THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ TẠO BIẾN THẾ VÀ VẬT LIỆU ĐIỆN HÀ NỘI

Chuyên đề thực tập chuyên ngành Đỗ Thị Lan Phương - Kế toán 47C
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN CHẾ TẠO BIẾN THẾ VÀ VẬT LIỆU ĐIỆN HÀ NỘI.
2.1. Đặc điểm, yêu cầu quản lý, phân loại và đánh giá nguyên, vật liệu tại
Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội.
Figure
2.1.1. Đặc điểm nguyên, vật liệu.
Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội là một đơn
vị sản xuất có quy mô lớn, các sản phẩm của Công ty đã có mặt trên khắp thị
trường cả nước với hai nhóm chính là máy biến áp và thiết bị điện. Tương
ứng với đặc điểm của hai nhóm sản phẩm này, nguyên, vật liệu chính của
Công ty cũng được chia làm hai nguồn là nguồn dùng cho việc chế tạo sản
phẩm máy biến áp và nguồn dùng cho chế tạo và sản xuất các loại vật liệu
điện.
Nguyên, vật liệu chính dùng cho việc chế tạo sản phẩm máy biến áp
bao gồm tôn silic, đồng các loại, dầu biến thế. Cơ cấu các loại nguyên, vật
liệu này trong giá vốn của sản phẩm máy biến áp được xác định trong bảng
sau:
Bảng 2.1
Cơ cấu nguyên, vật liệu chính trong giá vốn của sản phẩm máy biến áp
của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội.
STT Danh mục nguyên, vật liệu chính
% trong
giá vốn
Xuất xứ
1 Tôn silic 36 Nga
2 Đồng các loại 28 Việt Nam
3 Dầu biến thế 15 Hàn Quốc
Nguồn: Bản cáo bạch của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà
Nội năm 2007.
Nguyên, vật liệu chính dùng cho sản xuất vật liệu điện bao gồm sắt

thép, đồng các loại, sứ cách điện và cách điện polime. Cơ cấu các loại
1
Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS. Nguyễn Văn Công
Chuyên đề thực tập chuyên ngành Đỗ Thị Lan Phương - Kế toán 47C
nguyên, vật liệu này trong giá vốn của sản phẩm vật liệu điện được xác định
trong bảng sau:
Bảng 2.2
Cơ cấu nguyên, vật liệu chính trong giá vốn của sản phẩm vật liệu điện
của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội.
STT Danh mục nguyên, vật liệu chính
% trong
giá vốn
Xuất xứ
1 Sắt thép 21 Việt Nam
2 Đồng các loại 20 Việt Nam
3 Sứ và vật liệu cách điện polime 15 Việt Nam, TQ
Nguồn: Bản cáo bạch của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà
Nội năm 2007.
Các nguyên, vật liệu chính của Công ty như tôn silic, dây điện từ, dầu
biến thế được mua từ các nhà nhập khẩu nguyên, vật liệu trong nước, phần
lớn các nhà cung cấp này đều đã có quan hệ hợp tác lâu dài với Công ty như
Công ty Cổ phần Hóa dầu Petrolimex, Công ty Cổ phần Sứ kỹ thuật Hoàng
Liên Sơn, Công ty Cổ phần Thương mại và Đầu tư Thành Công, Công ty Cổ
phần Hóa chất…
Bên cạnh các vật liệu chính dùng để chế tạo, sản xuất sản phẩm còn có
tôn đen, vật liệu cách điện và các phụ kiện, phụ liệu khác.
Do đặc tính của thị trường nguyên, vật liệu là giá cả biến động thường
xuyên nên Công ty áp dụng chính sách mua nguyên, vật liệu khá linh hoạt. Công
ty sẽ tùy thuộc vào giá thị trường nhập khẩu và giá chào của các nhà nhập khẩu
trong nước để lựa chọn đối tác cung cấp có lợi nhất.

Ngoài ra, các nhà cung cấp nguyên, vật liệu của Công ty đều là những
Công ty có năng lực tài chính tốt, có uy tín trên thị trường và chất lượng sản
phẩm nhập khẩu ổn định. Do đó, việc cung cấp nguyên, vật liệu của Công ty
luôn đảm bảo kịp tiến độ sản xuất. Mặt khác, nhằm giảm rủi ro từ phía nhà
cung cấp, Công ty cũng chủ động tìm kiếm những đối tác mới với giá cả và
chất lượng cạnh tranh.
2
Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS. Nguyễn Văn Công
Chuyên đề thực tập chuyên ngành Đỗ Thị Lan Phương - Kế toán 47C
Nhìn chung giá nguyên, vật liệu là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới doanh
thu và lợi nhuận Công ty do nguyên, vật liệu chiếm tỷ trọng 65% trên tổng chi
phí của doanh nghiệp. Trong thời gian khoảng 3 năm trở lại đây giá cả của
hầu hết các nguyên, vật liệu chính đều có xu hướng tăng lên do ảnh hưởng
của thị trường thế giới. Mức tăng trung bình khoảng 8 - 12%/năm đối với mặt
hàng tôn silic và đặc biệt trong năm 2008, giá cả của các mặt hàng như dây
đồng, dầu biến thế và tôn đen đã tăng vọt so với năm 2007.
Biểu đồ sau sẽ cho thấy rõ hơn về tình hình biến động nguyên, vật liệu
trong ba năm gần đây.
Công ty đã thực hiện không ngừng cải tiến kỹ thuật và sử dụng tiết
kiệm nguyên, vật liệu nhằm hạn chế tối đa ảnh hưởng của việc tăng giá đầu
vào. Bên cạnh đó việc dự đoán mức tăng giá của nguyên, vật liệu cũng được
lấy làm cở sở để xây dựng chiến lược giá cả sản phẩm.
2.1.2. Yêu cầu quản lý nguyên, vật liệu.
3
Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS. Nguyễn Văn Công
Chuyên đề thực tập chuyên ngành Đỗ Thị Lan Phương - Kế toán 47C
Đối với doanh nghiệp sản xuất việc quản lý nguyên, vật liệu một cách
khoa học và hiệu quả là sự đòi hỏi cấp bách. Hiện nay, nguyên, vật liệu không
còn khan hiếm và không còn phải dự trữ nhiều như trước nhưng vấn đề đặt ra
là phải cung cấp đầy đủ, kịp thời để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn

ra thường xuyên đồng thời sử dụng vốn tiết kiệm nhất, không gây ứ đọng vốn
kinh doanh. Yêu cầu của công tác quản lý nguyên, vật liệu là phải quản lý
chặt chẽ ở mọi khâu, từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng. Trong
điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật
liệu càng được coi trọng, làm sao để cùng một khối lượng vật liệu có thể sản
xuất ra nhiều sản phẩm nhất, giá thành hạ mà vẫn đảm bảo chất lượng. Chính
vì lý do đó, việc quản lý nguyên, vật liệu ở Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế
và Vật liệu Điện Hà Nội được thực hiện trên các khía cạnh sau:
Ở khâu thu mua, Công ty lập kế hoạch cụ thể về việc thu mua nguyên,
vật liệu trong các bản dự toán theo quý sao cho có thể cung ứng đầy đủ, kịp
thời nguyên, vật liệu cho sản xuất. Việc quản lý khối lượng, quy cách, chủng
loại nguyên, vật liệu mua vào phải theo đúng yêu cầu, giá mua phải hợp lý để
hạ thấp được giá thành sản phẩm.
Ở khâu bảo quản, việc bảo quản vật liệu tại kho, bãi cần thực hiện
theo đúng chế độ quy định cho từng loại vật liệu, phù hợp với tính chất lý hoá
của mỗi loại, tránh tình trạng thất thoát, lãng phí vật liệu, đảm bảo an toàn
cũng là một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu.
Ở khâu dự trữ, Công ty yêu cầu phải xác định được mức dự trữ tối đa,
tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường,
không dự trữ vật liệu quá nhiều gây ứ đọng vốn và cũng không quá ít làm
ngưng trệ, gián đoạn cho quá trình sản xuất.
Ở khâu sử dụng, yêu cầu về quản lý nguyên, vật liệu là phải tiết kiệm
hợp lý trên cơ sở xác định các định mức tiêu hao nguyên, vật liệu và dự toán
chi phí, quán triệt theo nguyên tắc sử dụng đúng định mức quy định, đúng
4
Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS. Nguyễn Văn Công
Chuyên đề thực tập chuyên ngành Đỗ Thị Lan Phương - Kế toán 47C
quy trình sản xuất, đảm bảo tiết kiệm chi phí về nguyên, vật liệu trong tổng
giá thành.
Như vậy, quản lý nguyên, vật liệu là một trong những nội dung quan

trọng và cần thiết của công tác quản lý nói chung và quản lý sản xuất, quản lý
giá thành nói riêng nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng tốc độ luân
chuyển của vốn lưu động để đạt được ưu thế trong cạnh tranh.
2.1.3. Phân loại nguyên, vật liệu.
Nguyên, vật liệu được sử dụng trong sản xuất của Công ty rất phong
phú, đa dạng cả về số lượng và chủng loại với quy cách, phẩm chất khác
nhau, từ những vật liệu nhập khẩu với giá trị lớn đến những vật liệu chiếm tỷ
trọng rất nhỏ trong quá trình sản xuất.
Do việc sử dụng khối lượng lớn nguyên, vật liệu với hơn 300 chủng
loại, để dễ dàng trong việc quản lý nguyên, vật liệu, Công ty đã tiến hành
phân loại theo nội dung kinh tế của nguyên, vật liệu và yêu cầu quản trị trong
quá trình sản xuất kinh doanh. Theo đặc trưng này, nguyên, vật liệu tại Công
ty được phân thành các loại sau:
Nguyên, vật liệu chính là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực
thể của sản phẩm mới. Nguyên, vật liệu chính dùng cho sản xuất các loại sản
phẩm của Công ty được chia làm hai nguồn là nguồn dùng cho việc chế tạo
sản phẩm máy biến áp và nguồn dùng cho chế tạo và sản xuất các loại vật liệu
điện.
Nguyên, vật liệu chính dùng cho việc chế tạo sản phẩm máy biến áp
bao gồm tôn silic, đồng các loại, dầu biến thế.
Nguyên, vật liệu chính dùng cho sản xuất vật liệu điện bao gồm sắt
thép, đồng các loại, sứ cách điện và cách điện polime.
Nguyên vật liệu phụ là các loại vật liệu được sử dụng để làm tăng chất
lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý
sản xuất, bao gói sản phẩm...
5
Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS. Nguyễn Văn Công
Chuyên đề thực tập chuyên ngành Đỗ Thị Lan Phương - Kế toán 47C
Nhiên liệu là các chất dùng để tạo ra năng lượng cung cấp nhiệt lượng
cho quá trình sản xuất kinh doanh như hơi đốt, dầu, khí nén, xăng,... Nhiên

liệu thực chất là một loại vật liệu phụ được tách ra thành một nhóm riêng do
vai trò quan trọng của nó và để nhằm mục đích dễ quản lý và hạch toán hơn.
Dựa vào tác dụng của nhiên liệu trong quá trình sản xuất có thể chia nhiên
liệu thành những hai nhóm là nhiên liệu dùng cho sản xuất và nhiên liệu dùng
cho máy móc, thiết bị.
Phụ tùng thay thế bao gồm các loại phụ tùng, chi tiết để thay thế sửa
chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải...
Thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm các loại thiết bị, phương tiện sử
dụng cho công việc xây dựng cơ bản (cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công
cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản).
Vật liệu khác là những vật liệu trong doanh nghiệp ngoài những vật
liệu kể trên.
Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán chi tiết, cụ thể của từng
loại hình doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia
thành từng nhóm, từng thứ, quy cách... Việc phân loại cần thành lập sổ danh
điểm cho từng thứ vật liệu trong đó mỗi nhóm vật liệu được sử dụng một ký
hiệu riêng thay tên gọi, nhãn hiệu, quy cách.
2.1.4. Đánh giá nguyên, vật liệu.
Đánh giá nguyên, vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để xác định giá trị
của chúng theo những nguyên tắc nhất định. Theo quy định hiện hành kế toán
nhập, xuất, tồn kho nguyên, vật liệu trong doanh nghiệp phải được phản ánh
theo giá thực tế (bao gồm giá mua cộng với chi phí thu mua, vận chuyển).
Song do đặc điểm của nguyên, vật liệu có nhiều chủng loại và thường xuyên
biến động trong quá trình sản xuất, để đơn giản và giảm bớt khối lượng tính
toán, ghi chép hàng ngày thì kế toán nguyên, vật liệu trong một số doanh
nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán nguyên, vật liệu.
6
Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS. Nguyễn Văn Công
Chuyên đề thực tập chuyên ngành Đỗ Thị Lan Phương - Kế toán 47C
Đối với nguyên, vật liệu nhập kho, Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế

và Vật liệu Điện Hà Nội sử dụng giá thực tế để tính giá nguyên, vật liệu nhập
kho. Về nguyên tắc, giá nguyên, vật liệu nhập kho được xác định theo giá
thực tế bao gồm toàn bộ chi phí hình thành nguyên, vật liệu đó cho đến lúc
nhập kho. Do nguyên, vật liệu của Công ty được nhập từ nhiều nguồn khác
nhau nên giá thực tế của chúng cũng khác nhau và tuỳ theo từng nguồn nhập
mà giá thực tế của nguyên, vật liệu được xác định cụ thể như sau :
Đối với nguyên, vật liệu mua ngoài, giá thực tế được xác định như sau:
Giá thực tế nguyên,
vật liệu nhập kho
=
Giá mua ghi
trên hóa đơn
+
Thuế nhập khẩu
(nếu có)
+
Chi phí thu
mua
-
Các khoản giảm
trừ
(nếu có)
Trong đó giá mua ghi trên hoá đơn của người bán là giá chưa bao gồm thuế
giá trị gia tăng do Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ.
Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì giá
thực tế của nguyên, vật liệu nhập kho được tính theo công thức sau:
Giá thực tế nguyên, vật liệu
nhập kho
=
Giá thực tế nguyên, vật liệu

xuất gia công, chế biến
+ Chi phí gia công, chế biến
Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế của
nguyên, vật liệu nhập kho được tính theo công thức sau:
Giá thực tế nguyên,
vật liệu nhập kho
=
Giá thực tế nguyên, vật liệu
xuất thuê ngoài gia công, chế
biến
+
Chi phí thuê gia
công, chế biến
+
Chi phí vận
chuyển, bốc dỡ
Đối với nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh hoặc vốn góp cổ
phần, giá thực tế của nguyên, vật liệu là giá được các bên tham gia liên doanh,
góp vốn chấp thuận cộng với các chi phí tiếp nhận (nếu có).
Đối với phế liệu thu hồi, giá thực tế của nguyên, vật liệu nhập kho từ
phế liệu là giá trị ước tính có thể sử dụng được hoặc giá thị trường tương
đương cộng với các chi phí phát sinh khác.
Đối với nguyên, vật liệu xuất kho, Công ty áp dụng phương pháp bình
quân cả kỳ dự trữ để tính giá nguyên, vật liệu xuất dùng trong kỳ. Theo
phương pháp này, kế toán phải tính đơn giá bình quân gia quyền tại thời điểm
cuối kỳ theo công thức sau:
7
Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS. Nguyễn Văn Công
Chuyên đề thực tập chuyên ngành Đỗ Thị Lan Phương - Kế toán 47C
Đơn giá bình

quân cả kỳ
dự trữ
=
Giá trị thực tế vật liệu tồn
đầu kỳ
+
Giá trị thực tế vật liệu
nhập trong kỳ
Số lượng vật liệu
tồn đầu kỳ
+
Số lượng vật liệu
nhập trong kỳ
Đơn giá bình quân gia quyền được tính cho từng loại nguyên, vật liệu, sau đó
lấy số lượng vật tư đã xuất kho nhân với đơn giá bình quân đã tính để tính ra
giá trị của nguyên, vật liệu xuất dùng trong kỳ.
2.2. Thực trạng kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Chế
tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội.
2.2.1. Khái quát về kế toán chi tiết nguyên, vật liệu.
Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu được tiến hành đồng thời ở kho và ở
phòng kế toán của Công ty nhằm đảm bảo đúng khớp số liệu sổ sách và hiện
vật theo từng loại, từng nhóm nguyên, vật liệu trên cơ sở chứng từ hợp pháp,
hợp lệ. Yêu cầu của hạch toán chi tiết là phản ánh kịp thời chính xác về tình
hình nhập- xuất- tồn của từng loại nguyên, vật liệu cả về số lượng và giá trị.
Hiện nay, Công ty đang áp dụng phương pháp thẻ song song trong kế
toán chi tiết nguyên, vật liệu.
Để có thể tổ chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán nguyên, vật
liệu nói chung và công tác kế toán chi tiết nguyên, vật liệu nói riêng, trước hết
phải dựa trên cơ sở chứng từ kế toán để phản ánh tất cả các nghiệp vụ liên
quan đến nhập - xuất nguyên, vật liệu. Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để

ghi sổ kế toán. Thực tế tại Công ty Cổ phần Chế tạo biến thế và Vật liệu điện,
chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hành kế toán nguyên, vật liệu bao
gồm:
Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 - VT) dùng để xác nhận số lượng nguyên,
vật liệu nhập kho làm căn cứ ghi Thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định
trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ kế toán.
8
Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS. Nguyễn Văn Công
Chuyên đề thực tập chuyên ngành Đỗ Thị Lan Phương - Kế toán 47C
Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT) dùng để theo dõi chặt chẽ số lượng
nguyên, vật liệu xuất kho cho các bộ phận sử dụng, làm căn cứ hạch toán chi
phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định
mức tiêu hao vật tư.
Biên bản kiểm kê vật tư (Mẫu số 05 - VT) dùng để xác định số lượng,
chất lượng và giá trị nguyên, vật liệu có ở kho tại thời điểm kiểm kê, làm căn
cứ xác địn trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý vật tư thừa, thiếu và ghi sổ
kế toán.
Bảng phân bổ nguyên, vật liệu (Mẫu số 07 - VT) dùng để phản ánh
tổng giá trị nguyên, vật liệu xuất kho trong tháng và phân bổ giá trị nguyên,
vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng.
Ngoài ra, để giảm bớt số lượng chủng loại chứng từ phải quản lý, Công
ty có sử dụng một loại chứng từ riêng do Công ty phát hành cho các nghiệp
vụ có liên quan, đó là Phiếu lĩnh vật tư. Các chứng từ đặc thù của Công ty
được xây dựng phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh nhưng vẫn tuân
theo cơ sở là các biểu mẫu ban hành và đều được sự chấp thuận bằng văn bản
của cơ quan có thẩm quyền.
Sổ sách được sử dụng chủ yếu là thẻ kho, sổ chi tiết nguyên, vật liệu,
bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn vật liệu, dụng cụ.
Thẻ kho dùng để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại
nguyên, vật liệu theo số lượng.

Sổ chi tiết nguyên, vật liệu dùng để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn
kho của từng loại nguyên, vật liệu cả về số lượng và giá trị.
Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn dùng để tính ra tổng số nguyên, vật
liệu tồn cuối tháng. Bảng này được lập chung cho tất cả các loại nguyên, vật
liệu và lập theo từng tháng.
Trình tự luân chuyển chứng từ và quá trình hạch toán chi tiết nguyên,
vật liệu ở Công ty được khái quát theo qua sơ đồ sau :
Sơ đồ 2.1
9
Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS. Nguyễn Văn Công
Chuyên đề thực tập chuyên ngành Đỗ Thị Lan Phương - Kế toán 47C
Trình tự kế toán chi tiết nguyên, vật liệu của Công ty Cổ phần
Chế tạo biến thế và Vật liệu điện Hà Nội.
Thẻ kho
Thẻ kế toán
chi tiết
Bảng tổng hợp
Nhập-Xuất-Tồn
Sổ kế toán
tổng hợp
Phiếu
nhập kho
Phiếu
xuất kho
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
10
Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS. Nguyễn Văn Công

Chuyên đề thực tập chuyên ngành Đỗ Thị Lan Phương - Kế toán 47C
Trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho và tại phòng kế toán
được thực hiện cụ thể như sau:
2.2.2. Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại kho.
Trường hợp nhập kho nguyên, vật liệu do mua ngoài, các thủ tục
được tiến hành như sau:
Khi có nhu cầu nhập nguyên vật liệu, phòng Vật tư căn cứ vào tình hình
sử dụng nguyên, vật liệu và định mức kỹ thuật để lên kế hoạch cung ứng, dự
trữ nguyên, vật liệu. Dựa trên kế hoạch cung ứng nguyên, vật liệu, phòng Vật
tư lấy báo giá nguyên, vật liệu, lập bảng dự trù mua nguyên, vật liệu và
chuyển qua Giám đốc hoặc Phó giám đốc sản xuất duyệt, xin tạm ứng tiền
mua vật tư tại phòng Tài vụ. Như vậy, phòng Vật tư chịu trách nhiệm lập kế
hoạch cung ứng, thu mua, dự trữ và cung cấp nguyên, vật liệu cho các bộ
phận sử dụng.
Việc thu mua nguyên, vật liệu được tiến hành trên cơ sở thoả thuận
giữa Công ty và bên cung cấp. Hình thức thanh toán có thể là trả tiền trước,
trả ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền tạm ứng hoặc Công ty trả theo
hình thức trả chậm.
Sau khi việc mua bán giữa hai bên được thoả thuận, cán bộ phòng Vật
tư phụ trách việc mua nguyên, vật liệu sẽ mang hoá đơn giá trị gia tăng về để
làm căn cứ ghi sổ kế toán. Hóa đơn giá trị gia tăng (Biểu số 01) là chứng từ
đầu tiên để kế toán có thể ghi nhận nghiệp vụ thu mua nguyên, vật liệu, số
liệu trên hóa đơn giá trị gia tăng là căn cứ cho việc ghi phiếu nhập kho, nhật
ký chứng từ số 5, nhật ký chứng từ số 1, nhật ký chứng từ số 2.
Toàn bộ số nguyên, vật liệu mua về được tiến hành kiểm tra quy cách,
mẫu mã, phẩm chất từng loại. Nếu đạt yêu cầu, ban kiểm nhận lập biên bản
giao nhận vật tư và cho nhập kho toàn bộ số nguyên, vật liệu, đồng thời cán
bộ phòng Vật tư sẽ lập phiếu nhập kho căn cứ vào số lượng nguyên, vật liệu
11
Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS. Nguyễn Văn Công

Chuyên đề thực tập chuyên ngành Đỗ Thị Lan Phương - Kế toán 47C
thực nhập. Trên phiếu nhập kho phải thể hiện số lượng thực nhập, số lượng
vật tư theo hóa đơn giá trị gia tăng, đơn giá của từng loại nguyên, vật liệu.
Phiếu nhập kho phải có đủ chữ ký của thủ trưởng đơn vị (hoặc người được ủy
quyền), trưởng phòng Vật tư, người giao hàng, thủ kho. Phiếu nhập kho được
lập thành 3 liên, trong đó liên 1 được lưu ở phòng Vật tư, liên 2 dùng để luân
chuyển nội bộ và liên 3 được lưu ở kho.
Trường hợp nhập kho nguyên, vật liệu từ nguồn gia công chế biến, khi
nguyên, vật liệu được giao đến, cán bộ kiểm tra chất lượng sản phẩm căn cứ
vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để kiểm tra về số lượng, chất
lượng quy cách vật liệu. Sau đó thủ kho sẽ làm thủ tục nhập kho và cán bộ
phòng Vật tư lập phiếu nhập kho. Trong trường hợp này các chứng từ sử dụng
có mẫu tương tự như trong trường hợp nhập kho nguyên, vật liệu do mua
ngoài.
12
Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS. Nguyễn Văn Công
Chuyên đề thực tập chuyên ngành Đỗ Thị Lan Phương - Kế toán 47C
Biểu số 01: Hóa đơn giá trị gia tăng
HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Mẫu số: 01 GTKT – 3LL
KQ/2008B
0075836
Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 17 tháng 9 năm 2008
Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần hợp tác đầu tư Sao Việt
Địa chỉ: 46 Láng Hạ, Phường Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội
Số tài khoản:
Điện thoại: MS: 0101842115
Họ tên người mua hàng: Bà Phạm Thị Tuyết

Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội
Địa chỉ: Số 11 đường K2, thị trấn Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội
Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 0100779340
STT Tên hàng hóa, dịch vụ
Đơn vị
tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Bia cách điện 0,5 ly Kg 275 29.000 7.975.000
2 Điều chỉnh Pháp 712250 Cái 21 491.000 10.311.000
Cộng tiền hàng: 18.286.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.828.600
Tổng cộng tiền thanh toán: 20.114.600
Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi triệu một trăm mười bốn nghìn sáu trăm đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên)
13
Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS. Nguyễn Văn Công
Chuyên đề thực tập chuyên ngành Đỗ Thị Lan Phương - Kế toán 47C
Đối với các nghiệp vụ xuất kho, tại Công ty, các nghiệp vụ xuất kho
chỉ là xuất kho nguyên, vật liệu cho sản xuất. Trường hợp thuê ngoài gia công
chế biến ở Công ty thường là xuất thẳng từ sản xuất đi gia công, sau khi gia
công thì nhập lại kho của Công ty.
Tại các phân xưởng sản xuất, các tổ trưởng sản xuất xác định số vật
liệu cần thiết để dùng vào sản xuất sản phẩm, rồi lập Phiếu đề nghị lĩnh vật tư
(Biểu số 02). Phiếu này phải được Giám đốc hoặc Phó Giám đốc sản xuất phê
chuẩn và có vai trò như lệnh xuất kho. Phiếu này được lập thành hai liên, một
liên do bộ phận sản xuất giữ, liên còn lại chuyển cho phòng Vật tư để làm căn
cứ ghi phiếu xuất kho.

Căn cứ vào Phiếu đề nghị lĩnh vật tư, cán bộ cung ứng nguyên, vật liệu
ở phòng Vật tư lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành ba liên, liên
1 được lưu ở phòng Vật tư, liên 2 dùng làm cơ sở cho thủ kho xuất vật tư, ký
phiếu, ghi thẻ kho, rồi chuyển lại cho kế toán vật tư ghi sổ, bảo quản và lưu
trữ, liên 3 do người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.
Tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ xuất kho, cột đơn giá và thành tiền
của phiếu xuất kho được bỏ trống do Công ty tính giá nguyên, vật liệu xuất
kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ nên chưa tính ngay được giá
xuất nguyên, vật liệu. Chỉ đến cuối tháng khi đã tính được đơn giá xuất kho
bình quân cho từng loại nguyên, vật liệu thì máy tính sẽ tự động cập nhật số
liệu vào cột giá trị của các chứng từ và sổ sách kế toán liên quan đến nghiệp
vụ xuất nguyên, vật liệu trong tháng, đồng thời kế toán nguyên, vật liệu tiến
hành cập nhật số liệu về đơn giá và giá trị vào phiếu xuất kho đã nhận được
trong tháng.
Đối với mỗi nghiệp vụ phản ánh tình hình biến động nguyên, vật liệu,
thủ kho tập hợp các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho tương ứng, tiến hành mở
Thẻ kho cho từng loại nguyên, vật liệu ở từng kho và sắp xếp theo một thứ tự
nhất định giúp cho việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu được thuận lợi. Hàng
ngày, căn cứ vào phiếu nhập - phiếu xuất nguyên, vật liệu thủ kho tiến hành
14
Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS. Nguyễn Văn Công
Chuyên đề thực tập chuyên ngành Đỗ Thị Lan Phương - Kế toán 47C
phân loại cho từng loại nguyên, vật liệu và trên cơ sở đối chiếu số liệu thực
nhập, thực xuất, thủ kho ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng và cuối ngày
tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn trên thẻ kho (Biểu số 03).
Thủ kho cũng thường xuyên kiểm tra, đối chiếu số liệu tồn kho ghi trên
thẻ kho và số nguyên, vật liệu thực tế còn lại ở trong kho để đảm bảo sổ sách
và hiện vật luôn khớp nhau. Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập - xuất đã
phân loại theo từng loại vật tư cho phòng Tài vụ. Cuối tháng, thủ kho cùng kế
toán đối chiếu thẻ kho và thẻ kế toán để đảm bảo cho công tác hạch toán chi

tiết của Công ty được chặt chẽ.
15
Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS. Nguyễn Văn Công
Chuyên đề thực tập chuyên ngành Đỗ Thị Lan Phương - Kế toán 47C
Biểu số 02: Phiếu đề nghị lĩnh vật tư
Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội
Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội
PHIẾU ĐỀ NGHỊ LĨNH VẬT TƯ
Số 291 Ngày 11 tháng 9 năm 2008
Phân xưởng sử dụng: Phân xưởng 3
Dùng vào việc: Chế tạo máy biến áp điện lực
STT Tên nhãn hiệu Đơn vị tính
Lượng đề
nghị
Lượng được
duyệt
Ghi chú
1 Thép tấm 3 ly Kg 24 24
2 Đai ốc đồng phi 18 Cái 17 17
3 Băng dính thủy tinh Cuộn 3 3
4 Thanh đồng 40x5 kg 14 14
Người đề nghị
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(Ký, họ tên)
Giám đốc
(Ký, họ tên,đóng dấu)
16
Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS. Nguyễn Văn Công
Chuyên đề thực tập chuyên ngành Đỗ Thị Lan Phương - Kế toán 47C

Biểu số 03: Thẻ kho
Mẫu số S05-DN
Đơn vị: Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội Theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC
Địa chỉ: Số 11 đường K2, Cầu Diễn, Từ Liêm, Hà Nội ngày 20/3/2206 của Bộ trưởng BTC
THẺ KHO
Ngày lập thẻ: Ngày 01 tháng 04 năm 2008
Tờ số: 02
Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Ty đồng hạ thế M20
Đơn vị tính: Bộ
Mã số: TDHM20
S
T
T
Ngày
tháng
năm
Chứng từ
DIỄN GIẢI
Số lượng Ký xác
nhận của
kế toán
Số hiệu Ngày
tháng
Nhập Xuất Tồn
Nhập Xuất
Tồn đầu tháng 10
Phát sinh
1 17/4 102 17/4 Nhập kho từ Công
ty TNHH Thiết bị
điện Phương Anh

25 35 (Đã ký)
2 21/4 118 21/4 Nhập kho từ Công
ty TNHH Dương
Việt Dũng
40 75 (Đã ký)
3 27/4 164 27/4 Xuất kho cho Phân
xưởng 3
20 55 (Đã ký)
4 27/4 165 27/4 Xuất kho cho Phân
xưởng 1
14 41 (Đã ký)
…… …… …… ……
Cộng cuối tháng 115 102 23
Ngày 30 tháng 4 năm 2008
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng
dấu)
17
Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS. Nguyễn Văn Công
Chuyên đề thực tập chuyên ngành Đỗ Thị Lan Phương - Kế toán 47C
2.2.3. Kế toán chi tiết nguyên, vật liệu tại phòng kế toán.
Tại phòng tài vụ, kế toán nguyên, vật liệu mở thẻ kế toán chi tiết tương
ứng với thẻ kho để theo dõi tình hình nguyên, vật liệu cả về số lượng và giá
trị. Thẻ kế toán chi tiết do kế toán vật tư lập được chương trình kế toán máy
mở cho từng loại nguyên, vật liệu. Thẻ này cũng phản ánh tính hình nhập -
xuất - tồn kho nhưng theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị.
Khi nhận được chứng từ nhập - xuất của thủ kho gửi lên, kế toán kiểm
tra lại chứng từ và sử dụng chương trình kế toán máy để nhập số liệu vào các
phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và hoàn chỉnh chứng từ. Từ đó, chương trình
kế toán máy tự động tập hợp các chứng từ nhập - xuất vào thẻ kế toán chi tiết

nguyên, vật liệu. Thẻ kế toán chi tiết nguyên, vật liệu theo dõi tình hình nhập
- xuất - tồn kho của từng danh điểm nguyên, vật liệu theo thời gian nhập, xuất
cụ thể. Mỗi nghiệp vụ được ghi một dòng trên thẻ kế toán chi tiết.
Đối với các nghiệp vụ nhập kho nguyên, vật liệu, kế toán nhập cả chỉ
tiêu số lượng và giá trị vào phiếu nhập kho (Biểu số 04).
18
Giáo viên hướng dẫn: PGS.TS. Nguyễn Văn Công