THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ
2.1. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty có ảnh hưởng tới kế toán bán hàng tại
Công ty.
2.1.1. Chính sách chung
- Công ty đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số
15/2006/QĐ – BTC (ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, có
sửa đổi bổ sung theo Thông tư số 161/2007/TT-BTC ngày 31/12/2007 của Bộ Tài
chính ).
- Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1, kết thúc vào ngày 31/12 ( năm dương lịch).
- Công ty sử dụng đơn vị tiền tệ là Việt Nam đồng ( VNĐ ) để ghi chép kế
toán, hạch toán theo nguyên tắc giá gốc.
- Nếu trường hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ, khi hạch toán sẽ
được quy đổi theo tỷ giá thực tế liên ngân hàng.
- Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung.
- Hệ thống danh mục tài khoản: Sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định
số 15/2006/QĐ-BTC.
- Kỳ hạch toán: hạch toán theo tháng.
- Phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng: theo phương pháp khấu trừ
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Để thuận tiện cho việc theo dõi nhập,
xuất, tồn hàng hóa, vật tư, Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê
khai thường xuyên, tính giá xuất kho hàng tồn kho theo theo phương pháp bình
quân sau mỗi lần nhập.
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ hữu hình: Doanh nghiệp tính khấu hao
theo phương pháp đường thẳng.
-Phương pháp ghi nhận doanh thu: Doanh thu được ghi nhận khi phát sinh
giao dịch hàng hóa được xác định và Công ty có khả năng thu được các lợi ích
kinh tế từ giao dịch này.
2.1.2. Vận dụng chế độ kế toán trong doanh nghiệp.
• Tài khoản kế toán: Hầu hết là tài khoản kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-
BTC . Song để vận dụng tốt hơn và phù hợp với phần mềm kế toán của Công ty,
Công ty đã tạo thêm một số tài khoản cấp 2 và cấp 3.

Kế toán Công ty đã sử dụng phương pháp mã hóa cơ bản là mã hóa phân cấp (sử
dụng dãy số kéo dài về bên phải để chi tiết cho đối tượng) để phân cấp tài khoản
trong kế toán máy.
Công ty có chế độ thưởng, phạt căn cứ theo doanh số và vào số công nợ của
khách hàng mà nhân viên bộ phận kinh doanh phụ trách ( công nợ lớn, chậm thanh
toán), vì vậy để tiện cho kế toán bán hàng và kế toán tiền lương, kế toán tổng hợp
bộ phận kế toán của Công ty đã mã hóa cho mỗi một nhân viên một mã số, ví dụ
như mã 05: Nhân viên Nguyễn Trung Kiên; mã 33: Nhân viên Phan Văn Tuân…
Khi có nghiệp vụ kế toán liên quan đến bán hàng thì căn cứ vào khách hàng đó của
nhân viên nào thì kế toán theo dõi chi tiết theo nhân viên đó, ví dụ bán hàng Vesbo
cho công trình Chú Thơ – Pháp Vân (nhà dân) là khách hàng của nhân viên mã 33,
kế toán vào sổ như sau:
Nợ Tk13133: Phải thu Phan Văn Tuân
Có Tk 511: Doanh thu có thuế GTGT
• Sổ kế toán:
Hình thức áp dụng là sổ Nhật ký chung (hạch toán trên phần mềm kế toán). Các
mẫu sổ được thiết kế theo đúng hình thức và kết cấu quy định, phù hợp với phần
mềm kế toán máy.
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
Sổ kế toánSổ chi tiếtSổ tổng hợp Báo cáo tài chính
Phần mềm kế toán AVTsoft
Nhập hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hiện nay Công ty sử dụng phần mềm kế toán AVTSOFT, được thiết kế phù hợp
với đặc điểm tình hình hoạt động kinh doanh đặc thù của Công ty. Quy trình nhập
liệu và in báo cáo trên phần mềm này được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2-1: Trình tự nhập số liệu kế toán trong máy tính tại Công ty TNHH
Thiết bị điện nước Hà Nội
Phiếu nhập kho

Phiếu xuất kho
Thẻ kho
Sổ chi tiết thành phẩm, hàng hoáSổ tổng hợp nhập, xuất, tồn
Kế toán tổng hợp
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng
2.2. Kế toán chi tiết hàng hóa
1.2.1. Chứng từ sử dụng
Để hạch toán chi tiết hàng hóa, Công ty sử dụng các chứng từ sau:
 Biên bản kiểm nghiệm: rất ít sử dụng, chỉ sử dụng khi nhập hàng không
nguyên đai nguyên kiện thường là hàng Đệ Nhất.
 Phiếu nhập kho
 Báo giá kiêm phiếu xuất kho
1.2.2. Tổ chức hạch toán chi tiết hàng hoá
Công ty áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết thành phẩm, hàng hóa theo
phương pháp thẻ song song.
 Quy trình ghi sổ:
Sơ đồ 2-2: Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết hàng hoá
 Sổ sách sử dụng:
• Thẻ kho: Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Mỗi chứng từ được ghi một
dòng trên thẻ kho. Cuối mỗi ngày tính ra số lượng tồn trên từng thẻ kho, cuối mỗi
tháng đối chiếu số lượng nhập - xuất – tồn của từng danh điểm vật tư, hàng hoá
phải khớp với sổ chi tiết vật tư, hàng hóa của kế toán.
Sau đây là mẫu phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Công ty sử dụng:
Biểu 2-1: Phiếu nhập kho hàng hoá
CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI
ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội
ĐT: 04-3 8688 986 Fax: 04-3 8688 269

PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 28 tháng 9 năm 2009
Tên nhà cung cấp: Doanh nghiệp tư nhân Thành Trang
Địa chỉ: 131 – Hoàng Quốc Việt –Cầu Giấy – HN
Diễn giải: Nhập hàng Vesbo trắng của DN Tư nhân Thành Trang
STT MÃ HIỆU TÊN HÀNG HOÁ ĐVT SỐ LƯỢNG
ĐƠN GIÁ
(VNĐ)
THÀNH TIỀN
1 VBT0101 ống nước lạnh d20x2.3 M 300 10.712 3.213.600
2 VBT0102 ống nước lạnh d25x2.3 M 300 17.420 5.226.000
… …. …… …. …. …. …..
… …… …….
Tổng cộng: 247.882.280
Tổng tiền bằng chữ: Hai trăm bốn bảy triệu tám trăm tám hai ngàn hai trăm tám mươi đồng chẵn
Người nhập
( Ký, họ tên)
Thủ kho
( Ký, họ tên)
Kế toán
( Ký, họ tên)
Giám đốc
( Ký, họ tên)
Biểu 2-2: Phiếu xuất kho
CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI
ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội
ĐT: 04-38 688 986 Fax: 04-38 688 269
BÁO GIÁ KIÊM PHIẾU XUẤT KHO
Ngày30 tháng 9 năm 2009
Số: 24/9

Liên: 1
Số: 682/9
Liên: 3
Tên khách hàng: Doanh nghiệp tư nhân Minh Dương
Địa chỉ: 91 – Bà Triệu –Phạm Ngũ Lão – Hải Dương
Điện thoại:03203. 891 328
Người bán hàng: Công ty ( Khách hàng chung của Công ty)*
Diễn giải: Bán hàng Vesbo trắng cho DN Tư nhân Minh Dương
STT MÃ HIỆU TÊN HÀNG HOÁ ĐVT SỐ LƯỢNG
ĐƠN GIÁ
(VNĐ)
THÀNH TIỀN
1 VBT0301 Măng sông d20 Cái 250 4.600 1.150.000
2 VBT0302 Măng sông d25 Cái 360 6.500 2.340.000
3 …. …… …. …. …. …..
4 …… …….
5
Tổng cộng: 224.119.800
Tổng chiết khấu: 42% 95.187.294
Số tiền còn phải thanh toán 128.932.506
Số tiền đã thanh toán 0
Số tiền còn nợ 128.932.506

Người nhận
( Ký, họ tên)
Người giao
( Ký, họ tên)
Thủ kho
( Ký, họ tên)
Người viết

( Ký, họ tên)
(*): Công ty có chế độ thưởng cho nhân viên và đại lý theo doanh số bán hàng và
doanh số đặt hàng của nhân viên và đại lý trong tháng. Vì vậy, kế toán mã hóa cho
mỗi nhân viên, mỗi đại lý một mã số để tiện theo dõi và thuận lợi trong quá trình
nhập liệu. Riêng một số khách hàng là đại lý hoặc khách hàng lâu năm của Công ty
thì được quản lý riêng theo một mã ( mã số 10: Công ty) được cho là khách hàng
chung của Công ty, không tính riêng cho nhân viên kinh doanh nào.
Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên: một liên kế toán hàng tồn kho lưu,
một liên thủ kho lưu.
Báo giá kiêm phiếu xuất kho được lập thành 4 liên: 1 liên giao khách hàng,
một liên thủ kho lưu, một liên kế toán lưu, một liên giao phòng kinh doanh lưu để
theo dõi số lượng hàng bán cho khách hàng và công nợ.
Biểu 2-3: Mẫu thẻ kho
CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI
ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội
THẺ KHO
Tháng 9 năm 2009
Tên vật tư:Ống nước lạnh – Vesbo
Đơn vị tính: m
Mã số:VBT0101
Chứng từ gốc
Diễn giải Nhập Xuất Tồn
Ký xác
nhận
Mã Ngày Số
Tồn đầu kỳ: 500
PN 4/9 1/9 Nhập hàng của Thành Trang 1500 2000
PX 4/9 28/9
Xuất bán cho Công ty Chú Thơ-Pháp
Vân

40 1960
PN 7/9 2/9 Nhập hàng mua lẻ 35 1995
… … … … … … …
PX 30/9 682/9 Xuất bán cho Đại lý Minh Dương 1700 165
Cộng: 8950 9287 163
Ngày 30 tháng 9 năm 2009
Thủ kho
( Ký, họ tên)
Kế toán
( Ký, họ tên)
Kế toán trưởng
( Ký, họ tên)
Hàng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ gốc như phiếu nhập, phiếu xuất kho để
ghi vào thẻ kho lượng hàng hóa, vật tư nhập xuất và tồn kho. Cuối mỗi ngày thủ
kho tính ra số lượng tồn trên từng thẻ kho. Cuối mỗi tháng đối chiếu với sổ chi tiết
về vật tư hàng hoá.
• Sổ chi tiết vật tư, hàng hoá:
Sổ này do kế toán hàng tồn kho thực hiện. Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu
xuất kho, khi kế toán nhập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, phần mềm kế toán
máy Avt soft sẽ tự động chuyển dữ liệu vào sổ chi tiết vật tư, hàng hóa. Cuối ngày,
cuối tháng kế toán kiểm tra, đối chiếu số lượng Nhập-xuất-tồn của từng danh điểm
vật tư hàng hóa trên sổ chi tiết vật tư hàng hoá xem có khớp với số liệu trên thẻ
kho hay không.
CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘIĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà NộiĐT: 04-38 688 986Fax: 04-38 688 269
SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ
Tài khoản: 156 – Hàng hoáTên kho: K1Tên vật tư, hàng hoá: Ống nước lạnh – VesboMã: VBT01Đơn vị tính: m
Ghi
chú
…
Kế toán trưởng(ký, họ tên)

Tồn
TT
5.360.000
21.428.000
20.999.440
…
1.768.550
SL
500
2000
1960
…
163
Xuất
TT
428.560
…
100.763.950
SL
40
…
9.287
Nhập
TT
16.068.000
…
97.107.500
SL
1.500
…

8.950
Kế toán( Ký, họ tên)
ĐG
10.720
10.712
10.714
…
TK ĐƯ
33122
13133
…
Diễn giải
SĐK:
Nhập hàng của Thành Trang
Xuất bán cho Công ty chú Thơ-
Pháp Vân
…
Xuất bán cho Đại lý MinhDương
Cộng:
Chứng từ
Số
1/9
28/9
…
682/9
Biể
u
2-
4:
Mẫ

u
sổ
chi
tiết
vật
tư,
hà
Ngày
4/9
4/9
…
30/9
• Sổ tổng hợp nhập - xuất - tồn: sổ này được mở riêng cho từng kho. Khi khoá sổ kế
toán tháng này thì phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số dư của tháng sang
tháng sau. Cuối ngày, cuối tháng đối chiếu số liệu trên sổ tổng hợp xuất nhập tồn
với sổ cái TK156.
Biểu 2-5: Sổ tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn
CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI
ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội
ĐT: 04-38 688 986 Fax: 04-38 688 269
SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT TƯ HÀNG HÓA
Tháng 9 năm 2009
Tài khoản: 156
Kho 1: 118 Giải Phóng - HN
STT TÊN HÀNG HÓA
SỐ TIỀN
Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
1 DI-Nhóm Điện 3,147,300 2,209,275 2,179,622 3,176,953
2 DN-Nhóm Đệ Nhất 8,733,859 58,196,614 48,687,962 18,242,511
3 KH-Nhóm khác 0 9,828,542 8,128,906 1,699,635

4 TP-Nhóm Tiền Phong 0 105,973,454 1,529,107 104,444,347
5 VB-Nhóm Vesbo 57,386,645 314,574,886 136,896,043 235,065,488
Cộng 69,267,805 490,782,770 197,421,640 362,628,935
Ngày 30 tháng 9 năm 2009
Kế toán
(ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(ký, họ tên)
2.3. Kế toán tổng hợp quá trình bán hàng
• Chứng từ sử dụng
- Hoá đơn bán hàng
- Báo giá kiêm Phiếu xuất kho
- Phiếu thu: lập làm 2 liên, một liên giao cho khách hàng, một liên lưu tại
quyển để ghi nhận doanh thu.
- Báo có của ngân hàng
• Sổ chi tiết sử dụng gồm: Sổ chi tiết doanh thu (Tk 511), sổ chi tiết giá vốn
(Tk632).
• Các sổ tổng hợp gồm: Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký bán hàng, sổ cái các TK
156,157,632,511,512,641, 642 …
• Khi phát sinh một nghiệp vụ bán hàng, quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ
bán hàng tại Công ty TNHH Thiết bị điện nước được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2-3: Quy trình luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán hàng tại Công ty
TNHH Thiết bị điện nước Hà Nội
Khách hàng, Đại lý
Phòng kinh doanh
Phó Giám đốc tài chính
Phòng kế toán Thủ quỹThủ kho
(1)
(6)
(6)

(7)
(2)
(3)
(4)
(5)
(5)
(7)
Chú
thích:
(1) Đại lý, người có nhu cầu mua hàng đề nghị mua hàng trực tiếp, qua điện
thoại (đối với khách hàng quen), hoặc thông qua đơn đề nghị mua hàng đến
phòng kinh doanh.
(2) Căn cứ vào đề nghị mua hàng của khách hàng phòng kinh doanh chuyển
lên, kế toán hàng tồn kho kiểm tra xem có đủ hàng để giao theo đơn đặt
hàng hay không, nếu đủ thì giao đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng cho kế
toán bán hàng và công nợ để tiến hành lập báo giá kiêm phiếu xuất kho,
hoặc hóa đơn GTGT.
(3) Nếu xuất luôn hóa đơn GTGT thì kế toán trưởng xem xét, thông qua hóa
đơn, sau đó chuyển hóa đơn GTGT lên phó giám đốc tài chính để duyệt ký.
(4) Phó giám đốc tài chính kiểm tra, ký duyệt.
(5) Kế toán bán hàng lập phiếu thu, thủ quỹ nhận tiền từ khách hàng căn cứ vào
phiếu thu và ghi vào sổ quỹ.
(6) Phòng kinh doanh yêu cầu thủ kho xuất hàng hóa cho khách hàng theo báo
giá kiêm phiếu xuất kho hoặc theo hóa đơn GTGT. Thủ kho xuất hàng và
ghi vào thẻ kho.
(7) Thủ quỹ và thủ kho nộp lên phòng kế toán các chứng từ liên quan.
Công ty TNHH thiết bị điện nước Hà Nội tổ chức hạch toán kế toán theo hình
thức sổ Nhật Ký chung. Sau đây là sơ đồ hạch toán tổng hợp quá trình bán hàng
của Công ty theo hình thức sổ Nhật Ký chung.
Sơ đồ 2-4: Hạch toán tổng hợp quá trình bán hàng

Chứng từ gốc
Sổ kế toán chi tiết
Sổ chi tiết Tk632, Tk 511
Sổ tổng hợp chi tiết Tk 632, Tk 511
Báo cáo kế toán
Sổ nhật ký chung
Sổ cái Tk 156,157,632,511,512,641,911,421…
Bảng cân đối số phát sinh
Nhật ký đặc biệt (Nhật ký bán hàng)
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
2.3.1. Kế toán giá vốn hàng bán
• Phương pháp xác định giá vốn hàng bán: