THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ
TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT
NAM
1. Những đặc thù riêng có của công ty xăng dầu Hàng không Việt Nam chi
phối đến công tác tiêu thụ hàng hoá
1.1. Đặc điểm hàng hoá kinh doanh tại công ty
Hàng hóa được công ty nhập khẩu từ các thị trường quốc tế lớn như
Singapore, Trung Quốc, Trung Đông…Hàng hóa được phân làm hai loại: hàng hóa
trong ngành và hàng hóa ngoài ngành. Trong đó, các loại hàng hóa trong ngành chủ
yếu là dầu Jet và Do và các mặt hàng xăng nhớt dùng để tra nạp cho các máy bay.
Các hàng hóa ngoài ngành chủ yếu là các loại xăng, dầu dân dụng. Các mặt hàng
kinh doanh chính của công ty gồm:
* Nhiên liệu phản lực hàng không
Nhiên liệu phản lực hàng không (Jet A1) là loại nhiên liệu cần thiết chủ
yếu cho sự hoạt động của máy bay. Jet A1 đáp ứng đầy đủ yêu cầu quy định trong
“Yêu cầu chất lượng nhiên liệu Hàng không dùng cho hệ thống hoạt động chung
AFQRZOS”.
Loại nhiên liệu phản lực Hàng không này là nhiên liệu trên cơ sở dầu hoả
với một số chất phụ gia bổ sung sau: tetraetyl chì (có tác dụng để tăng điểm bắt lửa
của nhiên liệu; các chất oxi hoá để ngăn ngừa quá trình gum hoá; các chất chống
tĩnh điện; các chất ức chế ăn mòn; các chất chống đóng băng và các chất phụ gia
sinh học (hay còn gọi là biôxit). Loại nhiên liệu phản lực Hàng không này được
bơm liên tục vào buồng đốt sau khi đi qua 1 hệ thống lọc, tại đó nó được trộn lẫn,
hóa hơi trong không khí nóng, bị nén và cháy liên tục để tạo ra một hỗn hợp khí xả
để chuyển động định hướng về phía sau động cơ làm quay tuốc bin và thoát ra
thành dòng khí tốc độ cao, đẩy máy bay về phía trước
* Xăng các loại
Xăng máy bay chỉ được sử dụng trong các máy bay có sử dụng động cơ đốt
trong, các máy bay phản lực và các động cơ tuôcbin sử dụng kêrôsin làm nhiên
liệu. Xăng máy bay là nhiên liệu có chỉ số ôctan cao, có tính bay hơi thấp, đây là
thuộc tính quan trọng để sử dụng trong các độ cao lớn. Thành phần chính trong

xăng máy bay là alkylat, nó là hỗn hợp của các loại izôôctan khác nhau và đôi khi
gồm cả reformat. Xăng máy bay cũng có 1 đặc tính nổi bật là có nồng độ chì cực
đại trong xăng.
Vinapco cũng cung cấp các loại xăng không chì RON 90, RON 92, RON 95
theo tiêu chuẩn TCVN 6776:2000 và xăng không chì RON 83 theo QĐ số
12/2001/QĐ-BKHCNMT (Quy định tạm thời về yêu cầu kỹ thuật đối với xăng
không chì RON83).
* Nhiên liệu đốt Fo và Do
Nhiên liệu đốt lò Fo và Do theo tiêu chuẩn TCVN 6239:1997. Đây là loại
nhiên liệu cần thiết cho việc đốt cháy nhiên liệu trong động cơ máy bay.
Ngoài ra, công ty còn kinh doanh các sản phẩm dầu hoả; dầu mỡ nhờn, dầu
thô và các sản phẩm hoá dầu khác.
Tóm lại, hàng hoá của công ty khá đa dạng. Hầu hết đều là chất lỏng, dễ bay
hơi. Do vậy, việc bảo quản, cất trữ nhiên liệu luôn được công ty xem trọng. Công
ty tập trung kinh doanh chính trên hai mặt hàng là Jet A1 và Do – là nhiên liệu
cung cấp thường xuyên cho các loại máy bay. Đây là hai mặt hàng mang lại lợi
nhuận cao nhất cho công ty (chiếm khoảng 90% lợi nhuận hàng năm). Các mặt
hàng ngoài Hàng không chủ yếu cung cấp cho các doanh nghiệp công nghiệp và
các khách hàng dân dụng.
1.2. Đặc điểm khách hàng và thị trường tiêu thụ sản phẩm
Khách hàng của công ty khá đa dạng, bao gồm tất cả hãng Hàng không trong
nước và quốc tế bay đến Việt nam, các doanh nghiệp công nghiệp trong nước, và
người tiêu dùng ở các tỉnh, thành phố lớn. Trong đó, công ty xác định khách hàng
tiềm năng là các hãng Hàng không trong nước và các hãng Hàng không quốc tế.
Các khách hàng lớn thường do công ty trực tiếp ký hợp đồng. Khách hàng có thể
thanh toán trực tiếp cho công ty hoặc thanh toán cho công ty qua các xí nghiệp.
Vietnamairlines là cơ quan chủ quản đồng thời là khách hàng lớn nhất của công ty.
Doanh thu bán cho hãng này chiếm khoảng 67% doanh thu bán hàng hằng năm.
Công ty xăng dầu Hàng không ra đời chuyên đảm nhận nhiệm vụ cung cấp
nhiên liệu một cách thường xuyên, liên tục cho các sân bay, đảm bảo cho việc giao

lưu thương mại với các quốc gia trên thế giới. Từ khi thành lập đến nay, công ty đã
thiết lập được 1 văn phòng đại diện và xây dựng được hệ thống chi nhánh, xí
nghiệp trên khắp 3 miền của đất nước: Miền Bắc (tại Hà nội); miền Trung (tại Đà
nẵng, Nghệ an); miền Nam (tại TP Hồ Chí Minh). Thị trường của doanh nghiệp
được ngày càng mở rộng, các hợp đồng kinh tế được ký kết ngày càng nhiều, đem
lại một nguồn thu không nhỏ cho Ngân sách Nhà nước. Hiện nay, công ty đang độc
quyền cung cấp nhiên liệu cho tất cả các sân bay trong cả nước. Các sản phẩm của
công ty không chỉ cung cấp cho các hãng Hàng không mà còn phục vụ cho nhu cầu
nhiên liệu chạy máy của các xí nghiệp công nghiệp. Điều này cho thấy thị trường
tiêu thụ của doanh nghiệp ngày càng trở nên phong phú, đa dạng. Vài năm tới,
công ty đang có kế hoạch xin Tổng công ty Hàng không cho phép mở thêm chi
nhánh ở nước ngoài, nhằm tăng cường quan hệ hợp tác và mở rộng thị trường tiêu
thụ.
1.3. Đặc điểm các phương thức bán hàng
Hàng hóa mua về nhằm mục đích phục vụ cho nhu cầu tiêu thụ. Quá trình
bán hàng là để tìm kiếm lợi nhuận từ lượng hàng nhập về. Chính vì vậy, việc xây
dựng các phương thức bán cũng như các kênh phân phối là điều kiện tiên quyết
đem lại thành công cho công ty. Công ty thực hiện bán hàng theo hai phương thức
chủ yếu sau:
* Phương thức bán buôn trực tiếp cho khách hàng: theo phương pháp này,
hàng hoá có thể xuất cho khách hàng tại kho công ty hoặc xuất cho khách hàng tại
các kho cảng đầu nguồn. Hàng hoá công ty bán buôn trực tiếp cho khách thường
chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng doanh thu bán hàng.
+ Bán buôn qua kho: công ty có thể bán buôn giao hàng trực tiếp cho khách
hàng hoặc bán buôn theo phương thức vận chuyển hàng. Trường hợp bán buôn
giao hàng trực tiếp cho khách, thủ kho sau khi nhận được lệnh xuất kho của phòng
kinh doanh xuất nhập khẩu chuyển đến, tiến hành xuất hàng cho khách hàng. Hàng
hoá sẽ được khách hàng nhận tại kho, mọi chi phí vận chuyển bên mua chịu.
Trường hợp bán buôn theo phương thức vận chuyển hàng, căn cứ vào yêu cầu hàng
hoá của khách, công ty vận chuyển hàng tới kho của khách hàng qua đội xe chuyên

dụng của công ty. Chi phí vận chuyển trong trường hợp này công ty chịu và tính
vào chi phí nghiệp vụ kinh doanh trong kỳ.
+ Bán buôn tại kho cảng đầu nguồn:
Theo phương thức này, hàng hoá sau khi nhập khẩu tại kho cảng đầu nguồn
không được chuyển về kho công ty mà được giao trực tiếp cho khách hàng căn cứ
vào các hợp đồng kinh tế đã ký kết. Hình thức vận chuyển và bên chịu chi phí vận
chuyển được quy định rõ trong các hợp đồng kinh tế. Phương thức này giúp công
ty giảm bớt chi phí lưu kho, lưu bãi, và lượng nhiên liệu hao hụt trong quá trình
bảo quản.
* Phương thức bán hàng thông qua các chi nhánh của công ty: hàng tháng, xí
nghiệp căn cứ vào nhu cầu của khách hàng để báo cáo với công ty lượng hàng cần
thiết. Công ty vận chuyển hàng về các kho xí nghiệp qua đội xe chuyên dụng. Sau
khi nhận được hàng, xí nghiệp tiến hành làm thủ tục nhập hàng và thông báo cho
công ty số lượng hàng đã nhận được để công ty đối chiếu với lượng hàng đã xuất.
Cuối tháng, xí nghiệp báo cáo về công ty lượng hàng đã bán được để công ty hạch
toán doanh thu và các khoản thanh toán nội bộ. Phương thức bán hàng này mang
lại doanh thu chủ yếu cho công ty và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trên
khắp cả nước.
1.4. Đặc điểm phương thức thanh toán
Khách hàng của công ty khá đa dạng nên phương thức thanh toán cũng được
phân làm nhiều loại. Khách hàng có thể thanh toán trực tiếp cho công ty hoặc
thanh toán qua các xí nghiệp. Theo đó, khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt
hoặc bằng chuyển khoản, bằng tiền VNĐ hoặc USD. Trong trường hợp khách hàng
thanh toán bằng chuyển khoản bằng USD với lượng lớn, công ty phải làm văn bản
trình giám đốc Ngân hàng ngoại thương phê duyệt.
Công ty áp dụng phương thức thanh toán bằng tiền mặt đối với các hãng
Hàng không không trực tiếp ký hợp đồng với công ty, các hãng Hàng không quốc
tế không bay thường xuyên đến Việt nam và các khách hàng mua lẻ tại các cửa
hàng. Các khách hàng này mua hàng và thanh toán cho xí nghiệp, tiền hàng sau khi
được khách hàng thanh toán được kết chuyển về văn phòng công ty.

Phương thức thanh toán bằng chuyển khoản được áp dụng đối với các hãng
Hàng không trực tiếp ký hợp đồng với công ty. Có thể hàng được bán trực tiếp tại
kho cảng của công ty hoặc uỷ nhiệm cho các xí nghiệp bán theo hợp đồng. Tuy
nhiên, tiền khách hàng trả được chuyển khoản về tài khoản của công ty. Thường
đây là những khách hàng thường xuyên, có mối quan hệ hợp tác lâu năm với công
ty.
2. Quy trình kế toán toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty
xăng dầu Hàng không Việt nam
2.1. Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ
Chứng từ được sử dụng tại công ty theo một quy định thống nhất, chặt chẽ.
Các chứng từ được lập trên cơ sở quy định chung của Nhà nước đồng thời bổ sung
thêm một số khoản mục đáp ứng yêu cầu hạch toán và quản lý. Công ty bán hàng
theo hai phương thức, chính vì vậy các chứng từ cũng có những đặc điểm riêng
biệt:
* Theo phương thức bán buôn trực tiếp cho khách hàng:
Trường hợp công ty bán buôn trực tiếp cho khách hàng là không nhiều và
không thường xuyên. Sau khi các hợp đồng kinh tế được ký kết, phòng kinh doanh
xuất nhập khẩu trên cơ sở đó tiến hành lập lệnh xuất hàng và hoá đơn GTGT giao
cho thủ kho để làm thủ tục xuất hàng. Sau khi nhận được lệnh xuất hàng, thủ kho
tiến hành xuất hàng, lập phiếu xuất kho và giao hoá đơn cho khách, đồng thời lập
biên bản giao nhận hàng hoá. Biên bản giao nhận hàng hoá kèm theo phiếu xuất
kho được chuyển cho phòng kinh doanh xuất nhập khẩu đối chiếu, kiểm tra trước
khi chuyển lên cho kế toán làm căn cứ hạch toán.
Các hoá đơn bán hàng trong trường hợp này được lập làm 5 liên: 1 liên lưu
tại phòng kinh doanh, 1 liên thủ kho giữ, 1 liên gửi lên phòng TC - KT, 1 liên giao
cho khách hàng và 1 liên gửi lên phòng thống kê - tin học. Liên được gửi lên
phòng kế toán được dùng làm căn cứ hạch toán. Liên được gửi lên phòng thống kê
tin học để phục vụ cho tổng hợp thông tin về tình hình kinh doanh trong kỳ, lập các
báo cáo tổng hợp theo yêu cầu quản lý. Liên thủ kho giữ làm căn cứ đối chiếu
trong trường hợp cần thiết.

Sau đây là mẫu hoá đơn bán buôn trực tiếp cho khách hàng:
Biểu số 4: HOÁ ĐƠN BÁN BUÔN TRỰC TIẾP
* Theo phương thức bán hàng qua các chi nhánh, xí nghiệp của công ty:
Theo phương thức này, khi hàng được xuất cho các chi nhánh, đơn vị, công
ty uỷ quyền cho xí nghiệp xuất lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Phiếu
xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ chỉ ghi tiêu thức số lượng, còn đơn giá sẽ được
công ty quy định trong hoá đơn luân chuyển nội bộ sau khi nhận được bảng tổng
hợp hàng hoá bán ra do xí nghiệp gửi về vào cuối tháng. Phiếu xuất kho kiêm vận
chuyển nội bộ có mẫu như sau:
Biểu số 5: PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ
CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG
Phát hành theo Công văn
Số 5603 TCT/AC ngày 14/12/2000
Của Tổng Cục Thuế
Mẫu số: 01 GTKT-5LL-02
Ký hiệu: CT/2006T
Số: 01972
HOÁ ĐƠN (GTGT)
(Ngày 28 tháng 12 năm 2007)
Đơn vị bán hàng : Công ty xăng dầu Hàng không Việt nam
Địa chỉ : 202 Nguyễn Sơn, Gia Lâm, Hà nội
Số TK : 001.1.00.0017289 Tại Ngân hàng Ngoại thương Việt nam
Điện thoại : 04.8272316 Mã số thuế: 0100107638
Họ tên người mua hàng: Vietnamairlines
Địa chỉ : 200 Nguyễn Sơn, Gia Lâm, Hà nội
Hình thức thanh toán : Chuyển khoản Mã số thuế: 0100107518 1
STT
Tên hàng hoá, dịch vụ
ĐV tính
Số lượng

Đơn giá
đồng/tấn
Thành tiền
A
B
C
1
2
CÔNG TY XĂNG DÂU HK VIỆT NAM
XÍ NGHIỆP XĂNG DẦU HK MIỀN BẮC
Phát hành theo công văn số 3511 TCT/AC
Ngày 14/10/1998 của Tổng cục Thuế
Mẫu số: 05
Ký hiệu: MB/99
Số: 017705
PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ
Liên 2: Giao cho người vận chuyển
Ngày 02 tháng 11 năm 2007
Điện thoại: 04.8840094 Số TK: 3611-0047 MST: 01001107638-1-001
- Căn cứ vào lệnh điều động số: 1173 Ngày 30 tháng 10 năm 2007 của công ty xăng dầu Hàng không về việc: Điều
động
Họ tên người vận chuyển: Hứa Minh Sâm
Hợp đồng số: giấy gt số 220 /VTXD ngày 01/11/2007 Phương tiện vận chuyển: 80H-1047
Xuất hàng tại kho: N2 Nhập hàng tại kho: sân bay Vinh
STT
Tên sản phẩm, vật tư, hàng hoá
ĐV
tính
Số lượng
Đơn giá

Khi bán hàng qua các chi nhánh, xí nghiệp, khách hàng của xí nghiệp không
chỉ là các hãng Hàng không mà còn có cả các doanh nghiệp công nghiệp và các
khách hàng lẻ. Chính vì vậy, cách thức luân chuyển chứng từ cũng có nhiều điểm
riêng biệt. Các xí nghiệp tuỳ từng khách hàng để lập hoá đơn, chứng từ theo quy
định chung thống nhất trong toàn công ty:
+ Khi xí nghiệp bán hàng cho các hãng Hàng không Việt nam bay tuyến nội
điạ, các xí nghiệp lập phiếu xuất kho, căn cứ trên phiếu xuất kho, kế toán xí nghiệp
lập bảng kê bán hàng và các hoá đơn giá trị gia tăng. Các hoá đơn được giao trực
tiếp cho khách hàng trong trường hợp xí nghiệp ký hợp đồng kinh tế. Còn trong
trường hợp công ty ký hợp đồng thì các hoá đơn được chuyển về công ty để công
ty tập hợp và gửi cho khách hàng. Nói chung, hoá đơn bán hàng cho các hãng
Hàng không tại xí nghiệp được lập làm 5 liên, 1 liên giao cho thợ máy, 1 liên giao
cho đại diện hãng, 1 liên lưu tại xí nghiệp, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên gửi
công ty. Số liệu trên hoá đơn là căn cứ để kế toán xí nghiệp theo dõi doanh thu nội
bộ và hạch toán doanh thu bán hàng hàng tháng để kết chuyển về công ty. Phiếu
xuất kho và hóa đơn bán hàng xí nghiệp lập được trích trong phần phụ lục I và phụ
lục II.
+ Khi xí nghiệp bán hàng cho các hãng hàng không Việt Nam bay tuyến
quốc tế và các hãng hàng không quốc tế, hoá đơn trong trường hợp này không phải
là hoá đơn GTGT. Vì luật thuế GTGT quy định, xăng dầu cung cấp trực tiếp cho
các máy bay từ Việt nam đi nước ngoài hoặc từ nước ngoài đến Việt nam để đi
nước khác thì không chịu thuế GTGT. Hàng ngày, các xí nghiệp căn cứ vào nhu
cầu nhiên liệu mà các hãng hàng Hàng không bay tuyến quốc tế đặt mua, mở tờ
khai bán nhiên liệu (Tờ khai này được mở riêng cho từng hãng Hàng không: hãng
Hàng không nước ngoài hạ cánh tại Việt nam và hãng Hàng không Việt nam bay
quốc tế). Tờ khai này được chuyển đến các cơ trưởng hoặc đại diện của hãng Hàng
không ký vào đơn đặt hàng theo mẫu quy định của công ty trước khi tra nạp nhiên
liệu. Sau 1 ngày, xí nghiệp tập hợp tất cả các bộ chứng từ của mỗi lần bán nhiên
liệu cho từng chuyến bay và gửi cho hải quan các cửa khẩu sân bay để làm thủ tục
tái xuất, gồm hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và đơn đặt hàng. Đồng thời, nếu là

khách hàng công ty ký hợp đồng, công ty thu tiền, xí nghiệp cũng gửi hoá đơn về
công ty để công ty tập hợp, phân loại và gửi cho khách hàng. Căn cứ vào lượng
thực xuất, kế toán xí nghiệp lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho cho từng lần bán
hàng theo mẫu như trong phụ lục III.
Khi các chi nhánh bán lẻ bán cho khách hàng ngoài ngành hàng không, có hai
phương thức bán, đó là bán buôn và bán lẻ. Các khách hàng này là do xí nghiệp ký hợp
đồng, chính vì vậy, trong trường hợp bán buôn, chi nhánh lập hoá đơn, hoá đơn được
chia làm 3 liên, trong đó, 1 liên được gửi cho khách hàng, 1 liên kế toán xí nghiệp giữ
và 1 liên thủ kho giữ. Trong trường hợp bán lẻ, các cửa hàng cũng lập hoá đơn và bảng
kê hàng hoá bán lẻ, các hoá đơn cũng được gửi trực tiếp cho khách hàng. Xí nghiệp
không gửi các hoá đơn này cho công ty mà trực tiếp quản lý. Cuối tháng, chỉ tập hợp
doanh thu bán cho khách ngoài Hàng không, lập bảng kê hàng bán ra và các bảng tổng
hợp hàng hoá bán lẻ gửi cho kế toán văn phòng công ty làm căn cứ hạch toán.
Cuối tháng, tại công ty, trên cơ sở bảng kê hàng hoá bán được tại xí nghiệp,
phòng kinh doanh xuất nhập khẩu tiến hành lập hoá đơn luân chuyển nội bộ. Hoá
đơn này là căn cứ để theo dõi khoản thanh toán giá vốn hàng giao giữa công ty và
xí nghiệp, đồng thời cũng là căn cứ để xác định thuế GTGT đầu ra tại công ty, thuế
GTGT đầu vào được khấu trừ tại xí nghiệp. Hoá đơn được lập làm 3 liên, 1 liên
lưu, 1 liên giao cho phòng kế toán, 1 liên gửi cho xí nghiệp.
Biểu số 6: HOÁ ĐƠN LUÂN CHUYỂN NỘI BỘ
CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM
Phát hành theo Công văn
Số 5603 TCT/AC ngày 14/12/2000
của Tổng cục Thuế
Mẫu số: 01 GTKT-3LL-02
Ký hiệu: CT/2007T
Số: 01163
HOÁ ĐƠN (GTGT)
Liên 3: lưu
Ngày 31 tháng 12 năm 2007

Đơn vị bán hàng: Công ty xăng dầu Hàng không
Địa chỉ: Số 202 Nguyến Sơn, Quận Long Biên, Hà Nội
Số tài khoản: 001.1.00.0017289
Điện thoại: 04.8272316
Họ tên người mua hàng: Xí nghiệp xăng dầu hàng không Miền Trung
Đơn vị: Xí nghiệp xăng dầu hàng không Miền Trung
Địa chỉ: Đà nẵng
Hình thức thanh toán: chuyển khoản Mã số thuế: : 01-00107638 - 002
STT
Tên hàng hoá, dịch vụ
ĐV tính
Số lượng
Đơn giá
Thành tiền
A
B
C
1
2
3
1
Jet A1
Tấn
3.439,256
2.2. Quy trình ghi sổ và sổ sách kế toán trong kế toán tiêu thụ và xác định kết quả
tiêu thụ tại công ty xăng dầu Hàng không Việt nam
Công ty có quy mô lớn, các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, chính vì vậy,
công ty lựa chọn hình thức kế toán trên máy vi tính để hạch toán. Phần mềm kế
toán máy được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức nhật ký chung. Quy trình kế
toán theo hình thức này được thực hiện như sau:

Đối với các nghiệp vụ phát sinh tại công ty, hàng ngày, các hoá đơn và phiếu
xuất kho được gửi lên phòng tài chính - kế toán cuả công ty, sau khi đã được kiểm
tra, xem xét đảm bảo độ trung thực, chính xác của thông tin, kế toán xác định tài
khoản ghi có, tài khoản ghi nợ để nhập dữ liệu vào phần mềm qua màn hình nhập
liệu. Đối với các nghiệp vụ phát sinh tại xí nghiệp, cuối tháng sau khi nhận được
bảng tổng hợp hàng hóa bán ra của các xí nghiệp gửi về, kế toán mới cập nhật số
liệu vào cửa sổ nhập liệu. Từ cửa sổ nhập liệu, số liệu sẽ được kết chuyển tự động
vào các sổ chi tiết và sổ tổng hợp, làm căn cứ lên báo cáo.
Định kỳ cuối mỗi quý và mỗi năm, kế toán thực hiện thao tác khoá sổ, lập
báo cáo tài chính quý, báo cáo tài chính năm. Số liệu kế toán giữa sổ tổng hợp chi
tiết, sổ cái từng tài khoản và các báo cáo tài chính luôn phải đảm bảo sự khớp
đúng. Nếu có sai sót, đó là do lỗi của kế toán viên, vì vậy, kế toán công ty luôn
kiểm tra kỹ lưỡng số liệu trước khi in báo cáo tài chính trình kế toán trưởng và ban
giám đốc.
Hệ thống sổ được thiết kế phù hợp với hình thức nhật ký chung, bao gồm
các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Hệ thống sổ kế toán tổng hợp bao
gồm sổ nhật ký và sổ cái. Hệ thống sổ kế toán chi tiết bao gồm các sổ, thẻ kế toán
chi tiết.
Số liệu cập nhật hàng ngày vào cửa sổ nhập liệu (được xem như nhật ký
chung chi tiết). Cửa sổ nhập liệu được thiết kế như sau:
Số Ngày Nội dung ĐV TK Mã TK Mã $ Tỷ Số
CT CT CT tính Nợ QL có QL giá tiền
Theo đó, mỗi tài khoản được sử dụng có một mã quản lý riêng, tạo điều kiện
thuận lợi cho công tác đối chiếu kiểm tra khi cần thiết. Nếu khách hàng thanh toán
bằng USD, kế toán căn cứ vào tỷ giá thích hợp tiến hành quy đổi ra tiền Việt Nam.
Số liệu sau khi cập nhật tự kết chuyển vào các sổ liên quan.
Các sổ cái trong quy trình tiêu thụ gồm: sổ cái TK 131, sổ cái TK 511, sổ cái
TK 512, sổ cái TK 521, sổ cái 632, sổ cái TK 641, sổ cái TK 642, sổ cái TK 911.
Sổ cái của công ty không có cột đối chiếu với nhật ký chung, không có cột ngày
tháng ghi sổ, ngày tháng chứng từ và số hiệu chứng từ, tuy vẫn đảm bảo cung cấp

thông tin chính, nhưng khó đáp ứng được yêu cầu đối chiếu, so sánh.
Các sổ chi tiết gồm: sổ chi tiết TK 131(được mở chi tiết theo tên khách
hàng), sổ chi tiết TK 632 (được mở chi tiết theo tên hàng hoá), sổ chi tiết 512
(được mở chi tiết theo tên hàng hóa), sổ chi tiết 511 (được mở chi tiết theo tên
hàng hoá), sổ chi tiết TK 641, sổ chi tiết TK 642, sổ chi tiết 911. Các sổ chi tiết
được lập để cung cấp thông tin chi tiết. Sổ chi tiết được lập đồng thời với sổ tổng
hợp, làm căn cứ đối chiếu cuối kỳ. Nếu có sự sai lệch, kế toán tiến hành kiểm tra
sự đúng đắn trong việc cập nhật chứng từ gốc, kiểm tra chi tiết trên từng tài khoản,
sau đó, đối chiếu số tổng cộng của các sổ chi tiết từng tài khoản chi tiết với số tổng
cộng trên sổ cái của tài khoản đó để tìm lỗi sai.
2.3. Hệ thống tài khoản trong hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại
công ty xăng dầu Hàng không Việt nam
* TK 156 – Hàng hoá, được chi tiết theo từng loại hàng hoá:
156 01: Jet A1
156 02: Do
156 03: Fo
156 04: A83
156 05: A92
156 06: Các mặt hàng xăng nhớt
* TK 151 – hàng gửi tại kho cảng đầu nguồn
1511: giá trị hàng mua gửi tại kho cảng đầu nguồn
1512: chi phí mua hàng
* TK 632 – Giá vốn hàng bán: Tài khoản này cũng được chi tiết theo từng
loại hàng hoá:
632 01: Giá vốn hàng Jet A1
632 02: Giá vốn hàng Do
632 03: Giá vốn hàng Fo
632 04: Giá vốn hàng A83
632 05: Giá vốn hàng A92
632 06: Giá vốn các mặt hàng xăng nhớt

* TK 131 - Phải thu khách hàng: Các khoản phải thu khách hàng được chi
tiết theo từng đối tượng khách hàng. Trong đó:
131 01: Phải thu Vietnamairlines
131 02: Phải thu Pacific airlines
131 03: Phải thu công ty bay dịch vụ Vasco
131 04: Phải thu World fuel services
131 05: Phải thu Airfrance
131 06: Phải thu Aeroflot
131 07: Phải thu khách hàng ngoài Hàng không
* TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Tài khoản này được
mở để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong kỳ.
Doanh nghiệp bán hàng và theo dõi doanh thu theo từng mặt hàng:
511 01: Doanh thu bán Jet A1
511 02 : Doanh thu bán Do
511 03: Doanh thu bán Fo
511 04: Doanh thu bán A83
511 05: Doanh thu bán A92
511 06: Doanh thu bán xăng nhớt
* TK 512 – Doanh thu bán hàng nội bộ: Tài khoản này chỉ có tác dụng theo
dõi khoản phát sinh trong nội bộ công ty, không có tác dụng xác định kết quả trong
kỳ.
TK này cũng được chi tiết theo doanh thu từng mặt hàng:
512 01: Doanh thu bán Jet A1
512 02: Doanh thu bán Do
512 03: Doanh thu bán Fo
512 04: Doanh thu bán A83
512 05: Doanh thu bán A92
512 06: Doanh thu bán xăng nhớt
* TK 136 - Phải thu nội bộ: Đây là tài khoản theo dõi phần doanh thu nội bộ
tại xí nghiệp, còn gọi là “thanh toán vốn hàng giao”. Tài khoản này dùng để theo

dõi các khoản phải thu chi nhánh, xí nghiệp trong kỳ. Được chi tiết theo từng đơn
vị:
136 01: Phải thu xí nghiệp xăng dầu Hàng không miền Bắc
136 02: Phải thu xí nghiệp xăng dầu Hàng không miền Nam
136 03: Phải thu xí nghiệp xăng dầu Hàng không miền Trung
136 04: Phải thu xí nghiệp vận tải VTKT xăng dầu Hàng không
136 05: Phải thu xí nghiệp thương mại dầu khí Hàng không miền Bắc
136 06: Phải thu chi nhánh công ty xăng dầu Hàng không tại Nghệ an
136 07: Phải thu xí nghiệp thương mại dầu khí Hàng không miền Nam
136 08: Phải thu văn phòng đại diện của công ty tại TP Hồ Chí Minh
* TK 336 - Phải trả nội bộ: Đây là tài khoản trung gian dùng để theo dõi
phần doanh thu bán được tại các xí nghiệp và khoản xí nghiệp chuyển lên nhờ công
ty thu tiền hộ. Tài khoản này được chi tiết theo từng xí nghiệp:
336 01: Phải trả xí nghiệp xăng dầu Hàng không miền Bắc
336 02: Phải trả xí nghiệp xăng dầu Hàng không miền Nam
336 03: Phải trả xí nghiệp xăng dầu Hàng không miền Trung
336 04: Phải trả xí nghiệp vận tải VTKT xăng dầu Hàng không
336 05: Phải trả xí nghiệp thương mại dầu khí Hàng không miền Bắc
336 06: Phải trả chi nhánh công ty xăng dầu Hàng không tại Nghệ an
336 07: Phải trả xí nghiệp thương mại dầu khí Hàng không miền Nam
336 08: Phải trả văn phòng đại diện của công ty tại TP Hồ Chí Minh
* TK 33311 - Thuế đầu ra phải nộp: Tài khoản này dùng để phản ánh các
khoản thuế, phí và lệ phí phải nộp Ngân sách.
* TK 641 – Chi phí bán hàng: Tài khoản này dùng để theo dõi tất cả những
khoản chi phí nghiệp vụ kinh doanh phát sinh tại các xí nghiệp.
* TK642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Tài khoản này được dùng để tập
hợp tất cả những khoản chi phí nghiệp vụ kinh doanh phát sinh tại công ty và cả
văn phòng đại diện.
* TK 911 – Xác định kết quả: Tài khoản này dùng để phản ánh toàn bộ kết
quả kinh doanh của doanh nghiệp trong 1 kỳ kế toán.

2.4. Hạch toán tiêu thụ sản phẩm
2.4.1. Kế toán doanh thu tiêu thụ hàng hoá
2.4.1.1. Doanh thu nội bộ
Hàng hoá được chuyển về cho các xí nghiệp để phục vụ quá trình tiêu thụ.
Theo quy định của công ty, trừ một số mặt hàng là xí nghiệp được kinh doanh và
hạch toán xác định kết quả riêng, còn lại các mặt hàng kinh doanh chính xí nghiệp
phải hạch toán phụ thuộc. Để theo dõi nội bộ, cả công ty và xí nghiệp đều phải mở
tài khoản doanh thu nội bộ. Doanh thu nội bộ được xác định trên cơ sở hóa đơn
luân chuyển nội bộ và không phải là căn cứ để xác định kết quả kinh doanh tại
công ty. Hóa đơn luân chuyển nội bộ được lập cho từng đối tượng khách hàng.
Trong trường hợp khách hàng là các hãng Hàng không bay tuyến nội địa và các
khách hàng mua lẻ, hóa đơn luân chuyển nội bộ được ghi rõ tiền hàng, thuế GTGT,
và tổng số tiền thanh toán. Còn đối với các hãng Hàng không bay tuyến quốc tế,
hóa đơn luân chuyển nội bộ chỉ ghi số tiền bằng tổng số tiền thanh toán, không có
thuế GTGT.
Doanh thu nội bộ thể hiện giá trị hàng hoá mà công ty điều chuyển cho xí
nghiệp và là căn cứ để hạch toán thuế GTGT đầu vào tại các xí nghiệp và thuế
GTGT đầu ra tại công ty. Công ty xác định doanh thu nội bộ sau khi nhận được
bảng kê hàng hoá bán ra của các xí nghiệp gửi lên.
Doanh thu nội bộ tại công ty được xác định như sau:
Doanh thu
nội bộ
= Sản lượng thực tế bán ở các XN *
Đơn giá thuần
luân chuyển nội bộ
Trong đó:
Sản lượng thực tế bán ở các XN: công ty xác định căn cứ vào báo cáo sản
lượng hàng hoá bán ra của các xí nghiệp gửi lên.
Đơn giá luân chuyển nội bộ: là đơn giá ghi rõ trong hoá đơn luân chuyển nội
bộ và được xác định trên cơ sở giá vốn hàng nhập về.

Căn cứ vào hoá đơn luân chuyển nội bộ, kế toán bán hàng tại công ty tiến
hàn nhập dữ liệu vào cửa sổ nhập liệu theo định khoản:
Nợ TK 136: thanh toán vốn hàng giao
Có TK 512: doanh thu nội bộ
Có TK 33311: thuế GTGT đầu ra (nếu có)
Bút toán kết chuyển doanh thu nội bộ tại công ty:
Nợ TK 512: doanh thu nội bộ
Có TK 136: thanh toán vốn hàng giao
Quy trình hạch toán được minh họa qua ví dụ sau:
Ngày 26/12/2007, xí nghiệp xăng dầu hàng không miền Trung bán dầu Jet
A1 bằng VNĐ cho hãng Vietnamairlines bay tuyến nội địa theo phiếu xuất kho số
014161 (theo phụ lục I)
Số lít: 6.000 Số lượng kg: 4.698
Ngày 31/12/2007, kế toán xí nghiệp xăng dầu Hàng không miền Trung tập
hợp và gửi lên công ty Bảng kê dầu Jet A1 bán cho hãng Hàng không nội địa (Theo
phụ lục IV), gồm:
Tổng số lít: 4.370.308 Số lượng kg: 3.439.256
Hoá đơn luân chuyển nội bộ (hoá đơn 01163 - biểu số 6) do phòng
kinh doanh xuất nhập khẩu lập quy định đơn giá luân chuyển nội bộ dầu Jet trong
tháng 12 là 13.992.000 đồng/tấn. Kế toán nhập dữ liệu vào máy tính qua cửa sổ
nhập liệu: