THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY SẢN XUẤT VÀ DỊCH VỤ CƠ ĐIỆN HÀ NỘI.

Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại
công ty Sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội.
I.đặc điểm chung của công ty SX và dv cơ điện hà nội.
Tên công ty: Công ty SX và DV cơ điện Hà Nội
Tên giao dịch Quốc tế: EMPROSERCO
Trụ sở công ty: 20 Phố Bích Câu - Quận Đống Đa - Hà Nội.
1. Sự ra đời, hình thành và phát triển của công ty.
1.1. Quá trình phát triển của công ty.
Theo tinh thần Nghị quyết Đại hội VI của Đảng, việc đổi mới cơ chế
quản lý kinh tế đã đợc khẳng định. Chúng ta xoá bỏ chế độ kế hoạch hoá tập
trung bao cấp, xây dựng một cơ chế mới tự hạch toán sản xuất kinh doanh, phù
hợp với quy luật khách quan, phù hợp với tinh thần thực tế nền kinh tế của đất
nớc.
Trong tình hình đó, công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội đợc
thành lập tách ra khỏi Liên hiệp xí nghiệp xe đạp Hà Nội theo quyết định số
4184/QĐ-UB ngày 03/10/1989 và là một doanh nghiệp Nhà nớc hạng 2 theo
QĐ số 3224/QĐ-UB của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội.
Công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội là một đơn vị kinh doanh hạch
toán kinh tế độc lập, có t cách pháp nhân và chịu trách nhiệm trớc cơ quan
pháp luật về các hoạt động kinh doanh của mình. Công ty có trụ sở chính đặt
tại số 20 phố Bích Câu - Hà Nội và một văn phòng đại diện đặt tại số 216
Hoàng Hoa Thám - phờng 12 Quận Tân Bình - Thành phố Hồ Chí Minh.
Từ trớc năm 1989 khi còn chung với cơ quan văn phòng Liên hiệp xí
nghiệp xe đạp Hà Nội, ngành hàng chủ yếu là sản xuất xe đạp và phụ tùng xe
đạp. Nhng sau khi chuyển đổi cơ chế của Nhà nớc từ bao cấp sang tự hạch toán
sản xuất kinh doanh thì ngành hàng xe đạp không còn phù hợp nữa. Nhu cầu
xe đạp ít hơn trớc, hơn nữa xe đạp Trung quốc tràn ngập thị trờng Việt Nam
giá lại rất rẻ. Vì vậy các đơn hàng giảm dần dẫn đến thị trờng bị thu hẹp, sản
xuất gặp rất nhiều khó khăn.
Nắm bắt đợc chủ trơng đổi mới của Nhà nớc, công ty đã từng bớc khắc

phục khó khăn, vơn lên xoá bỏ chế độ bao cấp, tìm ra cho mình hớng đi mới.
Công ty xác định rằng phải tự đổi mới, đổi mới toàn diện mà trớc hết phải
đổi mới về tổ chức, mạnh dạn đầu t, chuyển đổi ngành hàng kinh doanh. Chỉ
có nh vậy mới có thể phù hợp với tình đổi mới của nền kinh tế, bắt kịp đợc xu
hớng phát triển không ngừng trên thị trờng, mới vực dậy đợc hoạt động của
bản thân doanh nghiệp. Công ty nhanh chóng nhận thấy rằng sản xuất ngành
hàng xe đạp không còn phù hợp nữa. Để tồn tại và phát triển là mục tiêu định
hớng chiến lợc đợc đặt ra trong thời kỳ trớc mắt và cả lâu dài của công ty.
Công ty đã bỏ ra nhiều công sức đi khảo sát,tìm hiểu thị trờng, lắng nghe ý
kiến của các đồng chí lãnh đạo đầu ngành ở các tỉnh trong cả nớc về rất nhiều
lĩnh vực. Trong đó có vấn đề về trang thiết bị trong các bệnh viện, các cơ sở y
1
1

tế đang bị xuống cấp qua nhiều năm sử dụng rất cần đợc nâng cấp đầu t để
từng bớc hiện đại hoá các bệnh viện, các cơ sở y tế. Ngoài ra công ty còn
nghiên cứu một số ngành hàng phục vụ dân dụng nh: xe đẩy vận chuyển, nội
thất dân dụng... với phơng châm: "Sản xuất những thứ xã hội cần chứ không
sản xuất những thứ xã hội đã có sẵn".
Mặt khác công ty cũng nhận thấy rằng để tồn tại và phát triển đợc, phải
không ngừng cải tiến mẫu mã , đa dạng hoá sản phẩm, đảm bảo chất lợng,
giảm giá thành. Hiện nay với công nghệ sản xuất các loại ống inox, đáp ứng đ-
ợc mọi yêu cầu về mẫu mã của khách hàng, công ty đang là đơn vị sản xuất
các trang thiết bị y tế , nội thất giành đợc nhiều uy tín trên thị trờng.
Để thực hiện đợc nhiệm vụ đã đặt ra, công ty đã có sự nhất quán trong sự
chỉ đạo lãnh đạo của cấp uỷ Đảng, của cơ quan chuyên môn, các tổ chức đoàn
thể cùng tập thể cán bộ công nhân viên chức đều quyết tâm phấn đấu theo h-
ớng đổi mới toàn diện từ tổ chức sản xuất đến tổ chức bộ máy quản lý. Với suy
nghĩ luôn ứng dụng khoa học kỹ thuật, đổi mới công nghệ, đa dạng hoá sản
phẩm, kết hợp với việc đầu t thiết bị ngành hàng do công ty sản xuất đã đem

lại hiệu quả kinh tế cao và có uy tín về chất lợng. Năm 1994 doanh thu của
công ty là 8 tỷ đồng. Năm 1996 do nhu cầu của thị trờng và phát triển kinh
doanh công ty đầu t thêm một dây chuyền sản xuất định hình ống inox các loại
với sản lợng 10.000 tấn inox /1 năm, đa doanh thu của công ty đạt trên 27 tỷ
năm 1999. Với sự cố gắng của tập thể cán bộ công nhân viên công ty , đợc sự
giúp đỡ của UBND Thành phố, công ty sản xuất và dịch vụ cơ điện tiếp tục lấy
nhiệm vụ sản xuất trang thiết bị y tế làm trọng tâm, đảm bảo đủ việc làm cho
cán bộ công nhân viên trong công ty.
Các bớc phát triển đi lên của công ty đợc thể hiện phần nào qua một số chỉ
tiêu cơ bản sau đây:
STT Chỉ tiêu Thực hiện1998 Thực hiện1999 Thực hiện 2000
1 Giá trị sản lợng CN 13.628.800.000 15.536.900.000 16.121.171.400
2 Doanh thu bán hàng 24.395.552.000 27.821.264.000 28.212.050.000
3 Nộp ngân sách 414.724.000 478.370.000 502.288.000
4 Thu nhập
BQ/1CBCNV
720.000 800.000 1.050.000
Trải qua quá trình xây dựng và trởng thành tới nay công ty sản xuất và dịch
vụ cơ điện Hà Nội không ngừng lớn mạnh về mọi mặt.
- Tổng nguyên giá TSCĐ: 6.214.494.895đ.
- Vốn lu động: 2.750.000.000đ.
1.2.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty.
2
2

Trong bất cứ doanh nghiệp nào việc tổ chức quản lý cũng rất cần thiết và
không thể thiếu đợc. Tổ chức tốt bộ máy quản lý sẽ đảm bảo sản xuất có hiệu
quả. Việc tổ chức bộ máy quản lý phải tuỳ thuộc vào quy mô, loại hình doanh
nghiêp, đặc điểm và điều kiện sản xuất cụ thể của từng doanh nghiệp. ở công
ty sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội, bộ máy quản lý đợc tổ chức theo kiểu

trực tuyến. Toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đều chịu sự chỉ
đạo thống nhất của ban giám đốc.
Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty SX và DV cơ điện hà Nội
Chc năng, nhiệm vụ của các phòng ban nh sau:
- Ban giám đốc:
3
Giám đốc
PGĐ tổ chức
HC-LĐTL
Phó giám đốc
SX-KH-VT-TT
PX
SX
Phòng
Kỹ thuật
Bảo vệ
y tế
Phòng
TCLĐ
Phòng
Kế toán
Phòng
KHVTT
T
Tổ SX định hình ống INOX
Tổ cơ khí
Tổ mạ điện hoá
Tổ hoàn thiện và bao gói
3

+ Giám đốc công ty: Là ngời đứng đầu chịu trách nhiệm chung trớc nhà
nớc, trớc toàn thể cán bộ công nhân viên về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh
doanh của công ty.
+ 1 Phó giám đốc phụ trách sản xuất- kế hoạch- vật t- tiêu thụ.
+ 1 Phó giám đốc phụ trách tổ chức- Lao động tiền lơng.
Các phòng ban chức năng đợc tổ chức theo yêu cầu của công việc quản
lý kinh doanh thông suất trong toàn công ty.
- Phòng tổ chức lao động tiền lơng:
+ Chịu trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo lao động cho công ty.
+ Phụ trách về đất đai nhà cửa của công ty.
+ Phụ trách về thi đua, xét duyệt danh hiệu thi đua cho các cá nhân, tập
thể trong công ty để trình Giám đốc.
+ Xây dựng quỹ lơng, định mức và đơn giá tiền lơng của các sản phẩm
trong từng kỳ kế hoạch sản xuất.
+ Xây dựng các quy chế, chế độ trả lơng khoán sản phẩm của công ty
theo tình hình thực hiện sản xuất trên cơ sở chế độ chính sách của Nhà nớc.
- Ban Bảo vệ y tế.
+ Tuần tra, canh gác, bảo về tài sản của công ty đồng thời giữ nghiêm
kỷ luật lao động ( quản lý giờ giấc laođộng).
+ Chăm lo sức khoẻ cho các cán bộ công nhân viên, khám chữa bệnh
cấp thuốc và giải quyết các chế độ nghỉ ốm cho cán bộ công nhân viên toàn
công ty.
- Phòng Kế hoạch Vật t - Tiêu thụ:
+ Xây dựng kế hoạch sản xuất ngắn hạn, trung hạn và dài hạn toàn công
ty và phân xởng, tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất đó.
+Tổ chức thực hiện nhiệm vụ sản xuất của năm kế hoạch, mua sắm vật
t đủ số lơng, chủng loại đảm bảo chất lợng vật t, đáp ứng kịp thời tiến độ sản
xuất.
+ Cung cấp số liệu cho phòng nghiệp vụ tính toán giá thành, báo cáo sản
lợng nội bộ để Giám đốc làm căn cứ quyết định mức lơng, thởng và có biện

pháp điều chỉnh nhiệm vụ sản xuất kỳ tiếp theo.
+ Bảo quản giữ gìn vật t, xác định nội dung quản lý vật t, quản lý sản
phẩm dở dang và thành phẩm nhập kho cũng nh các phơng tiện dụng cụ sản
xuất khác.
+ Tổ chức giao hàng cho khách kịp thời.
+ theo dõi và tổ chức thực hiện việc xuất nhập kho về thành phẩm, bán
thành phẩm, nguyên vật liệu.
+ Tìm kiếm thị trờng tiêu thụ để phát huy tối đa hiệu quả sử dụng vốn lu
động, chu chuyển vốn kinh doanh nhằm đảm bảo quá trình sản xuất kinh
doanh của công ty đợc liên tục, đạt hiệu quả cao.
4
4

- Phòng Kế toán- Tài chính
+ Tạo nguồn vốn để sản xuất kinh doanh bao gồm vốn ngân sách,
vốn vay, vốn bổ sung.
+ Sử dụng vốn vào các hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
+ Quản lý lu thông, thanh toán các quan hệ tín dụng.
+ Hạch toán sổ sách về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công
ty.
- Phòng Kỹ thuật
+ Xác định rõ các bớc công nghệ sản xuất trên cơ sở công nghệ đang đ-
ợc sử dụng ở công ty.
+ Thẩm định, ứng dụng những cải tiến kỹ thuật của các kỹ s, công nhân
trong công ty trong việc chế tạo sản phẩm hay những phơng pháp, giải pháp
tiết kiệm trong sản xuất.
+ Theo dõi sự phát triển khoa học công nghệ trong lĩnh vực mà công ty
đang hoạt động sản xuất kinh doanh để nắm đợc thông tin cần thiết về khoa
học, công nghệ.
+ Thiết kế sản phẩm sản xuất của công ty.

- Phân xởng sản xuất: Gồm 4 tổ sản xuất.
+ Tổ sản xuất định hình ống INOX: Sản xuất ống INOX các loại.
+ Tổ cơ khí : Cắt phôi. Pha cắt định hình, hàn ghép các loại sản phẩm.
+ Tổ mạ điện hoá: Mạ, sơn
+ Tổ hoàn thiện và bao gói sản phẩm: Lắp ráp, bao gói.
Giữa các phòng ban, bộ phận chức năng luôn có mối quan hệ chặt chẽ.
Phòng ban này cung cấp số liệu cho phòng ban kia. Tất cả tạo thành bộ máy
quản lý thống nhất điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
đạt hiệu quả cao.
1.3.Tổ chức bộ máy kế toán của công ty.
Với chức năng quản lý tài chính, phòng kế toán của công ty góp phần
không nhỏ trong việc hoàn thành kế hoạch sản xuất hàng năm. Công tác kế
toán của công ty đợc tổ chức tập trung tại phòng kế toán, bộ máy kế toán đợc
tổ chức khép kín, thực hiện từ khâu thu nhận chứng từ, phân loại và xử lý
chứng từ đến khâu ghi sổ và lập các báo cáo kế toán.
Nhiệm vụ của bộ máy kế toán: Hạch toán chi tiết, tổng hợp các nghiệp
vụ phát sinh, tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, lập các báo
cáo tài chính, tham mu giúp việc ban giám đốc trong công tác tổ chức quản lý
sản xuất kinh doanh của công ty, nhằm sử dụng đồng vốn đúng mục đích chế
độ, hợp lý, đạt hiệu quả cao.
5
5

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
- Kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp: Là ngời chịu trách nhiệm chung
toàn bộ công tác kế toán của công ty, là ngời theo dõi nguồn vốn, là ngời lập
các báo cáo tài chính và trực tiếp giải trình các báo cáo tài chính.
- Kế toán nguyên vật liệu, TSCĐ, tiền lơng, thanh toán với ngời bán:
+ Theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu.
+ Theo dõi sự biến động tăng giảm của TSCĐ, tính khấu hao

TSCĐ.
+ Theo dõi thanh toán với ngời bán
- Kế toán vốn bằng tiền, thanh toán với ngời mua, thành phẩm, tiêu thụ:
+ Hạch toán chi tiết tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt, tiền gửi
ngân hàng.
+ Hạch toán chi tiết tình hình thanh toán với ngời mua, thanh
toán nội bộ.
+ Hạch toán tình hình tiêu thụ sản phẩm, xác định doanh thu, kết
quả tiêu thụ .
- Kế toán tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm:
+ Tập hợp chi phí sản xuất.
+ Tính giá thành sản phẩm.
+ Thủ quỹ
Vì số lợng nhân viên kế toán ít nên mỗi ngời trong phòng đều phải thực
hiện kiêm nhiệm một số phần hành kế toán khác nhau. Các bộ phận trong
6
Kế toán trởng kiêm
kế toán tổng hợp
KT vốn bằng tiền
KT thanh toán với
ngòi mua ,KT thành
phẩm, KT tiêu thụ
KT nguyên vật
liệu, thanh toán
với ngời bán,
TSCĐ, tiền lơng
KT tập hợp chi phí
SX, tính giá thành
sản phẩm
Kiêm thủ quỹ

6

phòng luôn phối hợp, bổ sung cho nhau, hỗ trợ nhau trong công việc nhng vẫn
đảm bảo tính nguyên tắc của tổ chức hạch toán. Do vậy, phòng kế toán đã làm
tốt chức năng quản lý tài chính của công ty.
Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chứng từ,
hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của công ty
7
Chứng từ nhập, xuất
7

Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu
Hình thức sổ kế toán này đợc công ty áp dụng từ nhiều năm, đợc ghi
chép sử dụng phù hợp với trình độ của cán bộ nhân viên trong phòng.
2.Các loại nguyên vật liệu chủ yếu sử dụng trong đơn vị.
8
Sổ chi tiết vật liệuThẻ khoSổ chi tiết thanh
toán với ngời
bán
Nhật ký chứng từ
liên quan 1,2,4,10
Nhật ký chứng từ
số 5
Bảng tổng hợp
N- X- T
Bảng phân bổ
số 2

Sổ cái TK 331
Bảng kê số 4,5
Bảng kê số 3
Nhật ký chứng từ
số 7
Sổ cái TK 152
8

Sản phẩm của công ty chủ yếu phục vụ cho ngành y tế nên nguyên vật
liệu mà doanh nghiệp sử dụng là các loại inox nh : Inox lá, inox ống, inox lá
băng, các loại thép. . .
VD: Inox lá băng 78.6m x 1.2 ly
Inox lá 0.6 ly x 1m22 x 2m44
Inox lá 0.4 ly x1020 x cuộn
Inox 31.8 x 1,2 x 6m
Inox 25.4 x 1,2 x x 6m
Inox 25 x 60 x 1,2 x 6m
Inox 30 x 60 x 1,2 ly x 6m
Thép 22 x 1,2 ly x 6m
Bu lông Inox M8x60
Que hàn Inox 26
.......
II- Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu ở công ty Sản
xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội.
1.Đặc điểm nguyên vật liệu của công ty .
Khác với các doanh nghiệp sản xuất khác, sản phẩm của công ty Sản
xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội có những nét rất riêng biệt, là doanh nghiệp mà
ngành hàng chủ yếu là phục vụ cho ngành y tế nên sản phẩm chủ yếu của công
ty là các loại giờng bệnh nhân Inox, tủ thuốc, tủ đầu giờng... Do vậy, nguyên
vật liệu công ty sử dụng chủ yếu là các loại Inox ( ống, lá, băng...); các loại ốc

vít, que hàn, a xít tẩy...
Các loại nguyên vật liệu của công ty có loại rất cồng kềnh, mặt bằng
của công ty lại hạn hẹp do vậy khó khăn trong việc bảo quản, phải nhập làm
nhiều lần. Điều này đòi hỏi công ty phải tính toán một cách chi tiết, chính xác
nhu cầu về nguyên vật liệu để tổ chức thu mua kịp thời đảm bảo cung ứng đầy
đủ cho sản xuất.
Trong giá thành sản phẩm của công ty, chi phí nguyên vật liệu chiếm
một tỷ trọng khá lớn ( khoảng 60 - 65%), vì thế nên chỉ một biến động nhỏ về
chi phí nguyên vật liệu cũng làm ảnh hởng đến giá thành sản phẩm. Do vậy
phải tổ chức quản lý tốt nguyên vật liệu, xây dựng định mức tiêu hao cho từng
chi tiết sản phẩm để sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm và có hiệu quả.
Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu đợc mua từ các nguồn hàng trong
nớc với các bạn hàng ổn định thờng xuyên có uy tín nh công ty Đông á, công
ty Hoàng Vũ, cửa hàng Inox Vinh Vợng... Đây là một thuận lợi cho công ty
trong việc thu mua, cung ứng nguyên vật liệu.
2.Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu.
2.1.Phân loại:
9
9

ở công ty Sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội nguyên vật liệu phân loại
căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất kinh
doanh. Theo cách phân loại này nguyên vật liệu của công ty đợc chia thành:
- Nguyên vật liệu chính : Là đối tợng chủ yếu của công ty khi tham gia
vào quá trình sản xuất, nguyên vật liệu chính là cơ sở chủ yếu để cấu thành
nên thực thể của sản phẩm. Bao gồm các nguyên vật liệu sau: Inox lá băng,
Inox lá, Inox hộp vuông, Inox tròn... Trong mỗi loại lại chia thành nhiều thứ
khác nhau:
Inox lá : Lá 0.8ly x 1m22 x 2m44; Lá 0.6 ly x 1m22 x 2m44
Inox hộp vuông: hộp 25x60 x1,2x6m; hộp 30 x 60 x 1,2 x 6m

... ... ...
- Nguyên vật liệu phụ : Bao gồm nhiều loại khác nhau, tuy không cấu
thành nên thực thể sản phẩm song vật liệu phụ có những tác dụng nhất định rất
cần thiết cho quá trình sản xuất nh: ốc vít, bánh xe các loại, que hàn...
- Nhiên liệu: bao gồm xăng, dầu, a xít tẩy mối hàn.
- Phụ tùng thay thế là các chi tiết phụ tùng dùng cho máy móc nh galê,
vòng bi, dây cu roa...
-
Việc phân loại vật liệu trên giúp cho công ty quản lý vật liệu dễ dàng, và
tứ đó đa ra hình thức hạch toán phù hợp.
2.2.Tính giá nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu mua ngoài đợc doanh nghiệp đánh giá theo giá thực tế.
Đối với nguyên vật liệu nhập kho:
Giá thực tế vật liệu nhập kho của công ty là giá mua cha có thuế GTGT
+ chi phí liên quan (thu mua, vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản . . .) trừ các khoản
giảm trừ (nếu có).
Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Là giá vật liệu xuất
kho cộng với chi phí gia công theo hợp đồng cộng chi phí vận chuyển từ công
ty tới nơi thuê gia công và từ nơi thuê gia công về công ty.
II Đối với nguyên vật liệu xuất kho:
Công ty tính giá vật liệu xuất kho theo phơng pháp bình quân.
Trị giá vật liệu xuất kho = Số lợng NVL xuất kho x Đơn giá bình quân
Giá thực tế VL tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL nhập trong kỳ
Đơn giá bình quân =
Số lợng VL tồn đầu kỳ + Số lợng vật liệu nhập trong kỳ
10
10

3.Các chứng từ sử dụng và qui trình luân chuyển chứng từ.
3.1 Các chứng từ sử dụng:

III - Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT)
IV - Phiếu xuất kho ( mẫu số 02-VT)
V - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu số 03-VT)
VI - Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (mẫu số 08-VT)
VII - Phiếu nhập kho thuê ngoài gia công chế biến
VIII - Phiếu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến
IX - Biên bản kiểm nghiệm vật t
X - Hoá đơn giá trị gia tăng
3.2 Trình tự luân chuyển các chứng từ đợc qui định nh sau:
3.2.1.Trờng hợp nhập kho nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu của công ty đợc hình thành từ hai nguồn là mua ngoài
và thuê ngoài gia công chế biến ( mua ngoài là chủ yếu).
a.Đối với nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho.
Nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá trị của sản phẩm vì vậy
khi tiến hành mua vật liệu về để sản xuất ra sản phẩm thì trớc khi nhập kho cần
phải đợc kiểm nghiệm thật chặt chẽ để xác định số lợng, chất lợng và qui cách
thực tế của vật liệu.
Công tác kiểm nghiệm đợc tiến hành bởi một ban chuyên trách thuộc
phòng kỹ thuật và thủ kho vật t. Cơ sở để kiểm nhận là hoá đơn của ngời cung
cấp và hợp đồng mua hàng (Trờng hợp cha có hoá đơn phải căn cứ vào hợp
đồng mua hàng để kiểm nhận). Trong quá trình kiểm nhận vật liệu nhập kho
nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai qui cách, kém phẩm chất ghi trong
hợp đồng phải lập biên bản, xác định rõ nguyên nhân. Nếu đã xác định rõ
nguyên nhân do ngời cung cấp công ty có thể yêu cầu ngời cung cấp giảm giá
hoặc có thể từ chối không nhận số nguyên vật liệu đó. Sau khi kiểm nhận các
thành viên của ban kiểm nhận phải lập "Biên bản kiểm nghiệm vật t ", trên cơ
sở của biên bản kiểm nghiệm vật t, hoá đơn bán hàng của ngời cung cấp,
phòng Kế hoạch vật t sẽ lập phiếu nhập kho vật t. Phiếu nhập kho vật t lập
thành 3 liên :
Liên1: Lu tại phòng Kế hoạch vật t

Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng và
chuyển lên cho phòng kế toán.
Liên 3: Dùng để thanh toán ( giao cho ngời cung cấp)
Trên phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan, các
loại vật liệu mua về nhập kho theo đúng kho đã qui định.
Ví dụ 1: Ngày 5/1/2001 công ty mua vật liệu của công ty Inox Tiến Đạt và
nhận đợc các chứng từ sau:
Biểu1:
11
11

Hoá đơn (GTGT) Mẫu số 01 GTKT-3LL
Liên 2: Giao cho khách hàng CD/00-B
Ngày 3 tháng 1 năm 2001
N0: 096196
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Inox Tiến Đạt
Địa chỉ: Thanh trì Hà Nội Số tài khoản: 4311.02007102768
Ngân hàng: EXIM BANK Hà Nội
Điện thoại:............... MST:
Họ tên ngời mua hàng: Hoàng Văn Tú
Đơn vị: Công ty Sản xuất và dịch vụ cơ điện Hà Nội
Địa chỉ: 20 Bích Câu- Hà Nội Số TK:710A-00130
Sở giao dịch I NHCTVN
Hình thức thanh toán: NP hoặc chuyển khoản
Số
TT
Tên hàng hoá dịch vụ ĐV
tính
Số l-
ợng

Đơn giá
(Đồng)
Thành tiền
(Đồng)
A B C 1 2 3=1x2
1 Inox USU 304 0,4 ly x1020x cuộn kg 584,4 27.619 16.140.543
2 Inox USU 304 0,6 ly x 1020 x
cuộn
kg 240,2 24.286 5.833.497
Cộng tiền hàng 21.974.040
Thuế suất thuế GTGT 5%: Tiền thuế GTGT 1.098.702
Tổng cộng tiền thanh toán 23.072.742
Số tiền bằng chữ: (Hai mơi ba triệu không trăm bảy hai ngàn bảy trăm
bốn hai đồng).
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)
Biểu 2:
Cty SX& DV cơ điện Hà Nội Mẫu số 05-VT
Theo QĐ 1141TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1/5/1995 của Bộ Tài chính
Biên bản kiểm nghiệm vật t
Ngày 4 tháng 1 năm 2001
Số: 001
Căn cứ vào Hoá đơn số 096196 ngày 3/1/2001 của công ty TNHH Inox
Tiến Đạt. Ban kiểm nghiệm gồm:
Bà : Đỗ Sinh Hậu- Phòng kỹ thuật - Trởng ban.
12
0 1 0 0 7 4 4 2 9 9 - - - 1
12

Ông: Nguyễn Ngọc Quang- Phòng kỹ thuật- uỷ viên
Bà: Đỗ Thị Nụ - Thủ kho - uỷ viên.
Đã kiểm nghiệm các loại vật t sau:
St
t
Tên, nhãn hiệu, qui
cách vật t
M
ã
số
Phơng
thức
kiểm
nghiệm
ĐV
tín
h
SL theo
hoá đơn
Kết quả kiểm nghiệm Ghi
chú
Sl đúng
QCPC
Sl không
đúng QCPC
1 InoxSUS 304 0,4ly
x 1020 x cuộn
Cân ,đo kg 584,4 584,4 Không
2 Inox SUS 304 0,6 ly
x 1020 x cuộn

nt kg 240,2 240,2 Không
ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật t đạt chất lợng độ bóng BA đúng qui cách,
phẩm chất
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trởng ban
Biểu 3:
Cty SX và DVCơ Điện Hà Nội Mẫu số 01-VT
Phiếu nhập kho
Ngày 4 tháng 1 năm 2001 Số: 01
Họ tên ngời giao hàng: Công ty TNHH Tiến Đạt Nợ:
Theo biên bản kiểm nghiệm số 01 ngày 4 tháng 1 năm 2001
Nhập tại kho: vật t kim khí
ST
T
Tên, nhãn hiệu, qui
cách phẩm chất
Mã
số
ĐV
tính
Số lợng Đơn
giá
Thành tiền
TheoHđơn T.nhập
1 Inox USU304
0,4lyx 1020x cuộn
kg 584,4 584,4 27.619 16.140.543
2 Inox USU 304
0,6lyx 1020x cuộn
kg 240,2 240,2 24.286 5.833.497
Cộng 21.974.040

Số tiền bằng chữ: Hai mơi mốt triệu chín trăm bảy t ngàn không trăm bốn mơi
đồng.
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Thủ trởng đơn vị
(Ký,ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên) (Ký,ghi rõ họ tên)
b. Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến.
Khi nguyên vật liệu mang đi thuê ngoài gia công chế biến nay về nhập
kho, căn cứ vào các chứng từ nh phiếu xuất kho thuê gia công, hợp đồng gia
công và số lợng vật liệu đã chuyển về công ty, phòng kế hoạch tiến hành lập
ban kiểm nghiệm và viết phiếu nhập kho.
13
13