THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYấN VẬT LIỆU TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG

Học viện t i chà ớnh
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYấN VẬT LIỆU TẠI
TRUNG TÂM DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG
I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRUNG TÂM
1.1. Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển :
Trung tâm Dịch vụ Khách hàng trực thuộc Bưu điện Hà Nội, có trụ sở
tại 75 Đinh Tiên Hoàng - Hoàn Kiếm - Hà Nội.
Là một đơn vị trực thuộc của Bưu điện Hà Nội do đó Trung tâm hoạt
động kinh doanh và phục vụ cùng với các đơn vị trực thuộc khác của Bưu
điện Hà Nội trong một dây chuyền hoạt động sản xuất kinh doanh của Bưu
điện Hà Nội, có mối liên hệ mật thiết với nhau về tổ chức mạng lưới, lợi ích
kinh tế, tài chính, tiếp thị, phát triển dịch vụ để thực hiện nhiều mục tiêu kế
hoạch do Bưu điện Thành phố Hà Nội giao.
Tiền thõn của Trung tõm Dịch vụ khỏch hàng là công ty Phát triển -
Cung ứng Vật tư Bưu điện Hà Nội với nhiệm vụ chính là phát triển thuê bao
và cung ứng vật tư phục vụ sự phát triển, sửa chữa mạng lưới thông tin của
Bưu điện Thành phố Hà Nội. Sự phát triển mạnh của ngành Bưu chính Viễn
thông nói chung và mạng lưới viễn thông Bưu điện Thành phố Hà Nội nói
riêng trong những năm qua đũi hỏi phải cú sự chuyờn mụn húa hơn nữa. Do đó
Trung tâm Dịch vụ khách hàng Bưu điện Hà Nội đó được chia tách từ công ty
Phát triển - Cung ứng vật tư Bưu điện. Căn cứ NĐ 51/CP 01/8/95 của CP phê
chuẩn TTDVKH được thành lập lại theo quyết định số 4356/QĐ_TCCB ngày
18/12/1996 của Tổng Giám đốc Tổng Công ty Bưu chính - Viễn thông Việt
Nam.
Là một doanh nghiệp trực thuộc Bưu Điện thành phố Hà Nội, có tư
cách pháp nhân, có con dấu theo mẫu Doanh nghiệp Nhà nước, có giấy phép
đăng ký kinh doanh theo quy định hiện hành: giấy phép đăng ký kinh doanh
do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp. Công ty được phép mở tài khoản tiền
Nguyễn Thị Thuý H - K32 T1à
1
1

Học viện t i chà ớnh
Việt Nam và tại các ngân hàng, kho bạc Nhà nước, hạch toán phụ thuộc Bưu
điện Thành phố Hà Nội.
Được thành lập từ năm 1997 đến nay Trung tâm DVKH đó cú một cơ
sở vật chất tương đối hoàn chỉnh với đội ngũ cán bộ công nhân viên có trỡnh
độ kỹ thuật cao, có tinh thần trách nhiệm. Nhờ đó mà tổ chức sản xuất của
Trung tâm ngày càng được phát triển và hoàn thiện qui mô hơn, phù hợp
hơn. Trung tâm được trang bị những phương tiện cần thiết phục vụ cho hoạt
động kinh doanh như: hệ thống máy tính, máy in tốc độ cao, đường truyền
số liệu, điện thoại nghiệp vụ, máy fax, máy photocopy, account Internet, e-
mail, máy điều hũa, bàn ghế hiện đại, các trang thiết bị phục vụ cho các
công việc của công ty…
1.2. Nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Dịch vụ khách hàng
1.2.1. Nhiệm vụ của Trung tõm Dịch vụ khỏch hàng
Nhiệm vụ của Trung tâm Dịch vụ khách hàng Bưu Điện Hà Nội do
Giám đốc BĐHN phê chuẩn. Cụ thể như sau:
- Tiếp nhận các yêu cầu đầu vào
- Phỏt triển thuờ bao
- Tính cước, in cước
- Quản lý thanh toỏn cước phí
- Giải quyết khiếu nại các nghiệp vụ liên quan đến các nghiệp vụ viễn
thụng.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm dịch vụ khách hàng.
Để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, ngay từ khi mới thành
lập Công ty đó nhanh chúng tổ chức, sắp xếp lại bộ mỏy tổ chức, tinh giảm
tối đa bộ máy quản lý gián tiếp, kết hợp việc sử dụng cán bộ trẻ được đào
tạo cơ bản, chính quy nhưng cũn ớt kinh nghiệm với cỏn bộ chưa đạt trỡnh
độ đại học nhưng có bề dày kinh nghiệm trong nghành, nghề. Từ ngày
18/12/96 Trung tâm được chia thành 4 phũng ban và hai đội với tổng số
nhân viên là 132 người.

Nguyễn Thị Thuý H - K32 T1à
2
2
Học viện t i chà ớnh
Cỏc phũng ban bao gồm :
- Phũng tổng hợp
- Phũng tài chớnh kế toỏn: quản lý tài chớnh của Trung tõm
- Phũng nghiệp vụ kinh doanh: chỉ đạo về mặt nghiệp vụ
- Phũng Giao dịch - Phỏt triển thuờ bao: tiếp nhận yờu cầu đàu vào
lắp đặt máy điện thoại cố định, fax, ...
Các đội bao gồm :
- Đội thanh toán : quản lý, theo dừi tỡnh hỡnh thanh toỏn của cỏc
thuờ bao trong nội thành
- Đội tính cước: tính, in cước sử dụng dịch vụ viễn thông cho các thuê
bao trong nội thành
Trung tâm đó khụng ngừng cố gắng hoàn thiện và xây dựng tổ chức
bộ máy của Trung tâm. Cùng với sự quan tâm của Giám đốc Trung tâm và ý
thức tổ chức xõy dựng của mỗi nhõn viờn với mục đích hoàn thiện và phát
triển công ty ngày càng vững mạnh, tạo được uy tín cao trong đông đảo
khách hàng. Hiện nay trung tâm đang từng bước kiện toàn lại bộ máy tổ
chức cho phù hợp, bồi dưỡng nâng cao trỡnh độ chuyên môn, nghiệp vụ và
ngoại ngữ cho cán bộ công nhân viên. Bên cạnh đó, Ban Giám đốc trung
tâm cũn rất chỳ trọng đến việc nâng cao đời sống vật chất, tinh thần của toàn
thể cán bộ công nhân viên trong trung tâm, động viên mọi người hăng say
lao động, góp phần đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của trung tâm. Qua một
thời gian tồn tại và phát triển đến nay Trung tâm có 323 nhân viên trong đó
309 nhân viên chớnh thức cũn lại là tập việc, thử việc và thời vụ. Bộ mỏy tổ
chức của Trung tõm được chia thành hai khối: khối chức năng và khối sản
xuất, gồm 9 phũng ban, cụ thể như sau:
Nguyễn Thị Thuý H - K32 T1à

3
3
Học viện t i chà ớnh
Sơ đồ tổ chức trung tâm dịch vụ khách hàng bưu điện Hà Nội
(kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2005)
Ban giỏm đốc
Khối chức năng
Khối sản xuất

p
tổng hợp
p.t i chà ớnh - kế toỏn
p.tiếp thị - chăm súc KH
p.quản lý thanh toỏn I
p.tớnh cước
P.quản lý thanh toỏn II
p.quản lý thanh toỏn III
Nguyễn Thị Thuý H - K32 T1à
4
p.gi
ao
dịch
-
PTT
B
p.ng
hiệ
p vụ
kinh
doa

nh
4
Học viện t i chà ớnh

* Ban giám đốc:
- Giám đốc Trung tâm do Tổng Công ty Bưu chính - Viễn thông Việt
Nam bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển, khen thưởng và kỷ luật theo đề
nghị của Giám đốc Bưu điện Thành phố Hà Nội. Giám đốc là đại diện pháp
nhân của công ty, là người điều hành cao nhất ở Trung tâm, chịu trách nhiệm
trước Bưu điện Thành phố Hà Nội và pháp luật về quản lý và điều hành
công ty trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ của mỡnh.
- Phú Giỏm đốc do Bưu điện Thành phố Hà Nội bổ nhiệm, miễn
nhiệm, điều chuyển. Phó Giám đốc là người giúp đỡ Giám đốc điều hành
một số lĩnh vực hoạt động của Trung tâm theo sự phân công của Giám đốc.
Phó Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm và Pháp luật về
nhiệm vụ được giao .
* Khối chức năng:
Phũng tổng hợp: phũng Tổng hợp là một phũng chức năng quản lý
trực thuộc trung tâm, có trách nhiệm tham mưu giúp việc cho Giám đốc
trung tâm về các mặt công tác:
- Tổ chức, quản lý nhân sự - lao động - tiền lương - đào tạo
- Tổng hợp - xây dựng kế hoạch, định mức lao động,, thi đua
Nguyễn Thị Thuý H - K32 T1à
5
5
Học viện t i chà ớnh
- An toàn lao động - PCCC - BHLĐ
- Hành chớnh - quản trị
Phũng tổng hợp được đề xuất, cải tiến các biện pháp tổ chức phân
công quản lý của phũng nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ giám đốc

giao. Là một phũng chức năng trực thuộc Trung tâm, có trưởng phũng chịu
trỏch nhiệm, phụ trỏch chung và trực tiếp phụ trỏch cỏc cụng tỏc tổ chức
nhõn sự, thi đua, tổng hợp, có phó phũng giỳp việc thay thế trưởng phũng
khi vắng mặt và trực tiếp phụ trách các công tác lao động tiền lương, ATLĐ,
HCQT, có các chuyên viên, cán sự giúp việc.
Phũng nghiệp vụ - kinh doanh: P. NV- KD là đơn vị chức năng trực
thuộc Giám đốc Trung tâm DVKH chỉ đạo điều hành công tác quản lý
nghiệp vụ, kinh doanh, cụng tỏc khoa học kỹ thuật và tin học. Phũng cú
trỏch nhiệm tham mưu giúp việc cho Giám đốc Trung tâm về các mặt công
tác:
- Theo dừi chỉ đạo điều hành các đơn vị trong Trung tâm về công tác
nghiệp vụ và qui trỡnh sản xuất
- Hướng dẫn triển khai thực hiện các qui định , thủ tục, trỡnh tự
nghiệp vụ, giỏ, cước các dịch vụ viễn thông.
- Chỉ đạo việc triển khai công tác khuyến mại, chăm sóc khách hàng,
giải quyết khiếu nại.
- Kiểm tra theo dừi chất lượng, tiến độ thực hiện của các đơn vị và tập
hợp báo cáo đề xuất biện phỏp giải quyết.
- Nghiờn cứu ỏp dụng khoa học cụng nghệ, kĩ thuật trong sản xuất
- Quản lý, đầu tư trang thiết bị kỹ thuật và tin học - viễn thông
- Kinh doanh cỏc trang thiết bị, dịch vụ viễn thụng
Phũng tài chớnh - kế toỏn: là đơn vị chức năng trực thuộc Giám đốc
trung tâm Dịch vụ khách hàng. Phũng cú nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho
Nguyễn Thị Thuý H - K32 T1à
6
6
Học viện t i chà ớnh
giám đốc trung tâm chỉ đạo điều hành công tác tài chính kế toán của Trung
tâm
* Khối sản xuất:

Phũng tiếp thị - chăm sóc khách hàng (TTCSKH): là đơn vị sản xuất
trực thuộc Trung tõm Dịch vụ khỏch hàng. Phũng TTCSKH cú nhiệm vụ
triển khai thực hiện cụng tỏc quản lý điều tra nghiên cứu phát triển thị
trường, tiếp thị bán hàng, chăm sóc khách hàng sau bán hàng, giải quyết
khiếu nại và lưu giữ hợp đồng. Phũng cú trưởng phũng phụ trỏch chung, cú
phú phũng giỳp việc thay thế trưởng phũng khi vắng mặt, cú cỏc cỏn bộ
cụng nhõn viờn chia làm 3 tổ, mỗi tổ do một tổ trưởng quản lý:
- Tổ tiếp thị và chăm sóc khách hàng ( gọi tắt là 700)
- Tổ giải quyết khiếu nại
- Tổ lưu giữ hợp đồng
Phũng giao dịch - phỏt triển thuờ bao (GDPTTB): là đơn vị trực
thuộc Trung tâm Dịch vụ khách hàng có nhiệm vụ tiếp nhận, điều hành các
đơn vị liên quan thực hiện các yêu cầu sử dụng dịch vụ viễn thông của
khách hàng, hoàn thiện các loại hồ sơ đầu vào phục vụ cho việc quản lý và
tớnh cước. Phũng cú trưởng phũng phụ trỏch chung, cú phú phũng giỳp việc
và thay thế trưởng phũng khi trưởng phũng vắng mặt, cú cỏc cỏn bộ cụng
nhõn viờn chia làm 4 tổ, mỗi tổ do một tổ trưởng quản lý:
- Tổ tổng hợp
- Tổ giao dịch
- Tổ hoàn thiện hồ sơ khách hàng
- Tổ thu ngõn
Phũng tớnh cước:là đơn vị trực thuộc trung tâm DVKH có nhiệm vụ
lên danh mục, tính cước, in hoá đơn cước phí Bưu điện, bảo trỡ bảo dưỡng
mạng. Phũng cú trưởng phũng phụ trỏch chung, cú phú phũng giỳp việc và
Nguyễn Thị Thuý H - K32 T1à
7
7
Học viện t i chà ớnh
thay thế trưởng phũng khi trưởng phũng vắng mặt, cú cỏc cỏn bộ cụng nhõn
viờn chia làm 3 tổ, mỗi tổ do một tổ trưởng quản lý:

- Tổ tính cước
- Tổ quản trị mạng
- Tổ tổng hợp, in cước
Phũng quản lý thanh toỏn I và II: là đơn vị trực thuộc trung tâm dịch
vụ khỏch hàng cú nhiệm vụ quản lý và thực hiện việc thanh toỏn cước phí
viễn thông của đối tượng khách hàng là tư nhân, tiếp nhận yêu cầu đầu vào
phát triển thuê bao, thừa lệnh Giám đốc yêu cầu các đơn vị trực thuộc giải
quyết các vấn đề liên quan đến quản ký theo dừi thanh toỏn khỏch hàng khối
tư nhân, có quyền đề nghị giám đốc tổ chức các hoạt động hỗ trợ, thúc đẩy
tăng tỷ lệ thu, giảm tỷ lệ nợ đọng khối tư nhân, thừa lệnh giám đốc tiếp nhận
giải quyết các khiếu nại của khách hàng về công tác thanh toán, được phép
lập biên bản đề nghị giám đốc trung tâm xử lý cá nhân vi phạm thái độ khi
tiếp xúc với khách hàng.
Phũng quản lý thanh toỏn III: là đơn vị được Giám đốc trung tâm
DVKH uỷ quyền để tiếp xúc, giao dịch với khách hàng sử dụng dịch vụ Bưu
điện thuộc khối cơ quan và công ty TNHH thuộc Đảng, Nhà nước, các
doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân người nước ngoài đảm bảo mục tiêu thu
nhanh thu đúng, thu đủ. Phũng được phép xử lý cỏc trường hợp chậm thanh
toán cước phí Bưu điện đối với các khách hàng thuộc khối cơ quan và công
ty TNHH vi phạm hợp đồng sử dụng dịch vụ Bưu điện theo quy định của
Bưu điện thành phố Hà Nội. Được quyền trực tiếp làm việc với các đơn vị
liên quan trong việc thanh toán cước phí.
1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán
1.3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:
+) Tổ chức hoạt động: Bộ mỏy kế toỏn tại phũng TC-KTTK của trung
tõm bao gồm 19 người. Trong đó đồng chí Trưởng phũng kiờm Kế toỏn
Nguyễn Thị Thuý H - K32 T1à
8
8
Học viện t i chà ớnh

trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm điều hành toàn bộ công
việc của phũng kế toán , 01 đồng chí phó phũng và cỏc kế toỏn viờn chịu
trỏch nhiệm về phần cụng việc của mỡnh theo sự phõn cụng trực tiếp của Kế
toỏn trưởng. Bộ máy kế toán của trung tâm:
- Kế toán trưởng: Là người giúp việc cho giám đốc trung tâm, thực
hiện quyền hạn và trách nhiệm của điều lệ tổ chức kế toán nhà nước. Kế
toán trưởng phụ trách phũng, tổ chức, phõn cụng nhõn viờn trong phũng phụ
trỏch từng phần việc cụ thể đảm bảo quản lý chặt chẽ vốn, tài sản của trung
tâm, của Bưu Điện Hà Nội. Hạch toán kế toán, phân tích hoạt động kinh tế
của trung tâm, tham mưu đề xuất với giám đốc ra các quyết định quản lý có
hiệu quả. Thực hiện các chế độ báo cáo kế toán theo quy định.
- Phú phũng kế toỏn: Giỳp việc kế toỏn trưởng, trực tiếp theo dừi một
khõu kế toỏn trong cụng việc chuyên môn được giao.
- Phũng được chia thành:
+ Tổ quản lý số liệu bưu điện phí
+ Tổ thụ lý hồ sơ nợ phải thu khó đũi
+ Tổ kế toỏn
+) Chức năng:
Phũng tài chớnh kế toỏn là đơn vị chức năng thuộc Trung tâm Dịch
vụ Khách hàng có trách nhiệm tham mưu giúp việc cho Giám đốc Trung tâm
về các mặt công tác:
- Quản lý toàn bộ vốn tài sản của trung tõm
- Hạch toán, kế toán và phân tích hoạt động kinh tế của trung
tâm
- Lập và thực hiện cỏc kế hoạch tài chớnh của trung tõm
- Lập bỏo cỏo tài chớnh kế toán theo định kỳ
- Theo dừi, quản lý số liệu và số tiền bưu điện phí ghi nợ thu
được của các thuê bao trên địa bàn Hà Nội.
Nguyễn Thị Thuý H - K32 T1à
9

9
Học viện t i chà ớnh
- Là đầu mối thực hiện việc phân chia doanh thu cho các đơn vị
cùng tham gia kinh doanh dịch vụ viễn thông trong Bưu Điện Hà
Nội.
- Kiểm tra định kỳ và đột xuất công tác tài chính các đơn vị
trực thuộc trung tâm
+) Nhiệm vụ:
♦ Bộ phận kế toán: chịu trách nhiệm kiểm tra, đối soát, theo dừi việc sử
dụng tài sản của Trung tõm, kiểm tra và hạch toỏn kịp thời cỏc khoản
thu từ hoạt động phát triển thuê bao và thu cước phí Bưu Điện. Tập
hợp, đối soát để hoạch toán doanh thu, chi phí theo đúng quy định của
Bưu Điện Hà Nội
♦ Bộ phận quản lý số liệu: quản lý toàn bộ số liệu thu Bưu Điện phí, thu
phát triển thuê bao trên mạng đảm bảo tính chính xác giữa số liệu trên
sổ sách và máy tính. Chịu trách nhiệm đảm bảo số liệu chuẩn trên
mạng dùng chung cho tra cứu nợ đọng, xử lý tạm dừng thụng tin và
chăm sóc khách hàng.
♦ Bộ phận thụ lý hồ sơ nợ phải thu khó đũi:
- Hướng dẫn các đơn vị tập hợp các hồ sơ nợ cước đó thực hiện
đũi nhiều lần nhưng không đũi được để phục vụ việc lập dự phũng và
thuờ thu nợ đọng.
- Làm việc với các công ty luật, văn phũng luật sư để thuê thu
nợ đọng
- Khởi kiện các thuê bao nợ cước tại các toà án nhân dân
+) Quyền hạn
Có quyền đề xuất các biện pháp liên quan đến các mặt công
tác được giao. Được thừa lệnh giám đốc trong việc chỉ đạo điều
hành công việc theo đúng thẩm quyền và lĩnh vực công tác đó được
Nguyễn Thị Thuý H - K32 T1à

10
10
Học viện t i chà ớnh
giao. Được phép lập biên bản đề nghị giám đốc trung tâm xử lý cá
nhân, đơn vị vi phạm thể lệ, thủ tục, quy trỡnh, quy phạm đó đề ra..
+) Mối quan hệ cụng tỏc:
Phũng Tài chớnh Kế toỏn cú quan hệ với cỏc đơn vị trong và
ngoài Bưu điện Hà Nội theo uỷ quyền của Giám đốc Trung tâm để
hoàn thành công tác được giao. Khi thực hiện các chức năng nhiệm
vụ của mỡnh, Phũng Tài chớnh Kế toỏn cú nhiệm vụ phối hợp với
cỏc phũng ban đơn vị trong trung tâm hoàn thành nhiệm vụ được
giao.
Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chộp kế toỏn: VNĐ
Hỡnh thức sổ ỏp dụng: Chứng từ ghi sổ
Nguyờn tắc ghi sổ: CTGS được lập từ chứng từ gốc hoặc bảng tổng
hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế là căn cứ để ghi sổ
cái. CTGS được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng( theo số thứ tự trong
sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ) và có chứng từ gốc kèm theo, được kế toán
trưởng duyệt trước khi ghi sổ .
Cỏc loại sổ sử dụng:
- Sổ tổng hợp TK
- Sổ chi tiết
Nguyễn Thị Thuý H - K32 T1à
11
11
Học viện t i chà ớnh
Sơ đồ hạch toán theo hỡnh thức CTGS ( sơ đồ )
Nguyễn Thị Thuý H - K32 T1à
12

Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chứng
từ gốc
Sổ, thẻ
kế toỏn
chi tiết
Sổ quỹ
Sổ đăng ký chứng
từ
ghi sổ
Chứng từ
ghi sổ
Bảng
tổng hợp
chi
Tiết
Sổ cỏi
Bảng cõn đối
số phỏt sinh
Bỏo cỏo
t i chà ớnh
Ghi h ng ng yà à
Ghi cuối thỏng
Đối chiếu, kiểm tra
12
Học viện t i chà ớnh
Với hỡnh thức ghi sổ này cuối thỏng kế toỏn cú thể xem được các sổ:
sổ tổng hợp 1521, 13635...; sổ chi tiết 1521, 13635; và các sổ khác như sổ
TK công nợ
1.4. Tỡnh hỡnh thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước:

Trung tõm Dịch vụ Khỏch hàng thực hiện báo cáo toàn bộ các khoản
thu nhập, chi phí về Bưu Điện Hà Nội để xác định kết quả kinh doanh
và nộp thuế tập trung tại Bưu Điện Hà Nội.
II. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYấN VẬT LIỆU TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ
KHÁCH HÀNG
2.1. Đặc điểm hạch toán vật liệu và yờu cầu quản lý vật liệu
2.1.1. Đặc điểm vật liệu của Trung tâm
Nguyờn vật liệu của Trung tõm phục vụ chủ yếu cho quỏ trỡnh tớnh,
in cước sử dụng dịch vụ viễn thông của khách hàng. Ngoài ra nguyên vật
liệu cũn phục vụ quỏ trỡnh tiếp nhận yờu cầu đầu vào, thu cước phí Bưu
Điện. Do đặc thù của Trung tâm là phục vụ khách hàng, tính in cước theo
định kỳ nên việc cung cấp nguyên vật liệu phải mang tính kịp thời.
2.1.2. Phõn loại vật liệu
Để áp dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán NVL thỡ cụng
việc khai bỏo mó hoỏ ban đầu rất quan trọng, nó sẽ giúp cho việc hạch toán,
ghi chép và theo dừi được thuận tiện
Khai báo danh mục tài khoản: trên cơ sở tài khoản cấp 1 và cấp 2 do
Bộ tài chính quy định, căn cứ vào yêu cầu quản trị, Trung tâm thực hiện xây
dựng danh mục tài khoản chi tiết cần sử dụng.
Nguyễn Thị Thuý H - K32 T1à
13
13
Học viện t i chà ớnh
Cụ thể: để phản ánh tỡnh hỡnh nhập xuất NVL trung tõm mở cỏc tài
khoản sau:
TK 1521: nguyờn vật liệu
15211: NVL chớnh
15212: NVL phụ
15214: phụ tựng thay thế
Nguyên vật liệu của trung tâm được chia thành 4 loại cú mó từ 01 đến

04, đều được chứa ở kho Trung tâm
+) Nguyờn vật liệu chớnh (mó 01): là những nguyờn vật liệu dựng
trực tiếp cho việc in ấn hoỏ đơn cước phí như: giấy in cước, mực in, ấn
phẩm ( hợp đồng, các yêu cầu dịch vụ…), hoá đơn…
+) Nguyờn vật liệu phụ (mó 02): văn phũng phẩm: giấy,bỳt, cỏc dụng
cụ văn phũng khỏc,…
+) Phụ tựng thay thế (mó 04): là cỏc phụ kiện dựng để sủa chữa thay
thế maý móc thiết bị bị hỏng hóc từng phần như: phụ kiện máy tính( bàn
phím, chuột , …); phụ kiện ô tô, phụ kiện máy in, phụ kiện sửa chữa mỏy
photocopy.
2.1.3. Đánh giá vật liệu
Tất cả các đối tượng kế toán phải được biểu hiện bằng tiền, trên cơ sở
đó kế toán mới thực sự phản ánh, theo dừi, giỏm đốc tài sản và mọi biến
động của nó.
Tại Trung tõm Dịch vụ khỏch hàng, vật liệu sử dụng nhập kho từ việc
mua ngoài. Để phản ánh kịp thời giá trị vật liệu trong công tác nhập, xuất
vật liệu, Trung tâm sử dụng giá thực tế ghi trên hoá đơn để phản ánh trên sổ
sách.
Đối với vật liệu nhập kho: Vật liệu nhập kho ở Trung tâm nhập từ
nguồn mua ngoài như: hoá đơn, ấn phẩm, mực in, vật tư in, phong bỡ ụ
kớnh, … nờn giỏ thực tế vật liệu nhập kho là giỏ ghi trờn hoỏ đơn của người
Nguyễn Thị Thuý H - K32 T1à
14
14
Học viện t i chà ớnh
bán (bao gồm cả các khoản thuế nếu có) cộng với các chi phí mua thực tế
(bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phõn loại, chi phớ thuờ
kho bói) trừ cỏc khoản chiết khấu, giảm giỏ (nếu cú)
Cụng thức:
Giỏ trị thực tế

của vật liệu
mua ngoài
=
Giá trị ghi
trên hoá
đơn
+
Thuế trong
khõu thu mua
nếu cú
+
Chi phớ
trực tiếp
phỏt sinh
Trung tâm thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu
trừ, vỡ vậy giỏ trị thực tế vật liệu nhập kho bao gồm giỏ mua chưa có thuế
GTGT đầu vào.
- Đối với vật liệu xuất kho: Trung tâm có trách nhiệm thu mua và cung
cấp vật liệu cho các đơn vị đài đội sản xuất là dựa trên định mức kế hoạch
và yêu cầu của đơn vị. Phương pháp tính giá thực tế vật liệu xuất kho tại
Trung tâm đang áp dụng là phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO), do
đó khi xuất kho vật liệu kế toán tính giá vật liệu ngay trên phiếu xuất kho
theo đơn giá đó cú ghi sẵn trờn thẻ khi nhập kho.
Để đáp ứng kịp thời cho quá trỡnh sản xuất, chế tạo sản phẩm và cỏc
nhu cầu sử dụng NVL khỏc trong doanh nghiệp, cỏc doanh nghiệp phải
thường xuyên tiến hành mua và dự trự NVL, tăng cường công tác quản lý và
kế toỏn NVL đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm NVL nhằm hạ thấp chi
phớ sản xuất và giỏ thành sản phẩm cú ý nghĩa quan trọng.
Xuất phát từ đặc điểm, vai trũ của NVL trong quỏ trỡnh SXKD đũi hỏi
phải quản lý chặt chẽ NVL ở tất cả cỏc khõu thu mua, dự trữ, bảo quản và sử

dụng nguyờn vật liệu.
Tại Trung tâm Dịch vụ khách hàng, nguyên vật liệu được quản lý ngay
từ khõu thu mua.Nguyờn vật liờu mua về sẽ được quản lý về khối lượng, qui
cách, chủng loại, giá mua, thuế GTGT phải nộp và chi phí thu mua.
Nguyễn Thị Thuý H - K32 T1à
15
15
Học viện t i chà ớnh
Sau khi kiểm tra chất lượng, nếu đạt yêu cầu thủ kho xác nhận số lượng
thực nhập vào hoá đơn. Thông thường, Trung tâm thường mua hàng của
những khách hàng quen, có độ tin cậy cao nên khâu này được bỏ qua, hoặc
được thực hiện đối với những khách hàng mới.
Tại Trung tõm Dịch vụ khỏch hàng việc quản lý kế hoạch thu mua
nguyờn vật liệu được thực hiện chặt chẽ.Nguyên vật liệu được thu mua theo
đúng tiến độ, thời gian nhằm hạn chế lượng nguyên vật liệu tồn kho để giảm
lượng vốn ứ đọng và quay vũng vốn được nhanh hơn.
2.2. Hạch toỏn thu mua và nhập kho vật liệu tại Trung tõm Dịch vụ khỏch
hàng
2.2.1. Quy trỡnh hạch toỏn ban đầu:
Trong cụng tỏc kế toỏn vật liệu, Trung tõm cú sử dụng cỏc chứng từ
hạch toỏn chi tiết sau:
- Kế hoạch mua vật liệu
- Phiếu nhập kho
- Phiếu xuất kho
- Thẻ kho
Trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh, mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh
liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều được lập chứng từ kế toán đầy đủ
kịp thời, chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu. Những chứng từ này
được coi là cơ sở để thực hiện việc ghi chép trên thẻ kho và trờn sổ kế toỏn
nhằm kiểm tra, giỏm sỏt tỡnh hỡnh biến động và số hiện có của từng loại vật

liệu.
Trung tõm ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn là chứng từ ghi sổ và ỏp dụng
phương pháp kê khai thường xuyên.
Cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn chi tiết nhập, xuất, tồn kho vật liệu tại
Trung tâm được áp dụng theo phương pháp ghi thẻ song song.
Nguyễn Thị Thuý H - K32 T1à
16
16
Học viện t i chà ớnh
2.2.3. Thủ tục nhập kho:
*) Trường hợp mua nguyên vật liệu chưa trả tiền cho người bán.
Khi kế toán vật tư thực hiện xong việc viết phiếu nhập kho. Căn cứ
vào chứng từ gốc. Kế toán vật tư sắp xếp, phân loại trỡnh ký kế toỏn Trưởng
và chuyển cho kế toán thanh toán. Kế toán vật tư sẽ định khoản như sau:
Nợ TK 1521, 1531 ( giá chưa có thuế).
Nợ TK 13635 (Thuế giá trị gia tăng).
Cú TK 331 Tổng giỏ thanh toỏn.
Khi trả tiền ghi:
Nợ TK 331
Cú TK 11211
Vỡ trung tõm dịch vụ khỏch hàng là đơn vị hạch toán phụ thuộc Bưu
Điện Thành phố Hà Nội, hạch toán thuế giá trị gia tăng theo phương pháp
khấu trừ theo mó số thuế thống nhất của Bưu Điện Hà Nội nên theo quy chế
tài chính Trung tâm được khấu trừ thuế tập trung tại Bưu Điện Hà Nội thông
qua TK 13635 - Phải thu về thuế giá trị gia tăng giữa các đơn vị trực thuộc.
*) Trường hợp mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứng.
Căn cứ vào chỉ đạo của Giám đốc Trung tâm, cá nhân tạm ứng làm
giấy đề nghị tạm ứng kèm theo, kế toán thanh toán ghi:
Nợ TK 141
Cú TK 111,112

Căn cứ vào chứng từ mà cá nhân tạm ứng nộp hoàn tạm ứng cho
phũng kế toỏn. Kế toỏn làm thủ tục phiếu nhập kho và ghi như sau:
Nợ TK 1521
Nợ TK 13635
Cú TK 141
Sau khi hợp đồng về cung ứng nguyên vật liệu giữa Trung tâm và các
đối tác cung ứng được ký kết, các đơn vị này phải có trách nhiệm vận
Nguyễn Thị Thuý H - K32 T1à
17
17
Học viện t i chà ớnh
chuyển đến địa chỉ của Trung tâm làm thủ tục giao nhận lập biên bản bàn
giao (biên bản bàn giao đầy đủ 3 chữ ký: đại diện bên cung ứng, đại diện
phũng kế toỏn của Trung tõm và đại diện thủ kho tiếp nhận), biên bản bàn
giao được lập sau khi bên nhận kiểm tra đủ, đúng chất lượng, chủng
loại...Sau đó thủ kho nhập kho, cán bộ phũng vật tư căn cứ vào hoá đơn giá
trị gia tăng và số lượng vật liệu thực nhập để lập phiếu nhập kho thành 3
liên:
+ Một liên lưu lại chứng từ thanh toán vật tư tại phũng tài chớnh kế
toỏn.
+ Một liên lưu lại tại quyển.
+ Một liờn chuyển cho kế toỏn thanh toỏn.
Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ qui trỡnh luõn chuyển chứng từ
Phiếu nhập kho
Hoỏ đơn GTGT
Kiểm tra chất lượng
Kế toỏn NVL
Thủ kho
vật tư

Trả lại h ngà
-
Nguyễn Thị Thuý H - K32 T1à
18
18