LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI DOANH NGHIỆP
SẢN XUẤT
I- SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TRONG
QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH
1- Khái niệm và đặc điểm của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất
1.1- Vật liệu
Một trong ba điều kiện thiết yếu để tiến hành sản xuất là đối tượng lao động.
Vật liệu là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá như sắt,
thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, bông trong doanh nghiệp dệt, da trong
doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc...
Đặc điểm của vật liệu là chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và
khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao
toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của
sản phẩm. Xét về mặt giá trị, vật liệu khi xuất ra để sử dụng chuyển hết một lần
vào chi phí.
1.2- Yêu cầu quản lý vật liệu
Để quản lý vật liệu được tốt phải đảm bảo tuân thủ các yêu cầu sau:
Trước tiên, các doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quảnVL. Kho
phải được trang bị các phương tiện bảo quản và cân, đo, đong, đếm cần thiết, phải
bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm
vững và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch toán kho. Việc bố
trí, sắp xếp VL trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện
cho việc nhập, xuất và theo dõi kiểm tra.
Yêu cầu thứ hai là đối với mỗi loại VL phải xây dựng định mức dự trữ, xác
định rõ giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trường hợp
thiếu VL phục vụ sản xuất hoặc dự trữ VL quá nhiều gây ứ đọng vốn. Cùng với
việc xây dựng định mức dự trữ, việc xây dựng định mức tiêu hao VL là điều kiện
quan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán VL. Hệ thống các định mức tiêu hao
VL không những phải có đầy đủ cho từng chi tiết, từng bộ sản phẩm mà còn phải
không ngừng được cải tiến và hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến.
Cuối cùng cần phải thực hiện đầy đủ các quy định về lập sổ danh điểm vật

tư, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ hạch toán tổng hợp và chi tiết
VL theo đúng chế độ quy định. Thực hiện tốt việc kiểm tra, kiểm kê, đối chiếu VL,
xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý, sử dụng VL trong
toàn doanh nghiệp và từng tổ, đội, phân xưởng sản xuất.
1.3- Sự cần thiết phải tổ chức kế toán vật liệu trong quá trình sản xuất
kinh doanh
Do VL thuộc loại tài sản lưu động, giá trị VL thuộc vốn lưu động dự trữ của
doanh nghiệp. VL thường chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và tính
giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp, cho nên việc quản lý quá trình thu mua,
vận chuyển, bảo quản dự trữ và sử dụng VL trực tiếp tác động đến những chỉ tiêu
quan trọng nhất của doanh nghiệp như chỉ tiêu sản lượng, chất lượng sản phẩm, chỉ
tiêu giá thành, chỉ tiêu lợi nhuận, doanh lợi...
Kế toán nói chung là công cụ đắc lực của công tác quản lý kinh tế tài chính
và kế toán VL nói riêng là công cụ đắc lực của công tác quản lý vật liệu.
Bởi vậy, tổ chức công tác hạch toán là điều kiện quan trọng không thể thiếu
được để quản lý VL, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ kịp thời, đồng bộ những vật
liệu cần thiết cho sản xuất, dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa
các hiện tượng hư hao, mất mát và lãng phí vật liệu trong tất cả các khâu của quá
trình sản xuất kinh doanh.
1.4- Nhiệm vụ của công tác kế toán vật liệu
Xuất phát từ vị trí, đặc điểm và yêu cầu quản lý VL, công tác kế toán VL có
các nhiệm vụ sau:
1* Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất
lượng và giá thành thực tế của VL nhập kho.
2* Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng và giá trị VL xuất kho,
kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao VL.
3* Phân bổ hợp lý giá trị VL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí sản xuất
kinh doanh.
4* Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị VL tồn kho, phát hiện
kịp thời VL thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để doanh nghiệp có biện

pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra.
2- Phân loại và tính giá vật liệu
2.1- Phân loại vật liệu
Phân loại vật liệu là việc sắp xếp các thứ vật liệu cùng loại với nhau theo
một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận tiện cho việc quản lý và
hạch toán.
Trong bất cứ một doanh nghiệp nào, những vật liệu sử dụng cho quá trình
sản xuất kinh doanh thường bao gồm nhiều loại khác nhau với những vai trò, công
dụng riêng. Do vậy phân loại vật liệu sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức tốt công tác
quản lý và hạch toán vật liệu.
Có nhiều cách phân loại NVL khác nhau:
Căn cứ vào vai trò và công dụng:
Đây là cách phân loại vật liệu thông dụng nhất trong các doanh nghiệp. Cách
phân loại này dựa vào vai trò và công dụng thực tế của vật liệu trong quá trình sản
xuất kinh doanh để phân ra thành các loại vật liệu sau:
•
Nguyên liệu và vật liệu chính là những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến
sẽ cấu thành nên hình thái vật chất cụ thể của sản phẩm (kể cả bán thành phẩm
mua vào):
1* Nguyên liệu: là những thứ chưa qua chế biến công nghiệp như mủ cao su,
mía, cà phê, quặng, than đá, dầu mỏ... dùng để tạo sản phẩm trong ngành
công nghiệp chế biến.
2* Vật liệu chính: là những thứ đã qua một hoặc công đoạn chế biến công
nghiệp như sắt, đường, vải...
•Vật liệu phụ là những vật liệu có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử
dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng chất lượng
của sản phẩm hoặc được sử dụng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động
bình thường, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý.
•
•

Nhiên liệu là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá, than bùn,
củi (nhiên liệu rắn), xăng, dầu (nhiện liệu lỏng). Nhiên liệu trong các
doanh nghiệp thực chất là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra
thành một loại riêng vì việc sản xuất và tiêu dùng nhiên liệu chiếm một tỷ
trọng lớn và đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, nhiên
liệu cũng có yêu cầu và kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với các vật liệu
phụ thông thường. Bao gồm dầu nhờn, hồ keo, thuốc nhuộm, thuốc tẩy,
thuốc chống rỉ, hương liệu, xà phòng, giẻ lau...
•
•
Phụ tùng thay thế là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động bảo dưỡng
sửa chữa tài sản cố định của doanh nghiệp. Trong các doanh nghiệp để
bảo quản, bảo dưỡng sửa chữa khôi phục năng lực hoạt động của tài sản
cố định đòi hỏi các doanh nghiệp phải mua sắm, dự trữ các loại phụ tùng
thay thế.
•
•
Vật liệu và thiết bị đầu tư xây dựng cơ bản là các loại vât liệu và thiết bị
(cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...) phục vụ cho hoạt
động đầu tư xây dựng cơ bản.
•
•
Vật liệu khác bao gồm :
3* Phế liệu : là những loại vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh hay
thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch,
sắt...)
4* Các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói,
các loại vật tư đặc chủng...
Cách phân loại vật liệu như trên là dựa vào vai trò của chúng trong quá trình
sản xuất kinh doanh, tuy nhiên cũng có trường hợp cùng một loại vật liệu ở một

doanh nghiệp có lúc được sử dụng như vật liệu chính, do đó khi phân loại vật liệu
cần phải căn cứ vào vai trò, tác dụng chính của chúng. Đồng thời, việc phân loại
vật liệu theo tiêu thức này sẽ giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản cấp I, cấp II
theo từng loại vật liệu và theo dõi chi tiết từng loại nguyên, vật liệu về tình hình
hiện có và sự biến động của các loại vật liệu đó trong quá trình hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó có biện pháp cụ thể thích hợp trong tổ chức
quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu.
• Căn cứ vào nguồn hình thành:
5* Vật liệu mua ngoài là những loại vật liệu do doanh nghiệp mua trên thị
trường được sử dụng cho quá trình sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp.
6* Vật liệu tự sản xuất là các vật liệu do doanh nghiệp sản xuất ra và được sử
dụng ngay trong quá trình sử dụng của doanh nghiệp.
7* Vật liệu từ nguồn khác như nhận cấp phát, góp vốn liên doanh, tặng thưởng...
Với cách phân loại này kế toán sẽ theo dõi được dễ dàng hơn tình hình nhập
kho nguyên vật liệu và tình hình thanh toán tiền mua nguyên vật liệu với người
bán, từ đó giúp cho việc tính giá vật liệu và định khoản chính xác, đáp ứng được
yêu cầu đặt ra với kế toán nguyên vật liệu.
• Căn cứ vào quyền sở hữu:
8* Vật liệu tự có: gồm các loại vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
9* Vật liệu của bên ngoài: đó là các vật liệu nhận gia công chế biến hay giữ hộ.
Phân loại vật liệu theo quyền sở hữu giúp cho việc quản lý các loại vật liệu
hiện có của doanh nghiệp thuận tiện hơn và xác định rõ ràng trách nhiệm của
doanh nghiệp đối với các loại vật liệu.
Tóm lại, các cách phân loại vật liệu như đã nêu ở trên đều phục vụ cho công
tác quản lý và hạch toán vật liệu. Mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cách phân loại
phù hợp với điều kiện hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Tuy
nhiên để quản lý tốt nguyên vật liệu thì ngoài việc phân loại, doanh nghiệp phải lập
“Sổ danh điểm vật liệu” . Sổ này dùng để thống nhất tên gọi, quy cách phẩm chất,
đơn vị tính, mã số, đơn giá hạch toán của các loại vật liệu.
2.2- Tính giá vật liệu

Tính giá VL là một vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán VL. Tính
giá VL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của chúng theo những nguyên
tắc nhất định. Trong đó nguyên tắc cơ bản nhất trong công tác hạch toán VL ở các
doanh nghiệp công nghiệp là tính giá VL theo giá thực tế. Giá thực tế của VL là
các loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản
chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra chúng. Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế
giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp trực tiếp mà giá thực tế có bao gồm cả
thuế GTGT hay doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ mà giá
thực tế không bao gồm thuế GTGT.
Trường hợp VL có nhiều loại, nhiều thứ và thường xuyên biến động trong
quá trình sản xuất kinh doanh mà công tác kế toán đòi hỏi phải phản ánh kịp thời
tình hình biến động và số liệu hiện có của VL thì có thể sử dụng giá hạch toán.
Việc tính giá VL được thực hiện chính xác giúp cho kế toán tính đúng, tính
đủ chi phí vào giá thành sản phẩm và xác định chính xác giá trị tương ứng với số
lượng VL tồn kho.
2.2.1- Tính giá nhập vật liệu
Theo nguyên tắc chung, giá trị của VL nhập kho được xác định theo giá thực
tế và tuỳ thuộc vào nguồn nhập VL mà phương pháp xác định cụ thể sẽ khác nhau:
• Đối với VL mua ngoài
Giá thực tế Giá mua thuế Các chi phí Các khoản giảm giá
Vật liệu = ghi trên + nhập khẩu + thu mua - bớt giá, hồi khấu
nhập kho hóa đơn (nếu có) thực tế được hưởng
Các chi phí thu mua thực tế gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân
viên thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền
phạt lưu kho, lưu hàng, lưu bãi...
Trường hợp doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ giá
thực tế không bao gồm thuế GTGT; còn nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo
phương pháp trực tiếp giá thực tế bao gồm cả thuế GTGT.
Đối với VL tự sản xuất
Giá thực tế VL nhập kho tính theo giá thành sản xuất thực tế

Giá thực tế VL nhập kho = Giá VL xuất chế biến + Chi phí chế biến
Đối với VL thuê ngoài chế biến
Giá thực tế Giá Chi phí Chi phí
Vật liệu = Vật liệu + thuê + vận chuyển
nhập kho xuất chế biến chế biến bốc dỡ
Đối với VL nhận của nhà nước cấp
Giá thực tế VLnhập kho chính là giá VL ghi trên biên bản bàn giao vốn
Đối với VL nhận của các bên góp vốn liên doanh, các cổ đông góp vốn
Giá thực tế VL nhập kho chính là giá do hội đồng định giá xác định
Đối với VL được tặng thưởng, biếu tặng
Giá thực tế VL nhập kho được tính theo giá tham khảo trên thị trường
Đối với VL là phế liệu thu hồi
Giá thực tế VL nhập kho có thể là giá kế hoạch hay ước tính hay giá tham
khảo trên thị trường.
Việc quy định rõ ràng trong tính giá VL nhập kho như trên giúp cho kế toán xác
định đúng giá trị VL nhập kho hay xuất sử dụng ngay cho sản xuất.
2.2.2- Tính giá xuất vật liệu
Theo thông tư số 149/2002/QĐ-BTC, chuẩn mực số 02 – Hàng tồn kho quy
định phương pháp tính trị giá vật liệu như sau :
Việc tính giá VL xuất kho cũng tuân theo nguyên tắc tính theo giá thực tế
như trong tính giá VL nhập kho. Tuy nhiên, khác với VL nhập kho tính giá theo
nguồn nhập, cách tính giá VL xuất kho phải còn tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động
của từng doanh nghiệp, từng ngành nghề, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp
vụ của cán bộ kế toán trong các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể sử dụng
một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có
thay đổi phải giải thích rõ ràng.
• Phương pháp đơn giá thực tế bình quân
Theo phương pháp này,sau mỗi lần nhập kho giá vốn thực tế bình quân của
đơn vị vật tư, hàng hoá ( đơn giá thực tế bình quân ) được xác định theo
công thức sau :

Đơn giá Giá vốn thực tế hàng tồn kho +Giá vốn thực tế hàng nhập kho trong kỳ
thực tế = -----------------------------------------------------------------------------------
bình quân Số lượng hàng tồn kho đầu kỳ+Số lượng hàng nhập kho trong kỳ
Trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho theo từng lần xuất được tính
theo công thức :
Giá vốn thực tế = Đơn giá thực tế x Số lượng hàng
hàng xuất kho bình quân xuất kho
Đơn giá thực tế bình quân được sử dụng để xác định trị giá vốn thực tế
hàng xuất kho cho đến khi nhập lô hàng khác cần tính toán lại đơn giá thực
tế bình quân để tính giá vốn của hàng xuất kho tiếp theo. Việc xác định đơn
giá thực tế bình quân theo cách này còn được gọi là tính theo đơn gía thực tế
bình quân liên hoàn. Trong thực tế, đơn giá thực tế bình quân của vật tư,
hàng hoá có thể được tính bình quân vào cuối kỳ hạch toán.
•Phương pháp đích danh
Theo phương pháp này, hàng xuất kho thuộc lô nào thì lấy đúng đơn giá
nhập kho của chính lô hàng đó để tính giá vốn thực tế của hàng xuất kho.
Giá vốn thực tế của hàng hiện còn trong kho được tính bằng số lượng từng
lô hàng hiện còn nhân với đơn gía nhập kho của chính từng lô hàng đó, rồi
tổng hợp lại.
•Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO)
Phương pháp nhập trước xuất trước dựa trên giả định là hàng nào nhập
trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá mua thực tế của lần nhập đó để tính trị gía