TÌNH HÌNH THỰC TRẠNG, TỒN TẠI, HƯỚNG ĐI LÊN PHẢI LÀM CÔNG TÁC HẠCH TOÁN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY BÁNH KẸO HẢI HÀ

Tình hình thực trạng, tồn tại, hớng đi lên phải làm công
tác hạch toán vật liệu tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà.
I. Tổng quát về Công ty Bánh kẹo Hải Hà:
1.1. Đặc điểm chung.
Công ty Bánh kẹo Hải Hà là một doanh nghiệp nhà nớc hạch toán kinh tế độc
lập, tự điều chỉnh về tài chính, có t cách pháp nhân đầy đủ, có tài khoản, có con dấu
riêng, và nó trực thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ.
Với tên giao dịch là HAI HA Confectionery Company (HaiHaCo) có trụ sở
giao dịch chính tại 25 phố Trơng Định, quận Hai Bà Trng, Hà Nội.
Là doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có chủng loại sản phẩm đa dạng, hiện
nay sản phẩm của Công ty lên tới 50 sản phẩm với sản phẩm chính là bánh kẹo các
loại. Ngoài ra còn bao gồm các loại sản phẩm phụ nh: mì ăn liền, đờng Tới nay
gần 40 năm liên tục và phấn đấu, Công ty đã đạt đợc những thành tích đáng khen
ngợi, liên tục trong nhiều năm liền là đơn vị quản lý giỏi của ngành, là lá cờ đầu về
sản lợng của ngành biểu hiện là công ty đã có mặt ở khắp nơi trên thị trờng nội địa
và bớc đầu đã có sản phẩm nội địa và có sản phẩm xuất khẩu sang một số nớc nh:
Bungary, Nhật, Hàn Quốc Sản phẩm của Công ty đạt đợc chất lợng cao và là một
trong những mặt hàng lọt vào Top Ten trong hàng tiêu dùng hiện nay.
1.2. Quá trình phát triển.
Để tồn tại, đứng vững trên thị trờng và phát triển đợc nh ngày nay, Công ty đã
phấn đấu không ngừng chủ động sáng tạo. Để có đợc kết quả nh ngày nay Công ty
đã trải qua các giai đoạn:
Năm 1950-1960: Tổng Công ty nông thổ miền Bắc (trực thuộc Bộ Ngoại th-
ơng) đã quyết định cho xây dựng một cơ sở thí nghiệm có tên là Xởng thực
nghiệm để nghiên cứu hạt chân chân (Tapioca) vào tháng 1/1959 với số công nhân
viên ban đầu là 9 ngời. Giữa năm 1959 đến tháng 1/1960, thực hiện chủ trơng của
1 1
Công ty nông thổ miền Bắc, cơ sở bắt tay nghiên cứu thực nghiệm và sản xuất mặt
hàng miến từ nguyên vật liệu đậu xanh để cung cấp cho nhân dân tiêu dùng.
Ngày 25/12/1960 xởng sản xuất miến Hoàng Mai ra đời. Đây là bớc đầu tiên
của Công ty chuyên sản xuất miến đậu xanh, ngoài ra xí nghiệp còn sản xuất nớc

dấm, tinh bột ngô.
Năm 1966: Lúc này nhiệm vụ của nhà máy đã có sự chuyển biến để phù hợp
với tình hình chiến tranh. Thực hiện chủ trơng của Bộ Công nghiệp nhẹ viện thực
phẩm đã lấy đây là cơ sở vừa sản xuất vừa thực nghiệm các đề tài nghiên cứu thực
phẩm. Từ đây nhà máy mang tên Nhà máy thực nghiệm thực phẩm Hải Hà.
Sản phẩm lúc này là: Tinh bột ngô, viên đạm, trao tơng, nớc chấm (lên men và
hoá giải), dầu đậu tơng, bánh mỳ, bột dinh dỡng trẻ em.
Năm 1970: Nhà máy đổi tên Nhà máy thực phẩm Hải Hà. Sản phẩm là kẹo,
mạch nha, giấy tinh bột.
Năm 1987: Sau Đại hội Đảng lần thứ VI, đất nớc ta chuyển mình trong không
khí đổi mới, nền kinh tế chuyển sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của Nhà n-
ớc. Đây là một thử thách của nhà máy xí nghiệp không bắt kịp xu hớng có thể bị
đóng cửa hoặc bị phá sản nhng nhà máy đã tìm đợc hớng đi đúng cho mình. Một
lần nữa nhà máy lại đổi tên Nhà máy kẹo xuất khẩu Hải Hà. Sản phẩm là kẹo các
loại và giấy tinh bột.
Năm 1992: Năm 1990 vẫn đang trong tình trạng gặp khó khăn và đầy thử
thách của nền kinh tế thị trờng. Do vậy nhà máy cũng phải thay đổi phơng thức
quản lý. Tháng 7/1992 Nhà máy chính thức đổi tên thành Công ty Bánh kẹo Hải
Hà trực thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ. Sản phẩm là kẹo các loại, bích quy, bánh kem
xốp.
Năm 1993: Tách một bộ phận thành lập Công ty liên doanh HAIHA-
KOTOBUKI. Sản phẩm là kẹo cứng, bánh snack, bánh tơi, bánh cookies, Kẹo cao
su.
Năm 1995: Thành lập Công ty liên doanh MIWON chuyên sản xuất bột ngọt
tại Phú Thọ Việt Trì.
2 2
Năm 1996: Thành lập Công ty liên doanh HAIHA- KAMEDA ở Nam Định
nhng giải thể vào tháng 11/1998.
1.3. Dây chuyền công nghệ:
1.3.1. Quy trình sản xuất kẹo mềm.

Dây chuyền sản xuất kẹo mềm gồm 5 tổ sản xuất:
Tổ 1 2 3 4 5
Tên Nấu Nớng Máy Bao gói Đóng túi
1.3.2. Dây chuyền sản xuất bánh xốp.
1.3.3. Quy trình sản xuất bánh quy.
3
Đánh trộn, tạo xốp
(có cho thêm các
chất phụ gia)
Nấu
kẹo
Làm
nguội
Hoà
tan
và lọc
Đờng, n-
ớc nha
Tạo
hình,
bao gói
Nớng vỏ
bánh
Tạo vỏ
Máy cắt
thanh
Bao
gói
Phết kem
Tạo kem

Nguyên liệu, bột mỳ, mỡ
Đóng
túi
bằng
tay
Nhào trộn
3
1.3.4. Quy trình sản xuất kẹo cứng có nhân.
Cũng nh kẹo mềm, dây chuyền sản xuất kẹo cứng có nhân cũng gồm 5 tổ sản
xuất:
Tổ 1 2 3 4 5
Tên Nấu Nớng Máy Bao gói Đóng túi
Riêng đối với khâu tạo hình, với các loại bánh khác nhau có thể có các loại
khuôn mẫu bánh khác nhau.
Mạch chính Mạch phụ (có nhân)
4
Làm nguội
Tạo hình bằng khuôn
Phủ sôcôla
Đóng
túi
bằng
máy
Nớng
Làm nguội
Khối phụ kiện, các chất phụ gia
Đờng, nớc, nha, đầu đuôi
Đờng, nớc
4
II. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Bánh kẹo Hải Hà:
2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty.
Công ty Bánh kẹo Hải Hà ( tên giao dịch HAIHACO ) là một doanh nghiệp
lớn thuộc Bộ Công nghiệp nhẹ. Với chức năng chính là doanh nghiệp nhà nớc
chuyên sản xuất, kinh doanh mặt hàng bánh kẹo phục vụ nhu cầu tiêu dùng trong
nớc và một phần xuất khẩu. Là một đơn vị sản xuất, Công ty phải đảm đơng một số
nhiệm vụ đối với nền kinh tế xã hội.
Nghĩa vụ cao nhất của một đơn vị sản xuất là việc cung ứng ra thị trờng
những sản phẩm dân c cần phù hợp với thu nhập các tầng lớp nhân dân.Thứ hai là
đa dạng hoá sản phẩm trong nớc, góp phần mình tạo xu thế ngời Việt Nam dùng
hàng Việt Nam. Điều đó Công ty đang thực hiện từng bớc bằng cách nâng cao chất
5
Hoà tan
Hoà tan, lọc
Nấu Nấu
Phối trộn (có thể có phế
liệu)
Làm nguội
Tạo hình Bơm nhân
Bao gói
Nhập kho Đóng thành phẩm
5
lợng sản phẩm, cải tiến mẫu mã: từ kẹo cứng không nhân những ngày đầu đến nay
đã làm ra kẹo mềm, kẹo dẻo, bánh đang hớng tới mặt hàng bánh tơi.
Đối với xã hội: Các doanh nghiệp cũng nh Công ty Bánh kẹo Hải Hà phải có
nghĩa vụ giải quyết vấn đề việc làm cho những ngời lao động tại khu vực, cải thiện
mức sống và môi trờng sống cho họ, các khoá đào tạo bồi dỡng và chế độ khen th-
ởng khuyến khích đối với nhân viên góp phần nâng cao dân trí. Ngoài ra Công ty
còn thực hiện tốt các chế độ chính sách của Nhà nớc đối với ngời có công, ngời lao
động. Đồng thời Công ty cũng hởng ứng công cuộc Công nghiệp hoá - Hiện đại hoá

đất nớc bằng công tác nghiên cứu cải tiến ứng dụng khoa học vào sản xuất.
Có thể nói trong 40 năm qua, Công ty Bánh kẹo Hải Hà đã không ngừng phát
triển và mở rộng quy mô sản xuất. Do đó, Công ty Bánh kẹo Hải Hà đã tìm đợc
những biện pháp hữu hiệu vợt qua biết bao khó khăn về vốn, về thị trờng và những
cơn lốc cạnh tranh hàng ngoại nhập, Công ty vẫn hoạt động liên tục và không
ngừng phát triển.
Qua các chức năng nhiệm vụ của Công ty, có thể thấy Công ty cũng mang
những trách nhiệm trớc nền kinh tế xã hội nh bất cứ một doanh nghiệp sản xuất
nào. Công ty là một bộ phận và là một đại diện đặc trng cho loại hình đơn vị này.
2.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh.
Công ty Bánh kẹo Hải Hà là đặc trng tiêu biểu cho ngành công nghiệp hiện
nay. Công ty không ngừng năng động, chuyển đổi các sản phẩm nhằm tạo thế và
lực cạnh tranh mạnh trên thị trờng. Không chỉ chú trọng mở rộng thị trờng, doanh
nghiệp còn cố gắng hiện đại hoá, nâng cao năng lực sản xuất của máy móc và con
ngời. Với kết quả phấn đấu không mệt mỏi, hiện nay các đơn vị đã có một mặt mới:
có điều kiện cơ sở vật chất khang trang, hiện đại, phong cách công nghiệp tuân thủ
nghiêm ngặt có trách nhiệm, đã và đang tìm hớng đầu t mới: mở các xí nghiệp
thành viên, tham gia thành lập với các đối tác nớc ngoài các Công ty liên doanh.
Doanh nghiệp đang trên đà phát triển mạnh.
Bộ máy quản lý của Công ty đứng đầu là Tổng giám đốc, chịu trách nhiệm về
toàn bộ hoạt động cũng nh vốn của nhà nớc tại đơn vị. Giúp việc cho ông là các
6 6
giám đốc bộ phận. Các giám đốc liên doanh phụ trách phần vốn tham gia liên
doanh với nớc ngoài. Bộ phận này hoạt động theo luật đầu t dới sự quản lý của Bộ
Kế hoạch và đầu t. Do vậy nó hơi tách ra so với các bộ phận khác, chỉ chuyển phần
lãi lỗ về công ty. Các giám đốc điều hành sản xuất là ngời trực tiếp quản lý hoạt
động chế biến tại các xí nghiệp. Các xí nghiệp thành viên ở Việt Trì và Nam Định
vốn là các đơn vị độc lập sát nhập vào, nên chúng có cơ cấu tự quản lý khá hoàn
chỉnh. Chúng nhận các chỉ thị tổng quát tại công ty, tự điều phối và báo cáo trở lại.
Giữa các xí nghiệp này và các xí nghiệp ở Hà Nội có sợi dây trao đổi hàng hoá khá

chặt chẽ, thờng xuyên. Các đơn vị tại Hà Nội phát triển từ các phân xởng đi lên và
chuyên sản xuất một nhóm mặt hàng nhất định. Phòng Kinh doanh là nơi nguyên
cứu thị trờng, tìm ra các nhu cầu sản phẩm mới. Từ đó nghiên cứu chế tạo thử tại
phòng hoá nghiệm. Nếu thực hiện tốt, phòng sẽ lập kế hoạch sản xuất cho từng bộ
phận, đặt mua các nguyên vật liệu đầu vào, đa ra các định mức sử dụng cho từng
loại. Bộ phận gián tiếp tại các xí nghiệp thành viên sẽ lên kế hoạch cụ thể chi tiết
hơn, phân bổ lực lợng lao động, phân công ca kíp, tính lơng thởng chế độ cho nhân
viên, nhận các vật t từ kho và tiến hành sản xuất. Các đơn vị này đợc tự xử lý các
vấn đề phát sinh trong khâu này: nh bảo dỡng máy, mua ngoài các vật t, công cụ
Bộ phận kho theo dõi và bảo quản các loại vật t, rồi sau đó lại tiếp tục nhận tích trữ
thành phẩm chờ bán ra. Phòng kinh doanh quản lý trực tiếp bộ phận kho, từ đó điều
phối sản phẩm cho các bạn hàng, đại lý, hay các cửa hàng giới thiệu sản phẩm.
Phòng sẽ tiếp thị, mở rộng thị trờng trên phạm vi toàn lãnh thổ. Phòng kế toán là
đơn vị gián tiếp giúp cho phòng kinh doanh quản lý các mối quan hệ với bên trong
và bên ngoài về mặt tiền tệ, tham mu cho họ trớc khi ra quyết định, đồng thời thông
tin cho tổng giám đốc và các đối tợng bên ngoài về tình hình hoạt động cũng nh
quản lý vốn tại doanh nghiệp. Ta thấy từng bớc hoạt động của công ty đều đợc quản
lý, theo dõi một cách cụ thể, sát sao, sự phân công phân nhiệm ở đây khá rõ ràng,
tách bạch làm cho các hoạt động ăn khớp đồng bộ với nhau. Mặc dù vậy, các bộ
phận vẫn có sự tự do linh hoạt để phát huy hết tính năng động và sáng tạo của mình
trong sản xuất. Do các đơn vị này đợc tự do mua ngoài vật liệu phụ trợ nên họ đều
cố gắng mua với giá cả phù hợp, thoả mãn tốt đợc yêu cầu công việc của họ.
7 7
Riêng về nguyên vật liệu, đây là yếu tố đầu vào quan trọng, ảnh hởng trực
tiếp đến chất lợng sản phẩm cũng nh tiến độ công việc, nên rất đợc chú trọng quan
tâm. Phòng kinh doanh khá sát sao quản lý theo từng bớc hình thành và sử dụng.
Bắt đầu từ nguồn cung cấp nguyên vật liệu do các loại nguyên vật liệu này là sản
phẩm công nghiệp thực phẩm chế biến có yêu cầu vệ sinh kỹ thuật khá cao, nên khi
lựa chọn nguồn cung ứng doanh nghiệp đều đặt tiêu chuẩn này là quan trọng hàng
đầu để xét duyệt. Doanh nghiệp cố gắng sử dụng nguồn trong nớc nhằm hạ thấp chi

phí đầu vào nhng vẫn phải trải qua các đợt kiểm nghiệm sát sao của phòng kiểm
hoá. Đặc biệt đối với các loại vật liệu có tính độc hại cao nh các chất bảo quản, chất
tạo hơng, phẩm màu Khi đã lựa chọn nguồn hàng, doanh nghiệp cũng xét chọn cả
thời điểm và số lợng đặt hàng nhằm tạo ra các khoản lợi do giảm giá mang lại nh
mua với số lợng lớn rồi tích trữ đờng khi giá rẻ trong năm vừa qua. Cũng dựa vào
kế hoạch sản xuất và mức độ biến động của nhu cầu sản phẩm, phòng kinh doanh
lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. Theo kế hoạch đó, nhân viên thu mua đợc cử
đi thu gom. Khi về nhập kho một lần nữa phải qua kiểm duyệt của bộ phận kiểm tra
chất lợng sản phẩm (KCS). Nếu đảm bảo chất lợng mới cho nhập kho. Thủ kho phải
sắp xếp tuân thủ nghiêm ngặt chế độ bảo quản của từng loại . Khi đa vào sản xuất
phòng kinh doanh cũng quản lý rất chặt chẽ định mức sử dụng của từng loại. Định
mức tiêu hao và tỷ lệ các loại vật t trong sản phẩm đợc phòng đa ra khá tỷ mỷ dựa
trên nhu cầu và khả năng chi trả của từng bộ phận khách hàng sao cho chất lợng
sản phẩm tơng ứng với giá của nó. Hàng tháng kế toán tập hợp chứng từ sử dụng để
tiến hành tổng hợp việc thực hiện này. Và trên cơ sở đó phát hiện nhanh chóng các
sai lạc trong đó để sửa chữa kịp thời vào tháng sau. Đối với các vật liệu có hàm l-
ợng chất độc tố cao nh các chất bảo quản, phẩm màu bộ phận KCS luôn áp dụng
tỷ lệ cho phép của Bộ Y tế hay các tiêu chuẩn kỹ thuật gắt gao của quốc tế. Nếu
hàm lợng này cao hơn quy định thì sản phẩm sẽ bị loại thải quay trở lại tái chế. Vậy
ở đây cả 3 bộ phận: phòng kinh doanh, phòng KCS, bộ phận kho đều rất chú trọng
quản lý đồng bộ nguyên vật liệu ở từng bộ phận. Chất lợng của nó là tiêu chuẩn
hàng đầu đợc tuân thủ nghiêm ngặt xuyên suốt quá trình hình thành và sử dụng.
Song không phải vì vậy mà giá phí của nó bị xao nhãng.
8 8
2.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty.
III. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty Bánh
kẹo Hải Hà:
3.1. Vị trí và vai trò của tổ chức kế toán.
Tổ chức kế toán có vai trò chủ yếu là bộ phận gián tiếp tham mu cho Tổng
giám đốc, phòng kinh doanh quản lý hoạt động của các xí nghiệp thành viên và mối

quan hệ với bên ngoài về mặt giá trị tiền tệ. Nó theo dõi, ghi nhận các hoạt động
này về mọi mặt, lập các báo cáo tổng quan, đa ra các số liệu minh chứng cho các ý
kiến tham mu. Nó cho phép các đối tợng bên ngoài có cái nhìn tổng quan trung
9 9
thực về tình hình của công ty, để từ đó họ có các quyết định đúng đắn trong mối
hợp tác với doanh nghiệp.
3.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán.
Trớc cơ cấu tổ chức và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh nh trên công
tác kế toán tại Công ty đợc tổ chức khá chặt chẽ, hợp lý, hiệu quả, sẵn sàng cung
cấp thông tin quyết định nhờ hệ thống các chỉ tiêu phân tích kinh tế.
Do đặc điểm có nhiều thành viên hoạt động xa cách nhau về không gian, có
tính chất hoạt động khác nhau nên Công ty phân nhiệm tổ chức rất rõ ràng, phù hợp
với điều kiện cho phép. Hai liên doanh đăng ký hoạt động kinh doanh đã hình
thành pháp nhân độc lập nên bộ phận kế toán tại đây cũng tách riêng khỏi kế toán
chủ quản của Công ty. Đối với các xí nghiệp thành viên doanh nghiệp áp dụng hình
thức tổ chức vừa tập trung vừa phân tán. Do hai xí nghiệp Nam Định và Việt Trì ở
xa nên doanh nghiệp cho phép hạch toán độc lập riêng. Bộ phận kế toán tổng hợp
tại Hà Nội chỉ ra các quyết định các hớng xử lý chỉnh sửa cho bộ phận này. Định kỳ
bộ phận kế toán tổng hợp tại Hà Nội về kiểm tra việc ghi chép chứng từ, phản ánh
lên các sổ. Hàng tháng mỗi khi có nghiệp vụ phát sinh kế toán ở đây cũng ghi nhận
chứng từ phản ánh vào sổ riêng của họ. Cuối kỳ lập các báo cáo kế toán, bộ phận
gửi lên phòng trung tâm kèm với các chứng từ có liên quan nh biên bản kiểm kê,
hoá đơn trao đổi giữa Công ty với các đơn vị này, bảng đối chiếu công nợ giữa 2
bên. Các xí nghiệp tại Hà Nội lại đợc quản lý tập trung tại phòng kế toán Công ty.
Bởi đây là các thành viên nhỏ từ phân xởng đi lên lại tập trung ở ngay sát bộ phận
gián tiếp tổng điều hành chung. Nếu mở thêm các nhân viên kế toán ở đây thì thực
sự không cần thiết và còn làm tăng thêm chi phí quản lý. Tại đây chỉ có các nhân
viên gián tiếp làm quản lý chung và thực hiện hạch toán ban đầu hoặc ghi chép sơ
bộ. Cuối kỳ kế toán tập hợp các thông tin lại để xử lý. Trong phòng kế toán các
nhân viên bộ phận sẽ thực hiện hạch toán riêng theo khu vực Hà Nội, ra số liệu

tổng hợp rồi kết hợp với các báo cáo của các xí nghiệp thành viên để lập các báo
cáo cuối cùng của phần mình phụ trách. Các kế toán tổng hợp là những ngời có
nhiều kinh nghiệm trong nghề sẽ bao quát tổng quát các bộ phận, kiểm soát thông
10 10
tin và quá trình hạch toán nội bộ cũng nh tiến hành phân tích các chỉ tiêu kinh tế
nhằm đa ra ý kiến tham mu cuối cùng. Nh vậy là đối với các xí nghiệp ở xa doanh
nghiệp áp dụng hình thức tổ chức kế toán phân tán. Đối với 5 xí nghiệp ở Hà Nội
doanh nghiệp áp dụng hình thức tập trung. Song dù ở hình thức nào, các bộ phận
này cũng đều đợc quản lý một cách chặt chẽ, thực thi các quy định chung của Công
ty. Việc phân công phân nhiệm rõ ràng trên dới làm cho việc quy trách nhiệm và
quản lý đợc dễ dàng, công tác kế toán đợc thực hiện ăn khớp, đồng bộ, thống nhất.
Đó là về nhân sự. Còn về nội dung doanh nghiệp hạch toán theo chế độ kế
toán doanh nghiệp nhà nớc hiện hành áp dụng cho doanh nghiệp quy mô lớn. Theo
đó chu kỳ kế toán xác định theo năm, tháng dơng lịch. Các chứng từ bắt buộc của
bộ và các chứng từ chứng minh liên quan dù ở dạng viết tay hay in bằng máy đều
cố gắng thoả mãn tốt các yêu cầu đầy đủ, tập trung, có hệ thống, kịp thời. Có chứng
từ không tiện sử dụng, doanh nghiệp đã đăng ký xin thay thế nh hoá đơn kiêm
phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm lu chuyển nội bộ. Kế toán thực hiện theo ph-
ơng pháp kê khai thờng xuyên hàng tồn kho nhng lại tập hợp chứng từ vào cuối mỗi
tháng. Việc tập hợp chứng từ của tháng cùng với việc tính giá theo giá thực tế đích
danh và thực tế bình quân gia quyền, cho phép hoàn thiện chứng từ xuất trớc khi
ghi nhận lên sổ sách. Vì thế tuy cuối tháng nhng mọi nghiệp vụ đều có thể định
khoản theo phơng pháp kê khai thờng xuyên. Giá trị hàng xuất tính trên giá trung
bình chứ không đi từ hàng tồn. Bây giờ chứng từ đợc vào sổ giấy, hoặc máy làm t
liệu cho báo cáo tài chính. Các báo cáo bắt buộc kế toán tại đây thực hiện khá
thành thục. Báo cáo hớng dẫn còn đang trong giai đoạn thử nghiệm để lập luận
chứng từ cuối cùng trình bộ. Kế toán chủ yếu đợc thực hiện trên máy vi tính (hay
kế toán tự động) không còn nhiều kế toán thủ công. Các báo cáo này cũng đợc lu
rồi in trên máy sau khi đã kiểm tra đối chiếu cùng với các sổ nhật ký chứng từ,
các bảng kê. Đúng thời hạn kế toán doanh nghiệp nộp các báo cáo tài chính lên cục

thuế, tổng cục thống kê, cục quản lý vốn nhà nớc. Sau khi có quyết toán, doanh
nghiệp đa chứng từ gốc vào lu trữ ở kho kế toán trong vòng 10 năm. Nh thế hình
thức kế toán tại đơn vị là một hình thức chung khá phổ biến trong ngành công
11 11
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp kiêm kế toán TSCĐKế toán chi phí và tính giá thànhKế toán tiêu thụ thành phẩmKế toán vật liệu tổng hợpKế toán thanh toán bằng tiền mặtKế toán tiền gửi ngân hàngKế toán xây dựng cơ bảnThủ quỹ
nghiệp. Nó phù hợp với quy mô lớn, với cách thức sử dụng hầu hết các tài khoản,
phân công cho từng bộ phận, từng thành phần công việc cụ thể, mạch lạc.
3.3. Cơ cấu phòng Tài vụ.


Qua sơ đồ trên ta thấy bộ máy kế toán của Công ty đợc chia thành các phần
hành kế toán riêng biệt và mỗi nhân viên kế toán có nhiệm vụ riêng, cụ thể nh sau:
+ Kế toán trởng: Là ngời chịu trách nhiệm tổ chức, hớng dẫn, kiểm tra và chỉ
đạo chung toàn bộ công tác kế toán của Công ty. Đồng thời theo dõi và phản ánh
tình hình tài chính của Công ty cho Tổng giám đốc, giúp lãnh đạo Công ty phân
tích tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty để đề ra đợc các quyết định đúng
đắn.
+ Kế toán chi phí và giá thành: Căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ, các phiếu
nhập và xuất kho, các hợp đồng kinh tế tính toán, kiểm tra các số liệu do các bộ
phận có liên quan cung cấp, tập hợp và kết chuyển (hoặc phân bổ) chi phí sản xuất
12 12
theo đúng đối tợng tính giá thành, xác định giá thành sản phẩm trong kỳ một cách
đầy đủ và chính xác.
+ Kế toán tiền gửi ngân hàng: Có nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng, quản lý
số tiền của Công ty tại các ngân hàng, theo dõi quản lý lợng tiền thu, chi qua ngân
hàng,
+ Kế toán thanh toán bằng tiền mặt: Thực hiện theo dõi thu, chi qua các
chứng từ hoá đơn hợp lệ. Đồng thời theo dõi các khoản công nợ nội bộ và huy động
vốn của Công ty.

+ Kế toán vật liệu tổng hợp: Có nhiệm vụ theo dõi chi tiết, tổng hợp tình hình
nhập xuất tồn từng loại vật t. Do đặc điểm sản phẩm sản xuất tại Công ty đòi
hỏi nhiều chủng loại vật t nên công tác kế toán vật t có khối lợng công việc khá lớn.
+ Kế toán tiêu thụ sản phẩm: thực hiện ghi chép kế toán doanh thu, các chi
phí liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm và xác định kết quả kinh doanh.
+ Kế toán xây dựng cơ bản: Theo dõi và hạch toán các khoản chi phí về xây
dựng cơ bản, chi phí sửa chữa lớn và sửa chữa thờng xuyên của tài sản.
+ Kế toán tổng hợp kiêm tài sản cố định: Thực hiện theo dõi sự biến động của
tài sản cố định và thực hiện các phần công việc kế toán còn lại. Có nhiệm vụ lập
báo cáo kế toán định kỳ, kiểm tra các phần hành kế toán ở các bộ phận kế toán.
+ Thủ quỹ: Theo dõi sự biến động về lợng tiền mặt tại quỹ và kết hợp với kế
toán tiền mặt kiểm kê lợng tiền hàng ngày có trong quỹ.
Tiền lơng hàng tháng của cán bộ công nhân viên không phải do kế toán tính
mà do Văn phòng tính toán và lên bảng lơng. Sau đó Văn phòng chuyển lên cho kế
toán tiền mặt làm phiếu chi và xuất tiền mặt.
IV. Tổ chức công tác kế toán.
4.1. Tổ chức luân chuyển kế toán.
Nhập kho: Đối với vật liệu nhập kho, phiếu nhập kho là chứng từ gốc phản
ánh tình hình nhập kho với số lợng là bao nhiêu. Chứng từ nhập kho là phiếu nhập
kho Mẫu 01 VT do phòng kinh doanh lập, phiếu nhập kho thành 4 liên.
13 13
Ngời phụ trách phòng kinh doanh ký tên và chuyển 3 liên xuống kho còn 1 liên lu
lại phòng kinh doanh. Căn cứ vào phiếu nhập kho nhận đợc, th kho tiến hành kiểm
nhận vật t nhập kho, ghi số lợng thực nhập vào phiếu. Trong trờng hợp kiểm nhận
nếu phát hiện thừa, thiếu, sai quy cách, kém chất lợng thì thủ kho phải báo lại cho
phòng kinh doanh biết và báo cho ngời giao nhận lập biên bản xử lý, sau khi xử lý
thủ kho cùng ngời giao nhận ký vào cả 3 liên.
Phiếu nhập kho sau khi đã có chữ ý của ngời giao hàng, thủ kho phảI gửi kèo
cả bảng thiếu thừa về phòng kinh doanh, thủ kho giữ lại một bản ghi vào thẻ kho số
thực nhập, một liên chứng từ gốc (hoá đơn bán hàng) gửi về phòng kế toán để làm

căn cứ thanh toán tiền cho ngời bán, 1 liên khách hàng giữ để đối chiếu nếu có thắc
mắc.
Nhập vật liệu bên ngoài do gia công chế biến tơng tự nh nhập vật liệu mua
ngoài.
Nếu nhập vật liệu tự chế biến thì lập 3 liên: 1 liên lu lại phòng kinh doanh, 1
liên để lại kho, liên còn lại giao cho đơn vị gia công căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ
kho phảI cập nhật vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi chứng từ lên phòng kế toán
Công ty để hoạch toán ghi sổ.
Có thể tóm tắt theo sơ đồ sau:

- Kiểm tra chứng từ
- Lập phiếu nhập
Xuất kho: Hàng tháng phòng kinh doanh lập kế hoạch sản xuất trong tháng
khi có phiếu lĩnh của ngời cần sử dụng gửi lên phòng kinh doanh thì phòng kinh
doanh lập phiếu xuất kho làm 4 liên: 1 liên lu tại kho, 1 liên ngời lĩnh giữ, 1 liên
gửi lên phòng kế toán, 1 liên phòng kinh doanh.
14
Kế toán vật liệu Thủ khoPhòng kinh doanh
14
Lập phiếu xuất Xuất Tập hợp
Ghi số thực chất Ghi sổ
Tính giá
Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đợc thực hiện theo hình thức số đối
chiếu luân chuyển:


Bảng cân đối kho Bảng tổng hợp N - X - T
4.2. Hình thức kế toán đang áp dụng:
Công ty Bánh kẹo Hải Hà thực hiện chế độ kế toán theo quyết định số
114/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 do Bộ Tài chính ban hành:

- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 1/1 đến 31/12 hàng năm.
- Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký -> chứng từ.
- Tài khoản sử dụng: Các tài khoản do Bộ Tài chính ban hành.
- Báo cáo tàI chính đợc lập với đơn vị là đồng Việt nam (VNĐ) và theo
quy ớc giá gốc.
- Phơng pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ: Kiểm kê, xác định số lợng,
chất lợng, giá trị thực tế theo từng loại vật t, hàng hoá cụ thể.
- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng
xuyên.
V. Thực tế kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Bánh kẹo
Hải Hà:
5.1. Đặc điểm vật liệu:
15
Kế toán vật liệu Thủ khoPhòng kinh doanh
Chứng từ nhập
Kế toán vật liệu Thủ kho
Chứng từ xuất
15
Công ty Bánh kẹo Hải Hà là một đơn vị sản xuất quy mô lớn, sản phẩm của
công ty là sản phẩm thuộc hàng công nghiệp thực phẩm, khối lợng sản phẩm của
Công ty sản xuất rất lớn. Do đó vật liệu dùng để sản xuất cũng lớn.
Nguyên vật liệu của công ty không chỉ là nguyên vật liệu trên thị trờng trong
nớc: Đờng kính, đờng gluco mà còn trên thị trờng nớc ngoài: bột mì, bơ, tinh dầu
các loại. Nguyên vật liệu của công ty là sản phẩm của nghành nông nghiệp và công
nghiệp chế biến. Đã là sản phẩm của nghành nông nghiệp thì nó mang tính thời vụ
và chịu tác động lớn của thiên nhiên, nên nó có phần phức tạp hơn. Đến thời vụ là
công ty phải mua nghuyên vật liệu phục vụ kỳ sau. Điều này dẫn đến vốn dự trữ tập
trung cao điểm ở mùa đông để mua đờng dự trữ. Ngoài ra vốn dự trữ còn gồm
nhiều loại hơng liệu dùng để sản xuất bánh kẹo nh tinh dầu cốm, bạc hà, cà phê, ..
Với chủng loại sản phẩm đa dạng đòi hỏi vật t dự trữ cung phảI đồng bộ nên

nhu cầu vốn dự trữ rất lớn. Mặt khác các nguyên vật liệu nh: bơ sữa phải nhập khẩu
về có thể cha đa vào sản xuất ngay nên phải gửi vào kho lạnh. Do đó chi phí bảo
quản cao.
Trong điều kiện cạnh tranh nghiệt ngã của nền kinh tế thị trờng lợng dự trữ
thành phẩm phảI lớn. Ngoài ra còn phải chi cho các khoản ở bộ phận Maketing.
Nh vậy vốn trong khâu lu thông lớn.
Do đặc điểm của công ty chủ yếu là sản phẩm chế biên từ sản phẩm cùng loại
chịu sự tác động của thiên nhiên nên giá sản phẩm nông nghiệp nói chung và
nguyên vật liệu của công ty nói riêng là không ổn định. Chính sách của nhà nớc là
coi Nông nghiệp là mặt trận hàng đầu cấm nhập đờng để khuyến khích sản xuất đ-
ờng trong nớc nên giá đờng tăng lên. Chính sách thuế của nhà nớc cũng làm cho
giá nguyên vật liệu thay đổi. Đối với những vật liệu nhập ngoại: bột mì, bơ, sữa,
tinh dầu các loại, giấy bóng kính phảI chịu thuế nhập khẩu theo nhóm hàng. Do đó
giá nhập tăng.
Do sản phẩm của Công ty là sản phẩm Công nghiệp thực phẩm phục vụ trực
tiếp đời sống sức khoẻ cho xã hội. Do đó sản phẩm đòi hỏi phảI có chất lợng cao.
Qua đó thấy đợc nguyên vật liệu để sản xuất ra sản phẩm phảI đảm bảo an toàn vệ
sinh thực phẩm, phảI đợc kiểm tra kỹ lỡng theo đúng hợp đồng mua đã ký kết về độ
16 16
ẩm, tạp chất, chỉ tiêu lý hoá,.. Đối với vật liệu nhập kho phảI bảo quản tốt, tổ chức
hệ thống kho sạch sẽ hợp lý.
5.2. Nguồn nhập vật liệu:
Chủ yếu nguyên vật liệu của Công ty đợc nhập theo các nguồn chính nh: đ-
ờng, sữa, bột gạo đều do các doanh nghiệp trong nớc cung cấp nh nhà máy đờng
Lam Sơn, nhà máy đờng Quảng Ngãi, công ty sữa Vinamilk Các loại vật liệu nh
mạch nha, bơ, sữa một phần đợc cung cấp từ trong nớc, một phần đợc nhập từ bên
ngoài gia công chế biến hoặc từ gia công chế biến nh giấy tinh bột
5.3. Phân loại.
Để phục vụ mục tiêu hạch toán của mình, kế toán phân loại nguyên vật liệu
theo cách riêng: Đó là dựa trên cơ sở vai trò và tác dụng mỗi loại đối với quá trình

sản xuất.
- Nguyên vật liệu chính nh đờng, bột mỳ các loại, mỡ, shortening, váng sữa,
sữa gầy, gluco 1,.. các thành phần chủ yếu cấu thành nên sản phẩm thờng xuất nhập
với số lợng lớn, định mức cao.
- Vật liệu phụ gồm:
+ Chất phụ gia thực phẩm: Có định mức sử dụng lợng xuất dùng ít, đợc
viết ở phần dới các báo cáo vật t nh soda, bột khai, bột tan, magrin, lecithin, dầu
các loại.
+ Vật liệu đóng gói: Giống nh các chất phụ gia song thờng có phế liệu gần
gần túi trắng nhỏ, bìa catton,..
+ Nguyên vật liệu cho bộ phận phụ trợ (chế tạo): Chỉ có ở xí nghiệp phụ
trợ, nó mang tên gọi và đặc tính kỹ thuật, cũng thờng có phế liệu loại thải nh thép
L40x40, que hàn inox.
- Nhiên liệu: Chỉ than, dầu Marits cho bộ phận nồi hơi, căng dầu cho bộ phận
vận chuyển.
- Phụ tùng thay thế: Sử dụng chủ yếu cho bộ phận sửa chữa blon + ecu M8,
lốp xe, kính, rơle nhiệt,..
v
24
17 17
- Trong sản xuất, không thể không có phế liệu. Đó là các phế phẩm bị loại ra
khỏi quá trình sản xuất nh phoi tôn, mũi khoan hỏng, màng túi kẹo hang,..
5.4. Đánh giá nguyên vật liệu :
Đánh giá nguyên vật liệu là sự xác định giá trị vật liệu theo những nguyên tắc
nhất định trên cơ sở đảm bảo những yêu cầu chân thực đúng đắn. Nguyên vật liệu
mà Công ty sử dụng phảI nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau. Do đó giá cả thu
mua, chi phí thu mua tong vật liệu cũng khác nhau. Vật liệu là TSCĐ, do đó phảI
đánh giá theo giá thực tế. Song để thuận lợi cho công tác kế toán vật liệu còn có thể
đánh giá theo giá hạch toán. Nhng trên thực tế Công ty chỉ sử dụng giá thực tế để
hạch toán. Trong Công ty vật liệu chủ yếu là mua ngoàI (trong nớc, ngoàI nớc).

NgoàI ra còn có một số vật liệu thuê ngoàI gia công chế biến.
5.4.1. Đối với vật liệu nhập kho:
Giá thực tế vật liệu mua ngoàI nhập kho: Là giá mua ghi trên hoá đơn và
chi phí thu mua thực tế. Trong đó chi phí thu mua bao gồm: vận chuyển, bốc xếp,
bảo quản, phân loại, bảo hiểm, tiền phạt, tiền công tác phí cho cán bộ thu mua trừ
các khoản giảm giá, chiết khấu (nếu có). Vì vậy Công ty chọn hình thức thu mua
chọn mua, chi phí bốc dỡ bên mua chịu, chi phí hao hụt bên bán chịu. Có một số ít
vật liệu nhập kho theo hợp đồng hàng giao tại kho bên bán. Lúc này căn cứ vào hợp
đồng cụ thể mà thực hiện (chi phí mua, bốc dỡ tại kho bên bán, hao hụt...).
Giá thực tế vật liệu thuê ngoàI gia công: là giá vật liệu xuất chế biến cộng
chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ,...).
Giá thực tế nhập kho do tự chế biến: Là giá vật liệu xuất kho để gia công
cộng với các chi phí gia công nh: tiền lơng, bảo hiểm xã hội, khấu hao TSCĐ cho
bộ phận gia công.
5.4.2. Đối với vật liệu xuất kho:
Hàng ngày, khi xuất kho kế toán vật liệu căn cứ vào phiếu xuất kho để tập hợp
số liệu. Cuối kỳ tổng hợp giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ và tồn đầu kỳ, tính giá
thực tế bình quân của từng loại vật liệu theo công thức:
Chứng từ kế toán đợc sử dụng trong phần hành này là:
Phiếu nhập vật liệu.
18 18