THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NVL TẠI XÍ NGHIỆP IN THUỘC NXB LAO ĐỘNG - XÃ HỘI

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NVL TẠI XÍ NGHIỆP IN THUỘC NXB
LAO ĐỘNG - XÃ HỘI
1.1. Những đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của Xí nghiệp In ảnh hưởng đến kế toán
NVL
1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp
Xí nghiệp có tên đầy đủ là: Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội; có trụ
sở chính tại ngõ Hoà Bình 4, phường Minh Khai, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà
Nội; điện thoại 04.8632588, Fax: 04.8638173.
Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội, tiền thân là Xưởng in được thành
lập ngày 08/11/1983 theo Quyết định số 287-TBXH/QĐ của Bộ Thương binh - Xã
hội với nhiệm vụ in tài liệu, biểu mẫu... phục vụ nội bộ. Khi mới thành lập Xí nghiệp
chỉ có 30 cán bộ, công nhân (phần lớn là cán bộ, công nhân của Bộ điều động xuống,
số cán bộ, công nhân viên này chưa ai có tay nghề và ít hiểu biết về lĩnh vực in ấn), 3
máy in Typo và 1 đến 2 máy in lưới, in Ronéo để thực hiện những sản phẩm hết sức
đơn giản. Mặc dù trong những năm đầu thành lập Xưởng in đã gặp rất nhiều khó
khăn về nhân lực cũng như về cơ vật chất, kỹ thuật nhưng đã hoàn thành tốt và vượt
mức những nhiệm vụ mà cấp trên giao cho.
Ngày 19/12/1986 Bộ Thương binh và Xã hội ra Quyết định số 293-TBXH/QĐ
đổi tên thành Xí nghiệp In, ngoài nhiệm vụ như trên còn nhận hợp đồng của các
ngành, các thành phần kinh tế để có thêm việc làm, tăng thu nhập.
Ngày 23/11/1988 Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (sau khi hợp nhất 2 bộ
là: Bộ Lao Động và Bộ Thương binh - Xã hội thành Bộ Lao động - Thương binh và
Xã hội năm 1988) có quyết định số 516-LĐTBXH /QĐ thành lập Xí nghiệp dịch vụ
và đời sống (bao gồm Xí nghiệp In; Ban đời sống của Bộ; Trung tâm dịch vụ hỗ trợ
lao động Đông Anh) với chức năng in ấn và hoạt động dịch vụ tăng thêm nguồn thu,
hỗ trợ một phần cho cán bộ, viên chức của Bộ.
Ngày 16/01/1991 Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội có Quyết định số 18-
LĐTBXH /QĐ đổi tên Xí nghiệp sản xuất dịch vụ đời sống thành Xí nghiệp In và sản
xuất dụng cụ người tàn tật với chức năng: In và sản xuất xe lăn, xe lắc, nạng, nẹp...
phục vụ thương binh và người tàn tập.
1

1
Ngày 20/03/1993 Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ra Quyết định số 152-
LĐTBXH /QĐ thành lập DN Nhà nước theo Nghị định số 388-CP của Chính Phủ và
mang tên là Nhà in Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, hoạt động theo nguyên tắc
hạch toán kinh tế độc lập, là đơn vị kinh tế cơ sở trực thuộc Bộ, có điều lệ và tổ chức
hoạt động. Kể từ ngày thành lập nhiệm vụ xuyên suốt của Nhà in là: Tổ chức in ấn
các loại ấn phẩm, tài liệu, biểu mẫu, giấy tờ quản lý kinh tế - xã hội của Bộ, của
ngành và của các thành phần kinh tế. Tận dụng khả năng, nội lực, cơ sở vật chất, kỹ
thuật và phương tiện để mở rộng sản xuất, gia công về in ấn, theo kế hoạch của Vụ
Kế hoạch tài chính nhằm thu hút lao động, tạo việc làm tăng thêm nguồn thu. Tổ
chức quản lý, bảo toàn và phát triển vốn để sản xuất, không ngừng nâng cao đời sống
vật chất, tinh thần cho người lao động.
Thực hiện sắp xếp lại DN Nhà nước, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội đã
có Quyết định số 564/2003/QĐ-BLĐTBXH ngày 07/5/2003 sáp nhập NXB Lao động
- Xã hội và Nhà in Bộ Lao động - Xã hội thành Nhà xuất bản Lao động - Xã hội.
Trong giai đoạn phát triển mới chức năng và nhiệm vụ của Xí nghiệp In thuộc NXB
Lao động - Xã hội được thay đổi như sau:
 Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội là cơ sở in ấn các ấn phẩm của
NXB Lao động - Xã hội, do Giám đốc NXB quyết định thành lập, hoạt động theo
hình thức phụ thuộc có con dấu và tài khoản riêng.
 Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội do một giám đốc phụ trách,
được Giám đốc NXB bổ nhiệm; Giám đốc Xí nghiệp có quyền dự kiến người phụ
trách biên chế cho các bộ phận, trình Giám đốc NXB quyết định; dựa vào hiệu quả
SXKD Giám đốc Xí nghiệp có quyền thanh toán, trên cơ sở lấy thu bù chi theo đúng
quy định của Nhà nước và của NXB đề ra và được quyền xây dựng quy chế phân
phối tiền lương cho người lao động, đảm bảo công bằng, dân chủ đúng nguyên tắc
“Tốc độ tăng tiền lương phải thấp hơn tốc độ tăng năng suất lao động”.
 Hàng tháng, quý, năm Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội phải làm
báo cáo quyết toán và xây dựng phương hướng kế hoạch cho nhiệm kỳ tới trình Giám
đốc phê duyệt, sổ sách ghi chép đầy đủ, rõ ràng, phản ánh đúng và trung thực tình

hình hoạt động SXKD của Xí nghiệp, bảo đảm các nguồn vốn không ngừng phát
triển; tổ chức sản xuất, bố trí lao động hợp lý, có khoa học đáp ứng được quy trình kỹ
thuật và theo dõi, giám sát và xây dựng chỉ tiêu định mức kỹ thuật về vật tư, lao
động, NVL, đơn giá,... bảo đảm tiết kiệm tối đa chi phí sản xuất.
2
2
Tại Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động – Xã hội đã tiến hành sắp xếp lại tổ chức
sản xuất, tổ chức lao động. Các đơn vị đã đi vào hoạt động ổn định, tinh giảm bộ
phận gián tiếp, sản xuất bảo đảm liên tục, ổn định, đồng thời tư tưởng của cán bộ
công nhân viên ổn định, phấn khởi mở ra hướng phát triển tốt. Đây thực sự đã đánh
dấu một bước ngoặt lớn trong giai đoạn phát triển mới của Xí nghiệp In.
Qua 24 năm thành lập và hoạt động, Xí nghiệp In thuộc NXB Lao Động - Xã
hội đã không ngừng được củng cố và phát triển, luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ
sản xuất, mức tăng trưởng kinh tế có nhiều tiến bộ theo hướng nhanh dần đều, các chỉ
tiêu kinh tế đều đạt năm sau cao hơn năm trước, đời sống vật chất, tinh thần của cán
bộ, công nhân viên luôn được đảm bảo. Năng lực sản xuất cũng ngày càng được tăng
cường và phát triển theo hướng hiện đại hoá cả về số lượng và chất lượng:
Về lao động: Khi mới thành lập Xí nghiệp chỉ có 30 cán bộ, công nhân (phần
lớn là cán bộ, công nhân của Bộ điều động xuống), số cán bộ, công nhân viên này
chưa ai có tay nghề và ít hiểu biết về lĩnh vực in ấn. Nhưng đến nay Xí nghiệp đã có
hơn 100 cán bộ, nhân viên trong đó:
Cán bộ Quản lý và gián tiếp : 31 người
Số người có trình độ Đại học : 13 người
Số người có trình độ Cao đẳng và Trung cấp : 11 người
Số công nhân có bậc thợ từ 6 - 7 : 30 người
Số công nhân có bậc thợ từ 4 – 5 : 32 người
Số cán bộ, công nhân là Đảng viên : 26 người
Số cán bộ công nhân là Đoàn viên : 21 người
Số cán bộ công nhân là nữ : 45 người
Độ tuổi bình quân của cán bộ quản lý : 51, 0 tuổi

Độ tuổi bình quân của công nhân : 37, 6 tuổi
Số cán bộ công nhân nói trên trong đó có nhiều kỹ sư chuyên ngành, công nhân
kỹ thuật có tay nghề cao đã được đào tạo chuyên ngành in có thực tế và kinh nghiệm
và đội ngũ cán bộ quản lý có năng lực điều hành sản xuất, quản lý và lãnh đạo.
Về trang thiết bị sản xuất: Khi mới ra đời Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động
- Xã hội chỉ có 3 máy in Typo và 1 đến 2 máy in lưới, in Ronéo để thực hiện những
3
3
sản phẩm hết sức đơn giản. Đến nay Xí nghiệp In đã có một dây chuyền in offset
đồng bộ, khép kín có công năng cao với 12 máy in offset màu từ 4 đến 16 trang và
một số thiết bị mới nhập như: máy dao 1 mặt, máy dao 3 mặt, máy phơi bản, máy
đóng sách, máy đóng ghim, đặc biệt là 2 máy khâu và 1 máy gấp mới được nhập năm
2005 với hiệu quả sử dụng cao. Dây chuyền sản xuất này đã được các đồng nghiệp
trong ngành in đánh giá là một trong những dây chuyền tương đối hiện đại.
Về nhà xưởng: Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động - Xã hội đã có nhà xưởng,
văn phòng ở ngõ Hoà Bình 4, phường Minh Khai, quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà
Nội với diện tích mặt bằng là 2100 mét vuông. Xí nghiệp In đã được xây dựng khu
nhà 2 tầng với diện tích khoảng 3000 mét vuông sử dụng để làm nhà xưởng kho tàng
và nhà làm việc. Hiện nay, để đáp ứng nhu cầu mở rộng và phát triển sản xuất NXB
Lao động - Xã hội đang đầu tư xây dựng khu nhà 7 tầng trên nền kho cũ để phục vụ
cho quản lý và sản xuất theo kế hoạch đầu tư chiều sâu, đổi mới công nghệ của NXB.
Với số cán bộ, công nhân và máy móc thiết bị nêu trên, Xí nghiệp In NXB Lao
Động - Xã hội đã đạt được những thành tựu đáng khích lệ:
Về kinh tế: Mỗi năm Xí nghiệp In đều có tốc độ tăng trưởng kinh tế theo
hướng nhanh dần đều. Tốc độ tăng doanh thu hàng năm đều đạt trên 1%. Năm 2004
Xí nghiệp đã đạt tổng giá trị sản lượng trên 1, 3 tỷ trang in. Đời sống của cán bộ công
nhân viên trong Xí nghiệp ngày càng được cải thiện với mức lương bình quân lên tới
880.000 VN Đ/tháng. Sản phẩm của Xí nghiệp đã có mặt tại mọi miền của Tổ quốc
từ thành thị đến nông thôn và miền núi và ngày càng được đông đảo bạn hàng biết
đến. Do SXKD theo hướng: chất lượng phù hợp với yêu cầu của mọi khách hàng nên

chất lượng sản phẩm của Xí nghiệp đã khẳng định được vị trí của mình trên thị
trường. Trong môi trường cạnh tranh gay gắt hiện nay mà Xí nghiệp In vẫn không
ngừng lớn mạnh về mọi mặt đã chứng tỏ hướng đi của Xí nghiệp thời kỳ đổi mới là
một hướng đi đúng.
Trong thi đua: Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội đã xây dựng chương
trình hành động 6 tháng và hàng năm tập trung vào việc xây dựng những quy trình
làm việc có hiệu quả, khuyến khích cán bộ, công nhân viên có sáng kiến cải tiến cách
làm việc, đề xuất những biện pháp quản lý mới và tìm ra những nhân tố điển hình
trong những mặt hoạt động chủ yếu. Nhận thức được thi đua là phong trào của toàn
thể cán bộ, công nhân viên; các phong trào thi đua cần được tổ chức thường xuyên,
liên tục và đổi mới cả về nội dung cũng như hình thức; khen thưởng phải gắn liền với
4
4
thi đua, làm tốt công tác thi đua - khen thưởng sẽ tạo động lực xây dựng và phát triển
đơn vị vững mạnh... Xí nghiệp In đã tổ chức được các phong trào thi đua lớn như:
Chất lượng, thời gian, giá thành; Quyết tâm thực hiện đạt và vượt chỉ tiêu được giao.
Trong giai đoạn phát triển mới (2006 – 2010) đi đôi với việc khắc phục sớm
những mặt còn yếu kém, Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội sẽ quan tâm hơn nữa
đến việc củng cố tổ chức, tăng cường bồi dưỡng nâng cao trình độ, kỹ thuật, chuyên
môn nghiệp vụ; xây dựng đội ngũ cán bộ, công nhân đoàn kết, tâm huyết gắn bó với
sự phát triển của Xí nghiệp. Có kế hoạch đào tạo đội ngũ công nhân kỹ thuật lành
nghề để đáp ứng yêu cầu phát triển sản xuất, đầu tư đổi mới công nghệ. Lãnh đạo,
Cấp uỷ, Công đoàn và các bộ phận chuyên môn phải là người chịu trách nhiệm chính
trong việc hoàn thành kế hoạch sản xuất và đời sống, vật chất tinh thần đối với người
lao động. Gắn kết sản xuất với thị trường, tăng nguồn hàng ổn định mang tính chiến
lược, tăng số lượng khách hàng, tổ chức công tác tiếp thị, thông tin thị trường, có
chính sách động viên khuyến khích cán bộ, công nhân khai thác hợp đồng đưa về Xí
nghiệp. Để khỏi tụt hậu và hụt hẫng trong thời kỳ tới, Xí nghiệp tiếp tục xây dựng
các dự án khả thi, đầu tư chiều sâu, đồng bộ hoá dây chuyền sản xuất. Thúc đẩy các
hình thức hợp tác với các tổ chức kinh tế theo chức năng và nhiệm vụ được giao với

phương châm hai bên cùng có lợi bảo toàn và phát huy hiệu năng của tiền vốn. Khai
thác triệt để tính ưu việt của thiết bị, tăng sản lượng, nâng cao chất lượng đẩy mạnh
yếu tố cạnh tranh của sản phẩm đi đôi với việc hạ giá thành sản phẩm. Bảo đảm mức
tăng trưởng kinh tế hàng năm từ 17% đến 20%. Thực hiện đầy đủ các chế độ đối với
người lao động và nghĩa vụ đối với Nhà nước. Quyết tâm xây dựng Xí nghiệp In
NXB Lao động - Xã hội trở thành một đơn vị 100% vốn Nhà nước, đẩy mạnh hoạt
động trong lĩnh vực tư tưởng - văn hoá nhưng bảo đảm kinh doanh có lãi và đáp ứng
nhu cầu xã hội, xây dựng bộ máy quản lý gọn nhẹ, hiệu quả và tổ chức các phong
trào thi đua thiết thực gắn với việc phát triển, sắp xếp lại các dây chuyền sản xuất quy
mô lớn, hiện đại theo dự án đầu tư được duyệt; bảo đảm sách báo, tạp chí và những
sản phẩm khác của Xí nghiệp ngày càng hay, càng đẹp với giá cả hợp lý đến được
với đông đảo bạn đọc, nhà trường, trung tâm và phục vụ cho sự nghiệp lao động -
thương binh và xã hội của đất nước.
1.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp
5
5
Phó giám đốc
PhòngKế hoạch
PhòngKỹ thuật Phòng Vật tư Phòng Kế toán - tài vụ
BPBình bản
PXIn PXChếbản PXTời xa giấyKCS KhoPXHoànthiện
BPPhơi bản BPVi tính
BPHoàn thiện BPMáy dao
Giám đốc
 Mô hình tổ chức:
Do Xí nghiệp In là m?t đơn vị SXKD trực thuộc NXB nên bộ máy quản lý của
Xí nghiệp không l?n, nờn d? thu?n ti?n cho vi?c qu?n lý và di?u hành Xí nghiệp t?
ch?c co c?u b? mỏy qu?n lý theo ki?u tr?c tuy?n chức năng. Mô hình tổ chức này
được mô tả theo sơ đồ 1.1 dưới đây.
Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp In

 Chức năng quản lý của từng phòng ban:
Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội tổ chức quản lý theo hình thức tập trung,
mọi hoạt động SXKD chịu sự chỉ đạo của Giám đốc. Do Xí nghiệp In là đơn vị trực
thuộc NXB Lao động - Xã hội và có quy mô nhỏ nên Giám đốc lãnh đạo hầu hết và
trực tiếp đến từng phòng, ban, phân xưởng. Dưới giám đốc có một Phó giám đốc
giúp việc cho Giám đốc trong các lĩnh vực theo sự uỷ quyền của Giám đốc.
6
Phòng
Hành chính
Phòn
g
6
Giám đốc: là người phụ trách chung, quản lý chỉ đạo các hoạt động của Xí
nghiệp In, xác lập, phê duyệt chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng. Giám
đốc có quyền dự kiến người phụ trách biên chế cho các bộ phận, trình Giám đốc
NXB Lao động - Xã hội quyết định, khi được phê duyệt Giám đốc Xí nghiệp In xây
dựng quy chế làm việc và phân công bố trí vị trí công việc cho từng cá nhân, các bộ
phận thuộc phạm vi quản lý trong toàn Xí nghiệp. Dựa vào hiệu quả SXKD Giám đốc
Xí nghiệp có quyền thanh toán, trên cơ sở lấy thu bù chi theo đúng quy định của Nhà
nước và của NXB đã đề ra. Giám đốc Xí nghiệp In do Giám đốc NXB Lao động - Xã
hội bổ nhiệm và là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc NXB về mọi hoạt động
SXKD trong Xí nghiệp.
Phó giám đốc: là người do Giám đốc NXB Lao động - Xã hội bổ nhiệm giúp
Giám đốc Xí nghiệp In điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Xí nghiệp
In theo sự uỷ quyền của Giám đốc Xí nghiệp In, đồng thời chịu trách nhiệm trước
Giám đốc Xí nghiệp In và Giám đốc NXB Lao động - Xã hội.
Phòng Kế hoạch: là phòng chuyên môn, nghiệp vụ của Xí nghiệp In, có trách
nhiệm tham mưu, giúp việc cho Giám đốc về lĩnh vực SXKD, đầu tư thiết bị và quan
hệ với khách hàng thu hút nguồn việc, liên doanh, liên kết để phát triển. Phòng kế
hoạch có nhiệm vụ phải nắm vững chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về

lĩnh vực phát triển kinh tế xã hội, đặc biệt là những chủ trương, chính sách có liên
quan đến lĩnh vực in. Nghiên cứu, đề xuất phương án SXKD ngắn hạn, dài hạn, kế
hoạch đầu tư, bổ sung thêm thiết bị. Thường xuyên đi sâu, đi sát nghiên cứu thị
trường nhằm tuyên truyền, quảng bá thương hiệu, khả năng và thành tích mà Xí
nghiệp In đã và sẽ làm được để gây uy tín và thu hút khách hàng. Đi đôi với kế hoạch
sản xuất, phải xây dựng kế hoạch giá thành toàn bộ, hoặc từng nhóm sản phẩm, xây
dựng các chỉ tiêu định mức về kinh tế kỹ thuật. Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình
SXKD của toàn Xí nghiệp. Cuối mỗi kỳ kế hoạch (tháng, quý, năm) phòng kế hoạch
phải có báo cáo, đánh giá kịp thời về hiệu quả xây dựng kinh doanh của toàn đơn vị
và kiến nghị, đề xuất những phương hướng, hiện pháp cần điều chỉnh để phù hợp với
định hướng và xu thế phát triển.
Phòng Hành chính: là phòng chuyên môn nghiệp vụ của Xí nghiệp In, được
thành lập để tham mưu cho Giám đốc trong công tác nội chính. Phụ trách các mặt
như văn thư, lưu trữ, y tế, an toàn lao động, bảo hiểm xã hội, công tác hành chính,
công tác thi đua khen thưởng, công tác quản trị đời sống, công tác tổ chức đào tạo,
7
7
quản lý phân phối lao động theo yêu cầu nhiệm vụ sản xuất, theo dõi cấp phát trang
thiết bị lao động. Phối hợp với các phòng, ban, phân xưởng xây dựng quy chế trong
Xí nghiệp và đôn đốc thực hiện. Quản lý con dấu và mở sổ sách theo dõi việc ban
hành các công văn, giấp tờ của Xí nghiệp, tiếp nhận và phân bổ các công văn, giấy tờ
từ nơi khác chuyển đến. Quản lý tài sản chung của Xí nghiệp và chịu trách nhiệm
mua sắm, trang bị các điều kiện phương tiện làm việc và bảo đảm an ninh trật tự.
Phòng Kế toán - tài vụ: là phòng chuyên môn nghiệp vụ của Xí nghiệp In,
được thành lập với chức năng hạch toán kế toán hoạt động SXKD, cung cấp tài chính
cho các hoạt động SXKD của Xí nghiệp, cung cấp các thông tin về tình hình tài
chính, kết quả kinh doanh làm cơ sở để Ban giám đốc đưa ra các quyết định.
Phòng Kỹ thuật: là phòng chuyên môn nghiệp vụ của Xí nghiệp In, được
thành lập để xây dựng và quản lý các quy trình công nghệ sản xuất trong Xí nghiệp.
Nghiên cứu các yêu cầu của khách hàng để thiết kế sản phẩm cho phù hợp. Khảo sát

sản phẩm mới, tư vấn kỹ thuật cho khách hàng.
Phòng Vật tư: là phòng chuyên môn nghiệp vụ của Xí nghiệp In, được thành
lập để thực hiện và kiểm soát công tác chuẩn bị, phê duyệt tài liệu mua hàng. Lựa
chọn nhà cung ứng, tổ chức tiếp nhận vật tư, đảm bảo chất lượng của NVL mua về
phù hợp với những yêu cầu chất lượng sản phẩm của Xí nghiệp.
Kho: là bộ phận có nhiệm vụ giao nhận, bảo quản, dự trữ, cấp phát vật tư đảm
bảo số lượng, chất lượng, quy cách, màu sắc, chủng loại đáp ứng kịp thời cho sản
xuất. Tổ chức bảo quản vật tư đảm bảo an toàn phòng chống cháy nổ, mất cắp, lãng
phí... Thực hiện nghiêm túc nguyên tắc quản lý kho của Xí nghiệp.
Ngoài các phòng chuyên môn nghiệp vụ trên còn có phòng bảo vệ và một số
phòng khác.
Tóm lại, bộ máy tổ chức quản lý của Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội như
trên là phù hợp với điều kiện phát triển hiện tại của Xí nghiệp. Tất cả các phòng
chuyên môn nghiệp vụ trên đều có mối quan hệ mật thiết với nhau và được sự chỉ
đạo thống nhất, tập trung của Ban giám đốc Xí nghiệp để có thể thực hiện tốt các
chức năng, nhiệm vụ của mình, tránh được sự chỉ đạo trùng lặp trong khâu tổ chức và
chỉ đạo sản xuất, thông tin giữa cán bộ chỉ đạo và nhân viên được giải quyết nhanh
hơn. Tất cả những điều đó nhằm tạo cho việc kiểm tra chất lượng, quản lý sản phẩm
đạt hiệu quả cao theo đúng quy trình công nghệ của từng phân xưởng, góp phần nâng
8
8
cao số lượng và chất lượng của sản phẩm đem lại hiệu quả hoạt động SXKD cho Xí
nghiệp.
1.1.3. Đặc điểm tổ chức hoạt động SXKD của Xí nghiệp
 Ngành nghề kinh doanh:
Theo Quyết định số 766/2003/QĐ-LĐTBXH của Bộ trưởng Bộ Lao động -
Thương binh và Xã hội về việc phê duyệt Điều lệ tổ chức và hoạt động của NXB
Lao động - Xã hội ban hành ngày 07/7/ 2003 và Bản quy định về chức năng - nhiệm
vụ - quyền hạn và tổ chức bộ máy hoạt động của các phòng ban chức năng NXB Lao
động - Xã hội (Ban hành theo QĐ số 564/QĐ-LĐTB &XH ngày 07/5/2005) của

Giám đốc NXB Lao động - Xã hội đã quy định Xí nghiệp In thuộc NXB Lao động -
Xã hội được kinh doanh những ngành nghề bao gồm:
 In ấn các ấn phẩm, tài liệu, sách báo, tạp chí, nhãn mác trong và ngoài ngành
và các ấn phẩm khác theo quy định của Bộ và Luật xuất bản phục vụ cho công tác
thông tin tuyên truyền về chủ trương đường lối của Đảng, hướng dẫn thực hiện chính
sách, luật pháp của Nhà nước, biểu dương những mô hình tốt, những điển hình tiên
tiến về công tác lao động - thương binh và xã hội.
 Nhận gia công các loại ấn phẩm đảm bảo đúng quy định của pháp luật và
Luật xuất bản đã ban hành.
 Kinh doanh vật tư và thiết bị ngành in.
Trên đây, ta có thể thấy Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội đã đăng ký kinh
doanh trên mọi lĩnh vực của ngành in, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc mở
rộng lĩnh vực kinh doanh sau này. Nhưng hiện nay, trên thực tế Xí nghiệp In mới chỉ
thực hiện kinh doanh trên các lĩnh vực: in ấn và nhận gia công các ấn phẩm, tài liệu,
sách báo, tạp chí, nhãn mác trong và ngoài ngành và các ấn phẩm khác, các lĩnh vực
khác còn đang trong giai đoạn triển khai hoặc mới bắt đầu.
 Sản phẩm, hàng hoá:
Trải qua 24 năm trưởng thành và phát triển, với cố gắng không ngừng của Ban
giám đốc và toàn thể cán bộ, công nhân viên trong Xí nghiệp In nên sản phẩm của Xí
nghiệp đã đến được với đông đảo bạn đọc trên mọi miền của Tổ quốc từ thành thị
đến nông thôn và miền núi xa xôi. Đồng thời sản phẩm của Xí nghiệp cũng ngày
càng được nhiều khách hàng biết đến và tìm đến để đặt hàng.
9
9
Hiện nay, Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội đang SXKD những loại sản
phẩm chủ yếu như:
 Sách, gồm có: sách giáo trình, sách miền núi dân tộc, sách về ngành lao động
- thương binh và xã hội, sách hỏi đáp về pháp luật, sách văn học,...
 Tạp chí, gồm có: tạp chí truyền hình cáp Hà Nội, tạp chí tài chính, tạp chí
nông nghiệp và phát triển nông thôn, tạp chí nghiên cứu tôn giáo,...

 Ấn phẩm khác, gồm có: lịch, áp phích, tem kiểm tra, phong bì,...
 Thị trường kinh doanh:
Trong giai đoạn đầu thành lập, Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội (mà tiền
thân là Xưởng In trực thuộc Bộ Thương binh - Xã hội) hoạt động chủ yếu với nhiệm
vụ in tài liệu, biểu mẫu, bảng biểu, sổ sách,... phục vụ nội bộ. Nhưng theo thời gian,
cùng với sự lãnh đạo sáng suốt của Ban giám đốc và những cố gắng của toàn bộ cán
bộ, công nhân viên trong Xí nghiệp In mà thị trường trong nước của Xí nghiệp ngày
càng được mở rộng. Xí nghiệp cũng luôn quan tâm đến nhu cầu của người tiêu dùng
về mẫu mã, giá cả, thị hiếu kể cả thị trường nông thôn, miền núi và các đơn vị kinh tế
khác, đồng thời Xí nghiệp đã đa dạng hoá công tác Marketing và các hình thức tìm
kiếm khách hàng như: Quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, tham gia
các triển lãm, hội chợ giới thiệu sách trong nước và quốc tế,... Thực hiện chuyển dịch
đúng hướng công nghiệp hoá, Xí nghiệp In đã có những giải pháp tổng thể, có đối
sách thích hợp để duy trì thị trường, tăng đầu tư, từ đó tăng năng lực sản xuất, tăng
trưởng kinh tế, hội nhập và đứng vững trong môi trường cạnh tranh của ngành in.
 Tình hình vốn, tài sản của Xí nghiệp In:
Bảng 1.1: Tình hình tài sản và nguồn vốn của Xí nghiệp In
Đơn vị: đồng
Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Chênh lệch
TÀI SẢN
I. TSLĐ và ĐTNH 3.651.003.513 4.620.940.163 1.556
1. Tiền1 567.748.856 1.032.370.592 -566.61
2. Các khoản phải thu2 2.103.472.292 2.825.735.729 1.422
3. Hàng tồn kho3 789.637.159 616.143.650 -173.003)
10
10
4. TSLĐ khác4 190.145.206 146.690.192 -43.469)
II. TSCĐ và ĐTDH 2.162.897.094 1.987.754.096 -0.316)
1. TSCĐ hữu hình1 1.742.945.381 1.728.786.561 0.007)
Nguyên giá 7.618.309.389 7.978.405.159 0.226

Giá trị hao mòn luỹ kế (5.875.364.008) (6.249.618.598) 1.218
2. Xây dựng cơ bản dở dang2 419.951.713 258.967.535 (-161.162)
Tổng tài sản 5.813.900.607 6.608.694.259 0.241
NGUỒN VỐN
I. Nợ phải trả 4.726.714.739 5.090.177.527 -0.385
1. Nợ ngắn hạn1 3.295.013.739 4.962.107.527 1.549
2. Nợ dài hạn2 1.431.701.000 128.070.000 125.938)
3. Nợ khác3 4.923.614 5.537
II. Nguồn vốn chủ sở hữu 1.087.185.868 1.518.516.732 0.626
1. Nguồn vốn1, quỹ 1.174.659.739 1.618.550.694 0.29
2. Nguồn vốn2, quỹ khác (87.473.871) (100.033.962) 12.651
Tổng nguồn vốn 5.813.900.607 6.608.694.259 0.241
Bảng 1.2: Phân tích cơ cấu tài sản và nguồn vốn của Xí nghiệp In
Đơn vị: đồng
Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004
TÀI SẢN Số tiền
Tỷ trọng
(%)
Số tiền
Tỷ
trọng
(%)
I. TSLĐ và ĐTNH 3.651.003.513 62,798 4.620.940.163 69,922
1. Tiền1 567.748.856 9,765 1.032.370.592 15,621
2. Các khoản phải thu2 2.103.472.292 36,180 2.825.735.729 42,758
11
11
3. Hàng tồn kho3 789.637.159 13,582 616.143.650 9,323
4. TSLĐ khác4 190.145.206 3,271 146.690.192 2,220
II. TSCĐ và ĐTDH 2.162.897.094 37,202 1.987.754.096 30,078

1. TSCĐ hữu hình 1.742.945.381 29,979 1.728.786.561 26,159
Nguyên giá 7.618.309.389 131,036 7.978.405.159 120,72
6
Giá trị hao mòn luỹ kế (5.875.364.008) -101,057 (6.249.618.598) -94,567
2. Xây dựng cơ bản dở dang2 419.951.713 7,223 258.967.535 3,919
Tổng tài sản 5.813.900.607 100,000 6.608.694.259 100,00
0
NGUỒN VỐN
I. Nợ phải trả 4.726.714.739 81,300 5.090.177.527 77,022
1. Nợ ngắn hạn1 3.295.013.739 56,675 4.962.107.527 75,085
2. Nợ dài hạn2 1.431.701.000 24,625 128.070.000 1,938
3. Nợ khác3 4.923.614 0,075
II. Nguồn vốn chủ sở hữu 1.087.185.868 18,700 1.518.516.732 22,978
1. Nguồn vốn1, quỹ 1.174.659.739 20,204 1.618.550.694 24,491
2. Nguồn vốn2, quỹ khác (87.473.871) -1,505 (100.033.962) -1,514
Tổng nguồn vốn 5.813.900.607 100,000 6.608.694.259 100,00
0
Căn cứ vào bảng phân tích cơ cấu tài sản và nguồn vốn, ta thấy tổng tài sản của
Xí nghiệp In năm 2004 đã tăng so với năm 2003 là 794.793.652 VNĐ, tương ứng với
tốc độ tăng là 13,671%. Điều này cho thấy rằng qui mô sản xuất của Xí nghiệp In đã
được tăng lên đáng kể. Trong đó:
Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn của Xí nghiệp năm 2004 so với năm 2003
đã tăng từ 62,798% lên 69,922%. Cụ thể là: Cơ cấu tiền của Xí nghiệp năm 2004 so
với năm 2003 đã tăng từ 9,765% lên 15,621%, điều này làm cho khả năng thanh toán
tức thời của Xí nghiệp có nhiều thuận lợi, nhưng đây cũng là điều không tốt, bởi nó
biểu hiện rằng tiền của Xí nghiệp khá nhàn rỗi, vốn không được huy động vào quá
12
12
trình SXKD dẫn đến hiệu quả sử dụng vốn thấp. Cơ cấu các khoản phải thu tăng từ
36,180% lên 42,758%, đây là khoản chiếm tỷ trọng cao trong tổng tài sản, điều này

thể hiện vốn của Xí nghiệp bị chiếm dụng ngày càng nhiều, bởi vậy Xí nghiệp cần có
biện pháp thúc đẩy quá trình thu hồi các khoản nợ phải thu. Cơ cấu hàng tồn kho
giảm từ 13,582% xuống còn 9,323%, trong Xí nghiệp In NVL chiếm tỷ trọng lớn
nhất trong cơ cấu hàng tồn kho, điều này cho thấy Xí nghiệp đã biết cân đối NVL để
dự trữ cho sản xuất.
Hệ số đầu tư TSCĐ của Xí nghiệp năm 2004 so với năm 2003 đã giảm từ 0,
29979 xuống 0,26159, điều này cho thấy Xí nghiệp chưa thực sự đầu tư nhiều vào
việc mua sắm TSCĐ, năng lực sản xuất của Xí nghiệp ít được cải thiện. Tỷ trọng của
xây dựng cơ bản dở dang giảm từ 7,223% xuống 3,919% , chứng tỏ một số công
trình đầu tư xây dựng để nâng cao năng lực sản xuất của Xí nghiệp đã được hoàn
thành và bàn giao đưa vào sử dụng.
Đồng thời, căn cứ vào bảng phân tích cơ cấu tài sản và nguồn vốn ta cũng thấy
nguồn vốn chủ sở hữu năm 2004 đã tăng so với năm 2003 từ 18,700% lên 22,978%
và nợ phải trả cũng giảm từ 81,300% xuống còn 77,022%, điều này chứng tỏ tình
hình tài chính của Xí nghiệp In ngày càng được cải thiện.
Để hiểu kỹ hơn về tính hình tài chính của Xí nghiệp In ta có thể xem xét một số
chỉ tiêu sau:
Bảng 1.3: Một số chỉ tiêu tài chính của Xí nghiệp In
Ta thấy, tỷ suất tự tài trợ của Xí nghiệp thấp, chứng tỏ khả năng độc lập vệ mặt
tài chính là không cao, hầu hết tài sản của Xí nghiệp được đầu tư bằng vốn vay,
nhưng năm 2004 so với năm 2003 tỷ suất tự tài trợ đã tăng từ 0, 187 lên 0, 230 cho
thấy mức độ độc lập vệ mặt tài chính của Xí nghiệp ngày càng được cải thiện. Qua
các hệ số thanh toán ta có thể thấy, hệ số khả năng thanh toán NNH của Xí nghiệp là
13
Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004
Tỷ suất tự tài trợ = Nguồn vốn chủ sở hữu /Tổng tài sản 0,187 0,230
Hệ số thanh toán tức thời = Vốn bằng tiền /Tổng NNH 0,172 0,208
Hệ số khả năng thanh toán hiện hành = Tổng tài sản /Tổng NPT 1,230 1,298
Hệ số thanh toán NNH = TSLĐ và ĐTNH /Tổng NNH 1,108 0,931
13

thấp và năm 2004 lại giảm đi so với năm 2003 (năm 2003 thì TSLĐ chỉ hơn mức vừa
thanh toán đủ NNH một lượng nhỏ, còn năm 2004 thì không đủ thanh toán NNH) Xí
nghiệp cần có biện pháp điều chỉnh ngay các yếu tố cấu thành lên chỉ tiêu này để nó
được hợp lý và kết quả SXKD hiệu quả hơn. Các hệ số còn lại qua các năm của Xí
nghiệp đều thay đổi theo xu hướng tăng dần, chứng tỏ khả năng thanh toán của Xí
nghiệp ngày càng tốt hơn.
 Kết quả hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp trong một số năm gần đây:
Bảng 1.4: Kết quả hoạt động SXKD của Xí nghiệp In trong 2 năm 2003-2004
Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 chênh lệch %
Doanh thu bán hàng 8.687.372.600 8.824.694.211 137.321.611 1,581
Các khoản giảm trừ 84.772.554 84.772.554
+ Giảm giá 84.772.554 84.772.554
1. Doanh thu thuần về bán hàng 8.687.372.600 8.739.921.657 52.549.057 0,605
2. Giá vốn hàng bán 7.813.205.776 7.640.354.081 -172.851.695 -2,212
3. Lợi nhuận gộp về bán hàng 874.166.824 1.099.567.576 225.400.752 25,785
4. Doanh thu hoạt động tài
chính
598.103 1.814.500 1.216.397 203,376
5. Chi phí tài chính 112.352.141 118.869.383 6.517.242 5,801
- Chi phí lãi vay 112.352.141 118.869.383 6.517.242 5,801
6. Chi phí bán hàng
7. Chi phí quản lý DN 633.859.337 778.929.490 145.070.153 22,887
8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động
kinh doanh
128.553.449 203.583.203 75.029.754 58,365
9. Thu nhập khác 27.032.057 46.916.255 19.884.198 73,558
10.Chi phí khác
11.Lợi nhuận khác 27.032.057 46.916.255 19.884.198 73,558
12.Tổng lợi nhuận trước thuế 155.585.506 250.499.458 94.913.952 61,004
14

14
13.Thuế thu nhập DN 49.787.362 80.159.827 30.372.465 61,004
14.Lợi nhuận sau thuế 105.798.144 170.339.631 64.541.487 61,004
Căn cứ vào bảng kết quả hoạt động SXKD của Xí nghiệp In trong 2 năm qua ta
thấy lợi nhuận sau thuế của Xí nghiệp năm 2004 so với năm 2003 đã tăng lên
64.541.487 VNĐ, tương ứng với tốc độ tăng là 61,004%, trong khi đó doanh thu bán
hàng chỉ tăng 1,581%, chứng tỏ các khoản chi phí của Xí nghiệp đã giảm mạnh, trong
đó phải kể đến ảnh hưởng mạnh nhất là của nhân tố giá vốn hàng bán, đã giảm đi
2,212% mà đây lại là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất. Điều này còn cho
thấy Xí nghiệp đã thực hiện tốt các biện pháp cắt giảm chi phí và hạ giá thành sản
phẩm. Tuy nhiên, ta cũng thấy các khoản giảm trừ mà cụ thể là giảm giá hàng bán
tăng 84.772.554 VNĐ đã làm cho lợi nhuận sau thuế giảm đi một lượng tương ứng,
điều này chứng tỏ Xí nghiệp đã quá chú trọng tới việc hạ giá thành mà chưa quan tâm
tới chất lượng sản phẩm. Lợi nhuận sau thuế tăng lên còn do doanh thu hoạt động tài
chính và thu nhập khác tăng lên nhưng tăng với lượng không đáng kể. Ngoài ra, chi
phí quản lý của Xí nghiệp năm 2004 đã tăng lên so với năm 2003 là 22,887%, đây là
một dấu hiệu không tốt, Xí nghiệp cần phải xem xét, sắp xếp lại công tác quản lý để
giảm bớt chi phí quản lý nhằm làm tăng lợi nhuận cho Xí nghiệp.
Tóm lại, qua bảng kết quả hoạt động SXKD của Xí nghiệp In trong 2 năm qua
ta thấy Xí nghiệp đang có những bước phát triển vững chắc. Một trong những thành
công lớn của Xí nghiệp là đã thực hiện tốt công tác tiết kiệm chi phí sản xuất, hạ giá
thành sản phẩm. Đây là nhân tố phát triển theo chiều sâu mà Xí nghiệp cần phải phát
huy hơn nữa để có được lợi nhuận cao hơn và tăng sức cạnh tranh của sản phẩm trên
thị trường ngành in.
 Đặc điểm quá trình sản xuất:
Công nghệ sản xuất của Xí nghiệp In là yếu tố tạo ra sản phẩm cuối cùng của
NXB Lao động - Xã hội, quyết định sự thành bại của NXB. Vì chỉ một chi tiết nhỏ
của quy trình công nghệ in bị sai phạm sẽ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm mà
chất lượng ở đây là cả về hình thức và nội dung của sản phẩm. Một khi chất lượng
sản phẩm không đạt yêu cầu thì toàn bộ lô hàng sẽ bị huỷ bỏ không được phép tiêu

thụ trên thị trường theo đúng quy định của Luật Xuất bản.
Hiện nay, Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội đang sản xuất trên dây chuyền
công nghệ in offset, mà quy trình công nghệ offset đòi hỏi việc in ấn phải trải qua nhiều
15
15
Bộ phận vi tính
Khách hàng Phòng kế hoạch Phòng kỹ thuật Phân xưởng chế bản
Bộ phận bình bản
Bộ phận phơi bản
Phân xưởng inBộ phận hoàn thiện Phân xưởng hoàn thiện
Bộ phận máy dao
Kho
công đoạn: Đầu tiên là công tác chuẩn bị các yếu tố cần thiết cho quá trình sản xuất
khép kín và lần lượt thực hiện các giai đoạn theo sơ đồ 1.2.
Sơ đồ 1.2: Quy trình công nghệ sản xuất của Xí nghiệp In
 Sau khi ký kết hợp đồng với khách hàng, sản phẩm mẫu của khách hàng được
chuyển đến phòng kế hoạch. Tại đây, phòng kế hoạch tiến hành chuẩn bị, cân đối vật tư
và lệnh cho các phân xưởng sản xuất.
 Tiếp sau đó, sản phẩm mẫu của khách hàng được chuyển cho phòng kỹ thuật.
Tại đây, sản phẩm mẫu được tách thành hai phần là: phần hình ảnh và phần chữ.
+ Phần hình ảnh của sản phẩm mẫu được đưa lên máy chuyên dùng tách màu
điện tử để tách thành những màu cơ bản như: xanh, đỏ, vàng, đen và một số màu đặc
biệt. Từ ảnh màu ta được một số phim đen trắng theo mật độ của từng màu trong ảnh,
rồi sau đó được chuyển đến bộ phận bình bản của phân xưởng chế bản.
+ Còn phần chữ của sản phẩm mẫu được chuyển đến bộ phận vi tính của phân
xưởng chế bản.
 Tại phân xưởng chế bản: phân xưởng này gồm ba bộ phận là: bộ phận vi tính,
bộ phận bình bản và phơi bản.
16
16

+ Bộ phận vi tính: phần chữ của sản phẩm mẫu được đánh máy vi tính, căn
chỉnh kích cỡ theo mẫu, rồi chuyển cho bộ phận bình bản
+ Bộ phận bình bản: Tiến hành sắp xếp bố trí ảnh, chữ của một ấn phẩm theo
đúng mẫu yêu cầu của khách hàng, tức là ảnh của bộ phận tách màu và chữ của bộ
phận vi tính được bình bản, sắp xếp để phim theo các bản sao do khách hàng đưa đến
chuyển phim theo mẫu đó cho bộ phận phơi bản.
+ Bộ phận phơi bản: Tiến hành chụp từ phim sang bản kẽm in, kẽm in sẽ
được tạo ra với hình ảnh và chữ in được thể hiện theo công nghệ, sau đó kẽm in được
chuyển cho phân xưởng in.
 Phân xưởng in: Kẽm in được chuyển tới phân xưởng in sau đó được lắp vào
máy in, từ máy in cho ra các sản phẩm in theo đúng mẫu mã. Máy in vận hành theo
nguyên lý sau: Kẽm in theo lô mực và nước tiếp xúc lên lô chuyển mực và in vào giấy,
từ đó cho ra sản phẩm dở dang và được chuyển tới phân xưởng hoàn thiện.
 Phân xưởng hoàn thiện: Phân xưởng này gồm hai bộ phận là: bộ phận hoàn
thiện và bộ phận máy dao.
+ Bộ phận hoàn thiện: Sản phẩm dở dang tiếp tục được qua các công đoạn:
gấp, khâu, ghim, vào bìa, cán láng bằng thủ công hoặc bằng máy tuỳ theo từng loại sản
phẩm, rồi được chuyển tới bộ phận máy dao.
+ Bộ phận máy dao: Tại đây, sản phẩm dở dang được cắt, xén hoàn chỉnh
bằng máy dao một mặt hoặc máy dao ba mặt tuỳ theo từng loại sản phẩm, sau đó
thành phẩm sẽ được giao ngay cho khách hàng không qua nhập kho hoặc nhập kho
thành phẩm nếu khách hàng không kịp đến nhận hàng.
1.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp
Việc tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ hạch toán kế toán trong một
đơn vị hạch toán cơ sở do bộ máy kế toán đảm nhiệm. Do vậy, cần thiết phải tổ chức
hợp lý bộ máy kế toán cho đơn vị trên cơ sở định hình khối lượng công tác kế toán
cũng như chất lượng cần phải đạt về hệ thống thông tin kế toán. Bộ máy kế toán trên
góc độ tổ chức lao động kế toán là tập hợp đồng bộ các cán bộ nhân viên kế toán để
đảm bảo thực hiện khối lượng công tác kế toán phần hành với đầy đủ các chức năng
thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị cơ sở. Các nhân viên kế toán trong một bộ

máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần
hành trong bộ máy. Mỗi cán bộ, nhân viên đều được quy định rõ chức năng, nhiệm
17
17
Kế toán vốn bằng tiềnKế toánTSCĐKế toán NVL Kế toán tiền lươngKế toán tập hợp chi phí và tiêu thụKế toán công nợThủ quỹ
Kế toán trưởng
vụ, quyền hạn, để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc, chế ước lẫn
nhau. Guồng máy kế toán hoạt động được có hiệu quả là do sự phân công, tạo lập
mối liên hệ chặt chẽ giữa các nhân viên kế toán theo tính chất khác nhau của khối
lượng công tác kế toán của từng đơn vị.
 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội.
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức SXKD và quản lý hiện nay, Xí nghiệp In NXB
Lao động - Xã hội đã tổ chức bộ máy kế toán theo loại hình tổ chức công tác kế toán
tập trung. Đây là loại hình tổ chức phù hợp với quy mô hiện tại của Xí nghiệp, nó
phát huy được vai trò, nhiệm vụ cung cấp các thông tin tài chính một cách kịp thời,
chính xác phục vụ cho quá trình ra quyết định; đồng thời nó cũng đảm bảo cho kết
quả mà hệ thống kế toán của Xí nghiệp đem lại phải lớn hơn nhiều so với chi phí
phục vụ cho bản thân nó. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp được mô tả
theo sơ đồ 1.3 dưới đây.
Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp In
 Chức năng và nhiệm vụ của kế toán trong Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã
hội.
18
18
Phòng kế toán của Xí nghiệp In có chức năng và nhiệm vụ tổ chức quản lý và
sử dụng các nguồn vốn đúng mục đích và có hiệu quả. Khi có các kế hoạch sản xuất,
đầu tư, xây dựng, phòng kế toán phải xây dựng kế hoạch tài chính, nhằm đáp ứng kịp
thời theo thời gian và tiến độ. Các chứng từ thu - chi phải mở sổ sách ghi chép lưu
giữ đầy đủ, rõ ràng, cuối mỗi tháng, quý, năm phải làm báo cáo tài chính, báo cáo
quyết toán theo đúng Luật kế toán và các văn bản hướng dẫn của Bộ, ngành có liên

quan. Phòng kế toán có trách nhiệm quản lý, theo dõi, sử dụng các quỹ đã được Giám
đốc phê duyệt và trích nộp theo đúng chế dộ quy định của Nhà nước và NXB. Sau
mỗi kỳ kinh doanh ngắn hạn và dài hạn bên cạnh việc lập báo cáo, phòng kế toán
phải có trách nhiệm phân tích, đánh giá đúng thực trạng tình hình tài chính của Xí
nghiệp In NXB Lao động - Xã hội để từ đó đề xuất, kiến nghị những biện pháp nhằm
phát huy những mặt mạnh, có hiệu quả và khắc phục những mặt tồn tại, chưa hiệu
quả.
Do đặc điểm SXKD và quy mô hoạt động nên hiện nay phòng kế toán của Xí
nghiệp In NXB Lao động - Xã hội được biên chế 8 cán bộ với khả năng chuyên môn
khá thành thạo:
 Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm cao nhất về công tác tổ chức, vận
hành bộ máy kế toán của Xí nghiệp, có trách nhiệm kiểm tra, giám sát tình hình hoạt
động tài chính, kế toán, kết quả SXKD và tình hình thu nộp cho Ngân sách Nhà nước,
đảm bảo cho hoạt động của Xí nghiệp đạt hiệu quả cao nhất, chịu trách nhiệm trước
Ban giám đốc Xí nghiệp về tính hợp pháp, hợp lí của các chỉ tiêu trong hệ thống báo
cáo tài chính. Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế trong Xí nghiệp một cách thường
xuyên, nhằm đánh giá đúng đắn tình hình kết quả và hiệu quả kế hoạch sản xuất của
Xí nghiệp, phát hiện những lãng phí và thiệt hại đã xảy ra, những việc làm không có
hiệu quả, những trì trệ trong SXKD để có biện pháp khắc phục, bảo đảm kết quả hoạt
động và doanh lợi của Xí nghiệp ngày càng tăng. Thông qua công tác tài chính - kế
toán, tham gia nghiên cứu cải tiến tổ chức sản xuất, xây dựng phương án sản phẩm,
cải tiến quản lý kinh doanh của Xí nghiệp nhằm khai thác khả năng tiềm tàng, tiết
kiệm và nâng cao không ngừng hiệu quả của nguồn vốn. Khai thác và sử dụng có
hiệu quả mọi nguồn vốn vào SXKD, bảo đảm và phát huy chế độ tự chủ tài chính của
Xí nghiệp.
 Kế toán vốn bằng tiền: là người chịu trách nhiệm về các khoản mục như tiền
mặt, tiền gửi ngân hàng. Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ theo các nguyên tắc, chế
19
19
độ quản lý tiền tệ của Nhà nước như: Sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt

Nam; Hàng ngày, phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt, thường xuyên đối
chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót
trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt; Phản ánh tình hình tăng, giảm và số dư tiền
gửi ngân hàng hàng ngày, giám sát việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền
mặt; Phản sánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện nguyên nhân làm cho
tiền đang chuyển bị ách tắc để Xí nghiệp có biện pháp thích hợp, giải phóng nhanh
tiền đang chuyển kịp thời; Kiểm tra và giám đốc chặt chẽ việc chấp hành chế độ thu,
chi và quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các quy định trong chế độ quản lý lưu
thông tiền tệ hiện hành.
 Kế toán TSCĐ: Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu một cách chính
xác, đầy đủ kịp thời về số lượng, hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng,
giảm và di chuyển TSCĐ trong nội bộ Xí nghiệp nhằm giám sát chặt chẽ việc mua
sắm, đầu tư, việc bảo quản và sử dụng TSCĐ; Phản sánh kịp thời giá trị hao mòn của
TSCĐ trong quá trình sử dụng, tính toán khấu hao theo phương pháp đường thẳng,
phân bổ chính xác số khấu hao vào chi phí SXKD trong kỳ; Tham gia lập kế hoạch
sửa chữa, dự toán sửa chữa TSCĐ, phản ánh chính xác chi phí sửa chữa TSCĐ, kiểm
tra việc thực hiện kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ; Tham gia
kiểm kê, kiểm tra định kỳ hay bất thường TSCĐ, tham gia đánh giá lại TSCĐ khi cần
thiết, tổ chức phân tích tình hình bảo quản và sử dụng TSCĐ ở Xí nghiệp.
 Kế toán NVL: Có nhiệm vụ tổ chức chứng từ, TK kế toán, sổ kế toán phù
hợp để hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song; Thực hiện ghi chép,
tính toán, phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng, chất lượng và giá thành
thực tế của NVL nhập kho; Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời số lượng
và giá trị NVL xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL;
Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào các đối tượng tập hợp chi phí SXKD. Tình
toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị NVL tồn kho, phát hiện kịp thời NVL
thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để Xí nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế
đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra.
 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Có nhiệm vụ tổ chức hạch
toán và thu thập đầy đủ, đúng đắn các chỉ tiêu ban đầu theo yêu cầu quản lý về lao

động theo từng người lao động, từng đơn vị lao động; Phản ánh, ghi chép, tổng hợp
số liệu về số lượng lao động, thời gian kết quả lao động, tính lương và trích các
20
20
khoản theo lương, phân bổ chi phí nhân công theo đúng đối tượng sử dụng lao động;
Hướng dẫn, kiểm tra các nhân viên hạch toán ở các phân xưởng, các bộ phận SXKD,
các phòng ban thực hiện đầy đủ các hạch toán nghiệp vụ lao động, tiền lương đúng
chế độ đúng phương pháp; Theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng, các
khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động; Lập báo cáo về lao động, tiền lương phục
vụ cho công tác quản lý Nhà nước và quản lý của Xí nghiệp.
 Kế toán công nợ: Có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả giữa Xí
nghiệp In NXB Lao động - Xã hội với khách hàng hoặc nhà cung cấp. Đối với các
khoản phải trả: Mọi khoản nợ phải trả của Xí nghiệp đều phải được kế toán ghi chi
tiết theo từng đối tượng, từng nghiệp vụ thanh toán. Số nợ phải trả của Xí nghiệp trên
TK tổng hợp phải bằng tổng số nợ phải trả trên TK chi tiết của các chủ nợ; Thanh
toán kịp thời, đúng hạn các công nợ cho các chủ nợ, tránh gây tình trạng kéo dài thời
hạn trả nợ. Đối với các khoản phải thu: Kế toán phải theo dõi chi tiết cho từng đối
tượng phải thu, từng khoản phải thu, từng đơn đặt hàng và từng lần thanh toán; Mọi
khoản nợ phải thu của Xí nghiệp đều phải được kế toán ghi chi tiết theo từng đối
tượng, từng nghiệp vụ thanh toán, số nợ phải thu của Xí nghiệp trên TK tổng hợp
phải bằng tổng số nợ phải thu trên TK chi tiết của các con nợ; Trong kế toán chi tiết,
kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ phải thu theo đối tượng và thời hạn
thanh toán để có biện pháp thu hồi nợ kịp thời. Trường hợp một đối tượng vừa có
công nợ phải thu, vừa có công nợ phải trả, sau khi hai bên đối chiếu, xác nhận nợ có
thể lập chứng từ để thanh toán bù trừ.
 Kế toán tập hợp chi phí và tiêu thụ: Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và
chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng
hoạt động, từng phân xưởng, phòng ban trong Xí nghiệp; Đồng thời, phản ánh và tính
toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với
Nhà nước và tình hình phân phối kết quả các hoạt động; Định kỳ cung cấp các thông

tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính.
 Thủ quỹ: Mọi nghiệp vụ liên quan đến thu, chi, giữ gìn bảo quản tiền mặt do
thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Thủ quỹ do Giám đốc Xí nghiệp chỉ định và
chịu trách nhiệm giữ quỹ. Thủ quỹ không được nhờ người khác làm thay. Trường
hợp cần thiết thì phải làm thủ tục uỷ quyền cho người làm thay và được sự đồng ý
bằng văn bản của Giám đốc Xí nghiệp. Thủ quỹ phải thường xuyên kiểm tra quỹ,
21
21
đảm bảo tiền mặt tồn quỹ phải phù hợp với số dư trên Sổ quỹ. Hàng ngày sau khi thu,
chi tiền thủ quỹ phải ghi vào Sổ quỹ, cuối ngày phải lập báo cáo quỹ nộp cho kế toán.
1.1.5. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Xí nghiệp
Xí nghiệp In là một DN Nhà nước trực thuộc NXB Lao động - Xã hội, do Bộ
Lao động - Thương binh và Xã hội quản lý. Vì vậy, chế độ kế toán áp dụng tại Xí
nghiệp là chế độ kế toán ban hành theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01
tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính.
Hiện nay, tại Xí nghiệp In:
 Niên độ kế toán được bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31
tháng 12 dương lịch hàng năm .
 Phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp khấu trừ.
 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên.
 Kế toán chi tiết NVL được hạch toán theo phương pháp thẻ song song.
 Phương pháp tính giá hàng xuất kho là phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ.
 Phương pháp tính khấu hao TSCĐ được thực hiện theo phương pháp đường
thẳng.
 Hình thức kế toán áp dụng là hình thức CTGS.
1.1.5.1. Hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài
chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Do đó, mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát
sinh trong hoạt động SXKD của mọi đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ. Việc tổ
chức chứng từ kế toán khoa học tạo điều kiện để ghi sổ kịp thời, mã hoá thông tin kế

toán và lập báo cáo kế toán kịp thời; đồng thời, đảm bảo cho thông tin kế toán chính
xác, trung thực, hợp lý nâng cao tính pháp lý và tính kiểm tra của thông tin kế toán
ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán.
Chế độ chứng từ kế toán gồm hai hệ thống: Hệ thống chứng từ kế toán thống
nhất bắt buộc và hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn.
Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh
các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính
chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại chứng từ này Nhà nước tiêu chuẩn hoá về quy
22
22
cách mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho tất cả
các lĩnh vực, các thành phần kinh tế.
Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong
nội bộ đơn vị. Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành
phần kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể thích hợp. Các
ngành, các lĩnh vực có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù, hoặc thay đổi thiết kế
mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép và yêu cầu nội dung phải phản ánh nhưng
phải đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ.
Dựa vào chế độ kế toán áp dụng là chế độ kế toán ban hành theo Quyết định số
1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính, đồng thời căn cứ
vào quy mô sản xuất; đặc điểm SXKD, trình độ và yêu cầu tổ chức quản lý Xí nghiệp
In NXB Lao động - Xã hội đã đăng ký sử dụng những loại chứng từ sau:
Chứng từ lao động tiền lương gồm có: Bảng chấm công (BB), bảng thanh toán
tiền lương (BB), danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH (BB), bảng thanh
toán tiền thưởng (BB), phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành (HD), phiếu báo làm
thêm giờ (HD), biên bản điều tra tai nạn lao động (HD).
Chứng từ hàng tồn kho gồm có: Phiếu nhập kho (BB), phiếu xuất kho (BB),
biên bản kiểm nghiệm vật tư (HD), lệnh sản xuất, giấy xin lĩnh vật tư, thẻ kho (BB),
biên bản kiểm kê vật tư (sản phẩm, hàng hoá) (BB).
Chứng từ bán hàng gồm có: Hoá đơn GTGT (BB), phiếu xuất kho (BB).

Chứng từ tiền tệ gồm có: Phiếu thu (BB), phiếu chi (BB), giấy đề nghị tạm ứng
(HD), giấy thanh toán tiền tạm ứng (BB), bảng kiểm kê quỹ (BB).
Chứng từ TSCĐ gồm có: Biên bản giao nhận TSCĐ (BB), Biên bản thanh lý
TSCĐ (BB), biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (HD).
Tóm lại, Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội đã thực hiện đúng chế độ kế toán
do Bộ Tài chính quy định về chứng từ. Các chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ,
kịp thời và đúng với thực tế phát sinh. Dựa vào các chứng từ, kế toán từng phần hành
ghi chép vào các sổ sách kế toán liên quan, đảm bảo cung cấp kịp thời, trung thực và
chính xác thông tin kế toán phục vụ cho quá trình ra quyết định của Ban giám đốc Xí
nghiệp.
1.1.5.2. Hệ thống TK kế toán
23
23
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức SXKD; trình độ phân cấp quản lý kinh tế tài
chính. Hiện nay, Xí nghiệp In NXB Lao động - Xã hội đang sử dụng hệ thống TK
bao gồm hầu hết các TK được ban hành theo Quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT
ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài chính và các TK đã sửa đổi, bổ sung theo các
thông tư hướng dẫn đã ban hành của Bộ Tài chính. Nhưng do điều kiện hoạt động
SXKD, NXB không sử dụng một số TK như: TK 121, TK128, TK 129, TK144, TK
221, TK 228, TK 229, TK 244, TK337, TK 343, TK 344, TK 412, TK 461, TK 611,
TK 623, TK 641 (Xí nghiệp In sản xuất theo đơn đặt hàng nên các chi phí bán hàng
(chi phí vận chuyển, bốc dỡ thành phẩm cho khách hàng…) đã tính vào giá thành
thành phẩm của đơn đặt hàng nên không có TK 641).
Đồng thời, để đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện công tác hạch toán, Xí
nghiệp còn mở thêm các TK cấp hai, để theo dõi và quản lý. Hệ thống TK kế toán
của Xí nghiệp được trình bày chi tiết theo biểu 1.1 dưới đây.
Biểu 1.1: Hệ thống TK kế toán của Xí nghiệp In
BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
Nhà xuất bản Lao động - Xã hội
TK Tên TK

111 Tiền mặt
1111 Tiền Việt Nam
1112 Ngoại tệ
112 Tiền gửi ngân hàng
1121 Tiền Việt Nam
1122 Ngoại tệ
131 Phải thu của khách hàng
131PL Phải thu của khách hàng Tạp chí Nhà nước và Pháp luật
131PC Phải thu của khách hàng Cục Phòng chống TNXH
131PT Phải thu của khách hàng Tạp chí Kinh tế phát triển
131P33 Phải thu của khách hàng NXB CAND
131AK Phải thu của khách hàng NXB VHDT
131TC Phải thu của khách hàng Tạp chí Nông nghiệp
24
24
TK Tên TK
131T30 Phải thu của khách hàng Tạp chí Tài chính
131VH Phải thu của khách hàng Tạp chí Văn học nước ngoài
131MP Phải thu của khách hàng Dự án Cevi
131NC Phải thu của khách hàng Trung tâm nghiên cứu cộng đồng
131DC Phải thu của khách hàng Trường PTTH Diễn Châu
131HH Phải thu của khách hàng Công ty TNHH Hải Hà
131S66 Phải thu của khách hàng Công ty XD & QC in ấn Thắng Lợi
131VA Phải thu của khách hàng Công ty TNHH Việt Anh
131AT Phải thu của khách hàng Công ty TNHH Anh Tuấn
131AĐ Phải thu của khách hàng Công ty phát triển thương mại Anh Đức
… …
133 Thuế GTGT được khấu trừ
1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ
13311 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ

13312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu
13313 Thuế GTGT được hoàn lại, trả lại nhà cung cấp
13314 Thuế GTGT của hàng hoá thuộc diện được khấu trừ
1332 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ
136 Phải thu nội bộ
1361 Phải thu nội bộ vốn kinh doanh tại các đơn vị
1368 Phải thu nội bộ khác
138 Phải thu khác
1381 Tài sản thiếu chờ xử lý
1388 Phải thu khác
139 Dự phòng phải thu khó đòi
141 Tạm ứng
142 Chi phí trả trước
1421 Chi phí trả trước
1422 Chi phí chờ kết chuyển
14221 Chi phí bán hàng chờ kết chuyển
14222 Chi phí quản lý chờ kết chuyển
25
25