MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY VẬT TƯ VÀ XUẤT NHẬP KHẨU HOÁ CHẤT

Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán lu chuyển
hàng hoá nhập khẩu tại Công ty vật t và xuất nhập khẩu
hoá chất,
I. Nhận xét và đánh giá chung.
Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất đã thành lập từ năm 1969 nhng thực chất hoạt động XNK mới bắt đầu
từ năm 1985, sau gần 20 năm không ngừng lớn mạnh cả về quy mô lẫn chất lợng kinh doanh và uy tín trên thị trờng
XNK hoá chất, đặc biệt là hoạt động NK. Trong xu thế quốc tế hoá và tự do thơng mại tạo ra một thị trờng rộng lớn nh-
ng mức độ cạnh tranh thì ngày càng gay gắt và khốc liệt, Công ty đã không ngừng cải tiến và đa dạng hoá các ph ơng
thức kinh doanh XNK nhằm đem lại lợi nhuận lớn nhất và giải quyết vấn đề việc làm cũng nh thu nhập của công nhân
viên nhằm sử dụng hết tiềm năng của công ty. Công ty tiến hành nghiên cứu kỹ thị trờng, tạo sự liên kết chặt chẽ và tin
tởng lẫn nhau giữa các bạn hàng truyền thống cả trong và ngoài nớc, mặt khác luôn tìm kiếm những đối tác và khách
hàng mới để mở rộng thị trờng hoạt động.
Công ty đã xây dựng đợc một mô hình quản lý khoa học, phù hợp với yêu cầu
quản lý đặt ra của Tổng công ty Hoá chất và của cơ chế thị trờng, tổ chức bộ máy công
ty gọn nhẹ, các phòng ban đợc phân công, phân nhiệm rõ ràng, không chồng chéo, đùn
đẩy trách nhiệm và không làm trì trệ quá trình NK hàng hoá, đảm bảo tính độc lập tơng
đối của các phòng ban tạo sự liên kết, phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận để thực
hiện đợc kế hoạch đặt ra một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất.
Bất cứ một công việc nào đều có những u điểm và những nhợc điểm, tìm ra những u điểm để tiếp tục hoàn thiện
hơn và đa ra đợc những nhợc điểm để sữa chữa thì mới ngày càng hoàn thiện công tác kế toán trong Công ty. Dù thời
gian tìm hiểu công ty cha dài, nhng với sự cố gắng của bản thân em nhận thấy một số u điểm và nhợc điểm trong Công
ty nh sau :
1. Những u điểm.
1.1 . Tổ chức bộ máy kế toán và tin học hoá các hoạt động trong Công ty.
Đợc tổ chức theo phơng thức trực tuyến, chức năng, toàn đơn vị không chỉ lập
một phòng kế toán duy nhất để thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở xí nghiệp, chi
nhánh, mà ngoài phòng kế toán tổng hợp ở văn phòng tại trụ sở chính, ở chi nhánh khác
vẫn có bộ phận kế toán riêng, phòng kế toán làm nhiệm vụ tổng hợp để xác định kết
quả kinh doanh. Phơng thức này tạo cho công ty không bị tồn đọng các chứng từ, mà
các đơn vị thành viên vẫn hạch toán bình thờng, cuối kỳ gửi kết qủa của nghiệp vụ lên
văn phòng Công ty để hạch toán. Việc này cũng giúp cho công ty kiểm tra các chứng từ

khi cần thiết vì nó đợc tổng hợp, phân loại và lu tại phòng kế toán.
1
2
Luận văn tốt nghiệp 2 GVHD : Ths. Phạm Bích Chi
Với xu thế quốc tế hoá và hội nhập, Công ty đã xây dựng đợc một hệ thống các
máy tính phục vụ cho quá trình thu thập tin tức trong kinh doanh cũng nh thuận tiện
cho việc liên lạc và tiết kiệm đợc chi phí. Ngoài ra các công việc trong phòng kế toán
đã đợc tin học hoá toàn bộ qúa trình ghi chép, lập trình theo phần mềm kế toán của
Công ty cổ phần tin học infobus, lập trình theo đúng thực tế công tác kế toán của
Công ty làm giảm khối lợng ghi chép, phản ánh vào sổ sách và công việc tính toán. Hơn
nữa, làm kế toán bằng máy sẽ đa ra đợc thông tin chính xác, nhanh chóng, thuận tiện.
Bất cứ khi nào cần thông tin về vấn đề gì đều có thể chiết xuất một cách nhanh nhất,
hiệu quả nhất, khối lợng phải lu các sổ sách ít vì máy tính có thể nhớ một khối lợng lớn
các thông tin đó.
1. 2. Hệ thống chứng từ.
Công ty đã thực hiện tốt hạch toán ban đầu của tất cả các khâu trong quá trình NK và có
quy trình luân chuyển chứng từ đơn giản, hợp lý và chặt chẽ. Mỗi một nghiệp vụ mua và bán NK
đều liên quan đến tất cả các phòng ban : từ Phòng kinh doanh, Phòng XNK, Phòng vận tải, Phòng kế
hoạch và Phòng kế toán, vì vậy tổ chức tốt quá trình hạch toán ban đầu là tiền đề cho việc hạch toán
các nghiệp vụ cũng nh quá trình kiểm tra, kiểm soát của Ban lãnh đạo và Bộ phận kiểm toán Nhà n-
ớc. Để theo dõi và kiểm tra đợc khâu này nhằm phục vụ cho hoạt động tổng hợp về sau, Kế toán tr-
ởng đã phân công cụ thể cho từng cán bộ trong phòng phụ trách từng khâu : khâu ký kết hợp đồng
do kế toán XNK phụ trách, khâu mở L/C do kế toán ngân hàng phụ trách, phần thanh toán do kế
toán thanh toán theo dõi nhằm làm đúng, đủ các thủ tục pháp lý và chế độ do Bộ tài chính ban
hành.
Các chứng từ sử dụng trong công ty đợc lập dựa trên mẫu của Bộ tài chính ban
hành phù hợp với các yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ phát sinh và phản ánh
đầy đủ, chính xác vào chứng từ tạo điều kiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu thực tế
với sổ sách kế toán. Mỗi nghiệp vụ phát sinh sẽ đợc lu giữ một bộ chứng từ riêng : Hợp
đồng nội, Hợp đồng ngoại, Hoá đơn GTGT tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu và ghi

chép khi cần thiết.
2
3
Luận văn tốt nghiệp 3 GVHD : Ths. Phạm Bích Chi
1.3. Hệ thống tài khoản sử dụng.
Công ty đã vận dụng hệ thống tài khoản thống nhất với chế độ và rất linh
hoạt.Căn cứ vào nội dung hoạt động sản xuất kinh doanh của mình và hệ thống tài
khoản thống nhất do Bộ tài chính ban hành đã xây dựng một hệ thống danh mục tài
khoản gồm các tiết khoản để phản ánh toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh :
Xuất phát từ đặc điểm của công ty là chuyên kinh doanh XNK nên mật độ giao
dịch qua ngân hàng lớn, số lợng tơng đối nhiều nên chia thành các tiết khoản sau :
- TK1121 : Tiền gửi ngân hàng (VNĐ)
o TK1121C : Tiền gửi ngân hàng Công thơng
o TK1121N : Tiền gửi ngân hàng Ngoại thơng
o TK1121T : Tiền gửi ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội
- TK1122 : Tiền gửi ngân hàng ( USD )
o TK1122C : Tiền gửi ngân hàng Công thơng
o TK1122N : Tiền gửi ngân hàng Ngoại thơng
o TK1122T : Tiền gửi ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội
- TK311C : Vay ngắn hạn ngân hàng Công thơng ( USD)
- TK311Đ : Vay ngắn hạn ngân hàng Đầu t và phát triển Hà Nội.
- TK311A : Vay ngắn hạn ngân hàng Công thơng ( VNĐ)
- TK311V : Vay ngắn hạn ngân hàng Ngoại thơng ( VNĐ)
Việc chi tiết theo từng ngân hàng giúp công ty có khả năng kiểm soát đợc lợng
tiền gửi ở ngân hàng và theo dõi chặt chẽ các thay đổi trong 3 ngân hàng này nhằm đa
ra một phơng án vay tốt nhất với lãi suất nhỏ nhất và đơn giản trong các thủ tục hành
chính.
1.4. Hệ thống sổ sách kế toán.
Theo báo cáo gửi Cục thuế Hà Nội, hình thức ghi sổ là Nhật ký chung, Công ty
tiến hành phản ánh theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán các nghiệp

vụ đó, sau đó từ số liệu trong máy để ghi các Sổ chi tiết và các Sổ cái mà không in ra sổ
Nhật ký chung. Sử dụng hình thức này rất đơn giản, kế toán chỉ có nhiệm vụ tổng hợp,
phân loại các chứng từ chuyển đến hàng ngày, định khoản vào máy tính và cuối tháng
hoặc cuối quý in ra các sổ cần thiết. Các sổ sách in ra khá đầy đủ và hợp lý nhằm mục
đích cho những ngời không am hiểu nhiều về kế toán vẫn có thể hiểu đợc nội dung của
các sổ, tiện lợi cho quá trình kiểm tra và theo dõi.
1.5. Tổ chức hạch toán hàng hoá nhập khẩu.
3
4
Luận văn tốt nghiệp 4 GVHD : Ths. Phạm Bích Chi
Hoạt động NK diễn ra tại công ty thờng xuyên, Công ty sử dụng phơng pháp
bán qua kho và bán chuyển thẳng, thời gian lu kho ngắn nên sử dụng phơng pháp hạch
toán Kê khai thờng xuyên với phơng pháp xác định giá vốn theo giá thực tế đích danh
là hợp lý và đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin một cách liên tục và chính xác tình
hình biến động của hàng hoá NK.
Việc lựa chọn nguyên tắc ghi ngoại tệ theo tỷ giá thực tế hàng ngày đợc kế
toán cập nhật thờng xuyên phản ánh giá trị thực của hàng hoá NK cũng nh công nợ
phải trả các tài khoản khác.
Quá trình mua bán hàng hoá NK luôn ký kết hợp đồng nội nhằm tránh tình
trạng ứ đọng vốn, hàng về không tiêu thụ đợc và mất các chi phí bảo quản, chi phí bảo
vệ
Trớc khi mua hàng công ty tiến hành lập dự toán hàng nhập, điều này cho
biết hàng mua về sẽ có lợi hay không ( phải dự toán cả các chi phí rủi ro phát sinh trong
quá trình tiếp nhận hàng và bán hàng ).
2. Những tồn tại trong công tác kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu.
Cùng với những u điểm mà Công ty đã đạt đợc trong tổ chức quản lý cũng nh trong tổ chức bộ máy kế toán và
công tác kế toán lu chuyển hàng hoá NK thì tại công ty vẫn còn một số tồn tại cần phải quan tâm, xem xét nhằm không
ngừng hoàn thiện công tác kế toán hàng NK góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty và thực hiện đúng với
chế độ tài chính.
Tồn tại 1 : Sử dụng tài khoản và phơng pháp hạch toán ngoại tệ.

Trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến ngoại tệ, kế toán sử
dụng tỷ giá thực tế để phản ánh (tỷ giá tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ ), cách hạch toán này tuy
có phản ánh chính xác giá trị các nghiệp vụ phát sinh nhng lại gây ra khó khăn và phức tạp cho công
tác điều chỉnh cuối tháng, quý, năm. Hàng ngày, kế toán phải theo dõi tỷ giá các ngân hàng mà
mình mở tài khoản song mới thực hiện định khoản. Trong khi đó, do đặc thù của kinh doanh hàng
hoá NK phải thờng xuyên phát sinh các nghiệp vụ bằng ngoại tệ sẽ gây mất thời gian và khó theo
dõi, cập nhật liên tục đợc vì thế công ty nên sử dụng thêm tỷ giá hạch toán, điều này không những
giảm khối lợng công việc cho kế toán mà còn thu đợc những thông tin chính xác. Mặt khác, việc sử
dụng tỷ giá hạch toán cũng giúp kế toán xác định và tìm ra giá trị một số đồng tiền mạnh hợp lý để
thuận lợi hơn cho kế toán trong quá trình thanh toán và giao dịch cũng nh trong quản lý ngoại tệ.
Tồn tại 2 : Cha chủ động khai thác và tiêu thụ hàng nhập khẩu.
Công ty chỉ thực hiện hoạt động NK khi có đơn đặt hàng hoặc ký kết Hợp đồng nội của các
đơn vị khách hàng. Bên cạnh những thuận lợi của việc NK hàng theo đơn đặt hàng nh đã kể ở trên
4
5
Luận văn tốt nghiệp 5 GVHD : Ths. Phạm Bích Chi
thì nó còn mang lại cho công ty một số những khó khăn. Khi khách hàng có nhu cầu về một loại sản
phẩm thì phải chờ một khoảng thời gian khá dài mới nhập khẩu đợc hàng, nh vậy sẽ làm chậm tiến
độ sản xuất cũng nh kinh doanh của họ dẫn đến sẽ đi tìm một nhà cung cấp khác đáp ứng đợc yêu
cầu, điều này làm giảm bớt khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trờng nhất là trong điều kiện
các công ty XNK ngày càng tăng và ngày càng lớn mạnh về tất cả mọi mặt.
Tồn tại 3 : Hạch toán sai các tài khoản lu chuyển hàng hoá nhập khẩu.
Theo chế độ kế toán hiện hành, đối với hàng mua đã thuộc quyền sở hữu của
Công ty nhng cha về nhập kho thì phải hạch toán vào TK 151 Hàng mua đang đi đ-
ờng để quản lý chặt về hàng nhập khẩu, Đối với hàng hoá đã về nhập kho thì sử dụng
TK156 và phân thành 2 tiết khoản là : TK1561 Giá mua hàng hoá và TK 1562 Chi
phí thu mua hàng hoá. Ngoài ra, khi chuyển bán thẳng không qua kho hoặc xuất kho
chuyển đến ngời mua thì phải phản ánh vào TK 157 Hàng gửi bán. Nhng trong quá
trình phản ánh quá trình mua hàng và thanh toán thì đã không sử dụng đến các tài
khoản này hoặc có sử dụng thì sử dụng không đúng.

Trớc tiên, đối với TK 151, khi hàng hoá đã về đến cảng thì kế toán phải tiến
hành kiểm tra, nhận hàng và báo về phòng kế toán để ghi sổ vào TK151 nhằm quản lý
chặt chẽ lợng hàng tồn kho mà công ty đang nắm giữ. Nhng Công ty đã không thực
hiện nh vậy, điều này đợc giải thích là do thời gian lu tại cảng và đang đi trên đờng
ngắn không đáng kể để ghi vào sổ.
Về TK 156 - tài khoản hàng hoá, khi xuất kho để xác định giá vốn hàng bán, Kế
toán đã không phản ánh hết giá trị của lợng hàng hoá này do không phản ánh chi phí
thu mua nh : chi phí mở L/C, chi phí vận chuyển về kho, chi phí lu kho, lu bãi mà
phản ánh hết các chi phí này vào chi phí bán hàng là TK 641, đây là một điểm cực kỳ
vô lý của công ty vì nh vậy sẽ làm giảm trị giá của lô hàng và làm tăng chi phí bán hàng
lên một lợng đáng kể, kết quả là lãi gộp tăng so với bình thờng.
Khi xuất kho hàng hoá hoặc chuyển bán thẳng thì kế toán đã không phản ánh vào
tài khoản 157 Hàng gửi bán mà lại ghi thẳng vào TK 632 : Giá vốn hàng bán hoặc
giảm TK 156.
Công ty không chỉ có một hoạt động duy nhất là doanh thu hoạt động NK trực tiếp nên việc sử dụng TK 511
không theo dõi chi tiết cho các tài khoản khác nhau sẽ không theo dõi đợc lợi ích từ các hoạt động đem lại doanh thu
khác nhau để có phơng án điều chế hoạt động đem lại doanh thu cao và hoạt động đem lại doanh thu thấp.
5
6
Luận văn tốt nghiệp 6 GVHD : Ths. Phạm Bích Chi
Đối với tài khoản thuế NK thì theo quy định phải theo dõi trên TK 3333 thì công
ty lại sử dụng TK 3332, đây không những trái với quy định của Bộ tài chính mà còn
làm cho dễ nhầm lẫn với TK 3332 Thuế tiêu thụ đặc biệt
Tất cả những sai sót trên sẽ dẫn đến một kết cục là không phân biệt đợc đâu là
hàng hoá đợc nhập kho rồi mới bán, hàng hoá nào bán giao ngay tại cảng hoặc chuyển
thẳng đến ngời mua gây ra sự khó khăn trong công tác kiểm tra, giám sát hàng hoá NK
và công tác lập kế hoạch của Công ty đặc biệt sai sót trong khâu xác định đâu là chi phí
thuộc giá vốn và đâu là chi phí bán hàng.
Tồn tại 4 : Sử dụng cha đúng tài khoản ký quỹ, ký cợc ngắn hạn.
Với mục tiêu đơn giản và dễ theo dõi các tài khoản ngân hàng, kế toán đã xây

dựng các tài khoản ký quỹ, ký cợc ngắn hạn để vay tiền ngân hàng mở Th tín dụng vào
tài khoản ngân hàng : TK 1123C Ký quỹ ngân hàng Công thơng ; TK 1124T Ký quỹ
đảm bảo tiền vay ngắn hạn ngân hàng đầu t và phát triển Hà Nội. Điều này không
những sai hoàn toàn so với chế độ mà nó còn làm cho kế toán dễ lầm lẫn với các tài
khoản ngân hàng khác.
Tồn tại 5 : Hệ thống sổ sách.
Hệ thống sổ sách của đơn vị rất gọn nhẹ và phù hợp với điều kiện hiện nay là cần
đơn giản và hiệu quả, thế nhng, để đáp ứng đúng yêu cầu báo cáo sổ sách theo hình
thức Nhật ký chung nhng kế toán đã không chiết xuất sổ Nhật ký chung để tiện theo dõi
khi cần thiết. Ngoài ra, việc theo dõi về công nợ phải thu có sổ chi tiết theo đối tợng
khách hàng thì cũng nên có sổ theo dõi công nợ phải trả theo đối tợng phải trả.
Trong các sổ có theo dõi cả ngoaị tệ phát sinh và tiền mặt đã quy đổi, ta không thấy theo dõi tỷ giá phát sinh
của nghiệp vụ đó, mặc dù muốn biết thì ta vẫn có thể tìm đợc nhng nh vậy rất khó theo dõi và kiểm tra có đúng tỷ giá
ngoại tệ tại thời điểm đó hay không.
Kế toán nên lập sổ theo dõi kế hoạch lu chuyển hàng hoá NK nhằm chủ động
đề ra những biện pháp thích hợp thực hiện kế hoạch chi phí lu thông, chi phí vận tải, kế
hoạch vay vốn, kế hoạch lợi nhuận nhằm phấn đấu ít nhất cũng phải đạt đợc hoặc vợt
mức kế hoạch.
Tồn tại 6 : Trong việc lập dự phòng phải thu khó đòi.
Do công ty chỉ nhập khẩu các hàng hoá đã có ký kết Hợp đồng nội, thời gian lu kho là không
đáng kể nên việc hạch toán Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là không cần thiết. Nhng đối với các
hợp đồng mua bán, rủi ro lớn và tổn thất cao, thời gian hoàn thành hợp đồng dài, nợ phải thu là rất
lớn nên cần thiết phải tiến hành lập Dự phòng phải thu khó đòi. Đây là nguyên tắc thận trọng trong
6
7
Luận văn tốt nghiệp 7 GVHD : Ths. Phạm Bích Chi
kinh doanh, dự phòng mà đợc lập sẽ làm tăng chi phí hợp lý, hợp lệ từ đó giảm lợi nhuận tạm thời
của doanh nghiệp và đơng nhiên sẽ làm giảm thuế thu nhập của doanh nghiệp. Mặt khác dự phòng
lại chính là một công cụ tài chính cần thiết để duy trì doanh nghiệp, hạn chế bớt những thiệt hại và
chủ động hơn về tài chính trong trờng hợp xảy ra các rủi ro do các nguyên nhân khách quan.

Tồn tại 7 : Trong công tác quản lý và tổ chức NK hàng hoá
Việc luân chuyển chứng từ trong nhiều thơng vụ còn chậm chễ, Phòng kinh doanh nhận đợc chứng từ nhng
không chuyển về Phòng kế toán ngay dẫn đến công việc bị tồn đọng, công tác kế toán vào những ngày cuối tháng trở
nên rất bận rộn, báo cáo kế toán có thể bị chậm chễ, ngoài ra còn có thể bị phạt các khoản nh phạt nộp chậm thuế gây
thiệt hại cho công ty. Hơn nữa, các hoá đơn của một thơng vụ phát sinh thờng đến ngày giao hàng cho khách hàng thì
mới ghi hoá đơn cùng ngày và gửi về Phòng kế toán để định khoản, điều này là không đúng với quy định về việc phản
ánh đúng, đủ và kịp thời các chi phí phát sinh tại thời điểm đó để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.
Trong những năm gần đây, Công ty đã mở rộng hàng hoá không những chỉ gói
gọn trong Tổng cục hoá chất mà còn sang các ngành kinh doanh khác, nhng Công ty
cha có chính sách giảm giá cho những khách hàng mua khối lợng lớn, thờng xuyên và
luôn luôn theo đúng hợp đồng đã ký, Công ty cũng cha có chính sách chiết khấu thanh
toán cho những khách hàng thanh toán trớc hạn để giữ khách đồng thời khuyến khích
ngời mua trả tiền trớc.
II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán lu
chuyển hàng hoá nhập khẩu.
1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán lu chuyển hàng hoá nhập khẩu.
Trong nền kinh tế thị trờng có sự điều tiết của Nhà nớc nh ở nớc ta hiện nay,
trong kinh doanh các doanh nghiệp phải thực hiện nguyên tắc lấy thu bù chi và có lãi.
Để quản lý tổ chức kinh doanh đạt hiệu quả cao, cấp lãnh đạo phải nắm đợc các thông
tin về hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp một cách chính xác, kịp thời. Một
bộ phận lớn các thông tin đó đợc lấy từ công tác kế toán.
Hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động NK nói riêng đang ngày càng trở
nên phức tạp, mang tính cạnh tranh cao, đặc biệt đối với các doanh nghiệp kinh doanh
hàng NK bởi thị trờng bao gồm cả thị trờng trong và ngoài nớc thờng xuyên biến động.
Cho đến thời điểm này, công cuộc đổi mới kế toán coi nh đã làm xong bớc mở
đầu, xây dựng và vận hành một hệ thống chế độ kế toán mới về cơ bản phù hợp với cơ
chế thị trờng. Tuy nhiên trớc những yêu cầu của một nền kinh tế thị trờng, hệ thống kế
toán này vẫn còn nhiều tồn tại, các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán cha ban hành đủ.
7
8

Luận văn tốt nghiệp 8 GVHD : Ths. Phạm Bích Chi
Hơn thế nữa, đổi mới là một quá trình vận dụng và hoàn thiện, do đó đã có bớc mở đầu
tất yếu phải có bớc tiếp theo, thậm chí nhiều bớc tiếp theo.
Với mục tiêu thúc đẩy sự nghiệp CNH HĐH đất nớc. hoà nhập thị trờng quốc
tế, đa nớc ta vào hàng các nớc có nền ngoại thơng phát triển đòi hỏi phải có bớc đổi
mới và hoàn thiện tiếp theo về cơ chế quản lý NK. Mặt khác, không phải lúc nào các
điều kiện và môi trờng kinh doanh XNK cũng thuận lợi, cũng tạo cơ hội cho doanh
nghiệp phát triển, với sự chuyển biến nh mở cửa nền kinh tế, Mỹ bỏ cấm vận đối với
Việt nam và lập quan hệ ngoại giao, Việt Nam gia nhập ASEAN, đang trong quá trình
tiến vào gia nhập WTO tuy là mở ra nhiều cơ hội cho doanh nghiệp XNK Việt Nam
phát triển nhng đồng thời cũng làm cho tính chất cạnh tranh ngày càng quyết liệt, tệ
nạn gian lận thơng mại ngày càng nhiều và tinh vi, chính sách thuế vẫn là vấn đề còn
nhiều tồn tại, thủ tục hành chính còn nhiều phức tạp, chồng chéo, tỷ giá hối đoái không
ổn định, hoạt động tài chính ngân hàng nhiều lúc cha thực sự hiệu qủa Vợt qua tất cả
các khó khăn trên để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải có bộ máy quản lý
năng động, đặc biệt bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả, đầy kinh nghiệm và ngày càng
đợc hoàn thiện hơn mà trớc hết là nâng cao trình độ chuyên môn, đổi mới trang thiết bị
phục vụ công tác kế toán, hoàn thiện phơng pháp kế toán nhằm đáp ứng tốt nhu cầu
phục vụ thông tin cho quản lý. Kế toán luôn đợc xem là công cụ quản lý kinh tế trong
các doanh nghiệp, bản chất kế toán đợc chỉ rõ là sự quan sát, đánh giá các hoạt động
kinh tế trên cơ sở ghi chép, lợng hoá và phản ánh các hoạt động đó trên sổ sách và báo
cáo. Chính vì vậy, khi nền kinh tế với t cách là đối tợng quản lý thay đổi từ cơ chế kế
hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trờng có sự điều tiết của Nhà nớc mà những công
cụ đang sử dụng với kiểu dáng cũ không còn phù hợp nữa nên tất yếu phải tiến hành đổi
mới.
Từ những yêu cầu của đổi mới nền kinh tế nói chung, đổi mới công cụ kế toán
nói riêng, đòi hỏi công tác kế toán lu chuyển hàng hoá NK cũng phải ngày càng hoàn
thiện hơn, thích nghi hơn với những biến động mới, phản ánh ngày càng chính xác và
trung thực, đúng với chế độ của Bộ tài chính ban hành, đồng thời nâng cao hiệu quả
kinh doanh của doanh nghiệp,

2. Nội dung và yêu cầu hoàn thiện.
Việc hoàn thiện kế toán lu chuyển hàng hoá NK tại Công ty không thể tiến hành
một cách tuỳ tiện mà phải đáp ứng đợc các yêu cầu sau :
8
9
Luận văn tốt nghiệp 9 GVHD : Ths. Phạm Bích Chi
Yêu cầu 1: Tổ chức kế toán lu chuyển hàng hoá NK phải đảm bảo nguyên tắc
thống nhất, tập trung và có tính độc lập tơng đối trong thu thập, xử lý tài liệu kế toán
nhằm đảm bảo tính chính xác, kịp thời trên cơ sở thống nhất về chuyên môn, nghiệp vụ,
phơng thức hạch toán và về việc sử dụng chứng từ, sổ sách.
Yêu cầu 2 : Hoàn thiện công tác kế toán phải xuất phát từ đặc trng của hoạt động
kinh doanh NK. Mục tiêu chiến lợc của hoạt động kinh doanh NK là tối đa hoá lợi
nhuận. Để đạt đợc mục tiêu đó phải không ngừng nâng cao chất lợng các thông tin kế
toán làm động lực cho việc hoàn thiện công tác kế toán tại đơn vị.
Yêu cầu 3 : Phải căn cứ vào đặc điểm hoạt động kinh doanh NK, tổ chức quản
lý, trình độ kế toán của doanh nghiệp, những quy định về ghi chép, luân chuyển chứng
từ của đơn vị. Hoạt động NK cũng giống nh các hoạt động kinh tế khác là rất đa dạng vì
mỗi đơn vị tổ chức hạch toán khác nhau nhng có một điểm chung là đều dựa vào những
quy định của Nhà nớc ban hành để hạch toán trên cơ sở tôn trọng những chính sách
kinh tế tài chính của Nhà nớc đề ra.
Yêu cầu 4: Phải đảm bảo nguyên tắc phục vụ theo yêu cầu của kinh doanh vì
hoàn thiện là phục vụ cho việc nâng cao hiệu quả kinh doanh hàng NK. Yêu cầu này
khi hoàn thiện công tác kế toán phải bám sát vào hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp, Các thông tin kế toán phải nhậy bén, xác thực, phải phù hợp với cơ chế thị tr-
ờng, với kinh doanh NK hàng hoá,
Yêu cầu 5 : Tổ chức kế toán lu chuyển hàng hoá NK phải đảm bảo đơn giản,
gọn nhẹ, rõ ràng nhng vẫn phải cung cấp những thông tin kế toán tài chính chính xác,
kịp thời. Công tác tổ chức kế toán phải đảm bảo tính khoa học, hợp lý, áp dụng những
phơng pháp và công cụ hạch toán hiện đại nhằm nâng cao năng suất lao động trong
công tác kế toán, đồng thời đảm bảo sự kết hợp giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng

hợp.
Yêu cầu 6 : Trong qúa trình NK, giá của hàng NK đợc tính theo thời giá quốc tế
và thanh toán với nhau bằng ngoại tệ, vì vậy đòi hỏi kế toán lu chuyển hàng hoá NK
phải đảm bảo tính chính xác và hiệu quả tránh những tổn thất do tỷ giá thay đổi.
3. Một số ý kiến đề xuất đối với Công ty.
ý kiến 1 : Hoàn thiện việc sử dụng tài khoản và phơng pháp hạch toán ngoại tệ.
Để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ kế toán Công ty sử dụng tỷ giá thực tế và
sử dụng các tài khoản ngân hàng nh : TK1121,TK 1122 ( Chi tiết theo từng ngân hàng giao dịch )
nh vậy rất khó khăn khi kiểm tra, đối chiếu số nguyên tệ thực tế tồn và phát sinh trong kỳ và tiến
9
10
Luận văn tốt nghiệp 10 GVHD : Ths. Phạm Bích Chi
hành điều chỉnh cuối kỳ. Do đó, để thuận tiện cho công tác kế toán Công ty nên sử dụng cả tỷ giá
hạch toán và thực tế, theo dõi nguyên tệ trên TK 007 Nguyên tệ các loại.
Việc sử dụng tỷ giá hạch toán phải dựa trên các nguyên tắc sau :
Thứ nhất, nếu đơn vị sử dụng tỷ giá hạch toán để phản ánh tình hình thu, chi, mua,
bán, chuyển đổi tiền tệ và thanh toán thì cần tuân thủ các quy định sau :
Đối với tiền ngoại tệ, nợ phải thu, nợ phải trả, nợ vay có gốc ngoại tệ đ-
ợc ghi sổ theo tỉ giá hạch toán.
Đối với doanh thu XK, NK, chi phí ngoại tệ cho nhập, xuất, các phụ
phí chi bằng ngoại tệ đợc quy đổi ra tiền VND và ghi sổ theo tỉ giá thực tế tại thời điểm
phát sinh.
Thứ hai, điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ ngày cuối kỳ : Tiền nợ phải thu, phải trả có
gốc ngoại tệ còn d đợc điều chỉnh về tỷ giá thực tế ngày cuối kỳ, chênh lệch phát sinh
giữa các loại tỷ giá ghi sổ trong kỳ so với tỷ giá thực tế cuối kỳ đợc điều chỉnh tỷ giá
tăng, giảm các đối tợng trên, đồng thời ghi riêng khoản chênh lệch do chuyển đổi ngoại
tệ chờ xử lý bảo toàn vốn vào thời điểm thích hợp.
Đối với TK 007 cần đợc chi tiết tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và cho từng
loại ngoại tệ, cụ thể nh sau :
Căn cứ vào sổ phụ ngân hàng hoặc giấy báo Có do ngân hàng gửi về

bằng ngoại tệ hoặc phiếu thu ngoại tệ tại quỹ, kế toán ghi :
Nợ TK 007 : Số ngoại tệ tăng.
Căn cứ vào sổ phụ ngân hàng hoặc giấy báo Nợ hoặc phiếu chi tiền mặt
ngoại tệ kế toán ghi :
Có TK 007 : Số ngoại tệ giảm.
Cuối kỳ căn cứ vào số phát sinh tăng, giảm trên TK 007 để tính ra số l-
ợng ngoại tệ tồn cuối kỳ, sau đó nhân số d này với tỷ giá thực tế cuối kỳ và đối chiếu
với số d trên TK 1122, TK 1112, nếu có chênh lệch sẽ ghi tăng hoặc giảm tài khoản đó,
số chênh lệch này kế toán phản ánh vào TK 413 Chênh lệch tỷ giá. Cuối kỳ kế toán,
kết chuyển chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ hạch toán vào doanh thu hoạt động tài
chính (Sau khi bù trừ giữa số chênh lệch tăng tỷ giá và số chênh lệch giảm tỷ giá phát
sinh trong kỳ), ghi :
Nợ TK 413 : Chênh lệch tỷ giá.
Có TK 515 : Doanh thu hoạt động tài chính.
10
11
Luận văn tốt nghiệp 11 GVHD : Ths. Phạm Bích Chi
Nếu chênh lệch tỷ giá giảm (d Nợ TK 413 ) đợc kết chuyển vào chi phí tài chính
trong kỳ, ghi :
Nợ TK 635 : Chi phí tài chính
Có TK 413 : Chênh lệch tỷ giá.
ý kiến 2 : Theo dõi hàng mua đang đi đờng và hàng gửi bán.
Khi Công ty nhập khẩu hàng hoá, thời gian lu chuyển hàng hoá từ cảng hay nơi nhận hàng
về kho của công ty mất một thời gian, trong thời gian đó, hàng hoá đã thuộc quyền sở hữu của công
ty nhng cuối kỳ vẫn cha có khả năng về NK thì phải hạch toán vào TK151, thay vì hạch toán thẳng
vào TK156 nh kế toán đang làm.
Mặt khác, trong trờng hợp bán hàng chuyển giao thẳng thì không nên hạch toán vào TK 632
ngay mà phải hạch toán vào TK 157, khi ngời mua đồng ý mua và ghi hoá đơn GTGT tại kho của
họ thì mới tiến hành ghi vào TK632.
Quá trình này sẽ đợc thực hiện nh sau :

Khi hàng NK về biên giới, tiếp nhận hàng theo quy định, kế toán ghi sổ
: Nợ TK 151 : Hàng mua đang đi trên đờng
Có TK 331
Có TK 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nớc,
Khi nhập hàng hoá để bán theo phơng thức bán thẳng không qua kho
hoặc bán qua kho, kế toán ghi giá mua theo hoá đơn :
Nợ TK 157 : Gửi bán thẳng
Nợ TK 632 : Trực tiếp bán hàng tại cửa khẩu
Nợ TK 156 ( 1561 ) Nhập kho hàng hoá
Có TK 151 : Hàng mua đã kiểm nhận.
Cách hạch toán này không chỉ thực hiện đúng theo chế độ tài chính quy định mà
còn theo dõi đợc đâu là hàng hoá đang lu kho, đâu là hàng hoá đang đi đờng và đâu là
hàng gửi bán nhằm biết chính xác tình trạng tồn kho của doanh nghiệp.
ý kiến 3 : Hạch toán chi phí thu mua và phân bổ hàng hoá bán ra.
Để đảm bảo tính chính xác các khoản mục chi phí, tất cả những khoản liên quan
đến thu mua hàng hoá phải hạch toán vào tài khoản 1562 chứ không phải phản ánh hết
vào TK 641 nh Công ty đang hạch toán. Khi xác định giá vốn hàng bán phải phân bổ
chi phí cho giá trị hàng bán ra.
Khi phát sinh chi phí thu mua, kế toán ghi :
Nợ TK 1562
11
12
Luận văn tốt nghiệp 12 GVHD : Ths. Phạm Bích Chi
Nợ TK 133 : Thuế GTGT ( nếu có )
Có TK 111,112,131
Cuối kỳ phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ trong kỳ theo công
thức
+
= x
+

Lấy ví dụ, nếu trong công ty :
Chi phí thu mua của hàng tồn đầu kỳ : 15.125.400
Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ : 30.120.000
Giá mua hàng bán ra trong kỳ : 50.450.460.000
Giá mua hàng hoá tồn cuối kỳ : 22.405.000.000
Vậy chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ :
Nh vậy, chi phí thu mua trong kỳ là : 31.331.231
Sau đó, để phản ánh chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ trong kỳ, kế toán ghi
Nợ TK 632 : 31.331.231
Có TK 1562: 31.331.231
Để chi tiết và nắm rõ hơn về chi phí thu mua phân bổ cho hàng tiêu thụ trong kỳ, hàng
NKUT và hàng NKTT ta nên tập hợp chính xác các khoản phí này và phân bổ theo tiêu thức đã lựa
chọn nhằm nắm rõ đợc, Nhng vì trong công ty các nghiệp vụ phát sinh trong một kỳ không nhiều và
giá trị lớn cộng với khối lợng tính toán lớn do đó không thực hiện tính chi tiết cũng đợc.
Công thức này chỉ đợc sử dụng khi Công ty tiến hành sử dụng cả phơng thức nhập hàng không theo hợp đồng
tức có cả hàng bán lẻ, còn hiện giờ thì chi phí phát sinh của lô hàng nào thì tính cho lô hàng ấy mà thôi.
Nh vậy, việc sử dụng TK 1562 không những chỉ giúp kế toán Công ty đơn giản hơn trong việc theo dõi những
chi phí phát sinh trong qúa trình NK hàng hoá mà còn giúp cho Công ty có thể kiểm tra chính xác hơn hai tài khoản chi
phí TK 641 và TK 642 trên cơ sở đó tiến hành quản lý riêng các chi phí liên quan đến bán hàng và chi phí quản lý doanh
nghiệp, chi liên quan đến hàng NK. Quản lý chặt chẽ các khoản chi góp phần tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận cho công
ty và phù hợp với quy định của Bộ tài chính.
ý kiến 4 : Sử dụng tài khoản ký quỹ, ký cợc và tài khoản thuế nhập khẩu.
Theo nh phần tồn tại đã đề cập đến, việc sử dụng các TK 1123C : Ký quỹ ngân hàng công thơng, TK 1124T Ký
quỹ đảm bảo tiền vay thay chức năng của TK 144 Ký quỹ, ký cợc ngắn hạn là không đúng với quy định. Công ty nên
có sự thay đổi danh mục tài khoản của Công ty thay vào đó là TK 144 và khi ký quỹ đảm bảo tiền vay. Ngoài ra, việc
12
CP thu mua
phát sinh
trong kỳ
Chi phí thu

mua của hàng
tồn đầu kỳ
Giá trị hàng
bán ra trong
kỳ
Chi phí thu mua
phân bổ cho
hàng tiêu thụ
Giá mua
hàng hoá
tồn cuối kỳ
Giá mua
hàng hoá
xuất bán
15.125.400 + 30.120.000
= x 50.450.460.000 = 31.331.231
22.405.000.000 + 50.450.460.000
13
Luận văn tốt nghiệp 13 GVHD : Ths. Phạm Bích Chi
hạch toán lẫn lộn hai tài khoản này làm cho ngời kiểm tra dễ lầm lẫn nguồn lực thực có của doanh nghiệp là bao nhiêu
do tài khoản ký quỹ ký cợc là tài khoản dùng để trả nợ trong một thời gian tới, kế toán phản ánh nh sau :
Nợ TK 144 : Ký quỹ đảm bảo tiền vay
Có TK 111,112
Đồng thời nếu ký quỹ bằng ngoại tệ thì ghi : Có TK 007.
Khi theo dõi thuế NK, kế toán nên theo dõi trên TK 3333 Thuế NK phải nộp chứ không phải TK 3332 mà kế
toán đang sử dụng nhằm không nhầm lẫn và đúng với chế độ quy định.
ý kiến 5 : Mở sổ chi tiết thanh toán với ngời bán và hoàn thiện Nhật ký chung.
Vì báo cáo của doanh nghiệp là theo hình thức sổ Nhật ký chung, do đó cuối kỳ hoặc cuối tháng kế toán nên in ra
sổ Nhật ký chung để tiện theo dõi và đối chiếu với các Sổ chi tiết và sổ cái khác, sổ Nhật ký chung nên đợc lập nh sau :
13

14
Luận văn tốt nghiệp 14 GVHD : Ths. Phạm Bích Chi
Bảng số 22 : Sổ nhật ký chung
Năm :
Trang :
Ngày
tháng
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Đã ghi
sổ cái
SH tài
khoản
Số phát sinh
Chứng
từ
Số Ngày Nợ Có
Số trang trớc chuyển sang
Cộng chuyển sang trang sau
Ngày tháng năm
Ng ời lập Kế toán tr ởng Giám đốc
Đơn vị đã không theo dõi Sổ chi tiêt thanh toán với ngời bán, do đó nên có sổ này, và trong các sổ có ngoại tệ
thì ta nên có cột tỷ giá để rễ theo dõi ( áp dụng đối với tất cả các sổ có cột ngoại tệ) và không cần thiết phải có cột Dòng
trong sổ chứng từ, sổ đó có dạng sau :
Bảng số 23 : Sổ chi tiết tài khoản
331N : Phải trả khách hàng phòng nhập
Đối tợng theo dõi :
Kỳ phát sinh từ
Trang :

Chứng từ gốc
Diễn giải
TK
đối
ứng
Tỷ giá
hạch
toán
PS Nợ PS Có
Chứng
từ
Số Ngày USD VND USD VND
Tổng cộng
Số d đầu kỳ (VND) : CO
Số d cuối kỳ (VND) : CO
Số d đầu kỳ nguyên tệ : CO
Số d cuối kỳ nguyên tệ : CO
Ngày Tháng Năm
ời lập Kế toán tr ởng Giám đốc

ý kiến 6 : Lập dự phòng phải thu khó đòi.
14
15
Luận văn tốt nghiệp 15 GVHD : Ths. Phạm Bích Chi
Trớc kia, vào những năm trớc 1999 thì trong Bảng cân đối kế toán có tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi,
nhng bắt đầu từ năm 2000 trở đi,các khoản dự phòng này đã đợc hoàn nhập.Cho đến nay, kế toán đã không tiến hành lập
Dự phòng phải thu khó đòi nữa.
Theo quy định, cuối kỳ kế toán năm, doanh nghiệp căn cứ vào các khoản nợ phải thu đợc xác định không chắc
chắn thu đợc (Nợ phải thu khó đòi ), kế toán tính xác định số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập.
Lấy ví dụ :

Số nợ phải thu xác định không chắc chắn thu đợc trong công ty : 105.450.000
Số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm N là : 105.450.000 x 30% = 31.635.000
Vào năm N, kế toán ghi nh sau :
Nợ TK 642 : 31.635.000
Có TK 139 : 31.635.000
Sang năm ( N + 1 ), nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay là 35.845.000, số chênh lệch
( 34.845.000 31.635.000 = 3.210.000 ) sẽ đợc ghi nh sau : Nợ TK 642 : 3.210.000
Có TK 139 : 3.210.000
Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm ( N + 1 ) là : 24.315.000 thì số chênh lêch ( 31.635.000
24.315.000 = 7.320.000 ) Kế toán ghi nh sau :
Nợ TK 139 : 7.320.000
Có TK 642 :7.320.000
Các khoản nợ khó đòi khi xác định thực sự là không đòi đợc : 15.000.000
Kế toán ghi :
Nợ TK 642 : 15.000.000
Có TK 131 : 15.000.000
Đồng thời ghi vào bên Nợ TK 004 : 15.000.000
Đối với những khoản phải thu khó đòi đã đợc xử lý xoá nợ, nếu sau đó lại thu đợc
nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi đợc : 5.150.000
Nợ TK 111,112 : 5.150.000
Có TK 711 : 5.150.000
Đồng thời ghi vào bên Có TK 004 : 5.150.000
Sơ đồ tổng quát hạch toán dự phòng phải thu khó đòi :
Sơ đồ 26 : Tổng quát hạch toán dự phòng phải thu khó đòi
15
TK 1392 TK 642TK 642
Trích bổ sung CL dự phòng năm
sau lớn hơn dự phòng hiện có
Hoàn nhập CL dự phòng năm sau
nhỏ hơn số dự phòng hiện có

TK 131, 138