HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ DỊCH VỤ CƠ ĐIỆN HÀ NỘI

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ DỊCH VỤ CƠ ĐIỆN HÀ NỘI
I. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN
NGUYÊN VẬT LIỆU .
Nền sản xuất xã hội luôn có sự vận động và phát triển không ngừng do sự
tác động của lực lượng sản xuất và quan hệ sản xuất. Cùng với sự vận động này cơ
chế quản lý cũng phải thường xuyên đổi mới để phù hợp với sự phát triển của nền
sản xuất hàng hoá. ở nước ta, Đảng và Nhà nước đã tiến hành công cuộc cải cách
cơ chế quản lý ngay sau khi chuyển đổi nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang
nền kinh tế thị trường.
Hạch toán kế toán là một bộ phận của hệ thống công cụ quản lý Nhà nước
trong việc chỉ đạo các doanh nghiệp hoạt động theo cơ chế thị trường. Khi chuyển
đổi cơ chế quản lý kinh tế, Nhà nước cho phép các doanh nghiệp chủ động trong
sản xuất kinh doanh theo khuôn khổ pháp luật nên hạch toán càng
có vai trò quan trọng. Cùng với sự thay đổi về quản lý kinh tế, hạch toán kế toán
cũng chịu sự chi phối cần đổi mới hoàn thiện.
Hạch toán tốt nguyên vật liệu sẽ đảm bảo việc cung cấp kịp thời đồng bộ
những vật liệu cần thiết cho sản xuất; kiểm tra, giám sát việc chấp hành định mức,
dự trữ tiêu hao nguyên vật liệu ngăn ngừa các hiện tượng mất mát lãng phí, đồng
thời giảm chi phí hạ giá thành sản xuất, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn
lưu động.
Hiện nay trên thực tế, công tác hạch toán nguyên vật liệu vẫn còn phức tạp
cồng kềnh cần được giảm bớt. Vì vậy, các doanh nghiệp tuỳ theo yêu cầu quản lý
của doanh nghiệp mình cần có các biện pháp quản lý, hạch toán theo hướng đơn
giản nhưng vẫn đảm bảo đúng chế độ quy định.
Công cuộc cải cách chế độ kế toán ở nước ta theo quyết định
1141/TC/CĐKT ngày 1 tháng1 năm 1995 đã đáp ứng yêu cầu quản lý hạch toán
trong tình hình mới và phù hợp với chuẩn mực thông lệ quốc tế. Do điều kiện nước
ta đi sau nên chúng ta đã tận dụng đựoc những kinh nghiệm và sự giúp đỡ cáu các
chuyên gia nước ngoài trong việc xây dựng chế độ kế toán phù hợp. Tuy nhiên
trong quá trình áp dụng vào thực tế ở từng doanh nghiệp không tránh khỏi có

những sai sót, do vậy công tác hoàn thiện tổ chức hạch toán là vô cùng cần thiết
đối với tất cả các doanh nghiệp trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân.
II. NHẬN XÉT CHUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT
LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ DỊCH VỤ CƠ ĐIỆN HÀ NỘI.
Qua chặng đường hơn mười năm xây dựng và phát triển, Công ty cổ phần
sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội không ngừng lớn mạnh và trưởng thành về
mọi mặt. Trong lịch sử phát triển của mình công ty đã từng bước khẳng định được
vị trí của mình trên thị trường, trở thành một trong những bạn hàng lớn và ổn định
cung cấp trang thiết bị cho ngành y tế. Sản phẩm của công ty luôn giữ được uy tín
với khách hàng về mặt chất lượng và mẫu mã, chủng loại. Để đạt được kết quả như
vậy, công ty đã thực hiện tốt công tác quản lý sản xuất nói chung và công tác quản
lý hạch toán nói riêng.
Qua thời gian thực tập, vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác hạch toán
nguyên vật liệu , em thấy công tác hạch toán nguyên vật liệu ở công ty Sản xuất và
Dịch vụ Cơ Điện Hà Nội có những ưu điểm sau:
- Về công tác quản lý, công ty đã xây dựng cho mình một mô hình quản lý
nguyên vật liệu khoa học, hợp lý từ khâu thu mua, dự trữ đến khâu bảo quản sử
dụng cho sản xuất.
- Ở khâu thu mua: Công ty đã tạo cho mình một thị trường cung cấp nguyên
vật liệu ổn định trên địa bàn Hà Nội, quản lý tốt khâu thu mua thông qua việc quản
lý hoá đơn, chứng từ thu mua.
- Ở khâu bảo quản: Trong kho của công ty được trang bị đầy đủ các phương
tiện bảo quản, bảo vệ thích hợp bảo đảm cho nguyên vật liệu dự trữ trong kho,
phản ánh trung thực về mặt số lượng và giá trị sử dụng.
- Ở khâu sử dụng : Khi có nhu cầu sử dụng, phòng Kế hoạch vật tư xem xét
tính hợp lý, hợp lệ của các giấy đề nghị xuất nguyên vật liệu để duyệt và viết phiếu
xuất nguyên vật liệu để cung cấp cho sản xuất nhanh và tiết kiệm nhất.
Về công tác kế toán: Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ , phù hợp với qui
mô sản xuất của công ty. Về cơ bản bộ máy kế toán đã đáp ứng được yêu cầu hạch
toán, phản ánh, giám đốc được tình hình sử dụng vật tư, tiền vốn, thu thập xử lý và

cung cấp thông tin về các quá trình kinh tế diễn ra trong công ty.
Kế toán áp dụng hình thức sổ Nhật ký chứng từ theo phương pháp kê khai
thường xuyên. Hệ thống chứng từ, sổ sách ghi chép tổng hợp nói chung được tổ
chức hợp pháp hợp lệ và theo đúng chế độ hiện hành đảm bảo tính chính xác, rõ
ràng trong công tác hạch toán. Công tác hạch toán nguyên vật liệu cũng được tiến
hành có nề nếp theo đúng chế độ.
Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên
vật liệu. Về cơ bản công ty đã tuân thủ theo đúng trình tự hạch toán, ghi chép đầy
đủ các biến động về nguyên vật liệu.
Để có được kết quả này là do sự nỗ lực của các cán bộ phòng tài vụ nói
chung, kế toán nguyên vật liệu nói riêng cùng với sự lãnh đạo đúng đắn của Kế
toán trưởng công ty.
Bên cạnh những ưu điểm cơ bản nêu trên, công tác quản lý hạch toán
nguyên vật liệu còn tồn tại những mặt chưa hợp lý:
- Công ty đã tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo công dụng của nguyên
vật liệu đối với quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu chính của công ty chủ yếu là
Inox nhưng công ty sử dụng rất nhiều loại Inox khác nhau về hình dáng ( lá, lá
băng, hộp, tròn. . .); khác nhau về kích thước ( cùng là Inox hộp nhưng có:
22x22x1,2lyx1m9; 30x60x1,2lyx1m9. . .) nên dễ bị nhầm lẫn, nhưng công ty chưa
xây dựng Sổ danh điểm vật tư nên có ảnh hưởng tới quá trình theo dõi và đối chiếu
giữa kho và kế toán trong việc tìm kiếm.
- Cuối tháng khi hàng còn đang đi đường, ở công ty không hạch toán vào TK
151 để theo dõi mà chờ đến khi hàng về mới làm thủ tục nhập kho và ghi sổ kế
toán, điều này chưa đúng với chế độ kế toán hiện hành.
-Trong quá trình hạch toán nguyên vật liệu công ty đã sử dụng bảng kê số 3
để hạch toán. Điều này là không hợp lý, bởi vì trong kỳ công ty không sử dụng giá
hạch toán để ghi giá trị nguyên vật liệu xuất kho mà sủ dụng giá thực tế bình quân
cả kỳ dự trữ tính được cuối kỳ để ghi sổ.
- Trong điều kiện nền kinh tế hiện nay giá cả của nhiều mặt hàng luôn
thường xuyên biến động , công ty chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Điều

này sẽ có ảnh hưởng xấu tới kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
nếu gặp phải tình huống giá cả nguyên vật liệu trên thị trường biến động lớn.
- Phòng kế toán của công ty chỉ có 4 người, một kế toán viên phải kiêm
nhiệm 2,3 phần hành kế toán nên công việc rất nhiều nhưng công ty vẫn chưa trang
bị máy tính cho phòng kế toán do vậy có ảnh hưởng tới hiệu quả công tác kế toán
trong công ty.
III. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC
HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY SẢN XUẤT VÀ DỊCH VỤ
CƠ ĐIỆN HÀ NỘI.
Với góc độ là một sinh viên thực tập em mạnh dạn đưa ra một số ý kiến
nhằm góp phần nhỏ bé vào công việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công
ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội như sau:
1.Về hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:
Xây dựng sổ danh điểm vật tư:
Thứ nhất: Để đảm bảo cho công tác đối chiếu giữa kế toán nguyên vật liệu
và thủ kho được diễn ra dễ dàng, nhanh chóng, chính xác và có thể phát hiện nhanh
khi có sai sót, công ty cần xây dựng “Sổ danh điểm vật tư”. Danh điểm vật tư xây
dựng cho từng loại nguyên vật liệu chính, phụ, nhiên liệu. . . Sổ danh điểm vật tư
tạo nên một bộ mã về các loại nguyên vật liệu, giúp cho công ty áp dụng kế toán
máy vào công tác hạch toán được thuận lợi.
Sổ danh điểm vật tư có thể xây dựng theo mẫu sau:
Biểu số 22:
ĐƠN VỊ:
SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ
Danh điểm vật tư Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm
chất NVL
Đơn vị tính Ghi chú
152.C.01.01
Inox φ31,8x1,2ly x 2m57
Kg

152.C.01.02
Inoxφ31,8x1,2 ly x 2m37
Kg
……………
152.C.02.01
Inox  22x22x1,2ly x1m9
Kg
152.C.02.02
Inox  30x60x1,2ly x1m9
Kg
…………..
152.P.01.01 Bu lông M8*60 Cái
152.P.01.02 Bu lông M 10*30 Cái
……………
152.P.02.01 Vít M8*60 Cái
152.P.02.02 Vít M6*30 Cái
…………
…………
Thứ 2: Về giao nhận chứng từ giữa thủ kho và kế toán: Vì nguyên vật liệu
của công ty phải nhập xuất làm nhiều lần nên số lượng chứng từ về nhập xuất
nguyên vật liệu ở công ty tương đối nhiều, để nâng cao trách nhiệm bảo quản
chứng từ, có cơ sở pháp lý để quy kết trách nhiệm khi chứng từ bị mất, công ty nên
lập sổ giao nhận chứng từ. Mẫu phiếu giao nhận chứng từ có thể lập như sau:
Biểu số 23:
PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ
Từ ngày. . . . . . . . đến ngày. . . . . . . . . . .
STT Mã vật tư Tên vật tư Số lượng
chứng từ
Số hiệu
chứng từ

Ghi chú
Người giao Người nhận
Thứ 3: Do đặc điểm chủng loại nguyên vật liệu của công ty rất nhiều,
nguyên vật liệu phải xuất nhập làm nhiều lần do vậy khả năng sai sót nhầm lẫn dễ
xảy ra. Có những trường hợp chứng từ vào sổ chi tiết bị bỏ sót, hoặc có trường hợp
chứng từ bị thất lạc dẫn đến tình trạng cuối tháng kế toán và thủ kho đối chiếu số
liệu không trùng khớp với nhau hay giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết số
liệu cũng không thống nhất, lúc đó rà soát rất phức tạp và mất nhiều thời gian. Kế
toán nguyên vật liệu nên lập các bảng kê chứng từ nhập và bảng kê chứng từ xuất
để nâng cao tính đối chiếu. Các bảng kê chứng từ nhập , xuất có thể xây dựng như
sau:
Ví dụ : Lập bảng kê chứng từ nhập và bảng kê chứng từ xuất tháng 1/20001
Biểu số 24:
Đơn vị:
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ NHẬP NGUYÊN VẬT LIỆU
Tháng 1 năm 2002
Kho: vật tư kim khí
Chứng từ Diễn giải ĐV
tính
TK
ĐƯ
Số
lượng
Đ.giá
(đồng)
Thành tiền
(đồng)
SH NT
01 4.1 Inox USU 304 o,4ly*1020*cuộn Kg 111 584,4 27.619 16.140.540
Inox USU 304 o,6ly*1020*cuộn Kg 111 240,2 24.286 5.833.497

02 4.1 Vít M6*30 Cái 331 7.500 1.018 7.653.000
Bu lông M10*30 Cái 331 2.500 2.666 6.665.000
…. … … … … …..
Tổng cộng 721.666.018
Người lập biểu
( Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu số 25:
Đơn vị :
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ XUẤT
Tháng 1 năm 2002
Kho: vật tư kim khí
Chứng từ Diễn giải
ĐV
tính
TK
ĐƯ
Số
lượng
đơn giá
(đồng)
Thành tiền
(đồng)
01 2.1
Inoxφ31,8*1,2* x 2m57 - PX1
Kg 621 156 29.557,85 4.611.024
02 2.1 Bu lông M8*60 – PX2 Cái 621 2.500 2.3800,95 5.952.375
03 2.1 Que hàn – PX3 Kg 627 20 66.666 1.333.320
………………………… ….. …. …… ……… ………
Tổng cộng 653.561.798
Số liệu tổng công trên Bảng kê chứng từ nhập và Bảng kê chứng từ xuất

được dùng để đối chiếu với số liệu tổng cộng trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn và
đối chiếu với kế toán tổng hợp. Trên các bảng kê này các số hiệu chứng từ được
liệt kê theo trình tự đánh số của các phiếu nhập, xuất nên nếu xảy ra tình trạng thất
lạc chứng từ sẽ phát hiện được ngay.Nếu số liệu tổng cộng giữa kế toán chi tiết và
kế toán tổng hợp có sai lệch thì tiến hành rà soát trên các bảng kê này sẽ nhanh hơn
là rà soát với từng sổ chi tiết.
Thứ 4: Áp dụng kỹ thuật tiên tiến vào công tác quản lý NVL.
Công ty sử dụng giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá NVL xuất
kho, phương pháp này tuy dễ làm nhưng độ chính xác không cao, công việc tính
toán dồn cả vào cuối tháng gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Kế
toán vật tư phải kiêm nhiệm các việc khác do vậy ảnh hưởng tới hiệu quả công
việc. Để hoà nhập với sự phát triển của nền kinh tế, xu hướng tiến bộ của thế giới
và góp phần hơn nữa trong việc phát triển kinh doanh, đặc biệt là nâng cao hiệu
quả của công tác kế toán, trong thời gian tới công ty nên trang bị máy tính cho
phòng kế toán. Công ty có thể mua một phần mềm phần hành kế toán đang được
sử dụng trên thị trường để giảm bớt công việc ghi chép của kế toán. Kế toán nhập
dữ liệu vào máy, máy tính sẽ theo dõi chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu như sổ