HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ T S

HOÀN THIỆN KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN VẬN TẢI VÀ DỊCH VỤ T S
3.1. Đánh giá thực trạng kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty Cổ
phần Vận tải và Dịch vụ T&S.
Với quá trình hình thành và phát triển hơn gần 10 năm của Công ty Cổ phần
Vận tải và Dịch vụ T&S, để tạo được uy tín và hình ảnh như ngày nay là cả một nỗ
lực không ngừng của tập thể nhân viên toàn Công ty, trong đó có nhân viên Phòng
kế toán.
Phòng kế toán là bộ phận hỗ trợ đắc lực cho ban lãnh đạo Công ty trong toàn bộ
hoạt động kinh doanh thông qua việc cung cấp thông tin cho các nhà lãnh đạo.
Với quy luật khách quan, bất kỳ sự hoạt động của một tổ chức hay bộ phận nào
cũng có những ưu điểm nên phát huy và những nhược điểm cần hạn chế.
Và công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán của Công ty cũng vậy.
3.1.1. Những ưu điểm
3.1.1.1. Về tổ chức công tác kế toán:
- Về tổ chức bộ máy kế toán: Xuất phát từ quy mô của Công ty là doanh nghiệp
vừa và nhỏ nên Công ty chọn tổ chức phòng kế toán theo mô hình tập trung là hợp
lý, vì phù hợp với quy mô của Công ty và đáp ứng được yêu cầu kịp thời trong trao
đổi thông tin kế toán.
Sự phân công trách nhiệm trong phòng kế toán rõ ràng, mỗi nhân viên kế toán
phụ trách từng phần hành kế toán cụ thể của mình. Sự phân công này giúp cho
công việc không bị chồng chéo và đảm bảo mọi việc diễn ra đúng trình tự.
Đội ngũ kế toán trong Công ty hầu hết là những nhân viên trẻ, có trình độ từ
cao đẳng trở lên, năng động, dễ tiếp thu với những thay đổi trong chính sách kế
toán cũng như áp dụng phần mềm vào công tác kế toán.
Trang thiết bị văn phòng phục vụ cho công tác kế toán được trang bị khá đầy
đủ, mỗi nhân viên kế toán phụ trách một máy tính riêng và trong phòng kế toán có
nối mạng Internet để chuyển dữ liệu cho nhau thuận tiện hơn.
- Về hệ thống chứng từ: Hệ thống chứng từ của Công ty gồm hai loại bắt buộc và
hướng dẫn. Với các chứng từ bắt buộc, Công ty áp dụng đúng biểu mẫu do Bộ Tài
Chính ban hành. Với các chứng từ hướng dẫn, Công ty có sửa đổi một số yếu tố

trên chứng từ cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Trình tự luân
chuyển chứng từ tại Công ty theo đúng trình tự chung đã quy định gồm lập, kiểm
tra, ghi sổ, bảo quản và lưu trữ chứng từ.
- Hệ thống báo cáo kế toán: Hệ thống báo cáo của Công ty khá hoàn chỉnh bao gồm
bộ báo cáo do Bộ Tài Chính quy định.
3.1.1.2. Về tổ chức hạch toán thanh toán
Việc tổ chức hạch toán các nghiệp vụ thanh toán được phản ánh vào sổ sách
theo đúng như chuẩn mực chế độ kế toán đã ban hành.
Hệ thống chứng từ liên quan đến các nghiệp vụ thanh toán tại Công ty khá đầy
đủ và nhất quán với nhau. Việc lưu trữ và bảo quản các chứng từ được thực hiện
khá cẩn thận và ngăn nắp, đảm bảo thuận tiện trong việc tìm kiếm.
Phần hành kế toán thanh toán tại Công ty bao gồm thanh toán với nhà cung cấp,
thanh toán với khách hàng, thanh toán với nhà nước, thanh toán với công nhân viên
và thanh toán các khoản vay được phân công cụ thể tới các nhân viên trong phòng
kế toán, trong đó kế toán công nợ phụ trách phần hành kế toán thanh toán với nhà
cung cấp và khách hàng, kế toán trưởng phụ trách phần hành kế toán thanh toán
với nhà nước, kế toán hạch toán chi tiết phụ trách phần hành kế toán thanh toán với
công nhân viên và thanh toán các khoản vay. Sự phân công này khá hợp lý vì các
nghiệp vụ thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp diễn ra khá thường xuyên
nên khối lượng công việc lớn, được giao riêng cho 1 nhân viên, kế toán trưởng là
người có trình độ và kinh nghiệm làm việc nên phụ trách về thuế, còn lại kế toán
thanh toán với công nhân viên và các khoản vay diễn ra cố định vào một thời điểm
trong tháng nên được giao cho nhân viên kế toán hạch toán chi tiết phụ trách.
Đối với các khách hàng hoặc nhà cung cấp thường xuyên của Công ty, Công ty
có chi tiết tài khoản và lập sổ kế toán chi tiết tới từng đối tượng, còn lại các đối
tượng khách hàng và nhà cung cấp không thường xuyên được hạch toán chung trên
1 sổ kế toán chi tiết. Điều này giúp cho dễ dàng theo dõi các đối tượng và hệ thống
sổ sách kế toán không quá phức tạp.
Phương thức thanh toán chủ yếu áp dụng tại Công ty là thanh toán bằng tiền gửi
ngân hàng, phương thức thanh toán bằng tiền mặt chỉ áp dụng đối với một số

nghiệp vụ kinh tế có giá trị nhỏ. Với việc áp dụng phương thức thanh toán này,
Công ty sẽ tiết kiệm được thời gian, chi phí và đảm bảo an toàn, giảm nhẹ khối
lượng quản lý công tác tài chính, phù hợp với quy định và xu hướng chung.
3.1.2. Những nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được của nhân viên phòng kế toán vẫn còn tồn
tại một số nhược điểm cần hạn chế.
Hiện tại Công ty mới chỉ làm kế toán trên phần mềm Excel mà chưa áp dụng kế
toán máy. Điều này làm giảm hiệu quả trong công việc. Vì kế toán máy là một
chương trình phần mềm được thiết kế riêng cho công tác kế toán, giúp tăng năng
suất lao động, giảm khối lượng lao động và đem lại hiệu quả cao trong công việc.
Xem xét về tổ chức bộ máy kế toán ta thấy chỉ có một kế toán công nợ. Công
việc của kế toán công nợ là theo dõi tình hình công nợ phải thu phải trả của doanh
nghiệp cũng như xem xét phân tích khả năng trả nợ của khách hàng để có phương
án phù hợp. Như vậy chỉ một nhân viên kế toán công nợ là chưa đáp ứng được
khối lượng công việc lớn vì số lượng khách hàng của Công ty Cổ phần Vận tải và
Dịch vụ T&S là khá lớn, toàn bộ phần công nợ phải thu phải trả dồn vào một nhân
viên kế toán gây áp lực vào những khoảng thời gian lập báo cáo hay cuối kỳ kế
toán.
Theo như chế độ kế toán Công ty đã đăng ký thì hình thức kế toán Công ty áp
dụng là “Chứng từ ghi sổ” với khoảng thời gian chuyển số liệu từ chứng từ ghi sổ
vào Sổ Cái là 15 ngày. Trên quan sát sổ sách cho thấy thực tế khoảng thời gian này
là 30 ngày. Như vậy Công ty đã làm khác so với quy định đã đăng ký. Hơn nữa
khoảng thời gian 30 ngày mới chuyển số liệu từ Chứng từ ghi sổ vào Sổ Cái sẽ làm
cho công việc dồn dập vào cuối tháng và cuối kỳ kế toán. Việc phân bổ công việc
trong tháng gây ra sự phi hiệu quả trong công việc.
Về hệ thống tài khoản kế toán của Công ty, đối với một số đối tượng cần chi
tiết, kế toán sử dụng ngay chính tên khách hàng hoặc nhà cung cấp để chi tiết tới
từng đối tượng, điều này có thể gây ra sự phức tạp trong việc ghi chép sổ sách vì
việc sử dụng các con số để chi tiết cho từng đối tượng thì đơn giản gọn nhẹ hơn.
Xem xét về cơ cấu nguồn vốn, ta thấy tỷ lệ vốn chủ sở hữu trong cơ cấu tổng

nguồn vốn là tương đối thấp, chủ yếu là đi vay nợ nhiều. Kinh doanh từ nguồn vay
nợ tuy có rẻ hơn và tạo ra động lực làm việc hơn so với dùng vốn chủ sở hữu kinh
doanh nhưng nếu đi vay với tỷ lệ quá cao trong tổng nguồn vốn sẽ là rủi ro cho
Công ty khi đến thời hạn thanh toán các khoản nợ và làm giảm tính tự chủ về tài
chính của Công ty. Vì vậy Công ty cần xem xét giảm nguồn vay nợ xuống và tăng
nguồn vốn chủ sở hữu bằng cách tăng vốn góp của các cổ đông trong ban quản trị,
tăng lợi nhuận sau thuế chưa phân phối,… để tăng tính tự chủ về tài chính của
Công ty.
Sản phẩm kinh doanh chính của Công ty là ôtô với giá trị lớn. Tuy nhiên Công
ty ít khi thực hiện phương thức cho khách hàng trả sau mà chủ yếu là thanh toán
ngay. Điều này làm giảm tính hấp dẫn đối với khách hàng.
3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ thanh toán tại
Công ty Cổ phần Vận tải và Dịch vụ T&S
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp
diễn ra ngày càng gay gắt, vì vậy đòi hỏi các Công ty nói chung và Công ty Cổ
phần Vận tải và Dịch vụ T&S nói riêng luôn phải tìm tòi,học hỏi để tạo ra lối đi
riêng cho mình. Ngoài các chiến lược về marketing nhằm tìm kiếm nhà cung cấp
tốt cũng như duy trì và phát triển thị phần của mình thì việc duy trì một hệ thống
tài chính ổn định cũng đóng vai trò quan trọng không kém. Để duy trì một hệ thống
tài chính ổn định thì Công ty cần phải chú trọng đến việc hoàn thiện công tác kế
toán nói chung công tác tổ chức các nghiệp vụ thanh toán nói riêng.
Để có thể làm được điều này, các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán thanh toán
tại Công ty phải được đề ra trên cơ sở tuân thủ một số nguyên tắc như:
- Phải tuân thủ chính sách kinh tế của Nhà nước, các chế độ và chuẩn mực kế toán
do Bộ Tài Chính ban hành.
- Tuy nhiên các giải pháp đưa ra cũng phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh của
Công ty.
Việc tuân thủ các nguyên tắc này sẽ đảm bảo tính hiệu quả trong việc hoàn
thiện kế toán thanh toán tại Công ty.
Dựa trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc và thông qua thực tế tại Công ty Cổ

phần Vận tải và Dịch vụ T&S, em xin đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện
hơn nữa công tác kế toán thanh toán tại Công ty.
Thứ nhất: Về việc áp dụng một phần mềm kế toán máy vào công tác kế toán
của Công ty. Tuy quy mô của Công ty chưa lớn nhưng khối lượng công việc kế
toán hàng ngày diễn ra khá lớn. Việc áp dụng một phần mềm kế toán sẽ làm giảm
bớt khối lượng công việc, và đến cuối kỳ các sổ sách kế toán sẽ được chương trình
tự tổng hợp lên các báo cáo tài chính.
Thứ hai: Với hình thức kế toán áp dụng là “Chứng từ ghi sổ”, Công ty nên xem
xét lại. Vì chính sách kế toán mà Công ty đăng ký với Cục Thuế là 15 ngày sẽ
chuyển số liệu từ chứng từ ghi sổ vào Sổ Cái một lần, nhưng thực tế là 30 ngày.
Công ty nên thực hiện đúng như đã đăng ký để giảm bớt khối lượng công việc cuối
kỳ kế toán, hơn nữa thực hiện theo đúng chính sách mà Công ty đã đăng ký.
Thứ ba: Về việc chi tiết các tài khoản nên dùng các con số để mã hóa các tài
khoản thay vì dùng các ký hiệu viết tắt vi việc sử dụng các con số sẽ làm cho tài
khoản ngắn gọn hơn, dễ dàng hơn trong việc phản ánh vào sổ sách.
Ví dụ để phản ánh khoản phải trả các nhà cung cấp thường xuyên của Công ty,
có thể chi tiết các tài khoản là:
TK 3311: Phải trả Công ty Isuzu Việt Nam
TK 3312: Phải trả Công ty TNHH Việt Nam Suzuki
…