Lý luận chung về kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong các doanh nghiệp hiện nay

Lý luận chung về kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh
toán tiền hàng trong các doanh nghiệp hiện nay
1.1 Đặc điểm về hàng hoá trong doanh nghiệp thơng mại
"Thơng mại" theo luật thơng mại Việt Nam( đợc quốc hội khoá IV, kỳ họp
thứ 11 thông qua ngày10/05/1997) là hành vi mua bán hàng hoá, dịch vụ nhằm
mục đích sinh lời hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội.
Hàng hoá trong DNTM tồn tại dới hình thức vật chất, là sản phẩm của lao
động, có thể thoả mãn một nhu cầu nào đó của con ngời, đợc thực hiện thông qua
mua bán trên thị trờng. Nói cách khác hàng hoá ở DNTM là những hàng hoá, vật
t... mà doanh nghiệp mua vào để bán ra phục vụ nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của
xã hội.
Hàng hoá trong DNTM có những đặc điểm sau:
- Hàng hoá rất đa dạng và phong phú: sản xuất không ngừng phát triển, nhu
cầu tiêu dùng luôn biến đổi và có xu hớng ngày càng tăng dẫn đến hàng hoá ngày
càng đa dạng, phong phú và nhiều chủng loại.
- Hàng hoá có đặc tính lý, hoá, sinh học, mỗi loại hàng hoá có đặc tính lý;
hoá; sinh học riêng. Những đặc tính này có ảnh hởng đến số lợng, chất lợng hàng
hoá trong quá trình thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản và bán ra.
- Hàng hoá luôn thay đổi về chất lợng, mẫu mã, thông số kỹ thuật...
- Trong lu thông, hàng hoá thay đổi quyền sở hữu nhng cha đa vào sử dụng.
Khi kết thúc quá trình lu thông, hàng hoá mới đợc đa vào sử dụng để đáp ứng nhu
cầu tiêu dùng hay sản xuất.
Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các DNTM. Nghiệp vụ lu chuyển
hàng hoá với các quá trình: mua- nhập hàng, dự trữ bảo quản hàng hoá, bán hàng
là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản trong DNTM. Vốn dự trữ hàng hoá chiếm tỷ trọng
lớn trong tổng vốn lu động của doanh nghiệp( 80%- 90%). Vốn lu động của doanh
nghiệp không ngừng vận động qua các giai đoạn của chu kỳ sản xuất là: dự trữ,
sản xuất và lu thông. Quá trình này diễn ra lặp đi lặp lại không ngừng gọi là sự
tuần hoàn và chu chuyển của vốn lu động.
- Mua hàng: là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lu chuyển hàng hoá tại các
doanh nghiệp kinh doanh thơng mại, là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ

vốn tiền tệ sang vốn hàng hoá.
-Bán hàng: là giai đoạn cuối cùng, kết thúc quá trình lu thông hàng hoá, sự
chuyển vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn tiền tệ.
- Bảo quản và dự trữ hàng hoá: là khâu trung gian của lu thông hàng hoá.
Hàng hoá vận động từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng. Để quá trình kinh
doanh diễn ra bình thờng, các doanh nghiệp phải có kế hoạch dự trữ hàng hoá một
cách hợp lý.
Có thể khẳng định rằng hàng hoá có một vị trí quan trọng trong hoạt động
kinh doanh của các DNTM. Do đó, việc tập trung quản lý hàng hóa một cách chặt
chẽ ở tất cả các khâu từ thu mua, dự trữ đến tiêu thụ, trên tất cả các mặt: số lợng,
chất lợng, chủng loại giá cả... là cần thiết và có ý nghĩa quan trọng trong việc tiết
kiệm chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản, xác định giá vốn hàng bán, giá bán
hàng hoá, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Kế toán hàng hoá là công cụ quan trọng và không thể thiếu của quản lý hàng
hoá cả về mặt hiện vật và giá trị nhằm đáp ứng kịp thời, đầy đủ nhu cầu của xã
hội, ngăn ngừa, hạn chế đến mức thấp nhất những mất mát, hao hụt hàng hoá
trong các khâu của quá trình kinh doanh thơng mại từ đó làm tăng lợi nhuận của
doanh nghiệp.
1.2 Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng, thanh toán tiền hàng và nhiệm vụ
kế toán
1.2.1 Hàng mua và phạm vi hạch toán hàng mua
Chức năng chủ yếu của doanh nghiệp thơng mại là tổ chức lu thông hàng
hoá, đa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Hàng hoá là hàng mua của
doanh nghiệp của doanh nghiệp khi doanh nghiệp chấp nhận thanh toán cho ngời
bán và phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Hàng hoá phải thông qua hành vi mua bán và theo một thể thức thanh toán
nhất định, là cơ sở của việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá và tiền tệ.
- Hàng hoá phải có sự chuyển quyền sở hữu tức là doanh nghiệp mất quyền
sở hữu về tiền tệ và đợc quyền sở hữu về hàng hoá.
- Hàng hoá mua vào phải với mục đích là bán ra hoặc mua vào để gia công

sau đó bán ra.
Đối với hình thức nhập khẩu, những hàng hoá đợc coi là hàng nhập khẩu:
- Hàng mua của nớc ngoài gồm máy móc, thiết bị, t liệu lao động, hàng tiêu
dùng, dịch vụ khác căn cứ cào những hợp đồng nhập khẩu mà các doanh nghiệp
nớc ta đã ký kết với các doanh nghiệp hay các tổ chức kinh tế nớc ngoài.
- Hàng nớc ngoài đa vào hội chợ triển lãm ở nớc ta sau đó bán lại cho các
doanh nghiệp Việt Nam và thanh toán bằng ngoại tệ.
- Hàng hoá nớc ngoài viện trợ cho nớc ta trên cơ sở các hiệp định, các nghị
định th giữa chính phủ nớc ta với chính phủ các nớc, thực hiện thông qua các
doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu.
1.2.2 Các phơng thức mua hàng và thanh toán tiền hàng
1.2.2.1 Các phơng thức mua hàng
Khi tiến hành mua hàng doanh nghiệp có thể thực hiện theo các phơng thức
sau:
- Mua hàng theo phơng thức trực tiếp
Doanh nghiệp khi mua hàng cử cán bộ nghiệp vụ của mình đến kho của ngời
bán để lấy hàng. Sau khi nhận hàng và ký vào chứng từ thì hàng hoá đó đã đợc xác
định là hàng mua của doanh nghiệp, nó đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp
và doanh nghiệp phải có trách nhiệm tổ chức vận chuyển, bảo quản hàng hoá đó
về kho của mình. Mọi sự mất mát, thiếu hụt, h hỏng của hàng hoá đều thuộc trách
nhiệm của doanh nghiệp
- Mua hàng theo phơng thức chuyển hàng
Khi mua hàng doanh nghiệp căn cứ vào hợp đồmg đã quy định trớc để xác
định địa điểm đến nhận hàng và ngời bán sẽ chuyển hàng hoá đến địa điểm đó và
doanh nghiệp cử cán bộ của mình đến địa điểm đó để nhận hàng.Tại đây sau khi
nhận hàng và ký vào chứng từ thì hàng hoá đó mới thuộc quyền sở hữu của doanh
nghiệp.
1.2.2.2 Các phơng thức thanh toán tiền hàng
- Trả tiền ngay:theo phơng thức này khi doanh nghiệp nhận quyền sở hữu về
hàng hoá thì mất quyền sở hữu về tiền tệ.

- Trả chậm: theo phơng thức này khi nhận quyền sở hữu về hàng hoá doanh
nghiệp cha mất quyền sở hữu về tiền tệ mà phải có trách nhiệm thanh toán cho
ngời bán, nó tuỳ thuộc vào từng hợp đồng cụ thể mà thời gian đó dài hay ngắn
khác nhau.Trong thời gian đó nếu doanh nghiệp thanh toán tiền hàng sớm thì có
thể đợc ngời bán chiết giảm cho một khoản do thanh toán sớm.
1.2.3 Giá cả hàng mua
Hàng hoá mua vào đợc hạch toán theo giá thực tế. Giá thực tế của hàng mua
đợc xác định phù hợp với từng phơng pháp tính thuế giá trị gia tăng đợc áp dụng
tại doanh nghiệp.
- Đối với doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng
pháp khấu trừ thuế thì giá thực tế hàng hoá mua vào là giá không có thuế giá trị
gia tăng đầu vào.
Trị giá
thực tế
của hàng
nhập kho
=
Giá mua
ghi trên
hoá đơn
cha thuế
+
Chi
phí thu
mua
_
Chiết khấu Th-
ơng mại, giảm
giá hàng mua đ-
ợc hởng

+
Thuế
nhập
khẩu
(TTĐB)
- Đối với doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng
pháp tính trực tiếp trên giá trị gia tăng và những doanh nghiệp không thuộc đối t-
ợng chịu thuế gia trị gia tăng thì giá thực tế hàng hóa mua vào là giá bao gồm cả
thuế giá trị gia tăng đầu vào.
Trị giá
thực tế
của hàng
nhập kho
=
Giá mua
ghi trên
hoá đơn
cha thuế
+
Chi
phí thu
mua
_
Chiết khấu thơng
mại, giảm giá
hàng mua đợc h-
ởng
+
Thuế
nhập

khẩu
(TTĐB)
Trong đó:
Giá mua của hàng hoá là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho ngời bán theo
hợp đồng.
Chi phí mua hàng bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hoá, chi phí
bảo hiểm, tiền thuê kho thuê bãi, bảo quản hàng hoá trong quá trình mua hàng,
chi phí hao hụt tự nhiên trong khâu mua, hoa hồng đại lý trong khâu mua. Trờng
hợp hàng mua về có bao bì đi cùng hàng hoá tính giá riêng thì trị giá bao bì phải
đợc bóc tách và theo dõi riêng.
1.2.4 Nhiệm vụ kế toán
Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng có vai trò quan trọng
trong quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là cơ sở đầu tiên cung cấp cho các
nghiệp vụ kế toán sau này.Để tổ chức tốt kế toán nghiệp vụ mua hàng, kế toán
mua hàng trong doanh nghiệp có những nhiệm vụ sau:
- Theo dõi, ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình mua
hàng về số lợng, kết cấu, chủng loại, quy cách và giá cả hàng mua và thời điểm
mua hàng.
- Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng theo
từng nguồn hàng, từng ngời cung cấp và theo từng đơn đặt hàng hoặc hợp đồng,
tình hình thanh toán với ngời cung cấp.
- Cung cấp thông tin kịp thời tình hình mua hàng và thanh toán tiền hàng cho
chủ doanh nghiệp và cán bộ quản lý làm căn cứ cho đề xuất những quyết định
trong chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
1.3 Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng theo hệ thống
kế toán hiện hành
1.3.1 Hạch toán ban đầu
Hạch toán ban đầu là quá trình theo dõi, ghi chép hệ thống hoá các nghiệp
kinh tế trên chứng từ làm cơ sở cho việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết.
Đối với nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng thì việc tổ chức hạch toán

ban đầu chính là tổ chức hợp lý hệ thống chứng từ mua hàng và thanh toán cũng
nh sự luôn chuyển của chúng.
Các chứng từ đợc lập chủ yếu trong quá trình mua hàng và thanh toán tiền
hàng bao gồm:
* Hoá đơn GTGT do bên bán lập, trong đó phải ghi rõ giá bán cha có thuế
GTGT, các khoản phụ thu và phí tính thêm ngoài giá bán nếu có, thuúe GTGT và
tổng giá thanh toán.
* Nếu mua hàng của cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo
phơng pháp tính trực tiếp hoặc cơ sở kinh doanh không thuộc đối tợng nộp thuế
GTGT thì chứng từ mua hàng là hoá đơn bán hàng hoặc phiếu xuất kho kiêm hoá
đơn bán hàng do bên bán lập.
* Nếu mua hàng ở thị trờng thì chứng từ mua hàng là bảng kê mua hàng do
cán bộ mua hàng là bảng kê mua hàng do cán bộ mua hàng lập và phải ghi rõ tên
địa chỉ ngời bán, số lợng, đơn giá mua của từng mặt hàng và tổng giá thanh toán.
* Phiếu nhập kho: phản ánh số lợng và trị giá hàng thực nhập kho làm căn cứ
ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng và xác định trách nhiệm vật chất với ngời có
liên quan, là cơ sở ghi sổ kế toán.
* Biên bản kiểm nhận hàng hoá đợc sử dụng trong trờng hợp phát sinh hàng
thừa, thiếu trong quá trình mua hàng.
Ngoài ra trong quá trình thanh toán tiền hàng kế toán còn sử dụng các chứng
từ liên quan sau:
* Giấy báo nợ của ngân hàng.
* Phiếu chi.
* Giấy thanh toán tiền tạm ứng.
* Chứng từ nộp thuế ở khâu mua.