PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG CHO CHƯƠNG TRèNH QUẢN Lí KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP

Lập chứng từ gốc để ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh và đó hoàn thành
Phõn tớch nghiệp vụ kế toỏn trờn cơ sở chứng từ gốc để : Định khoản cho cỏc nghiệp vụ kế toỏnCập nhật chứng từ vào mỏy tớnh như : chứng từ nhập xuất hàng húa, chứng từ thu chi, ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu…In ra cỏc bỏo cỏo : bỏo cỏo nhập xuất trong kỳ, tổng hợp thu chi trong kỳ, bỏo cỏo hàng tồn kho, thẻ kho…
Ghi chộp những nghiệp vụ đó được phõn tớch vào nhật ký chung theo một trỡnh tự thời gian : Lập chứng từ ghi sổ hay sổ nhật ký chung.
Điều chỉnh số liệu để phản ỏnh đỳng chi phớ cũng như doanh thu đạt được trong kỳ : Lập bảng cõn đối số phỏt sinh
Kết chuyển số liệu trờn cỏc tài khoản tạm thời để :Tớnh giỏ thành sản phẩmTớnh kết quả hoạt động kinh doanh…
Tổng hợp số liệu từ tài khoản và từ cỏc tài liệu cú liờn quan để lập bỏo cỏo tài chớnh như :Lập bảng cõn đối kế toỏn.Bảng bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh.Bảng lưu chuyển tiền tệ.Thuyết minh bỏo cỏo tài chớnh.Tỡnh hỡnh thực hiện nghĩa vụ thuế với nhà nước
Chuyển số liệu từ nhật ký vào sổ cỏi cỏc tài khoản liờn quan để in ra bất kỳ lúc nào khi cần đến
Kiểm tra đối chiếu số liệu trờn sổ sỏch kế toỏn đó lập, trờn những tài khoản tổng hợp
PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG CHO CHƯƠNG TRèNH
QUẢN Lí KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP
1. Cỏc bước thực hiện cơ bản của kế toỏn doanh nghiệp
1. Mụ tả yờu cầu quản lý của chương trỡnh
a. Quản lý tiền mặt
Chương trỡnh cú thể :
 Quản lý cỏc khoản thu – chi của doanh nghiệp.
 Xỏc định được tồn quỹ tiền mặt của doanh nghiệp.
 In ra cỏc phiếu thu – chi để xỏc định giao cho khỏch hàng hay để lưu trữ.
 Lập bỏo cỏo thu – chi chi tiết và tổng hợp trong thỏng.
 Cung cấp dữ liệu cho cỏc phõn hệ kế toỏn khỏc như :
Phõn hệ kế toỏn tổng hợp.
Phõn hệ kế toỏn chi phớ…
b. Quản lý hàng húa
Chương trỡnh cú thể :
 Quản lý cỏc phiếu nhập xuất kho của doanh nghiệp, biết được mua hàng từ cỏc
nhà cung cấp nào và xuất bỏn cho khỏch hàng nào.
 Lập bỏo cỏo chi tiết nhập xuất hàng húa.
 Lập bỏo cỏo tổng hợp nhập xuất hàng húa theo từng ngày, từng thỏng, từng kho,
từng mặt hàng, từng khỏch hàng và từng nhà cung cấp.
 In ra thẻ kho cho biết việc nhập xuất và tồn của một mặt hàng ứng với một kho
trong khoảng thời gian xỏc định trong thỏng.
 In bỏo cỏo tồn kho :

Tồn kho tổng hợp : cho biết việc nhập xuất và tồn của tất cả hàng húa trong
tất cả cỏc kho hiện cú đến ngày cần biết.
Tồn theo kho : cho biết việc nhập xuất và tồn của tất cả hàng húa trong một
kho cho đến ngày cần biết.
 Lập bỏo cỏo giỏ vốn của cỏc mặt hàng xuất bỏn trong thỏng
 Bỏo cỏo giỏ hàng nhập : cho biết đơn giỏ cụ thể của từng mặt hàng. Nếu một
mặt hàng cú nhiều đơn giỏ nhập khỏc nhau thỡ phải liệt kờ tất cả đơn giỏ nhập
đú và số lượng nhập tương ứng.
 In ra bỏo cỏo thống kờ :
Theo từng mặt hàng.
Theo từng nhúm hàng.
Theo từng kho hàng.
 Nguồn nhập xuất : cho biết nguồn nhập xuất trong thỏng
 Cung cấp dữ liệu cho cỏc phõn hệ kế toỏn khỏc như : tổng hợp, chi phớ, tiền
mặt…
 Tra cứu :
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
c. Quản lý cụng nợ
Chương trỡnh cú thể
 Quản lý hỡnh thức thanh toỏn cụng nợ giữa khỏch hàng với doanh nghiệp và
giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp.
 Đối với nhà cung cấp :
Khi mua hàng (Phiếu nhập kho) thỡ sẽ làm cụng nợ nhà cung cấp tăng lờn.
Khi doanh nghiệp trả tiền mặt cho nhà cung cấp (Phiếu chi tiền mặt) thỡ làm
cụng nợ nhà cung cấp giảm.
 Đối với khỏch hàng :
Khi xuất hàng cho khỏch hàng (Húa đơn bỏn hàng) thỡ sẽ làm cụng nợ khỏch
hàng tăng lờn.
Khi doanh nghiệp thu tiền mặt của khỏch hàng trả nợ (Phiếu thu tiền mặt) thỡ

làm cụng nợ khỏch hàng giảm.
 Lập bỏo cỏo tổng hợp cụng nợ khỏch hàng và nhà cung cấp.
 Lập bỏo cỏo cụng nợ chi tiết cho từng khỏch hàng và nhà cung cấp.
 Cung cấp dữ liệu cho cỏc phõn hệ kế toỏn khỏc như : tổng hợp, tiền mặt, hàng
húa,…
3. Quỏ trỡnh phõn tớch chương trỡnh
 Khảo sỏt yờu cầu của chương trỡnh, làm rừ cỏc thụng tin đầu vào, cỏc thụng tin
đầu ra và cỏc bỏo cỏo phục vụ cho việc quản lý.
 Dựa trờn yờu cầu của chương trỡnh, xõy dựng sơ đồ chức năng, lấy sơ đồ chức
năng làm cơ sở để xõy dựng hệ thống menu cho chương trỡnh.
 Dựa trờn sơ đồ chức năng, xõy dựng sơ đồ dũng dữ liệu thể hiện cỏc thụng tin
đưa vào hệ thống và sau khi được cỏc chức năng xử lý sẽ được lưu trữ hoặc tạo
thành cỏc bỏo cỏo.
 Qua phõn tớch sơ đồ dũng dữ liệu và cỏc thụng tin khảo sỏt ban đầu, xõy dựng
cỏc thực thể (lưu trữ những thụng tin cơ bản) và mối quan hệ giữa chỳng. Đú
chớnh là bước xõy dựng sơ đồ quan hệ thực thể, làm cơ sở xõy dựng cỏc Table
và Relationship.
4. Dữ liệu đầu vào và đầu ra của chương trỡnh
a. Thụng tin nhập
 Danh mục chứng từ
 Danh mục tài khoản
 Danh mục tài khoản đối ứng
 Danh mục hàng húa
 Danh mục nhúm hàng
 Danh mục kho hàng
 Danh mục khỏch hàng
 Danh mục nhà cung cấp
 Danh mục nhõn viờn
 Danh mục ngoại tệ
 Danh mục ngõn hàng

 Danh mục thuế
 Danh mục hỡnh thức nhập xuất
 Danh mục hỡnh thức thanh toỏn
 Cỏc loại phiếu : Phiếu nhập và phiếu xuất
Danh mục tài khoản
Danh mục tài khoản đối ứng
Danh mục kho
Danh mục hàng húa
Danh mục nhúm hàng
Danh mục khỏch hàng
Danh mục chứng từ
Danh mục nhà cung cấp
Danh mục nhõn viờn
Danh mục ngoại tệ
Danh mục ngõn hàng
Danh mục thuế
Danh mục hỡnh thức nhập xuất
Danh mục hỡnh thức thanh toỏn
Hệ thống cỏc danh mục
Phõn hệ kế toỏn tiền mặt
Cập nhật phiếu thu – chi
Bỏo cỏo tiền mặtTổng hợpChi tiết
Phõn hệ kế toỏn hàng húa
Cập nhật chứng từ nhập - xuất
Bỏo cỏo hàng húaTổng hợpChi tiết
Phõn hệ kế toỏn cụng nợ
Cập nhật phiếu thu - chi
Bỏo cỏo cụng nợ Tổng hợpChi tiết
b. Thụng tin xuất
 Bỏo cỏo tỡnh hỡnh thu, chi tồn quỹ tiền mặt

 Bỏo cỏo tỡnh hỡnh việc nhập xuất và tồn kho hàng húa
 Bỏo cỏo cụng nợ khỏch hàng và nhà cung cấp
5. Cấu trỳc chương trỡnh

Quản lý Kế Toỏn Doanh Nghiệp
1. Quản lý Tiền mặt 2. Quản lý Hàng húa 3. Quản lý Cụng nợ
1.1 Cập nhật phiếu thu chi tiền mặt
1.2 Cập nhật danh mục khỏch hàng và nhà cung cấp
2.1 Cập nhật phiếu nhập xuất hàng húa
2.2 Cập nhật danh mục hàng húa
2.3 Bỏo cỏo hàng húa (Tổng hợp và chi tiết)
3.1 Cập nhật phiếu thu chi
3.2 Cập nhật danh mục khỏch hàng và nhà cung cấp
3.3 Bỏo cỏo cụng nợ (Tổng hợp và chi tiết)1.3 Bỏo cỏo tỡnh hỡnh thu chi tồn quỹ tiền mặt
6. Sơ đồ chức năng
Khỏch hàng
Phiếu nhập xuất
Cập nhật danh mục hàng húa
Danh mục hàng húa
Phiếu nhập xuất
Cập nhật danh mục khỏch hàng
Ban quản lý
Bỏo cỏo danh mục hàng húa
Ban quản lý
Cập nhật phiếu thu chi
Lưu phiếu thu chi
Danh mục khỏch hàng
Bỏo cỏo cụng nợ
c5
e2

a5
b1
f3
f3
f2
f2
f1
e2
d1
d2
c4
c3
c2
c1
a4
e3
e1
b2
a2
a1
a3
7. Sơ đồ luồng dữ liệu
Cập nhật phiếu nhập xuất hàng húa
a
1
Khỏch hàng mua hàng hoặc nhà cung cấp giao hàng
a
2
Lưu phiếu nhập xuất
a

3
Yờu cầu cập nhật danh mục hàng húa (Nếu là hàng húa mới)
a
4
Cập nhật danh mục khỏch hàng (Nếu là khỏch hàng mới)
a
5
Lưu thụng tin hàng húa mới
Điều chỉnh phiếu nhập xuất
b
1
Ban quản lý yờu cầu điều chỉnh phiếu nhập xuất (Do nhập và xuất sai sút)
b
2
Lấy phiếu nhập xuất cần điều chỉnh từ kho lưu ra điều chỉnh theo yờu cầu và lưu lại
Bỏo cỏo tồn kho
e
1
Ban quản lý yờu cầu bỏo cỏo tồn kho
Danh mụckhỏch hàng
Phiếu nhập, xuất
Chi tiết danh mục hàng húa
Phiếu thu, chi
Danh mục tài khoản
Danh mục hàng húa
Ký hiệu quan hệ 1 -> n :
e
2
Lấy số tồn từ danh mục hàng húa và tỡnh hỡnh nhập xuất từ kho dữ liệu phiếu nhập
xuất để xỏc định số tồn kho cuối kỳ

e
3
Gửi ban quản lý bỏo cỏo tồn kho
Cập nhật phiếu thu chi
c
1
Ban quản lý chi trả nợ cho nhà cung cấp (Yờu cầu lập phiếu chi)
c
2
Khỏch hàng trả nợ (Yờu cầu lập phiếu thu)
c
3
Lưu phiếu thu chi đó lập
c
4
Yờu cầu cập nhật danh mục khỏch hàng (Nếu là khỏch hàng mới)
c
5
Lưu thụng tin khỏch hàng mới
Điều chỉnh phiếu thu chi
d
1
Ban quản lý yờu cầu điều chỉnh phiếu thu chi (Do nhập sai sút)
d
2
Lấy phiếu thu chi cần điều chỉnh từ kho lưu ra điều chỉnh theo yờu cầu và lưu lại
Bỏo cỏo cụng nợ
f
1
Ban quản lý yờu cầu bỏo cỏo cụng nợ

f
2
Lấy số nợ đầu kỳ từ danh mục khỏch hàng và tỡnh hỡnh nhập xuất từ kho dữ liệu
phiếu nhập xuất, tỡnh hỡnh thu chi từ kho dữ liệu phiếu thu chi để xỏc định tăng giảm
nợ trong kỳ và nợ cuối kỳ.
f
3
Gửi ban quản lý bỏo cỏo cụng nợ.
8. Sơ đồ quan hệ giữa cỏc thực thể
PHẦN III
CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA CHƯƠNG TRèNH
1. Cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu là một kho chứa thụng tin, cú nhiều loại cơ sở dữ liệu, trong đú phổ biến
nhất hiện nay là CSDL quan hệ.
Một CSDL quan hệ
 Chứa dữ liệu trong cỏc bảng, được cấu tạo bởi cỏc dũng (mẫu tin), cột (trường).
 Cho phộp lấy về (hay truy vấn) cỏc tập hợp dữ liệu con từ bảng.
 Cho phộp nối cỏc bảng với nhau cho mục đớch truy cập cỏc mẫu tin liờn quan với
nhau chứa trong cỏc bảng khỏc nhau.
Bộ mỏy (Engine) cơ sở dữ liệu
Chức năng cơ bản của một CSDL được cung cấp bởi một bộ mỏy CSDL, là hệ
thống chương trỡnh quản lý cỏch thức chứa và trả về dữ liệu.
Bảng và trường
Cỏc CSDL được cấu tạo từ cỏc bảng dựng thể hiện cỏc phõn nhúm dữ liệu. Bảng
chứa cỏc mẫu tin là cỏc mẫu dữ liệu riờng rẽ bờn trong phõn nhúm dữ liệu. Mẫu tin
chứa cỏc trường, mỗi trường thể hiện một bộ phận dữ liệu trong một mẫu tin.
RecordSet
Khi tạo bảng cần nắm được cỏch thao tỏc với cỏc bảng. Thao tỏc với cỏc bảng liờn
quan đến việc nhập và lấy về dữ liệu từ cỏc bảng khỏc cũng như việc kiểm tra và sữa
đổi cấu trỳc bảng. Thao tỏc dữ liệu trong một bảng ta dựng Recordset.

RecordSet là một cấu trỳc dữ liệu thể hiện một tập hợp con cỏc mẫu tin lấy về từ
CSDL.
Mối quan hệ
Khúa chớnh : một trường được chỉ ra là khúa chớnh của bảng phục vụ cho việc xỏc
định duy nhất mẫu tin.
Khúa ngoại : là khúa trong bảng liờn quan chứa bản sao của khúa chớnh của bản
chớnh.
Mối quan hệ : là một cỏch định nghĩa chớnh thức hai bảng liờn hệ với nhau như thế
nào. Khi định nghĩa một mối quan hệ, tức đó thụng bỏo với bộ mỏy CSDL rằng hai
trường trong hai bảng liờn quan được nối với nhau.
Hai trường liờn quan với nhau trong một mối quan hệ là khúa chớnh và khúa ngoại.
Ngoài việc ghộp cỏc mẫu tin liờn quan trong những bảng riờng biệt, mối quan hệ cũn
tận dụng thế mạnh của tớnh toàn vẹn tham chiếu, một thuộc tớnh của bộ mỏy CSDL
duy trỡ cỏc dữ liệu trong một CSDL nhiều bảng luụn luụn nhất quỏn. Khi tớnh toàn
vẹn tham chiếu tồn tại trong một CSDL, bộ mỏy CSDL sẽ ngăn cản khi xúa một mẫu
tin khi cú cỏc mẫu tin khỏc tham chiếu đến nú trong CSDL.
2.. Sử dụng Microsoft Access để tạo cơ sở dữ liệu cho chương trỡnh
Microsoft Access cú giao diện tinh xảo và dễ dựng để tạo cỏc đối tượng CSDL.