PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY THÔNG TIN VIỄN THÔNG ĐIỆN LỰC

PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ HÀNG
TỒN KHO TẠI CÔNG TY THÔNG TIN VIỄN THÔNG ĐIỆN LỰC
3.1 Đánh giá thực trạng kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho tại Công ty thông
tin viễn thông điện lực :
3.1.1 Ưu điểm của kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho tại Công ty thông tin
viễn thông điện lực:
3.1.1.1 Về công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty thông tin viễn thông điện
lực:
Một là, Công tác quản lý hàng tồn kho được Công ty thông tin viễn
thông điện lực thực hiện khá chặt chẽ và khoa học từ khâu thu mua đến khâu
bảo quản, sử dụng.
Hai là, Công ty hiện đang theo dõi, quản lý hàng tồn kho với sự hỗ trợ
của chương trình quản lý tài chính - kế toán FMISAPPLICATION theo hình
thức sổ nhật ký chung.
Chương trình quản lý tài chính - kế toán FMISAPPLICATION giúp
giảm nhẹ được khối lượng lớn công việc cho kế toán, đặc biệt là công việc kế
toán cuối kỳ.
Ba là, Công tác quản lý các nghiệp vụ hàng tồn kho được theo dõi đồng
thời ở cả phòng vật tư và phòng kế toán.
Việc theo dõi đồng thời tại 2 phòng trên sẽ hạn chế được tối đa các sai
sót phát sinh trong quá trình nhập, xuất kho và làm tăng tính giám sát nội bộ
trong hoạt động của công ty.
Bốn là, Công tác kiểm kê vật tư, hàng hoá (được thực hiện đột xuất và định
kỳ) tại công ty được thực hiện khá đều đặn, tuân thủ các quy định của Nhà nước và
của Tập đoàn điện lực Việt Nam. Việc kiểm kê giúp công ty phát hiện các vật tư hư
hỏng, mất mát, xác định và điều chỉnh chênh lệch giữa sổ sách và thực tế (nếu có),
qua đó củng cố và đưa công tác quản lý hàng tồn kho đi vào nền nếp.
Năm là, Nhân viên trong bộ máy kế toán của công ty phần lớn đều có
trình độ đại học, am hiểu về lĩnh vực viễn thông nên xử lý các nghiệp vụ phát
sinh của công ty rất linh hoạt và phù hợp không những với quy định chung
của Bộ tài chính mà còn phù hợp với cả quy định mang tính đặc thù của

ngành điện.
Sáu là, công ty còn xây dụng hệ thống danh điểm vật tư đối với từng
loại vật tư, hàng hoá để thuận tiện cho quá trình quản lý và công tác hạch toán
kế toán.
3.1.1.2 Về kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho tại công ty:
Một là: Về tổ chức hạch toán ban đầu
Mọi nghiệp vụ nhập xuất đều được công ty lập chứng từ một cách đầy đủ.
Ví dụ: nghiệp vụ nhập kho được công ty lập các chứng từ sau:
­ Chứng từ mệnh lệnh: Giấy đề nghị nhập kho vật tư được giám đốc duyệt đính
kèm biên bản giao nhận hàng hoá.
- Chứng từ thực hiện: Phiếu nhập kho đính kèm bảng kê chi tiết hàng nhập.
Việc phân loại và đánh số thứ tự chứng từ cũng được thực hiện theo quy tắc thống
nhất trong Tập đoàn.
Quy trình luân chuyển các bộ chứng từ được thực hiện rất chặt chẽ, thuận
tiện cho công tác nhập, xuất kho nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hoá.
Hai là: Về sử dụng tài khoản
Với lĩnh vực kinh doanh đặc thù, Công ty thông tin viễn thông điện lực
đã và đang áp dụng hệ thống tài khoản của ngành điện do Bộ tài chính phê
duyệt. Trong đó việc sử dụng hệ thống tài khoản riêng về hàng tồn kho giúp
cho công tác kế toán, kiểm tra, kiểm soát về nguyên vật liệu, công cụ, dụng
cụ, hàng hoá của công ty được cụ thể và chính xác hơn đáp ứng được yêu cầu
quản lý, theo dõi chỉ tiêu hàng tồn kho. Ví dụ với tài khoản 154 -“Chi phí sản
xuất, kinh doanh dở dang” công ty mở thêm các tài khoản cấp 2 để theo dõi
chi tiết hơn: TK 1541 -Sản xuất kinh doanh điện; TK 1542 -Viễn thông và
công nghệ thông tin; TK 1543 -Sản xuất khác; TK 1544 -Dịch vụ. Ngoài ra
công ty còn mở thêm cả tài khoản cấp 3,4… để theo dõi theo yêu cầu quản lý
về từng loại hàng tồn kho của công ty.
Ba là: Về trình tự và phương pháp hạch toán
Kế toán hàng tồn kho của công ty được áp dụng theo phương pháp kê
khai thường xuyên, kế toán chi tiết hàng tồn kho sử dụng phương pháp thẻ

song song và phương pháp tính giá hàng tồn kho tại công ty là Nhập trước
xuất trước được áp dụng thống nhất trong các kỳ hạch toán, giúp phản ánh
thường xuyên tình hình nhập, xuất vật tư, hàng hoá. Đồng thời cung cấp
thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời tạo điều kiện cho việc kiểm soát
được chi phí, tránh ứ đọng vốn.
Bốn là: Về tổ chức hệ thống sổ sách kế toán:
 Với sổ nhật ký chung đang sử dụng tại công ty (biểu mẫu 2.12-phần 2),
so với biểu mẫu sổ Nhật ký chung (mã số S03a-DN) ban hành theo quyết định
số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006, các cột “Đã ghi sổ cái” và cột “Số thứ
tự dòng ” đã được công ty lược bỏ, đồng thời công ty cũng không theo dõi nội
dung “Sổ này có … trang, đánh số từ trang số 01 đến trang…” bởi các nội
dung này chỉ có ý nghĩa đối với công tác kế toán thủ công. Còn đối với công
tác kế toán được thực hiện trên phần mềm kế toán thì việc công ty không theo
dõi các nội dung này là hoàn toàn phù hợp. Bên cạnh đó, mẫu sổ nhật ký
chung của công ty có cột số thứ tự để theo dõi số lượng các bút toán đơn được
cập nhật vào chương trình (đối với các bút toán kép được chương trình tự
động chuyển về dạng bút toán đơn rồi mới cập nhật).
 Với Sổ chi tiết tài khoản đang sử dụng tại công ty (Biểu mẫu 2.15 –
phần 2), nội dung sổ có theo dõi cột “Họ và tên” của người đứng tên trên
chứng từ. Việc theo dõi này rất phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty
là các nghiệp vụ kinh tế thường phát sinh với giá trị lớn nên theo dõi chi tiết
người trực tiếp tiến hành nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ giúp nhà quản lý xác
định trách nhiệm, nguyên nhân một cách nhanh chóng mỗi khi xảy ra bất
thường của các nghiệp vụ kinh tế đó.
 Với mẫu Sổ cái công ty đang dùng so với mẫu quy định của Bộ tài
chính, cũng được lược bỏ đi một số cột giống sổ Nhật ký chung do công tác
kế toán đã được hỗ trợ với tính năng tự động chuyển sổ của chương trình
phần mềm kế toán tại công ty.
3.1.2 Những hạn chế trong kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho tại Công ty
thông tin viễn thông điện lực

Bên cạnh những ưu điểm trong kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho tại
Công ty thông tin viễn thông điện lực còn có một số hạn chế như sau:
3.1.2.1 Về công tác quản lý hàng tồn kho:
Một là, Công ty thông tin viễn thông điện lực hiện đang sử dụng phần
mềm kế toán với chương trình kế toán và chương trình vật tư để hỗ trợ cho
công việc của kế toán cũng như công tác quản lý vật tư, hàng hoá. Tuy nhiên
2 chương trình này vẫn đang trong giai đoạn hoàn thiện; một số tính năng
không sử dụng được như: theo dõi vật tư, hàng hoá cấp phát và tồn tại từng
đơn vị phụ thuộc, chương trình chưa hỗ trợ nhập các phiếu xuất kho kiêm vận
chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý…
Ngoài ra do đặc thù chương trình quản lý tài chính - kế toán FMIS
Application được xây dựng cho tất cả các đơn vị trong ngành điện với cơ sở
là hoạt động kinh doanh điện năng và hoạt động kinh doanh khác, trong đó
viễn thông được coi là hoạt động kinh doanh khác. Do vậy chương trình chưa
bao quát được hết các nghiệp vụ đặc thù của hoạt động kinh doanh viễn
thông. Cụ thể: chưa có phân hệ viễn thông riêng trong chương trình kế toán
và chương trình vật tư; các báo cáo hàng tồn kho của một số loại vật tư, hàng
hoá chưa có chỉ tiêu về thời hạn sử dụng (ví dụ: các loại Kít và Thẻ nạp tiền).
Thêm vào đó, trường hợp hàng về nhưng hoá đơn chưa về, theo quy
định kế toán phải hạch toán theo giá tạm tính sau đó khi hoá đơn về kế toán
điều chỉnh theo giá thực tế. Song do chương trình vật tư chưa hỗ trợ tính năng
điều chỉnh giá nhập, xuất nên kế toán phải thực hiện các bút toán này trên
chương trình kế toán. Điều này sẽ gây ra chênh lệch về mặt giá trị giữa số liệu
trên chương trình vật tư và chương trình kế toán. Hiện nay công ty đã khắc
phục tình trạng này bằng cách bộ phận kế toán vật tư không thực hiện các bút
toán điều chỉnh trên chương trình kế toán mà điều chỉnh trên chương trình vật
tư thông qua việc nhập các phiếu nhập ảo (nếu giá trị tạm tính nhỏ hơn giá trị
thực tế) hoặc phiếu xuất ảo (nếu giá tạm tính lớn hơn giá thực tế).
Hai là, Công tác đối chiếu vật tư hiện chưa được kịp thời, một số loại
vật tư nhỏ lẻ không được đối chiếu một cách thường xuyên làm mất đi tính

chất kịp thời và ý nghĩa của việc đối chiếu.
Ba là, đối với công tác kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ:
 Tại phòng vật tư, trước khi đối chiếu về số lượng hàng tồn kho với kế toán,
phòng vật tư của công ty tiến hành kiểm tra, đối chiếu với các trung tâm, các
đại lý. Tuy nhiên công tác đối chiếu này được tiến hành chưa được thường
xuyên, liên tục với một số trung tâm và đại lý trong các kỳ. Điều này dẫn đến
số liệu của vật tư khi đem đối chiếu với kế toán đôi khi còn sai sót.
 Tại kho, đột xuất và định kỳ cuối năm công ty tiến hành kiểm kê lượng hàng
tồn kho nhưng chỉ kiểm tra được về mặt số lượng chưa có sự kiểm định về
chất lượng của hàng còn trong kho.
Bốn là, hiện tại, một số cán bộ vật tư của công ty còn chưa thành thạo
nghiệp vụ dẫn đến thông tin về hàng tồn kho đôi khi còn chưa thực chính xác,
kịp thời làm cho sự phối hợp giữa bộ phận vật tư với các bộ phận khác trong
công tác quản lý, theo dõi vật tư gặp khó khăn.
Bên cạnh đó, số lượng nhân viên kế toán phụ trách về vật tư còn thiếu
dẫn đến công tác kiểm tra, đối chiếu định kỳ về hàng tồn kho giữa phòng kế
toán với các đại lý, các trung tâm… chưa thực đầy đủ và đều đặn.
Mặt khác, do kinh doanh trên địa bàn trải rộng, việc bán hàng được
thực hiện chủ yếu qua các đại lý (các đại lý điện lực và các tổng đại lý ngoài
ngành điện, đại lý phổ thông), sự phối hợp giữa các đại lý điện lực trong ngành
chưa nhịp nhàng, thủ tục hành chính tại các đại lý điện lực còn khá rườm rà,
việc liên lạc chủ yếu qua điện thoại, công văn nên công tác kiểm kê, đối chiếu
hàng hoá xuất, nhập, tồn kho tại các đại lý gặp nhiều khó khăn và thường bị
chậm hơn so với yêu cầu đề ra.
3.1.2.2 Về kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho:
Một là: Về tổ chức hạch toán ban đầu
 Các phiếu nhập xuất thẳng (nhập, xuất không qua kho) tại công ty chưa được
lập kịp thời, thường bị muộn hơn với thực tế nhập xuất khoảng 2-3 ngày, cá
biệt có trường hợp chậm gần 2 tuần khiến cho thông tin do cả kế toán và vật
tư cung cấp đều thiếu tính chính xác và không kịp thời (ngày nhập, xuất bị

muộn hơn so với ngày thực tế nghiệp vụ diễn ra).
 Ở công ty các chứng từ sau khi lập xong đều được luân chuyển theo một quy
trình thống nhất. Tuy nhiên thời gian luân chuyển chứng từ ở một số khâu còn
chưa thực phù hợp đó là:
 Định kỳ 10 ngày một lần thủ kho đến đối chiếu số lượng hàng nhập, xuất và
lượng tồn kho với phòng vật tư, sau đó nhận lại 2 liên phiếu nhập, xuất kho.
Với thực tế này ở công ty sẽ dẫn đến việc không kịp thời điều chỉnh các sai
lệch giữa thủ kho và phòng vật tư.
 Định kỳ 15 ngày một lần kế toán mới xuống kho để nhận các chứng từ từ thủ
kho về để hạch toán. Điều này làm cho việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh
vào các sổ sách kế toán bị chậm chễ.
Hai là: Về sử dụng tài khoản và trình tự hạch toán:
 Công ty thông tin viễn thông điện lực là một đơn vị có chỉ tiêu về hàng tồn
kho rất lớn với nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá. Chính vì vậy công ty đã tổ
chức theo dõi và quản lý hàng tồn kho theo cấp đối tượng từ các chủng loại
vật tư, hàng hoá đến các kho. Tuy nhiên với việc theo dõi chi tiết này, công ty
phải theo dõi, quản lý một số lượng đối tượng lớn ngay từ cấp đầu tiên.
 Hiện nay, để theo dõi về hàng tồn kho tại Công ty thông tin viễn thông điện
lực vẫn chưa sử dụng một số tài khoản trong nhóm tài khoản hàng tồn kho
theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 do Bộ tài chính ban
hành. Cụ thể:
- Công ty không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nên cũng
không sử dụng tài khoản 159.
Công ty thông tin viễn thông điện lực cũng là một doanh nghiệp kinh
doanh trong lĩnh vực viễn thông, giá trị hàng hóa tồn kho của công ty rất lớn.
Tuy nhiên qua quan sát tình hình thực tế tại công ty, em nhận thấy công ty
không trích lập các khoản dự phòng giảm giá cho hàng hoá tồn kho. Điều này
một mặt không phù hợp với nguyên tắc thận trọng của kế toán, mặt khác
không phản ánh đúng giá trị về hàng tồn kho trên khoản mục hàng tồn kho tại
bảng cân đối kế toán (mẫu số B01-DN, mã số 140).

- Bên cạnh đó, công ty cũng không sử dụng tài khoản 1562 – “Chi phí thu
mua hàng hoá”. Toàn bộ chi phí thu mua hàng hoá được cộng vào giá mua và
hạch toán trên tài khoản 1561- “Giá mua hàng hoá”. Việc không tách bạch giữa
giá mua với chi phí thu mua hàng hoá và hạch toán chung trên tài khoản 1561
một mặt không phù hợp với quy định của chế độ kế toán về sử dụng tài khoản,
mặt khác dễ gây nhầm lẫn giữa các nội dung chi phí và làm cho công ty gặp
nhiều khó khăn trong nỗ lực nhằm giảm các chi phí của quá trình thu mua.
Ba là: về tổ chức hạch toán linh phụ kiện phục vụ bảo hành.
Phòng vật tư và kế toán hoàn toàn không theo dõi thêm quá trình xuất
linh kiện phục vụ bảo hành cho khách hàng tại bộ phận bảo hành mà giao việc
quản lý linh kiện phục vụ bảo hành cho tổ bảo hành.
Ví dụ: ngày 20/3/2007, phòng vật tư xuất 20 anten máy điện thoại
U100 cho bộ phận bảo hành.
Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán áp giá theo phương pháp Nhập
trước xuất trước và định khoản:
Nợ TK 13881- “Phải thu khác - Tiền Việt Nam” chi tiết bộ phận bảo hành
Có TK 1561 – Chi tiết theo chủng loại anten và theo kho
Sau đó, định kỳ sau từ 3-5 ngày, bộ phận bảo hành lập bảng kê đổi linh
kiện cho khách hàng và gửi về phòng TCKT (hạch toán) và phòng vật tư để
xin cấp mới. Căn cứ vào Bảng kê đổi bảo hành đính kèm các Phiếu yêu cầu
đổi linh kiện bảo hành có chữ ký khách hàng, kế toán hạch toán:
Nợ TK 6415 – “ chi phí quản lý - chi phí bảo hành”
Có TK 13881- chi tiết bộ phận bảo hành
Như vậy, trong điều kiện bộ phận bảo hành ít được hướng dẫn, đào tạo
về kế toán và thống kê, cụ thể là về cách thức ghi chép, theo dõi linh phụ kiện
nhập, xuất, tồn thì việc xuất linh kiện thiết bị đầu cuối cho bộ phận bảo hành
dễ dẫn tới nguy cơ thất thoát linh kiện do công tác theo dõi, ghi chép và thống
kê linh kiện tại các tổ bảo hành rất lỏng lẻo. Thêm vào đó, khi tới thời điểm
khoá sổ lập báo cáo kế toán, phòng vật tư và phòng kế toán đều không kiểm
kê số lượng linh phụ kiện bảo hành còn tồn tại các bộ phận bảo hành mà chỉ

treo trên TK 1388. Điều này dẫn tới số hàng hoá tồn tại thời điểm lập báo cáo
kế toán không được phản ánh một cách chính xác.
Bốn là: Về tổ chức hệ thống sổ sách kế toán:
Một số nội dung trên sổ kế toán của công ty còn chưa phù hợp với mẫu
sổ thống nhất của Bộ tài chính quy định tại quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ban
hành ngày 20/3/2006 như: Sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết tài khoản, thẻ
kho… Cụ thể:
 Với mẫu sổ tổng hợp:
 Mẫu sổ Nhật ký chung: không có cột “Ngày tháng ghi sổ” nên không
theo dõi được việc ghi chép của kế toán có thường xuyên hay không. Mẫu sổ
Nhật ký chung này còn không có mục ký duyệt của Giám đốc do đó làm giảm
hiệu lực về quản lý trong việc thực hiện công tác ghi sổ.
 Mẫu Sổ cái: tồn tại một số hạn chế như: không có cột “ngày, tháng ghi
sổ”; không có mục ký duyệt của giám đốc giống Sổ nhật ký chung. Ngoài ra
nội dung của Sổ cái công ty đang sử dụng còn thiếu mục “Cộng luỹ kế từ đầu
quý”, đây là một căn cứ lập Bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính do
vậy việc thiếu chỉ tiêu này sẽ làm cho thời gian lập Bảng cân đối số phát sinh
và báo cáo tài chính kéo dài hơn và làm tăng công việc cho người lập Bảng và
Báo cáo đó.
 Với mẫu Sổ chi tiết tài khoản
 Mẫu Sổ chi tiết tài khoản: tại công ty sử dụng so với quyết định số 15
ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính còn thiếu khá nhiều nội dung. Do
đó không phản ánh được hết thông tin về chi tiết tài khoản. Cụ thể: Biểu mẫu
sổ của công ty không đề cập đến nội dung “Tên kho” và “tên sản phẩm, hàng
hoá”. Mặc dù trong chương trình kế toán của công ty có theo dõi chi tiết các
đối tượng này nhưng khi in ra sổ lại không có, điều này gây khó khăn cho các
người kiểm tra hay người sử dụng thông tin trên sổ. Theo quy định của
QĐ15/2006/QĐ-BTC thì Sổ chi tiết tài khoản (Sản phẩm, hàng hoá) tại công
ty sử dụng còn thiếu cột “Đơn giá” và cột “Số lượng” của chỉ tiêu Nhập,
Xuất, Tồn. Việc phản ánh thiếu chỉ tiêu trên Sổ chi tiết tài khoản như trên làm

giảm đi tác dụng của loại sổ này. Đặc biệt đối với công tác quản trị hàng tồn
kho nếu sử dụng thông tin trên sổ sẽ gặp khó khăn trong việc đánh giá tình
hình cũng như đưa ra giải pháp cho từng loại hàng hoá, vật tư. Sổ này cũng
thiếu mục ký duyệt của Giám đốc.
 Mẫu thẻ kho: Công ty vẫn đang sử dụng Thẻ kho (là từng tờ Thẻ kho
rời) do đó khi ghi chép trên từng Thẻ kho cần phải có nội dung về “Tờ số …”.
Bên cạnh đó còn có hiện tượng, ngày lập phiếu nhập hay xuất kho không
trùng với ngày thủ kho nhập, xuất kho nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ,
hàng hoá do đó mẫu thẻ kho của công ty mới đang chỉ có cột ngày, tháng của
chứng từ là chưa đầy đủ dẫn đến đôi khi thủ kho sẽ phản ánh thời gian nhập,
xuất thực tế không chính xác.
3.2 Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho tại
Công ty thông tin viễn thông điện lực:
3.2.1 Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho:
Trong những năm qua sự thành công trong hoạt động của công ty có sự
đóng góp lớn của công tác quản lý, điều hành hoạt động sản xuất - kinh doanh.