THỰC TẾ KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI THUỐC LÁ

1
Sinh viên: Lê Thị Dung Lớp Kế toán 47C
THỰC TẾ KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY
THƯƠNG MẠI THUỐC LÁ
2.1 Đặc điểm hàng hoá và quá trình lưu chuyển hàng hoá tại Công ty
Thương mại Thuốc lá
2.1.1 Đặc điểm về hàng hoá và công tác bảo quản hàng hoá tại Công ty
Thương mại Thuốc lá
Hàng hoá của Công ty bao gồm rất nhiều loại sản phẩm khác nhau với
yêu cầu về điều kiện bảo quản khác nhau nhưng chủ yếu vẫn là sản phẩm
thuốc lá điếu. Tại mỗi địa điểm đặt kho của Công ty, Công ty tiến hành bảo
quản hàng hoá theo tất cả các danh điểm, mỗi danh điểm hàng hoá lại được
tập trung quản lý trong một kho nhỏ riêng biệt. Hiện tại, số kho hàng của
Công ty là 5 kho, nằm phân tán tại nhiều nơi, tạo điều kiện thuận lợi cho việc
vận chuyển hàng hoá tới tay khách hàng phân tán ở nhiều địa điểm.
Mặc dù thuốc lá điếu là mặt hàng kinh doanh phải chịu thuế tiêu thụ
đặc biệt nhưng do Công ty Thương mại Thuốc lá đã chuyển sang hạch toán
phụ thuộc nên không tiến hành hạch toán thuế tiêu thụ đặc biệt.
Công ty xác định giá trị hàng hoá xuất kho theo phương pháp Nhập
trước- Xuất trước và thực hiện đánh giá Hàng tồn kho theo phương pháp
Kiểm kê định kỳ.
Các kho của Công ty bao gồm: kho 01- Kho hàng Thanh Xuân; 05-
Kho hàng Văn Điển; 06- Kho hàng Yết Kiêu; 08- Kho hàng Ninh Bình; 09-
Kho hàng Nguyễn Huy Tưởng. Ngoài sản phẩm chủ yếu là thuốc lá điếu các
loại, các kho này còn bảo quản các sản phẩm khác như bình nước, áo phông,
gạt tàn, mũ nón,... được sử dụng làm sản phẩm khuyến mại của Công ty đối
với khách hàng.
Cuối tháng, kế toán Mua hàng và kế toán Bán hàng kết hợp với thủ kho
và cán bộ phòng Kinh doanh hoặc phòng Kinh doanh Đa ngành tiến hành
2
Sinh viên: Lê Thị Dung Lớp Kế toán 47C

kiểm kê kho hàng hoá, đảm bảo việc hạch toán luân chuyển hàng hoá được
tiến hành chính xác và có sự phê chuẩn đúng đắn của người có trách nhiệm.
2.1.2 Đặc điểm quy trình lưu chuyển hàng hoá tại Công ty Thương mại
Thuốc lá
Quá trình nhập và xuất hàng hoá tại Công ty Thương mại Thuốc lá
được tiến hành theo một quy trình hợp lý và đầy đủ thẩm quyền chức năng
của những người có liên quan. Căn cứ vào những thủ tục nhập xuất và những
chứng từ có liên quan xuất phát từ phòng Kinh doanh hoặc Kinh doanh Đa
ngành, thủ kho tiến hành nhập xuất kho hàng hoá và Kế toán tiến hành ghi sổ.
Xuất phát từ phiếu xuất kho, phiếu nhập kho đã được phòng Kinh
doanh hoặc Kinh doanh Đa ngành lập căn cứ vào giấy đề nghị nhập- xuất vật
tư của người có nhu cầu đã có sự phê chuẩn của Giám đốc hoặc Kế toán
trưởng, Ban kiểm tra chất lượng sản phẩm trực thuộc phòng Kinh doanh tiến
hành kiểm nghiệm quy cách, số lượng, phẩm chất,... của hàng hoá nhập kho
hoặc đem bán, sau đó thủ kho sẽ tiến hành nhập hàng hoặc xuất hàng cho
người có nhu cầu và báo cáo lên phòng Kinh doanh hoặc Kinh doanh Đa
ngành để lập hoá đơn bán hàng. Hoá đơn bán hàng sẽ được lập thành 3 liên:
- Liên 1 được lưu tại cuống nhằm làm căn cứ để đối chiếu và lưu trữ số
liệu;
- Liên 2 giao cho khách hàng;
- Liên 3 giao cho phòng Tài chính - Kế toán làm căn cứ ghi sổ và lập
các sổ sách liên quan
Hiện tại, tại Công ty Thương mại Thuốc lá đang áp dụng chủ yếu 2
hình thức tiêu thụ là bán buôn và bán lẻ sản phẩm kinh doanh các loại.
Với hình thức bán lẻ, việc mua bán diễn ra đơn giản, thông thường là
đối với các khách hàng vãng lai, được tiến hành trực tiếp giữa khách hàng với
bộ phận bán hàng của Công ty. Đối với hình thức này, khách hàng phải tiến
3
Sinh viên: Lê Thị Dung Lớp Kế toán 47C
hành thanh toán toàn bộ số tiền hàng cho Công ty mà không được trì hoãn

việc thanh toán.
Hình thức bán buôn được tiến hành giữa Công ty với khách hàng được
lựa chọn, căn cứ vào hợp đồng kinh tế được ký kết giữa khách hàng với Công
ty. Hợp đồng mua bán do phòng Kinh doanh hoặc Kinh doanh Đa ngành đảm
nhận và có sự phối hợp chặt chẽ với phòng Tài chính - Kế toán của Công ty.
Các thủ tục ban đầu liên quan đến các điều khoản thoả thuận giữa hai
bên thuộc trách nhiệm của phòng Kinh doanh hoặc phòng Kinh doanh Đa
ngành, phòng Tài chính - Kế toán sé thực hiện các bước tiếp theo như thu tiền
bán hàng, hạch toán vào sổ sách và bảo quản chứng từ.
Với hình thức bán buôn, Công ty đang áp dụng 2 hình thức thanh toán.
Đó là hình thức thanh toán nhanh và thanh toán chậm.
Hình thức thanh toán chậm được lưạ chọn áp dụng đối với những khách
hàng có điều kiện cụ thể và phải tuân thủ những điều kiện khắt khe đảm bảo
khả năng có thể thanh toán được trong tương lai. Khách hàng trong trường
hợp này phải làm thủ tục đề nghị mức thế chấp trình lên Giám đốc phê duyệt.
Việc này phải đi kèm với các tài sản đảm bảo, mức độ tài sản thế chấp tối đa
từ 70- 100% tuỳ thuộc tài sản thế chấp của khách hàng là tài sản ký quỹ, cầm
cố, là bất động sản hay có sự bảo lãnh từ phía ngân hàng.
2.2 Kế toán mua hàng tại Công ty Thương mại Thuốc lá
2.2.1 Thủ tục, chứng từ sử dụng:
2.2.1.1 Chứng từ sử dụng:
Một bộ hồ sơ nhập hàng hoá, vật tư tại Công ty Thương mại Thuốc lá
bao gồm:
- Tờ trình lãnh đạo duyệt về nhu cầu nhập kho hàng hoá, vật tư;
- Bảng báo giá được chuyển từ các nhà cung cấp (thông thường là các
công ty, nhà máy sản xuất thuốc lá thuộc Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam);
4
Sinh viên: Lê Thị Dung Lớp Kế toán 47C
- Bản hợp đồng mua bán vật tư, hàng hoá;
- Đơn đặt hàng được phòng Kinh doanh hoặc Kinh doanh Đa ngành lập

có sự phê chuẩn của Giám đốc;
- Biên bản giao nhận giữa đơn vị với nhà cung cấp;
- Biên bản nghiệm thu do Ban kiểm tra chất lượng thuộc phòng Kinh
doanh thực hiện;
- Hoá đơn GTGT do người bán lập;
- Phiếu nhập kho do Kế toán vật tư lập, có xác nhận của Thủ kho;
Để hạch toán phần hành Mua hàng, kế toán sử dụng các chứng từ sau:
*) Chứng từ nguồn nhập :
- Hoá đơn GTGT do người bán lập (mẫu Biểu 2.1)
- Biên bản giao nhận hàng hoá. (mẫu Biểu 2.2)
Thông thường, tại Công ty Thương mại Thuốc lá, hoá đơn GTGT phần
hành mua hàng do các Công ty, nhà máy sản xuất thuộc Tổng Công ty Thuốc
lá Việt Nam xuất. Còn biên bản giao nhận hàng hoá phản ánh chi phí vận
chuyển hàng hoá được tính vào chi phí mua hàng trong kỳ thì do đơn vị vận
chuyển lập và giao cho Công ty.
*) Chứng từ thực hiện :
- Phiếu nhập kho (mẫu: Biểu 2.3)
- Phiếu trích chi phí vận chuyển tiêu thụ thuốc lá (mẫu: Biểu 2.4)
Sau khi nhận được Hoá đơn GTGT và biên bản giao nhận hàng hoá từ
phía người bán, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy và kết xuất ra Phiếu
nhập kho theo mẫu Biểu 2.3
5
Sinh viên: Lê Thị Dung Lớp Kế toán 47C
Biểu 2.1: Mẫu hoá đơn giá trị gia tăng
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01-GTKL-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG QU/2008B
Liên 2: Giao khách hàng 0041492
Ngày 16 tháng 01 năm 2009
Đơn vị bán hàng: Cty TNHH 1TV - Thuốc lá Sài Gòn
Địa chỉ: 152 Trần Phú - Quận 5 - HCM

Số tài khoản:
Điện thoại: MST: 0300602679-1
Họ tên người mua hàng: Trịnh Thanh Thuỷ
Tên đơn vị: Cty Thương mại Thuốc lá
Địa chỉ: 89B Nguyễn Khuyến – Văn Miếu - Đống Đa – Hà Nội
Số tài khoản: 102.010.000.051.062 tại NH Công thương Thanh Xuân
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST: 0101216069-003
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Vinataba Sài Gòn Bao 109.000 8.283 902.847.000
Trừ chiết khấu bán hàng:
Cộng tiền hàng: 902.847.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 90.284.700
Tổng cộng tiền thanh toán: 993.131.700
Số tiền bằng chữ: Chín trăm chín ba triệu, một trăm ba mốt nghìn bảy trăm đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu 2.2: Biên bản giao nhận hàng hoá
6
Sinh viên: Lê Thị Dung Lớp Kế toán 47C
Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Công ty Thương mại Thuốc lá Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
QT 04.02.TTMH.F03
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HOÁ 08/02/2009
Hôm nay, ngày 02/02/2009, tại Tổng kho Vinataba - 235 Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội. Chúng tôi gồm:
- Bà: Trịnh Thị Thanh Thuỷ- Thủ kho Vinataba Công ty Thương mại Thuốc lá- Làm đại diện bên nhận hàng
- Ông (bà): Trịnh Minh Chính- Là chủ phương tiện đại diện bên giao hàng
Cùng lập biên bản giao nhận lô hàng thuốc lá bao Vinataba của Công ty thuốc lá Sài Gòn
Căn cứ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho số 0041492 ngày 16 tháng 01 năm 2009 của Công ty TNHH 1TV Thuốc lá Sài Gòn
được chuyển bằng xe 26M-1523

STT Tên hàng ĐVT SL theo HĐ Thực nhập Thừa Thiếu Ghi chú
1 Vinataba Sài Gòn Bao 109.000 109.000 - -
218 Hòm
(Hết HĐ)
Hai bên giao hàng, nhận hàng và lập biên bản này làm cơ sở để thực hiện hợp đồng đã ký
Người giao hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Thư ký kho
(Ký tên)
Đại diện bên nhận hàng
Thủ kho
(Ký, ghi rõ họ tên)
7
Sinh viên: Lê Thị Dung Lớp Kế toán 47C
Biểu 2.3: Phiếu nhập mua hàng hoá
Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam
Công ty Thương mại Thuốc lá
89B Nguyễn Khuyến, Đống Đa, Hà Nội
Mẫu số 01 – VT
(Ban hành theo quyết định số: 15/2006/QĐ-BTC ngày
20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
Số NMN:........
PHIẾU NHẬP KHO Nợ: 1561
Số: 02A/02V Có: 151
Ngày 02 tháng 02 năm 2009
Họ tên người giao hàng: Đvị bán: Cty TNHH 1TV- Thuốc lá Sài Gòn
Theo: HĐ 0041492 ngày 16 tháng 1 năm 2009
Biên bản kiểm nhập: Số 08/02/09 Ngày 02 tháng 02 năm 2009
Của: Ban kiểm tra chất lượng sản phẩm- Phòng Kinh doanh
Nhập tại kho: Tổng kho Vinataba Thanh Xuân

STT Tên, quy cách vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Vinataba Sài Gòn VINASG Bao 109,000 8,283 902,847,000
Cộng tiền hàng 902,847,000
Thuế GTGT (10%) 90,284,700
Tổng cộng 993,131,700
Tổng số tiền viết bằng chữ: Chín trăm chín mươi ba triệu một trăm ba mươi
mốt nghìn bảy trăm đồng chẵn.
Số chứng từ gốc kèm theo: 02 chứng từ
Ngày 02 tháng 02 năm 2009
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Riêng với nghiệp vụ xác định chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ, vào
cuối tháng, kế toán phải căn cứ vào sản lượng nhập kho thực tế của từng công
ty để tiến hành trích trước chi phí vận chuyển (Giá này chưa bao gồm VAT).
Theo quy định hiện nay tại Công ty, chi phí thu mua tính trên đơn vị một bao
thuốc lá của các công ty sẽ là:
- Công ty TNHH 1TV Thuốc lá Thăng Long: 0đ/bao
8
Sinh viên: Lê Thị Dung Lớp Kế toán 47C
- Công ty TNHH 1TV Thuốc lá Bắc Sơn: 5,819đ/bao
- Công ty TNHH 1TV Thuốc lá Sài Gòn: 43,88đ/bao
- Công ty TNHH 1TV Thuốc lá Thanh Hoá: 10,509đ/bao.
Trong tháng 02 năm 2009, theo đề nghị của Công ty Thương mại
Thuốc lá, Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam quyết định thay đổi mức chi phí
thu mua tính trên đơn vị một bao thuốc lá. Theo đó, chi phí thu mua một bao
thuốc lá của Công ty TNHH 1TV Thuốc lá Thanh Hoá thay đổi từ
10,509đ/bao lên 10,514đ/bao tính cho số lượng hàng hoá thực tế nhập kho
trong tháng 02 năm 2009 của Công ty.
Như vậy, căn cứ vào số lượng thuốc lá bao nhập kho hàng tháng của
từng công ty sản xuất mà kế toán tiến hành tính toán và trích trước chi phí vận

chuyển vào giá thành hàng hoá nhập kho trong kỳ.
Ví dụ: Trong T2/2009, chi phí vận chuyển từng nhà máy được trích
trước như sau:
- Công ty Thuốc lá Bắc Sơn: 16.293.200
- Công ty Thuốc lá Sài Gòn: 0
- Công ty Thuốc lá Thanh Hoá: 27.336.400
- Công ty Thuốc lá Thăng Long: 0đ
Tổng cộng: 43.629.600đ
Thì kế toán sẽ sử dụng chứng từ như mẫu Biểu 2.4:
Biểu 2.4: Mẫu chứng từ kế toán nghiệp vụ trích trước chi phí vận chuyển
Công ty Thương mại Thuốc lá
89B Nguyễn Khuyến - Đống Đa - Hà Nội
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
9
Sinh viên: Lê Thị Dung Lớp Kế toán 47C
Số: 026
Ngày 28 tháng 02 năm 2009
Họ tên: Nguyễn Hà Thu
Mã đơn vị: TMTL Tên đơn vị: Công ty Thương mại Thuốc lá
Nội dung: Trích trước CP vận chuyển thuốc lá T02/2009
STT Về khoản TK Nợ TK Có Số tiền
1 Trích trước CP V/C T02/09 Cty TLBS 1562 3354 16.293.200
2 Trích trước CP V/C T02/09 CtyTLTH 1562 3354 27.336.400
Tổng cộng 43.629.600
Tổng số tiền bằng chữ: Bốn ba triệu sáu trăm hai chin nghìn sáu trăm đồng chẵn
Giám đốc Kế toán trưởng Người lập
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Thực tế khi nhận được hoá đơn thanh toán vận chuyển của các công ty
gửi đến, kế toán tiến hành định khoản thanh toán căn cứ vào hoá đơn vận
chuyển của các công ty (xem mẫu: Biểu 2.5- Hoá đơn vận chuyển).

Biểu 2.5: Mẫu Hoá đơn vận chuyển
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01-GTKL-3LL
GIÁ TRỊ GIA TĂNG QU/2008B
Liên 2: Giao khách hàng 0048681
Ngày 06 tháng 02 năm 2009
Đơn vị bán hàng: Cty TNHH 1TV Thuốc lá Sài Gòn
Địa chỉ: 152 Trần Phú - Quận 5 – TP.Hồ Chí Minh
Số tài khoản:
10
Sinh viên: Lê Thị Dung Lớp Kế toán 47C
Điện thoại: MST: 0500232584
Họ tên người mua hàng: Trịnh Thanh Thuỷ
Tên đơn vị: Cty Thương mại Thuốc lá
Địa chỉ: 89B Nguyễn Khuyến – Văn Miếu - Đống Đa – Hà Nội
Số tài khoản: 102.010.000.051.062 tại NH Nông nghiệp Bắc Hà Nội
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST: 0101216069-003
STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Cước V/C T02/09 Lần 1 50.522.380
Trừ chiết khấu bán hàng:
Cộng tiền hàng: 50.522.380
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 5.052.238
Tổng cộng tiền thanh toán: 55.574.618
Số tiền bằng chữ: Năm lăm triệu năm trăm bảy tư nghìn sáu trăm mười tám đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Kế toán Công ty thanh toán với đơn vị vận chuyển thông qua uỷ nhiệm
chi được in theo Biểu 2.6
Biểu 2.6: Uỷ nhiệm chi thanh toán cước V/C
Ban kiểm tra chất lượng

Giám đốc, Kế toán trưởng
Lập phiếu nhập kho
Thủ kho
Phòng Kinh doanh, Kinh doanh Đa ngành
Giám đốc,Kế toán trưởng
Nhập vật tư.
Kế toán vật tư
Nhập số liệu vào máy
Ký duyệt phiếu nhập
Ký duyệt yêu cầu nhập kho
- Kiểm tra chất lượng hàng hoá nhập; - Lập biên bản kiểm nghiệm hàng hoá;- Ký xác nhận vào yêu cầu nhập.
Yêu cầu nhập (Hoá đơn GTGT)
Phần mềm kế toán tự động
Tổng hợp thông tin, lên sổ kế toán chi tiết từng danh điểm vật tư, sổ tổng hợp tài khoản 153, 156,… và kết xuất theo yêu cầu quản lý
Người bán
11
Sinh viên: Lê Thị Dung Lớp Kế toán 47C
UỶ NHIỆM CHI
Số: 004625
Lập ngày: 06/02/2009
Tên đơn vị trả tiền: Cty Thương mại Thuốc lá
Số tài khoản: 102010000051062
Tại Ngân hàng: Nông nghiệp Bắc Hà Nội
Số tiền bằng số: 55.574.618 VNĐ
Số tiền bằng chữ: Năm lăm triệu năm trăm bảy tư nghìn sáu trăm mười tám đồng.
Tên đơn vị nhận tiền: Cty TNHH 1TV Thuốc lá Sài Gòn
Số tài khoản: 102010000087832
Tại Ngân hàng: Sở GD NHNoVN - HCM
Nội dung thanh toán: Trả tiền vận chuyển thuốc lá T11+12/08 Cty Thuốc lá Sài Gòn.
Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B

2.2.1.2 Quy trình luân chuyển chứng từ:
Quy trình luân chuyển chứng từ cho phần hành kế toán Mua hàng được
thực hiện như sơ đồ 2.1.
Sơ đồ 2.1: Quy trình luân chuyển chứng từ phần hành mua hàng
nhập kho
12
Sinh viên: Lê Thị Dung Lớp Kế toán 47C
13
Sinh viên: Lê Thị Dung Lớp Kế toán 47C
Theo như sơ đồ biểu diễn như trên, quy trình luân chuyển chứng từ
phần hành kế toán mua hàng được xuất phát từ yêu cầu nhập (Hoá đơn
GTGT) do người bán lập. Thông thường, đối với sản phẩm là thuốc lá điếu,
hoá đơn GTGT được lập bởi các Công ty thành viên thuộc Tổng Công ty
Thuốc lá Việt Nam.
Căn cứ vào Hợp đồng đã được ký kết, Ban kiểm tra chất lượng sản
phẩm tiến hành kiểm tra quy cách, mẫu mã sản phẩm, nếu đạt yêu cầu sẽ lập
và ký vào biên bản kiểm nghiệm hàng hoá, sau đó yêu cầu nhập kho được
chuyển tới Giám đốc hoặc Kế toán trưởng để ký duyệt. Tiếp theo, sẽ chuyển
phòng Kinh doanh hoặc Kinh doanh Đa ngành để tiến hành lập phiếu nhập
kho. Phiếu nhập kho sau đó sẽ được chuyển tới cho Giám đốc hoặc Kế toán
trưởng để ký, sau đó sẽ được chuyển tới thủ kho để xuất hàng hoá và ký xác
nhận vào phiếu nhập kho. Cuối cùng, các chứng từ có liên quan được chuyển
tới kế toán mua hàng để tiến hành nhập số liệu vào máy, đồng thời phải tiến
hành lưu trữ chứng từ tại kho chứng từ của công ty.
2.2.2 Tài khoản sử dụng:
Để theo dõi hàng hoá nhập kho, kế toán sử dụng các Tài khoản sau:
Tài khoản 151- “Hàng mua đang đi đường”: Dùng để theo dõi giá trị
hàng hoá đã mua nhưng chưa nhập kho Công ty.
Tài khoản 156- “Hàng hoá”: Tại Công ty Thương mại Thuốc lá, Tài
khoản này được chi tiết thành:

- TK 1561: Giá mua hàng hoá
- TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá.
Để theo dõi chi phí trích trước vận chuyển, kế toán sử dụng Tài khoản
335- “Chi phí trích trước dài hạn”. Do chi phí trích trước chủ yếu là chi phí
vận chuyển, nên tại Công ty, Tài khoản này được chi tiết thành Tài khoản cấp
2 : 3354: “Chi phí vận chuyển phải trả nội bộ”
14
Sinh viên: Lê Thị Dung Lớp Kế toán 47C
2.2.3 Trình tự hạch toán:
Theo đúng quy trình luân chuyển chứng từ đã được trình bày như ở
phần trên, Hoá đơn GTGT cuối cùng sẽ được chuyển tới phòng Tài chính -
Kế toán của Công ty để tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Kế toán sẽ tiến hành
nhập các thông tin cần thiết vào máy theo yêu cầu của phần mềm máy tính.
Kế toán Mua hàng sẽ căn cứ vào hoá đơn GTGT của người bán lập để
tiến hành nhập dữ liệu vào máy theo trình tự. Ví dụ như đối với nghiệp vụ
nhập mua hàng vào ngày 02 tháng 02 năm 2009 kể trên, kế toán vào “Kế toán
Hàng tồn kho”, chọn “Nhập mua ngoài hàng hoá”, nhấn “Mới” và tiến hành
nhập theo yêu cầu của phần mềm (xem Biểu 2.7- Màn hình nhập liệu Nhập
mua ngoài hàng hoá- Hoá đơn 0041492)
Biểu 2.7: Màn hình nhập liệu nghiệp vụ nhập mua ngoài hàng hoá
15
Sinh viên: Lê Thị Dung Lớp Kế toán 47C
Sau khi nhập kho hàng hoá và tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm
máy tính như trình bày ở trên, phần mềm kế toán tự động sẽ tổng hợp thông
tin vào các sổ sách, báo cáo liên quan. Những thông tin liên quan tới mã hàng
hoá, số lượng hàng hoá, mẫu mã,... sẽ được tự động tổng hợp vào sổ Chi tiết
Tài khoản, đối với nghiệp vụ vừa kể trên, phần mềm sẽ tự động tổng hợp vào
sổ Chi tiết nhập hàng hoá- mặt hàng thuốc lá Vinataba (xem mẫu Biểu 2.8);
sổ Chi tiết Tài khoản 1561, 1562- Chi tiết cho mặt hàng Vinataba Sài Gòn
(xem mẫu Biểu 2.9, 2.10); đối với phần định khoản kế toán, sau khi đã định

khoản, phần mềm máy tính tự động tổng hợp lên sổ Cái TK 156 (xem mẫu
Biểu 2.11); Bảng cân đối Tài khoản, và với những hàng hoá chịu thuế GTGT,
sau khi định khoản, phần mềm sẽ tự động vào tờ khai Thuế Giá trị gia tăng
phần Bảng kê hàng hoá, dịch vụ mua vào với số thuế tương ứng.
16
Sinh viên: Lê Thị Dung Lớp Kế toán 47C
Biểu 2.8: Sổ chi tiết nhập hàng hoá
Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam
Công ty Thương mại Thuốc lá
SỔ CHI TIẾT NHẬP HÀNG HOÁ
Đối tượng pháp nhân: NMSG- Cty TNHH 1TV Thuốc lá Sài Gòn
Loại hàng hoá: Vinataba Sài Gòn
Tháng 02 năm 2009
Số ctừ Số HĐ Ngày ctừ Ngày HĐ Tên VTHH Số lượng Thành tiền
001/02 0015846 01/02/2009 15/01/2009 Vinataba Sài Gòn 16,000 145,780,800
002/02 0235565 02/02/2009 16/01/2009 Vinataba Sài Gòn 530,000 4,828,989,000
003/02 0041492 02/02/2009 16/01/2009 Vinataba Sài Gòn 109,000 902,847,000
004/02 0486246 03/02/2009 23/01/2009 Vinataba Sài Gòn 530,000 4,828,989,000
005/02 0008645 03/02/2009 25/01/2009 Vinataba Sài Gòn 100,000 911,130,000
006/02 0256015 04/02/2009 24/02/2009 Vinataba Sài Gòn 3,500 31,889,550
.........
125/02 0562563 26/02/2009 15/02/2009 Vinataba Sài Gòn 550,000 4,011,215,000
126/02 2458621 27/02/2009 17/02/2009 Vinataba Sài Gòn 65,000 592,234,500
127/02 0241563 28/02/2009 28/02/2009 Vinataba Sài Gòn 65,000 592,234,500
Tổng cộng 32,175,000 266,505,525,000
Người lập biểu Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
17
Sinh viên: Lê Thị Dung Lớp Kế toán 47C
Biểu 2.9: Trích sổ Chi tiết Tài khoản 1561

Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam
Công ty Thương mại Thuốc lá
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 1561- Giá mua hàng hoá
Loại hàng hoá: Vinataba Sài Gòn
Tháng 02 năm 2009
Số dư đầu kỳ: Nợ: 2.254.253.000
Có:
TT
Chứng từ
Diễn giải
TK
ĐƯ
Số phát sinh
NgàyGS Số hiệu NgàyCT Nợ Có
1 02/02/09 01/02VĐ 02/02/09 Vinataba Sài Gòn 151 4.348.575.000 0
2 02/02/09
02A/02V
Đ
02/02/09
Vinataba Sài Gòn
151 902.847.000 0
...
12 03/02/09 05/02 03/02/09 Vinataba Sài Gòn 3311 3.313.200.000 0
13 03/02/09 0025223 03/02/09
Xuất bán DNTN Thanh
Tùng- Vinataba SG
6322 0 414.150.000
.....
1010 28/02/09 0244 27/02/09 Vinataba Sài Gòn 3311 124.245.000 0

1011
27/02/09 0026281 27/02/09
Xuất bán Cty TNHH TM
DV Lan Phương- Vinataba
SG
6322 0 248.490.000
Tổng cộng 266,505,525,000 106.168.125.000
Phát sinh luỹ kế: Nợ: 367.253.123.000
Có: 204.661.470.000
Số dư cuối kỳ: Nợ: 162.591.653.000
Có
Ngày 28 tháng 02 năm 2009
Người lập biểu Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng
Nguyễn Vân Hoài Nguyễn Thị Lan Hương Nguyễn Tiến Hưng
18
Sinh viên: Lê Thị Dung Lớp Kế toán 47C
Biểu 2.10: Sổ Chi tiết Tài khoản 1562
Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam
Công ty Thương mại Thuốc lá
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 1562- Chi phí thu mua hàng hoá
Loại hàng hoá: Vinataba Sài Gòn
Tháng 02 năm 2009
Số dư đầu kỳ: Nợ: 325.248.000
Có:
TT
Chứng từ
Diễn giải
TK
ĐƯ

Số phát sinh
NgàyGS Số hiệu NgàyCT Nợ Có
1 28/02/09 012 28/02/09 Trích V/C NMBS T02/09 3354 16.293.200 0
2 28/02/09 013 28/02/09 Trích V/C NMTH T02/09 3354 27.336.400 0
3 28/02/09 014 28/02/09
Cấn trừ tiền V/C NMSG
T02/09
3336 688.916.000 0
4 28/02/09 002 28/02/09
Trích tiền V/C thuốc lá xuất
T02/09 vào GVHB
6322 0 973.151.168
Tổng cộng 732.545.600 973.151.168
Phát sinh luỹ kế: Nợ: 1.235.236.000
Có: 1.150.593.568
Số dư cuối kỳ: Nợ: 84.642.432
Có
Ngày 28 tháng 02 năm 2009
Người lập biểu Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng
Nguyễn Vân Hoài Nguyễn Thị Lan Hương Nguyễn Tiến Hưng
Biểu 2.11: Trích sổ Cái Tài khoản 156
Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam
Công ty Thương mại Thuốc lá
SỔ CÁI
Tài khoản: 156- Hàng hóa
Loại hàng hóa: Tất cả
19
Sinh viên: Lê Thị Dung Lớp Kế toán 47C
Tháng 02 năm 2009
Số dư đầu kỳ: Nợ: 30.024.254.000

Có:
Chứng từ
Diễn giải
TK
ĐƯ
Số tiền
NT GS Số hiệu Ngày CT Nợ Có
1561 Giá mua hàng hoá 360,505,525,000 200.168.125.000
151 Hàng mua đi đường
02/02/09 11B/01V
Đ
02/02/09 Nhập Vinataba SG 151 588.093.000
0
03/02/09 0025224 03/02/09 Nhập nước Vinawa 151 138.450.000 0
...
28/02/09 0024865 28/02/09 Nhập Vinataba SG 151 125.358.000 0
3311 Phải trả người bán 6,921,817 0
02/02/09 0165584 02/02/09 Nhập mua Vinataba BS 3311 6,921,817 0
....
28/02/09 0004125 28/02/09 Nhập mua Vinataba TH 3311 40.512.800 0
6321 Giá vốn của thành phẩm 3.888.000 0
19/02/09 0003 19/02/09 Nhập lại rượu từ phòng KD ĐN-
Rượu vang đỏ- 0,75l
6321 972.000 0
19/02/09 0003 19/02/09 Nhập lại rượu từ phòng KD ĐN-
Rượu vang trắng- 0,75
6321 972.000 0
19/02/09 0003 19/02/09 Nhập lại rượu từ phòng KD ĐN-
Rượu vang Romantic
6321 1.944.000 0

6322 Giá vốn của hàng hoá
03/02/09 0025223 03/02/09 Xuất bán DNTN Thanh Tùng-
Vinataba SG
6322 0 414.150.000
03/02/09 0025224 03/02/09 Xuất bán DNTN Hoà Thu- Nước
tinh khiết Vinawa
6322 0 6.562.000
.......
1562 Chi phí thu mua hàng hoá 1.254.235.000 1.125.186.000
3354 Trích trước chi phí vận chuyển trả nhà máy
28/02/09 012 28/02/09 Trích V/C NMBS T02/09 3354 16.293.200 0
28/02/09 013 28/02/09 Trích V/C NMTH T02/09 3354 27.336.400 0
........
33614 Phải trả nội bộ các khoản khác
28/02/09 014 28/02/09 Cấn trừ tiền V/C NMSG T02/09 3361 688.916.000 0
6322 Giá vốn của hàng hoá
28/02/09 002 28/02/09 Trích tiền vận chuyển thuốc lá
xuất T02/09 vào GVHB
6322 0 973.151.168
......
Tổng cộng 361.759.760.000 201.293.311.000
Phát sinh lũy kế: Nợ: 496.142.345.000
Có: 305.651.642.000
Số dư cuối kỳ: Nợ: 190.490.703.000
Có:
Ngày 28 tháng 02 năm 2009
Người lập biểu Kế toán trưởng