CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH MUA
HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
1. Nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với vấn đề kiểm toán
1.1. Ý nghĩa của chu trình mua hàng và thanh toán đối với hoạt động sản xuất
kinh doanh của doanh nghiệp
Quá trình kinh doanh là quá trình tái sản xuất và tạo ra lợi nhuận cho doanh
nghiệp. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là tiêu chí để đánh giá hiệu quả
hoạt động của doanh nghiệp. Tùy thuộc vào đặc điểm và loại hình doanh nghiệp
mà quá trình kinh doanh của doanh nghiệp có thể chia thành nhiều giai đoạn khác
nhau. Đối với đơn vị sản xuất thì quá trình kinh doanh gồm 3 giai đoạn chính: giai
đoạn cung ứng, giai đoạn sản xuất, giai đoạn tiêu thụ. Còn đối với đơn vị kinh
doanh thương mại thì quá trình kinh doanh gồm 2 giai đoạn là mua vào và bán ra.
Xét cho cùng thì dù doanh nghiệp là đơn vị sản xuất hay kinh doanh thương
mại thì quá trình mua vào và thanh toán cho hàng hoá và dịch vụ của nhà cung cấp
(gọi tắt là chu trình mua hàng và thanh toán) không thể thiếu. Nó là giai đoạn khởi
đầu cho quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Nhờ đó mà mọi yếu tố
đầu vào cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp được cung ứng đầy
đủ.
Chúng ta biết rằng, quá trình kinh doanh là quá trình diễn ra liên tục, các giai
đoạn tiến hành kế tiếp nhau phản ánh sự tuần hoàn vốn trong doanh nghiệp. Các
giai đoạn của quá trình kinh doanh có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Đầu ra của
giai đoạn trước là đầu vào của giai đoạn sau đó. Để tiến hành hoạt động sản xuất
kinh doanh, bất cứ một doanh nghiệp nào đều phải
thiết kế cho mình một kế hoạch
sản xuất
kinh doanh, từ đó xây dựng dự toán chi phí cho các yếu tố đầu vào phục
vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh.
Chu trình mua hàng và thanh toán mà thực hiện tốt thì kế hoạch sản xuất,
kinh doanh mới hoàn thành và tạo điều kiện thuận lợi cho tiêu thụ và kết quả tiêu
thụ lại định hướng cho kế hoạch sản xuất và chu trình mua hàng và thanh toán tiếp
theo.

Do đó, chu trình mua hàng và thanh toán đóng vai trò hết sức quan trọng đối
với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Không những thế kiểm toán
chu trình mua hàng và thanh toán là một bộ phận không thể thiếu trong kiểm toán
Báo cáo tài chính.
1.2. Bản chất và chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán
1.2.1. Bản chất của chu trình mua hàng và thanh toán
Chu trình mua vào và thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cần
thiết để có hàng hoá, dịch vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp. Chu trình thường được bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của
người có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dịch vụ và kết thúc bằng việc
thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dịch vụ nhận được.
Quá trình mua vào của hàng hoá hay dịch vụ bao gồm những khoản mục như
nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, vật tư, điện nước, sửa chữa và bảo trì, nghiên
cứu và phát triển… Chu trình này không bao gồm quá trình mua và thanh toán các
dịch vụ lao động hoặc những sự chuyển nhượng và phân bổ của chi phí ở bên trong
tổ chức.
1.2.2. Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán
Chu trình mua vào và thanh toán thường bao gồm 4 chức năng cơ bản sau:
Xử lý các đơn đặt hàng hoá hay dịch vụ
Nhận hàng hoá hay dịch vụ
Ghi nhận các khoản nợ người bán
Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán
1.2.2.1. Xử lý các đơn đặt hàng hoá và dịch vụ
Khi có nhu cầu sử dụng hàng hoá hay dịch vụ cho hoạt động sản xuất, kinh
doanh của doanh nghiệp thì bộ phận có nhu cầu phải lập phiếu yêu cầu về hàng hoá
và dịch vụ được sự phê duyệt của trưởng bộ phận. Sau đó phiếu yêu cầu này lại
được chuyển lên cấp phê duyệt cao hơn là Phòng kế hoạch để xem xét. Căn cứ vào
kế hoạch sản xuất, kinh doanh đã được lập, trưởng Phòng kế hoạch sẽ quyết định
phê duyệt chấp nhận hay không phiếu yêu cầu này. Khi đã được phê duyệt thì việc
tiếp theo là lựa chọn nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng (yêu cầu về sản phẩm hoặc

dịch vụ) và gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn. Đơn đặt hàng là một chứng từ hợp
pháp và được xem như một đề nghị để mua hàng hoá và dịch vụ. Ở đó ghi rõ mặt
hàng cụ thể ở một mức giá nhất định. Trong một số trường hợp khác, nếu người
mua và người bán mới có quan hệ giao dịch hoặc thực hiện những giao dịch lớn và
phức tạp thì đòi hỏi phải ký kết hợp đồng cung ứng hàng hoá và dịch vụ nhằm đảm
bảo các quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng.
Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính của chức năng
này vì nó bảo đảm hàng hoá và dịch vụ được mua theo các mục đích đã được phê
chuẩn của công ty và tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không
cần thiết. Mỗi một công ty có quy định khác nhau về việc phê duyệt nghiệp vụ mua
hàng. Do đó, để đánh giá việc mua hàng có hợp lý hay không phải căn cứ vào các
quy định nội bộ về thẩm quyền phê duyệt đối với nghiệp vụ mua hàng áp dụng
trong doanh nghiệp.
1.2.2.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ
Việc nhận hàng hoá từ người bán là một điểm quyết định trong chu trình mua
hàng và thanh toán vì đây là thời điểm mà tại đó bên mua thừa nhận khoản nợ liên
quan đối với bên bán trên sổ sách của họ. Bộ phận mua hàng của công ty sẽ căn cứ
vào đơn đặt hàng tiến hành quá trình kiểm soát thích hợp về mẫu mã, số lượng,
thời gian đến và các điều kiện khác. Sau đó sẽ ký nhận trên phiếu giao hàng của
người bán, đồng thời bộ phận này cũng lập báo cáo nhận hàng như một bằng chứng
của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá. Một bản sao thường được gửi cho thủ
kho để thủ kho làm căn cứ nhận hàng ghi vào phiếu nhập kho và theo dõi trên thẻ
kho và một bản khác gửi cho kế toán các khoản phải trả để thông báo. Để ngăn
ngừa sự mất mát và sự lạm dụng thì điều quan trọng là hàng hoá phải được kiểm
soát một cách chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến khi chúng được chuyển đi. Nhân
viên trong phòng tiếp nhận phải được độc lập với thủ kho và phòng kế toán. Cuối
cùng, sổ sách kế toán (kế toán vật tư và kế toán chi phí) sẽ phản ánh việc chuyển
giao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá được chuyển từ phòng tiếp nhận
qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đưa đi tiêu thụ.
1.2.2.3. Ghi nhận các khoản nợ người bán

Việc ghi nhận đúng đắn khoản nợ người bán về hàng hoá hay dịch vụ nhận
được là rất quan trọng nên đòi hỏi việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng. Do đó, kế
toán các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các lần
mua vào và ghi chúng vào sổ nhật ký và sổ hạch toán chi tiết các khoản phải trả.
Khi kế toán các khoản phải trả nhận được hoá đơn của người bán thì phải so sánh
mẫu mã, giá, số lượng, phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên hóa đơn với
thông tin trên đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và báo cáo nhận hàng (nếu hàng đã
về). Mặt khác, kế toán các khoản phải trả cần tính toán lại các phép nhân và phép
cộng tổng và được ghi vào hoá đơn. Sau đó, số tiền được chuyển vào sổ hạch toán
chi tiết các khoản phải trả.
1.2.2.4. Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán
Đối với hầu hết các công ty, các hoá đơn do kế toán các khoản nợ phải trả
lưu giữ cho đến khi thanh toán. Thanh toán thường được thực hiện bằng uỷ nhiệm
chi, séc hoặc phiếu chi làm thành nhiều bản. Một bản được gửi cho người được
thanh toán, một bản sao được lưu lại trong hồ sơ theo người được thanh toán.
Các chức năng và dòng vận động của nghiệp vụ mua hàng và thanh toán
được thể hiện trong sơ đồ 1.
1.3. Kế toán chu trình mua hàng và thanh toán
1.3.1. Chứng từ, sổ sách, các tài khoản liên quan đến chu trình mua hàng và thanh
toán
Trong chu trình mua hàng và thanh toán, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng
các loại chứng từ, sổ sách và các tài khoản sau:
Chứng từ:
Yêu cầu mua: là tài liệu được lập bởi bộ phận sử dụng (như bộ phận sản xuất) để đề
nghị mua hàng hoá và dịch vụ. Trong một số trường hợp, các bộ phận trong kinh
doanh có thể trực tiếp lập đơn đặt hàng, trình phê duyệt và gửi cho nhà cung cấp.
Đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng lặp lại các chi tiết có trong đề nghị mua, được gửi cho
nhà cung cấp hàng hoá và dịch vụ.
Phiếu giao hàng (biên bản giao nhận hàng hoá hoặc nghiệm thu dịch vụ): là tài
liệu được chuẩn bị bởi nhà cung cấp. Phiếu giao nhận phải được ký nhận bởi khách

hàng để chứng minh sự chuyển giao hàng hoá (hay dịch vụ) thực tế.
- Báo cáo nhận hàng: được bộ phận nhận hàng lập như một bằng chứng của
việc nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá (dấu hiệu của một thủ tục kiểm soát).
Hoá đơn của người bán: là chứng từ nhận được từ người cung cấp hàng, đề nghị
thanh toán cho các hàng hoá dịch vụ đã được chuyển giao. Một hoá đơn thường
bao gồm các chi tiết sau:
Tên bên bán và bên mua, mã số thuế
Chủng loại hàng hoá hay dịch vụ
Số lượng
Giá đơn vị
Thành tiền
Thuế VAT và các loại thuế khác
Ngày lập hoá đơn, chữ ký và đóng dấu
Sổ sách:
Nhật ký mua hàng: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi lại
các khoản mua. Nhật ký phải liệt kê danh sách các hoá đơn (từng cái một), cùng
với việc chỉ ra tên người cung cấp hàng, ngày của hoá đơn và khoản tiền của các
hoá đơn đó.
Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: danh sách các khoản tiền phải trả
cho mỗi người cung cấp hàng. Tổng số của tài khoản người cung cấp hàng trong sổ
hạch toán chi tiết phải bằng khoản tiền ghi trên khoản mục phải trả người bán.
Bảng đối chiếu của nhà cung cấp (Bảng đối chiếu công nợ): báo cáo nhận được của
nhà cung cấp hàng (thường là hàng tháng) chỉ ra các hoá đơn chưa thanh toán vào
một ngày đối chiếu nhất định.
Tài khoản liên quan
Thông qua hệ thống tài khoản kế toán, thông tin, số liệu vận động từ các
chứng từ vào sổ sách kế toán. Đối với chu trình mua vào và thanh toán, có rất
nhiều tài khoản được sử dụng nhưng chủ yếu là các tài khoản sau:
Vốn bằng tiền: TK 111, TK 112, TK 113,…
Hàng tồn kho: TK 151, TK 152, TK 153, TK 156…

Các khoản phải trả: TK 331, TK 338…
Các tài khoản khác: TK 133, TK 515, TK 611, TK 311,…
1.3.2. Quy trình hạch toán kế toán đối với chu trình nghiệp vụ mua vào và thanh
toán
Quy trình hạch toán kế toán đối với chu trình nghiệp vụ mua vào và thanh
toán được thể hiện qua sơ đồ 2:
Sơ đồ 2: Quy trình hạch toán nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp
Mua chịu vật tư, công cụ, dịch vụ kể cả nhận vật tư, công cụ theo phương thức ứng trước tiền h ngà
Thuế GTGT được khấu trừ phải thanh toán
Số tiền phải trả cho người nhận thầu XDCB, sửa chữa lớn TSCĐ
Lỗ về tỷ giá hối đoái (nợ gốc ngoại tệ)
TK 133
TK 241
TK 635
1.4. Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Chu trình mua hàng và thanh toán là một chu trình rất quan trọng, tạo đầy đủ
các yếu tố đầu vào cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Không
những thế chu trình này còn liên quan đến nhiều tài khoản, cần nhiều thời gian
kiểm tra chi tiết trong một cuộc kiểm toán. Chính vì vậy kiểm toán chu trình mua
vào và thanh toán là một bộ phận không thể tách rời trong kiểm toán Báo cáo tài
chính.
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 200 thì:
<Mục tiêu của kiểm toán báo cáo tài chính là giúp cho kiểm toán viên và công
ty kiểm toán đưa ra ý kiến xác nhận rằng báo cáo tài chính có được lập trên cơ sở
chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (hoặc được chấp nhận), có tuân thủ pháp
luật liên quan và có phản ánh trung thực và hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu hay
không. Mục tiêu của kiểm toán báo cáo tài chính còn giúp cho đơn vị được kiểm toán
thấy rõ những tồn tại, sai sót để khắc phục nhằm nâng cao chất lượng tài chính của
đơn vị mình>.
TK 152,153,611

TK 111,112,311
TK 331
Lãi về tỷ giá hối đoái (nợ có gốc ngoại
tệ)
TK 515
Chiết khấu thương mại, giảm giá h ngà
mua, trả lại h ng bán trà ừ v o nà ợ phải trả
người bán
TK 152,153,611
Chiết khấu thanh toán được hưởng trừ
v o nà ợ phải trả
TK 515
Thanh toán tiền cho người bán, người
nhận thầu kể cả số tiền ứng trước
TK152,153,156,611
Do vậy mục đích chung của kiểm toán chu trình mua vào và thanh toán là
đánh giá xem liệu các số dư tài khoản có liên quan có được trình bày trung thực và
phù hợp với các nguyên tắc kế toán hiện hành hoặc được thừa nhận hay không. Từ
mục đích chung của kiểm toán có thể cụ thể hoá thành các mục tiêu đối với chu
trình.
Mục tiêu kiểm toán đối với chu trình (chung cho cả nghiệp vụ mua hàng và
thanh toán) bao gồm các mục tiêu sau:
Thứ nhất là: Tính có thực của hàng hoá hay dịch vụ mua vào cũng như các
khoản nợ người bán với ý nghĩa các thông tin phản ánh tài sản hoặc công nợ phải
trả được bảo đảm bằng sự tồn tại của các tài sản cũng như công nợ đó.
Thứ hai là: Tính trọn vẹn của việc ghi nhận các hàng hoá và dịch vụ mua
vào và các khoản phải trả người bán với ý nghĩa thông tin phản ánh trên sổ sách,
tài khoản kế toán không bị bỏ sót trong quá trình xử lý.
Thứ ba là: Tính đúng đắn của việc tính giá vốn thực tế hàng nhập kho được
tính theo chi phí thực tế thực hiện nghiệp vụ, việc tính toán các khoản phải trả

người bán phù hợp với hợp đồng mua bán, phù hợp với hoá đơn người bán và biên
bản giao nhận hàng hoá hay dịch vụ.
Thứ tư là: Tính đúng đắn trong việc phân loại và trình bày các tài sản mua
vào cũng như các khoản phải trả người bán với ý nghĩa tuân thủ các quy định trong
việc phân loại các tài sản và công nợ cùng việc thể hiện chúng qua hệ thống tài
khoản tổng hợp và chi tiết.
Thứ năm là: Tính đúng đắn trong việc phản ánh quyền và nghĩa vụ với ý
nghĩa tài sản mua vào phản ánh trên báo cáo tài chính phải thuộc quyền sở hữu của
đơn vị và nợ phải trả người bán thể hiện đúng nghĩa vụ của đơn vị này.
Thứ sáu là: Tính chính xác về cơ học trong việc tính toán, cộng dồn, chuyển
sổ đối với các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán.
Các mục tiêu kiểm toán nêu trên chính là khung tham chiếu cho việc xác
định các thủ tục kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán để thu thập bằng
chứng kiểm toán. Căn cứ vào các mục tiêu đó, kiểm toán viên phải thiết kế các thử
nghiệm tuân thủ để nhận diện được cơ cấu, các quá trình kiểm soát hiện có và các
nhược điểm theo từng mục tiêu. Từ đó đánh giá lại rủi ro kiểm soát theo từng mục
tiêu và xây dựng các thủ tục kiểm tra chi tiết các số dư và nghiệp vụ một cách
tương ứng.
2. Quy trình thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Để đảm bảo tính hiệu quả, tính kinh tế, tính hiệu lực của cuộc kiểm toán
cũng như để thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị làm căn cứ cho kết
luận của kiểm toán viên về tính trung thực và hợp lý của số liệu trên báo cáo tài
chính, cuộc kiểm toán thường được tiến hành theo quy trình gồm ba giai đoạn như
sau: lập kế hoạch và thiết kế các phương pháp kiểm toán, thực hiện kế hoạch kiểm
toán, hoàn thành cuộc kiểm toán và công bố báo cáo kiểm toán.
Cũng như các chu trình kiểm toán khác, chu trình kiểm toán mua hàng và
thanh toán cũng được tiến hành theo quy trình chung của một cuộc kiểm toán bao
gồm 3 bước như sau:
2.1. Lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán
2.1.1. Lập kế hoạch kiểm toán

Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 300- Lập kế hoạch kiểm
toán, quy định thì kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải lập kế hoạch kiểm toán
để đảm bảo cuộc kiểm toán được tiến hành một cách có hiệu quả. Kế hoạch kiểm
toán phải được lập cho mọi cuộc kiểm toán. Kế hoạch kiểm toán được thiết lập một
cách thích hợp nhằm đảm bảo bao quát hết các khía cạnh trọng yếu của cuộc kiểm
toán, phát hiện gian lận, rủi ro và những vấn đề tiềm ẩn và đảm bảo cuộc kiểm toán
được hoàn thành đúng thời hạn. Kế hoạch kiểm toán trợ giúp kiểm toán viên phân
công công việc cho trợ lý kiểm toán và phối hợp với kiểm toán viên và chuyên gia
khác về công việc kiểm toán. Chính vì tầm quan trọng của việc lập kế hoạch kiểm
toán mà nó phải tuân theo các bước cơ bản sau:
2.1.1.1.Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán
Việc tiếp nhận một khách hàng kiểm toán là điểm khởi đầu của quy trình
kiểm toán. Nó ảnh hưởng rất lớn đến rủi ro của hoạt động kiểm toán và uy tín của
công ty. Do đó Ban Giám đốc công ty phải hết sức cân nhắc khi có quyết định tiếp
nhận khách hàng này. Bởi khi đó kiểm toán viên và công ty kiểm toán phải chịu
trách nhiệm pháp lý về báo cáo tài chính và báo cáo kiểm toán do công ty đưa ra.
Trên cơ sở đã xác định được đối tượng khách hàng có thể phục vụ trong
tương lai, công ty kiểm toán sẽ tiến hành công việc cần thiết để chuẩn bị lập kế
hoạch kiểm toán bao gồm:
Đáng giá khả năng chấp nhận kiểm toán
Để làm được điều đó, kiểm toán viên phải tiến hành các công việc như sau:
Xem xét hệ thống kiểm soát chất lượng của đơn vị khách hàng
Tính liêm chính của Ban Giám đốc công ty khách hàng
Liên lạc với kiểm toán viên tiền nhiệm đã thực hiện kiểm toán tại đơn vị khách
hàng những năm trước
Nhận diện các lý do kiểm toán của công ty khách hàng
Nhận diện các lý do kiểm toán của công ty khách hàng là việc xác định
người sử dụng Báo cáo tài chính và mục đích sử dụng của họ. Để biết được điều
đó, kiểm toán viên có thể phỏng vấn trực tiếp Ban Giám đốc khách hàng hoặc dựa
vào kinh nghiệm của cuộc kiểm toán đã được thực hiện trước đó. Và trong suốt quá

trình thực hiện kiểm toán sau này, kiểm toán viên sẽ thu thập thêm thông tin để
hiểu biết thêm về lý do kiểm toán của công ty khách hàng. Như vậy thông qua việc
nhận diện lý do kiểm toán của khách hàng, công ty kiểm toán cần ước lượng quy
mô phức tạp của cuộc kiểm toán, từ đó lựa chọn đội ngũ nhân viên thích hợp để
thực hiện cuộc kiểm toán.
Lựa chọn đội ngũ nhân viên thực hiện kiểm toán
Theo Chuẩn mực kiểm toán chung đầu tiên nêu rõ “quá trình kiểm toán phải
được thực hiện bởi một hoặc nhiều người đã được đào tạo đầy đủ thành thạo như
một kiểm toán viên”.
Trong quá trình lựa chọn đội ngũ nhân viên thực hiện kiểm toán, công ty
kiểm toán cần quan tâm tới 3 vấn đề:
Thứ nhất: Nhóm kiểm toán có những người có khả năng giám sát một cách
thích đáng các nhân viên mới và chưa có nhiều kinh nghiệm.
Thứ hai: Công ty kiểm toán cần tránh thay đổi kiểm toán viên trong các cuộc
kiểm toán cho một khách hàng truyền thống. Việc tham gia kiểm toán cho một
khách hàng trong nhiều năm có thể giúp cho kiểm toán viên tích luỹ được nhiều
kinh nghiệm cũng như có được hiểu biết sâu sắc về ngành nghề kinh doanh của
khách hàng đang được kiểm toán.
Thứ ba: Khi phân công kiểm toán viên thực hiện cuộc kiểm toán cần chú ý
lựa chọn những kiểm toán viên có kiến thức và kinh nghiệm về ngành nghề kinh
doanh của khách hàng.
Ký kết hợp đồng kiểm toán với khách hàng
Khi đã quyết định chấp nhận kiểm toán cho khách hàng và xem xét các vấn
đề nêu trên, bước cuối cùng trong giai đoạn chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán mà
công ty kiểm toán phải thực hiện là ký kết hợp đồng kiểm toán. Đây là sự thỏa
thuận chính thức giữa công ty kiểm toán và khách hàng về việc thực hiện kiểm
toán và các dịch vụ liên quan khác.
2.1.1.2. Thu thập thông tin cơ sở
Sau khi ký kết hợp đồng kiểm toán, kiểm toán viên tiến hành thu thập các
thông tin về khách hàng nhằm phục vụ cho việc lập kế hoạch kiểm toán tổng quát

cho chu trình. Kiểm toán viên cần thực hiện các công việc sau:
Tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 310- Hiểu biết về tình hình
kinh doanh đã hướng dẫn: "để thực hiện được kiểm toán Báo cáo tài chính, kiểm
toán viên phải có hiểu biết về tình hình kinh doanh đủ để có nhận thức và xác định
các dữ kiện, nghiệp vụ và thực tiễn hoạt động của đơn vị được kiểm toán mà theo
đánh giá của kiểm toán viên, chúng có thể ảnh hưởng trọng yếu đến Báo cáo tài
chính, đến việc kiểm tra của kiểm toán viên hoặc đến báo cáo kiểm toán".
Đối với khách hàng kiểm toán truyền thống thì các thông tin cơ sở được cập
nhật trong hồ sơ kiểm toán thường niên. Tuy nhiên đối với khách hàng mới thì việc
thu thập các thông tin này là rất cần thiết.
Để tiến hành kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán kiểm toán viên cần
tìm hiểu khách hàng đang tiến hành hoạt động sản xuất hay kinh doanh mặt hàng
nào? Dây chuyền sản xuất mặt hàng đó ra sao? Chiến lược sản xuất, kinh doanh
như thế nào? Các nhà cung cấp tiềm năng mà khách hàng lựa chọn? Phương thức
thanh toán mà đơn vị khách hàng hay áp dụng là gì?... Ngoài ra kiểm toán viên cần
phải có những hiểu biết cụ thể hơn về cơ cấu tổ chức, cơ cấu vốn… Đây là những
thông tin hỗ trợ rất lớn cho kiểm toán viên lập kế hoạch kiểm toán.
Xem xét lại kết quả của kiểm toán trước và hồ sơ kiểm toán chung
Việc xem xét lại kết quả của kiểm toán năm trước đối với chu trình mua hàng
và thanh toán là rất hữu ích vì qua đó kiểm toán viên có thể nắm bắt được nhiều
thông tin về khách hàng liên quan đến chu trình, về công việc kinh doanh, cơ cấu
tổ chức và các đặc điểm hoạt động khác mà không phải tốn thời gian tìm hiểu. Hơn
nữa kết quả kiểm toán năm trước đối với chu trình cũng chỉ ra những mặt yếu kém,
tồn tại là căn cứ quan trọng để kiểm toán viên định hướng công việc cần đi sâu
cũng như những vấn đề không cần xem xét nhiều khi thực hiện kiểm toán chu trình
trong năm nay.
Tham quan nhà xưởng
Đối với đơn vị khách hàng hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại
và dịch vụ thì việc tham quan nhà xưởng ở đây được hiểu là việc quan sát trực tiếp

kho dự trữ hàng hoá để đánh giá sự bảo quản hàng hoá mua về, đồng thời quan sát
quầy hàng bán buôn, bán lẻ để hiểu quy trình bán hàng hóa, dịch vụ diễn ra như thế
nào? Từ đó đánh giá việc mua hàng hoá có phù hợp với kế hoạch kinh doanh hay
không?