MỘT SỐ Ý KIẾN, ĐỀ NGHỊ GIẢI QUYẾT CÁC VẤN ĐỀ HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY BÁNH KẸO HẢI HÀ

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Một số ý kiến, đề nghị giải quyết các vấn đề hoàn thiện
kế toán vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà.
I. Đánh giá thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty
Bánh kẹo Hải Hà.
1.1. Tình hình quản lý.
Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty đợc áp dụng theo hình thức trực
tuyến chức năng. Tức là việc quản lý chủ đạo do phòng kinh doanh đảm nhiệm.
Một sự thay đổi, biến động về các mặt của kho nguyên vật liệu đều đợc xuất phát,
quyết định, thực hiện từ nhân viên ở đây. Kế toán chỉ có nhiệm vụ theo dõi, phản
ánh, tham mu ý kiến cho họ. Nó là cầu nối giữa kho và bộ phận này. Nó giúp những
ngời phụ trách nắm rõ đợc giá trị, chi phí tiêu hao cho từng loại sản phẩm. Nh vậy
kế toán nguyên vật liệu đóng vai trò là một phơng tiện, là một đơn vị chức năng hỗ
trợ cho ngời điều hành. Thông tin mà nó đa ra chủ yếu trong bản Thuyết minh báo
cáo tài chính nhằm giúp cho Tổng Giám đốc cũng nh các đối tợng bên ngoài biết
đợc cách sử dụng vốn vào nguyên vật liệu ra sao? Tỷ lệ đầu t vốn nh vậy đã hợp lý
cha? Qua đó ta thấy kế toán nguyên vật liệu đã thực hiện đúng chức năng và nhiệm
vụ của mình, không xâm phạm vào hoạt động quản trị của các bộ phận khác.
1.2. Công tác kế toán nói chung.
Doanh nghiệp đã vận dụng thật linh hoạt, hợp lý các chế độ Nhà nớc để xây
dựng cho mình một hệ thống kế toán thật hoàn chỉnh, đắc lực. Việc cho phép các
đơn vị thành viên ở xa hạch toán độc lập có nhiều tiện ích.
Thứ nhất trong trờng hợp doanh nghiệp muốn mở rộng quy mô kinh doanh, kết nạp
thêm các đơn vị thành viên nữa, hay chuyển mặt hàng sản xuất tại các cơ sở này sẽ
không ảnh hởng đến hoạt động hạch toán tại trung tâm.
Thứ hai là đối với kế toán bộ phận nh kế toán nguyên vật liệu có thể kiểm soát mà
vẫn giảm bớt đợc khối lợng theo dõi, đối chiếu kiểm tra. Việc áp dụng hệ thống
máy tính nối mạng cộng với chơng trình phần mềm kế toán viết riêng đợc thay thế
hàng năm cho phép Công ty luôn có thể cải tiến lại linh hoạt hơn, áp dụng nhanh
hơn các quyết định của Bộ Tài chính vào thực tế. Đồng thời làm cho việc đối chiếu
1 1

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
kiểm soát hoạt động nội bộ đợc nhanh chóng kịp thời hơn. Kế toán nguyên vật liệu
cũng là một bộ phận nên cũng kế thừa đợc các đặc tính đó. Điều đó rất tốt tạo tính
năng động, hiện đại hoá cho hoạt động của Công ty.
1.3. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu.
Ta thấy cách thức phân loại khá rõ ràng cụ thể. Việc phân định theo vai trò và
tác dụng rất hợp lý, thuận tiện cho quá trình hạch toán của kế toán. Nhng vật liệu
phụ gồm các vật t cấu tạo nên sản phẩm và cả nguyên liệu dùng cho sản xuất phụ
nh thép L 40x40 đinh tán, bulon + ecu E8 Tại doanh nghiệp hoạt động đầu t xây
dựng cơ bản chủ yếu giao khoán trọn gói nên không có bộ phận vật liệu này là một
điều hợp lý, nó cho phép đơn vị giảm bớt đợc khối lợng đối tợng quản lý.
Nhng không có bộ phận phế liệu thì quả là thiếu sót, nhất là trong môi trờng
sản xuất nh Công ty. Cùng với việc phân loại này là cách thức đánh mã số. Việc
đánh mã số khá tự do, tuỳ tiện. Nó khiến cho phơng pháp này chỉ có ý nghĩa nh sự
thay thế gọi tên để máy hiểu loại vật t muốn nói đến chứ cha mang một nội dung
nào cả. Với mỗi mặt hàng khác nhau lại yêu cầu nguyên vật liệu khác nhau. Do vậy
mỗi khi có sự thay đổi mặt hàng kinh doanh mã số lại cắt đặt lại rất khó quản lý.
Tuy vậy đây là bộ phận phụ nên nó không có ảnh hởng nhiều đến công tác quản lý
tổng hợp. Song ta cũng nên tổ chức khoa học hơn khi đó nó sẽ mang lại hiệu quả
đáng kể, to lớn trong các hoạt động trong tơng lai và đồng thời nó cũng mang lại t
duy mới công nghiệp hơn.
Do nhiệm vụ sản xuất của Công ty thờng xuyên biến đổi mà yêu cầu của kế
toán là cung cấp số liệu kịp thời đầy đủ, chính xác tình hình nhập xuất nguyên vật
liệu hàng ngày. Bên cạnh việc dùng giá thực tế, kế toán Công ty còn sử dụng giá
thực
tế bình quân gia quyền. Cách đánh giá này xem ra rất hợp lý. Với giá các loại vật t
ít dùng, không phù hợp với tính giá bình quân theo giá gốc, nhân viên kế toán có
thể thao tác thủ công đơn giản trong khi không cần yêu cầu máy tính làm thêm các
bớc nữa. Các vật liệu này thờng sử dụng cho sản xuất phụ, chế tạo, nên việc tiến
hành tính tổng phí tổn hay tổng giá thành cho sản phẩm phụ phục vụ lẫn nhau khá

2 2
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
dễ dàng nhanh chóng. Việc tính giá bình quân gia quyền đợc thực hiện vào cuối kỳ
khi có tổng khối lợng sản phẩm. Điều đó rất thuận tiện cho việc xác định tổng giá
thành cũng nh giá thành đơn vị của nó song cũng mang những nhợc điểm của ph-
ơng pháp này: Đó là dồn công việc vào cuối tháng thành ra thờng kéo dài tới tháng
sau; tiến độ hoàn thành kế toán làm ảnh hởng tới kế toán chi phí; không quản lý đ-
ợc giá trị xuất thờng xuyên; thông tin hàng tồn không đợc cập nhật. Mặt khác tính
cả bao gói tính giá riêng vào giá trị vật t nhập kho còn cha đúng chế độ làm cho số
liệu kế toán cha chính xác. Khi xuất dùng bao bì phải xuất luôn bao bì đi kèm. Sau
quá trình chế biến, bao sẽ đợc coi ở dạng phế liệu, nhập kho chờ thanh lý. Song nếu
xét ở góc độ quản lý kho, việc ghi nhận chi tiết này lại giúp phòng kinh doanh xác
định giá trị thực xuất, tuy không phân định đợc giá trị từng bộ phận. Việc đánh giá
phế liệu theo giá thị trờng hoặc giá thoả thuận mua lại của bên bán khá hợp lý và
chính xác. Mỗi khi nhập lại kế toán giảm trừ chi phí. Tuy xu hớng tính chính xác
không yêu cầu tuyệt đối mà chỉ cần trong mức độ cho phép nhng hiện tại vẫn cần
thực hiện đúng cha hẳn đã cần chỉnh sửa. Với những u điểm trên, cách thức này vẫn
có thể đợc coi là hợp lý, tối u hơn cả, thích ứng tốt với cách tập hợp chứng từ vào
cuối tháng của cơ sở.
1.4. Hạch toán ban đầu.
Doanh nghiệp đã thực hiện công tác hạch toán ban đầu theo đúng quy định
của Bộ Tài chính. Với việc sử dụng các chứng từ:
+ Phiếu nhập kho vật t (liên 2).
+ Phiếu xuất kho vật t (liên 2).
+ Hoá đơn (GTGT) (liên 4).
Doanh nghiệp đã tối giản đợc lợng chứng từ báo cáo lu chuyển. Thay cho hoá
đơn kiêm phiếu xuất kho là một cách vận dụng khá hay mà Tổng cục thuế đã chấp
nhận cho Công ty. Nói chung nó đã đợc các cán bộ cơ sở rất chú trọng, ghi đúng
ghi đủ đảm bảo tính hợp pháp hợp lệ mà vẫn thoả mãn tốt các yêu cầu. Không chỉ
có vậy nó còn đợc các nhân viên phần hành kế toán quan tâm, kiểm tra sát sao lu

3 3
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
giữ cẩn thận với sự coi trọng nh một bằng chứng kinh tế. Công tác này đã và đang
phản ánh khá tốt các hoạt động thực tế tại Công ty.
Song nh thế không có nghĩa là nó đã hoàn thành tốt đẹp. Trong quá trình ghi
chép nhân viên cơ sở còn thiếu cái nhìn khách quan, viết theo sự hiểu biết của mình
mà cha xét tới tầm nắm bắt của ngời nhận thông tin, đặc biệt là đối với các vật t kỹ
thuật. Cách quan niệm cha ghi nhận hàng về nhập kho, cha có hoá đơn đã làm cho
bộ phận này cha ghi nhận đầy đủ các hoạt động thực tế xảy ra. Từ đó kéo theo các
bộ phận kế toán khác phản ảnh thiếu. Do đây là phần hành kế táon đầu tiên nên nó
có một vai trò quan trọng, rất cần hoàn thiện tốt hơn nữa.
1.5. Hạch toán chi tiết vật t.
Phơng pháp hạch toán chi tiết vật t tại doanh nghiệp theo hình thức sổ song
song, và thủ kho chỉ quản lý về mặt lợng và giá trị nhập. Kế toán cũng phản ánh
theo các yếu tố đó và thêm giá trị hàng xuất. Tuy có sự ghi trùng giữa kế toán và
thủ kho nhng nó có đặc tính dễ đối chiếu, dễ kiểm tra phát hiện sai sót giữa hai ng-
ời quản lý này.
Quá trình luân chuyển chứng từ có thể trực tiếp hoặc qua ngời thứ ba mà
không lập phiếu giao nhận. Điều đó thiếu chặt chẽ, khó phân định trách nhiệm nếu
trong trờng hợp mất hoặc thất lạc chứng từ. Đối với những vật liệu có tần suất xuất
hiện nhỏ, kế toán vẫn thực hiện thủ công. Điều này cha thực sự giản tiện đợc công
việc cho nhân viên hết toàn bộ các khâu hạch toán. Và đồng thời nó yêu cầu kế
toán viên thêm một khối lợng sổ không nhỏ để phân định, quản lý. Họ thờng mất
thời gian vào việc rà soát giá, lợng của từng loại vật t do không ghi theo một trình
tự nào. Đồng thời họ bị vớng mắc, phân vân không biết định khoản do không hiểu
nội dung sử dụng vật t. Mặc dù còn nhiều khuyết điểm đó song công tác hạch toán
chi tiết vật t tại doanh nghiệp vẫn đợc thực hiện cẩn thận, chặt chẽ. Do đó mà hiệu
quả của nó cha cao để phục vụ đắc lực cho nhân viên phòng kinh doanh quản lý.
1.6. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu.
4 4

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
Công tác hạch toán tổng hợp vật t tại Công ty chủ yếu đợc thực hiện trên máy.
Để quản lý đợc cụ thể, chính xác mối quan hệ với các bộ phận, Công ty đã xây
dựng một hệ thống tiểu khoản khá hợp lý. Nó giúp cho việc lên báo cáo, tập hợp chi
phí đợc dễ dàng. Doanh nghiệp không sử dụng tiểu khoản TK 151 Hàng mua đang
đi đờng bởi nghiệp vụ hoá đơn về trớc hàng ít khi xảy ra và không kéo dài quá một
kỳ (một tháng) nên đã giảm bớt đợc tài khoản, số liệu quản lý. Song khi có nghiệp
vụ này thực sự xảy ra giữa các tháng, cha có phiếu nhập chuyển lên cho kế toán. Từ
đó kế toán không quản lý đợc trờng hợp này. Song nh vậy đã sai với quy tắc về thời
điểm phản ánh các nghiệp vụ kinh tế. Việc đánh giá sử dụng TK 151 có nên hay
không trong điều kiện của đơn vị cần thông qua so sánh các mặt bất cập và u điểm
của nó.
Một trờng hợp khác đó là hàng về không có hoá đơn. Việc viết phiếu xuất
bình thờng cho toàn bộ số hàng cha có phiếu nhập là cha hợp lý. Đồng thời việc sửa
chữa lại bằng các hình thức chứng từ nhập vay xuất trả có vẻ hơi rờm rà làm
cho một nghiệp vụ liên quan đến 4 chứng từ, 4 bút toán mà vẫn cha đúng với quy
định của nhà nớc. Hơn thế nữa tơng ứng với phiếu nhập lại ghi Có, phiếu xuất lại
ghi Nợ. Nh vậy không tiện khi theo dõi, định khoản bởi hơi ngợc với các thông lệ
chung.
Các trờng hợp còn lại, doanh nghiệp đã thực hiện bút toán khá chính xác đúng
đắn theo quy định của vụ kế toán. Việc vận dụng các quy định này khá linh hoạt và
phù hợp. Nội dung, cơ cấu các tài khoản hợp lý rõ ràng mà vẫn quản lý khá cụ thể
sát sao. Sông Công ty vẫn đang từng bớc hoàn thiện bởi lẽ Công ty cũng phải trải
qua các chế độ kế toán trớc đây và mới thay thế sang chế độ này cách đây vài năm
(năm 1996).
1.7. Hệ thống sổ kế toán.
Do áp dụng hệ thống sổ Nhật ký Chứng từ nên việc sử dụng sổ ghi chép tại
đơn vị cũng theo hớng dẫn của bộ về kế toán nguyên vật liệu trong hình thức này
song hầu hết định khoản trên máy. Bởi thế các sổ này chỉ để phản ánh có tính chất
báo cáo, hình thức đối chiếu. Không nh kế toán thủ công, nó thể hiện số liệu tổng

5 5
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
hợp hơn. Trong hệ thống này không có sổ chuyên dụng cho nhập và xuất, việc tổng
hợp lại sự biến động, tăng giảm nguyên vật liệu trong kỳ chủ yếu đợc ghi trên các
sổ chi tiết (mở theo yêu cầu của từng đơn vị) và sổ cái. Khi theo dõi kiểm tra phải
đối chiếu xem xét các nhật ký chứng từ của các đối tợng khác có liên quan. Nhng
hệ thống tỏ ra rất thích hợp trong điều kiện doanh nghiệp lớn. Các sổ này đợc coi là
báo cáo cho các đối tợng bên ngoài và cơ sở dữ liệu tổng hợp để lu lại. Do thế khối
lợng các báo cáo cất trữ nhỏ, tiện lu giữ tại văn phòng hay giở lại tra cứu khi cần
hoặc sắp xếp kho lu của kế toán.
Nói chung hệ thống kế toán khá hợp lý, phục vụ đắc lực cho công tác quản lý
của phòng kế toán. Bên cạnh các u điểm không phải là công tác kế toán đã hoàn
chỉnh mà nó còn có nhiều điều bất cập cần sửa đổi lại. Doanh nghiệp cần vận dụng
đúng mà vẫn linh hoạt các quy định của vụ kế toán. Đặc biệt sắp tới sẽ có những
mốc kế toán chuẩn đợc ban hành trong nay mai.
II. Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Bánh
kẹo Hải Hà.
2.1. Yêu cầu hoàn thiện.
Vốn là phần giá trị mà các chủ đầu t bỏ ra để kinh doanh nhằm mục đích
kiếm lời. Song hoạt động này lại chứa nhiều rủi ro và biến động. Từ đó đặt ra nhu
cầu rất lớn về kiểm soát, bảo tồn vốn của các chủ sở hữu. Vốn cũng nằm trong
nguyên vật liệu tồn kho. Với vị thế là một công cụ quản lý, kế toán nguyên vật liệu
có một ý nghĩa không nhỏ về việc bảo vệ vốn.
Trong quá trình hoạt động hiện nay của một doanh nghiệp, dòng vốn này biến
động ngày càng phức tạp do biến động của giá phí, chủng loại,nguồn hàng. Xuất
phát từ lý do đó, kế toán nguyên vật liệu đòi hỏi phải ngày càng hoàn thiện để phục
vụ tốt hơn nhu cầu quản lý.
Nhằm đa ra một hệ thống kế toán tốt hơn, phù hợp hơn việc hoàn thiện cũng đòi hỏi
có những yêu cầu riêng:
6 6

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Các giải pháp đa ra phải vừa khoa học vừa có tính khả thi. Điều đó có nghĩa
là:
+ Việc hạch toán nhờ vậy đợc quản lý gọn gàng ngăn nắp, phân công
nhiệm vụ cho nhân viên cụ thể rõ ràng hơn. Từ đó đa thông tin về từng đối tợng cập
nhật, chính xác và có hiệu quả cao hơn.
+ Khi áp dụng vào thực tiễn, các bổ sung này phải thực thi đợc, không gây
xáo trộn nhiều trong hệ thống kế toán nói chung đợc mọi ngời chấp nhận.
- Các biện pháp này buộc phải tuân theo quy tắc, thông lệ chung của kế toán.
- Chúng cũng phải nằm trong các quy định chung về chế độ kế toán do Bộ Tài
chính ban hành sử dụng thống nhất trong cả nớc.
- Các sửa đổi cũng cần phù hợp t duy của con ngời giúp mọi thành viên đều
hiểu và nắm chúng nhanh nhất. Điều đó tạo nên một phong cách thuần thục dễ
dàng khi họ áp dụng không bỡ ngỡ lạ lẫm.
- Hơn thế nữa các cải cách này phải có khả năng thực hiện trong một thời gian
dài. Chúng có tính hiệu quả, phù hợp khi có sự thay đổi về chế độ nghiệp vụ ở tơng
lai .
Chỉ khi đáp ứng đợc các yêu cầu trên, các biện pháp hoàn thiện đa ra mới có
thể hoà nhập vào thực tế và phát huy tác dụng của mình. Đồng thời mức độ đạt các
chỉ tiêu ấy cũng là thớc đo đánh giá các ý kiến đóng góp.
2.2. Nội dung và giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công
ty Bánh kẹo Hải Hà:
2.2.1. Phân loại và lập mã số vật t.
Công tác phân loại nguyên vật liệu tại Công ty đợc thực hiện dựa trên công
dụng, mục đích từng loại. Phân nh vậy là cả phòng kinh doanh và phòng kế toán
cùng có chung một cách thức quản lý vừa cụ thể rõ ràng vừa cho phép trao đổi
thông tin cập nhật nhanh giữa hai bộ phận. Đồng thời nhìn vào cách phân chia này
kế toán có thể xác định số lợng từng loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất.
Song việc đánh mã giúp quản lý trực diện từng loại còn có điểm cha hay. Hoạt động
này là một hình thức cụ thể hoá kết quả của công tác phân loại. Đồng thời nó tạo

7 7