CÁC VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ

Các vấn đề chung về kế toán nguyên liệu, vật liệu và công
cụ dụng cụ
I. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên liệu, vật liệu
và công cụ dụng cụ trong sản xuất kinh doanh:
1. Khái niệm và đặc điểm của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ.
1.1. Khái niệm:
+ Nguyên liệu, vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất là đối tợng lao
động - một trong ba yếu tố cơ bản để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh,
cung cấp dịch vụ - là cơ sở vật chất cấu tạo nên cơ sở vật chất của sản phẩm.
+ Công cụ dụng cụ là những t liệu lao động không thoả mãn định nghĩa và
tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định hữu hình.
1.2. Đặc điểm:
1.2.1. Đặc điểm của nguyên liệu, vật liệu:
- Chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất chế tạo sản phẩm và cung cấp dịch
vụ.
- Khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên liệu, vật liệu thay đổi hoàn
toàn hình thái vật chất ban đầu và giá trị đợc chuyển toàn bộ, một lần vào chi phí
sản xuất kinh doanh.
1.2.2. Đặc điểm của công cụ dụng cụ:
- Tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất chế tạo sản phẩm và cung cấp dịch
vụ.
- Khi tham gia vào quá trình sản xuất vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban
đầu, giá trị bị hao mòn dần đợc dịch chuyển từng phần vào chi phí sản xuất kinh
doanh trong kỳ. Công cụ dụng cụ thờng có giá trị nhỏ hoặc thời gian sử dụng
ngắn đợc quản lý và hạch toán nh tài sản lu động.
2. Vai trò của nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ trong sản xuất
kinh doanh:
Nguyên liệu vật liệu - Công cụ dụng cụ trong ba yếu tố không thể thiếu đợc
của quá trình sản xuất, chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành sản phẩm. Sự
ảnh hởng của nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ phải bảo đảm đúng chất lợng,
quy cách, chủng loại thì sản xuất sản phẩm mới đạt yêu cầu.

Do vậy tăng cờng công tác quản lý, công tác kế toán nguyên vật liệu, công
cụ dụng cụ nhằm đảm bảo sử dụng hiệu quả tiết kiệm nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có ý nghĩa quan trọng
trong các doanh nghiệp nói chung.
II. Phân loại và đánh giá nguyên liệu, vật liệu và công cụ
dụng cụ:
1. Phân loại nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ:
1.1. Phân loại nguyên liệu, vật liệu.
* Căn cứ vào nội dung kinh tế của vật liệu:
- Nguyên vật liệu chính
- Vật liệu phụ
- Nhiên liệu
- Phụ tùng thay thế
- Thiết bị xây dựng cơ bản
- Vật liệu khác
* Căn cứ vào mục đích công dụng của vật liệu:
- Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm.
- Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: phục vụ ở các phân xởng, bộ
phận sản xuất, nhu cầu bán hàng...
* Căn cứ vào nguồn cung cấp vật liệu:
- Vật liệu mua ngoài
- Vật liệu tự sản xuất
- Vật liệu có từ nguồn gốc khác (đợc cấp, nhận vốn góp....)
1.2. Phân loại công cụ dụng cụ:
Đối với công cụ dụng cụ đợc chia thành 3 loại sau:
- Công cụ dụng cụ
- Bao bì, luân chuyển
- Đồ dùng cho thuê
Theo quy định hiện hành những t liệu lao động sau không phân biệt giá trị
và thời gian sử dụng vẫn đợc coi là công cụ dụng cụ:

- Các loại bao bì dùng để đựng vật liệu hàng hoá trong quá trình thu mua và
bảo quản tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá.
- Những dụng cụ đồ nghề bằng thuỷ tinh
- Quần áo giày dép chuyên dụng để làm việc
- Các lán trại tạm thời, giàn giáo dụng cụ trong ngành xây dựng cơ bản
2. Đánh giá vật liệu và công cụ dụng cụ:
2.1. Nguyên tắc đánh giá:
Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thực chất là việc xác định giá trị
ghi sổ của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
2.2. Giá thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập - xuất kho.
2.2.1. Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho
Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng
cụ nhập kho đợc xác định nh sau:
* Với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài:
Giá gốc NL, VL
và CCDC mua
ngoài nhập kho
=
Giá mua
ghi trên
hoá đơn
+
Các loại
thuế không
đợc hoàn
loại
+
Chi phí có liên
quan trực tiếp
đến việc mua

hàng
-
Các khoản triết khấu thơng
mại và giảm giá hàng mua do
hàng mua không đúng qui
cách, phẩm chất
* Với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ gia công chế biến:
Giá gốc NVL, CCDC tự gia công = Giá thành sản xuất thực tế.
* Với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến:
Giá gốc NL, VL và
CCDC nhập kho thuê
ngoài gia công
=
Giá gốc NVL,
CCDC xuất kho
+
Tiền thuê
chế biến
+
Chi phí vận
chuyển bốc dỡ
* Với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhận vốn góp liên doanh: Giá thực
tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho là giá do Hội đồng định giá
đánh giá lại và đợc chấp nhận.
* Với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đợc biếu tặng: Giá thực tế của
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho là giá thực tế đợc xác định theo thời
giá trên thị trờng.
2.2.2. Đối với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho:
Tuỳ theo hoạt động của doanh nghiệp cũng nh yêu cầu của nhà quản lý cán
bộ kế toán có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau:

* Phơng pháp giá bình quân gia quyền: Theo phơng pháp này giá thực tế
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ đợc tính theo công thức:
Giá thực tế NVL,
CCDC xuất dùng
=
Số lợng NVL,
CCDC xuất dùng
x
Giá đơn vị
bình quân
Trong đó giá đơn vị bình quân có thể đợc tính theo một trong hai cách sau:
Cách 1:
Giá đơn vị bình quân
cả kỳ dự trữ
=
Giá thực tế NVL, CCDC tồn + nhập kho trong kỳ
Số lợng thực tế NVL, CCDC tồn + nhập kho trong kỳ
Cách 2:
Giá đơn vị bình quân
sau mỗi lần nhập
=
Giá thực tế NVL, CCDC trớc + sau từng đợt nhập
Số lợng thực tế NVL, CCDC trớc + sau từng đợt nhập
* Phơng pháp nhập trớc xuất trớc (FIFO):
Theo phơng pháp này thì số hàng nào nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết số
nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Cơ sở của
phơng pháp này là giá thực tế của hàng mua trớc sẽ đợc dùng làm giá để tính giá
thực tế hàng xuất do vậy giá thực tế hàng tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số
vật liệu mua vào sau cùng.
* Phơng pháp này, số hàng nào nhập sau thì xuất trớc và trị giá hàng xuất

kho tính theo giá thực tế của những lô hàng mới nhập hiện có trong kho. Trị giá
của hàng tồn kho cuối kỳ đợc tính theo số lợng hàng tồn kho và đơn giá của
những lô hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho.
* Phơng pháp trực tiếp (đích danh).
Giá trị thực tế của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho tính theo giá
thực tế của từng lô hàng nhập. áp dụng đối với doanh nghiệp sử dụng ít thứ
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có giá trị lớn và có thể nhận diện đợc.
2.3. Giá hạch toán của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập - xuất kho:
Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế
thông qua hệ số giá:
Hệ số chênh lệch giá =
Giá thực tế NVL, CCDC tồn
kho đầu kỳ
+
Giá thực tế NVL, CCDC
nhập kho trong kỳ
Giá hạch toán NVL, CCDC
tồn kho đầu kỳ
+
Giá hạch toán NVL, CCDC
nhập kho trong kỳ
Giá thực tế NVL,
CCDC xuất kho
=
Giá hạch toán NVL,
CCDC xuất kho
x Hệ số chênh lệch giá
III. Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:
Để phát huy vai trò, chức năng của kế toán trong công tác quản lý, nguyên
vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp, kế toán cần thực hiện tốt các

nhiệm vụ cơ bản sau:
- Phản ánh chính xác kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trên các mặt: số lợng, chất lợng, chủng loại và
thời gian cung cấp.
- Tính toán và phân bổ chính xác kịp thời giá trị nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ xuất dùng cho các đối tợng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện
định mức tiêu hao vật t, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những trờng hợp sử dụng
vật t sai mục đích, lãng phí.
- Thờng xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật t, phát hiện kịp
thời các loại ứ đọng kém phẩm chất, cha cần dùng và có biện pháp giải phóng để
thu hồi vốn nhanh chóng hạn chế các thiệt hại
- Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về
vật liệu, tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua dự trữ sử
dụng vật liệu.
IV. Thủ tục quản lý nhập - xuất kho nguyên vật liệu, công
cụ dụng cụ và các chứng từ kế toán liên quan
1. Thủ tục nhập kho:
Căn cứ vào giấy báo nhận hàng,nếu xét thấy cần thiết khi hàng về đến nơi,
có thể lập ban kiểm nhận vật t thu mua cả về số lợng, chất lợng, quy cách. Ban
kiểm nhận căn cứ vào kết quả thực tế ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật t. Sau đó,
bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho vật t trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận
hàng và biên bản kiểm nhận rồi giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi số vật liệu thực
nhập vào phiếu nhập và thẻ kho rồi chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ.
Trờng hợp phát hiện thiếu, thừa, sai quy cách phẩm chất, thủ kho phải báo cáo cho
cán bộ cung ứng biết và từng ngời giao lập biên bản.
2. Thủ tục xuất kho:
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, các bộ phận sản xuất viết phiếu xin lãnh vật
t. Căn cứ vào phiếu xin lãnh vật t kế toán viết phiếu xuất kho. Căn cứ vào phiếu
xuất kho, thủ tục xuất vật t và ghi vào phiếu xuất, số thực xuất ghi vào thẻ kho.
Sau khi ghi xong vào thẻ kho, thủ kho chuyển chứng từ cho phòng kế toán để ghi

sổ.
3. Các chứng từ kế toán có liên quan:
Chứng từ kế toán sử dụng đợc quy định theo chế độ chứng từ kế toán ban
hành theo QĐ số 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trởng Bộ tài chính và
các quyết định khác có liên quan bao gồm:
- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 - VT)
- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu số 03 - VT)
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 08 - VT)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - BH)
- Hoá đơn bán hàng
- Hoá đơn GTGT
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà n-
ớc, tuỳ thuộc vào tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp, kế toán có thể sử dụng
thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn nh:
- Phiếu xuất vật t theo hạn mức (Mẫu số 04 - VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật t (Mẫu số 05 - VT)
- Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07 - VT)
Phiếu nhập
Phiếu xuất
Sổ chi tiết NVL, CCDC
Thẻ kho
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn NVL, CCDC
V. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ:
Tuỳ thuộc vào điều kiện của từng doanh nghiệp mà có thể lựa chọn vận
dụng một trong các phơng pháp sau:
1. Phơng pháp thẻ song song:
- Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ về mặt số lợng. Mỗi chứng từ nhập, xuất, vật t đ-
ợc ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ kho đợc mở cho từng danh điểm vật t. Cuối

tháng, thủ kho tiến hành tổng cộng số nhập, xuất tính ra số tồn kho về mặt lợng
theo từng danh điểm.
- Tại phòng kế toán: Sử dụng sổ chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập,
xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về mặt số lợng lẫn giá trị. Hàng ngày hoặc định
kỳ, khi nhận đợc các chứng từ nhập, xuất vật liệu đợc thủ kho chuyển lên kế toán
phải tiến hành kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào các sổ chi tiết. Cuối tháng căn cứ
vào sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp chi tiết nhập, xuất, tồn vật liệu. Số tồn trên
các sổ chi tiết phải khớp đúng với số tồn trên thẻ kho.
Sơ đồ phơng pháp thẻ song song
Ghi hàng ngày hoặc định kỳ
Đối chiếu kiểm tra
Ghi cuối tháng
2. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
- Tại kho: Thủ kho vẫn sử dụng các thẻ kho để ghi chép tình hình nhập,
xuất, tồn từng loại vật liệu về mặt số lợng.
- Tại phòng kế toán: Để theo dõi từng loại vật liệu về nhập, xuất về mặt số
lợng và giá trị kế toán sử dụng sổ đối chiếuluân chuyển. Đặc điểm ghi chép là chỉ
thực hiện ghi chép một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập,
Phiếu nhập
Phiếu xuất
Sổ đối chiếu luân chuyển
Thẻ kho
Bảng kê nhập
Bảng kê xuất
xuất trong tháng và mỗi danh điểm vật liệu đợc ghi một dòng trên sổ đối chiếu
luân chuyển.
Số đối chiếu luân chuyển
Danh điểm
vật t hàng
hoá

Tên
hàng
Đơn
vị
tính
Đơn
giá
D đầu
tháng 1
Luân chuyển trong tháng 1 Luân chuyển tháng ..... D 31/12
SL ST
Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn SL ST
SL ST SL ST SL ST SL ST SL ST SL ST
Sơ đồ phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Ghi hàng ngày
Đối chiếu kiểm tra
Ghi cuối tháng
3. Phơng pháp sổ số d:
- Tại kho: Thủ kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn
vật liệu, công cụ dụng cụ về mặt số lợng. Cuối tháng phải ghi sổ tồn kho đã đợc
tính trên thẻ kho vào sổ số d cột số lợng sau đó chuyển cho phòng kế toán.
- Tại phòng kế toán: Khi nhận đợc chứng từ nhập - xuất vật liệu, công cụ
dụng cụ ở kho, kế toán phải kiểm tra việc phân loại chứng từ và ghi giá hạch toán,
tính tiền cho từng chứng từ, tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập, xuất theo
từng nhóm vật liệu, công cụ dụng cụ ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận
chứng từ, ghi vào bảng luỹ kế nhập - xuất. Sau đó căn cứ vào bảng này để lập
bảng tổng hợp nhập - xuất. Bảng này đợc mở cho từng kho. Khi nhận sổ số d, kế
Phiếu nhập
Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn vật tư
Phiếu giao nhận phiếu nhập

Sổ số dưThẻ kho
Phiếu giao nhận phiếu xuấtPhiếu xuất
toán kiểm tra và ghi chỉ tiêu giá trị vào sổ số d, sau đó đối chiếu số liệu giữa bảng
tổng hợp nhập - xuất - tồn với sổ số d.
Sơ đồ phơng pháp sổ số d
Ghi hàng ngày
Đối chiếu kiểm tra
Ghi cuối tháng
Phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) vật t
Từ ngày 01 đến 10/01/N
Nhóm VL,
CCDC
Nhập Xuất Ký nhận
Số lợng
chứng từ
Số hiệu
chứng từ
Thành
tiền
Số lợng
chứng từ
Số hiệu
chứng từ
Thành
tiền
Bảng luỹ kế nhập - xuất - tồn vật t
Tháng 01/N
Nhóm VL,
CCDC
Từ 1-10 Từ 11-20 Từ 21-31 Cộng

Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn
Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu - công cụ - dụng cụ
Tháng 1/N
Nhóm VL, CCDC
Tồn kho đầu kỳ
Nhập kho trong
kỳ
Xuất kho trongkỳ
Tồn kho cuối kỳ
Số lợng Số tiền Số lợng Số tiền Số lợng Số tiền Số lợng Số tiền
Sổ số d
Danh điểm
vật liệu
Tên
hàng
Đơn
vị
tính
Đơn
giá
Định
mức
dự
trữ
Số d
đầu năm
Số d cuối
tháng 1
Số d cuối
tháng .......

Số d cuối
tháng 12
Số l-
ợng
Số
tiền
Số l-
ợng
Số
tiền
Số l-
ợng
Số
tiền
Số l-
ợng
Số
tiền
VI. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:
1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo phơng kê
khai thờng xuyên
1.1. Các tài khoản sử dụng:
* Tài khoản 152: Nguyên liệu - vật liệu
- Tài khoản này đợc dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm
của nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại nhóm, .....tuỳ
theo yêu cầu quản lý và phơng tiện tính toán.
- Kết cấu của tài khoản 152:
+ Bên Nợ: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá trị thực tế của
nguyên vật liệu trong kỳ (mua ngoài, nguyên vật liệu tự gia công chế biến, nhận
vốn góp, phát hiện thừa, đánh giá tăng....)

+ Bên Có: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu
trong kỳ theo giá thực tế (xuất dùng, xuất bản, đánh giá giảm phát hiện thiếu,....)
+ D Nợ: Giá trị thực tế nguyên vật liệu tồn kho
* Tài khoản 153: Công cụ dụng cụ
- Giống nh TK 152, TK 153 cũng đợc theo dõi giá trị hiện có, tình hình
tăng, giảm của các loại công cụ dụng cụ.