TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG

Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN
TẠI CÔNG TY THUỐC LÁ THĂNG LONG.
2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long.
2.1.1. Mô hình bộ máy kế toán.
Bộ máy kế toán của Công ty Thuốc lá Thăng Long được tổ chức theo
mô hình kế toán tập trung. Phòng kế toán của Công ty thực hiện toàn bộ
công tác kế toán từ thu nhận chứng từ, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống
báo cáo phân tích và tổng hợp của Công ty. Các PX không hạch toán riêng.
2.1.2. Tổ chức nhân sự trong bộ máy kế toán
2.1.2.1.Sơ đồ bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.1- Bộ máy kế toán tập trung
Kế toán
TM, Phải thu khác,
Phải trả khác
Thống kê PX
Kế toán
Phải trả, XDCB
Kế toán
TGNH,
Vật tư
cơ khí
Kế toán Phải thu KH, Nguyên liệu
Kế toán
Tiền Lương, Thành phẩm
TSCĐ
Kế toán Tạm ứng, Vật liệu sản xuất
Kế toán Chi phí
Giá thành, Doanh thu, Thuế
Trưởng phòng
- Kế toán Tổng hợp

Đoàn Thị Hà Thư –Kiểmtoán 46 B
11
Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long
2.1.2.2. Trách nhiệm và quyền hạn các thành viên phòng Tài chính - Kế toán
Phòng Tài chính-Kế toán bao gồm 9 thành viên: Trưởng phòng, Phó
phòng, 6 kế toán viên và 1 thủ quỹ, trong đó trách nhiệm và quyền hạn các
thành viên được quy định như sau:
2.1.2.2.1. Trưởng phòng:
- Chịu trách nhiệm trước GĐ mọi hoạt động của phòng cũng như các hoạt
động khác của nhà máy có liên quan tới công tác tài chính của nhà máy.
- Tổ chức công tác kế toán, thống kê trong nhà máy phù hợp với chế độ
quản lí của nhà nước.
- Kế toán tổng hợp, vốn kinh doanh, các quỹ xí nghiệp.
- Tổ chức công tác kiểm kê định kì theo quy định.
- Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, giám sát phần nghiệp vụ đối với cán bộ
thống kê, kế toán các đơn vị trong nhà máy.
2.1.2.2.2. Phó phòng:
- Giúp việc cho trưởng phòng, thay mặt trưởng phòng giải quyết các
công việc khi trưởng phòng đi vắng.
- Trực tiếp làm các phần việc:
+ Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành.
+ Kế toán tiêu thụ, xác định kết quả kinh doanh,
+ Kế toán các khoản thanh toán với ngân sách nhà nước.
+ Kế toán khoản kinh phí trích nộp cho tổng công ty.
2.1.2.2.3. Kế toán vật liệu sản xuất, thanh toán các khoản tạm ứng.
- Theo dõi tình hình nhâp-xuât-tồn kho các loại vật liệu trong nhà máy
- Thực hiện việc kiểm kê định kì theo quy định của nhà nước.
- Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi thanh toán các
khoản tạm ứng.
- Theo dõi chi tiết các khoản tạm ứng.

2.1.2.2.4. Kế toán tiền mặt và các khoản phải thu, phải trả khác.
- Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trước khi lập phiếu thu, chi.
Đoàn Thị Hà Thư –Kiểmtoán 46 B
22
Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long
- Cùng với thủ quỹ kiểm tra đối chiếu số dư tồn quỹ sổ sách và thực tế.
- Theo dõi chi tiết các khoản phải thu, phải trả khác.
2.1.2.2.5. Kế toán tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, Thành phẩm và TSCĐ.
- Theo dõi tài sản cố định, giá trị hao mòn, giá trị còn lại của đối tượng
sử dụng. Thực hiện việc kiểm kê đánh giá lại tài sản cố định theo quy định.
- Thanh toán tiền lương, thưởng, các khoản phụ cấp cho các đơn vị và
thanh toán BHXH, BHYT cho người lao động theo quy định.
- Theo dõi việc trích lập và sử dụng quỹ lương của nhà máy.
- Thanh toán các khoản thu, chi của công đoàn.
- Theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn kho thành phẩm về mặt số lượng.
- Thực hiện việc kiểm kê kho thành phẩm hàng tháng.
2.1.2.2.6. Kế toán thanh toán với người mua và kế toán nguyên liệu chính.
- Theo dõi chi tiết từng khách hàng mua về số lượng hàng, giá trị tiền
hàng cũng như thời gian thanh toán và công nợ của từng khách hàng.
- Theo dõi các hợp đồng thế chấp, bảo lãnh, các giấy tờ có giá trị như
tiền... để thực hiện mua hàng thanh toán chậm của các khách hàng.
- Kiểm tra các khoản thanh toán (nếu có) cho khách hàng.
- Theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn kho nguyên liệu và thực hiện kiểm kê
theo quyết định.
2.1.2.2.7. Kế toán tiền gửi ngân hàng, kế toán vật tư cơ khí và vật liệu xây dựng.
- Giao dịch với ngân hàng về các khoản thanh toán qua ngân hàng của
nhà máy làm các thủ tục cho vay ngân hàng và theo dõi trả nợ tiền vay.
- Theo dõi nhâp - xuất - tồn kho vật liệu xây dựng, các loại vật tư cơ khí.
2.1.2.2.8. Kế toán thanh toán với người bán, kế toán xây dựng cơ bản.
- Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ trước khi thanh toán.

- Theo dõi các khoản công nợ với người bán.
- Kiểm tra các dự toán, thanh quyết toán các công trình và các hạng mục
công trình về xây dựng cơ bản đảm bảo nguyên tắc thủ tục, trình tự về xây
dựng cơ bản theo đúng quy định của nhà nước.
Đoàn Thị Hà Thư –Kiểmtoán 46 B
33
Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long
2.1.2.2.9. Thủ quỹ.
- Chịu trách nhiệm trong công tác thu, chi tiền mặt và tồn quỹ của nhà máy.
- Thực hiện việc kiểm kê đột xuất hoặc định kì theo quy định.
- Quản lí các hồ sơ gốc của tài sản thế chấp, bảo lãnh, các giấy tờ có giá trị như
tiền (kì phiếu, tín phiếu, sổ tiết kiệm...) và các khoản kí quỹ bằng vàng của các hợp
đồng thế chấp bảo lãnh mua hàng thanh toán chậm của các khách hàng.
2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán chung tại Công ty Thuốc lá
Thăng Long.
2.2.1. Luật và chế độ kế toán áp dụng tại Công ty.
Công ty Thuốc lá Thăng Long thực hiện công tác hạch toán kế toán theo
Luật Kế toán Việt Nam và áp dụng Chế độ kế toán theo quyết định
15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006.
Công ty áp dụng một số chính sách kế toán sau:
- Phương pháp hạch toán ngoại tệ : bình quân cả kì dự trữ.
- Phương pháp quản lí hàng tồn kho : kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho : bình quân cả kì dữ trữ.
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ : phương pháp đường thẳng.
2.2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long.
2.2.2.1. Hệ thống chứng từ kế toán.
Trên cơ sở danh mục chứng từ được ban hành theo quyết định
15/2006/QĐ-BTC, Công ty Thuốc lá Thăng Long đã xây dựng cho mình hệ
thống chứng từ theo đúng 5 chỉ tiêu: Lao động - tiền lương, Hàng tồn kho,
Bán hàng, Tiền tệ và TSCĐ. Trong đó, biểu mẫu các chứng từ của Công ty,

về cơ bản, đều tuân theo biểu mẫu chứng từ chuẩn của Quyết định 15,
nhưng một số chi tiết trong bản chứng từ đã được thiết kế lại cho phù hợp
với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty.
2.2.2.2. Hệ thống tài khoản kế toán
Dựa trên hệ thống tài khoản ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC,
Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam đã xây dựng hệ thống tài khoản áp dụng
Đoàn Thị Hà Thư –Kiểmtoán 46 B
44
Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long
chung cho tất cả các Công ty thành viên. Trên cơ sở đó, Công ty Thuốc lá
Thăng Long đã lựa chọn và sử dụng những tài khoản phù hợp với điều kiện
và các phương pháp kế toán đã lựa chọn (chi tiết tại phụ lục 2).
 Loại 1: Tài sản ngắn hạn.
Công ty sử dụng đầy đủ các tài khoản loại 1 được quyết định
15/2006/QĐ-BTC trừ tài khoản 158 “Hàng hoá kho bảo thuế”. Các tài khoản
khác đều được chi tiết thành tài khoản cấp 2 theo quy định của Bộ và Tổng
Công ty Thuốc lá Việt Nam để phù hợp với yêu cầu quản lý tại Công ty.
Đặc biệt, do đặc điểm của Công ty là doanh nghiệp sản xuất và có hệ
thống khách hàng rộng lớn nên hạng mục Phải thu và Hàng tồn kho vô cùng
phong phú và phức tạp.Vì vậy, các tài khoản thuộc 2 hạng mục này đều
được chi tiết đến tài khoản cấp 3 để tiện theo dõi và xử lý khi có sự kiện bất
thường xảy ra.
 Loại 2: Tài sản dài hạn.
Công ty sử dụng đầy đủ các tài khoản loại 2 đã quy định theo quy định của
Bộ Tài chính. Bên cạnh đó, do đòi hỏi của công tác quản lý, tài khoản Hao mòn
TSCĐ, các tài khoản Đầu tư và XDCB đều được chi tiết hoá đến tài khoản cấp 3.
 Loại 3: Nợ phải trả
Trong các tài khoản loại 3 quy định trong Quyết định 15/2006/QĐ-
BTC, Công ty không sử dụng các tài khoản sau:
- Tài khoản 343 “Trái phiếu phát hành”.

- Tài khoản 352 “Dự phòng phải trả”.
Các tài khoản khác đều được chi tiết thành tài khoản cấp 2 theo quy
định. Một số tài khoản được chi tiết thêm tài khoản cấp 2 và cấp 3 để thuận
tiện cho công tác quản lý như các tài khoản 311, 315, 331, 338, 341, 342…
 Loại 4: Vốn chủ sở hữu
Nhìn chung, các tài khoản loại 4 theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC
đều đựơc sử dụng tại Công ty. Ngoài ra, các tài khoản đòi hỏi sự theo dõi đặc
biệt đều được Công ty chi tiết hoá thành tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3, như tài
Đoàn Thị Hà Thư –Kiểmtoán 46 B
55
Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long
khoản “Lợi nhuận chưa phân phối” và “Nguồn kinh phí sự nghiệp”.
 Loại 5: Doanh thu
Nhận thức được tầm quan trọng của doanh thu đối với doanh nhiệp và
nhiệm vụ phải theo dõi chặt chẽ các tài khoản thuộc loại này, Công ty đã xây
dựng các tài khoản Doanh thu chi tiết theo hoạt động phát sinh doanh thu.
 Loại 6: Chi phí sản xuất kinh doanh.
Chi phí là yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp, quyết định mức giá thành, giá bán sản phẩm cũng như các
chỉ tiêu lợi nhuận trước thuế, mức thuế phải nộp và lợi nhuận sau thuế.
Đánh giá đúng vai trò đó, các tài khoản Chi phí và Giá vốn của Công
ty đều được chi tiết theo hoạt động phát sinh chi phí, tạo điều kiện thuận lợi
cho công tác quản lý chi phí tại Công ty.
 Loại 7: Thu nhập khác
Giống như các tài khoản doanh thu, tài khoản 711 “Thu nhập khác” cũng
được chi tiết thành tài khoản cấp 2 theo hoạt động phát sinh doanh thu.
 Loại 8: Chi phí khác
Tài khoản 811 “Chi phí khác” của Công ty cũng được chi tiết thành
các tài khoản cấp 2 theo hoạt động phát sinh.
 Loại 9: Xác định kết quả kinh doanh

Tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” được chi tiết thành 3 tài
khoản cấp 2 là:
- Tài khoản 9111 “Xác định kết quả SXKD”
- Tài khoản 9112 “Kết quả hoạt động tài chính”
- Tài khoản 9113 “Kết quả hoạt động khác”.
Từ các tài khoản cấp 2 này, Công ty tiếp tục chi tiết thành các tài
khoản cấp 3 theo hoạt động phát sinh lợi nhuận hoặc lỗ.
 Loại 0: Các tài khoản ngoài bảng
Các tài khoản ngoại bàng của Công ty đều đầy đủ so với các tài khoản
quy định trong quy định 15/2006/QĐ-BTc.
Đoàn Thị Hà Thư –Kiểmtoán 46 B
66
Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long
Tóm lại, hệ thống tài khoản của Công ty Thuốc lá Thăng Long một mặt
tuân thủ đúng hệ thống tài khoản quy định trong Quyết định số
15/2006/QĐ-BTC và của Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam, mặt khác đã
được chi tiết một cách cụ thể theo yêu cầu quản lý của Công ty, phục vụ đắc
lực cho công tác hạch toán nói riêng và công tác quản lý doanh nghiệp nói
chung.
2.2.2.3. Hình thức kế toán và hệ thống sổ sách kế toán.
2.2.2.3.1. Hình thức kế toán áp dụng:
Công ty Thuốc lá Thăng Long áp dụng hình thức kế toán máy sử dụng phần
mềm kế toán do Công ty tự thiết kế dựa trên hình thức Nhật kí-Chứng từ.
2.2.2.3.2. Hệ thống sổ sách kế toán cuả Công ty.
Công ty sử dụng các loại sổ sách kế toán sau:
- Sổ Nhật kí - chứng từ: Trong 10 sổ Nhật kí được quy định cho hình
thức Nhật kí -chứng từ, Công ty Thuốc lá Thăng Long sử dụng 8 Nhật kí,
không sử dụng Nhật kí số 3 và số 6, trong đó Nhật kí số 1 và 2 được kết
hợp với bảng kê số 1 và số 2 trong một mẫu sổ.
- Sổ kê: Công ty sử dụng 9 bảng kê, không sử dụng bảng kê số 10, trong đó:

+ Bảng kê số 1 và 2 được kết hợp với các Nhật kí số 1 và 2.
+ Bảng kê số 3 kết hợp với bảng phân bổ nguyên vật liệu.
+ Các bảng kê còn lại có mẫu như mẫu sổ ban hành theo quy định
15/2006/QĐ-BTC.
- Bảng phân bổ: Ngoài bảng phân bổ NVL lập kết hợp với bảng kê số 3,
Công ty dùng các bảng phân bổ khác là:
+ Bảng tính và phân bổ tiền lương và các khoản phụ cấp theo lương.
+ Bảng tính và phân bổ khấu hao sửa chữa lớn TSCĐ
+ Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung
- Sổ chi tiết: Để tạo điều kiện cho quá trình vào sổ kế toán, từng phần
hành kế toán lại có các sổ chi tiết cụ thể.
- Sổ cái: tất cả các tài khoản của Công ty đều được mở sổ cái. Mẫu sổ được
Đoàn Thị Hà Thư –Kiểmtoán 46 B
77
Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long
thống nhất cho mọi tài khoản.
(Chi tiết xin xem tại phụ lục 3: Danh mục sổ sách kế toán)
Về cơ bản, các sổ sách kế toán của Công ty đều tuân theo mẫu sổ ban
hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC.Bên cạnh đó, bộ phận kế toán của
Công ty đã có những điều chỉnh nhất định về mầu sổ để phù hợp và tạo điều
kiện thuận lợi cho quá trình hạch toán kế toán cụ thể tại Công ty. Sự điều
chỉnh này được thực hiện theo hướng chi tiết hoá các chỉ tiêu trong mẫu sổ
hoặc kết hợp các sổ sách liên quan đến một đối tượng để có cái nhìn tổng
hợp hơn về đối tượng đó.
2.2.2.4. Hệ thống báo cáo tài chính.
Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty Thuốc lá Thăng Long bao gồm:
 Các báo cáo kế toán định kì theo quy định của Nhà nước
Việc lập và gửi báo cáo thực hiện theo quyết định số 15/2006/QĐ-
BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính gồm:
Biểu số B01-DN: “Bảng Cân đối kế toán”

Biểu số B02-DN: “Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh”
Biểu số B03-DN: “Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ”
Biểu số B09-DN: “Thuyết minh báo cáo tài chính”
 Các báo cáo định kì theo quy định của Tổng Công ty.
Ngoài các báo cáo theo quy định Bộ Tài chính, Bộ quản lý chuyên
ngành yêu cầu Công ty phải báo cáo một số chỉ tiêu cho Tổng Công ty theo
biểu mẫu:
Biểu số B01-TCKT “Báo cáo thu lãi lỗ từng mặt hàng”
Biểu số B02-TCKT “Báo cáo giá thành đơn vị sản phẩm chủ yếu”
Biểu số B03-TCKT “Báo cáo tình hình công nợ”
Biểu số B04-TCKT “Báo cáo tình hình thực đầu tư XDCB”
Biểu số B05-TCKT “Báo cáo thanh toán với Tổng Công ty”
Biểu số B06-TCKT“Báo cáo tăng, giảm TSCĐ và NVKD”
Biểu số B07-TCKT “Báo cáo nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu”
Đoàn Thị Hà Thư –Kiểmtoán 46 B
88
Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long
Biểu số B08-TCKT “Báo cáo quỹ đầu tư vùng nguyên liệu”
Biểu số B09-TCKT “Báo cáo thu chi tiền tệ”
2.2.2.5. Các thủ tục kiểm soát nội bộ áp dụng trong các phần hành kế
toán.
Để đảm bảo tính chính xác và kịp thời các thông tin kế toán và tài
chính, Công ty và phòng kế toán quy định các thủ tục kiểm soát áp dụng
cho các phần hành kế toán bao gồm:
- Kiểm tra tính đầy đủ hợp lệ, hợp pháp và chính xác của các chứng từ
kế toán trước khi vào sổ, đảm bảo các chứng từ phải có đầy đủ chữ kí của
các bên liên quan và người phê duyệt chứng từ theo quy định của Bộ Tài
chính và của Công ty.
- Công tác kiểm kê được thực hiện cuối mỗi tháng theo đúng quy định
của Nhà nước và Công ty.

- Công tác đối chiếu giữa các sổ sách kế toán một mặt được thực hiện tự
động theo phần mềm kế toán, mặt khác vẫn được thực hiện bằng trên giấy
giữa các kế toán viên theo tuần và tháng, phát hiện kịp thời các sai sót và
tiến hành điều chỉnh theo quy định của Bộ Tài chính.
- Kế toán trưởng thực hiện kiểm tra, giám sát công việc của các nhân
viên trong phòng, kịp thồi phát hiện sai sót và xử lý theo đúng quy định kế
toán.
2.3. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong các phần hành kế toán chủ
yếu tại Công ty Thuốc lá Thăng Long.
2.3.1. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong phần hành tiền mặt
2.3.1.1. Các chứng từ kế toán
Trong phần hành tiền mặt, Công ty sử dụng các chứng từ kế toán sau:
- Phiếu thu, phiếu chi
- Biên lai thu tiền
- Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND)
2.3.1.2. Tài khoản kế toán
Đoàn Thị Hà Thư –Kiểmtoán 46 B
99
Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long
Để ghi nhận các nghiệp vụ kế toán liên quan đến hoạt động thanh
toán, kế toán tiền mặt sử dụng TK 111. TK 111 có 3 tài khoản cấp 2:
- 1111: “Tiền Việt Nam”.
- 1112: “Ngoại tệ”.
- 1113: “Vàng bạc, kim khí, đá quý”.
2.3.1.3. Hệ thống sổ kế toán
Các sổ kế toán được sử dụng trong phần hành kế toán tiền mặt bao gồm:
- Các nhật kí - chứng từ và bảng kê: Nhật kí và bảng kê số 1; Nhật kí và
bảng kê số 2; Nhật kí số 7, số 8, số 10; Bảng kê số 3, số 4(TK 627)
- Sổ chi tiết: Bảng kê chi tiết thu tiền; Bảng kê chi tiết chi tiền; Sổ quỹ
- Sổ cái: sổ cái TK 111.

2.3.1.4. Trình tự vào sổ của kế toán tiền mặt.
Hàng ngày, kế toán tiền mặt có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lí, hợp
pháp và tính chính xác của các phiếu thu, chi trong ngày. Căn cứ vào các
chứng từ đã được kiểm tra, kế toán viên nhập số liệu vào máy. Theo quy
trình của phần mềm lập trình sẵn, các số liệu này sẽ tự động nhập vào Nhập
kí và bảng kê số 1 và các nhật kí, bảng kê có liên quan. Đồng thời, số liệu
cũng nhập vào các bảng kê chi tiết của phần hành bao gồm: Bảng kê thu
tiền và Bảng kê chi tiền
Cuối mỗi tuần, kế toán viên cho in và đối chiếu các bảng kê chi tiết
thu, chi tiền trong tuần với sổ quỹ của thủ quỹ. Nếu phát sinh chênh lệch, kế
toán tiền mặt phải nhanh chóng xác minh lí do và báo cáo với kế toán
trưởng để tiến hành điều chỉnh.
Cuối mỗi tháng, kế toán viên in Nhật kí và bảng kê số 1 và đối chiếu
với các bảng kê chi tiết thu, chi tiền trong tháng và bảng kiểm kê quỹ. Nếu
không có chênh lệch, kế toán tiền mặt nộp Bảng Nhật kí và bảng kê số 1
cho kế toán tổng hợp.Các chỉ tiêu phát sinh Nợ và Có tự động nhập vào Sổ
cái tài khoản 111. Kế toán tổng hợp tiến hành kiểm tra lần cuối, khoá sổ và
số dư TK 111 sẽ tự động nhập vào chỉ tiêu tiền mặt trên Bảng Cân đối kế
Đoàn Thị Hà Thư –Kiểmtoán 46 B
1010
Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long
toán.
Sơ đồ2.2- Quy trình phần hành kế toán tiền mặt

Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
2.3.2. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong phần hành nguyên vật liệu.
2.3.2.1. Chứng từ kế toán

Đoàn Thị Hà Thư –Kiểmtoán 46 B
Phiếu thu, phiếu chi và các
chứng từ khác
Bảng kê thu, chi tiền
Nhật kí và bảng kê
số 1
Sổ quỹ(Thủ quỹ)
Sổ cái TK
111
Báo cáo kế toán
1111
Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long
Các chứng từ sử dụng trong phần hành này gồm có:
- Hoá đơn mua nguyên vật liệu.
- Phiếu nhập kho, xuất kho.
- Phiếu báo vật tư còn lại.
2.3.2.2. Tài khoản kế toán.
Để hạch toán nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, bộ
máy kế toán sử dụng TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”. Tài khoản này được chi
tiết thành 6 tài khoản cấp 2 và tiếp tục đựoc chi tiết hóa đến cấp 3 để tạo điều
kiện thuận lợi cho quá trình quản lý. (Chi tiết được thể hiện trong phụ lục 2 )
2.3.2.3. Hệ thống sổ kế toán
Trong quá trình hạch toán nguyên, vật liệu, kế toán phần hành
nguyên vật liệu sử dụng các loại sổ kế toán sau:
- Bảng kê: Bảng kê và phân bổ NVL(Bảng kê số 3) và Bảng kê số 4
- Nhật kí - chứng từ: các Nhật kí số 1, 2, 5, 7.
- Sổ chi tiết:
+ Bảng kê chi tiết và bảng tổng hợp nhập nguyên vật liệu
+ Bảng kê chi tiết và bảng tổng hợp xuất nguyên vật liệu
+ Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu

- Sổ cái: sổ cái TK 152
2.3.2.4. Kế toán nguyên vật liệu và quy trình vào sổ.
Hàng ngày kế toán nguyên vật liệu có trách nhiệm kiểm tra các phiếu
nhập, xuất kho phát sinh trong ngày. Căn cứ trên các chứng từ đã được
kiểm tra tính chính xác và hợp pháp, kế toán nguyên vật liệu nhập dữ liệu
về số lượng và đơn giá NVL nhập trong ngày, còn NVL xuất chỉ nhập về số
lượng xuất. Các dữ liệu này được tự động nhập vào 5 bảng kê gồm các bảng
kê chi tiết và tổng hợp nhập, xuất và bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn NVL
theo từng nhóm và chi tiết cho từng loại .
Đầu thàng sau, căn cứ vào giá trị NVL tồn đầu kì và nhập trong kì, kế
toán NVL xác định đơn giá xuất trong tháng dựa trên phương pháp bình
Đoàn Thị Hà Thư –Kiểmtoán 46 B
1212
Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long
quân cả kì dự trữ và phần mềm sẽ tự động tính ra giá trị NVL xuất hàng
ngày và nhập vào các bảng kê chi tiết, tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL. Đồng
thời các dữ liệu về tình hình nhập, xuất, tồn cũng tự nhập vào bảng kê số 3,
bảng kê số 4 và Nhật kí chứng từ số 7 theo các chỉ tiêu cụ thể.
Sau khi đối chiếu các chỉ tiêu nhập, xuất, tồn trong các sổ chi tiết và
bảng kê số 3 với thẻ kho của thủ kho và biên bản kiểm kê kho, kế toán NVL
in bảng kê số 3 và nộp cho kế toán tổng hợp.
Kế toán tổng hợp, sau khi kiểm tra tính chính xác của số liệu, nhập số
liệu vào Sổ cái TK 152và phần mềm chuyển tiếp dữ liệu để hình thành chỉ
tiêu NVL trên Bảng Cân đối kế toán.
Sơ đồ2.3 - Quy trình phần hành kế toán nguyên vật liệu

Ghi chú:
Đoàn Thị Hà Thư –Kiểmtoán 46 B
Phiếu nhập kho,
phiếu xuất kho

Bảng kê chi tiết
nhập, xuất
Bảng tổng hợp
nhập, xuất, tồn
Bảng kê và phân bổ
số 3
Nhật kí chứng từ
số 7
Sổ cái TK
152
Báo cáo kế toán
1313
Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
2.3.3. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong phần hành tiền lương và
các khoản trích theo lương.
2.3.3.1. Các chứng từ kế toán
Trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán lập
và sử dụng các chững từ kế toán sau để làm căn cứ vào sổ kế toán:
- Bảng chấm công
- Bảng thanh toán tiền lương
- Bảng thanh toán tiền thưởng
- Phiếu chi, phiếu thu.
- Giấy phép nghỉ ốm được hưởng lương.
2.3.3.2. Các tài khoản kế toán
Để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến lương và các
khoản trích theo lương, kế toán phần hành sử dụng các tài khoản kế toán sau:
- TK 334 “Phải trả người lao động”. TK 334 có 4 tiểu khoàn cấp 2: 3341, 3342,

3343 và 3348.
- TK 3335 “Thuế thu nhập cá nhân”
- 3 tài khoản cấp 2 của TK 338:
+ 3382 “Kinh phí công đoàn”
+ 3383 “Bảo hiểm xã hội”
+ 3384 “Bảo hiểm y tế”
2.3.3.3. Hệ thống sổ kế toán
- Nhật kí - chứng từ: Nhật kí số 7, Nhật kí và bảng kê số 1 và 2
- Bảng kê: Bảng kê số 4, số 5
- Các bảng kê chi tiết:
+ Bảng kê tài khoản 334, 3382, 3383, 3384, 3335
+ Bảng tính lương theo doanh thu
Đoàn Thị Hà Thư –Kiểmtoán 46 B
1414
Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long
+ Bảng kê trích nộp các khoản theo lương cho Nhà nước.
+ Bảng kê chi lương thực tế
- Bảng phân bổ lương và các khoản phụ cấp theo lương.
- Sổ cái TK 334, 338, 333
2.3.3.4. Trình tự vào sổ trong phần hành lương và các khoản trích theo lương
Ngày 20 của tháng, kế toán lương tính lương tạm ứng cho CBCNV, trích
quỹ lương cơ bản, xuất tiền cho thống kê các PX và lập phiếu chi cho khoản chi
tạm ứng lương. Căn cứ vào phiếu chi, kế toán nhập số liệu vào Bảng kê TK
334, 3382, 3383, 3384, 3335 và Bảng kê chi lương thực tế.
Vào ngày cuối tháng, thống kê các PX nộp cho kế toán lương bảng thanh
toán lương của tháng và thưởng (nếu có). Kế toán lương nhập số liệu, xác định
số lương thực tế phải chi trả trong tháng và lập phiếu chi. Phần mềm kế toán tự
động tính phần tính vào chi phí của các khoản trích theo lương. Số liệu về lương
thực tế và các khoản trích theo lương tính vào chi phí được tự động chuyển vào
Bảng kê TK 334, 3382, 3383, 3384, 3335; Bảng phân bổ lương và các khoản

trích theo lương.
Đồng thời, căn cứ vào Bảng thanh toán lương vào bảng kê, kế toán lập
phiếu thu các khoản BHXH và BHYT khấu trừ vào lương và khoản tạm nộp
thuế thu nhập cá nhân. Số liệu trên phiếu thu được nhập vào Bảng kê TK 334,
3382, 3383, 3384, 3335.
Bên cạnh đó, kế toán lương xác định số lương phải giao cho các PX sau
khi trừ khoản tạm ứng lương và các khoản khấu trừ vào lương khỏi số lượng
phải trả và giao cho các PX. Đồng thời, kế toán lương nộp các khoản trích theo
lương cho Nhà nước theo quy định, lập phiếu chi và lập Bảng kê nộp các khoản
trích theo lương cho Nhà nước.
Sau khi hoàn thành công tác hạch toán lương và các khoản trích theo
lương, kế toán lương nộp bảng phân bổ cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp
nhập số liệu vào Sổ cái các TK 334,338, 333. Phần mềm sẽ chuyển số liệu sang
chỉ tiêu Phải trả người lao động và Các khoản phải nộp cho Nhà nước trên bảng
Đoàn Thị Hà Thư –Kiểmtoán 46 B
1515
Báo cáo kiến tập kế toán tại Công ty Thuốc lá Thăng Long
Cân đối kế toán.
Sơ đồ2.4 - Quy trình phần hành lương và các khoản trích theo lương

Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
2.3.4. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán trong phần hành phải trả người
bán
2.3.4.1. Các chứng từ kế toán
Các chứng từ kế toán trong phần hành phải người bán trả bao gồm:
- Hợp đồng mua hàng
- Hoá đơn mua hàng

Đoàn Thị Hà Thư –Kiểmtoán 46 B
Bảng thanh toán
lương, thưởng,
Phiếu chi, phiếu thu
Nhật kí và bảng kê
số 1 và 2
Bảng kê TK 334,...,
Bảng chi lương thực
tế
Bảng phân bổ lương và các
khoản trích theo lương
Nhật kí số 7,
Bảng kê số 4
Sổ cái TK 334,
338,333
Báo cáo kế toán
1616