THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG 2

1
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM TRUNG ƯƠNG 2
1. Khái quát chung về nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dược
phẩm Trưng ương 2.
1.1 Đặc điểm quản lý và sử dụng nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần
dược phẩm Trung ương 2.
Công ty cổ phần dược phẩm trung ương 2 là một trong những đơn vị chủ
lực cung cấp thuốc cho ngành y tế phục vụ sức khoẻ cho nhân dân.
NVL là một yếu tố không thể thiếu của quá trình sản xuất kinh doanh.
Trong các doanh nghiệp sản xuất thuốc, NVL chiếm một tỷ trọng rất lớn trong
giá vốn hàng bán. NVL đặc điểm của sản phẩm rất đa dạng và phong phú nên
NVL tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2 bao gồm hàng nghìn loại
với sự đa dạng về chất liệu, quy cách và các tính chất lý, hoá riêng biệt. Chính
từ những vật liệu này Công ty đã sản xuất ra nhiều loại thuốc khác nhau phục
vụ nhu cầu phòng và chữa bệnh, góp phần quan trọng vào việc chăm sóc sức
khoẻ cho cộng đồng.
Với một số lượng phong phú và đa dạng hơn 300 loại, mỗi sản phẩm của
Công ty được tạo ra từ rất nhiều dược liệu khác nhau và đều đảm bảo quá
trình khép kín, vô trùng, các dược liệu đều phải qua khâu kiểm nghiệm chặt
chẽ. Hiện Công ty có tới hơn 2000 loại NVL khác nhau với nguồn cung cấp
chủ yếu là do mua ngoài. Từ những vật liệu đơn giản, gần gũi với đời sống
hàng ngày như : Lá sen, các loài cỏ... cho đến những vật liệu đắt tiền quý
hiếm như Adenlin, Benzyn Anod, Aminazin... đều được Công ty thu mua,
nghiên cứu và tạo ra các sản phẩm là thuốc chữa bệnh. Do đặc trưng của
ngành y dược là mỗi sản phẩm đầu ra đều có liên quan, ảnh hưởng trực tiếp
đến sức khoẻ, tính mạng của con người. Do đó, việc thu mua và sử dụng NVL
tại Công ty phải đảm bảo những tiêu chuẩn nghiêm ngặt.
SVTH : Lý Thị Nhất Lớp KV15
2

Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán
Do đặc thù của sản phẩm nên chi phí về NVL chiếm tỷ trọng lớn trong
cơ cấu giá thành. Chi phí NVL chính chiếm tới 70% trong 80% chi phí vật
liệu dùng vào sản xuất. Vì vậy khi có biến động nhỏ của NVL cũng ảnh
hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm. Hạ thấp chi phí NVL đưa vào sản xuất,
sử dụng tiết kiệm NVL là biện pháp tích cực nhằm hạ thấp giá thành sản
phẩm. Hơn nữa NVL không chỉ đa dạng về số lượng, chủng loại mà còn có
giá trị, thời hạn sử dụng và yêu cầu bảo quản khác nhau, chính vì thế các khâu
thu mua, bảo quản, sử dụng và lưu trữ đều được chú trọng và tổ chức chặt
chẽ.
Về tình hình thu mua: Cuối mỗi tháng, căn cứ vào kết quả kiểm kê NVL
tồn kho, kế hoạch dự trữ NVL và kế hoạch sản xuất tháng tới, phòng thị
trường lên kế hoạch thu mua NVL, cụ thể như sau : Những NVL phải nhập
khẩu từ nước ngoài thì Công ty lên kế hoạch nhập khẩu từ tháng trước như :
Amocilin, Penicilin, Aspil... Công ty hợp đồng đặt mua lâu dài đối với những
NVL trong nước sản xuất để ổn định nguồn thu về giá cả và số lượng, tránh
ngưng trệ sản xuất còn những NVLmang tính thời vụ thì Công ty cũng lên kế
hoạch thu mua theo thời vụ để đảm bảo đúng thời vụ, đảm bảo rẻ, đủ số
lượng, giúp cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, tiết kiệm được chi
phí đầu vào.
Về tình hình bảo quản : Do NVL tại Công ty rất đa dạng với tính chất lý
hoá khác nhau đòi hỏi yêu cầu bảo quản cũng khác nhau như Adenalin,
Aminazin, Paparecin, Ampixilin bột... là những dược liệu khó bảo quản vì
trong môi trường không khí không đảm bảo hay thời gian dự trữ quá quy định
thì các loại NVL như các loại bột gạo, sắn, mỳ... lại để được lâu trong điều
kiện thoáng mát. Vì thế Công ty đã xây dựng một hệ thống kho đáp ứng đầy
đủ tiêu chuẩn kỹ thuật và bố trí các thủ kho có trình độ chuyên môn và phẩm
chất đạo đức tốt để bảo quản NVL. Hiện nay Công ty bảo quản NVL tại các
kho : Kho NVL chính, kho NVL phụ, kho phụ liệu, kho bao bì và kho cơ khí.
SVTH : Lý Thị Nhất Lớp KV15

3
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán
Về tình hình sử dụng : Do tính chất đặc biệt của sản phẩm mà Công ty
tạo ra là chăm sóc sức khoẻ cho con người nên NVL trước khi đưa vào sử
dụng phải đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật đề ra, tức là phải trải qua quá trình
chặt chẽ của các kỹ thuật viên, đồng thời trong quá trình sản xuất phải có sự
giám sát chặt chẽ để đảmbảo việc tiến hành sản xuất theo đúng quy trình kỹ
thuật, tránh lãng phí vật liệu.
Về tình hình dự trữ : Dự trữ NVL là một yêu cầu tất yếu khách quan để
đảm bảo quá trình sản xuất được tiến hành liên tục theo đúng kế hoạch, công
tác dự trữ NVL tại Công ty dựa trên đặc điểm của từng loại NVL, kế hoạch
sản xuất của Công ty. Với những loại NVL thường xuyên có mặt trên thị
trường, giá cả ổn định thì khâu dự trữ ít, vốn lưu động không bị ứ đọng.
Ngược lại, với những NVL khan hiếm có thời hạn sử dụng lâu thì Công ty sẽ
tiến hành dự trữ nhiều hơn. Để NVL dự trữ ở mức độ hợp lý, Công ty tiến
hành xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng loại NVL nhằm
đảm bảo đầy đủ NVL khi cần thiết, tránh việc thiếu NVL ảnh hưởng đến việc
sản xuất hoặc dự trữ quá nhiều gây lãng phí.
1.2 Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dược phẩm Trung
ương 2.
Đây là công việc bắt đầu của việc hạch toán và quản lý NVL, khâu này
có thực hiện được chính xác đầy đủ thì mới đảm bảo các khâu sau được thực
hiện tốt.
Nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2, với khối
lượng lớn, nhiều chủng loại vật liệu, mỗi loại có một nội dung kinh tế, công
dụng và tính năng lý, hoá học khác nhau. Để có thể quản lý chặt chẽ và tổ
chức hạch toán chính xác đảm bảo sử dụng vậtliệu có hiệu quả, công việc dễ
dàng không tốn nhiều công sức thì phải tiến hành phân loại NVL trên cở công
dụng kinh tế của NVL đối với quá trình sản xuất sản phẩm, Công ty đã phân
loại vật liệu như sau :

SVTH : Lý Thị Nhất Lớp KV15
4
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán
* Nguyên vật liệu chính : Là yếu tố cơ bản tạo nên thực thể sản phẩm.
Tại Công ty chi phí NVL chiếm tới 80% tổng chi phí sản xuất sản phẩm.
Nguyên vật liệu chính tại Công ty bao gồm :
- Độc dược A : Atropin Sulfat, Dufamethazon, Paparegin
- Độc dược b : Aminnazin, Sabutamol, Charepam...
- Hoá chất như : Amoni clorua, Barisulfat, CuS0
4
, EDTA...
- Dược liệu để sản xuất thuốc viên, thuốc tiêm như : Ampicilin,
Peniciclin, Vitamin C bột, Spastein...
- Tá dược như : Aeroisl, Aviel...
- Đông dược như : Đại hồi, bổ phế, bổ thận âm...
- Dược liệu gây nghiện như : Codein phosphat,...
* Nguyên vật liệu phụ : chỉ có tác dụng trong quá trình sản xuất, tuy
không tạo nên thực thể sản phẩm nhưng làm tăng chất lượng NVL chính,
phục vụ cho công tác quản lý, cho nhu cầu công nghệ làm cho sản phẩm bền
đẹp hơn, tạo điều kiện cho quá trình bảo quản và sử dụng sản phẩm được an
toàn, đúng tiêu chuẩn như : Bông, vải, dầu mỡ, nhãn mác, màng nhôm...
* Nhiên liệu : Là những vật liệu được sử dụng để tạo nhiệt năng cho quá
trình sản xuất chạy máy như : xăng công nghiệp, dầu hoả, dầu vistea...
* Phụ tùng thay thế : Là những phụ tùng chi tiết để thay thế, sửa chữa
máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải bao gồm thép ống mạ, kẽm,
vòng bi, đèn ống.
* Vật liệu xây dựng cơ bản : Là thiết bị, phương tiện lắp đặt vào các
công trình xây dựng cơ bản của Công ty, sửa chữa nhà làm việc của xưởng
sản xuất như gạch, xi măng, gỗ, sơn chống rỉ, cát...
* Bao bì : Phục vụ cho công việc đóng gói thành phẩm cũng được xếp

vào hệ thống NVL tại Công ty như : Hộp Ba Đình 8g, chai nhỏ mắt, nắp siro,
các loại ống...
* Vật liệu tự chế : Là các NVL do Công ty thu mua vào sau đó chế biến
thêm để phục vụ cho nhu cầu sản xuất như : cao lá sen, cao kim tiền thảo...
SVTH : Lý Thị Nhất Lớp KV15
5
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán
Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu theo kho, theo vai trò, theo nguồn
hình thành và tính chất của NVL. Cách phân loại này hiện nay là phổ biến, nó
giúp Công ty đánh giá được vai trò của từng loại NVL để từ đó xác định các
định mức tiêu hao vật liệu phù hợp với điều kiện sản xuất cụ thể như :
- Đối với NVL chính - hoá chất, chữ cái đầu tiên là tên kho, 2 chữ cái
tiếp theo là phân loại theo công dụng của vật liệu, các chữ số tiếp theo là đánh
theo số thứ tự bảng chữ cái ví dụ như THC Acid Borie được hiểu là NVL tại
kho Thục, HC là hoá chất, 1001 là loại vật liệu bắt đầu bằng chữ A - chữ cái
đầu tiên trong bảng chữ cái.
- Đối với NVL chính - độc dược : Chữ cái đầu tiên là tên kho, chữ cái
tiếp theo chỉ dược liệu không phải là hoá chất, các con số 1,2,3 tiếp theo để
phân cấp độc dược, hai chữ cái liền sau đó cho biết đó là thuốc độc hại loại A
hay loại B.
Ví dụ : TQ2ĐB01, có nghĩa là vật liệu này được quản lý tại kho Thục,
Q2 chỉ vật liệu không thuộc nhóm hoá chất, ĐB là thuốc độc hại loại B, 01 là
số thứ tự của vật liệu thuốc nhóm thuốc này.
Tương tự như vậy cho tới nhóm vật liệu cuối cùng là vật liệu tự chế cũng
được mã hoá là TTC003 - cao cam thảo, TTC018 -cao lá sen, TTC020 - cao
kho đinh năng... với chữ cái dấu T có nghĩa là vật liệu được bảo quản tại kho
Thục, TC là tự chế, các con số tiế theo phản ánh mức độ quan trọng thuộc
nhóm này.
Ta có bảng kê mã NVL tại Công ty cổ phần Dược phẩm TW2.
SVTH : Lý Thị Nhất Lớp KV15

6
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán
Công ty cổ phần Dược phẩm TW2
BẢNG KÊ MÃ NGUYÊN VẬT LIỆU
Mã NVL Tên NVL ĐVT Mã NVL Tên NVL ĐVT
TK1521 NVL chính hoá - chất TK1521 NVL chính - độc dược
THC1001 Acid Boric Kg TQ1ĐA01 Atropinsunfat g
THC1004 Acid Stearuic g TQ1ĐA04 Adenalin g
THC1006 BenzankodiumClorit Kg TQ1ĐB01 Aminazin g
THC1008 Benzyn Anod g TQ1ĐB03 Dexamethazol phophat g
THC1009 Cồn lá lốt g ... ... g
... ... ... TQ2ĐB01 Paparecin g
THC1024 Erythrocin Lacke Lít TQ2ĐB02 Natri Diclophenac g
THC1025 Kalidihdrophophat Lít TQ2ĐB08 Sabuttamol
TK1521 NVL chính - thuốc viên,
thuốc tiêm
g TK 1521 NVL chính - tá dược
TQ1B001 Cefalexin H
2
0 Kg TQ3B001 Avicel Kg
TQ2B003 Lincomicin HCL Kg TQ3B002 Aerosil Kg
... ... Kg TQ3B022 Glycerin Kg
TQ2B001 Ampicilin hạt Kg TQ3B040 PVA Kg
TQ2B002 Amocilin Kg TQ3B042 Omeprazol Kg
Paracetamol Kg ... ... ...
TQ2B027 Penicilin G TQ1GN01 Codein phophat G
TQ2B044 Vitamin C Kg TQ3GN02 Detropropoxyphen HCl G
TQ2B045 Vitamin B1 G
TQ2B108 Lá sen khô Kg TQ3GN09 Pheno Barbitan G
TK 1522 NVL phụ TK 1524 Phụ tùng thay thế

HQ1001 Nhãn Ampicilin 250mg Tờ DUNG001 Chày trên thường Chiếc
HQ1020 Nhãn Vitamin C1000 Tờ DUNG002 Chày C Chiếc
HQ1029 Độc A - B Tờ DUNG 181 Dây cura 10*750 Chiếc
... ... ... ... ... ...
HQ4040 Đơn Dopharplin Tờ DUNG 227 Dây dẹp 5*80 Mét
HQ4025 Đơn Clotrimazoll% Tờ DUNG 231 Vòng bi 6000 Chiếc
HQ10079 Đơn Morphin Tờ DUNG 235 Vòng bi 6007 Chiếc
... .... .... ... ... ...
HQ2026 Nhôm Codein 156 Kg DUNG 358 Cút hàn Inox Cái
HQ2040 Nhôm Ferimax Kg DUNG 2234 Đèn tuýt đôi Bộ
HQ2054 Nhôm Rutin C130 Kg DUNG 2989 Khuôn ép vỉ Uhiman chiếc
... ... ... ... ... ...
TK 1523 Nhiên liệu TK 1525 Vật liệu xây dựng
THUC 3001 Xăng công nghiệp A72 Lít TXD001 Sơn chống gỉ Hộp
THUC 3002 Dầu hỏa Lít TXD 002 Xi măng Kg
THUC 3007 Mỡ L1 Kg TXD010 Pop dán mặt m
THUC 3008 Dầu RP7 Hộp TXD013 Kính trắng 5 ly m
2
... ... ... TXD017 Cát vàng, cát đen
THUCH001 Dầu Vistera Lít TXD044 Gạch men 1*150*150 Viên
THUC021 Dầu nhớt Lít TXD045 Lô lăn sơn Quả
... ... ... ... ... ...
TK1527 Bao bì TK1546 Vật liệu tự chế
THOP3012 Hộp Ba Đình 8g Bộ TTC001 Anc -toàn phần dừa cạn Kg
THOP Hộp Genatreson 10g Cái TTC002 Bột nếp hồ Kg
THUC7C01 Chai nhỏ mắt ống TTC003 Cao cam thảo Kg
THUC7C02 Chai 300 ống TTC004 Tinh dầu thiên niên kiện Lít
... ... .... .... ... ...
THUCT15 Túi 80* 80 TTC018 Cao lá sen Kg
THCÔ1001 Ống 1ml phả lại TTC010 Cao kim tiền thảo Kg

THCÔ1003 Ống vitamin B6 100g TTC020 Cao khô đinh năng Kg
... ... ... ... ... ...
SVTH : Lý Thị Nhất Lớp KV15
7
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán
TK 1544 Cơ khí TK 1531 Dụng cụ thay thế
2. Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung
ương 2.
Đánh giá NVL là thước đo tiền tệ biểu hiện giá trị vật liệu theo những
nguyên tắc nhất định, đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu của đánh giá, về nguyên
tắc, kế toán nhập - xuất - tồn kho NVL phải phản ánh theo giá thực tế, phương
pháp tính giá hợp lý sẽ có tác dụng rất lớn tới nhiệm vụ mục đích của hạch
toán.
Ở Công ty cổ phần Dược phẩm trung ương 2, NVL được tính theo giá
thực tế. Việc tính theo giá thực tế giúp cho việc hạch toán được chính xác,
giảm được khối lượng ghi sổ sách.
2.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho.
NVL của Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2, được nhập từ
nhiều nguồn khác nhau với giá mua, chi phí vận chuyển cũng khác nhau nên
hạch toán NVL của Công ty được tính theo giá thực tế mà NVL của Công ty
chủ yếu mua ngoài (mua trong nước và nhập khẩu) và một số tự gia công chế
biến hoặc thuê ngoài gia công chế biến nên giá thực tế NVL nhập kho được
xác định tuỳ theo từng nguồn nhập, cụ thể như sau :
- Đối với NVL mua ngoài : NVL mua ngoài của Công ty chiếm tỷ trọng
lớn nhất trong tổng số NVL nhập kho, giá thực tế của các loại NVL mà Công
ty sử dụng thường xuyên biến động. Sự biến động này là do giá cả thị trường
biến động, do Công ty mua từ nhiều nguồn khác nhau. Để thuận tiện cho việc
ghi sổ hạch toán hàng ngày, kế toán sử dụng giá ghi trên hoá đơn (giá thực tế).
Do Công ty nộp thuế giá trị gia tăng (VAT) theo phương pháp khấu trừ,
nên đối với hoá đơn GTGT ghi giá thực tế NVL tách riêng phần thuế được

khấu trừ. Hoá đơn bán hàng không tách riêng phần thuế thì phải tính giá NVL
là tổng giá thanh toán cho người bán. Như vậy nếu mua NVL của các đơn vị
dùng hoá đơn này thì Công ty sẽ bị thiệt, nó làm tăng chi phí NVL, phần thuế
SVTH : Lý Thị Nhất Lớp KV15
8
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán
nộp cho người sử dụng sản phẩm sẽ không được khấu trừ NVL nhập kho
được tính theo công thức :
Giá thực tế của
NVL nhập kho
=
Giá mua ghi trên
hoá đơn (không
bao gồm thuế
GTGT)
+
Thuế nhập khẩu
(nếu có)
+
Chi phí trực tiếp
phát sinh trong
khâu thu mua
-
Chiết khấu
thương mại,
giảm giá hàng
mua
+ Đối với NVL mua trong nước :
* Vật liệu mua ngoài nhận tại kho thì giá thực tế là giá ghi trên hoá đơn :
Giá vật liệu nhập kho = Giá ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua.

Theo hoá đơn số 35443 ngày 8/3/2007 mua 2100g Vitamin B1 của Công
ty cổ phần Dược phẩm Trung ương I. Thực nhập là 2100g. Giá ghi trên phiếu
nhập (chưa có thuế GTGT) là 207.900.000 đồng.
Như vậy giá thựctế 2100g Vitamin B1 là 207.900.000đ
* Vật liệu mua ngoài tự chuyển về Công ty thì :
Giá vật liệu nhập = Giá ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua
Theo hóa đơn nhập kho số 37492 ngày 13/3/2007 mua của cửa hàng 203
Minh Khai 500kg đường RE. Số tiền trên hoá đơn (chưa có thuế GTGT) là
4.000.000đ. Phiếu chi số 17 ngày 13/3, thanh toán tiền vận chuyển cho người
mua hàng là 52.000đ.
Vậy giá thực tế của 500kg đường RE nhập kho là :
4000.0000đ + 52.000đ = 4.052.000đ
+ Đối với NVL nhập khẩu.
Giá vật liệu nhập kho = Giá ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua + Thuế
nhập khẩu.
Theo hoá đơn số 9920120 ngày 3/3/2007 mua Ampixiclin của cửa hàng
SANOFI 1000g, giá ghi trên hoá đơn là 37.700 USD, tỷ giá ngoại tệ tính theo
thời điểm phát sinh tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam là 16000
VNĐ/USD. Giá CIF cảng Hải Phòng. Thuế nhập khẩu 5% 25477.500đ. Chi
phí vận chuyển bốc dỡ theo phiếu chi số 6 ngày 3/3 : 125.000đ
Vậy giá thực tế của 1000g Ampixiclin nhập kho là :
SVTH : Lý Thị Nhất Lớp KV15
9
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán
603.200.000đ + 125.000đ + 25.447.500đ = 628.772.500đ
+ Đối với NVL tự sản xuất hay chế biến : Với một số NVL do Công ty tự
chế biến như : Các loại cao, tinh dầu,... thì giá thực tế nhập kho gồm giá vốn
vật liệu xuất tự chế cộng với các chi phí chế biến như tiền lương của công
nhân viên, tiền điện, nước...
Theo phiếu nhập số 19 ngày 14/3/2007 nhập kho 10 lít tinh dầu thiên

niên kiện tự chế, trong đó giá vốn vật liệu ban đầu là 350.000đ, chi phí chế
biến là 520.000đ. Vậy giá thực tế của 10lít tinh dầu thiên niên kiện là :
350.000đ + 520.000đ = 870.000đ
+ Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến : Ở Công ty có một số
loại vật liệu nhập kho thuê ngoài gia công như màng nhôm trắng thuê in thành
màng nhôm chữ, ống tuýp... thành các ống tiêm, dịch truyền...
Giá thực tế NVL
nhập kho
=
Giá thực tế NVL xuất
chế biến
+
Chi phí gia công chế
biến phải trả
+
Chi phí vận
chuyển
Theo hoá đơn (GTGT) số 38765 ngày 4/3 của Công ty Minh Anh nhập
màng nhôm, in chữ thuê Công ty Minh Anh gia công in 40,5kg. Giá thực tế
màng nhôm trắng xuất thuê gia công là 437.400đ, chi phí gia công (chưa có
thuế) là 191.500đ. Phiếu chi số 29 ngày 6/3 chi phí vận chuyển là 25.000đ.
Vậy giá thực tế của 40,5kg màng nhôm in chữ nhập kho là :
437.400đ + 191.500đ + 25.000đ = 653.900đ
+ Đối với phế liệu thu hồi từ sản xuất.
Giá thực tế nhập kho là ước tínhcó thể sử dụng được.
Theo phiếu nhập số 123 thu hồi 3kg cao lá sen, giá ước tính có thể thanh
lý là 11.000đ/kg.
Vậy giá thực tế của 3kg cao lá sen nhập kho là :
11.000đx 3 = 33.000đ
2.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho tại Công ty cổ phần Dược phẩm

Trung ương 2.
SVTH : Lý Thị Nhất Lớp KV15
10
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán
Ở Công ty NVL xuất kho tính theo giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ.
Theo phương pháp này, giá thực tế của NVL xuất kho được tính trên cơ sở số
lượng NVL xuất kho và đơn giá bình quân của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong
kỳ.
Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ =
Giá thực tế NVL đầu kỳ+ Nhập trong kỳ
Số lượng NVL tồn đầukỳ + Nhập trong kỳ
Giá thực tế của NVL xuất
kho trong kỳ
= Số lượng NVL xuất kho x Giá đơn vị bình quân
Vitamin B1 là một trong những sản phẩm có số lượng tiêu thụ lớn, ta có
thể xem tình hình Nhập - Xuất - Tồn của Vitamin B1 trong tháng 3/2007 tại
kho Thục. Công ty cổ phần dược phẩm Trung ương 2 như sau :
→ Tồn kho đầu tháng 2 năm 2007 :
Số lượng : 5012g
Thành tiền : 47.017.600 đồng
→ Nhập kho theo phiếu nhập kho 10 ngày 8/2/2007
Số lượng 2100g
Thành tiên : 207.900.000 đồng
→ Số lượng Vitamin B1 xuất cho sản xuất kinh doanh trong tháng
2/2007 như sau :
Ngày 01/3/2007 xuất 106,3g cho PX viên để sản xuất thuốc viên Vitamin
B1.
Ngày 09/3/2007 xuất 100g bán cho Công ty Dược phẩm TW1.
Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ
của Vitamin B1

=
47017600 + 207900000
= 98.000đ/g
501,2 + 2100
→ Giá thực tế của Vitamin B1 xuất kho trong tháng 2/2007
Ngày 01/3 : 106,3g x 98.000đ = 10.417.400 đồng
Ngày 09/3 : 100g x 98.000đ = 9.800.000đồng
→ Tồn cuối tháng : 501,2 + 2100- 260,3 = 2340,9 g
Thành tiên : 2340,9 x 98000đ = 229.408.200 đồng
SVTH : Lý Thị Nhất Lớp KV15
11
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán
3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm
Trung ương 2.
Một trong những yêu cầu của công tác quản lý NVL là đòi hỏi phải theo
dõi chặt chẽ tình hình nhập - xuất tồn kho NVL theo từng loại một về số
lượng, chất lượng và giá trị nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình về vật
tư và yêu cầucủa quản lý NVL.
Có thể nói NVL của Công ty biến động lớn liên tục hàng ngày, hàng giờ
và gồm nhiều thứ NVL. Vì vậy, hạch toán NVL có khối lượng lớn, tốn kém
nhiều thời gian. Để phù hợp với quy mô sản xuất, trình độ chuyên môn của
thủ kho, kế toán chi tiết NVL tại Công ty được thực hiện theo phương pháp
thẻ song song.
3.1. Thủ tục, chứng từ hạch toán ban đầu.
Thủ tục và các chứng từ là những căn cứ ban đầu để doanh nghiệp thực
hiện việc hạch toán NVL. Để quản lý NVL, cung cấp thông tin kịp thời cho
công tác hạch toán, ban giám đốc Công ty đã quy định những thủ tục chi tiết
cho công tác nhập kho, xuất kho NVL.
3.1.1. Thủ tục, chứng từ nhập kho NVL.
- Chứng từ :

+ Hợp đồng mua bán
+ Hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu 01 GTKT -3LL)
+ Biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu 05 -VT)
+ Phiếu nhập kho (mẫu 01 -VT)
- Thủ tục nhập kho NVL :
Khi nhập NVL phải dựa vào kế hoạch dự trữ vật liệu, kế hoạch sản xuất
tháng sau phòng kế hoạch lập kế hoạch thu mua NVL từ khâu tìm nhà cung
cấp, giá cả, phương thức thu mua đến nhận hàng theo kế hoạch và ký kết hợp
đồng với nhà cung cấp (biểu 3.1).
Khi nhận được hoá đơn GTGT (biểu 3.2) của nhà cung cấp gửi tới hoặc
nhân viên tiếp liệu của Công ty đưa về phòng kế hoạch cung ứng phải kiểm
SVTH : Lý Thị Nhất Lớp KV15
12
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán
tra đối chiếu với từng hợp đồng hoặc kế hoạch thu mua để quyết định nhận
hàng hay không.
Sau khi quyết định nhận hàng và trước khi nhập kho vật liệu căn cứ vào
hoá đơn GTGT, tiến hành kiểm nghiệm vật liệu thông qua Ban kiểm nghiệm
của Công ty. Ban kiểm nghiệm gồm : Một đại diện phòng kế hoạch cung ứng,
một đại diện phòng kiểm tra chất lượng (đóng vai trò chủ yếu), một thủ kho
tiến hành kiểm tra về số lượng, chất lượng, quy cách vật liệu và ghi vào biên
bản kiểmnghiệm vật tư (biểu 3.3).
Căn cứ vào hoá đơn, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm vật tư,
phòng kế hoạch cung ứng lập phiếu nhập kho (biểu 3.4) thành 03 liên, trưởng
phòng ký cả 03 -Liên 01 lưutại quyển, liên 2 giao chonhập hàng, liên 3 đưa
cho thủ kho làm căn cứ nhập kho vật liệu, phiếu nhập kho phải ghi rõ ngày
nhập, tên, quy cách, số lượng vật liệu nhập theo hoá đơn của người bán hoặc
biên bản kiểm nghiệm. Hoá đơn của người bán hàng chuyển cho kế toán
thanh toán để làm thủ tục thanh toán với người bán.
Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật liệu nhập

kho, ghi số lượng thực nhậ và cùng người giao hàng ký tên. Nếu phát hiện
thừa, thiếu khi nhập kho hặc không đúng quy cách phẩm chất ghi trên chứng
từ, thủ kho phải báo lên phòng kế hoạch cung ứng biết lập biên bản, sau khi
ghi thẻ kho, phiếu nhập kho được thủ kho chuyển kho kế toán vật liệu ghi sổ.
Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán nên kế toán vật liệu sau khi tiếp
nhận phiếu nhập kho tiến hành ghi đơn giá, tính thành tiền, định khoản, phân
loại để ghi sổ kế toán chi tiết và sổ tổng hợp cùng sự hỗ trợ của máy tính. Mọi
dữ liệu được lưu trữ trên máy và trên sổ sách.
Ta xem xét tình hình nhập kho Vitamin B1 mã số TQ2B045 của Công ty
như sau :
Ngày 08 tháng 3 năm2007 theo hợp đồng mua bán số 004/2007 đã ký
kết với Công ty Dược phẩm trung ương I. Dưới đây là mẫu đã nêu :
SVTH : Lý Thị Nhất Lớp KV15
13
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán
Biểu 31 :
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập - Tự do - hạnh phúc
HỢP ĐỒNG MUA BÁN
HĐ số : 004/2007
Bên mua : Công ty cổ phần Dược phẩm TW2
Địa chỉ : Số 9 - Trần Thánh Tông - Hà Nội
Tel : 049716279 Fax : 048211815
Tài khoản : Số 1020109113-1
Do ông : Vũ Huy Sơn Chức vụ:Trưởng phòng kế hoạch làm đại diện
Bên bán : Công ty Cổ phần Dược phẩm Trung ương I.
Địa chỉ : Số 6 - Đường Giải Phóng - Hà Nội
Tel : 04.921656 Fax : 04.8311766
Tài khoản : Số 1025430912 Ngân hàng Công thương - Hà Nội
Mã : 010040851611-1

Do ông : Lê Văn Nam Chức vụ : Trưởng phòng KD làm đại diện
Sau khi đã thoả thuận, hai bên ký kết hợp đồng mua bán hàng hoá với
những nội dung sau :
Điều 1 : Mẫu hàng hoá - quy cách - số lượng - giá cả.
STT Tên hàng ĐVT Quy cách Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Vitamin B1 Gam 2100 99.000 207.900.000
2 Penexilin Gam 1000 230.000 230.000.000
3 Cồn lá lốt Gam 500 50.000 25.000.000
Tổng cộng tiền hàng : 462.900.000
Thuế GTGT (5%) : 23.145.000
Tổng cộng thanh toán : 496.045.000
Điều 2 : Đóng gói hàng và kiểm tra chất lượng
Bên bán có trách nhiệm giao hàng tạikho bên mua và chịu hoàn toàn các
chi phí vận chuyển cũng như các chi phí khác cho tới thời điểm hàng đã được
nhập kho theo tiến độ sau :
SVTH : Lý Thị Nhất Lớp KV15
14
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán
Vitamin B1 phải giao trước 10/3/2007
Penecilin và cồn lá lốt phải giao trước ngày 20/3/2007
Điều 3 : Phương thức thanh toán :
Bên mua có trách nhiệm thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng giá trị ghi
trên hoá đơn GTGT do bên bán phát hành cho từng lô hàng trong vòng 50
ngày, kể từ ngày giao hàng.
Điều 4 : Các điều khoản chung
Mọi phát sinh từ hợp đồng này nếu không giải quyết được bằng thương
lượng được đưa ra giải quyết tại Hội đồng kinh tế thành phố Hà Nội sẽ có giá
trị chung thẩm ràng buộc cả hai bên. Hợp đồng này có giá trị kể từ ngày ký và
được chia thành 4 bản, mỗi bên giữ 2 bản có giá trị tương đương để cùng thực
hiện.

Đại diện bên bán Đại diện bên mua
Lê Văn Nam Vũ Huy Sơn
Sau khi ký hợp đồng thìngày 08tháng 3 năm 2007, Công ty nhận được
hoá đơn GTGT của bên bán giao 2100g Vitamin B1 tại kho Thục - Kho vật
liệu chính.
SVTH : Lý Thị Nhất Lớp KV15
15
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán
Biểu 3.2.
Công ty Dược phẩm TW I - HN
Số : 35443
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2 (dùng cho khách hàng)
Ngày 8 tháng 3 năm2007
Bên bán : Công ty Cổ phần Dược phẩm TW1
Địa chỉ : Số 6 - Đường Giải Phóng - Hà Nội
Tel : 04.921656 Fax : 04.8311766
Tài khoản : Số 1025430912 Ngân hàng Công thương - Hà Nội
Do ông : Lê Văn Nam Chức vụ : Trưởng phòng KD làm đại diện
Hình thức thanh toán : Trả chậm
STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1 x 2
1 Vitamin B1 gam 2100 99000 2079000000
Tổng cộng tiền hàng : 207.900.000
Thuế GTGT (5%) : 10.395.000
Tổng cộng thanh toán : 218.295.000
Số tiền bằng chữ : Hai trăm mười tám triệu hai trăm chín mươi năm
nghìn đồng.
Người nhận hàng
(Ký, họ tên)

Người giao hàng
(Ký, họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, đóng dấu, họ tên)
Sau khi nhận được hoá đơn GTGT, căn cứ vào đó khi nhận hàng phòng
kiểm tra chất lượng (KCS) của Công ty tiến hành kiểm nghiệm vật tư và ghi
vào biên bản kiểm nghiệm.
SVTH : Lý Thị Nhất Lớp KV15
16
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán
Biểu 3.3.
Công ty cổ phần Dược phẩm TW2
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Ngày 8 tháng 3 năm 2007
Mẫu số : 05 - VT
QĐ 1141 TC/QĐ/CĐKT
Căn cứ vào hoá đơn GTGT 35443 ngày 8 tháng 3 năm 2007 của Công ty
Cổ phần Dược phẩm TWI - Hà Nội.
Ban kiểm nghiệm gồm :
1. Ông : Nguyễn Huy Sơn KHCƯ Trưởng ban
2. Ông : Phạm Hưng KCS Ủy viên
3. Bà : Phạm Thu Hồng Thủ kho Uỷ viên
Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau :
Danh
điểm vật
tư
Tên nhãn
hiệu vật tư
ĐVT Phương
thức kiểm

nghiệm
Số lượng
theo
chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm Ghi
chú
Số lượng
thực tế
kiểm
nghiệm
Số lượng
đúng quy
cách phẩm
chất
Số lượng
không đúng
quy cách
phẩm chất
A B C D 1 2 3 4 5
1 Vitamin B Gam Cân 2.100 2.100 2.100 0
Đại diện kỹ thuật
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(Ký, họ tên)
Trưởng ban
(Ký, họ tên)
Từ biên bản kiểm nghiệm vật tư và hoá đơn vật liệu được nhập kho.
Nhân viên của phòng kế hoạch cung ứng lập phiếu nhập kho và lập phiếu
nhập vật tư thuê ngoài chế biến (nếu Công ty thuê ngoài chế biến vật tư)
Biểu 3.4 :

Công ty Cổ phần Dược phẩm TW2
SVTH : Lý Thị Nhất Lớp KV15
17
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 8 tháng 3 năm2007
Mẫu số : 01 - VT
Nợ TK : 1521
Có TK : 111
Họ tên người giao hàng : Nguyễn Thị Thu
Địa chỉ : Số 6 - Đường Giải Phóng - Hà Nội
Theo hoá đơn số 35443 ngày 8 tháng 3 năm 2007 của Công ty cổ phần
Dược phẩm TWI
Nhập tại kho Thục - VLC (1521)
STT Tên vật tư ĐVT
Số lượng
Đơn giá Thành tiền
Theo chứng
từ
Thực nhập
A B C 1 2 3 4
1 Vitamin B1 Gam 2.100 2.100 99.000 207.900.000
Cộng 2.100 2.100 207.900.000
Phụ trách cung tiêu
(Ký, họ tên)
Người giao hàng
(Ký, họ tên)
Thủ kho
(Ký, họ tên)
SVTH : Lý Thị Nhất Lớp KV15

18
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán
Biểu 3.4 :
Công ty Cổ phần Dược phẩm TW2
PHIẾU NHẬP VẬT TƯ THUÊ NGOÀI CHẾ BIẾN
Số : 06
Ngày 7 tháng 3 năm2007
Đơn vị chế biến : Công ty Minh Anh
Hợp đồng số.......ngày.....tháng.......năm
Theo phiếu xuất vật tư thuê ngoài chế biến số 02 ngày 3 tháng 2 năm
2007.
Biên bản kiểm nghiệm số 10 ngày 2 tháng 3 năm2007
Danh
điểm
vật tư
Tên, nhãn
hiệu vật tư
ĐVT
Giá thực tế nhập kho
Giá đơn
vị nhập
kho
Ghi
chú
Theo
chứng
từ
Thực
nhập
Chi phí

chế
biến
Chi phí
vận
chuyển
Giá vật tư
dùng để chế
biến
Cộng
A B C 1 2 3 4 5 6 7 8
Nhôm chữ
Ampixilin Kg 22,1 22,1 238.680
Ampixilin Kg 18,4 18,4 198.720
3.1.2. Thủ tục, chứng từ xuất kho NVL.
NVL sau khi mua về được sử dụng cho sản xuất, cho quản lý sản xuất,
cho công tác nghiên cứu, xuất bán hoặc thuê gia công chế biến...
NVL của công ty gồm nhiều chủng loại khác nhau và được sử dụng để
sản xuất các sản phẩm khác nhau. Bởi vậy, để sử dụng vật liệu một cách tiết
kiệm, có hiệu quả thì hàng tháng phòng kế hoạch cung ứng căn cứ vào kế
hoạch sản xuất sản phẩm và nhu cầu vặtt lập định mức cho từng phân xưởng,
phòng ban.
Phòng kế hoạch cung ứng lập “phiếu lĩnh vật tư theo hạn mức” (Biểu
3.6) làm 2 bản và ghi số hạn mức vật tư được lĩnh vào 2 bản, ký nhận và sau
đó chuyển cho thủ kho, thủ kho ghi số vật liệu thực phát và ký tên vào 2 bản.
Sau mỗi lần xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho.
SVTH : Lý Thị Nhất Lớp KV15
19
Chuyên đề tốt nghiệp Khoa Kế toán
Cuối tháng dù hạn mức còn hay hết, thủ kho thu lại phiếu của đơn vị lĩnh
tính ra tổng số vật liệu đã xuất dùng và số hạn mức còn lại cuối tháng và ký

tên vào 2 bản. Sau đó thủ kho trả lại 01 bản cho đơn vị lĩnh để lập báo cáo sử
dụng NVL, 01 bản chuyển cho kế toán NVL làm căn cứ ghi sổ.
Đối với một số loại vật tư mà nhu cầu sử dụng trong tháng ít, không
thường xuyên, đặc biệt các dược liệu như thuốc gây nghiện, do yêu cầu chặt
chẽ của quản lý đơn vị dùng phiếu xuất theo chủng loại có kèm theo số lượng
viết bằng chữ (Biểu 3.7).
Đối với vật liệu không dùng trực tiếp cho sản xuất, tùy theo nhu cầu sử
dụng của mình, khi phát sinh nhu cầu sử dụng bộ lập lĩnh lập phiếu xuất kho
(Biểu 3.8) làm 03 bản, 01 bản lưu tạiquyển, bản 2 giao cho khách hàng, bản
03 thủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư ghi sổ
và nhập dữ liệu vào máy.
Trên phiếu xuất kho chỉ ghi số lượng, đến cuối tháng kế toán tính giá
bình quân, cả kỳ dự trữ để tính ra giá thực tế xuất kho trong kỳ.
Trong tháng 3 năm 2007, phân xưởng viên đã lĩnh Vitamin B1 theo hạn
mức được duyệt trong tháng như sau :
SVTH : Lý Thị Nhất Lớp KV15