MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN

MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC
CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP XI MĂNG
BỈM SƠN
3.1 Nhận xét và đánh giá khái quát công tác kế toán NVL tại Công ty CP
xi măng Bỉm Sơn
Sau gần 30 năm xây dựng và phát triển, tiền thân là Nhà máy xi măng Bỉm
Sơn. Với sự nỗ lực của các cán bộ công nhân viên, Công ty đã không ngừng phát
triển và đạt được nhiều thành tích lớn lao trong suốt quá trình từ khi xây dựng đến
khi trở thành doanh nghiệp có quy mô, uy tín hàng đầu trong ngành công nghiệp
sản xuất xi măng ở nước ta. Cùng với sự lớn mạnh, mở rộng về cơ sở vật chất, quy
mô sản xuất thì trình độ quản lý của ban lãnh đạo của Công ty cũng được nâng cao
và hoàn thiện hơn để đáp ứng được nhu cầu về quản lý. Để có thể tồn tại và phát
triển hơn nữa, Công ty luôn tìm các biện pháp để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh
doanh. Muốn thế Công ty cần sử dụng các biện pháp, công cụ quản lý phù hợp,
trong đó tổ chức công tác kế toán là một trong những công cụ hữu hiệu và dễ tác
động nhất. Công tác kế toán NVL có vai trò quan trọng trong tổ chức công tác kế
toán nói chung. Với mục tiêu là sử dụng có hiệu quả với các NVL, vì NVL là thành
phần quan trọng cấu thành nên thực thể sản xuất. Tổ chức tốt công tác kế toán
NVL là cơ sở để nâng cao hiệu quả sử dụng NVL, giảm chi phí, hạ giá thành, góp
phần hoàn thiện và nâng cao công tác quản lý nói chung. Cũng như các doanh
nghiệp khác, do nhiều nguyên nhân khác nhau mà Công tác kế toán NVL tại công
ty vẫn còn nhiều hạn chế. Tuy nhiên, xét một cách toàn diện Công tác kế toán NVL
tại công ty CPXM Bỉm Sơn đã đáp ứng được những yêu cầu quan trọng trong quản
lý.
3.1.1.Ưu điểm trong công tác kế toán NVL tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn
Về bộ máy kế toán và trình độ của kế toán viên:
Một trong những ưu điểm lớn về bộ máy kế toán của công ty đó là trình độ
chuyên môn của các cán bộ kế toán trong Công ty tương đối đồng đều. Công ty
thường xuyên tổ chức đào tạo, bổ sung kiến thức, kỹ năng mới cho từng người.
Đặc biệt, đây là đội ngũ có kinh nghiệm lâu năm, có những người gắn bó với Công
ty từ những ngày thành lập nhà máy. Bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với

quy mô, yêu cầu quản lý, phù hợp với trình độ, khả năng của từng người. Về tổng
thể, tổ chức công tác nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng tuân thủ đúng
chế độ kế toán mới ban hành, phần nào góp phần nâng cao hiệu quả quản lý.
Về chế độ, chính sách liên quan đến hạch toán NVL:
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung là phù hợp với đặc điểm
của Công ty. Hình thức kế toán này phù hợp cho việc áp dụng kế toán máy, giúp
giảm bớt khối lượng công việc mà vẫn đảm bảo phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh.
Với khối lượng lớn NVL mà chủng loại lại phong phú thì việc áp dụng hạch
toán theo phương pháp Kê khai thường xuyên là hoàn toàn hợp lý. NVL được ghi
nhận theo giá thực tế, khối lượng tồn kho của NVL được xác định theo phương
pháp bình quân gia quyền theo từng tháng . Với đặc điểm và yêu cầu quản lý về
NVL thì các chính sách áp dụng này áp dụng đúng đắn sẽ góp phần nâng cao công
tác kế toán NVL tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn.
Về áp dụng kế toán máy:
Việc áp dụng kế toán máy đã giúp cho Công tác kế toán giảm bớt khối lượng
công việc, gọn nhẹ quá trình từ xử lý chứng từ, vào sổ sách kế toán và lập các Báo
cáo. Đặc biệt trong công tác kế toán NVL thì hiệu quả sử dụng kế toán máy lại
càng thể hiện rõ. Do hệ thống máy tính trong công ty được nối mạng, nên khi các
nghiệp vụ nhập - xuất NVL phát sinh, bộ phận thống kê tổng kho có nhiệm vụ viết
phiếu nhập xuất và lưu vào máy. Khi kế toán muốn cập nhật các phiếu nhập - xuất
chỉ cần gọi lại các phiếu đó và định khoản theo đúng nghiệp vụ phát sinh mà không
cần nhập lại.Các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên và phải tổng hợp số
liệu để vào các sổ sách nên khối lượng công việc của kế toán rất lớn. Áp dụng kế
toán máy giúp cho kế toán NVL tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức, đảm bảo
kế toán phản ánh một cách chính xác cho hơn 5000 danh điểm vật tư tại Công ty.
Các phiếu nhập xuất lưu trong máy giúp cho việc vào dữ liệu kế toán thống nhất
với thống kê, thủ kho. Không xảy ra sai lệch về mã NVL, số lượng và sự trùng lặp
các phiếu nhập - xuất. Không chỉ có thế, sử dụng kế toán máy còn cho phép kế
toán xem xét các số liệu, tìm kiếm hay sữa chữa dễ dàng, cho phép in ra các báo

cáo, sổ sách tại thời điểm bất kỳ, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý, giúp các nhà
quản lý ra quyết định kịp thời và chính xác.
Về hệ thống danh điểm NVL:
Tại Công ty có tới hơn 5000 các loại NVL với chủng loại, quy cách đa dạng,
phong phú nên rất dễ bị nhầm lẫn trong quá trình theo dõi, quản lý và hạch toán sự
biến động của chúng. Để phục vụ cho công tác kế toán trên, kế toán máy phát huy
được hiệu quả cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình quản lý, Công ty đã
xây dựng hệ thống danh điểm NVL thống nhất trong toàn công ty. Hệ thống danh
điểm này được xây dựng và áp dụng bắt đầu từ năm 2004, đây là một cải cách
trong công tác kế toán tại công ty. Giúp cho công tác kế toán NVL hiệu quả hơn rất
nhiều.
Về thủ tục nhâp, xuất kho NVL
Với khối lượng NVL lớn, chủng loại đa dạng, Công ty đã có nhiều biện pháp
nhằm quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua, khai thác bảo quản, dự trữ đến xuất dùng.
Trong khâu thu mua Công ty đã quy định chặt chẽ các thủ tục khi tiến hành nhập
kho. NVL khi nhập kho phải có một hội đồng kiểm nghiệm với đầy đủ các thành
viên đại diện có liên quan. Trong đó có một đại diện của phòng kế toán. Khối
lượng nhập mua phải căn cứ vào kế hoạch, phải có “ Tờ trình mua vật tư”, có
“Bảng đề nghị mức giá mua vật tư hàng hoá”. Đối với một số NVL chính cấu
thành nên thực thể sản phẩm thì trước khi nhập kho phải tiến hành phân tích các
thành phần hoá học của NVL đó, nếu đảm bảo đúng quy định mới được nhập kho.
Trước khi kiểm nghiệm NVL các thành viên phải căn cứ vào giá đã duyệt, các hợp
đồng kinh tế ký kết giữa hai bên. Với các thủ tục đó cho thấy công tác kế toán
NVL là chặt chẽ, đảm bảo được yêu cầu quản lý.
Quá trình xuất NVL phải thông qua xét duyệt yêu cầu sử dụng. Xuất dùng
NVL phải căn cứ vào định mức tiêu hao tại phòng kỹ thuật, căn cứ vào kế hoạch
sản xuất… sau đó bộ phận tổng kho mới được phép viết phiếu xuất kho cho những
NVL có giá trị lớn. Còn đối với NVL có giá trị nhỏ thì các thủ tục này chỉ cần
thông qua phòng chức năng. Có thể thấy Công tác kế toán về thủ tục nhập, xuất
NVL là chặt chẽ, hợp lý có sự liên kết giữa các phòng ban chức năng, tạo thuận lợi

cho quản lý, theo dõi tổng quát và chính xác biến động của các loại NVL, cung cấp
thông tin kịp thời về tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho NVL.
Về phương pháp kế toán chi tiết NVL:
Việc áp dụng phương pháp Thẻ song song trong kế toán chi tiết NVL là phù
hợp trong điều kiện công ty tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân
gia quyền như hiện nay. Quá trình hạch toán chi tiết tới từng danh điểm NVL tiến
hành song song giữa thủ kho và kế toán đảm bảo cho hàng nghìn các loại NVL đều
được theo dõi thường xuyên về tình hình biến động của chúng, từ đó giúp các nhà
quản trị có kế hoạch thu mua và dự trữ chính xác cho từng loại NVL.
Với những ưu điểm trên thì Công tác kế toán NVL góp phần hoàn thiện kế
toán nói chung trong Công ty, nâng cao hiệu quả quản lý cũng như hiệu quả sử
dụng NVL cho các quá trình, các mục đích khác nhau. Tuy nhiên, bên cạnh những
ưu điểm bao giờ cũng tồn tại những hạn chế nhất định. Những hạn chế này cần
được khắc phục để công tác kế toán được cải thiện và dần được hoàn thiện.
3.1.2. Những hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán NVL tại Công ty CP
xi măng Bỉm Sơn
Với một khối lượng NVL lớn trên 5000 các loại NVL khác nhau nên ít nhiều
Công ty sẽ gặp phải khó khăn trong quá trình theo dõi và quản lý. Và do một số
nguyên nhân nên Công tác kế toán NVL tại công ty CP XM Bỉm Sơn còn có những
hạn chế nhất định.
Thứ nhất , Nhà máy xi măng Bỉm Sơn khi mới thành lập, toàn bộ các dây
chuyền công nghệ sản xuất đều do Liên Xô trang bị và cung cấp, sau thời gian dài
sử dụng, các thiết bị này bị hư hỏng, số còn lại trở nên lạc hậu, không còn phù hợp
để sản xuất sản phẩm. Trước đây do các máy móc ngoại nhập thường ít hoặc hiếm
các phụ tùng thay thế nên công ty đã tiến hành mua dự trữ để xuất dùng dần phục
vụ cho sản xuất cũng như để sửa chữa máy móc, thiết bị. Hiện nay khi các dây
chuyền công nghệ đã được thay thế, toàn bộ các phụ tùng và một số NVL khác dự
trữ không còn cần thiết nữa, trở thành NVL tồn kho lâu năm. Số lượng tồn kho này
kế toán vẫn phải theo dõi, định kỳ tiến hành kiểm kê và ghi chép trên các sổ kế
toán. Do tồn kho lâu năm nên một số NVL đã không còn sử dụng được nữa làm giá

trị thực tế giảm đi rất nhiều, mặc dù về số lượng không thay đổi. Hơn nữa, giá trị
của các NVL này tương đối lớn, gây cho công ty một khó khăn là vốn bị tồn đọng
là khá lớn, làm cho chi phí cơ hội đối với số NVL này tăng. Không chỉ có thế, mà
công ty còn mất chi phí để bảo quản, quản lý, chi phí về nhân công, kho bãi…
Rất nhiều các NVL từ nhiều năm nay không có sự biến động nào, số lượng,
giá trị tại các cột “tồn đầu kỳ” và “tồn cuối kỳ” trên sổ kế toán giữ nguyên, nhưng
kế toán NVL vẫn phải theo dõi trên các sổ kế toán, lập Báo cáo HTK theo định kỳ,
tiến hành kiểm kê như bình thường. Một số loại NVL như : Vòng bi 6017, Vòi
phun Bla… Việc theo dõi, bảo quản các NVL tồn kho lâu năm lại kém chất lượng
là không cần thiết đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty mà còn
mang lại nhiều hạn chế như vốn bị ứ đọng trong thời gian dài, tốn kém về chi phí
bảo quản, làm tăng khối lượng cho công tác kế toán. Đây là vấn đề công ty cần
nhanh chóng đưa ra biện pháp xử lý để thu hồi phần vốn đầu tư ban đầu và giảm
bớt khối lượng công việc kế toán không cần thiết cho kế toán viên.
Thứ hai, tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn, bộ phận thống kê tổng kho phụ
trách phiếu nhập, xuất NVL và từng người sẽ theo dõi từng nhóm NVL khác nhau.
Tại phòng kế toán, từng kế toán lại phụ trách theo dõi tình hình Nhập - xuất theo
kho. Xuất phát từ 2 đặc điểm trên mà trong công tác kế toán NVL còn tồn tại một
số bất cập.
Một số NVL có cùng tên gọi, quy cách nhưng do nguồn nhập khác nhau, nên
được hạch toán vào TK chi tiết khác nhau. Do việc mã hóa vật tư căn cứ vào TK
nên với nguồn nhập khác nhau thì mã vật tư cũng khác nhau. VD: Cùng Vật liệu
bạc biên Benla nếu nhập từ mua sắm thì được hạch toán vào TK 152411 với mã
NVL Là 2411.010204.045 nhưng nếu nhập kho bằng nguồn dự trũ đặc biệt thì
được hạch toán vào TK 15242 với mã NVL là 242.030404.003. Ở bộ phận thống
kê tổng kho thì chỉ quan tâm đến các mặt hàng, không quan tâm đến các nguồn
nhập nên dễ nhầm lẫn khi báo mã vật tư. Ở bộ phận kế toán lại cập nhật theo mã
vật tư nên dễ sai lệch khi đối chiếu số liệu giữa kho với kế toán. Mỗi kho do một
kế toán vật tư theo dõi nhưng trong kho lại có nhiều mặt hàng khác nhau,do nhiều
người của bộ phận thống kê tổng kho theo dõi. VD: Chú Tâm theo dõi kho phụ

tùng, trong kho phụ tùng lại có chú Hiền theo dõi phụ tùng ô tô, chú Lục theo dõi
phụ tùng máy mỏ… Do đó khi đối chiếu số liệu giữa kế toán với tổng kho, kế toán
phải đối chiếu số liệu với từng bộ phận thống kê nên sẽ tốn nhiều thời gian và công
sức và dễ nhầm lẫn, sai sót số liệu. Như vậy cần phải có biện pháp phân chia quản
lý và theo dõi một cách khoa học hơn, thuận tiện đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa
tổng kho và bộ phận kế toán.
Thứ ba, tại công ty vẫn còn tình trạng một loại NVL được nhập vào hai kho,
cả hai kho này cùng quản lý một loại NVL nên gây khó khăn cho việc hạch toán.