụ cơ bản
khách sạn hàng khơng cịn có các phịng hội nghị phục vụ khách hội nghị ngắn
ngày cần tiết kiệm thời gian. Có phương tiện đưa đón khách và dịch vụ đặt
buồng trực tiếp tại sân bay.
Khách sạn du lịch: Vị trí thường nằm ở những nơi có cảnh quan thiên
nhiên đẹp, khơng khí trong lành, gồm các nguồn tài nguyên du lịch như: biển,
núi, nguồn nước khoáng, điểm thăm quan... Đối tượng khách chủ yếu là khách
nghỉ dưỡng, khách thăm quan... Thời gian lưu trú khách ở dài ngày hơn so với
khách sạn cơng vụ. Tiện nghi dịch vụ ngồi tiện nghi dịch vụ cơ bản, các khách
sạn du lịch còn tổ chức và thực hiện các chương trình hoạt động vui chơi giải trí
cho khách du lịch như: khiêu vũ ngồi trời, chơi gôn, cưỡi ngựa, câu cá, đi bộ...

3


Nhằm tạo cảm giác thoải mái, thư giãn cho khách và tuyên truyền quảng cáo cho
khách sạn.
Khách sạn căn hộ: vị trí thường nằm ở các thành phố lớn hoặc các ngoại ô
thành phố. Đối tượng khách thường là khách Cơng ty, khách thương gia, khách
gia đình. Thời gian lưu trú thường là dài ngày, khách Cơng ty có thể ký hợp
đồng dài hạn. Tiện nghi dịch vụ ngoài các tiện nghi cơ bản khách sạn căn hộ cịn
có khu vui chơi giải trí cho trẻ em, siêu thị... Vào các dịp lễ, tết khách sạn cịn có
thể tổ chức các bữa cơm thân mật để chiêu đãi khách nhằm tạo cho khách có
cảm giác ấm cúng như đang sống tại gia đình và tạo nguồn khách tiềm năng cho
khách sạn.
Khách sạn sịng bạc: vị trí thường nằm ở các khu vui chơi giải trí ở các
thành phố lớn hoặc những khu nghỉ mát. Đối tượng khách thường là khách
thương gia giàu có, khách chơi bạc, các nhà triệu phú... thời gian lưu trú rất
ngắn. Tiện nghi dịch vụ của loại hình này rất sang trọng, có các hình thức giải trí
nổi tiếng như các buổi trình diễn tốn kém, các trò tiêu khiển đầu bảng để thu hút
khách chơi bạc nhằm thu lợi nhuận. Đối với loại hình khách sạn này thì dịch vụ
buồng và ăn uống là chủ yếu dành để cung cấp cho hoạt động chơi bạc.
Cơ cấu tổ chức của khách sạn và mối quan hệ giữa các bộ phận trong
khách sạn:
Hiện nay không một cơ cấu tổ chức khách sạn nào được coi là chuẩn mực
cho tất cả các khách sạn vì sự khác nhau rất lớn về chức danh và mối quan hệ
trong công việc của các khách sạn. Mỗi khách sạn có một cơ cấu tổ chức riêng
phù hợp với quy mô và hoạt động của nó. Cơ cấu tổ chức của mỗi khách sạn
thường phụ thuộc vào nhiều yếu tố như vị trí của khách sạn, đối tượng khách
chính, mặt bằng kiến trúc, dịch vụ kinh doanh, loại hình sở hữu và quản lý...
Tuy vậy người ta vẫn tìm ra được những điểm chung về cơ cấu tổ chức các loại
hình khách sạn thường sử dụng.

Cơ cấu tổ chức của khách sạn nhỏ: Đối với loại khách sạn này thì cơ cấu
của nó rất đơn giản. Thơng thường chỉ có một giám đốc điều hành các bộ phận,
4


mỗi bộ phận có một tổ trưởng phụ trách và báo cáo về các diễn biến trong kinh
doanh cho giám đốc điều hành.

Giám đốc khách sạn

Phó giám đốc
(Trợ lý giám đốc)

Phụ trách
bộ phận
lễ tân

Phụ trách
bộ phận
buồng

Phụ trách
bộ phận
ăn uống

Phụ trách
bộ phận
kế tốn
văn
phịng

Nhân
viên

Nhân
viên

Nhân
viên

Nhân
viên

Phụ trách
bộ phận
bảo
dưỡng

Phụ trách
bộ phận
khác

Nhân
viên

Nhân
viên

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC KHÁCH SẠN NHỎ
Cơ cấu tổ chức của khách sạn vừa:

Khách sạn vừa là loại hình khách sạn có từ 50 đến 100 phịng. Về cơ cấu
quản lý theo mơ hình này của khách sạn thì chất lượng dịch vụ được chun
mơn hóa ở mức đủ để giúp cho hoạt động giám sát và điều hành có hiệu quả. Về
cơ cấu tổ chức khách sạn được phân thành phòng ban và bộ phận rõ ràng. Công
việc được phân chia và bố trí thành khu vực cụ thể và được đội ngũ giám sát
trực tiếp điều hành. Đội ngũ giám sát làm việc dưới quyền của Tổng giám đốc
và phó tổng giám đốc khách sạn. Tổng giám đốc chịu trách nhiệm điều hành
chung toàn bộ khách sạn.

5


Tổng Giám đốc

Phó Tổng giám đốc

Giám
đốc bộ
phận lễ
tân

Giám
đốc bộ
phận
buồng

Giám
sát

Nhân

viên

Giám
đốc bộ
phận tài
chính kế
tốn

Trưởng
bộ phận
khác

Giám
sát

Giám
sát

Nhân
viên

Giám
sát

Trưởng
bộ phận
bảo
dưỡng bảo vệ

Giám

đốc bộ
phận ăn
uống

Giám
sát

Giám
sát

Nhân
viên

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC KHÁCH SẠN VỪA
Cơ cấu tổ chức của khách sạn lớn:
Khách sạn lớn là khách sạn có trên 100 buồng ngủ. Các khối, các phòng
ban, các bộ phận và từng nhân viên bộ phận hoạt động theo hình thức chun
mơn hóa. Khối lưu trú và khối phục vụ ăn uống là hai bộ phận có doanh thu lớn
nhất khách sạn.

6


Tổng Giám đốc

Phó Tổng giám đốc

Khối
lưu
trú

An
ninh

Tài chính
Kế
tóan

Lễ
tân

Kinh
doanh
tiếp thị

Nhân
sự

Bảo
dưỡng

Các
nhà
hàng

Buồng

Các
bộ
phận

khác

Bar
phục
vụ đồ
uống

Khối
phục vụ

Chế
biến
món
ăn

Các
điểm
phục
vụ
khác

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA KHÁCH SẠN LỚN
Nhìn vào sơ đồ trên ta thấy cơ cấu tổ chức của khách sạn lớn gồm các
khối và các phòng ban. Mỗi phịng ban đều có giám đốc phụ trách, các trợ lý
giám đốc và các nhân viên. Các phòng ban này đều hoạt động dưới sự chỉ đạo
của Tổng giám đốc và phó tổng giám đốc khách sạn.
Trong khối lưu trú bao gồm các bộ phận đóng vai trị cơ bản trong việc
cung cấp các dịch vụ cho khách sạn trong suốt thời gian khách lưu trú tại khách
sạn. Khối lưu trú tạo doanh thu chủ yếu cho khách sạn. Các bộ phận trực thuộc
khối lưu trú gồm:

Bộ phận lễ tân: chịu trách nhiệm nhận đặt buồng, làm thủ tục đăng ký
khách sạn, cung cấp dịch vụ và đáp ứng yêu cầu của khách, làm thủ tục thanh
toán cho khách...
7


Bộ phận phục vụ buồng: chịu trách nhiệm chuẩn bị cho việc kinh doanh
buồng, vệ sinh buồng khách và khu vực cơng cộng, giặt là...
Bộ phận hỗ trợ đón tiếp: gồm các nhân viên vận chuyển hành lý, nhân
viên lái xe, nhân viên trực cửa chịu trách nhiệm đón khách, vận chuyển hành lý,
chuyển và gửi thư từ, bưu phẩm, tin nhắn, tổ chức thăm quan cho khách.
Khối phục vụ ăn uống: chịu trách nhiệm về loại hình dịch vụ ăn uống
trong khách sạn như ăn nhanh, ăn gọi món, ăn theo quy định, ăn tiệc, phục vụ ăn
uống tại buồng ngủ của khách.
Bộ phận kinh doanh khách sạn: chịu trách nhiệm về kinh doanh các loại
buồng, cung cấp dịch vụ hội nghị, xúc tiến thương mại, quảng cáo và đối
ngoại...
Bộ phận tài chính kế tốn: chịu trách nhiệm theo dõi mọi hoạt động tài
chính của khách sạn, thực hiện các cơng việc kế tốn, kiểm sốt thu nhập và
mua bán, thực hiện các công việc như lập các khoản tiền nộp ngân hàng, thu hồi
các khoản nợ trả chậm, bảo quản tiền mặt...
Bộ phận quản lý nhân sự: chức năng chính của bộ phận quản lý nhân sự là
tuyển dụng, bổ nhiệm và đào tạo đội ngũ nhân viên, ngồi ra bộ phận này cịn
quản lý tiền lương, giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự, y tế và các chế
độ của cán bộ nhân viên.
Bộ phận kỹ thuật - bảo dưỡng: chịu trách nhiệm sửa chữa và bảo trì tồn
bộ trang thiết bị và các tiện nghi của khách sạn, thực hiện các chương trình bảo
dưỡng thường xuyên để tránh mọi hỏng hóc cho các hệ thống thiết bị của khách
sạn và trong buồng khách.
Bộ phận an ninh: chịu trách nhiệm bảo vệ an ninh, an tồn tính mạng và

tài sản của khách, cán bộ cơng nhân viên khách sạn. Bộ phận này thực hiện việc
tuần tra 24/24 giờ trong và ngoài khu vực khách sạn và giám sát các trang thiết
bị của khách sạn.
Các bộ phận khác: các bộ phận cung cấp dịch vụ gồm mạng lưới bán hàng
trong khách sạn và quầy bán hàng lưu niệm, quầy báo... Bộ phận dịch vụ khác
8


chịu trách nhiệm phục vụ sinh hoạt vui chơi giải trí như: massage, tắm hơi, cắt
tóc, thể dục thẩm mỹ, giặt là, tennis, chơi bạc, hướng dẫn vui chơi cho trẻ em, tổ
chức tham quan trong ngày. Ngoài ra bộ phận này cịn chịu trách nhiệm chăm
sóc, trơng nom cấy cảnh và không gian chung của khách sạn và thu lệ phí các
dịch vụ vui chơi.
Mối quan hệ giữa các bộ phận trong khách sạn: ngành kinh doanh khách
sạn là một ngành mà trong đó mọi khối, bộ phận và phịng ban trong khách sạn
đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, hỗ trợ lẫn nhau. Tuy mỗi khối, bộ phận,
phòng ban của khách sạn lớn hoạt động theo hình thức chun mơn hóa, đảm
đương các nhiệm vụ khác nhau nhưng tất cả đều nhằm mục đích chung là tối đa
hóa mức độ hài lịng của khách để thu lợi nhuận cao cho khách sạn. Vì vậy sự
phối hợp chặt chẽ nhịp nhàng trong hoạt động của các khối, bộ phận và phịng
ban đóng vai trị rất quan trọng trọng sự thành công hay thất bại trong kinh
doanh của khách sạn. Các khối, phòng ban, bộ phận của khách sạn có thể được
vị trí như một cỗ máy đó. Sự thành công của một bộ phận là sự thành công
chung của cả khách sạn.
Mối quan hệ giữa bộ phận buồng với bộ phận lễ tân khách sạn: Bộ phận
buồng là bộ phận hỗ trợ nhất cho mọi hoạt động của bộ phận lễ tân. Bộ phận
buồng phối hợp báo cáo về tình trạng buồng và khách cho bộ p;hận lễ tân để bộ
phận lễ tân kịp thời nắm bắt mọi biến động về tình trạng buồng, kịp thời xử lý
mọi tình huống phát sinh, góp phần tối đa hóa cơng suất buồng và mức độ hài
lịng của khách. Bộ phận buồng còn đảm nhiệm khâu vệ sinh buồng, giúp bộ

phận lễ tân thực hiện tốt nhiệm vụ bàn buồng cho khách có hiệu quả.
Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân với bộ phận bảo dưỡng: Bộ phận lễ tân
và bộ phận kỹ thuật bảo dưỡng có mối quan hệ khăng khít với nhau trong việc
thực hiện mọi nhiệm vụ khách sạn phân cơng. Bộ phận lễ tân có trách nhiệm
chuyển mọi yêu cầu của khách về việc sửa chữa các trang thiết bị hỏng hóc
trong buồng khách cho bộ phận kỹ thuạt bảo dưỡng để bộ phận kỹ thuật bảo
dưỡng kịp thời xử lý mọi tình huống về trang thiết bị trong buồng khách.
9


Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân với bộ phận an ninh: Bộ phận lễ tân là bộ
phận trực tiếp tiếp xúc với khách nhiều nhất và được ví như vọng gác đầu tiên
của khách sạn. Nhờ có vị trí như vậy nên bộ phận lễ tân có thể phối hợp với bộ
phận an ninh trong công tác bảo vệ an tồn tính mạng và tài sản của khách.
Mối quan hệ giữa bộ phận kế toán với bộ phận lễ tân: Bộ phận lễ tân và bộ
phận kế toán cùng phối hợp bảo quản tiền mặt và các nguồn thu cho khách sạn.
Hàng ngày trước giờ giao ca của nhân viên thu ngân lễ tân, nhân viên của bộ
phận kế tốn có nhiệm vụ cùng kiểm kê số tiền thu được trong ca và cùng nhân
viên thu ngân chuyển số tiền đó về bộ phận kế tốn.
Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân vưới bộ phận kinh doanh tiếp thị: Bộ
phận lễ tân cùng phối hợp với bộ phận kinh doanh tiếp thị trong hoạt động kinh
doanh và quảng cáo cho khách sạn. Khi có khách muốn đặt phòng hoặc làm thu
tục đăng ký nhân viên lễ tân thường kết hợp với bộ phận kinh doanh tiếp thị giới
thiệu và bán buồng có hiệu qủ nhất. Ngồi ra nhân viên vận chuyển hành lý còn
khéo léo giới thiệu các dịch vụ của khách sạn và gợi ý bán dịch vụ cho khách
khi đưa khách về buồng.
Mối quan hệ giữa bộ phận lễ tân với các bộ phận cung cấp dịch vụ trong
khách sạn: nhờ có sự giới thiệu của bọ phận lễ tân với khách về các dịch vụ của
khách sạn mà doanh thu của các bộ phận cung cấp dịch vụ và vui chơi giải trí
khơng ngừng tăng lên.

Mối quan hệ giữa bộ phận quản lý nhân sự với các bộ phận khác trong
khách sạn: Bộ phận quản lý nhân sự chịu trách nhiệm giúp các bộ phận khác
tuyển dụng và bổ nhiệm nhân viên, lập kế hoạch đào tạo và đào tạo lại nhân viên
của từng bộ phận.
2. Vị trí, vai trị nhiệm vụ của bộ phận lễ tân
Vị trí của bộ phận lễ tân trong khách sạn:
Vị trí của bộ phận lễ tân rất quan trọng trong khách sạn, nó được coi là bộ
mặt của khách sạn là nơi đến đầu tiên tiếp xúc với khách và là "Trung tâm thần
kinh" của khách sạn. Nó chiếm rất nhiều vị trí trong khách sạn như:
10


Bộ phận lễ tân có vị trí như chiếc cầu nối giữa khách với các bộ phận còn
lại trong khách sạn để đáp ứng thỏa mãn mọi nhu cầu của khách. Hay nói cách
khác là bộ phận lễ tân chiếm vị trí trung gian quan trọng giữa khách và khách
sạn.
Bộ phận lễ tân có vị trí trung tâm, phối hợp hoạt động của các bộ phận
trong khách sạn giúp các bộ phận hoạt động một cách có kế hoạch tạo nên một
guồng máy thống nhất.
Bộ phận lễ tân chiếm vị trí chủ đạo trong các hoạt động phục vụ khách.
Nhân viên lễ tân là người tiếp xúc với khách nhiều nhất, từ khi khách đến cho
tới khi khách rời khỏi khách sạn. Mọi yêu cầu của khách đều đưa ra với nhân
viên lễ tân và nhân viên lễ tân thực hiện các yêu cầu đó một cách trực tiếp hay
gián tiếp. Do vậy nhân viên lễ tân là người chủ đạo trong hoạt động phục vụ
khách.
Bộ phận lễ tân còn chiếm vị trí quan trọng trong việc tuyên truyền, quảng
cáo của khách sạn. Nhân viên lễ tân là người tiếp xúc với khách nhiều nhất nên
việc giới thiệu, quảng cáo sản phẩm của khách sạn với khách được thực hiện dễ
dàng hơn.
Bộ phận lễ tân còn cố vấn cho ban giám đốc trong việc đề ra các chiến

lược, các chính sách kinh doanh cho khách sạn. Vì nhân viên lễ tân tiếp xúc trực
tiếp với khách nên nắm rõ được thị hiếu, sở thích và tâm lý của khách từ đó báo
cáo lại cho ban giám đốc để đưa ra những chiến lược kinh doanh mới.
Bộ phận lễ tân còn đại diện cho khách sạn trong công việc mở rộng mối
liên hệ kinh doanh, liên kết trong công tác thu hút khách cho khách sạn.
Cơ cấu tổ chức của bộ phận lễ tân trong khách sạn:
Đối với khách sạn nhỏ và vừa: do khối lượng công việc của cá khách sạn
này không nhiều nên số lượng nhân viên lễ tân có hạn và vì vậy mỗi nhân viên
lễ tân phải đảm nhiệm từ hai hoặc nhiều đầu việc trở lên. Nhân viên lễ tân đảm
nhiệm tất cả các công việc như: tiếp tân, đặt buồng, thu ngân và các công việc
khác. Cơ cấu của bộ phận lễ tân ở các khách sạn này gồm một phụ trách lễ tân
11


và khoảng 3 hoặc 4 nhân viên lễ tân. Phụ trách lễ tân chịu trách nhiệm nắm tình
hình chung, trực tiếp giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong ca và báo cáo với
giám đốc khách sạn. Bộ phận lễ tân hoạt động 24/24 giờ và cũng chia làm 3 ca
làm việc.
Đối với khách sạn lớn: do khối lượng công việc ở khách sạn lớn rất nhiều
nên số lượng nhân viên lễ tân đông và mỗi người chỉ đảm nhiệm một mảng cơng
việc cụ thể. Nhìn chung cơ cấu của bộ phận lễ tân trong các khách sạn lớn
thường có 7 bộ phận nhỏ:
- Bộ phận đặt buồng
- Bộ phận tiếp tân
- Bộ phận thu ngân
- Trung tâm dịch vụ văn phòng
- Bộ phận quan hệ khách hàng
- Bộ phận tổng đài.
Các bộ phận này hoạt động dưới sự giám sát của giám đốc lễ tân, các trợ
lý giám đốc lễ tân và giám sát của từng ca làm việc. Thông thường số lượng

nhân viên trong một ca làm việc khoảng 15 nhân viên chia đều cho 7 bộ phận,
một trợ lý giám đốc chịu trách nhiệm chung và một số giám sát viên.
Giám đốc lễ tân

Trợ lý giám đốc

Bộ phận
tiếp tân

Giám
sát

Nhân
viên

Trung
Bộ phận tâm dịch
tổng đài vụ văn
phòng

Bộ phận
đặt
buồng

Bộ phận
thu ngân

Giám
sát

Giám
sát

Giám
sát

Nhân
viên

12
Nhân
viên

Nhân
viên

Bộ phận
quan hệ
khách
hàng

Bộ phận
hỗ trợ
đón tiếp

Giám
sát

Giám
sát

Giám
sát

Nhân
viên

Nhân
viên

Nhân
viên


SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ PHẬN LỄ TÂN CỦA KHÁCH SẠN LỚN

13


Nhiệm vụ của từng nhân viên trong bộ phận lễ tân:
Đối với giám đốc lễ tân: chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc khách sạn
về mọi hoạt động của bộ phận lễ tân, bao gồm những công việc chủ yếu sau:
- Hoạch định kế hoạch hoạt động cho bộ phận lễ tân:
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận lễ tân có hiệu quả.
- Điều phối mọi hoạt động của bộ phận
- Xây dựng chức năng và nhiệm vụ của bộ phận
- Nắm vững nghiệp vụ, giúp nhân viên giải quyết những tình huống trong
cơng việc
- Kiểm tra, giám sát hoạt động của từng cá nhân, từng bộ phận nhỏ.
- Tham gia tuyển chọn nhân sự cho bộ phận mình

- Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên
- Tham gia các hoạt động quảng cáo khách sạn
- Giải quyết hiệu quả mọi phàn nàn của khách
- Tham gia chào đón và tiễn khách quan trọng
- Gương mẫu chấp hành mọi quy định đối với nhân viên lễ tân về đồng
phục, tác phong...
Đối với trợ lý giám đốc lễ tân: thực hiện có trách nhiệm và hiệu quả mọi
nhiệm vụ giám đốc lễ tân giao, bao gồm một số công việc chủ yếu sau:
- Giúp giám đốc lễ tân chỉ đạo và giám sát toàn bộ hoạt động của bộ phận.
- Đánh giá kết quả hoạt động của từng ca và báo cáo cho cấp trên hàng
ngày.
- Duy trì mối quan hệ giữa ban giám đốc và khách.
- Kịp thời giải quyết mọi phàn nàn, yêu cầu và đề nghị của khách.
- Tiếp đón, đưa tiễn khách quan trọng và khách đoàn
- Kiểm tra các hồ sơ chuẩn bị đón khách và chuẩn bị thanh toán cho
khách.
- Phối hợp với nhân viên lễ tân giải quyết mọi tình huống phát sinh trong
ca
14


- Thực hiện tốt việc kiểm tra vệ sinh, an toàn khu vực lễ tân, khu vực sảnh
và khu vực đỗ xe, kịp thời thông báo mọi vấn đề cần giải quyết cho bộ phận lễ
tân và các bộ phận có liên quan.
- Đơn đốc và kiểm tra việc ghi chép sổ giao ca hàng ngày.
- Xử lý và báo cáo lại mọi vấn đề xảy ra trong ngày.
- Thực hiện việc bồi dưỡng và đào tạo nghiệp vụ lễ tân cho từng nhân
viên.
- Quan tâm giúp đỡ từng nhân viên trong bộ phận
- Chịu trách nhiệm phân ca làm việc

- Duy trì hình ảnh nhà nghề và là tấm gương tốt cho mọi nhân viên lễ tân
noi theo.
Đối với nhân viên tiếp tân:
Nhân viên tiếp tân là người đại diện cho khách sạn và trực tiếp tiếp xúc
với khách nhiều nhất trong thời gian khách lưu trú tại khách sạn. Ở vị trí quan
trọng này nhân viên tiếp tân cần phải hồn thành các nhiệm vụ sau:
- Tiếp đón khách và làm thủ tục đăng ký khách sạn cho khách nhận buồng
- Thực hiện tốt công việc chuẩn bị hồ sơ đăng ký khách và chuẩn bị đón
khách.
- Chào đón khách
- Xác định chính xác tình trạng buồng hàng ngày
- Xác định thời gian lưu trú của khách.
- Nắm vững sản phẩm của khách sạn: vị trí, đặc điểm và giá cả từng loại
buồng và các dịch vụ khác.
- Xếp buồng và đáp ứng các nhu cầu về buồng của khách.
- Thông báo giá buồng và xác định phương thức thanh tốn của khách.
- Cung cấp các thơng tin theo yêu cầu của khách.
- Phối hợp với bộ phận buồng để cập nhật tình trạng buồng
- Phối hợp với bộ phận bảo dưỡng để sửa chữa các thiết bị hỏng hóc trong
buồng khách và kịp thời xử lý.
15


- Bảo quản chìa khóa buồng khách và két đựng tư trang quý.
- Giải quyết nhanh và có hiệu quả các phàn nàn của khách
- Thực hiện tốt việc giao dịch qua điện thoại
- Xử lý các tình huống khẩn cấp và phát sinh trong khi làm việc
- Giữ gìn ngăn nắp và sạch sẽ khu vực làm việc
Đối với nhân viên nhận đặt buồng:
Giống như nhân viên tiếp tân, nhân viên nhận đặt buồng cũng là người

đại diện bán buồng cho khách sạn. Nhìn chung nhân viên nhận đặt buồng cũng
rất quan trọng trong khách sạn và có những nhiệm vụ cơ bản sau:
- Tiếp nhận các yêu cầu đặt buồng và thông tin kịp thời về buồng và khách
sạn cho khách.
- Chuẩn bị và gửi thư khẳng định đặt buồng cho các Công ty, các đại lý và
các hãng lữ hành.
- Lập và bảo quản hồ sơ đặt buồng, sắp xếp thứ tự các hồ sơ đặt buồng
theo ngày đến và tên khách vào giá hồ sơ đặt buồng.
- Thực hiện việc sửa đổi đặt buồng, hủy đặt buồng và nhận lại đặt buồng
đã hủy, kịp thời chuyển các thơng tin về tình trạng buồng cho các bộ phận liên
quan.
- Theo dõi số buồng trống trên cơ sở số buồng đã nhận
- Làm báo cáo về tình trạng buồng và chuyển cho giám đốc lễ tân theo dõi.
- Chuẩn bị danh sách khách dự tính đến và đi hàng ngày
- Hỗ trợ nhân viên tiếp tân chuẩn bị trước hồ sơ đăng ký khách.
Đối với nhân viên thu ngân
Nhiệm vụ của thu ngân chủ yếu tập trung vào phục vụ thanh tốn cho
khách. Cơng việc cụ thể của nhân viên thu ngân gồm những việc sau:
- Theo dõi, cập nhật các chi phí của khách
- Thực hiện việc đổi tiền của khách
- Thanh toán và thu ngân khi khách trả buồng
- Cân đối các tài khoản của khách khi hết ca
16


- Chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng quỹ giao dịch tại bộ phận lễ tân để
thực hiện các giao dịch với khách.
- Thực hiện trước công việc chuẩn bị hồ sơ thanh toán cho khách.
- Lưu các dữ liệu khách đã thanh toán vào hồ sơ
- Kiểm kê, bảo quản và nộp tiền cho bộ phận kế toán khách sạn số tiền thu

được sau mỗi ca làm việc.
- Làm báo cáo doanh thu của từng ca
Đối với nhân viên tổng đài
Nhân viên tổng đài thường tiếp xúc chủ yếu với khách qua điện thoại và
đóng vai trị rất quan trọng trong việc giới thiệu khách với khách sạn, vì vậy
giọng nói truyền cảm thân mật của nhân viên tổng đài rất cần thiết và góp phần
nâng cao hiệu quả trong giao tiếp. Nhiệm vụ cơ bản của nhân viên tổng đài gồm:
- Trả lời các cuộc điện thoại gọi đến và chuyển các cuộc điện thoại lên
buồng cho khách và các phòng ban
- Giúp khách thực hiện các cuộc điện thoại ra ngoài khách sạn
- Lập và chuyển cho bộ phận thu ngân các phiếu thanh toán dịch vụ điện
thoại mà khách sử dụng
- Nhận và chuyển tin nhắn của khách
- Nhận, cài đặt và kiểm tra các yêu cầu báo thức của khách
- Cung cấp mọi thông tin mà khách yêu cầu.
Đối với nhân viên bộ phận quan hệ khách hàng:
Nhân viên bộ phận quan hệ khách hàng thường là những nhân viên có khả
năng sử dụng ít nhất là hai ngoại ngữ. Nhiệm vụ chung của nhân viên bộ phận
quan hệ khách hàng gồm:
- Kết hợp với nhân viên tiếp tân đón tiếp khách đặc biệt là khách quan
trọng và khách đoàn
- Chuẩn bị trước hồ sơ đăng ký khách sạn cho khách đoàn và khách quan
trọng.
- Làm thủ tục cho khách đoàn và khách quan trọng
17


- Cung cấp mọi thông tin và dịch vụ theo yêu cầu của khách
- Đặt buồng cho khách tai khách sạn khách
- Đặt báo và tạp chí tiếng nước ngồi cho khách.

- Thăm dò và phản ánh mọi nhận xét của khách về khách sạn cho giám
đốc
- Chuyển quà sinh nhật của khách sạn cho khách.
Đối với nhân viên trung tâm dịch vụ văn phòng:
Nhiệm vụ cơ bản của nhân viên trung tâm dịch vụ văn phòng gồm:
- Chuyển và nhận fax, nhắn tin từ ngoài gửi vào khách sạn của khách và
các phòng ban
- Giới thiệu và cho thuê phòng họp, phòng hội nghị và các tiện nghi trong
phòng họp.
- Sao chụp các tài liệu cho khách và các phòng ban
- Kiểm tra thư điện tử gửi đến hàng ngày
- Phát các bản nhạc và phim theo yêu cầu của khách
- Lập và chuyển các phiếu thanh toán dịch vụ mà khách đã sử dụng cho bộ
phận thu ngân hàng ngày
- Cung cấp các thông tin theo yêu cầu của khách
Đối với nhân viên hỗ trợ đón tiếp:
Nhiệm vụ chung của tồn thể nhân viên hỗ trợ đón tiếp phải đảm nhiệm
gồm:
- Cung cấp và tư vấn cho khách các địa chỉ mua hàng, các mặt hàng và giá
cả.
- Giúp khách mua hàng, đóng gói và gửi theo địa chỉ khách yêu cầu.
- Giới thiệu các tuyến, các điểm du lịch và tổ chức các tour tham quan
theo yêu cầu của khách
- Giới thiệu và đặt nhà hàng ăn cho khách
- Thuê xe ôtô, xe máy, xe đạp cho khách ở những địa chỉ có uy tín
- Cung cấp thơng tin về lịch trình bay trong và ngồi nước cho khách.
18


- Thực hiện việc đặt vé máy bay, khẳng định lại vé máy bay, thay đổi lịch

trình bay, giờ bay cho khách
- Mua vé ôtô, tầu hỏa và các phương tiện giúp khách
- Chịu trách nhiệm trông giữ và bảo quản hành lý cho khách
- Kiểm tra khu vực sảnh và bên ngồi khách sạn
Đối với nhân viên kiểm tốn ban đêm:
Nhân viên kiểm tốn ban đêm có thể là nhân viên của bộ phận kế toán
khách sạn hoặc nhân viên thu ngân khách sạn. Nhân viên kiểm toán phải thực
hiện những nhiệm vụ cơ bản sau:
- Kiểm tra và đối chiếu lại các khoản thu thực tế trong ngày với số liệu
trong máy vi tính trên sổ sách, giấy tờ
- Nhập các khoản thu cuối ngày từ khách vào các tài khoản của khách
đang lưu trú
- Cập nhật tiền buồng và thuế vào các tài khoản của khách đang lưu trú
- Cân đối sổ sách về cá khoản thu từ các dịch vụ khác ngoài tiên buồng
với báo cáo của bộ phận thu ngân
- Cân đối mọi thu và chi trên sổ cái của kế toán lễ tân
- Kiểm tra giới hạn nợ trên tài khoản của từng khách.
- Theo dõi doanh thu buồng, công suất sử dụng buồng và các số liệu thống
kê khác
- Chuẩn bị các tài liệu cần thiết để báo cáo kế toán
- Chuẩn bị trước hồ sơ thanh tốn cho ca sáng hơm sau
- Làm thủ tục đăng ký khách sạn cho khách đến muộn và khách trả buồng
đột xuất.
- Trả lời các cuộc điện thoại
- Kiểm tra lại việc cài đặt báo thức cho khách
- Đổi ngày trên máy tính
- Vệ sinh khu vực làm việc và bàn giao ca cho buổi sáng
19

Hoạt động của bộ phận lễ tân qua các giai đoạn phục vụ khách
Một chu trình phục vụ khách là khoảng thời gian từ khi khách liên hệ với
khách sạn để đặt buồng, làm thủ tục đăng ký nhận buồng, lưu trú tại khách sạn
cho tới khi khách làm thủ tục trả buồng và thanh tốn mọi chi phí cho khách sạn.
Một chu trình khách được chia làm 4 giai đoạn:
- Giai đoạn trước khi khách đến khách sạn
- Giai đoạn khách đến khách sạn
- Giai đoạn khách lưu trú tại khách sạn
- Giai đoạn khách thanh toán, trả buồng rời khách sạn
Sau khi đã xác định được 4 chu trình khách thì nhân viên lễ tân phải hoạt
động phục vụ khách theo từng giai đoạn trên để cho khách hài lịng vơ smình và
với khách sạn của mình. Vậy hoạt động của bộ phận lễ tân qua các giai đoạn
phục vụ khách như thế nào?
Giai đoạn trước khi khách đến khách sạn:
Khách lựa chọn khách sạn: nhân viên lễ tân giới thiệu các dịch vụ của
khách sạn phục vụ khách. Việc khách quyết định tiêu dùng dịch vụ của khách
sạn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: ấn tượng tốt đẹp từ lần nghỉ trước, thông tin
quảng cáo của khách sạn, lời khuyên của bạn bè, người tân, tên tuổi, uy tín của
khách sạn, vị trí, chất lượng và giá cả dịch vụ của khách sạn. Và là một yếu tố
quan trọng nữa là thái độ, năng lực làm việc và sự hiểu biết của nhân viên lễ tân.
Vì thế địi hỏi nhân viên phải có thái độ nhiệt tình với cơng việc, có năng lực
làm việc và có hiểu biết.
Khách đặt buồng: nhân viên lễ tân làm thủ tục đặt buồng cho khách. Khi
làm thủ tục đặt buồng cho khách yêu cầu nhân viên lễ tân phải có khả năng đáp
ứng nhanh và chính xác yêu cầu đặt buồng của khách. Vì vậy nhân viên lễ tân
phải nắm vững tình trạng buồng, đặc điểm, giá của từng loại buồng.
Khi đặt buồng được chấp nhận nhân viên lễ tân cần phải lập phiếu đăng ký
đặt buồng cho khách. Các dữ liệu được thu thập trong suốt quá trình đặt buồng

20

sẽ giúp cho việc chuẩn bị trước hồ sơ đăng ký khách, xếp buồng và xác định giá
buồng.
Giai đoạn khách đến khách sạn:
Khách đến khách sạn làm thủ tục đăng ký khách sạn: nhân viên lễ tân đón
tiếp và làm thủ tục đăng ký khách sạn cho khách.
Đón tiếp khách: yêu cầu phải tạo cho khách được ấn tượng tốt đẹp về
khách sạn.
Khi khách đến sẽ hình thành mối quan hệ kinh doanh giữa khách vứoi
khách sạn thông qua bộ phận lễ tân. Thủ tục đăng ký khách sạn chính là sự
chính thức hóa mối quan hệ này.
Đối với những khách đã đặt buồng thì nhân viên lễ tân lấy thông tin từ khi
đặt buồng để chuẩn bị trước hồ sơ đăng ký khách và xếp buồng cho khách. Khi
làm công việc chuẩn bị trước hồ sơ đăng ký khách sạn cho khách càng tốt thì
hiệu quả và tốc độ của công việc đăng ký khách sạn càng cao. Làm thủ tục đăng
ký khách sạn xong phiếu đăng ký khách sạn sẽ được chuyển cho nhân viên thu
ngân để chuẩn bị trước hồ sơ thanh toán cho khách.
Trong giai đoạn này nhân viên lễ tân bắt đầu theo dõi các chi phí của
khách.
Giai đoạn khách lưu trú tại khách sạn:
Khách lưu trú tại khách sạn: nhân viên lễ tân trực tiếp hoặc phối hợp với
bộ phận khác trong khách sạn phục vụ khách.
Mục đích chính của giai đoạn này là tối đa hóa sự hài lịng của khách để
khách tiêu dùng nhiều dịch vụ, để khách quay trở lại vào lần sau hoặc giới thiệu
khách sạn với bạn bè, người thân tạo ra nguồn khách trong tương lai cho khách
sạn, giúp khách sạn tối đa hóa lợi nhuận.
Trong giai đoạn này nhân viên lễ tân còn phải tiếp nhận và giải quyết các
phàn nàn của khách (nếu có)

21


Trong suốt thời gian lưu trú nhân viên lễ tân theo dõi cập nhật, tổng hợp
các chi phí của khách phục vụ cho việc thanh toán cho khách khi khách trả
buồng rời khách sạn.
Giai đoạn khách thanh toán trả buồng rời khách sạn
Khách thanh toán trả buồng và rời khách sạn: nhân viên lễ tân làm thủ tục
thanh toán cho khách và tiễn khách.
Cơng việc chủ yếu là thanh tốn, chuyển hóa đơn cho khách, nhận lại chìa
khóa. Muốn cơng việc thanh tốn nhanh chóng nhân viên thu ngân phải cập nhật
chính xác các chi phí giao dịch hàng ngày và chuẩn bị tốt hồ sơ thanh toán cho
khách để rút ngắn thời gian chờ đợi của khách.
Tiễn khách tận tình, chu đáo để khách cảm nhận được sự quan tâm của
khách sạn đối với mình và khuyến khích khách quay trở lại khách sạn trong
tương lai.
Hoạt động của bộ phận lễ tân trong các giai đoạn phục vụ khách rất quan
trọng, nó địi hỏi người lễ tân phải có trình độ, khả năng giao tiếp và lịng u
nghề có như vậy thì khách mới quay lại khách sạn lần sau.
II. ĐẶT BUỒNG

Khái niệm về đặt buồng: đó là sự thỏa thuận giữa khách với khách sạn về
dịch vụ buồng ngủ, trong đó khách sạn có trách nhiệm dành cho khách số lượng
buồng, loại buồng cụ thể mà khách yêu cầu để sử dụng trong thời gian lưu trú tại
khách sạn.
Mục đích và ý nghĩa của việc đặt buồng: việc đặt buồng của khách đối với
khách sạn nhằm mục đích giúp khách sạn nắm rõ lưu lượng khách từ đó có thể
hình dung được khối lượng cơng việc trong tương lai để tiến hành công việc và
tổ chức hoạt động của các bộ phận một cách có hiệu quả. Đồng thời nhờ đó
khách sạn có thể đưa ra giá buồng phù hợp với từng thời điểm và có biện pháp

marketing, tiếp thị có hiệu quả. Việc đặt buồng của khách cịn giúp cho việc lên
kế hoạch đón tiếp và phục vụ của khách một cách chu đáo. Do đó mà các khách
sạn thường khuyến khích việc đặt buồng trước.
22


Mặt khác việc đặt buồng trước cũng mang lại lợi ích và nhiều thuận lợi về
yếu tố tâm lý cho chính bản thân khách. Khách thuê buồng thường từ xa tới và
muốn có chỗ nghỉ chắc chắn do đó khách đã chủ động đặt buồng để không phải
lo chỗ ở trong suốt thời gian xa nhà. Hơn thế nữa thời điểm đơng khách các
khách sạn có thể tăng giá buồng, vì vậy khách thường đặt buồng để đề phịng
trường hợp giá buồng tăng.
1. Các hình thức đặt buồng
Ngày nay do sự phát triển mạnh của ngành viễn thông nên các hình thức
đặt buồng cũng rất đa dạng. Khách có thể đặt buồng qua điện thoại đặt buồng
qua văn bản như fax, thư viết tay hoặc thư điện tử... Song dù khách có đặt buồng
bằng hình thức gì thì khi nhận được các yêu cầu đặt buồng của khách nhân viên
nhận đặt buồng ở các khách sạn lớn cũng phải ghi chép lại mọi thông tin đặt
buồng vào phiếu đặt buồng và nhanh chóng gửi xác nhận đặt buồng cho khách.
Có các hình thức đặt buồng chủ yếu sau:
Đặt buồng qua điện thoại: khách gọi đến khách sạn để yêu cầu đặt buồng.
Hình thức này là hình thức đặt buồng phổ biến nhất, nhanh, dễ tiếp cận và có
tính tương tác. Song hình thức đặt buồng qua điện thoại có những hạn chế như
nhận thông tin được chuyển tải qua điện thoại đơi khi khơng chính xác vì điện
thoại bị trục trặc hoặc thời tiết xấu, điện thoại thường xuyên bận nên khách chờ
lâu lãng phí tiền và thời gian, gây cho khách sự khó chịu, khách và nhân viên
nhận đặt buồng khơng nhìn thấy nhau nên khơng thể dùng ngơn ngữ, cử chỉ để
hỗ trợ thêm thông tin cần truyền tải... Khi nhận đặt buồng qua điện thoại ngoài
việc phải tinh thông nghiệp vụ nhân viên lễ tân, nhân viên nhận đặt buồng cịn
phải có chất giọng ngọt ngào và trình độ ngoại ngữ tốt để giao tiếp với khách

nhằm tạo ấn tượng tốt đẹp ban đầu cho khách.
Khi nhận đặt buồng qua điện thoại nhân viên nhận đặt buồng nên yêu cầu
khách gửi văn bản xác nhận đặt buồng cho khách sạn để xác nhận lại đặt buồng
của khách.
Đặt buồng bằng văn bản gồm có:
23


- Đặt buồng qua fax: là hình thức đặt buồng được nhiều khách sử dụng
nhất vì những ưu điểm như tốc độ nhanh, lưu lại được văn bản đặt buồng, đảm
bảo mọi thông tin đặt buồng được chuyển tải rõ ràng và chính xác. Khi nhận đặt
buồng qua fax, nhân viên nhận đặt buồng phải nhanh chóng ghi lại thơng tin đặt
buồng từ bản fax vào phiếu đặt buồng và lập tức gửi thư hoặc fax xác nhận việc
đặt buồng của khách.
- Đặt buồng bằng thư: khách viết thư gửi cho khách sạn nêu rõ yêu cầu đặt
buồng của mình. Ngày nay hình thức đặt buồng bằng thư viết tay hầu như đã
được thay thế bằng thư điện tử song một số khách gia đình hoặc các đồn khách
lớn vẫn sử dụng hình thức đặt buồng qua thư. Thư đặt buồng qua tay được gửi
đến khách sạn trước khi khách đến khoảng ba hoặc bốn tháng thậm chí có đồn
khách lớn còn gửi thư đặt buồng một năm. Nhược điểm của hình thức này là thư
đặt buồng của khách có thể bị thất lạc, gây ra sự bị động và phiền hà cho cả
khách và khách sạn.
Nhân viên nhận buồng cần nhanh chóng gửi thư xác nhận đặt buồng của
khách sạn cho khách sau khi đã ghi chép các thông tin về yêu cầu đặt buồng của
khách vào phiếu đặt buồng hoặc sổ đặt buồng.
Đặt buồng trực tiếp: khách đến khách sạn và trực tiếp đặt buồng với bộ
phận đặt buồng hoặc bộ phận kinh doanh tiếp thị của khách sạn. Nhân viên nhận
đặt buồng có thể trực tiếp xác nhận yêu cầu đặt buồng với khách mà không cần
gửi thư hoặc fax xác nhận đặt buồng như hình thức đặt buồng bằng văn bản. Ưu
điểm của hình thức đặt buồng này là cả hai phía khách và nhân viên nhận đặt

buồng có thể sử dụng ngơn ngữ cử chỉ để hỗ trợ cho việc chuyển tải thông tin và
nhận thơng tin một cách chính xác.
Đặt buồng bằng thư điện tử: ngày nay nhờ sự kết nối của hệ thống internet
qua máy vi tính, một số khách đặt buồng bằng hình thức thư điện tử cho khách
sạn. Đây là hình thức đặt buồng nhanh nhất và ngày càng trở thành hình thức đặt
buồng quan trọng trong tương lai. Hàng ngày nhân viên lễ tân thuộc bộ phận
trung tâm dịch vụ mở máy vi tính ba lần để kiểm tra và in các đặt buồng trên
24


máy. Khi nhận các đặt buồng qua máy vi tính nhân viên nhận đặt buồng cũng
phải ghi chép lại mọi thông tin đặt buồng vào phiếu đặt buồng hoặc sổ đặt buồng
và gửi thư xác nhận đặt buồng cho khách.
2. Các loại đặt buồng
Đặt buồng khơng đảm bảo: là hình thức đặt buồng mà trong đó khách sạn
chịu trách nhiệm giữ buồng cho khách tới một thời điểm quy định, thường là 18
giờ của ngày khách đến. Sau thời điểm quy định khách sạn có thể cắt hợp đồng
đặt buồng của khách và cho khách khác thuê. Hình thức đặt buồng không bảo
đảm thường làm giảm công suất buồng và doanh thu buồng của khách sạn. Vì
vậy vào thời điểm đơng khách hoặc khách sạn đã kín buồng nhân viên nhận đặt
buồng không nên nhận các đặt buồng không bảo đảm này.
Đặt buồng có bảo đảm: là hình thức đặt buồng mà trong đó khách sạn đảm
bảo giữ buồng cho khách đến giờ trả buồng của ngày thứ nhất (12h ngày hôm
sau của ngày khách đến). Trường hợp khách không đến cũng không hủy đặt
buồng hoặc hủy đặt buồng không đúng quy định của khách sạn thì phải bồi
thường cho khách sạn theo thỏa thuận giữa hai bên. Thông thường số tiền bồi
thường bằng số tiền một đêm ở của tất cả những buồng mà khách đặt. Do vậy,
đặt buồng bảo đảm làm ổn định hoạt động kinh doanh của khách sạn. Khách có
thể đảm bảo đặt buồng bằng các hình thức như:
- Đảm bảo bằng việc trả trước tất cả số tiền thuê buồng

- Đảm bảo bằng đặt cọc trước
- Đảm bảo bằng thẻ tín dụng
- Đại lý du lịch, hãng lữ hành đảm bảo
- Cơ quan, Công ty đảm bảo...
Quy trình nhận đặt buồng
* Bước 1: tiếp nhận các yêu cầu về buồng của khách:
Khi khách đưa ra yêu cầu đặt buồng tại khách sạn nhân viên lễ tân giới
thiệu sản phẩm của khách sạn với khách và tiến hành các yêu cầu về buồng của
khách. Các yêu cầu về buồng của khách gồm những chi tiết sau:
25