MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN VẬT LIỆU TRONG CÔNG TY IN CÔNG ĐOÀN

MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN
VẬT LIỆU TRONG CÔNG TY IN CÔNG ĐOÀN
1. Những nhận xét chung về hạch toán vật liệu trong công ty in Công Đoàn
Trải qua hơn hai mươi năm xây dựng và phát triển, vượt qua những khó
khăn ban đầu, từ chỗ chỉ là một xưởng in nhỏ với cơ sở vật chất kỹ thuật nghèo
nàn, đến nay công ty in Công Đoàn đã trở thành một nhà in lớn mạnh trong ngành
in cả nước, với trang thiết bị kỹ thuật, công nghệ sản xuất hiện đại cùng với đội
ngũ công nhân viên lành nghề có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm quản lý
giỏi. Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, công ty đã có nhiều thay đổi trong
công tác kế toán nói chung, công tác kế toán vật liệu nói riêng phù hợp với tình
hình mới. Sổ sách kế toán, tài khoản kế toán, phương pháp kế toán đã được điều
chỉnh kịp thời theo các qui định mới của bộ tài chính. Tuy nhiên, công tác kế toán
vật liệu ở công ty vẫn còn tồn tại những ưu, nhược điểm sau:
A.Những ưu điểm cơ bản:
Vật liệu trong kho được sắp xếp hợp lý, thuận tiện cho quá trình bảo quản,
dự trữ và sử dụng. Vật liệu mua về được nhập kho đầy đủ và được phản ánh trên
các sổ kế toán.
Trình từ nhập, xuất vật liệu được tiến hành hợp lý, rõ ràng. Việc vào sổ sách
theo dõi tình hình nhập, xuất được tiến hành thường xuyên, đầy đủ. Số liệu giữa
thủ kho và kế toán luôn luôn được đối chiếu, so sánh nên những sai sót được phát
hiện kịp thời. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh trên các sổ kế
toán.
Công ty đã lựa chọn được phương pháp đánh giá vật liệu phù hợp với đặc
điểm sản xuất kinh doanh của mình, đồng thời đáp ứng được yêu cầu quản lý vật
liệu và phản ánh chính xác được giá trị vật liệu xuất dùng, cung cấp số liệu cho kế
toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.
Việc lựa chọn hình thức kế toán của công ty là hết sức phù hợp với đặc điểm
và quy mô của doanh nghiệp, phù hợp với điều kiện và trình độ kế toán của công
ty, đảm bảo theo dõi sát tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu.
Kế toán vật liệu đã vận dụng tài khoản kế toán một cách tương đối phù hợp
để theo dõi sự biến động của vật liệu.

Ngoài ra, công ty còn có chế độ thưởng phạt hợp lý đối với công nhân trực
tiếp sản xuất .
B. Những nhược điểm còn tồn tại:
Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác kế toán vật liệu của công ty vẫn
còn một số tồn tại cần tiếp tục hoàn thiện để đáp ứng tốt hơn nữa những yêu cầu
của quản lý trong nền kinh tế thị trường.
Hiện nay công ty đang áp dụng việc thu mua vật liệu theo nhu cầu sử dụng
và tiến độ sản xuất, công ty tiến hành kiểm soát thông qua việc cấp phát vốn nên có
rất ít vật liệu tồn kho. Điều này có thuận lợi là không gây ứ đọng vốn, song khi có
biến động bất thường trên thị trường vật tư, doanh nghiệp cũng bị ảnh hưởng lớn,
có thể là giá thành sản phẩm tăng hoặc khan hiếm vật tư…như vậy sẽ ảnh hưởng
lớn đến sản xuất cũng như việc thực hiện hợp đồng.
Công ty cũng không thành lập ban kiểm nghiệm vật tư, do đó vật tư mua về không được
kiểm tra tỉ mỉ, khách quan cả về số lượng, chất lượng cũng như chủng loại. Điều này dẫn đến tình
trạng vật tư nhập kho không đảm bảo đúng qui cách phẩm chất…ảnh hưởng đến chất lượng sản
phẩm sản xuất ra.
Hiện nay do đặc điểm sản xuất của công ty là sử dụng nhiều loại vật liệu cho
quá trình sản xuất nên việc quản lý còn gặp nhiều khó khăn và phức tạp, đặc biệt là
khâu bảo quản vật liệu. Các lô giấy cuộn có kích thước lớn dùng để in báo, với
khối lượng ít nhất là 20 tấn đều chưa có kho bảo quản mà còn để ngoài trời dùng
bạt che dẫn đến tình trạng vật liệu bị hư hỏng, giảm chất lượng. Phế liệu không
được làm các thủ tục thu hồi, nhập lại trong khi hầu hết các phế liệu đều có thể tận
thu tái chế được.Phế liệu thu hồi không được nhập kho, không phản ánh trên sổ
sách về số lượng và giá trị làm hao hụt phế liệu và làm thất thoát nguồn thu của
công ty.
Công ty chưa sử dụng sổ danh điểm vật liệu. Vì vậy, công tác kiểm tra rất
khó khăn và phức tạp. Khối lượng công tác kế toán vật liệu làm thủ công lớn, mất
nhiều thời gian và công sức. Sổ sách kế toán chi tiết của công ty chưa có kết cấu
hợp lý. Công tác kế toán chi tiết vật liệu của công ty cũng chưa được hoàn thiện vì
định kỳ vào cuối tháng kế toán chưa lập “bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật

liệu”.
Việc theo dõi tình hình thanh toán với nhà cung cấp, ngoài sổ cái TK331
phải trả người bán, công ty không sử dụng bất cứ sổ kế toán chi tiết nào để theo dõi
quan hệ thanh toán của công ty với đơn vị bán. Việc lập chứng từ ghi sổ vào cuối
tháng căn cứ ghi sổ cái Tk331 được lấy số liệu tổng cộng trong tháng. Như vậy,
việc theo dõi từng loại vật liệu mua trong tháng, việc kiểm tra đối chiếu sẽ gặp khó
khăn.
Công ty vẫn chưa áp dụng kế toán máy, công tác kế toán làm thủ công nên
không tránh khỏi sai sót và kém hiệu quả.
2. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty in
Công Đoàn:
Công ty nên tiến hành xây dựng hệ thống định mức vật tư để công tác quản
lý thu mua và sử dụng vật liệu được hiệu quả hơn. Để đảm bảo cho quá trình sản
xuất được liên tục, công ty nên có kế hoạch thu mua và dự trữ nhất định đối với
những vật liệu chính có giá trị lớn, giúp cho doanh nghiệp luôn chủ động trong sản
xuất kinh doanh.
Công ty cũng chưa vận dụng định mức tiêu hao vật liệu, do vậy dễ gây lãng
phí, tạo kẽ hở trong khâu quản lý và sử dụng vật liệu. Vì vậy công ty nên xây dựng
định mức tiêu hao cho từng loại vật liệu sử dụng. Hệ thống định mức tiêu hao đó
phải được xây dựng trên yêu cầu kỹ thuật công nghệ của sản phẩm kết hợp với
thực tế và kinh nghiệm sản xuất.
Hệ thống các định mức vật liệu
ST
T
Đơn vị sử dụng Tên vật liệu Định mức sản xuất Định mức dự trữ
1 Phân xưởng chế bản Dầu tra máy 0,5 lít/ tháng …
2 Phân xưởng in offset Mực in 2,8 kg/trang
Giấy cuộn 20 lần
… … … …
Công ty nên lập biên bản kiểm nghiệm cho các loại vật tư mua ngoài nhập

kho. Để đảm bảo tính xác thực và độ tin cậy cao của số liệu kế toán phục vụ công
tác quản lý vật liệu và để đáp ứng tốt nhất yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm, vật liệu
mua về trước khi nhập kho phải được kiểm nghiệm để xác định số lượng, chất
lượng, quy cách thực tế của vật liệu. Muốn vậy công ty phải thành lập một ban
kiểm nghiệm vật tư bao gồm những người chịu trách nhiệm về vật tư trong công
ty, trong đó người chịu trách nhiệm chính là thủ kho. Cơ sở để tiến hành kiểm
nghiệm là hoá đơn của người cung cấp cùng những hiểu biết và kinh nghiệm quản
lý, sử dụng vật liệu có tính chuyên môn của các thành viên trong ban kiểm nghiệm.
Trong quá trình kiểm nghiệm phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân để xử lý.
CÔNG TY IN CÔNG ĐOÀN
Mã số 05VT
Theo QĐ số 114/TC/QĐ/CĐKT
Ngày1 tháng11 năm 1995 của BTC
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
(Vật tư sản phẩm hàng hoá)
Ngày 9 tháng1 năm 2002
Căn cứ vào hoá đơn số 063016 ngày 8 tháng 1 năm 2002 của công ty tin họcTTX-
Việt Nam
Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông: Nguyễn Cao Khải trưởng ban
Bà : Nguyễn Thị Thuần uỷ viên
Bà : Ngô Thị Cách uỷ viên
Đã kiểm nghiệm loại vật tư
TT Tên nhãn hiệu
Mã
số
Phương
thức kiểm
nghiệm
ĐVT

Số lượng
theo
chứng từ
Kết quả
đúng quy
cách
phẩm chất
Kết quả
sai quy
cách
phẩm chất
1 Giấy Couché
120g/m
2
Toàn diện Kg 1.341,6 1341,6 0
2 Giấy Couché
80g/m
2
Toàn diện Kg 894,4 894,4 0
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: số lượng vật tư đủ, chất lượng tốt
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
Công ty nên lập sổ danh điểm vật liệu: sổ danh điểm vật liệu là sổ tập hợp
toàn bộ các loại vật liệu mà công ty đã và đang sử dụng để theo dõi vật liệu theo
từng loại giúp cho công tác quản lý và kế toán được dễ dàng và thống nhất. Mỗi