THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN VÀ THANH TOÁN HÀNG BÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ VÀ XNK

Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN VÀ THANH TOÁN HÀNG
BÁN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG
MẠI DỊCH VỤ VÀ XNK
1. Đặc điểm các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán tại
công ty
1.1. Các phương thức bán hàng
Đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, bán hàng là khâu cuối
cùng của một chu kỳ kinh doanh. Đó là khâu then chốt quyết định việc sản
xuất kinh doanh có được liên tục hay gián đoạn, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến
kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp thương mại, tổ chức tiêu thụ sản phẩm là vấn
đề xương sống, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của bản thân mỗi doanh
nghiệp. Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và xuất nhập khẩu
bên cạnh hàng loạt các sản phẩm có chất lượng tốt, đa dạng, phong phú về
mẫu mã, kiểu dáng thì việc đa dạng hoá phương thức bán hàng cũng có thể
được coi là một thế mạnh của công ty.
Hiện nay công ty đang áp dụng các phương thức bán hàng sau :
- Bán buôn: Cụ thể có 2 hình thức :
+ Bán trực tiếp qua kho: Công ty xuất hàng trực tiếp tại kho cho khách
hàng, hàng được coi là bán khi khách hàng đã nhận hàng và ký xác nhận vào
chứng từ bán hàng. Song thực tế phương thức này không được áp dụng nhiều
vì công ty đại đa số chỉ cung cấp cho các đại lý lớn, các siêu thị lớn, hoặc các
công ty đặt hàng trước thông qua các hợp đồng thương mại và luôn có đội
ngũ nhân viên bán hàng sẵn sàng giao hàng đến đúng địa chỉ mà khách hàng
yêu cầu bằng các phương tiện vận chuyển sẵn có như xe máy, ô tô.
+ Bán hàng không qua kho: áp dụng đối với những lô hàng lớn mà đã
có hợp đồng đặt trước: Như các mặt hàng thực phẩm nhập trực tiếp từ các
1
K7KTA3 Phan Thu Huyền
1

Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân
nước như: Úc, Ba Lan khi hàng về đến cảng sẽ được chuyển thẳng đến cho
người mua.
- Bán lẻ: Nhân viên bán hàng trực tiếp đi giao hàng và thu tiền khách
hàng, đến cuối ngày phải nộp lại số tiền bán được trong ngày cho thủ quỹ.
Trường hợp khách hàng chưa thanh toán ngay thì nhân viên bán hàng sẽ ghi
nhận nợ và yêu cầu khách hàng thanh toán trong một ngày xác định gần nhất
không quá một tuần.
* Thủ tục chứng từ :
Khi xuất bán hàng đại lý, và các siêu thị công ty sử dụng hoá đơn
GTGT theo đúng chế độ quy định. Thông thường hoá đơn sẽ được gửi ngay
cho khách hàng khi chuyển hàng tới. Doanh thu của công ty sẽ được ghi nhận
ngay sau khi viết hoá đơn, vì vậy việc theo dõi thanh toán với khách hàng là
vô cùng quan trọng và rất cần thiết với công ty, thanh toán cần nhanh và chính
xác.
1.2. Các phương thức thanh toán
Hiện nay công ty đang áp dụng các hình thức thanh toán sau:
- Thanh toán bằng tiền mặt: Đây là hình thức được sử dụng chủ yếu
trong công ty. Với trường hợp bán lẻ khách hàng mua với khối lượng ít nhân
viên bán hàng sẽ trực tiếp thu tiền mặt ngay sau khi giao hàng cho khách
hàng. Còn với trường hợp bán buôn cho các đại lý và siêu thị thì tuyệt đại đa
số các khách hàng này thường thanh toán vào một vài ngày cố định trong
tháng, đến ngày thanh toán kế toán đảm nhận việc thanh toán sẽ mang theo
phiếu nhập kho và bảng đối chiếu công nợ tới thanh toán (Việc thanh toán này
được trả bằng tiền mặt chiếm tới 80%). Số tiền thu được (hoặc chưa thu) sẽ
được ghi vào sổ công nợ của từng nhân viên bán hàng, kế toán bán hàng căn
cứ vào đó để ghi vào sổ doanh thu bán hàng và cập nhật số liệu vào máy, máy
sẽ tự động tính ra từng số tiền còn nợ của từng khách hàng.
2
K7KTA3 Phan Thu Huyền

2
Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân
- Thanh toán qua ngân hàng: Công ty sử dụng hình thức uỷ nhiệm thu,
uỷ nhiệm chi. Ngân hàng đóng vai trò là trung gian đứng ra thu, chi hộ các
khoản tiền từ khách hàng về cho công ty và từ công ty đến người bán.
2. Hạch toán các phương pháp kế toán bán hàng và thanh toán với người
mua tại Công ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và XNK
2.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng
a. Chứng từ
Đây là khâu đầu tiên của công tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu
vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin, biến đổi thành thông tin kế toán
cung cấp cho các đối tượng sử dụng.
Hệ thống danh mục chứng từ trong Công ty TNHH một thành viên
thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu gồm các loại chứng từ sau:
- Đơn đặt hàng của khách hàng
- Phiếu lên hàng
- Hoá đơn GTGT
- Hoá đơn nội bộ
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Phiếu xuất nhập hàng ngày
- Phiếu nhận hàng của nhân viên bán hàng
- Phiếu xuất kho.
b. Tài khoản
Việc vận dụng hệ thống tài khoản vào trong công tác kế toán của Công
ty TNHH một thành viên thương mại dịch vụ và Xuất Nhập Khẩu theo đúng
chế độ nhà nước ban hành. Do công ty là nhà phân phối độc quyền hàng hoá
một số mặt hàng, ngoài ra còn kinh doanh mọt số mặt hàng khác tuy nhiên
quá trình này được thực hiện thông qua hợp đồng mua bán nên các điều
khoản quy đinh trong việc mua bán hàng hoá là “mua đứt bán đoạn”. Do đó kế
toán bán hàng sử dụng các tài khoản sau:

- TK 111: Tiền mặt
3
K7KTA3 Phan Thu Huyền
3
Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân
- TK112: Tiền gửi ngân hàng
- TK113: Tiền đang chuyển
- TK 131: Phải thu của khách hàng
- TK 156: Hàng hoá.
- TK 331: Phải trả cho người bán
- TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- TK 521: Chiết khấu thương mại
- TK 632: Giá vốn hàng bán
2.2 Hạch toán bán hàng và thanh toán với người mua tại Công ty
Do khách hàng của công ty chủ yếu là các siêu thị ở Hà Nội, và các đại
lý lớn phân phối hàng mỹ phẩm do vậy quy trình bán hàng của công ty chủ
yếu là theo đơn đặt hàng, đơn đặt hàng do nhân viên đảm trách của công ty tại
gian hàng trong siêu thị, hoặc nhân viên bán hàng quản lý theo khu vực, đến
tận nơi đặt hàng mang đơn về, hoặc được khách hàng đặt hàng qua điện thoại
hoặc fax. Quy trình đối với "Đơn đặt hàng trước" được thực hiện như sau:
4
K7KTA3 Phan Thu Huyền
4
Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân
Sơ đồ 4 : Quy trình đối với "Đơn đặt hàng trước"
Thu các
đơn hàng
Nhân viên BH
Nhập các
đơn hàng

In bảng
kê hàng
In phiếu
xuất kho
Kế toán lưu
Thủ kho nhận
Chuẩn bị hàng
Giao cho vận chuyển
Kho người mua
Nhận phiếu nhập
Thu tiền hàng
(1)
(2)
(3)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
(11)
(11)

5
K7KTA3 Phan Thu Huyền
5
Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân

Diễn giải quy trình :
(1): Khách hàng đặt hàng qua điện thoại hoặc NVBH gặp trực tiếp khách
hàng để thực hiện việc đặt hàng và mang các đơn đặt hàng về văn
phòng.
6
K7KTA3 Phan Thu Huyền
6
Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân
(2): Trưởng phòng xem xét đơn đặt hàng và phê duyệt đơn đặt hàng.
(3): Nhập đơn đặt hàng vào máy và in ra bảng kê hàng hoá, phiếu xuất hàng
hoá.
(4): Kế toán lưu chứng từ.
(5): Giao phiếu xuất kho cho thủ kho.

(6): Thủ kho nhận phiếu và chuẩn bị hàng hoá đã ghi trên phiếu xuất kho.
(7): Khi xuất xong và kiểm tra lại hàng hoá xuất kho, thủ kho giao cho bên
vận chuyển, bên vận chuyển kiểm tra lại số hàng hoá theo đơn điều
vận, và hoá đơn tài chính xuất rồi nhận hàng hoá.
(8): Bên vận chuyển giao hàng tại kho của người mua.
(9): Sau khi bên mua kiểm tra hàng hoá sẽ làm hoá đơn nhập giao cho bên
vận chuyển mang về.
(10): Bên nhập kho mang chứng từ nhập về cho kế toán.
(11): Đến ngày thanh toán kế toán thanh toán sẽ làm đối chiếu công nợ và
thanh toán tiền hàng.
Quy trình thanh toán với khách hàng được diễn ra như sau:
Sơ đồ 5: Qui trình thanh toán với người mua
Người nộp tiền
Kế toán thanh toán
Kế toán nhập máy
Thủ quĩ
Kế toán trưởng
Hoá đơn bán hàng
Lập phiếu thu
7
K7KTA3 Phan Thu Huyền
7
Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân
Kiểm tra chứng từ và ký duyệt
Nhận tiền và ghi sổ quĩ
Kiểm tra chứng từ và nhập máy
Bảo quản và lưu trữ
VD1: Công ty tiến hành quá trình bán hàng cho Công ty TNHH Thương
mại An Nam theo hợp đồng mua bán ngày 02/01/08 về việc mua dầu gội
thuộc nhóm VO5. Trị giá hợp đồng chưa có thuế là 14.490.000đ, thuế suất

thuế GTGT là 10%. Hình thức thanh toán là thu bằng tiền mặt.
Bộ chứng từ sử dụng cho nghiệp vụ này gồm có Hợp đồng mua bán, hoá
đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu.
Hợp đồng mua bán: là hợp đồng được ký kết giữa công ty và bên mua
hàng. Trong hợp đồng qui định quyền và trách nhiệm của mỗi bên và là căn
cứ để xác minh tính có thực và hợp lý của nghiệp vụ thanh toán với khách
hàng. Trong hợp đồng qui định từ chất lượng, chủng loại, số lượng, phương
thức thanh toán, thời hạn thanh toán và những vấn đề khác có liên quan.
Mẫu 1: Hợp đồng thương mại
8
K7KTA3 Phan Thu Huyền
8
Chuyên đề thực tập Đại học kinh tế quốc dân
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
٭٭٭
HỢP ĐỒNG KINH TẾ
Số 90/NXTD/ P8/2008
- Căn cứ pháp lệnh về chế độ hợp đồng kinh tế của Hội Đồng Nhà Nước
ban hành ngày 25 tháng 09 năm 1989 và Nghị định số 17/HĐBT ngày
16/01/1990 quy định chi tiết việc thi hành Pháp lệnh hợp đồng kinh tế
- Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên.
Hôm nay, ngày 02 tháng 01 năm 2008, chúng tôi gồm có:
BÊN BÁN: CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI
DỊCH VỤ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU (GỌI TẮT LÀ BÊN A)
Địa chỉ: Ngõ 149, Giảng Võ- Cát Linh- Hà Nội
Điện thoại: 04.5763023
Mã số thuế: 0100107109
Do ông: Phạm Văn Mạnh Chức vụ: Giám đốc làm đại diện
BÊN MUA: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI AN NAM (GỌI TẮT LÀ

BÊN B)
Địa chỉ: 36 Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội.
Đện thoại: (04) 9428.618 Fax: (04) 9462.917
Mã số thuế: 0100105879 – 1
Do ông: Nguyễn Văn Hùng Chức vụ Phó giám đốc là đại diện
Sau khi bàn bạc hai bên thống nhất ký hợp đồng kinh tế theo nội dung như
sau:
ĐIỀU I: TÊN HÀNG, SỐ LƯỢNG, ĐƠN GIÁ VÀ TRỊ GIÁ.

ĐVT: đ
Tên hàng ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
Dầu gội Kiwi Hộp 150 56.000 8.400.000
Dầu gội Henna Hộp 70 45.000 3.150.000
Tổng trị giá 11.550.000
( Tổng trị giá thanh toán: Mười một triệu năm trăm năm mươi ngàn đồng
chẵn)
Giá trên đây là giá giao hàng chưa có VAT.
9
K7KTA3 Phan Thu Huyền
9