THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN DOANH NGHIỆP VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG I - HÀ NỘI

thực trạng công tác hạch toán doanh nghiệp
vật liệu tạI công ty công trình giao thông I -
Hà Nội
I- Đặc điểm quá trình hình thành sản xuất kinh doanh tại
công ty công trình giao thông I hà nội
1. Quá trình hình thành và phát triển tại công ty
Công ty công trình giao thông I Hà nội hiện nay, trớc đây là xí nghiệp
cầu đờng ngoại thành Hà nội. Đợc thành lập ngày 15/7/1965 là một doanh nghiệp
Nhà nớc thuộc nghành xây dựng cơ bản với nhiệm vụ chủ yếu là: xây dựng và sửa
chữa các công trình giao thông.
Quá trình hình thành và phát triển của công ty qua không ít thăng trầm: từ
khi thành lập cho đến năm 1990, trong giai đoạn này các công trình mà công ty
xây dựng đều nằm trong kế hoạch đợc giao hàng năm của Nhà nớc và đợc thực
hiện chủ yếu bằng nguồn vốn ngân sách Nhà nớc cấp. Trong giai đoạn này công
việc của công ty đa phần tập trung vào duy tu bảo dỡng các tuyến đờng thuộc
phạm vi ngoại thành Hà Nội
Từ năm 1990 cho đến nay, khi Nhà nớc chuyển đổi cơ chế quản lý kinh tế
từ tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng, với chi phối của các qyi
luật của nền kinh tế thị trờng và sự quản lý trên tầm vĩ mô của Nhà nóc. Để phù
hợp với tình hình đó, công ty công trình giao thôngI cũng chuyển đổi sang lĩnh
vực kinh doanh. Bên cạnh việc đảm nhận công việc duy tu sửa chữa trên công ty
còn tham gia đấu thầu các công trinhf ngoài, nâng cấp các đờng thuộc kế hoạch
của sở giao thông công chính đảm nhận việc khảo sát thiết kế. Cùng với việc
chuyển đổi lĩnh vực kinh doanh, công ty đồng thời đổi tên thành công ty công
trình giao thông I - Hà nội theo quyết định 1297 QĐ/UB ngày 27/3/1993 của Uỷ
ban nhân dân thành phố Hà Nội.
Để đứng vững trong nền kinh tế thị trờng và uy tín đối với Nhà nớc, công ty
không ngừng chú trọng đến chất lợng của từng công trình cải tiến kỹ thuật, nâng
cao trình độ của cán bộ công nhân viên chức, trang bị thêm máy móc thiết bị mới
để phục vụ cho những công trình có qui mô lớn, trình độ kỹ thuật cao nh dải thảm
bê tông nhựa ASFAN.

Đặc biệt từ năm 1995 đến nay, do xác định đợc hớng đi đúng đắn nên hoạt
động sản xuất kinh doanh của công ty phát triển mạnh mẽ, sản lợng không ngừng
tăng, nộp ngân sách cho Nhà nớc cũng tăng lên và đời sống cán bộ công nhân
viên của công ty đợc cải thiện rõ rệt.
Vợt lên mọi khó khăn để đứng vững trong nền kinh tế thị trờng nh hiện nay
của công ty là cả một sự cố gắng lớn của lãnh đạo công ty cũng nh toàn thể cán bộ
công nhân viên trong công ty.
Trong những năm gần đây công ty đã đạt đợc những thành tích sau:
Đơn vị tính: Triệu đồng
Chỉ tiêu 1999 2000
Tài sản cố định 4.272 4.972
Tài sản lu động
1.217 1.217
Doanh thu 13.910 29
Lãi 168 725
Nộp ngân sách Nhà nớc 859 1.100
Thu nhập bình quân CNV/ tháng 600 0.55
2. Công tác quản lý và đặc điểm vật liệu sử dụng tại công ty công
trình giao thông I -Hà nội
Công ty công trình giao thông I Hà Nội là một doanh nghiệp hoạt động trong
lĩnh vực xây dựng cơ bản với nhiệm vụ chủ yếu là sửa chữa và làm mới những con
đờng giao thông theo kế hoạch của Nhà nóc. Vì vậy vật liệu sử dụng tại công ty là
vật liệu của nghành xây dựng cơ bản. Chúng đa dạng về chủng loại, quy cách nh:
xi măng, đá, cát, sỏi, nhựa đờng... ngoài ra còn có những vật liệu và công cụ dụng
cụ khác nh: sơn, xăng dầu, củi, các loại phụ tùng thay thế. Do đó việc tổ chức
quản lý tình hình thu mua và sử dụng vật liệu là rất phức tạp đòi hỏi kế toán vật
liệu phải có trình độ chuyên môn và trách nhiệm trong công việc.
Trong giai đoạn hiện nay, vật liệu phục vụ cho nghành xây dựng cơ bản đợc
thị trờng cung cấp rất kịp thời, giá cả ít biến động. Ngoài ra Nhà nớc quy định giá
bán theo thông t 1216 và định mức cho một số mặt hàng nh xi măng, sắt thép...

Đây là điều kiện thuận lợi để công ty giảm bớt lợng dữ trữ vật liệu trong kho.
Nh vậy sẽ tạo điều kiện cho công ty sử dụng vốn có hiệu quả và giảm bớt đợc một
số chi phí nh: chi phí lu kho, lu bãi, chi phí vận chuyển bảo quản vật liệu.
Trong thực tế hoạt động sản xuất công ty, một phần lớn vật liệu mà công ty
sử dụng có khối lợng lớn, cồng kềnh không phù hợp với việc nhập kho nh: đá
xanh các loại, cát các loại, cấu kiện bê tông... đối với những loại này công ty công
trình giao thông I đã vận dụng linh hoạt là căn cứ vào hạn mức vật liệu đợc duyệt
để tiến hành mua và đổ tại chân công trình ( nơi sản xuất ) mà không qua nhập
kho. Đối với những công trình có quy mô lớn thì bộ phận vật t sẽ trực tiếp mua vật
t đổ tại chân công trình và hoàn tất các thủ tục về nhập xuất vật t. Còn đối với
công trình có qui mô nhỏ thì đội sản xuất sẽ đứng ra mua vật liệu, sau đó chuyển
hoá đơn chứng từ xuống phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán, hầu hết tiền
mua vật t đều đợc phòng tài vụ thanh toán bằng ngân phiếu, séc hoặc tiền mặt.
Tại Công ty Công trình giao thông I Hà Nội, vật t phục vụ cho quá trình sản
xuất chủ yếu là xuất thẳng đến chân công trình chỉ có nhựa đờng đợc Công ty mua
về nhâp kho để phục vụ cho công tác duy tu bảo dỡng thờng xuyên. Nhựa đờng
thờng đợc nhập vàp kho của 3 đội duy tu là: kho Sài Đồng-Gia Lâm, kho Đông
Anh và kho Sóc Sơn.
Nguồn cung cấp vật liệu cho Công ty là những bạn hàng có quan hệ từ lâu
năm nh: xí nghiệp khai thác đá, các công ty vật liệu xây dựng... vì vậy việc cung
cấp vật liệu cho Công ty là rất kịp thời, đảm bảo cho quá trình sản xuất của công
ty không bị gián đoạn, hoàn thành công trình theo đúng tiến độ thi công và đúng
kế hoạch đặt ra.
Công ty công trình giao thông I là một doanh nghiệp Nhà nớc, chủ yếu
làm các công trình giao thông do Nhà nớc giao ( chỉ định thầu ) và những công
trình do công ty trúng thầu ( nhng vẫn là những công trình của Nhà nớc ). Do
vậy việc sử dụng vật liệu công cụ dụng cụ của công ty phải tuân theo các định
mức số1242 và bảng giá vật liệu xây dựng của Bộ xây dựng
Bảng số 1
Bảng giá vật liệu xây dựng áp dụng từ 1/10/1996 theo 1216

STT Loại vật liệu, vật t và
trang thiết bị
Đơn vị
tính
Giá tại hiện tr-
ờng xây lắp
Ghi chú
1 2 3 4 5
Cát đen đổ
nền
Cụ ly
< 7km
< 10km
< 13km
> 13km
Xi măng
Hoàng Thạch
Xi măng Bỉm
Sơn
Xi măng
trắng Hải
Phòng
Xi măng
trắng Trung
Quốc
Nhựa đờng
Cát vàng
Gạch đặc t
nhân
Dầu Diezel

Dầu DHO
M
3
Tấn
Tấn
Tấn
Tấn
Tấn
M
3
1000v
lít
lít
17.350
18.630
20.690
25.000
805.000
800.000
1.469.000
1.669.000
3.000.000
59.500
270.000
3.700
10.000

Căn cứ vào bảng định mức trên, ta lập phiếu xuất kho theo định mức sau:
Bảng số 3
Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội

Phiếu xuất kho theo hạn mức
Bộ phận sử dụng : Đội Gia Lâm - Duy tu địa phong tháng 6/2000
Đối tợng sử dụng: Vá ổ gà 10 cm nhựa 5,5: 2000m
2
Xuát tại kho:
Số phiếu: 01
SốTT Tên quy cách vật t Đơn vị tính Mã vật t Hạn mức đ-
ợc duyệt
Số lợng thực
xuất
Nhựa đờng
Đá dăm tiêu chuẩn
Đá 2x4
Đá 1x2
Đá 0,5x1
Củi
Diezel
Dầu phụ
kg
m
3
m
3
m
3
m
3
kg
lít
lít

6.507,5
218,8
5.86
28,2
24,3
5.086,2
250
10
11.770
263,8
7,2
47,4
44
9.200
Bảng số 4
Công ty Công trình
Giao thông I Hà Nội Phiếu xuất kho
Tên ngời nhập : Ông An đội Gia Lâm Ngày 15 tháng 6 năm 2000
Lý do xuất : Duy tu tháng 6/2000
Số phiếu : 10
Xuất tại kho : Sài Đồng-theo hạn mức 01
SốTT Tên hàng Đơn vị tính Số lợng thực
xuất
Đơn giá Thành tiền
1 Nhựa đờng
Singapo
Kg 11.770
Ngời nhận Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký tên) (ký tên) (ký tên) (ký tên)
II- Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công

ty Công trình Giao thông I Hà Nội:
1. Một số vấn đề về công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu tại
Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội:
1.1.Phân loại vật liệu:
Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội phân loại vật liệu căn cứ vào nội
dung kinh tế và chức năng của vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh doanh.
Theo cách phân loại này bao gồm:
Vật liệu chính: vật liệu chính mà công ty sử dụng là nhựa đờng, đá xanh các
loại, xi măng các loại, đất cấp phối và cấu kiện bê tông. Trong đó đất cấp phối là
loại đất lẫn đá đợc dùng để làm nền cho những con đờng mà Công ty đang thi
công. Còn cấu kiện bê tông là loại bê tông đúc sẵn thờng làm vỉa đờng và nắp
cống.
Vật liệu phụ gồm có: sơn kẻ đờng,vôi, dầu bôi trơn máy móc.
Nhiên liệu phụ gồm có: xăng các loại, dầu, diezel.
Phụ tùng thay thế gồm có: chi tiết máy móc thi
Bảng số 5:
Mục lục vật t
Số TT Số thẻ kho Tên quy cách vật t Đơn vị tính
1
2
1
2
1
2
1
!521-Vật liệu chính
Nhựa đờng Singapo
Đá 4x6
Đá 2x4
Đá 1x2

Đá 1x0,5
..............
1522-Vật liệu phụ
Sơn
Dầu bôi trơn
..............
1523-Nhiên liệu
Xăng
Dầu diezel
..............
1524-Phụ tùng thay thế
Phụ tùng máy móc
kg
m
3
m
3
m
3
m
3
kg
lít
lít
lít

1.2. Đánh giá vật liệu:
1.2.1 Đánh giá vật liệu theo giá thực tế nhập kho.
Vật liệu ở Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội chủ yếu là mua ngoài,
Công ty không tự gia công chế biến đợc vật liệu để phục vụ cho sản xuất của

mình. Đồng thời Công ty cũng không có đội xe để vận chuyển vật t mua về. Do
vậy khi mua vật t với số lợng lớn và vật t này không qua nhập kho mà đổ tại chân
công trình (nơi đơn vị đang thi công) thì chi phí vận chuyển từ nơi cung cấp đến
chân công trình là hoàn toàn do nơi cung cấp chịu, thờng thì chi phí này đợc cộng
luôn vào giá mua. Ngoài ra khi công ty mua nhựa đờng và cấu kiện bê tông thì
ngoài giá bán, Công ty còn chịu thêm chi phí vận chuyển bốc dỡ. Nh vậy đối với
nhựa đờng và cấu kiện bê tông thì giá thực té nhập kho bao gồm giá mua ghi trên
hoá đơn cộng chi phí vận chuyển bốc dỡ.
Ví dụ: theo hoá đơn số54232 ngày10/ 6/ 2000. Công ty mua của Công ty
Thiết bị vật t Bộ Giao thông gồm:100.000 kg nhựa đờng giá bán ghi trên hoá đơn
là 300 triệu đồng( cha có thuế VAT)
Theo phiếu chi số188 ngày 15/ 6/ 2000 ở tài khoản tiền mặt trả tiền bốc xếp
số nhựa trên vào kho Sài Đồng là: 12.000.000đ.
Do đó giá mua thực tế của 100 kg nhựa đờng là:
300.000.000 + 12.000.000 = 312.000.000đ
Nếu về đến kho mà bộ phận kiểm nghiệm vật t xác định là không bị mất mát
hao hụt gì thì đây chính là giá thực tế nhập kho.
1.2.2. Giá thực tế vật liệu xuất kho:
Tại Công ty Công trình Giao thông I Hà Nội, vật t xuất kho đợc tính theo giá
bình quân gia quyền. Kế toán căn cứ vào sổ chi tiết của từng loại vật liệu để xác
định giá thực tế của vật liệu xuất kho.
Theo phơng pháp này giá thực tế vật t xuất kho đợc xác định theo công thức
sau:
Giá thực tế vật
liệu xuất kho
trong tháng
=
Giá thực tế vật
liệu tồn đầu tháng
+

Giá thực tế
vật liệu nhập
trong tháng
x
Số lợng xuất kho
vật liệu trong
tháng
Số lợng vật liệu
tồn đầu tháng
+
Số lợng vật
liệu nhập
trong tháng
Trong thực tế, do đặc điểm sản xuất của Công ty nên Công ty chỉ nhập vật
liệu chính là giá là nhựa đờng còn các loại vật liệu khác mua về không qua nhập
kho mà đổ tại chân công trình. Vì vậy đối với các loại vật liệu này giá thực tế xuất
chính là giá thực tế nhập. Còn nhựa đờng Công ty mua về và làm thủ tục nhập
kho, sau đó phân bổ cho các đối tợng sử dụng. Do đó loại vật liệu này cần phải
xác định giá thực tế nhập kho.
Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 10 ngày 15/ 6/ 2000 xuất cho Ông An đội Gia
Lâm (xem bảng số 4) 11.770 kg nhựa đờng phục vụ cho việc duy tu tháng 6/2000,
kế toán căn cứ vào giá trị thực tế vào số lợng tồn kho đầu tháng, số nhập trong
tháng của nhựa đờng trong sổ chi tiết vật liệu thì giá thực tế nhựa dờng xuất kho
đợc xác định nh sau:
78.875.000 + 312.000.000
x 11.770 = 35.529.000
27.500 + 100.000
1.3. Trình tự hạch toán nguyên liệu, vật liệu:
1.3.1. Thủ thục nhập kho vật liệu
Khi Công ty đợc Nhà nớc giao hoặc Công ty trúng thầu các công trình giao

thông thì bộ phận kế hoạch sẽ lên kế hoạch đồng thời lập dự toán cho công trình.
Khi công trình chuẩn bị thi công theo yêu cầu của thiết kế thì bộ phận kỹ thuật
dựa vào dự toán công trình để bóc tách vật t theo định mức đã đợc xây dựng. Sau
đó bộ phận vật t dựa vào hạn mức công trình làm giấy xin mua vật t trình lên giám
đốc duyệt, nếu đợc giám đốc chấp nhận thì sẽ cử ngời đi mua.
Thờng thì khi mua vật t công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với bên cung
cấp vật t. Trong trờng hợp này các bên sẽ soạn thảo các điều khoản qui định quyền
lợi và nghĩa vụ của các bên. Chẳng hạn bên cung cấp vật t phải đảm bảo về số l-
ợng, chất lợng, quy cách mẫu mã, chủng loại, các quy trình quy phạm về kỹ thuật,
phải cung cấp đúng thời hạn. Còn đối với bên mua vật t phải đảm bảo thanh toán
tiền vật t đầy đủ, đúng thời hạn và đúng phơng thức thanh toán mà hai bên đã thoả
thuận với nhau.
Trong trờng hợp vật t mua ngoài về nhng không nhập kho mà chuyển thẳng
đến chân công trình thì bộ phận giám sát kỹ thuật và ban chỉ huy đội sẽ kiểm tra
và tiếp nhận. Còn riêng đối với thảm bê tông ASFAN phải qua bộ phận kiểm định
chất lợng.
Đối với vật liệu nhập kho khi tiến hành nhập kho bộ phận vật t phải lập và
ký vào 3 liên phiếu nhập kho vật t, sau đó chuyển cho thủ kho ký và đa vật t vào
kho. Trong 3 liên phiếu nhập kho, 1 liên lu lại bộ phận vật t, 1 liên thủ kho giữ
làm căn cứ ghi thẻ kho, theo định kỳ thủ kho mang lên phòng kế toán hoặc kế
toán xuống lấy, 1 liên còn lại cùng với hoá đơn mua vật t và giấy đề nghị thanh
toán cho ngời bán đợc chuyển đến phòng kế toán. Kế toán kiểm tra tính hợp lý,
hợp lệ của các chứng từ để thanh toán cho ngời bán. Khi nhận đợc phiếu nhập kho
từ thủ kho gửi lên kế toán vật t sẽ phản ánh vào sổ chi tiết vật liệu.
Bảng số 6
Công ty Công trình
Giao thông I Hà Nội Phiếu nhập kho
Tên ngời nhập: Ông Bảo Ngày12 tháng 6năm 2000
Nhập vào kho : Sài Đồng Gia Lâm Hoá đơn số: 54232
Số phiếu : 05

Số TT Tên hàng
Mã
số
Đơn vị
tính
Số lợng
Đơn giá Thành tiền
Theo chứng từ Thực nhập
A B C D 1 2 3 4
1 Nhựa đờng
singapo
kg 100.000 3.000 300.000.000
Cộng
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho
(Ký tên ) ( Ký tên) ( Ký tên )
1.3.2. Thủ tục xuất kho vật liệu:
Nh trên đã nói công ty công trình giao thông I Hà Nội chỉ nhập kho nhựa
đờng còn các vật liệu khác xuất thẳng đến chân công trình không qua nhập
kho. Khi xuất kho cho các đối tợng sử dụng, bộ phận vật t viết phiếu xuất kho
theo hạn mức vật t. Đối với vật t đổ tại chân công trình thì bộ phận vật t lập
phiếu xuất xuất kho cùng một lúc. Phiếu xuất kho đợc lập thành 2 liên.