Các vấn để chung về kế toán HCSN

Các vấn để chung về kế toán HCSN.
1.1. Khái niệm, nhiệm vụ kế toán hành chính sự nghiệp.
1.1.1. Khái niệm.
Kế toán HCSN là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản
lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí, tình hình
quản lý và sử dụng các loại vật t, tài sản công; tình hình chấp hành dự toán thu,
chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nớc ở đơn vị.
1.1.2. Nhiệm vụ.
- Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí đợc cấp,
đợc tài trợ, đợc hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí; sử dụng các
khoản thu phát sinh ở đơn vị.
- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi, tình
hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà
nớc; kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật t tài sản công ở đơn vị; kiểm tra
tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và
các chế độ, chính sách của Nhà nớc.
- Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán
cấp dới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị cấp dới.
- Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên
và cơ quan tài chính theo quy định. Cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết phục
vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu. Phân tích và đánh
giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vốn, quỹ ở đơn vị.
1.1.3. Yêu cầu công tác kế toán trong các đơn vị HCSN.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp
phải đáp ứng đợc những yêu cầu sau:
- Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quĩ, kinh
phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị.
- Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và phơng
pháp tính toán.
- Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các nhà
quản lý có đợc những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị.

- Tổ chức công tác kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả.
1.1.4. Nội dung công tác kế toán HCSN.
- Kế toán vốn bằng tiền.
- Kế toán vật t, tài sản.
- Kế toán thanh toán.
- Kế toán nguồn kinh phí, vốn, quỹ.
- Kế toán các khoản thu ngân sách.
- Kế toán các khoản chi ngân sách.
- Lập báo cáo tài chính và phân tích quyết toán ở đơn vị.
1.2. Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị HCSN.
1.2.1. Tổ chức công tác ghi chép ban đầu.
Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và thu, chi ngân
sách của mọi đơn vị kế toán hành chính sự nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán
đầy đủ, kịp thời, chính xác. Kế toán phải căn cứ vào chế độ chứng từ do nhà nớc
ban hành trong chế độ chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp và nội dung hoạt
động kinh tế tài chính cũng nh yêu cầu quản lý các hoạt động đó để qui định cụ
thể việc sử dụng các mẫu chứng từ phù hợp, qui định ngời chịu trách nhiệm ghi
nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ cụ thể và xác định
trình tự luân chuyển cho từng loại chứng từ một cách khoa học, hợp lý, phục vụ
cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu thông tin kinh tế đáp ứng yêu cầu quản lý
của đơn vị. Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ là do kế toán trởng đơn vị
qui định.
Trong quá trình vận dụng chế độ chứng từ kế toán hành chính sự nghiệp, các
đơn vị không đợc sửa đổi biểu mẫu đã qui định. Mọi hành vi vi phạm chế độ
chứng từ tuỳ theo tính chất và mức độ vi phạm, đợc xử lý theo đúng qui định của
Pháp lệnh kế toán thống kê, Pháp lệnh về xử phạt vi phạm hành chính và các văn
bản pháp qui khác của Nhà nớc.
1.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống TK kế toán.
Ban hành theo Quyết định 999 TC/QĐ/CĐKT ngày 02/11/1996 và sửa đổi, bổ
sung theo Thông t số 184/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998, Thông t số

185/1998/TT-BTC ngày 28/12/1998, Thông t số 109/2001/TT-BTC ngày
31/12/2001 và Thông t số 121/2002/TT-BTC ngày 31/12/2002 của Bộ Tài Chính.
Tài khoản kế toán là phơng tiện dùng để tập hợp, hệ thống hoá các nghiệp vụ
kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế. Tài khoản kế toán đợc sử dụng
trong đơn vị hành chính sự nghiệp dùng để phản ánh và kiểm soát thờng xuyên,
liên tục, có hệ thống tình hình vận động của kinh phí và sử dụng kinh phí ở các
đơn vị hành chính sự nghiệp. Nhà nớc Việt Nam qui định thống nhất hệ thống tài
khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả nớc bao gồm
các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài bảng cân đối tài
khoản.
Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất có qui định những tài khoản kế
toán dùng chung cho mọi đơn vị thuộc mọi loại hình hành chính sự nghiệp và
những tài khoản kế toán dùng riêng cho các đơn vị thuộc một số loại hình qui
định rõ các tài khoản cấp 2 của một số tài khoản có tính chất phổ biến trong các
loại hình đơn vị hành chính sự nghiệp.
Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ vào hệ thống tài khoản thống
nhất qui định trong chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp, đồng thời phải
căn cứ vào đặc điểm hoạt động của đơn vị cũng nh yêu cầu quản lý các hoạt động
đó, các đơn vị qui định những tài khoản kế toán cấp 1, cấp 2, cấp 3 và có thể qui
định thêm một số tài khoản cấp 2, cấp 3 có tính chất riêng của loại hình hành
chính sự nghiệp của đơn vị mình. Việc xác định đầy đủ, đúng đắn, hợp lý số lợng
tài khoản cấp 1, cấp 2, cấp 3, để sử dụng đảm bảo phản ánh đầy đủ các hoạt
động kinh tế tài chính trong đơn vị, đáp ứng nhu cầu thông tin và kiểm tra, phục
vụ công tác quản lý của Nhà nớc và của đơn vị đối với các hoạt động kinh tế, tài
chính trong đơn vị.
1.2.3. Tổ chức vận dụng hình thức kế toán.
Theo chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, các hình thức kế toán đợc áp dụng
cho các đơn vị hành chính sự nghiệp gồm:
- Hình thức kế toán Nhật ký chung.
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.

- Hình thức kế toán Nhật ký-Sổ cái.
Tuỳ thuộc vào qui mô, đặc điểm hoạt động, yêu cầu và trình độ quản lý, điều
kiện trang bị kỹ thuật tính toán, mỗi đơn vị kế toán đợc phép lựa chọn một hình
thức kế toán phù hợp với đơn vị mình nhằm đảm bảo cho kế toán có thể thực hiện
tốt nhiệm vụ thu nhận, xử lý và cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác tài liệu,
thông tin kinh tế phục vụ cho công tác lãnh đạo điều hành và quản lý các hoạt
động kinh tế tài chính trong đơn vị.
1.2.3.1 Hình thức Nhật ký-Sổ cái.
* Trình tự và phơng pháp ghi sổ:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc (Bảng tổng hợp chứng từ gốc), kế
toán tiến hành dịnh khoản rồi ghi vào Nhật ký-sổ cáI. Mỗi chứng từ (Bảng tổng
hợp chứng từ) ghi vào Ngật ký-sổ cáI một dòng, đồng thời cả ở 2 phần: phầ Nhật
ký (gày, tháng ghi sổ, số hiệu và ngày tháng chứng từ; diễn giảI và số phát sinh)
và phần sổ cáI (ghi Nợ, ghi Có của các tàI khoản liên quan). Cuối kỳ (tháng, quí,
năm), tiến hành khoá sổ các tài khoản, tính ra và đối chiếu số liệu bảo đảm các
quan hệ cân đối sau:
= = =

=
Ngoài ra, để có những thông tin chi tiết, cụ thể về tình hình tài sản, vật t, tiền
vốn, tình hình và kết quả hoạt động kinh tế tài chính, kế toán còn sử dụng cả sổ,
thẻ kế toán chi tiết. Tuỳ theo yêu cầu quản lý, các đơn vị hành chính sự nghiệp có
Tổng số phát sinh Có
của các tài khoản
(phần sổ cái)
Tổng số phát
sinh Nợ của các
tài khoản
(phần sổ cái)
Tổng cộng số

tiền ở phần
Nhật ký
(cột SPS)
Tổng số d Có cuối kỳ của tất
cả các tài khoản
Tổng số d Nợ cuối kỳ của
tất cả các tài khoản
thể mở và lựa chọn các mẫu sổ kế toán chi tiết cần thiết và phù hợp. Hàng ngày,
căn cứ vào các chứng từ kế toán để ghi vào các sổ, thẻ chi tiết liên quan, cuối
tháng (quí), phải tổng hợp số liệu, khoá sổ và thẻ chi tiết rồi lập các bảng tổng hợp
chi tiết. Thông thờng, kế toán có thể mở các sổ, thẻ chi tiết sau:
Sổ tài sản cố định.
Sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá.
Thẻ kho.
Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh.
Sổ chi tiết thanh toán (với ngời bán, ngời mua, với ngân sách, với nội bộ).
Sổ chi tiết nguồn kinh phí.
Sổ chi tiết chi hoạt động
* Có thể khái quát trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký-sổ cái qua sơ đồ:
Sơ đồ trình tự kế toán của hình thức nhật ký-sổ cái.
(1) (3)
(1)
(4)
(5) (1)
(2) (6)
(7)
(7)
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu

Sổ, thẻ KT chi tiếtChứng từ gốcSổ quĩ
Bảng tổng
hợp CT gốc
Bảng tổng hợp
chi tiết
Nhật ký-sổ cái
Báo cáo TC
1.2.3.2. Hình thức chứng từ ghi sổ.
* Trình tự và phơng pháp ghi sổ đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ trình từ ghi sổ kế toán của hình thức chứng từ ghi sổ.
(1) (1)
(2)
(3)
(4)
(6)
(8) (4)
(7)
(9)
(9)
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
Sổ, thẻ KT chi tiếtSổ quĩ
Chứng từ gốc
Sổ đăng ký
CTGS
Chứng từ ghi sổ
Bảng tổng hợp
chi tiết
Sổ cái

Bảng cân đối TK
Báo cáo tài chính
1.2.3.3. Hình thức nhật ký chung.
* Trình từ và phơng pháp ghi sổ đợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của hình thức kế toán nhật ký
chung.
(1)
(1)
(2) (3)
(4)
(5)
(7)
(6)
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu
1.2.4. Lập và gửi báo cáo tài chính.
Việc lập các báo cáo tài chính là khâu công việc cuối cùng của một quá trình
công tác kế toán. Số liệu trong Báo cáo tài chính mang tính tổng quát, toàn diện
tình hình tài sản, tình hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí của Nhà nớc, kinh phí viện
trợ và tình hình sử dụng từng loại kinh phí theo những chỉ tiêu kinh tế tài chính
phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát các khoản chi, quản lý tài sản của Nhà nớc,
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ KT chi
tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp
chi tiết
Bảng cân đối TK
Báo cáo tài chính
tổng hợp, phân tích, đánh giá các hoạt động của mỗi đơn vị. Việc lập Báo cáo tài

chính đối với đơn vị hành chính sự nghiệp có tác dụng và ý nghĩa rất lớn trong
việc quản lý, sử dụng các nguồn kinh phí và quản lý ngân sách nhà nớc của các
cấp ngân sách. Vì vậy, đòi hỏi các đơn vị hành chính sự nghiệp phải lập và nộp
đầy đủ, kịp thời các Báo cáo tài chính theo đúng mẫu biểu qui định thời hạn lập,
nộp và nơi gửi báo cáo. Tuy nhiên, trong quá trình lập báo cáo, đối với một số đơn
vị hành chính sự nghiệp thuộc các lĩnh vực mang tính chất đặc thù có thể bổ sung,
sửa đổi hoặc chi tiết các chỉ tiêu cho phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu
quản lý nhng phải đợc cơ quan chủ quản chấp thuận.
Kế toán trởng và thủ trởng đơn vị phải chịu trách nhiệm về các số liệu báo
cáo. Vì vậy cần phải kiểm tra chặt chẽ các báo cáo tài chính trớc khi ký, đóng
dấu và gửi đi.
1.2.5. Tổ chức kiểm tra kế toán.
Kiểm tra kế toán là một biện pháp đảm bảo cho các nguyên tắc, qui định về
kế toán đợc chấp hành nghiêm chỉnh, số liệu kế toán chính xác, trung thực khách
quan.
Các đơn vị hành chính sự nghiệp không những chịu sự kiểm tra kế toán của
đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tài chính mà bản thân đơn vị phải tự tổ chức
kiểm tra công tác kế toán của mình.
Công việc kiểm tra kế toán phải đợc thực hiện thờng xuyên, liên tục. Đơn vị
kế toán cấp trên và cơ quan tài nhính, ít nhất mỗi năm một lần phải thực hiện
kiểm tra kế toán khi xét duyệt quyết toán năm cho các đơn vị.
Nội dung kiểm tra kế toán là kiểm tra việc ghi chép trên chứng từ kế toán, sổ
kế toán và Báo cáo tài chính, kiểm tra việc nhận và sử dụng các nguồn kinh phí,
kiểm tra việc thực hiện các khoản thu, kiểm tra việc chấp hành các chế độ thể lệ
tài chính, kế toán và thu nộp ngân sách.
Thủ trởng đơn vị và kế toán trởng hay ngời phụ trách kế toán phải chấp hành
lệnh kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán cấp trên và có trách nhiệm cung cấp đầy
đủ số liệu cần thiết cho công tác kiểm tra kế toán đợc thuận lợi.
1.2.6. Tổ chức công tác kiểm kê tài sản.