NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÔNG TY IN VÀ ĐẦU TƯ MỸ THUẬT VIỆT

Những vấn đề chung về công tác kế toán nguyên vật
liệu trong công ty in và đầu t mỹ thuật việt
I.Khái niệm,đặc điểm và vai trò của NL,VL và CC,DC trong sản xuất kinh
doanh:
1.Khái niệm và đặc điểm của nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ:
a.Khái niệm:
Nguyên vật liệu là một bộ phận trọng yếu của t liệu sản xuất, nguyên vật liệu
là đối tợng của lao động đã qua sự tác động của con ngời. Trong đó vật liệu là
những nguyên liệu đã trải qua chế biến. Vật liệu đợc chia thành vật liệu chính, vật
liệu phụ và nguyên liệu gọi tắt là nguyên vật liệu. Việc phân chia nguyên liệu
thành vật liệu chính, vật liệu phụ không phải dựa vào đặc tính vật lý, hoá học hoặc
khối lợng tiêu hao mà là sự tham gia của chúng vào cấu thành sản phẩm. Khác với
vật liệu, công cụ dụng cụ là những t liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn quy
định về giá trị và thời gian sử dụng của tài sản cố định. Trong quá trình thi công
xây dựng công trình, chi phí sản xuất cho ngành xây lắp gắn liền với việc sử dụng
nguyên nhiên vật liệu, máy móc và thiết bị thi công và trong quá trình đó vật liệu
là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành
nên sản phẩm công trình. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển giá trị một lần vào
chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
b.Đặc điểm:
In cơ bản là một ngành sản xuất vật chất mang tính chất công nghiệp, sản
phẩm của ngành in là những loại lịch bàn,lịch tờ,lịch treo,các loại văn hoá phẩm
sách báo,tạp chí,tập san,các loại tem nhãn,bao bì phục vụ cho việc tiêu dùng,các
tài liệu,sổ sách,bảng biểu,giấy tờ phục vụ công tác quản lý kinh tế,quang lý
hành chính cua trung ơng và địa phơng theo đúng qui định của pháp luật làm theo
các hợp đồng khach hàng yêu cầu,công việc in ấn đợc tiến hành cố định tại xởng
sản xuất
2.Vai trò cua nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ trong sản xuất kinh
doanh:
Trong doanh nghiệp in chi phí về vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn từ 65%-

70% trong tổng gía trị hợp đồng in ấn. Do vậy việc cung cấp nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ kịp thời hay không có ảnh hởng to lớn đến việc thực hiện kế
hoạch sản xuất (tiến độ thi công xây dựng) của doanh nghiệp, việc cung cấp
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ còn cần quan tâm đến chất lợng, chất lợng các
công trình phụ thuộc trực tiếp vào chất lợng của vật liệu mà chất lợng công trình
là một điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp có uy tín và tồn tại trên thị trờng.
Trong cơ chế thị trờng hiện nay, việc cung cấp vật liệu còn cần đảm bảo giá cả
hợp lý, tạo điều kiện cho doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả. Bên cạnh đó, công cụ
dụng cụ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh mà vẫn giữ nguyên đợc
hình thái vật chất ban đầu, giá trị thì dịch chuyển một lần hoặc dịch chuyển dần
vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Song do giá trị nhỏ, thời gian sử dụng
ngắn nên có thể đợc mua sắm, dự trữ bằng nguồn vốn lu động của doanh nghiệp
nh đối với nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có vị trí hết sức quan trọng đối với hoạt
động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, nếu thiếu nguyên vật liệu, công
cụ dụng cụ thì không thể tiến hành đợc các hoạt động sản xuất vật chất nói chung
và qúa trình in nói riêng.
Trong qúa trình in các công trình, thông qua công tác kế toán nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ, từ đó có thể đánh giá những khoản chi phí cha hợp lý, lãng
phí hay tiết kiệm. Bởi vậy cần tập trung quản lý chặt chẽ vật liệu, công cụ dụng cụ
ở tất cả các khâu: thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ
nhằm hạ thấp chi phí sản xuất sản phẩm trong chừng mực nhất định, giảm mức
tiêu hao vật liệu, công cụ dụng cụ trong sản xuất còn là cơ sở để tăng thêm sản
phẩm cho xã hội. Có thể nói rằng vật liệu, công cụ dụng cụ giữ vị trí quan trọng
không thể thiếu đợc trong quá trình in.
II.Phân loại nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ:
1.Phân loại nguyên liệu,vật liệu va công cụ,dụng cụ:
a.Phân loại NL,VL theo vai trò,tác dụngcủa NL,VL trong quá trìng sản
xuất:
Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình thi công xây

lắp, căn cứ vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thì nguyên vật liệu đợc chia
thành các loại sau:
+ Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp
in, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm.
+ Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất,
không cấu thành thực thể chính của sản phẩm. Vật liệu phụ chỉ tác dụng phụ trong
quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm: Làm tăng chất lợng vật liệu chính và sản
phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ thi công, cho nhu cầu công nghệ kỹ
thuật bao gói sản phẩm. Trong ngành xây dựng cơ bản gồm: sơn, dầu, mỡ phục
vụ cho quá trình sản xuất.
+ Nhiên liệu: Về thực thể là một loại vật liệu phụ, nhng có tác dụng cung cấp
nhiệt lợng trong qúa trình thi công, kinh doanh tạo điều kiện cho qúa trình chế tạo
sản phẩm có thể diễn ra bình thờng. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, khí, rắn
nh: xăng, dầu, than củi, hơi đốt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản
phẩm, cho các phơng tiện máy móc, thiết bị hoạt động.
+ Phụ tùng thay thế: Là những loại vật t, sản phẩm dùng để thay thế, sửa
chữa máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải, công cụ dụng cụ sản xuất
+ Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công
cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản.
+ Phế liệu: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình thi công xây lắp nh gỗ,
sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định. Tuỳ
thuộc vào yêu quản lý và công tác kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong
từng loại vật liệu nêu trên lại đợc chia thành từng nhóm, từng thứ một cách chi tiết
hơn bằng cách lập sổ danh điểm vật liệu. Trong đó mỗi loại, nhóm, thứ vật liệu đ-
ợc sử dụng một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số thập phân để thay thế tên
gọi, nhãn hiệu, quy cách của vật liệu. Ký hiệu đó đợc gọi là sổ danh điểm vật liệu
và đợc sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp.
b.Phân loại CC,DC theo yêu cầu quản lý,ghi chép kế toán:
Đối với công cụ dụng cụ, trong các doanh nghiệp bao gồm các loại dụng cụ
gá lắp chuyên dùng cho sản xuất, dụng cụ đồ nghề, dụng cụ quản lý, bảo hộ lao

động, lán trại tạm thời, để phục vụ công tác kế toán toàn bộ công cụ dụng cụ đợc
chia thành:
. Công cụ dụng cụ;
. Bao bì luân chuyển;
. Đồ dùng cho thuê.
c.Phân loại CC,DC theo phơng pháp phân bổ:
Tơng tự nh đối với vật liệu, trong từng loại công cụ dụng cụ cũng cần phải
chia thành từng nhóm, thứ chi tiết hơn tuỳ theo yêu cầu, trình độ quản lý và công
tác kế toán của doanh nghiệp. Việc phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ nh trên
giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản cấp 1, cấp 2, phản ánh tình hình hiện có và
sự biến động của các loại vật liệu, công cụ dụng cụ đó trong quá trình thi công
xây lắp của doanh nghiệp. Từ đó, có biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản
lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu, công cụ dụng cụ.
2.Đánh giá nguyên liệu,vật liệu va công cụ,dụng cụ:
a.Nguyên tắc đánh giá NL,VL va CC,DC:
Đánh giá vật liệu là việc xác định giá trị của vật liệu ở những thời điểm nhất định
và theo những nguyên tắc quy định.
Khi đánh giá vật liệu phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
* Nguyên tắc giá gốc:
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên
quan trực tiếp khác phát sinh để có đợc hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện
tại.
Chi phí mua: Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, các loại thuế
không đợc hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua
hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các
khoản chiết khấu thơng mại và giảm giá hàng mua do mua không đúng quy cách,
phẩm chất đợc trừ khỏi chi phí mua.
Chi phí chế biến: Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có
liên quan trực tiếp đến sản phẩm sản xuất, nh chi phí nhân công trực tiếp, chi phí
sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá

trình chuyển hoá nguyên liệu, vật liệu thành thành phẩm.
Chi phí sản xuất chung cố định là những chi phí sản xuất gián tiếp, thờng
không thay đổi theo số lợng sản phẩm sản xuất nh chi phí khấu hao, chi phí bảo d-
ỡng máy móc thiết bị, nhà xởng ... và chi phí quản lý hành chính ở các phân xởng
sản xuất.
Chi phí sản xuất chung biến đổi là những chi phí sản xuất gián tiếp, thờng
thay đổi trực tiếp hoặc gần nh trực tiếp theo số lợng sản phẩm sản xuất, nh chi phí
nguyên liệu, vật liệu gián tiếp, chi phí nhân công gián tiếp.
Chi phí liên quan trực tiếp khác: Chi phí liên quan trực tiếp khác tính vào
giá gốc hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí mua và chi phí chế biến hàng tồn
kho. Ví dụ, trong giá gốc thành phẩm có thể bao gồm chi phí thiết kế sản phẩm
cho một đơn đặt hàng cụ thể.
Chi phí không tính vào giá gốc hàng tồn kho, gồm:
Chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất, kinh
doanh khác phát sinh trên mức bình thờng;
Chi phí bảo quản hàng tồn kho trừ các khoản chi phí bảo quản hàng tồn kho
cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo và chi phí bảo quản quy định;
Chi phí bán hàng;
Chi phí quản lý doanh nghiệp.
*Nguyên tắc thận trọng:
Vật liệu đợc đánh giá theo giá gốc, nhng trờng hợp giá trị thuần có thể thực
hiện đợc thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể đợc thực hiện.
Giá trị thuần có thể thực hiện đợc là giá bán ớc tính của hàng tồn kho trong
kỳ sản xuất, kinh doanh trừ đi chi phí ớc tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí -
ớc tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
Thực hiện nguyên tắc thận trọng bằng cách trích lập dự phòng giảm giá hàng
tồn kho. Do đó, trên báo cáo tài chính trình bày thông qua hai chỉ tiêu:
- Trị giá vốn thực tế vật liệu;
- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
*Nguyên tắc nhất quán:

Các phơng pháp kế toán áp dụng trong đánh giá vật liệu phải đảm bảo tính
nhất quán. Tức là kế toán đã chọn phơng pháp nào thì phải áp dụng phơng pháp
đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể thay đổi phơng
pháp đã chọn, nhng phải đảm bảo phơng pháp thay thế cho phép trình bày thông
tin kế toán một cách trung thực và hợp lý hơn, đồng thời phải giải thích đợc ảnh h-
ởng của sự thay đổi đó.
*Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật liệu: đợc phân biệt ở các thời điểm
khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh
- Thời điểm mua xác định trị giá vốn thực tế hàng mua;
- Thời điểm nhập kho xác định trị giá vốn thực tế hàng nhập;
- Thời điểm xuất kho xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất;
- Thời điểm tiêu thụ xác định trị giá vốn thực tế hàng tiêu thụ.
b.Giá gốc nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ:
*Xác định trị giá gốc thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho:
Tuỳ theo nguồn nhập mà trị giá gốc thực tế nhập kho của vật liệu, công cụ
dụng cụ đợc xác định nh sau:
+ Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài thì trị giá vốn thực tế nhập
kho:
= + + -
Trờng hợp vật liệu mua vào đợc sử dụng cho đối tợng chịu thuế giá trị gia
tăng tính theo phơng pháp khấu trừ, giá mua là giá cha có thuế giá trị gia tăng.
Trờng hợp vật liệu mua vào đợc sử dụng cho các đối tợng không chịu thuế
giá trị gia tăng tính theo phơng pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho các mục đích
phúc lợi, các dự án ... thì giá mua bao gồm cả thuế giá trị gia tăng (là tổng giá
thanh toán)
+ Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ do doanh nghiệp tự sản xuất:
= +
+ Đối với công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến:
= + +
+ Đối với trờng hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu, công cụ

dụng cụ thì trị giá vốn thực tế vật liệu công cụ dụng cụ nhận vốn góp liên doanh là
giá do hội đồng liên doanh thoả thuận cộng các chi phí khác phát sinh khi tiếp
nhận vật liệu, công cụ dụng cụ.
+ Đối với phế liệu, phế phẩm thu hồi đợc đánh giá theo giá ớc tính.
Tuỳ theo nguồn nhập mà trị giá gốc thực tế nhập kho của vật liệu, công cụ
dụng cụ đợc xác định nh sau:
+ Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài thì trị giá vốn thực tế nhập
kho:
= + + -
Trờng hợp vật liệu mua vào đợc sử dụng cho đối tợng chịu thuế giá trị gia
tăng tính theo phơng pháp khấu trừ, giá mua là giá cha có thuế giá trị gia tăng.
Trờng hợp vật liệu mua vào đợc sử dụng cho các đối tợng không chịu thuế
giá trị gia tăng tính theo phơng pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho các mục đích
phúc lợi, các dự án ... thì giá mua bao gồm cả thuế giá trị gia tăng (là tổng giá
thanh toán)
+ Đối với vật liệu, công cụ dụng cụ do doanh nghiệp tự sản xuất:
= +
+ Đối với công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến:
= + +
+ Đối với trờng hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu, công cụ
dụng cụ thì trị giá vốn thực tế vật liệu công cụ dụng cụ nhận vốn góp liên doanh là
giá do hội đồng liên doanh thoả thuận cộng các chi phí khác phát sinh khi tiếp
nhận vật liệu, công cụ dụng cụ.
+ Đối với phế liệu, phế phẩm thu hồi đợc đánh giá theo giá ớc tính
*Xác định trị giá vốn thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho:
Vật liệu, công cụ dụng cụ đợc thu mua và nhập kho thờng xuyên từ nhiều
nguồn khác nhau, do đó giá thực tế của từng lần, đợt nhập kho không hoàn toàn
giống nhau. Khi xuất kho kế toán phải tính toán xác định đợc trị giá vốn thực tế
xuất kho cho từng nhu cầu, đối tợng sử dụng khác nhau, theo phơng pháp tính trị
giá vốn thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng và phải đảm bảo tính nhất quán trong

niên độ kế toán. Để tính trị giá vốn thực tế xuất kho của vật liệu, công cụ dụng cụ
xuất kho có thể áp dụng một trong các phơng pháp theo chuẩn mực kế toán sau:
+ Phơng pháp tính theo giá đích danh: Theo phơng pháp này khi xuất kho vật
t thì căn cứ vào số lợng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính
trị giá vốn thực tế của vật t xuất kho.
Phơng pháp này đợc áp dụng cho những doanh nghiệp có chủng loại vật t ít
và nhận diện đợc từng lô hàng.
+ Phơng pháp bình quân gia quyền: Trị giá vốn thực tế của vật t xuất kho đợc
tính căn cứ vào số lợng vật t xuất kho và đơn giá bình quân gia quyền, theo công
thức:
= x
Đơn giá Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Trị giá vốn thực tế vật liệu nhập trong
kỳ
=
bình quân Số lợng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lợng vật liệu nhập trong kỳ
Đơn giá bình quân thờng đợc tính cho từng thứ vật t.
Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ đợc gọi là đơn giá bình quân cả
kỳ hay đơn giá bình quân cố định. Theo cách tính này, khối lợng tính toán giảm
nhng chỉ tính đợc trị giá vốn thực tế của vật t vào thời điểm cuối kỳ nên không thể
cung cấp thông tin kịp thời.
Đơn giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập đợc gọi là đơn giá bình
quân liên hoàn hay đơn giá bình quân di động; theo cách tính này, xác định đợc trị
giá vốn thực tế vật t hàng ngày cung cấp thông tin đợc kịp thời. Tuy nhiên, khối l-
ợng công việc tính toán sẽ nhiều hơn nên phơng pháp này rất thích hợp đối với
doanh nghiệp đã làm kế toán máy.
+ Phơng pháp nhập trớc - xuất trớc: Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc áp dụng
dựa trên giả định là hàng tồn kho đợc mua trớc hoặc sản xuất trớc thì đợc xuất tr-
ớc, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất gần
thời điểm cuối kỳ. Theo phơng pháp này, thì giá trị hàng tồn kho xuất kho đợc
tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của

hàng tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần
cuối kỳ còn tồn kho.
+ Phơng pháp nhập sau - xuất trớc: Phơng pháp nhập sau , xuất trớc áp dụng dựa
trên giả định là hàng tồn kho đợc mua sau hoặc sản xuất sau thì đợc xuất trớc, và
hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua hặc sản xuất trớc đó. Theo
phơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đợc tính theo giá của lô hàng nhập sau
hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho đợc tính theo giá của hàng nhập kho
đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho
III.Nhiệm vụ kế toán nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ:
Hạch toán vật liệu là công cụ đắc lực giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm đợc
tình hình và chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Hạch toán vật liệu có chính xác, đầy đủ,
kịp thời thì lãnh đạo mới nắm đợc tình hình thu mua, dự trữ và xuất dùng cả kế
hoạch và thực tế, từ đó có kế hoạch nhập, xuất, tồn kho khối lợng, giá cả thu mua
lẫn tổng giá trị...từ đó đề ra biện pháp quản lý thích hợp.
Có hạch toán nguyên vật liệu, doanh nghiệp sẽ biết đợc tình hình sử dụng
vốn lu động, từ đó có biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng nhanh vòng
quay vốn lu động. Mặt khác, hạch toán chính xác, kịp thời vật liệu có ảnh hởng
không nhỏ đến công tác hạch toán giá thành, cho nên để đảm bảo hạch toán giá
thành chính xác, khâu đầu tiên cũng phải hạch toán vật liệu chính xác và khoa
học.
Kế toán là công cụ phục vụ việc quản lý kinh tế vì thế để đáp ứng một cách
khoa học, hợp lý xuất phát từ đặc điểm của vật liệu, công cụ dụng cụ; từ yêu cầu
quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ; từ chức năng của kế toán vật liệu, công cụ dụng
cụ trong các doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận
chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất và tồn kho vật liệu. Tính giá thành thực tế
vật liệu đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua
vật liệu về các mặt: số lợng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp
kịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại cho quá trình thi công xây lắp.
+ áp dụng đúng đắn các phơng pháp về kỹ thuật hạch toán vật liệu, hớng

dẫn, kiểm tra các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ chế độ
hạch toán ban đầu về vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ) mở chế độ
đúng phơng pháp quy định nhằm đảm bảo sử dụng thống nhất trong công tác kế
toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong
phạm vi ngành kinh tế và toàn bộ nền kinh tế quốc dân.
+ Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng vật t, phát hiện
ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp xử lý vật t thừa, thiếu, ứ đọng hoặc mất
phẩm chất. Tính toán, xác định chính xác số lợng và giá trị vật t thực tế đa vào sử
dụng và đã tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh.
IV.Thủ tục quản lý nhập-xuất kho nguyên liệu,vật liệu,công cụ,dụng cụ và
các chứng từ kế toán liên quan:
1.Thủ tục nhập kho:
a- Thủ tục nhập giấy của khách hàng:
Tuỳ theo từng hợp đồng ký kết, giấy có thể do khách hàng giao cho còn công
ty chỉ làm gia công in ấn hoặc cũng có thể công ty mua giấy về in. Nếu nh giấy do
khách hàng giao cho, công ty nhập giấy vào kho giấy để chờ ngày đa vào sản
xuất. Hai bên sẽ lập biên bản chuyển giao giấy. Theo hình thức này, bộ phận cung
ứng vật t, thủ kho và kế toán vật t của công ty chỉ theo dõi về số lợng của giấy
nhập kho, không theo dõi về mặt giá trị.
b-Thủ tục nhập kho vật liệu mua ngoài:
2.Thủ tục xuất kho:
. Thủ tục xuất kho vật liệu:
Vật liệu của công ty chủ yếu đợc sử dụng để sản xuất sản phẩm, các loại vật
liệu này khi xuất kho phải đợc kiểm tra cẩn thận về số lợng, chất lợng và phải đầy
đủ chứng từ cần thiết. Khi có nhu cầu về xuất vật t (trừ vật liệu là giấy) các phân
xởng lập giấy xin lĩnh vật t (biểu 6) đa lên phó giám đốc phụ trách sản xuất để
duyệt. Nếu xét thấy loại vật liệu đó phù hợp với yêu cầu sản xuất của phân xởng
thì phó giám đốc ký duyệt đồng ý cho lĩnh.
Phòng vật t sẽ lập phiếu xuất vật t căn cứ vào phiếu xin lĩnh của các phân x-
ởng, phòng ban ghi yêu cầu về vật liệu vào phiếu, căn cứ vào số lợng vật liệu đợc

duyệt, bộ phận sử dụng yêu cầu thủ kho xuất đủ vật liệu.
Khi xuất kho, thủ kho và ngời lĩnh ký xác nhận vào sổ thực phát trên phiếu
lĩnh vật t này.
Tất cả các loại vật t (trừ giấy) khi lập phiếu xuất, xin lĩnh vật t phòng vật t lập
thành 1 liên:
- 1 liên lu tại phòng vật t .
- 1 liên giao cho ngời lĩnh vật t đem xuống thủ kho để lĩnh.
Sau khi hai bên ký nhận số thực xuất, thực lĩnh, thủ kho ghi vào thẻ kho rồi
chuyển phiếu lĩnh vật t (biểu 7) lên phòng kế toán cho kế toán vật liệu.
Đối với vật liệu là giấy, căn cứ vào hợp đồng sản xuất đã ký, căn cứ vào tiến
độ sản xuất của từng phân xởng và máy in. Phòng sản xuất lập kế hoạch cho in
từng ấn phẩm theo máy in. Sau khi bố trí đợc công việc phòng sản xuất lập phiếu
xuất (biểu 8) theo số lợng ấn phẩm cần sản xuất, phiếu lập thành hai liên:
- 1 liên lu tại phòng sản xuất.
- 1 liên giao cho thủ kho làm thủ tục xuất kho.
Sau đó chuyển lên phòng kế toán cho kế toán vật liệu.
Ngoài ra, đối với giấy của khách hàng giao cho, công ty chỉ theo dõi về mặt
số lợng. Khi bắt đầu sản xuất, phòng sản xuất viết phiếu xuất giấy theo hợp đồng
đã ký với khách hàng. Phiếu xuất giấy cũng đợc lập thành 2 liên:
- 1 liên lu tại phòng sản xuất.
- 1 liên giao cho thủ kho.
3.Các chứng từ kế toán có liên quan:
a.Chứng từ kế toán bắt buộc:
Theo chế độ, chứng từ kế toán quy định ban hành theo Quyết định 1141/
TC/QĐ/CĐ kếtoán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ ngày 1/11/1995 của Bộ tr-
ởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán về vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm:
- Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT);
- Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT);
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 - VT);
- Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08 - VT);

- Hoá đơn (GTGT) MS 01 GTKT 2LN;
- Hoá đơn bán hàng mẫu 02 GTKT 2LN;
- Hoá đơn cớc phí vận chuyển (Mẫu 03 - BH);
Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo Quy định của Nhà nớc, các
doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hớng dẫn nh: Phiếu xuất
vật t theo hạn mức (Mẫu 04 - VT), Biên bản kiểm nghiệm vật t (Mẫu 05 - VT),
Phiếu báo cáo vật t còn lại cuối kỳ (Mẫu 07 - VT)
Tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các
lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, tình hình sở hữu khác nhau.
Đối với các chứng từ thống nhất, bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng
quy định về mẫu biểu, nội dung phơng pháp lập. Ngời lập chứng từ phải chịu trách
nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài
chính phát sinh.
Mọi chứng từ kế toán về vật liệu, công cụ dụng cụ phải đợc tổ chức luân
chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý, do kế toán trởng quy định, phục vụ cho
việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, cá nhân có
liên quan.
V.Phơng pháp kế toán chi tiết NL,VL và CC,DC:
Trong doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý vật liệu, công cụ, dụng cụ do
nhiều bộ phận tham gia. Song việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu,
công cụ, dụng cụ hàng ngày đợc thực hiện chủ yếu ở bộ phận kho và phòng kế
toán doanh nghiệp. Trên cơ sở các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu, thủ kho
và kế toán vật liệu phải tiến hành hạch toán kịp thời, tình hình nhập, xuất, tồn kho
vật liệu, công cụ, dụng cụ hàng ngày theo từng loại vật liệu. Sự liên hệ và phối
hợp với nhau trong việc ghi chép và thẻ kho, cũng nh việc kiểm tra đối chiếu số
liệu giữa kho và phòng kế toán đã hình thành nên phơng pháp hạch toán chi tiết
vật liệu, công cụ dụng cụ giữa kho và phòng kế toán.
Hiện nay, trong các doanh nghiệp sản xuất, việc hạch toán vật liệu giữa kho
và phòng kế toán có thể thực hiện theo các phơng pháp sau:
- Phơng pháp thẻ song song.

- Phơng pháp sổ đối chiếu lu chuyển.
- Phơng pháp sổ số d.
Mọi phơng pháp đều có những u, nhợc điểm riêng. Trong việc hạch toán chi
tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán cần có sự nghiên cứu, lựa chọn phơng pháp
thích hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp. Và nh vậy cần thiết phải nắm
vững nội dung, u nhợc điểm và điều kiện áp dụng của mỗi phơng pháp đó.
1.Phơng pháp ghi thẻ song song:
- ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho hàng ngày do thủ kho
tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lợng.
Khi nhận các chứng từ nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ, thủ kho phải
kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập,
thực xuất vào chứng từ thẻ kho. Cuối ngày, tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho.
Định kỳ thủ kho gửi (hoặc kế toán xuống kho nhận) các chứng từ xuất, nhập đã đ-
ợc phân loại theo từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ cho phòng kế toán.
-ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ
dụng cụ để ghi chép tình hình xuất, nhập, tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
Về cơ bản, sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ có kết cấu giống nh
thẻ kho nhng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng kế toán
cộng sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài
ra để có số liệu đối chiếu, kiểm tra với kế toán tổng hợp, số liệu kế toán chi tiết từ