ĐẶC ĐIỂM VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG SỐ 34

đặc điểm về tổ chức kế toán tại công ty xây dựng số 34
I. Tổ chức kế toán:
1. Tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo nguyên tắc hạch toán phụ thuộc.
Phòng kế toán của Công ty có 6 ngời gồm: 1 kế toán trởng và 5 kế toán viên dới
nữa là các nhân viên kế toán của các đội, các xí nghiệp. Dới các đơn vị trực thuộc
nh đội, xí nghiệp không có bộ máy kế toán độc lập. Có thể khái quát hệ thống tổ
chức bộ máy kế toán theo sơ đồ sau:
Kế toán trởng
Kế toán
thuế - lơng
Kế toán cpsx
Kế toán tổng hợp
Kế toán
TSCĐ -VT
Kế toán quỹ
Nhân viên kế toán các đơn vị trực thuộc

Sơ đồ 3: Cơ cấu tổ chức phòng kế toán tại Công ty
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán:
- Kế toán trởng:
+Trực tiếp phân công công việc cho từng cán bộ trong phòng thực hiện.
+ Chỉ đạo công tác hạch toán, kế toán, quản lý tài chính nói chung từ các
đội, các phòng ban đến các xí nghiệp trực thuộc.
+ Nghiệm thu khối lợng công trình hoàn thành cho các xí nghiệp trực thuộc
cùng các phòng chức năng xây dựng cơ chế quản lý, kế hoạch mua sắm trang thiết
bị mới.
+ Liên với với các cơ quan chủ quản nh Ban tài chính Tổng Công ty, Tổng
cục thuế, Cục quản lý doanh nghiệp...
- Kế toán tổng hợp:
+ Vào Sổ nhật ký chung và Sổ cái toàn bộ các tài khoản phát sinh hàng

tháng.
+ Kiểm tra định khoản trên bảng kê toàn bộ các chứng từ phát sinh của
khối cơ quan, Công ty.
+ Tổng hợp Bảng cân đối phát sinh của các đội, các xí nghiệp trực thuộc để
lập Bảng cân đối phát sinh của toàn bộ Công ty.
+ Xác định kết quả kinh doanh của khối cơ quan Công ty, hạch toán thuế
thu nhập doanh nghiệp phải nộp, kết chuyển và xác định kết quả hoạt động tài
chính và hoạt động bất thờng.
+ Lập Báo cáo Tài chính toàn Công ty.
- Kế toán quỹ, công nợ:
+ Theo dõi cấp phát chi phí cho 4 xí nghiệp và các tổ, đội, lập báo cáo chi
tiết công nợ giữa Công ty với các đơn vị.
+ Kiểm tra, đối chiếu các chứng từ thu- chi, chứng từ ngân hàng.
+ Quản lý quỹ, lập báo cáo quỹ.
-Kế toán TSCĐ và vật t:
+ Vào sổ chi tiết tăng, giảm TSCĐ của khối cơ quan Công ty.
+ Trích khấu hao TSCĐ hàng tháng, quý của khối cơ quan Công ty.
+ Lập báo cáo tổng hợp tăng giảm TSCĐ, vốn kinh doanh, nguồn vốn khấu
hao.
+ Vào sổ tổng hợp vật t, công cụ, dụng cụ.
+ Lên bảng kê và hạch toán cũng nh vào thẻ chi tiết theo dõi nhập, xuất tồn
vật t.
+ Lập bảng quyết toán hạch toán chi phí và báo nợ cho các đơn vị.
- Kế toán thuế và tiền lơng:
+ Hàng tháng tổng hợp bảng kê thuế GTGT đầu vào của các đơn vị khoán để
lập bảng kê thuế GTGT với Cục thuế Hà Nội, lập bảng kê khai thuế GTGT đầu ra.
+ Xác định thuế GTGT phải nộp và đợc khấu trừ hàng tháng.
+ Lập báo cáo chi tiết hình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Ngân sách Nhà n-
ớc.
+ Căn cứ bảng kê phân bổ lơng hàng tháng để báo cáo danh sách cán bộ

công nhân viên của đơn vị làm việc tại các công trình về phòng Tổ chức lao động
tiền lơng theo mẫu quy định tại Công ty.
- Kế toán chi phí sản xuất và giá thành:
+Tập hợp và kết chuyển chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp,
chi phí máy thi công và chi phí sản xuất chung.
+ Tổng hợp biểu chi phí giá thành công trình của các đơn vị trực thuộc.
+ Kết chuyển giá thành và tính lãi, lỗ từng công trình.
- Nhân viên kế toán của các đơn vị trực thuộc:
ở các đơn vị trực thuộc không có bộ máy kế toán mà chỉ có các nhân viên kế
toán, các nhân viên này làm nhiệm vụ thu thập chứng từ liên quan đến chi phí sản
xuất. Định kỳ hàng tháng, hàng quý các nhân viên kế toán phải gửi về công ty để
đối chiếu, so sánh với nhân viên của phòng kế toán.
2- Tổ chức hệ thống chứng từ:
+ Tiền mặt: Phiếu thu, Phiếu chi, Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi.
+ Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, Thẻ TSCĐ, Biên bản thanh lý
TSCĐ, Biên bản đánh giá lại TSCĐ, Bảng tính khấu hao TSCĐ, Bảng phân bổ
khấu hao TSCĐ.
+ Tiền lơng: Bảng chấm công và chia lơng, Bảng thanh toán lơng chi tiết, Bảng
tổng hợp thanh toán lơng, Bảng phân bổ lơng.
+ Chi phí: Bảng kê chi phí vật liệu, Bảng kê chi phí nhân công, Bảng kê chi phí
máy thi công, Bảng kê chi phí khác, Bảng kê chứng từ chi phí.
3- Tổ chức hệ thống sổ kế toán:
Để theo dõi tình hình hoạt động tài chính của đơn vị hình thức sổ đợc áp dụng
tại Công ty là hình thức Nhật ký chung.
Phần mềm kế toán mà Công ty sử dụng là phần mềm CAP 3.00
Trình tự tổ chức sổ kế toán có thể mô tả nh sau:
Chứng từ gốc
Nhật ký chung
Sổ/thẻ KT chi tiết
Sổ cái

Bảng TH chi tiết
Báo cáo tài chính
Sơ đồ 4: Trình tự ghi sổ tại Công ty Xây dựng số 34
Ghi hàng ngày
Quan hệ đối chiếu
Ghi cuối tháng, cuối quý
Trình tự ghi sổ nh sau:
Căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đó từ Nhật ký
chung lấy số liệu ghi vào sổ cái theo các tài khoản. Với các đối tợng liên quan đến
hạch toán chi tiết từ chứng từ gốc kế toán ghi vào sổ kế toán chi tiết. Cuối tháng
kế toán cộng sổ cái lấy số liệu lập bảng cân đối số phát sinh, cộng sổ chi tiết lấy
số liệu lập bảng tổng hợp chi tiết, đối chiếu giữa Sổ cái với Bảng tổng hợp chi tiết
nhằm đảm bảo tính khớp đúng của số liệu sau đó lập các Báo cáo Tài chính.
II- Các phần hành kế toán chủ yếu tại Công ty Xây dựng số 34:
1- Kế toán vốn bằng tiền:
Tiền đóng vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Công
ty. Tiền là phơng tiện thanh toán chủ yếu giữa các bên trong thực hiện hợp đồng.
Đồng thời tiền còn là loại tài sản dễ vận chuyển, sử dụng đợc ngay do đó dễ thất
thoát. Vì vậy công tác quản lý vốn bằng tiền ở Công ty là không thể thiếu. Tại
Công ty Xây dựng số 34 sử dụng tiền mặt VNĐ và tiền gửi Ngân hàng VNĐ.
a- Kế toán tiền mặt:
1* Tài khoản sử dụng:
Kế toán sử dụng tài khoản 111 Tiền mặt. Tài khoản này đợc chi tiết thành
tiểu khoản 1111 Tiền mặt Việt Nam.
2* Hệ thống chứng từ sử dụng:
Chứng từ sử dụng trong quản lý tiền mặt là Phiếu thu, Phiếu chi và các chứng
từ đi kèm nh:
_ Giấy đề nghị vay tạm ứng.
_ Giấy đề nghị nộp tiền.
_ Bảng thanh toán lơng.

_ Giấy nộp tiền BHXH.
Ngời nộp tiền
Lập giấy đề nghị nộp tiền
Phòng kế toán Công ty
Xem xét ký duyệt
Kế toán
thanh toán
Kế toán trởng, Thủ trởng ĐV
Thủ quỹ
Kế toán
thanh toán
Lập phiếu thu
Ký duyệt
phiếu thu
Thu tiền
nộp vào quỹ
Ghi sổ và bảo quản,lu trữ
lu giữ

Sơ đồ 5: Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt:
Ngời nộp tiền (khách hàng, chủ nhiệm các công trình) sẽ lập Giấy đề nghị nộp
tiền và gửi đến phòng kế toán.
Kế toán thanh toán sẽ xem xét, lập phiếu thu và chuyển chờ Kế toán trởng,
Thủ trởng đơn vị ký duyệt. Phiếu thu đợc lập thành 3 liên: 1 liên giao cho ngời
nộp tiền,1 liên kế toán lu lại, liên còn lại giao cho thủ quỹ.
Sau khi Phiếu thu đợc Kế toán trởng, Thủ trởng đơn vị ký xác nhận, thủ quỹ sẽ
tiến hành thu tiền theo đúng số tiền ghi trên phiếu thu. Đồng thời lập Báo cáo quỹ
gửi cho kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán tiến hành ghi sổ và bảo quản, lu trữ.
Các khoản chi của Công ty chủ yếu là chi tạm ứng cho công trình,chi nộp ngân

sách, chi lơng quản lý,chi thanh toán với nhà cung cấp. ở đây chúng ta xem xét
đến một chu trình chi chủ yếu, đó là chi tạm ứng.
Ngời xin chi tiền
Lập giấy đề nghị chi tiền
Phòng Kế hoạch kỹ thuật
Xem xét
ký duyệt
Kế toán
thanh toán
Lập phiếu chi
Kế toán trởng Thủ trởng ĐV
Ký duyệt
phiếu chi
Thủ quỹ
Chi tiền



Sơ đồ 6: Quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền tạm ứng
+ Căn cứ vào nhu cầu về nguyên vật liệu, nhân công thuê ngoài và các chi phí
khác, ngời xin chi, thờng là chủ nhiệm công trình, đội trởng đội xây dựng viết
Giấy đề nghị tạm ứng, trong Giấy xin tạm ứng phải ghi rõ lý do xin tạm ứng và số
tiền xin tạm ứng.
+ Giấy đề nghị tạm ứng đợc chuyển đến phòng Kế hoạch kỹ thuật. Sau khi
xem xét tính hợp lý của lý do cũng nh lợng tiền xin tạm ứng (dựa trên cơ sở khối
lợng thực tế đơn vị đã thực hiện), Trởng phòng ký duyệt xác nhận.
+ Sau đó Giấy đề nghị đợc đa lên phòng Tài chính-Kế toán, Kế toán trởng sẽ
ký duyệt sau khi xem xét số tiền mà đội đã thoả thuận theo hợp đồng giao khoán,
xác định tỷ lệ % đợc hởng, thuế và tỷ lệ % nộp Công ty.
+ Giấy dề nghị tạm ứng tiếp tục đợc đa lên Giám đốc ký duyệt đồng ý cho

tạm ứng tiền mua vật t, thuê nhân công và các chi phí khác khi cha có quyết toán
giữa hai bên theo yêu cầu của đội, xí ngiệp.
+ Sau khi có đầy đủ xác nhận cần thiết, Giấy đề nghị vay tạm ứng đợc gửi lại
phòng kế toán, kế toán thanh toán lập phiếu chi (lập 3 liên: 1 liên gửi cho ngời
nhận tiền, 1 liên lu trữ bảo quản, 1 liên chuyển thủ quỹ).
+ Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi tiến hành chi tiền đồng thời ghi vào sổ quỹ và
báo cáo quỹ.
+ Cuối tháng, kế toán thanh toán kẹp các chứng từ liên quan đa vào sổ theo dõi
theo tháng.
Nh vậy quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền tạm ứng tại Công ty Xây dựng
số 34 có điểm khác biệt so với các doanh nghiệp khác. Đó là việc Giấy đề nghị
chi tạm ứng phải có sự ký duyệt của phòng Kinh tế - Kế hoạch - Kỹ thuật trớc khi
chuyển cho phòng kế toán, nhng Giấy đề nghị chi tạm ứng lại không đợc Thủ tr-
ởng đơn vị và Kế toán trởng ký duyệt trớc khi chuyển cho kế toán thanh toán để
kế toán thanh toán lập phiếu chi.
* Sổ sách kế toán sử dụng:
+ Sổ tổng hợp:
Hình thức sổ mà Công ty áp dụng là hình thức Nhật ký chung do đó sổ tổng
hợp mà Công ty sử dụng để theo dõi tiền mặt là Sổ nhật ký chung, Sổ cái tài
khoản 1111. Công ty không sử dụng Sổ nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền.
+ Sổ chi tiết:
Để theo dõi chi tiết tiền mặt, Công ty sử dụng các sổ chi tiết sau:
_ Báo cáo quỹ tiền mặt
_ Sổ quỹ tiền mặt.
Báo cáo quỹ và sổ quỹ tiền mặt là những sổ tờ rời đến cuối năm đợc đóng
thành sổ.
Hàng ngày sau khi thu, chi tiền mặt thủ quỹ lập Sổ quỹ và Báo cáo quỹ
làm 2 liên: 1 liên giữ lại, 1 liên gửi cho kế toán thanh toán. Kế toán lập Bảng tổng
hợp chi tiết.
b- Kế toán tiền gửi ngân hàng:

*Tài khoản sử dụng:
Để theo dõi tình hình biến động của lợng tiền gửi ngân hàng, Công ty sử dụng
tài khoản 1121 Tiền gửi ngân hàng. Do Công ty không sử dụng ngoại tệ để
thanh toán nên tài khoản tiền gửi ngân hàng đợc chi tiết theo từng đối tợng tín
dụng:
_ TK 11211: Tiền gửi VND tại Ngân hàng Đầu t và phát triển Việt Nam.
_ TK 11212: Tiền gửi VND tại Ngân hàng Công thơng Thanh Xuân.
_ TK11213: Tiền gửi VND tại Sở giao dịch I Ngân hàng đầu t và phát triển
Việt Nam.
_ TK 11214: Tiền gửi VND tại Ngân hàng Công thơng Thái nguyên.
*Chứng từ sử dụng:
Để thuận tiện trong việc thanh toán, Công ty đã uỷ nhiệm cho Ngân hàng thực
hiện dịch vụ thanh toán hộ thông qua các chứng từ:
Uỷ nhiệm thu.
Uỷ nhiệm chi.
Những chứng từ này phải có các hoá đơn đi kèm nh: Hoá đơn GTGT, Giấy đề
nghị chi tạm ứng, Giấy lĩnh tiền mặt, Bảng kê nộp BHXH, Giấy nộp tiền vào ngân
sách bằng chuyển khoản, Quyết toán A-B, Giấy đồng ý chấp nhận thanh toán, Uỷ
nhiệm thu của khách hàng...
Quy trình luân chuyển chứng từ TGNH đợc khái quát theo sơ đồ dới đây:
Kế toán thanh toán
Kế toán trởng
Thủ trởng đơn vị
Ngân hàng
Kế toán thanh toán
Lập UNC,UNT
Xem xét ký duyệt
Ký duyệt
Thực hiện dịch vụ
Lu trữ và bảo quản chứng từ

Sơ đồ 7: Quy trình luân chuyển chứng từ Tiền gửi ngân hàng.
+ Xuất phát từ nhu cầu thanh toán với bên ngoài về tiền mua nguyên vật liệu,
tài sản cố định, các dịch vụ khác...kế toán thanh toán lập uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm
chi. Các chứng từ này đợc lập thành 4 liên, đặt giấy than viết 1 lần nhng phải đợc
ký trực tiếp trên cả 4 liên bởi Kế toán thanh toán, Kế toán trởng, Thủ trởng đơn vị.
4 liên đợc gửi cả lên ngân hàng kèm theo các chứng từ liên quan: Hoá đơn GTGT,
Bảng kê BHXH, Giấy nộp tiền vào Ngân hàng...
+ Ngân hàng sẽ kiểm tra số d Tiền gửi Ngân hàng của Công ty, đối chiếu với
số tiền trên Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi và thực hiện dịch vụ thu, chi hộ: Ngân
hàng gửi 1 liên( Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi) tới đối tợng thanh toán, 1 liên đến
Ngân hàng nhận hoặc chi tiền, 1 liên giữ lại Ngân hàng, 1 liên gửi lại cho Công ty
kèm theo Giấy báo số d khách hàng, Phiếu thu dịch vụ kiêm hoá đơn.
+ Sau khi nhận đợc Uỷ hiệm thu, Uỷ nhiệm chi của Ngân hàng gửi lại, kế toán
thanh toán ghi sổ tổng hợp, sổ chi tiết và lu trữ.
* Sổ sách kế toán sử dụng:
+ Sổ tổng hợp:
Công ty sử dụng các sổ tổng hợp sau để theo dõi tiền gửi ngân hàng:
_ Sổ nhật ký chung.
_ Sổ cái Tài khoản 11211, 11212, 11213, 11214.
+ Sổ chi tiết:
Để theo dõi chi tiết tiền gửi Ngân hàng Công ty sử dụng Sổ chi tiết Tài
khoản tiền gửi Ngân hàng.
* Trình tự hạch toán kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng tại Công ty Xây
dựng số 34.
Tơng tự nh các đơn vị khác, trình tự hạch toán tiền tại Công ty đợc mô tả
qua sơ đồ sau:
TK1121 TK1111,1121
TK1413
Rút tiền gửi ngân hàng
Khách hàng thanh toán

hoặc ứng trớc
Vay ngắn hạn ngân hàng
Thu nhập tài chính bất thờng
Thu tiền mặt từ bán hàng và cung cấp dịch vụ
Chi trả nhà cung cấp
Chi nộp ngân sách
Chi trả lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ
Chi mua vật liệu, TSCĐ
Chi tạm ứng cho các đội
TK131
TK152,211
TK311
TK334,338
TK721,711
TK333
TK511
TK331
Sơ đồ 8: Sơ đồ hạch toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng
2- Kế toán Tài sản cố định:
Tài sản cố định là những tài sản có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài. So với
các ngành kinh doanh khác, ngành sản xuất xây dựng cần một lợng tài sản cố định
lớn, trong đó chủ yêú là các máy thi công. Do đó tài sản cố định phải đợc quản lý
một cách chặt chẽ.
Công ty xây dựng số 34 thuộc tổng Công ty Xây dựng Hà Nội, mặt khác Tài
sản cố định là những tài sản có giá trị lớn. Do đó mọi biến động về tài sản ở Công
ty đều phải gửi công văn xin phép lên Tổng Công ty Xây dựng Hà Nội. Sau khi
nhận đợc quyết định cho phép từ phía Tổng Công ty thì Công ty mới đợc phép tiến
hành mua sắm, thanh lý, nhợng bán, điều chuyển Tài sản cố định.
Kế toán Công ty sử dụng phơng pháp khấu hao đều để tính khấu hao tài sản cố
định tại Công ty. Mỗi loại Tài sản cố định lại đợc quy định một tỷ lệ khấu hao

riêng.
* Chứng từ sử dụng:
Để theo dõi tình hình biến động của Tài sản cố định và công tác trích khấu hao,
Công ty đã sử dụng các Tài khoản sau:
TK 211: Tài sản cố định hữu hình.
TK 214: Hao mòn Tài sản cố định.
_ TK 21412: Hao mòn nhà cửa.
_ TK 21413: Hao mòn máy móc, thiết bị.
_ TK 21414: Hao mòn phơng tiện vận tải truyền dẫn.
_ TK 21415: Hao mòn thiết bị, dụng cụ quản ký.
_ TK 21417: Hao mòn giàn giáo cốp pha.
_ TK 21418: Hao mòn Tài sản cố định khác.
TK 009: Nguồn vốn khấu hao.
*Chứng từ sử dụng: