TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ

Tình hình thực tế về công tác kế toán vật liệu ở công
ty văn phòng phẩm Hồng hà
I. Những đặc trng cơ bản của Công ty và ảnh hởng
của nó đến công tác kế toán.
1. Quá trình hình thành và phát triển.
Công ty văn phòng phẩm là một thành viên của Tổng Công ty Giấy Việt
Nam. Hiện nay Công ty đang trên đà phát triển và dần dần tăng khả năng cạnh
tranh về sản phẩm của mình trên thị trờng.
Tên gọi chính thức : Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà.
Trụ sở chính : 25A_ Lý Thờng Kiệt_ Hà Nội.
Điện thoại : (84-4) 9342764 8262570.
Fax : (84-4) 8260359.
Tài khoản giao dịch : 710A00011 Ngân hàng Công thơng Hà Nội.
Tính đến nay Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà đã trải qua 42 năm xây dựng
và phát triển với những bớc thay đổi cụ thể nh sau:
Xuất phát của Công ty là Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà đợc thành lập
ngày 01/ 10/ 1959 với sự giúp đỡ về kỹ thuật, máy móc, trang thiết bị của Trung
Quốc. Nhà máy đợc xây dựng trên diện tích 3700 m
2
với toàn bộ nhà xởng ban
đầu là từ một xởng sửa chữa ô tô của Pháp để lại.
Trong thời kỳ đầu đợc thành lập, Nhà máy có nhiệm vụ sản xuất các loại văn
phòng phẩm phục vụ cho nhu cầu của cả nớc. Các sản phẩm chủ yếu theo dự kiến
nh bút máy, bút chì..., các loại văn phòng phẩm nh mực viết các loại, giấy than,
giấy chống ẩm,... và một số các mặt hàng ngũ kim nh: cặp tóc, kẹp giấy, đinh
ghim, ghim băng... Lúc đó số vốn ban đầu của Nhà máy là 3.263.077 đồng, trong
đó vốn cố định là 1.909.634 đồng, vốn lu động là 1.353.373 đồng với năng suất
thiết kế một số sản phẩm nh sau:
- bút máy các loại : 1.100.000 cây/ năm.
- bút chì các loại : 100.000 cây/ năm.
- mực viết các loại : 70.000 lít/ năm.

- giấy than : 60.000 hộp/ năm.
Năm 1960, Nhà máy chính thức đi vào hoạt động với 2 phân xởng sản xuất
chính là:
- Phân xởng sản xuất văn phòng phẩm: tại số 25 Lý Thờng Kiệt, Hà Nội.
- Phân xởng sản xuất mực và giấy than: tại số 468 Minh Khai, Hà Nội.
1
1
Năm 1965, Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà đã chuyển bộ phận sản xuất
các loại đinh ghim, cặp giấy về cho ngành Công nghiệp Việt nam quản lý nhằm
tạo điều kiện thuận lợi hơn cho hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động quản
lý. Bên cạnh đó, để tập trung vào các sản phẩm chủ yếu, tăng tính chuyên môn
hoá, năm 1972, bộ phận sản xuất bút chì đã tách ra và đợc chuyển cho Nhà máy
Gỗ Cầu Đuống tiếp nhận và quản lý.
Năm 1981, Nhà máy sáp nhập với Nhà máy bút Kim Anh ở Vĩnh Phúc và lấy
tên chung là Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà. Tại thời điểm này, Nhà máy có 3
bộ phận sản xuất chính:
- Phân xởng nhựa: Sản xuất các sản phẩm văn phòng bằng nhựa.
- Phân xởng kim loại: Sản xuất các sản phẩm văn phòng bằng kim loại.
- Phân xởng tạp phẩm: Sản xuất mực, giấy than, giấy chống ẩm.
Trong những năm hoạt động ở thời kỳ bao cấp, Nhà máy cha phát huy đợc
tiềm năng sản xuất của mình. Hoạt động sản xuất chỉ tiến hành với các máy móc,
thiết bị, kỹ thuật lạc hậu, sản lợng sản phẩm sản xuất ra còn thấp.
Đến năm 1991, phân xởng tạp phẩm ở số 468 Minh Khai có quyết định tách ra
khỏi Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà và thành lập Nhà máy văn phòng phẩm
Cửu Long.
Vào giai đoạn này, nền kinh tế nớc ta chuyển sang cơ chế thị trờng, cũng nh
các doanh nghiệp khác, Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà đã gặp rất nhiều khó
khăn, trình độ quản lý cha theo kịp với sự thay đổi của cơ chế thị trờng, thiếu vốn
trầm trọng, kỹ thuật lạc hậu... Những điều này khiến cho sản phẩm của nhà máy
không cạnh tranh đợc trên thị trờng với các sản phẩm nớc ngoài giá rẻ, chất lợng

tốt, mẫu mã, chủng loại đa dạng. Để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh, Nhà
máy đã tích cực mở rộng sản xuất, chú trọng vào mẫu mã, nâng cao chất lợng sản
phẩm, đa dạng hoá thêm các loại sản phẩm, sản xuất thêm các mặt hàng nh giầy
dép, chai nhựa...
Năm 1993, theo quyết định số 383CNN-TCLD ngày 29/ 04/ 1993 của Bộ
Công nghiệp nhẹ (nay là Bộ Công nghiệp), Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà đ-
ợc đổi tên thành Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà.
Năm 1997, Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà chính thức trở một thành
viên của Tổng Công ty Giấy Việt nam theo quyết định số 1131/ QĐ- HĐQT
ngày 31/12/ 1996, trong đó có quy định về điều lệ tổ chức và hoạt động của
Công ty. Công ty đã nhận đợc sự giúp đỡ rất nhiều của Tổng Công ty nh tăng c-
ờng vốn điều động cho Công ty, cho phép mua vật t trả chậm, tạo điều kiện
cung cấp nguyên vật liệu cho Công ty... Chính sự giúp đỡ tích cực và kịp thời
này, Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà đã dần khắc phục đợc những khó khăn
2
2
về tài chính và bớc đầu hoạt động có hiệu quả. Hiện nay, với đội ngũ cán bộ
quản lý có năng lực, cán bộ kỹ thuật có nhiều kinh nghiệm, đội ngũ công nhân
lành nghề cùng trang thiết bị đợc cải tiến đã cho phép Công ty nâng cao chất l-
ợng sản phẩm, đa dạng hoá mẫu mã, chủng loại sản phẩm đa Công ty từ chỗ
đứng trớc nguy cơ đóng cửa đã từng bớc làm ăn có lãi, tăng chỉ tiêu nộp ngân
sách, bổ sung vốn chủ sở hữu của Công ty.
Tình hình phát triển của Công ty thể hiện rất rõ thông qua một số chỉ tiêu
trong Bảng 1.
Bảng 1:
Stt
Chỉ tiêu Đvt Năm 1999 Năm 2000 So sánh
%
1 Giá trị tổng sản lợng ng.đ 17.276.351 22.284.384 128,9
2 Tổng doanh thu ng.đ 19.563.457 25.517.412 130,4

3 Nộp ngân sách ng.đ 923.870 1.196.412 129,5
4 Ước lợi nhuận đ 1.890.469 2.808.558 148,6
5 Thu nhập bình quân đ/ng/th 621.461 782.300 125,9
6 Lao động bình quân năm Ngời 385 387 100,5
7 Vốn lu động ng.đ 9.424.254 14.554.753 154,4
8 Vốn cố định ng.đ 13.456.057 14.727.947 109.5
(Trích tài liệu báo cáo quyết toán năm 1999, 2000- Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà)
2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý.
Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà là một doanh nghiệp Nhà nớc hoạt động
có hiệu quả trực thuộc Tổng Công ty Giấy Việt nam trong đó bộ máy quản lý đ-
ợc tổ chức theo bộ máy quản lý một cấp. Ban Giám đốc Công ty lãnh đạo và chỉ
đạo trực tiếp đến từng phân xởng sản xuất và các phòng ban. Các đơn vị, phòng
chuyên môn nghiệp vụ có chức năng tham mu cho Giám đốc trong việc quản lý
và điều hành công việc, theo dõi, hớng dẫn các phân xởng, các bộ phận sản xuất
kinh doanh, nhân viên thực hiện đúng đắn, kịp thời những quyết định quản lý.
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận đợc tổ chức nh sau:
- Giám đốc công ty: Giám đốc là đại diện pháp nhân của Công ty và chịu
trách nhiệm trớc Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc Tổng công ty và trớc pháp
luật về điều hành hoạt động của Công ty. Giám đốc là ngời có quyền điều hành
cao nhất.
- Phó Giám đốc kỹ thuật: Phó Giám đốc kỹ thuật là ngời giúp việc Giám
đốc, điều hành trực tiếp hai phòng ban: Phòng Kỹ thuật và Phòng kế hoạch. Bên
cạnh đó, Phó Giám đốc kỹ thuật còn là ngời điều hành và theo dõi hoạt động
3
3
sản xuất của các phân xởng, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về nhiệm vụ Giám
đốc phân công uỷ quyền.
- Phó Giám đốc kinh doanh: Phó Giám đốc kinh doanh là ngời trực tiếp
quản lý và điều hành hoạt động của Phòng Thị trờng và Cửa hàng.
- Phòng Tổ chức- Hành chính: tham mu giúp việc cho Giám đốc trong

quản lý và điều hành các công việc: xây dựng và tổ chức bộ máy sản xuất kinh
doanh, công tác nhân sự, các hoạt động về pháp chế, văn th lu trữ, hành chính
quản trị, y tế, xây dựng cơ bản...
- Phòng Kỹ thuật: Phòng Kỹ thuật quản lý và điều hành công tác quản lý kỹ
thuật và đầu t, nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, xây dựng và quản lý quy trình
công nghệ, xây dựng tiêu chuẩn chất lợng, kiểm tra chất lợng vật t, sản phẩm.
Đồng thời, quản lý và chỉ đạo hoạt động của các phân xởng.
- Phòng Kế hoạch: xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh và điều hành
sản xuất của Công ty nh triển khai, điều độ kế hoạch sản xuất các loại hàng.
- Phòng Thị tr ờng: Phòng Thị trờng chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về kế
hoạch đợc giao về doanh thu bán, điều tra, nghiên cứu thị trờng, tổ chức mạng l-
ới tiêu thụ sản phẩm, các hình thức tiếp thị, quản lý cửa hàng dịch vụ và kho
thành phẩm, giao dịch với các khách hàng trong và ngoài nớc...
- Phòng Tài vụ: Phòng Tài vụ là đơn vị tham mu, giúp việc cho Giám đốc
trong công tác quản lý và điều hành công tác tài chính của Công ty, phản ánh
mọi hoạt động kinh tế thông qua việc tổng hợp, phân tích kết quả sản xuất kinh
doanh, lập báo cáo tổng hợp, thực hiện quyết toán quý, 6 tháng, năm đúng tiến
độ, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho Giám đốc và Phòng Kế hoạch; tổ
chức kiểm tra, giám sát việc thực hiện của các đơn vị.
- Các Phân x ởng: các phân xởng tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh
doanh hàng tháng của Công ty giao, đồng thời chủ động khai thác thêm mặt
hàng nhằm thực hiện hết công suất thiết bị, tạo thêm vật liệu cho công nhân
trong phân xởng.
Bộ máy quản lý của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà đợc khái quát theo
sơ đồ 1.
3. Đặc điểm hoạt động sản xuất của Công ty.
Các mặt hàng văn phòng phẩm và các sản phẩm khác do Công ty sản xuất
rất phong phú về chủng loại. Mỗi sản phẩm lại bao gồm nhiều chi tiết vật liệu
khác nhau rất đa dạng. Các sản phẩm đợc tạo ra từ nhiều công đoạn khác nhau
dới quy trình công nghệ khép kín do đó hoạt động sản xuất của Công ty đợc tiến

hành ở 3 phân xởng:
4
4
- Phân xởng kim loại: Phân xởng kim loại gồm bộ phận Giấy vở sản xuất
các loại sản phẩm từ giấy (vở, sổ...) và bộ phận Đột dập, bộ phận Mạ sản xuất
các sản phẩm và chi tiết bằng kim loại: nắp bút, gài bút, vòng bút, giá kê...
- Phân xởng nhựa: Phân xởng nhựa sản xuất các sản phẩm bằng nhựa (chai
nhựa, vỏ bút, dụng cụ học sinh...) và các chi tiết bằng nhựa cho phân xởng văn
phòng phẩm.
- Phân xởng văn phòng phẩm: Phân xởng văn phòng phẩm chuyên sản xuất
và lắp ráp các chi tiết từ phân xởng nhựa và phân xởng kim loại thành các sản
phẩm hoàn chỉnh để nhập kho.
Hiện nay vật liệu, công cụ dụng cụ của Công ty đợc cung cấp từ các nguồn
trong và ngoài nớc. Nguyên vật liệu nhựa chủ yếu đợc nhập từ Đài Loan, Trung
Quốc và các Nhà máy trong nớc nh Công ty TNHH Vạn Lợi, Nhựa Hải
Phòng, ... Ngoài ra các nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ khác đợc cung cấp bởi
các nhà sản xuất trong nớc nh Công ty Giấy Bãi Bằng, Xí nghiệp bao bì xuất
khẩu, Cao su Long Biên, HTX Thành Công... Đây là các nguồn cung cấp
nguyên liệu khá ổn định và lâu dài của Công ty.
Đối với việc tiêu thụ các sản phẩm sản xuất ra, bắt đầu từ tháng 6/2000
Công ty mới triển khai mảng tiếp thị ở phía Bắc. Công ty tiến hành đặt đại lý ở
các tỉnh và thực hiện ký Hợp đồng cung cấp cho một số doanh nghiệp. Riêng ở
khu vực phía Nam, Công ty chỉ mở một đại lý ở Thành phố Hồ Chí Minh và
một số điểm bán lẻ ở Đà Nẵng.
5
5
Sơ đồ 2.1
Tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động sản xuất kinh
doanh của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà
Giám đốc

Phó giám đốc
Phòng Kỹ thuật
Các phân xởng
Phòng Kế hoạch
Phòng Tài
vụ
Phòng Thị trờng
Phòng Tổ chức- Hành chính
Ban bảo vệ
Phân xởng VPP
Phân xởng nhựa
Phân xởng kim loại
6
6
4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty văn phòng phẩm
Hồng Hà.
a) Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.
Là một doanh nghiệp sản xuất hoạt động có qui mô vừa, số lợng, chủng loại
mặt hàng kinh doanh đa dạng, địa bàn sản xuất tập trung... do đó để đạt đợc
hiệu quả cao nhất trong công tác kế toán, bộ máy kế toán của công ty đợc tổ
chức theo mô hình kế toán tập trung. Toàn bộ công việc kế toán đợc tiến hành ở
phòng tài vụ, ở các phân xởng không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí
nhân viên hạch toán (thống kê phân xởng). Hình thức này tạo điều kiện cho việc
kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ tập trung thống nhất, đảm bảo sự chỉ đạo của lãnh
đạo công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh và công tác kế toán.
Để đảm bảo tính chính xác, kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lí của công
ty, bộ máy kế toán của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà bao gồm các nhân
viên đều có trình độ đại học, có kinh nghiệm và chuyên môn cao đợc tổ chức cụ
thể nh sau:
- Kế toán trởng: Kế toán trởng là ngời giúp Giám đốc chỉ đạo tổ chức tổng

hợp công tác kế toán, thống kê của Công ty đồng thời cung cấp các thông tin kế
toán cho giám đốc và các cơ quan hữu quan, chịu trách nhiệm trớc pháp luật về
các số liệu đã cung cấp. Kế toán trởng có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát mọi số
liệu trên sổ sách kế toán từ khâu ghi chép ban đầu, chấp hành chế độ báo cáo
thống kê định kì, tổ chức bảo quản tốt hồ sơ tài liệu kế toán và tổ chức công tác
kế toán ngày càng hợp lí, chặt chẽ hơn. Kế toán trởng còn có trách nhiệm tổng
hợp tài liệu từ các bộ phận kế toán khác để lập các báo cáo định kì, lập bảng
tổng hợp, bảng kê và các báo cáo tài chính cho công ty.
7
7
- Kế toán giá thành, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ: là ngời có nhiệm vụ
hạch toán tổng hợp và chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ, tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh theo đúng đối tợng để
tính giá thành sản phẩm, từ đó ghi chép vào các chứng từ sổ sách có liên quan.
- Kế toán thanh toán: Kế toán thanh toán có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh
tình hình thanh toán công nợ với các nhà cung cấp, khách hàng, theo dõi biến
động tăng, giảm tiền. Ngoài ra kế toán thanh toán còn có trách nhiệm phân bổ
tiền lơng, tiền thởng, bảo hiểm xã hội, theo dõi việc thanh toán tiền lơng, tiền
thởng và bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên, theo dõi công nợ và các
khoản vay của ngân hàng... sau đó phản ánh vào các chứng từ sổ sách có liên
quan.
- Thủ quỹ kiêm kế toán tài sản cố định: Thủ quỹ có nhiệm vụ nhập, xuất
tiền mặt tại quỹ của công ty căn cứ vào các chứng từ hợp lệ, quản lí quỹ đồng
thời ghi và theo dõi sổ quỹ tình hình biến động tiền mặt của Công ty. Ngoài ra
thủ quĩ còn là ngời theo dõi, giám sát sự biến động tăng, giảm tài sản cố định
trong Công ty, tổ chức tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định.
- Thống kê phân xởng: Thống kê phân xởng có nhiệm vụ tập hợp và ghi
chép số liệu ban đầu về vật t, hàng hoá sau đó gửi lên phòng tài vụ để tập hợp
chung dới sự quản lí của kế toán giá thành.
Kế toán trởng

(kiêm kế toán tổng hợp)
Kế toán thanh toán, tiền mặt, lao động- tiền lơng
Kế toán giá thành, nguyên liệu, công cụ dụng cụ
Thủ quỹ kiêm kế toán TSCĐ
Thống kê Phân Xởng nhựa
Thống kê PX văn phòng phẩm
Thống kê phân xởng kim loại
8
8
b) Đặc điểm chung về công tác kế toán.
Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà là doanh nghiệp hạch toán độc lập trực
thuộc Tổng Công ty Giấy Việt nam.
Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/ 01 và kết thúc là ngày
31/12 hàng năm. Các báo cáo tài chính mà Công ty lập sau mỗi niên độ bao
gồm:
- Bảng cân đối kế toán (B01- DN).
- Báo cáo kết quả kinh doanh (B02- DN).
- Báo cáo lu chuyển tiền tệ (B03- DN).

Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho.
Do đặc điểm sản xuất kinh doanh, các loại vật t, sản phẩm, hàng hoá của
Công ty là rất đa dạng. Các sản phẩm có giá trị tơng đối khác nhau và chi phhí
nguyên vật liệu cho từng loại sản phẩm cũng khác nhau nên Công ty có yêu cầu
cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, chính xác. Mặt khác, tại
các phân xởng đều có nhân viên thống kê phân xởng làm nhiệm vụ thu thập, xử
lý thông tin ban đầu. Do đó, hiện nay, Công ty đang áp dụng phơng pháp hạch
toán hàng tồn kho theo phơng pháp Kê khai thờng xuyên.

Hệ thống chứng từ kế toán.
Cơ sở để ghi sổ kế toán của công ty là các chứng từ ban đầu đợc lập theo

mẫu quy định của Bộ Tài chính nh: Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu
xuất kho,Hoá đơn Giá trị gia tăng...

Hệ thống tài khoản.
Theo hình thức sổ Nhật ký- chứng từ hiện nay Công ty đang sử dụng Bản
danh mục tài khoản trong hệ thống tài khoản mà Bộ Tài chính đã ban hành, tuy
nhiên có một số tài khoản không sử dụng đến nh: TK 212, TK151, TK512...
Ngoài những tài khoản cấp 1, cấp 2 theo quy định của Bộ tài chính, Công ty
còn sử dụng thêm một số tài khoản cấp 3... để thuận tiện cho việc quản lý tài
sản và nguồn vốn. Ví dụ:
- TK 112TT- Tiền gửi ngân hàng Thờng Tín.
9
9
- TK 112CT- Tiền gửi ngân hàng Công thơng.

Hệ thống sổ kế toán.
Hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký_ chứng từ.
Đây là hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu
quản lý của Công ty do Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà là doanh nghiệp sản
xuất kinh doanh có số lợng nghiệp vụ nhiều, trình độ quản lý và trình độ kế toán
cao. Hình thức này dựa trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ quy trình hạch toán
tổng hợp và chi tiết đảm bảo cho các phần hành kế toán đợc tiến hành song
song và phối hợp nhịp nhàng.
Theo hình thức này, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán viên tính toán và
tập hợp vào các Bảng phân bổ hoặc ghi trực tiếp vào các Sổ chi tiết, Bảng kê,
Nhật ký chứng từ.
Một số Bảng kê chỉ đợc ghi vào cuối tháng dựa trên số liệu của các Bảng
phân bổ, Sổ chi tiết. Cuối tháng, trên cơ sở số liệu đã đợc tổng hợp ở các Bảng
kê, sổ chi tiết, kế toán viên vào sổ Nhật ký_ chứng từ tơng ứng.
Cuối mỗi tháng kế toán tiến hành khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký_

Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký- chứng từ với các sổ kế
toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng trên
các Nhật ký- chứng từ để ghi vào Sổ Cái.
Sau mỗi quý, kế toán trởng thờng tập hợp số liệu trên Sổ Cái tài khoản và
một số chỉ tiêu chi tiết trong các Nhật ký- chứng từ, Bảng kê và Bảng tổng hợp
chi tiết để lập Báo cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức sổ Nhật ký- chứng từ tại Công ty văn
phòng phẩm Hồng Hà đợc khái quát theo Sơ đồ 2.3.
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Sổ Cái
Nhật ký- chứng từ
Sổ kế toán chi tiết
Bảng kê
Báo cáo kế toán
Bảng tổng hợp chi tiết
Sơ đồ 2.3:
10
10
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
II. tình hình chung về nguyên vật liệu tại công ty
văn phòng phẩm hồng hà.
1. Đặc diểm vật liệu của Công ty.
Xuất phát từ đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, hiện nay
Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà đang phải chịu áp lực cạnh tranh rất lớn về
các loại sản phẩm do Công ty sản xuất so với các sản phẩm khác trên thị trờng.
Để tăng tính cạnh tranh cho sản phẩm của mình, một trong những vấn đề sống
còn của Công ty là hạ giá thành sản phẩm sao cho phù hợp với mặt bằng giá cả
chung của thị trờng. Việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm, quản lý chặt chẽ vật liệu

đồng thời hạch toán một cách đầy đủ, chính xác là một trong những yếu tố quan
trọng giúp cho Công ty thực hiện giảm giá thành, nâng cao chất lợng sản phẩm.
Đồng thời số lợng và chủng loại các sản phẩm mà Công ty sản xuất rất
phong phú, đa dạng. Ngoài các sản phẩm chủ yếu nh bút máy, bút bi, chai nhựa,
mũ pin, Công ty còn mở rộng, sản xuất thêm các mặt hàng nh thiết bị điện,
dụng cụ học sinh nhằm phát huy tối đa công suất máy móc. Chính vì vậy
nguyên vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm cũng rất đa dạng về chủng loại với
công dụng tính năng lý, hoá học cũng hết sức khác nhau. Điều này đặt ra những
yêu cầu cấp thiết trong việc quản lý vật liệu và hạch toán vật liệu, đảm bảo hiệu
quả các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu.
Để đáp ứng yêu cầu của quản lý, phản ánh chính xác tình hình biến động
liên tục của vật liệu, cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu. Căn cứ vào vai
trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất, vật liệu sử dụng tại Công ty đợc chia
thành các loại sau:
-Nguyên vật liệu chính bao gồm:
+ Nhựa các loại: nhựa PET, PELD, PEHD...
+ Hoá chất: nh axit phốtphoric, NaOH, thuỷ ngân nớc...
11
11
+ Giấy, kim loại các loại, vật liệu màu...
-Nguyên vật liệu phụ: Các loại bìa, nhãn, băng dính, dây đồng...
-Bao bì: gồm những vật liệu để đóng gói sản phẩm nh hộp bìa ngoài, nylon,
hòm carton ...
-Nhiên liệu, động lực: điện, xăng, dầu Caltex 08...
-Phụ tùng thay thế: vòng bi, ổ trục, lỡi ca, dây curoa,...
- Phế liệu thu hồi: Là các loại phế liệu thải loại trong quá trình sản xuất
nh sắt, thép vụn ...
Việc phân loại vật liệu nh trên đã tăng cờng công tác quản lý và hạch toán
vật liệu, phục vụ cho việc mở các sổ kế toán chi tiết nhằm theo dõi, kiểm tra
tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ vật liệu, tránh việc nhầm lẫn, sai sót trong

quá trình quản lý.
2. Công tác quản lý vật liệu ở Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà.
Vật liệu chiếm một vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình sản xuất kinh
doanh của Công ty, tỷ trọng về chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm khoảng
70- 75%, do đó khi có sự biến động về chi phí nguyên vật liệu sẽ gây ảnh hởng
lớn đến giá thành sản phẩm. Quản lý vật liệu có hiệu quả sẽ góp phần kiểm soát
đợc chi phí và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp.
Tại Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà, công tác quản lý vật liệu đợc thực
hiện khá chặt chẽ và khoa học. Ngay từ khâu thu mua, Công ty đã có sự phân
công, quản lý một cách hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho việc duy trì sản xuất
một cách liên tục. Phòng Kế hoạch của Công ty tiến hành xây dựng kế hoạch
cung cấp nguyên vật liệu dựa trên nhu cầu thực tế cho sản xuất kinh doanh. Sau
đó, Phòng Kế hoạch có nhiệm vụ tìm kiếm các nhà cung cấp, lựa chọn nhà cung
cấp phù hợp sao cho việc thu đạt hiệu quả kinh tế cao nhất. Nguyên vật liệu thu
mua sau khi đợc kiểm nhận đầy đủ về số lợng, chất lợng thì tiến hành nhập kho.
Nguyên vật liệu của Công ty rất đa dạng về chủng loại với công dụng, tính
năng rất khác nhau, do vậy cần phải đợc bảo quản trong các môi trờng, điều
kiện phù hợp. Hiện nay Công ty đã thiết kế đợc một hệ thống kho tàng hợp lý,
đảm bảo các điều kiện cần thiết cho việc dự trữ các loại nguyên vật liệu, nhằm
tránh h hỏng, mất mát. Vật liệu của Công ty đợc lu trữ và bảo quản tại các kho:
- Kho Nhựa. - Kho công cụ dụng cụ.
- Kho Hoá chất. - Kho vật rẻ.
- Kho Kim loại. - Kho bán thành phẩm.
Trên cơ sở nghiên cứu, tính toán mức tiêu hao từng loại vật liệu, phòng kế
toán đã lập ra định mức tiêu hao vật liệu hoặc mức khoán vật liệu cho từng bộ
phận sản xuất và quản lý nhằm tránh lãng phí vật liệu.
12
12
Bên cạnh đó, để phát hiện việc h hỏng, mất mát và tăng cờng hơn nữa công
tác quản lý vật liệu, cuối mỗi năm Công ty thờng tiến hành kiểm kê vật liệu

nhằm xác định số tồn kho thực tế về số lợng, chất lợng và xem có khớp với số
liệu trên sổ sách.
Việc kiểm kê đợc tiến hành ở tất cả các kho, ở mỗi kho sẽ thành lập một
ban kiểm kê gồm: - Thủ kho
- Thống kê kho
- Kế toán vật liệu.
Sau khi kết thúc kiểm kê, Ban kiểm kê sẽ lập ra Biên bản kiểm kê trên đó
ghi rõ kết quả đã thực hiện đợc.
Tại Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà, do hệ thống kho tàng đợc trang bị
các điều kiện bảo quản tốt, đặt tập trung gần các phân xởng sản xuất nên vật
liệu của Công ty trong quá trình dự trữ, vận chuyển từ kho đến nơi sản xuất
tránh đợc hao hụt. Thêm vào đó, sự kết hợp chặt chẽ giữa thủ kho và kế toán vật
liệu, thờng xuyên đối chiếu, kiểm tra nên hầu nh không xảy ra trờng hợp sai sót,
chênh lệch giữa số tồn thực tế và sổ sách.
13
13
Biểu số 2.1:
Biên bản kiểm kê vật t kho nhựa
Năm: 2000
- Thời diểm kiểm kê: 0 giờ ngày 01 tháng 01 năm 2001.
- Ban kiểm kê gồm: - Thủ kho: Nguyễn Văn Việt.
- Thống kê kho: Trịnh Thu Mai.
- Kế toán: Nguyễn Quỳnh Trang.
Đã kiểm kê kho có những mặt hàng dới đây:
Stt Tên vật t Mã VT Đvt
Tồn sổ sách Tồn kiểm kê Chênh lệch
1 Nhựa ABS NHABS Kg 6570,5 6570,3 -0,2
2 Nhựa PELD NHPELD Kg 1100 1100 0
3 Nhựa PET NHPET Kg 25450 25449,7 -0,3
4 Nhựa PET pha lẫn NPETPL Kg 150 150 0

5 Nhựa PEHD NPEHD Kg 10093,6 10093,1 -0,5
6 Nhựa hạt PVC mềm NHPVC Kg 3885 3884 -1
7 Nhựa Shinkolit nguyên đỏ NHSND Kg 1747 1747 0
8 Nhựa Shinkolit lẫn loại NHSLL Kg 606,8 606,8 0
9 Nhựa PSHI NHPSHI Kg 125 125 0
Tổng số nhựa các loại Kg 49727,9 49725,9 -2
Thủ kho
(đã ký)
Thống kê
(đã ký)
Kế toán
(đã ký)
Phòng KH
(đã ký)
Phòng TV
(đã ký)
Giám đốc
(đã ký)
Trên biên bản kiểm kê có thể thấy số lợng trên sổ sách và số lợng qua kiểm kê
chênh lệch không đáng kể. Khoản hao hụt này đợc xem xét là do trong quá trình
xuất kho vật liệu cho các phân xởng, việc cân, đong hơi có sai lệch. Tuy nhiên sự
hao hụt này là không trọng yếu cho với tổng số lợng nhựa của Công ty do đó Công
ty không xử lý theo nguyên tắc chế độ kế toán quy định, tránh làm phức tạp cho
công tác kế toán.
3. Tính giá vật liệu nhập kho và xuất kho.
a) Tính giá thực tế vật liệu nhập kho
Giá thực tế vật liệu nhập kho của Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà đợc tính
nh sau:
Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho:
14

14
Vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty phần lớn đợc
thu mua từ bên ngoài. Nh vậy, giá thực tế của vật liệu nhập kho gồm giá mua ghi
trên Hoá đơn cộng với chi phí thu mua và thuế nhập khẩu (đối với vật liệu nhập
khẩu từ nớc ngoài).
Chi phí thu mua thực tế bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, tiền
công tác phí của nhân viên thu mua và giá trị hao hụt trong định mức.
Công ty áp dụng phơng pháp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nên
giá ghi trên Hoá đơn là giá cha có thuế GTGT.
Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế vật liệu nhập kho
là toàn bộ chi phí phải trả cho ngời nhận gia công vật liệu.
Đối với phế liệu nhập kho: Giá thực tế là giá ớc tính theo mặt bằng giá thị
trờng.
Đối với vật liệu tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành thực tế sản xuất vật
liệu.
b) Tính giá vật liệu xuất kho.
Hiện nay, Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà thực hiện tính giá vật liệu xuất
kho theo phơng pháp bình quân cả kỳ dự trữ (bình quân cuối kỳ). Định kỳ kế toán
nhận đợc các chứng từ xuất kho và chỉ ghi số thực xuất. Cuối tháng, sau khi đã
phản ánh đầy đủ tình hình vật liệu nhập, xuất kho, kế toán tính giá trị vật liệu xuất
kho trong kỳ nh sau:
Trong tháng 3, có các chứng từ nhập, xuất Nhựa PET nh sau:
Phiếu nhập số 65 ngày 25/ 3: nhập 21.000 kg với đơn giá 11932,2 đ/ kg.
Phiếu xuất số 85 ngày 28/ 3: xuất 5.100 kg.
Phiếu xuất số 88 ngày 30/ 3: xuất 6.940 kg.
Vật liệu tồn đầu kỳ: 15.450 kg, đơn giá 11648,5 đ/ kg.
Căn cứ vào số liệu trên kế toán tính giá thực tế vật liệu xuất kho nh sau:
Đơn giá
bình quân
=

15450 * 11648,5 + 21000 * 11932,2
15450 + 21000
= 11811,95
Giá trị vật liệu xuất kho trong tháng = (5100 + 6940) * 11811,95
= 142215878
Việc tính giá vật liệu xuất kho hàng tháng đều đợc tính toán tự động trên máy
vi tính nên công việc không quá phức tạp đối với kế toán.
15
15
Sơ đồ 2.4
Trình tự ghi sổ kế toán vật liệu theo hình thức
nhật ký chứng từ tại Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà
Chứng từ gốc
NK- CT số 5
Thẻ kho
Sổ chi tiết vật liệu
Bảng tổng hợp xuất
NK- CT số 7
Sổ chi tiết số 2 (TK 331)
Bảng kê chứng từ xuất
Sổ Cái TK 152
Bảng tổng hợp N-X-T
Bảng kê số 4, 5, 6
Bảng phân bổ VL, CCDC
Báo cáo kế toán
16
16
NK-CT
số 1, 2,
Ghi chú: Ghi hàng ngày

Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
III. Kế toán thu mua và nhập kho vật liệu tại công ty.
Do đặc thù về các loại sản phẩm sản xuất, Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà
sử dụng rất nhiều chủng loại vật liệu khác nhau và tiến hành thu mua từ rất nhiều
nguồn khác nhau trên thị trờng. Quá trình thu mua và nhập kho vật liệu đợc thực
hiện theo trình tự sau:
Trớc hết dựa trên kế hoạch sản xuất đã đợc lập cho các bộ phận sản xuất, các
phân xởng lập phiếu yêu cầu nhập vật liệu để phục vụ cho sản xuất. Từ đó, phòng
Kế hoạch căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức dự trữ vật liệu để xây dựng kế
hoạch thu mua vật liệu.
Bộ phận cung ứng (thuộc phòng Kế hoạch) sẽ tiến hành nghiên cứu thị trờng,
tìm hiểu các nhà cung cấp và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp trên cơ sở phân tích
về giá cả, chất lợng, các chính sách về giá cả. Sau khi đợc sự phê chuẩn của trởng
phòng kế hoạch và kế toán trởng, bộ phận cung ứng mới thực hiện công tác thu
mua.
Riêng đối với những vật liệu có tính chất phức tạp, đòi hỏi đảm bảo nghiêm
ngặt về các thông số kỹ thuật thì khi có giấy báo nhận hàng, phòng kỹ thuật của
Công ty sẽ tiến hành kiểm nghiệm vật liệu nhập kho về chất lợng, quy cách, và lập
Biên bản kiểm nghiệm.
Sau khi xem xét đầy đủ Hoá đơn mua hàng, giấy báo nhận hàng và Biên bản
kiểm nghiệm vật t, phòng kế hoạch sẽ lập phiếu nhập kho thành 3 liên. Trởng
phòng kế hoạch ký tên và chuyển xuống kho để làm căn cứ kiểm nhận vật t.
Trên cơ sở phiếu nhập kho do phòng kế hoạch chuyển xuống, thủ kho tiến
hành kiểm nhận vật liệu nhập kho và ghi số lợng thực nhập và cùng ngời giao hàng
17
17
ký tên vào từng liên. Trờng hợp vật liệu nhập kho thừa hoặc thiếu so với số lợng
ghi trên phiếu hoặc không đúng phẩm chất, quy cách, thủ kho phải cùng ngời giao
hàng lập biên bản và báo cho phòng kế hoạch để giải quyết.

Sau khi hoàn tất thủ tục nhập hàng, thủ kho sẽ đa cho ngời giao hàng 1 liên
phiếu nhập kho và Hoá đơn mua hàng để làm căn cứ thanh toán, một liên giữ lại
để ghi số lợng thực nhập lên thẻ kho và chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ kế
toán, liên còn lại đợc gửi về phòng kế hoạch.
18
18
Biểu số 2.2:
Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01GTKT- 3LL
Liên 2 (giao khách hàng) Số: 08061
Ngày 24 tháng 03 năm 2001
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Vạn Lợi.
Địa chỉ: 177A Lê Duẩn HN. Số tài khoản: 3611 300120 520 EXIMBANK HN.
Điện thoại:................... MS 0 1 0 0 2 3 5 9 1 1- 1.
Họ tên ngời mua hàng: Phan Chính Nhân.
Đơn vị: Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà.
Địa chỉ : 25 Lý Thờng Kiệt, HN. Số tài khoản: 710A 00011 NH CT HN.
Hình thức thanh toán: MS 0 1 0 0 1 0 0 2 1 6- 1.
Stt Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Nhựa PET Kg 21000 11932,2 250576200
2 Nhựa PEHD Kg 500 9909,1 4954500
Cộng tiền hàng: 255530750
Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 25553075
Tổng cộng tiền thanh toán: 281083825
Tổng số tiền viết bằng chữ: Hai trăm tám mơi mốt triệu không trăm tám mơi ba nghìn tám
trăm hai mơi lăm đồng./.
Ngời mua hàng
(đã ký)
Kế toán trởng
(đã ký)
Thủ trởng đơn vị

(đã ký)
Vật liệu của doanh nghiệp mua về nhằm phục vụ cho yêu cầu sản xuất kinh
doanh và đợc hạch toán vào chi phí. Do đó, để theo dõi chi phí nguyên vật liệu cho
chế tạo sản phẩm, trên phiếu nhập kho và sổ kế toán chi tiết vật liệu, kế toán theo
dõi cả chỉ tiêu số lợng và giá trị.
19
19