HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY DƯỢC PHẨM THIẾT BỊ Y TẾ HÀ NỘI

Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán
tiền hàng tại Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà Nội
I. Đánh giá kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán
tiền hàng tại Công ty Dợc phẩm thiết bị Y tế Hà Nội .
Trong những năm gần đây, Đảng và Nhà nớc đã đề ra nhiều chủ trơng, đờng
lối, chính sách phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, đa dạng hoá các loại
hình sở hữu, mở rộng quan hệ kinh tế với nớc ngoài nên các doanh nghiệp đợc
quyền tự chủ trong kinh doanh nhiều hơn. Mỗi doanh nghiệp sẽ tự tổ chức công
tác kế toán trong doanh nghiệp sao cho đáp ứng tốt nhất các điều kiện thực tế ở
doanh nghiệp nhng vẫn tuân thủ nghiêm các quy định của Nhà nớc. Vì thế, doanh
nghiệp phải không ngừng hoàn thiện công tác kế toán để phù hợp với yêu cầu
quản lý và tình hình mới.
Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng cũng không ngừng đợc đổi mới và
thuận tiện nên đã đáp ứng đợc tốt yêu cầu về thông tin của nhà quản lý.
Hình thức tổ chức công tác kế toán tại Công ty Dợc phẩm thiết bị y tế Hà
Nội áp dụng theo hình thức nửa tập trung, nửa phân tán nên kế toán vừa có thể
nắm đợc tình hình chi tiết của các đơn vị trực thuộc, vừa có số liệu tập trung đầy
đủ, thống nhất trong một hệ thống sổ sách, giải quyết các yêu cầu của các cửa
hàng trực thuộc một cách kịp thời, phù hợp với nguyên tắc, đảm bảo tính pháp lý
về sổ sách.
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức ghi chép ban đầu của kế toán
mua hàng và thanh toán tiền hàng tại doanh nghiệp là tơng đối đầy đủ và hợp lý.
Các chứng từ sử dụng nh hoá đơn GTGT, phiếu chi, phiếu nhập kho đều theo mẫu
của Bộ Tài chính. Các chứng từ này đảm bảo đầy đủ nội dung ghi sổ, tính pháp lý,
chứng minh đợc các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh. Bộ chứng từ cũng đợc sử dụng
đồng bộ, chặt chẽ, tránh đợc rủi ro trong quá trình giao nhận hàng hoá. Trình tự
luân chuyển chứng từ của doanh nghiệp đợc tổ chức hợp lý, phù hợp với hình thức
Nhật ký chứng từ đang áp dụng trong doanh nghiệp. Các loại chứng từ đợc lập
1
1
theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Chứng từ sử dụng xong đều đợc lu trữ theo

quy định. Ngoài ra, các chứng từ nội bộ cũng đợc lập tơng đối đầy đủ, hợp lý, đảm
bảo cả về nội dung lẫn tính pháp lý.
Quá trình hạch toán tổng hợp tại doanh nghiệp bao gồm việc xác định các
tài khoản sử dụng và nội dung phản ánh trên các tài khoản đó. Kế toán mua hàng
và thanh toán tiền hàng đã sử dụng các tài khoản theo đúng qui định hiện hành,
nội dung phản ánh trên các tài khoản đúng với hớng dẫn của Nhà nớc. Việc vận
dụng các tài khoản vào hạch toán tổng hợp tại doanh nghiệp là tơng đối hợp lý,
đảm bảo phản ánh đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Quá trình
tổng hợp số liệu đợcthực hiện đầy đủ, chính xác, đảm bảo độ tin cậy.
Việc tổ chức và xây dựng hệ thống sổ sách kế toán tại doanh nghiệp thực
hiện theo hình thức nhật ký chứng từ. Các loại chứng từ, bảng kê đợc sử dụng
theo biểu mẫu sổ sách kế toán hiện hành của Nhà nớc về hình thức nhật ký chứng
từ. Trên mỗi sổ kế toán, trình tự và nội dung ghi sổ đợc kế toán thực hiện theo
đúng qui định. Hệ thống sổ sách kế toán trong doanh nghiệp đợc sử dụng nhằm
cung cấp các báo cáo tài chính cho cơ quan thuế, cơ quan chủ quản và các báo cáo
chi tiết cho Ban giám đốc.
Hình thức kế toán nhật ký chứng từ có nhiều thuận lợi nhng cũng có một
số hạn chế. Với hình thức này, kế toán phải ghi sổ nhiều, phải theo dõi nhiều nên
đòi hỏi cán bộ kế toán phải có chuyên môn vững vàng. Nếu không sẽ không thể
phát hiện và khắc phục đợc những thiếu sót trong quá trình ghi sổ và theo dõi chặt
chẽ công tác lu chuyển hàng hoá.
Mặc dù việc lập và quy trình luân chuyển chứng từ là phù hợp với những
quy định hiện hành nhng thời gian luân chuyển chứng từ từ bộ phận này sang các
bộ phận khác là chậm nên đôi khi kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng
không kịp thời cập nhật thông tin. Nguyên nhân chính của tình trạng này là do sự
cách xa về địa lý giữa phòng tài vụ, phòng kinh doanh với kho. Để khắc phục tình
trạng này, mỗi bộ phận phải tự hoàn thiện để khi chứng từ đến sẽ thu thập thông
tin ngay rồi chuyển qua bộ phận kế tiếp.
2
2

Trong điều kiện kỹ thuật hiện nay, công nghệ tin học phát triển mạnh mẽ và
đợc sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực. Trong khi đó, công tác kế toán đòi hỏi
một khối lợng tính toán lớn, độ chính xác cao cho nên việc sử dụng tin học trong
công tác kế toán doanh nghiệp là một yêu cầu cấp thiết. Vì thế, hầu hết các doanh
nghiệp hiện nay đều áp dụng điện toán kế toán trong đó có Công ty Dợc phẩm
thiết bị y tế Hà Nội. Mặc dù các doanh nghiệp đều áp dụng hệ thống kế toán thống
nhất trong toàn bộ nền kinh tế nhng khi đa điện toán kế toán vào sử dụng lại
không có sự thống nhất tơng ứng. Mỗi doanh nghiệp tự thuê thiết kế, xây dựng
phần mềm kế toán riêng. Điều này chắc chắn sẽ gây khó khăn cho công tác kiểm
tra, kiểm soát và không thể so sánh giữa các doanh nghiệp với nhau. Nh vậy, yêu
cầu đặt ra là Bộ tài chính cần xây dựng một phần mềm kế toán áp dụng chung cho
tất cả các doanh nghiệp.
II. Phơng hớng, biện pháp hoàn thiện quá trình hạch
toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền
hàng tại Công ty Dợc phẩm thiết bị Y tế Hà Nội.
1. Phơng hớng hoàn thiện hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh
toán tiền hàng:
1.1. Hoàn thiện chứng từ kế toán:
Đối với nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng ở mỗi doanh nghiệp
đều không tránh khỏi trờng hợp hàng nhập kho bị thừa, thiếu, không đúng quy
cách, phẩm chất so với hợp đồng đã ký. Do vậy, để phản ánh nghiệp vụ hàng hoá
thừa, thiếu, không đúng quy cách, phẩm chất, ... và quy trách nhiệm, kế toán mua
hàng và thanh toán tiền hàng nên sử dụng Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập
kho.
Mẫu:
Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho
3
3
Số:
Căn cứ:.................................... số.............ngày.........tháng........năm...........

Bản kiểm nhận gồm: ....................................................................................
Phó phòng nghiệp vụ: ..................................................................................
Kế toán mua hàng: .......................................................................................
Thủ kho: .......................................................................................................
Ngời giao nhận: ..........................................................................................
STT
Tên, nhãn hiệu,
Quy cách phẩm chất vật t
(Sản phẩm hàng hóa)
Mã
số
Đơn
vị
tính
Số lợng
Chất l-
ợng
Ghi chú
Theo
chứng từ
Thực
nhập
A B C D E F G
H
Ngày ..... tháng ..... năm .....
Phòng nghiệp vụ Ngời giao hàng Kế toán Thủ kho
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Biên bản này đợc sử dụng cho từng lần nhập hàng. Cách ghi nh sau:
- Cột A: Ghi theo số tự nhiên.
- Cột B: Ghi tên từng mặt hàng tơng ứng với hoá đơn GTGT bên bán chuyển

đến.
- Cột C: Ghi mã số tơng ứng với mặt hàng ở cột B.
- Cột D: Ghi theo hoá đơn GTGT.
- Cột E: Ghi theo số lợng tiền hoá đơn GTGT.
- Cột F: Ghi số lợng từng mặt hàng thực nhận.
4
4
- Cột G: Đánh giá chung về tình hình chất lợng từng mặt hàng nh: hạn sử
dụng, màu sắc thuốc, ...
- Cột H: Ghi cụ thể số lợng từng mặt hàng thừa, thiếu (nếu có) hoặc các yếu
tố khác cha có ở các cột A, B, C, D, E, F, G.
Từ Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho, kế toán sẽ theo dõi chi tiết
hàng thừa, thiếu, trên Bảng kê theo dõi TK 3381 (1381). Bảng kê này đợc mở
cho từng tháng.
Mẫu:
Bảng kê theo dõi TK 3381 (1381)
Từ ngày ..... đến ngày ..... tháng ..... năm .....
STT
Chứng từ
Nội dung
TK
đối ứng
Số phát sinh
Số Ngày Nợ Có
1 2 3 4 5 6 7
Cộng:
Ngày ..... tháng ..... năm .....
Ngời lập biểu Kế toán trởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Để theo dõi hàng thừa, thiếu và xử lý, kế toán sử dụng 2 tài khoản:

- TK 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý.
- TK 3381 Tài sản thừa chờ giải quyết.
* Trình tự hạch toán:
- Trờng hợp phát sinh thiếu:
+ Hàng thiếu cha rõ nguyên nhân:
Nợ TK 1381 - Giá mua hàng thiếu cha thuế.
Nợ TK 1331 - Thuế GTGT hàng thiếu.
5
5