THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY TNHH TM DỊCH VỤ THÁI PHIÊN

THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG TY TNHH
TM DỊCH VỤ THÁI PHIÊN
2.1. ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY TNHH TM-DV THÁI PHIÊN
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên
Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên trụ sở tại 82 Vương Thừa Vũ-Thanh
Xuân-HN, được thành lập trên cơ sở UBND thành phố Hà Nội với số vốn điều lệ là
2.500.000.000 đồng và số lao động 45 người.
Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên được thành lập chưa lâu, số vốn ban đầu
không lớn nhưng trải qua 4 năm hoạt động, Công ty đã dần phát triển, tạo được vị
trí vững chắc trên thị trường. Trong một vài năm gần đây mặc dù còn nhiều khó
khăn, nhưng Công ty đã từng bước khắc phục khó khăn và hoàn thành tốt nhiệm vụ
khó khăn ban đầu và hoàn thành tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, đời sống của
cán bộ công nhân viên trong công ty được đảm bảo, tài sản, nguồn vốn, doanh thu,
khoản đóng góp vào ngân sách Nhà nước nhìn chung đã tăng lên. Điều đáng nói ở
Công ty là khả năng tiếp cận thị trường, mở rộng quy mô kinh doanh, thu hút
khách hàng và tự tìm kiếm, ký kết các hợp đồng xây lắp. Sự tồn tại và phát triển
của Công ty đã và đang được kiểm định bằng một loạt các công trình xây lắp có
quy mô lớn, chất lượng cao.
Công ty được thành lập với nhiệm vụ kinh doanh chính là:
Thi công nền móng, xây lắp các công trình dân dụng, công nghiệp, giao
thông, thuỷ lợi, thuỷ điện, bưu điện; các công trình kỹ thuật hạ tầng đô thị và khu
công nghiệp, đường dây tải điện, trạm biến thế điện…
Để thấy rõ hơn những kết quả đạt được của công ty trong một vài năm gần
đây ta xem xét một số chỉ tiêu trong Biểu số 1 :

Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong năm 2003và 2004
Chỉ tiêu đv Năm 2003 Năm2004
Năm 2004/2003
Số tuyệt đối TL %
1.Tổng giá trị sản
lượng đồng 63.030.000.000 63.863.000.000 +833.000.000

+1,
32
2.Tổng doanh thu đồng 28.391.560.112 36.836.503.482 +8.444.943.370
+29,7
4
3.Tổng giá vốn đồng 26.592.706.063 34.235.059.149 +7.642.353.086
+28,7
4
4.Tổng lợi nhuận
trước thuế đồng 440.379.969 651.790.683 +211.410.714
+48,0
1
5.Thuế thu nhập
doanh nghiệp đồng 140.921.590 162.947.671 +52.852.679 +48,01
6.Số lao đông
bình quân người 452 526 +74
+16,3
7
7.Thu nhập bình
quân đầu người đ/ng 800.000 850.000 +50.000
+6,
25
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động SXKD của Công ty TNHH
TM_DV Thái Phiên
Với phương châm tổ chức bộ máy gọn nhẹ, từng bước xây dựng đội ngũ cán
bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật giỏi và công nhân lành nghề, chủ động trong thực hiện
nhiệm vụ được giao, làm việc có hiệu quả; phù hợp với cơ chế thị trường, đúng
pháp luật, đúng pháp quy của Nhà nước và phù hợp với đặc điểm của ngành xây
lắp. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo phương thức trực tuyến chức
năng. Đứng đầu là giám đốc: là người điều hành chung về hoạt động sản xuất kinh

doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước về hoạt động của công ty. Giúp việc cho
giám đốc còn có 3 phó giám đốc:
+ Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật
+ Phó giám đốc phụ trách thi công
+ Phó giám đốc phụ trách xưởng
Công ty được tổ chức thành các phòng ban như sau:
+Phòng kỹ thuật
+ Phòng kinh tế kế hoạch
+Phòng tổ chức hành chính
+Phòng kế toán
+Xưởng và các đội thi công
Ta có thể khái quát bộ máy tổ chức quản lý của công ty như trong Sơ đồ 6
Sơ đồ 6: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH TM-DV Thái
Phiên
Giám đốc
PGĐ
thi công
PGĐ
Kỹ thuật
PGĐ xưởng
Phòng kỹ
thuật
Phòng
kinh tế
kế hoạch
Phòng tổ chức h nh chính à
Tổ cơ khí
Phòng kế
toán
Xưởng v các à đội thi công

điều h nh, chà ỉ đạo trực tiếp
2.1.3. Công tác tổ chức quản lý.tổ chức SX và tổ chức bộ máy kế toán của
Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên
2.1.3.1: Công tác tổ chức bộ máy kế toán
Xuất phát từ những đặc điểm sản xuất kinh doanh xây lắp và đặc điểm tổ
chức bộ máy hoạt động tập trung trên một địa bàn, đồng thời có một bộ phận phụ
thuộc đơn vị hoạt động phân tán trên một địa bàn khác nên bộ máy kế toán được tổ
chức theo hình thức kế toán tập trung_ phân tán. Theo loại hình tổ chức này, bộ
máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình một phòng kế toán trung tâm,
tổ kế toán ở đơn vị phụ thuộc hoạt động phân tán và các nhân viên kinh tế ở các
đội ( Sơ đồ 7). Phòng kế toán trung tâm của đơn vị thực hiện hạch toán các hoạt
động kinh tế tài chính có tính chất chung toàn đơn vị, lập báo cáo kế toán, hướng
dẫn, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong đơn vị. Các bộ phận thuộc các đội
không có bộ phận kế toán riêng mà chỉ có nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ thống kê
ghi chép ban đầu những thông tin kinh tế, tập hợp chứng từ gốc của các hoạt động
kinh tế phát sinh ở đội, định kỳ gửi về phòng kế toán Công ty để kiểm tra, xử lý
tổng hợp (vai trò này thường do đội trưởng kiêm nghiệm).
Riêng đối với xưởng là đơn vị trực thuộc Công ty, được phép mở sổ kế toán
riêng theo dõi các hoạt động tài chính kế toán trong kỳ nhưng cuối kỳ phải tập
trung sổ sách, tài liệu về phòng kế toán để đối chiếu và lập báo cáo tổng hợp của
toàn Công ty.
Sơ đồ 7: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên
Kế toán trưởng
Kế
toán vật tư, TSCĐ
Thủ quỹ kiêm giao dịch ngân h ngà
Kế toán tiền lương,
BHXH
BHYT
CPCĐ

Kế
toán thanh toán
Quan hệ chỉ đạo nghệp vụ
Nhân viên kinh tế
các đội thi công
Tổ kế toán
Xưởng
Kế toán tổng hợp kiêm kế toán chi phí giá th nhà
 Kế toán trưởng( kiêm trưởng phòng kế toán):
Là người phụ trách điều hành chung mọi công tác, mọi hoạt động kế toán
của Công ty, thực hiện sự phân công lao động trong phòng kế toán. Là người giúp
giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện các hoạt động có liên quan đến tài chính, công
tác kế toán thống kê của Tổng Công ty; thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, phân tích số
liệu, hướng dẫn, đôn đốc các bộ phận kế toán trong Công ty.
 Kế toán thanh toán:Là người có trách nhiệm xử lý các chứng từ có liên
quan đến các nghiệp vụ giao dịch thanh toán.
 Kế toán vật tư, tài sản:
Là người có nhiêm vụ theo dõi, kiểm tra tình hình sử dụng tài sản, vật liệu,
công cụ dụng cụ. Căn cứ vào các chứng từ nhập xuất vật tư kế toán tiến hành ghi
sổ chi tiết thường xuyên hoặc định kỳ làm căn cứ để kế toán tổng hợp ghi sổ.
 Kế toán tiền lương: Có nhiệm vụ ghi chép ban đầu, xử lý và ghi sổ kế toán
các nghiệp vụ liên quan đến tiền lương, BHXH.
 Thủ quỹ: Thủ qũy trong công ty có trách nhiệm quản lý vốn bằng tiền, thực
hiện hoạt động giao dịch ngân hàng để huy động vốn, mở các tài khoản tiền vay,
tiền gửi, bảo lãnh các hợp đồng… tiến hành các nghiệp vụ thanh toán qua ngân
hàng, quản lý và theo dõi tình hình tăng giảm tiền mặt của Công ty. Căn cứ vào các
phiếu thu, phiếu chi tiến hành các hoạt động nhập, xuất quỹ.
 Kế toán tổng hợp: Là người có nhiệm vụ tổng hợp các số liệu đã được phản
ánh trên sổ chi tiết của các kế toán phần hành khác chuyển sang. Kế toán tổng hợp
tập hợp và phân bổ các khoản chi phí và các số liệu liên quan để ghi sổ tổng hợp và

lập báo cáo kế toán. Kế toán tổng hợp kiêm kế toán chi phí và giá thành nên có
trách nhiệm xử lý các chứng từ liên quan đến chi phí và giá thành.
Ngoài ra, còn có các nhân viên kinh tế của các đội thi công, vai trò này
thường do đội trưởng kiêm, có chức năng cung cấp thông tin cho các kế toán phần
hành của Công ty. Mỗi nhân viên kế toán trong phòng tài vụ ngoài việc phụ trách
một phần hành riêng còn phụ trách việc theo dõi chi tiết quan hệ giữa công ty với
một số đội theo từng công trình theo cơ chế khoán nội bộ. Kế toán sẽ trực tiếp quản
lý và trao đổi với nhân viên kinh tế của đội hoặc đội trưởng đội mà mình phụ trách
về chứng từ, hoá đơn, tình hình thanh toán với Công ty như: hợp đồng giao nhận
khoán giữa Công ty và đội, danh sách chứng từ phát sinh, bảng thanh toán khối
lượng xây lắp hoàn thành do đội thi công, bản đối chiếu công nợ giữa và Công ty,
chi tiết công nợ của đội với Công ty, bảng thanh toán hợp đồng khoán từng công
trình, bảng kê chi tiết các khoản vay, quyết toán vật tư, báo cáo thẩm định kết
quả…
2.1.3.2: Việc vận dụng chế độ kế toán tại công ty TNHH TM-DV Thái Phiên
Hiện nay, tại công ty hệ thống hệ thống tài khoản của Công ty được xây
dựng dựa trên hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp do Bộ tài chính ban hành
theo Quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 10/07/2002. Hình thức sổ mà công ty
áp dụng là hình thức Nhật ký chung. Theo hình thức này, tại công ty sử dụng các sổ
sách sau:
• Sổ Nhật ký chung
• Sổ cái các tài khoản
• Các sổ chi tiết: Gồm các loại sổ chi tiết cho các tài khoản phản ánh các tài
sản, vật tư, thành phẩm, các tài khoản công nợ, các tài khoản chi phí sản xuất như:
+Sổ tài sản cố định
+Sổ chi tiết tiền vay
+Sổ chi tiết thanh toán người bán, thanh toán nội bộ
+Các sổ chi tiết chi phí giá thành
+Thẻ tính giá thành sản phẩm, công trình xây lắp hoàn thành
Ngoài các sổ tổng hợp và chi tiết trên, Công ty không sử dụng một loại sổ

nhật ký đặc biệt nào khác.
Quy trình hạch toán TSCĐ trên hệ thống sổ theo hình thức nhật ký chung
như sau:(Sơ đồ 8)
Sơ đồ 8: Trình tự hạch toán TSCĐ theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty TNHH
TM_DV Thái Phiên
Nhập dữ liệu vào máy
hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Chuyển số liệu đinh kỳ
Chứng từ gốc
Nhật ký chung
Sổ chi tiết
TSCĐ
Sổ cái TK
211,214
Bảng CĐ số
phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ
Báo cáo kế toán về TSCĐ
2.2. THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TSCĐ
2.2.1. Tình hình đầu tư về TSCĐ tại Công ty TNHH TM_DV Thái Phiên
Là một công ty xây lắp, vì vậy TSCĐ luôn là một bộ phận không thể thiếu
trong các tư liệu lao động mà Công ty sử dụng để phục vụ cho hoạt động sản xuất
kinh doanh đặc biệt là những máy móc, phương tiện vận tải phục vụ cho thi công
các công trình.
Hiện tại, Công ty không có TSCĐ vô hình mà chỉ xem xét TSCĐ hữu hình.
TSCĐ hữu hình trong Công ty hầu hết là những đơn vị tài sản độc lập có giá trị
nhỏ dưới 100 triệu đồng, và một số là dây chuyền sản xuất có giá trị. Phần lớn
những tài sản này được sản xuất ở trong nước, một số được nhập từ các nước Liên
xô, Trung Quốc, Nhật Bản, một số đã lạc hậu, lỗi thời cần được thay thế sửa chữa

nhiều như cẩu, máy cắt, bàn phá đá, ôtô vận tải…
Trong những năm gần đây, TSCĐ trong Công ty đã được đầu tư đổi mới
nhiều với nguồn chủ yếu từ vay tín dụng. Năm 2004 vừa qua Công ty đã đầu tư
1.029.011.324 đồng vào việc sửa chữa và mua sắm mới phục vụ cho sản xuất kinh
doanh. Việc đầu tư trang thiết bị máy móc mới, hiện đại để thay thế dần máy móc
cũ là mục tiêu lâu dài của Công ty nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả sử dụng
của TSCĐ.
2.2.2. Thực tế phân loại TSCĐ trong Công ty TNHH TM_DV Thái Phiên
Trong Công ty, TSCĐ hữu hình bao gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại có
kết cấu và công dụng, tính chất đầu tư khác nhau. Vì vậy, để thuận lợi cho việc
quản lý và hạch toán, kế toán đã phân chia TSCĐ hữu hình của Công ty thành từng
nhóm dựa trên 3 tiêu thức chính.
Thứ nhất, TSCĐ trong Công ty được phân chia theo nguồn hình thành
Với cơ cấu được bố trí như sau:
Chỉ tiêu ( năm 2004) Nguyên giá (đ) Tỷ trọng (%)
+TSCĐ từ nguồn vốn tự bổ sung 4.769.724.961 48,66
+TSCĐ từ nguồn vốn vay ngân hàng 5.032.422.524 51,34
Tổng cộng 9.802.147.495 100
Qua con số trên ta thấy, phần lớn TSCĐ trong Công ty được hình thành từ
nguồn vốn vay tín dụng (chiếm 51,34%) còn lại là từ nguồn vốn tự bổ sung. Với tỷ
trọng vốn vay lớn như thế chứng tỏ công ty đã tận dụng khá triệt để lợi ích của
đồng vốn vay để đầu tư vào TSCĐ. Tuy nhiên, cùng với điều này nếu Công ty
không có kế hoạch trả nợ và khai thác TSCĐ hợp lý thì lãi suất của các khoản vay
sẽ trở thành gánh nặng cho Công ty.
Thứ hai, Công ty phân loại TSCĐ theo công dụng và tình hình sử dụng.
Theo tiêu thức này, TSCĐ được chia thành các nhóm:
Chỉ tiêu(năm 2004) Nguyên giá(đ) Tỉ trọng (%)
+TSCĐ dùng trong SXKD 9.537.144.795 97,29
+TSCĐ hữu không dùng, chờ xử lý 265.002.700 2,71
Tổng cộng 9.802.147.495 100

Như vậy, TSCĐ trong Công ty không sử dụng hoặc đang chờ xử lý chiếm tỷ
trong rất nhỏ trong tổng giá trị TSCĐ. Tuy nhiên, thực trạng này không phải là một
biểu hiện tốt vì thực tế nhiều TSCĐ trong Công ty được đưa vào sử dụng đã lâu,
giá trị còn lại không lớn, đã đến lúc cần phải thanh lý, đổi mới nhưng chưa được
xếp vào loại này. Điều này chứng tỏ công tác quản lý theo dõi TSCĐ trong Công ty
còn chưa sát với thực tế. Đây chính là hạn chế cho Công ty trong việc đưa ra
phương hướng đầu tư TSCĐ cho phù hợp, đúng đắn, kịp thời.
Thứ ba, TSCĐ trong Công ty được phân loại theo kết cấu. Với cách phân
loại này, Công ty có thể quản lý TSCĐ cả về mặt giá trị lẫn hiện vật, thuận lợi cho
việc đánh giá hiệu quả kinh tế của từng loại TSCĐ mang lại cũng như cho việc tính
khấu hao TSCĐ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành.
Theo cách này, TSCĐ của Công ty bao gồm:
Chỉ tiêu(Năm 2004) Nguyên giá (đ) Tỷ trọng (%)
+ Nhà cửa, vật kiến trúc 1.054.406.686 10,76
+ Máy móc, thiết bị 3.276.679.499 33,43
+ Phương tiện vận tải, truyền dẫn 5.025.829.049 51,27
+ Thiết bị, dụng cụ quản lý 445.232.261 4,54
Tổng cộng 9.802.147.495 100

Cơ cấu TSCĐ được xắp xếp như trên đã phản ánh rõ nét đặc thù sản xuất
kinh doanh ảnh hưởng đến TSCĐ của Công ty: Do Công ty hoạt động trong lĩnh
vực xây lắp nên để phục vụ cho việc thi công, lắp đặt các công trình Công ty cần
nhiều những máy móc thiết bị, phương tiện vận tải như xe máy thi công, máy cắt ,
máy nén, xe tải, cẩu …. Vì vậy , tỷ trọng các loại này thường lớn, máy móc thiết bị
(33,43%), phương tiện vận tải (51,27%)
Tóm lại, với ba tiêu thức phân loại trên TSCĐ của Công ty đã được phân
loại một cách khoa học, có hệ thống, thuận tiện cho việc hạch toán kế toán TSCĐ
và cung cấp thông tin quản lý.
2.2.3. Thực trang về tình hình quản lý và sử dụng TSCĐ ở công ty TNHH
TM_DV Thái Phiên

Để xác định giá trị ghi sổ TSCĐ , Công ty tiến hành xác định nguyên giá
ngay khi TSCĐ đó được đưa vào sử dụng.
Đối với TSCĐ mua sắm: Nguyên giá TSCĐ mua sắm gồm giá mua thực tế
phải trả theo hoá đơn của người bán cộng với các khoản phí tổn trước khi dùng như
phí vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt, chạy thử, thuế trước bạ, chi phí sửa chữa,…
Đối với TSCĐ được cấp, được điều chuyển đến: Nguyên giá, giá trị còn lại
và số khấu hao luỹ kế TSCĐ được cấp được Công ty xác định là số ghi trên sổ của
đơn vị cấp
Đối với TSCĐ do tự xây dựng cơ bản hoàn thành: nguyên giá là giá thực tế
của công trình xây dựng cùng các khoản chi phí khác có liên quan.
Thay đổi nguyên giá TSCĐ: trong Công ty nguyên giá TSCĐ thay đổi chủ
yếu là do sửa chữa nâng cấp TSCĐ, tháo dỡ hoặc bổ sung một số bộ phận của
TSCĐ. Khi đó Công ty sẽ xác định lại nguyên giá TSCĐ bằng cách cộng vào hoặc
trừ đi giá trị tăng thêm hoặc giảm đi do sửa chữa nâng cấp.
Đồng thời, TSCĐ trong Công ty cũng được theo dõi chỉ tiêu giá trị hao mòn
và giá trị còn lại.
Việc xác định và theo dõi giá trị hao mòn được thực hiện thông qua việc
theo dõi chỉ tiêu khấu hao luỹ kế của TSCĐ. ( Việc tính và trích khấu hao TSCĐ sẽ
được trình bày trong phần 2.4)
Từ đó, kế toán xác định được giá trị còn lại của TSCĐ theo công thức
Giá trị còn lại = Nguyên giá - Giá trị hao mòn
Như vậy, toàn bộ TSCĐ của Công ty được theo dõi chặt chẽ trên cả ba chỉ
tiêu về giá trị của TSCĐ là: nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị hao mòn.
Tính đến 31/12/2004 các chỉ tiêu này trong công ty như sau:
Chỉ tiêu Giá trị Tỷ trọng (%)
Giá trị hao mòn là 6.963.875.740 đ 71,04
Giá trị còn lại 2.838.271.755 đ 28.96
Nguyên giá TSCĐ 9.802.147.495 đ 100
2.2.4: Hạch toán chi tiết TSCĐ tại Công ty TNHH TM_DV Thái Phiên
Xuất phát từ yêu cầu quản lý TSCĐ cũng như nguyên tắc thận trọng trong

hạch toán TSCĐ đòi hỏi phải hạch toán chi tiết TSCĐ. Thông qua hạch toán chi
tiết TSCĐ kế toán sẽ cung cấp những chỉ tiêu quan trọng về cơ cấu tài sản về giá trị
và hiện vật, tình hình phân bố TSCĐ theo địa điểm sử dụng cũng như tình hình bảo
quản, quy kết trách nhiệm vật chất của mỗi bộ phận và cá nhân trong việc bảo
quản, sử dụng TSCĐ được giao. Đây là những thông tin quan trọng cho lãnh đạo
của Công ty.
Để hạch toán chi tiết TSCĐ, Công ty căn cứ vào những quy định của chế độ
và yêu cầu quản lý của mình để xây dựng thủ tục, hệ thống chứng từ, sổ sách riêng
nhằm quản lý chặt chẽ, có hiệu quả TSCĐ của Công ty.
Khi có TSCĐ tăng thêm, Công ty thành lập ban nghiệm thu kiểm nhận
TSCĐ. Ban này có nhiệm vụ nghiệm thu và cùng bên giao TSCĐ lập “Biên bản
giao nhận TSCĐ”. Đồng thời, lập biên bản bàn giao TSCĐ cho đơn vị, bộ phận sử
dụng. Biên bản này được lập cho từng đối tượng TSCĐ. Với những TSCĐ cùng
loại, giao nhận cùng một lúc, do cùng một đơn vị chuyển giao thì có thể lập chung
một biên bản. Sau đó, cùng với một số chứng từ ban đầu khác như: hợp đồng kinh
tế, biên bản kiểm nghiệm về kỹ thuật…Kế toán lập cho mỗi đối tượng tài sản một
hồ sơ riêng. Hồ sơ này được lưu trữ tại phòng kế toán để làm căn cứ cho kế toán
hạch toán vào sổ chi tiết TSCĐ.
Lấy trường hợp mua 01 tổ máy phát điện làm ví dụ. Sau khi thực hiện đầy
đủ thủ tục cần thiết để mua sắm TSCĐ như ký kết hợp đồng kinh tế, kiểm tra chất
lượng tài sản. Hai bên mua và bán lập biên bản giao nhận. Biên bản này do bên bán
hàng lập có sự chứng kiến của Công ty. Nội dung như sau:
CTY CUNG ỨNG THIẾT BỊ VÀ GIẢI PHÁP KỸ THUẬT
Địa chỉ: 214A1- 17 Ngọc Khánh
Điện thoại: 048.465120
*******
Địa chỉ: 214 A1- 17 Ngọc Khánh
Điện thoại: 048.465120
Đại diện: Bà Trần Thị Kim Oanh Chức vụ: Giám đốc
Bên mua hàng: Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên

Địa chỉ: 82-Vương Thừa Vũ-Thanh Xuân - Hà Nội
Mã số thuế: 01001004400011
Đại diện: Ông Hà Chức vụ: Cán Bộ phòng kỹ thuật
Stt Tên hàng Đơn vị tính Số lượng
1 Tổ máy phát điện hiệu ONiS ViSA model
P100M
Tổ máy 01
Chất lượng hàng: Hàng đảm bảo các thông số kỹ thuật mới 100%
Phương thức thanh toán: Tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản.
Thời hạn thanh toán: Bên mua hàng Ông Hà- Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên
cam kết 100% tổng giá trị tiền thanh toán ngay sau khi nhận được nhận đầy đủ
hàng và đầy đủ giấy tờ thanh toán. Biên bản này được lập thành 02 bản, mỗi bên
giữ 01 bản có giá trị như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN BÁN HÀNG ĐẠI DIỆN BÊN MUA HÀNG
(ký tên, đóng dấu) ( ký tên, đóng dấu)
Sau khi thủ tục mua sắm TSCĐ hoàn thành Công ty tiến hành bàn giao
TSCĐ cho bộ phận sử dụng. Biên bản kiểm nghiệm kiêm giao nhận TSCĐ được
lập với sự chứng kiến của bên giao là đại diện Công ty và bên nhận là bộ phận sử
dụng. Nội dung của Biên bản này như sau:
Đơn vị: Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên
Địa chỉ : 82-Vương Thừa Vũ-TX-HN
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM KIÊM GIAO NHẬN TSCĐ
Ngày 15 tháng 03 năm 2004
I. Đại diện Công ty
Ông :Trần Hà Chức vụ: Phó phòng KT
II. Đại diện bên nhận tài sản
Ông( bà) : Đinh Tiến Dũng Chức vụ : Đội trưởng
Địa điểm giao nhận TSCĐ: Công ty Bắc Thăng Long
Căn cứ vào hoá đơn ( hợp động mua sắm) số 001411 ngày 15 tháng 3 năm 2004.
Hội đồng định giá và xác nhận việc giao nhận như sau:

III. Nội dung bàn giao
01 tổ máy phát điện
+ Hiệu ONiS ViSA model P 100M
+ Nước sản xuất : italia
+ Năm đưa vào sử dụng 2004
+ Công suất: 110KVA
+ Số máy: 0365
+ Nguyên giá : 203.175.000
Trong đó : Giá hoá đơn : 203.175.000
Các chi phí khác:
+% đã hao mòn:
Dụng cụ kèm theo:
IV. Tình trạng thiết bị:
Máy mới 100% của italia. Chạy thử : Máy hoạt động tốt theo đúng yêu cầu kỹ
thuật. Mọi chi tiết đầy đủ.
Ban kiểm nghiệm và giao nhận Công ty Đơn vị sử dụng
Giám đốc Phụ trách KT Người nhận Phụ trách đơn vị
(ký tên, đóng dấu) (ký tên, đóng dấu) (ký tên, đóng
dấu)
(ký tên, đóng
dấu)
Tiếp đó, kế toán phải tập hợp đầy đủ các hoá đơn chứng từ có liên quan như
hoá đơn GTGT do bên bán gửi tới, giấy báo giá, uỷ nhiệm chi, biên bản thanh lý
hợp đồng. Trên cơ sở các chứng từ này, kế toán TSCĐ vào sổ chi tiết TSCĐ. Tại
Công ty, sổ chi tiết TSCĐ được mở cho cả 2 hình thức là sổ chi tiết TSCĐ toàn
Công ty và sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng. Khi nhận TSCĐ từ bên bán, kế
toán sẽ ghi sổ chi tiết TSCĐ toàn công ty (Biểu số 2)
Đồng thời, khi giao TSCĐ này cho đơn vị sử dụng là đội ông Dũng, Công ty
lập Biên bản bàn giao TSCĐ (như đã nêu ở trên- trang 36), căn cứ vào biên bản
này, kế toán sẽ phản ánh vào sổ TSCĐ theo đơn vị sử dụng như trong Biểu số 3.

Đối với trường hợp giảm TSCĐ, căn cứ vào các chứng từ có liên quan, kế
toán ghi giảm TSCĐ trên sổ TSCĐ của Công ty và sổ tài sản của đơn vị sử dụng.
Ngoài ra, do đặc thù tổ chức sản xuất của Công ty bao gồm các đội thi công
phải thường xuyên làm việc ở những địa bàn phân tán xa trụ sở chính nên Công ty
phải điều động TSCĐ theo công trình. Chứng từ phát sinh trong nghiệp vụ này chỉ
là Biên bản điều động. Ta xem xét ví dụ điều động máy hàn TiG từ đơn vị ông
Dũng sang đơn vị ông Hải thi công tại Phả Lại_ Hải Dương
Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên
BIÊN BẢN ĐIỀU ĐỘNG
Giám đốc Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên
Yêu cầu đơn vị : Đinh Tiến Dũng
Giao cho đơn vị : Ông. Hải - Phả Lại- Hải Dương
Các tài sản theo chi tiết sau đây:
Stt Tên thiết bị Số máy Công suất đơn
vị
Số
lượng
Tình trạng kỹ
thuật
01 Máy hàn TiG
1500+ phụ kiện
01505 220/380V Chiếc 01 Hoạt động
bình thường
Ngày 02 tháng 01 năm 2004
Người giao Người nhận Phòng kỹ thuật Giám đốc Công ty
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Trong trường hợp TSCĐ được điều động như trên, do không có sự biến động tăng giảm
TSCĐ trong phạm vi toàn Công ty mà chỉ là sự thay đổi đơn vị sử dụng TSCĐ trong Công ty.
Khi đó, kế toán chỉ ghi nhận sự thay đổi này trên sổ theo dõi tài sản lập cho đơn vị sử dụng của hai
nơi chuyển và nơi nhận. Nội dung được phản ánh như trên Biểu số 3 và Biểu số 4

Định kỳ, trên cơ sở sổ chi tiết TSCĐ, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết
tăng giảm TSCĐ (Biểu số 5). Bảng này được lập luỹ kế ( Quý 1 lập cho 3 tháng,
quý 2 lập cho 6 tháng, … quý 4 lập cho cả năm)
2.2.5: Kế toán tổng hợp TSCĐ tại Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên
2.2.5.1: Tài khoản sử dụng để hạch toán TSCĐ
Hệ thống tài khoản của Công ty được chi tiết đến tài khoản cấp 3 trên cơ sở
hệ thống tài khoản theo quy định của Bộ tài chính. Để hạch toán TSCĐ, Công ty sử
dụng các tài khoản chủ yếu sau:
Tài khoản 211_ TSCĐ, tài khoản này được chi tiết thành các tài khoản 2112,
2113, 2114, 2115
Tài khoản 214_ Hao mòn TSCĐ
TK 2141: Hao mòn TSCĐ
TK 411: Nguồn vốn kinh doanh
Ngoài ra, Công ty còn sử dụng một sổ tài khoản khác để hạch toán như TK
111,112,138,141, 2141,2413, 338, 642, 627….
2.2.5.2: Hạch toán tăng TSCĐ
Nhìn chung, số lượngTSCĐ trong Công ty còn khá hạn chế đặc biệt máy
móc, phương tiện vận tải phục vụ cho thi công. Trong khi đó, yêu cầu về máy cho
sản xuất kinh doanh ngày càng đòi hỏi cao cả về số lượng và chất lượng. Do vậy,
để đáp ứng được yêu cầu trên, Công ty phải tìm các giải pháp nhằm tăng TSCĐ
lên. Thông thường, Công ty dùng nguồn vốn bổ sung và vay tín dụng để đầu tư
mua sắm mới TSCĐ. Đây là hai trường hợp chủ yếu làm tăng TSCĐ trong Công
ty, các trường hợp khác rất ít xảy ra.
*Trường hợp tăng TSCĐ do mua sắm
Trong kỳ, xuất phát từ nhu cầu mua sắm trang bị thêm của các đơn vị, bộ
phận, căn cứ vào thực trạng và nhu cầu đổi mới TSCĐ của Công ty (đã được lên kế
hoạch từ đầu năm). Công ty tiến hành mua sắm TSCĐ theo trình tự sau:
Bộ phận có nhu cầu làm tờ trình đề nghị mua TSCĐ đầu tư cho bộ phận
mình, trong tờ trình phải nêu rõ mục đích, kế hoạch sử dụng, phương pháp quản lý
tài sản.

Căn cứ vào tình hình tài chính của Công ty, lãnh đạo phê duyệt, chủ trương
về nguồn vốn đầu tư cho tài sản đó.
Sau đó, các phòng ban chức năng tiến hành thủ tục mua sắm cần thiết theo
quy định và bàn giao cho bộ phận sử dụng.
Khi các công việc trên hoàn tất, kế toán TSCĐ tập hợp các chứng từ có liên
quan vào hồ sơ TSCĐ để làm căn cứ cho hạch toán TSCĐ.
Các chứng từ ban đầu liên quan đến việc mua sắm TSCĐ bao gồm: tờ trình
yêu cầu mua tài sản, hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận TSCĐ, hoá đơn GTGT,
uỷ nhiệm chi, biên bản bàn giao TSCĐ …Căn cứ vào các chứng từ này, kế toán ghi
như sau:
Nợ TK 2411: Tập hợp chi phí
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
Có các TK 111,112,311,331…
Khi công việc lắp đặt chạy thử đã hoàn thành, máy được đưa vào sử dụng,
kế toán ghi tăng nguyên giá TSCĐ
Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ
Có TK 2411
Và bút toán kết chuyển nguồn
Nợ TK 441,414..
Có TK 411: nguồn vốn kinh doanh
Lấy trường hợp mua 01 tổ máy phát điện hiệu ONiS ViSA model P100 làm
ví dụ. Căn cứ vào bản yêu cầu bổ sung thiết bị thi công do chủ công trình là ông
Đinh Tiến Dũng lập đã được giám đốc, kế toán trưởng, trưởng phòng kỹ thuật ký
duyệt. Công ty quyết định dùng vốn vay dài hạn ngân hàng để mua sắm. Trên cơ
sở hợp đồng kinh tế với những thoả thuận về phương thức thanh toán, bảo hành, và
biên bản nghiệm thu về kỹ thuật, máy được bàn giao theo biên bản bàn giao TSCĐ
(đã trình bày ở phần hạch toán chi tiết trang31).Cùng ngày giao nhận hàng, bên
bán hàng gửi hoá đơn GTGT tới Công ty chờ thanh toán
HOÁ ĐƠN (GTGT)
Liên 2: (giao khách hàng)

Ngày 18 tháng 3 năm 2004
Mẫu01GTKT 3LL
GP/01-B
No:001411
Đơn vị bán hàng: Công ty cung cấp thiết bị và giải pháp kỹ thuật
Địa chỉ: 214A1 _ 17 Ngọc Khánh Tài khoản: 0011000334109
Điện thoại: MS: 0101165873
Họ tên người mua hàng:
Đơn vị: Công ty TNHH TM-DV Thái Phiên
Địa chỉ: 82-Vương Thừa Vũ-TX-HN Tài khoản
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 0100106440001
Stt Họ tên hàng hoá dịch vụ đơn vị
tính
Số
lượng
Đơn giá Thành tiền
1 Tổ máy phát điện hiệu
ONiS ViSA model P100M
Tổ
máy
01 193.500.00
0
193.500.000
Cộng tiền hàng 193.500.500
Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT 9.675.000
Tổng cộng tiền thanh toán 203.175.000
Số tiền viết bằng chữ : Hai trăm linh ba triệu một trăm bảy mươi lăm nghìn đồng./
NGƯỜI MUA HÀNG KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
( ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Từ những chứng từ này, kế toán lọc thông tin và khai báo vào trong máy tính
theo mẫu chứng từ kế toán máy như sau: (BIỂU SỐ 6)
Biểu số 6: Mẫu chứng từ kế toán máy tại Công ty
NỘI DUNG CHỨNG TỪ
Số: …482… Ngày kế toán: 18/01/04…. Ngày ghi sổ: 20/01/04…
Đối tượng: Ông Hà Địa chỉ đơn vị công tác : Phòng KT
Nội dung: Mua 01 tổ máy phát điện ONiS ViSA- Ông Hà
TK ghi Nợ: 2411 TK ghi Có : 331
Mã chi tiết TK Nợ …………. Mã chi tiết tài khoản Có……………
Mã Chi tiết sản phẩm:………………
Số tiền: 193.500.000 Kèm theo 03 chứng từ gốc
Kết thúc Nhập mới chứng từ

Mọi nghiệp vụ kinh kế phát sinh, kế toán đều cập nhật vào máy vi tính thông
qua chứng từ kế toán máy có mẫu như trên. Khi chứng từ được nhập vào máy, máy
sẽ tự động chuyển các thông tin vào nhật ký chung (Biểu số 7).
Biểu số 7:
NHẬT KÝ CHUNG (TRÍCH)
Năm 2004
Chứng từ
Diễn giải
TK đối ứng
Số tiền
SH NT Nợ Có
Quý i/2004
…. ……. ……………………………….. ……. …… …………
482 18 /01 _ Mua 01 tổ máy phát điện
ONiS ViSA- Ông Hà
2411 331 193.500.000
482 18/01 _Thuế GTGT được khấu trừ do

mua tổ máy phát điện
1331 331 9.675000
Tổng cộng quý i …… . ……………
.
Quý ii/2004 …… ….. ………….
622 28/8 Thanh toán tiền tạm ứng xây
xưởng ĐA- Ô Dục
2412 141 24.816.400
622 28/8 Thanh toán tiền tạm ứng thiếu-
Ô Dục
2412 111 13.167.600
625 22/10 Ghi giảm khấu hao -Trạm biến
áp
2141 2113 36.232.538
625 22/10 Ghi giảm giá trị còn lại-trạm
biến áp
1388 2113 15.852.638
625 22/10 Giá trị còn lại- Đường vào
xưởng sơn -Cty CKĐA
1388 2112 45.671.249
625 22/10 Ghi giảm khấu hao đường vào
xưởng sơn- Cty CKĐA
2141 2112 59.723.951
Quý iii/2004 …… ….. ………….
648 29/11 Ghi tăng nhà thường trực -
Đ.Anh
2112 2412 37.984.000
…………………… ……. …… ……………
.
655 31/12 Ghi tăng TSCĐ (nhà xưởng 04)

CV số 07 ngày31/12/2004
2112 2141 147.000.000
656 31/12 Khấu hao quý 4 cho thi công 623 2141 21.818.395
656 31/12 Khấu hao TSCĐ quý 4 cho văn
phòng Công ty
6424 2141 16.812.698
656 31/12 Chi phí khấu hao cho thuêTS 811 2141 8.893.907
Tổng cộng quý i+ii+iii ……………
Ngày10 tháng 3 năm2005.
NGƯỜI LẬP KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
(ký, họ tên) (Ký , họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Từ nhật ký chung, máy sẽ tự động chuyển sổ vào sổ cái TK 2113( Biểu số 8) và
các tài khoản khác có liên quan